Организационно-правовая, распорядительная и справочная документация предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

документация бухгалтерия приказ номенклатура

1. Контрольная работа №1. Организационно-правовая документация

1.1 Организация

1.2 Общие сведения об организации

1.3 Организационная структура предприятия

1.4 Положение о структурном подразделении бухгалтерии ООО "Айсберг"

1.5 Должностная инструкция работника бухгалтерии

2. Контрольная работа №2. Распорядительная документация

2.1 Для подразделения выбранного при разработке организационно-правовой документации (контрольная работа №1) написать приказ о его создании в составе организации или предприятия, куда включить обязательные пункты о назначении его руководителя, утверждении штатного его состава и утверждении положения о подразделении

2.2 Написать и оформить со всеми реквизитами распоряжение в целях разрешения оперативных вопросов по реализации функций данного структурного подразделения или организации (предприятия)

3. Контрольная работа №3. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация

3.1 Дать письменную характеристику докладной записке, включающую назначение документа, правила его составления и оформления

3.2 Составьте докладную записку руководителю выбранной Вами (при выполнении контрольной работы №1) организации (предприятия) или подразделения

3.3 Составьте протокол заседания коллегиального или совещательного органа ООО "Айсберг"

3.4 Дать письменную характеристику сопроводительному письму, включающую его назначение, правила его составления и оформления

3.5 Составить сопроводительное письмо в соответствии с ранее описанными Вами правилами его составления и оформления

4. Контрольная работа №4. Номенклатура дел

4.1 Разработайте номенклатуру дел предприятия (организации) или структурного подразделения

Библиографический список

1. Контрольная работа №1. Организационно-правовая документация

1.1 Организация

ООО "Айсберг", Общество с ограниченной ответственностью, г. Красноярск, ул. Взлётная, 10А,

1.2 Общие сведения об организации

ООО "Айсберг" основана в 2001 г. Основным направлением деятельности компании является производство мебели. Производство оснащено современными станками, оборудованием и инструментом.

ООО "Айсберг" осуществляет весь комплекс работ начиная с конструирования, до изготовления и монтажа торговой мебели, витрин и прилавков для магазинов и аптек.

Высшим органом общества является общее собрание его участников. Для текущего руководства деятельностью общества создан исполнительный орган. В ООО "Айсберг" он является единоличным в лице генерального директора.

Потребителями продукции ООО "Айсберг" являются в основном индивидуальные заказчики, население, а также предприятия и организации (юридические лица), которые берут мебель для своих офисных помещений.

При изготовлении мебели используются самые передовые технологии и материалы, поэтому качество мебельной продукции ООО "Айсберг" очень высоко. Полностью оснащенное современным импортным оборудованием и материалами, производство позволяет изготавливать качественные детали с высокой точностью.

1.3 Организационная структура предприятия

На данном предприятии действует линейно-функциональная организационная структура управления (рис. 1).

Структура управления ООО " Айсберг" позволяет оперативно доводить до персонала организации и осуществлять реализацию различных управленческих решений и идей. Также при существующей схеме управления сохраняется связь руководства с рядовыми сотрудниками предприятия и руководство может послеживать реакцию работников, принимать во внимание их предложения по тем или иным вопросам, связанным с деятельностью предприятия.

Рис. 1. Организационная структура управления ООО "Айсберг"

Разделение предприятия на структурные подразделения, каждое из которых выполняет одну задачу и во главе, которого находится конкретный руководитель, но это не запрещает генеральному директору руководить и контролировать непосредственно все производство, а не только финансы и административные вопросы предприятия. Данная структура управления устраняет недостатки линейной и функциональной структур управления и объединяет их достоинства в одно целое.

1.4 Положение о структурном подразделении бухгалтерии ООО "Айсберг"

ООО "АЙСБЕРГ"

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_____________В.Л. Горюнов

ПОЛОЖЕНИЕ

07.02.2013 №11/у

О бухгалтерии

1. Общие положения

1.1. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением ООО "Айсберг" (далее - организация).

1.2. Бухгалтерия создается и ликвидируется приказом генерального директора

1.3. Бухгалтерия возглавляет главный бухгалтер, который административно подчинен генеральному директору.

1.4. Главный бухгалтер назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора.

1.5. Работники бухгалтерии назначаются и освобождаются от занимаемой должности приказом генерального директора по представлению главного бухгалтера, согласованному с отделом организации и оплаты труда.

1.6. Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется:

- действующим законодательством Российской Федерации и нормативной документацией, распространяющейся на деятельность бухгалтерии;

- приказами и распоряжениями генерального директора и главного бухгалтера;

- настоящим Положением.

1.7. Подлинник настоящего Положения хранится в канцелярии.

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность бухгалтерии утверждает генеральный директор по представлению главного бухгалтера по согласованию с начальником отдела кадров.

2.2. Бухгалтерия состоит из одного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером.

2.3. Положение о бухгалтерии утверждается генеральным директором, распределение обязанностей между работниками бухгалтерии производится главным бухгалтером.

2.4. Состав и численность работников бухгалтерии определяется штатным расписанием, утвержденным генеральным директором.

3. Задачи

3.1. Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

3.2. Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

3.3. Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

4. Функции

4.1. Формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности организации, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости;

4.2. Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы;

4.3. Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;

4.4. Обеспечение порядка проведения инвентаризаций;

4.5. Контроль за проведением хозяйственных операций;

4.6. Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;

4.7. Организация бухгалтерского учета и отчетности в организации и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля;

4.8. Формирование и своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности организации, его имущественного положения, доходах и расходах;

4.9. Разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;

4.10. Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

4.11. Своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

4.12. Учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций;

4.13. Своевременное и правильное оформление документов;

4.14. Обеспечение расчетов по заработной плате;

4.15. Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений;

4.16. Участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных затрат;

4.17. Обеспечение выполнения в бухгалтерии требований действующей в организации системы менеджмента качества (СМК).

5. Права

Бухгалтерия, в лице главного бухгалтера, имеет право:

5.1. Требовать от всех подразделений организации соблюдения порядка оформления операций и предоставления необходимых документов и сведений;

5.2. Требовать от руководителей структурных подразделений организации и отдельных специалистов принятия мер, направленных на повышение эффективности использования средств организации, обеспечение сохранности собственности организации, обеспечение правильной организации бухгалтерского учета;

5.3. Проверять в структурных подразделениях организации соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

5.4. Вносить предложения руководству организации о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц организации по результатам проверок;

5.5. Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, а также без соответствующего распоряжения руководителя организации;

5.6. Вести переписку по вопросам бухгалтерского учета и отчетности, а также другим вопросам, входящим в компетенцию главной бухгалтерии и не требующим согласования с руководителем организации;

5.7. Представительствовать в установленном порядке от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции бухгалтерии во взаимоотношениях с налоговыми, финансовыми органами, органами государственных внебюджетных фондов, банками, кредитными учреждениями, иными государственными и муниципальными организациями, а также другими организациями.

6. Ответственность

6.1. На главного бухгалтера возлагается персональная ответственность за:

6.1.1. Соблюдение действующего законодательства в процессе руководства бухгалтерией.

6.1.2. Организацию деятельности бухгалтерии по выполнению задач и функций, возложенных на бухгалтерию.

6.1.3. Соблюдение работниками бухгалтерии производственной и трудовой дисциплины.

6.1.4. Организацию в бухгалтерии оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

6.1.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в бухгалтерии и соблюдение правил пожарной безопасности.

6.1.6. Составление, утверждение и представление достоверной информации о деятельности производства

6.1.7. Своевременное и качественное исполнение приказов генерального директора

6.1.8. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им приказов, инструкций, положений и других документов.

6.1.9. Соблюдение требований и положений действующей в организации СМК, и результативность ее функционирования на производстве

6.1.10. Своевременное осуществление корректирующих и предупреждающих действий, распространяющихся на деятельность производства.

6.2. Ответственность других работников бухгалтерии устанавливается соответствующими инструкциями.

7. Взаимоотношения (служебные связи)

7.1. Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, бухгалтерия взаимодействует:

7.2. Со службой снабжения по вопросам:

7.2.1. Получения: товарно-сопроводительной документации; отчетов об отгруженных контрагентами материально-технических ресурсах; сведений о состоянии запасов на складе; отчетов о затратах, произведенных на приобретение материально-технических ресурсов;

7.2.2. Предоставления: утвержденных смет расходов на приобретение материально-технических ресурсов; итогов инвентаризаций материально-технических ресурсов; отчетных данных о движении сырья и материалов, об их остатках на конец отчетного периода;

7.3. Со службой размещения:

7.3.1. Отчеты о затратах;

7.3.2. Расчеты затрат на обслуживание клиентов;

7.3.3. Сведений о ценах и формирование цены;

7.3.4. Предоставления: бухгалтерских данных о движении, реализации, запасах продукции; итогов инвентаризаций материально-технических ресурсов; нормативов на представительские, командировочные и рекламные расходы.

7.4. Бухгалтерия согласовывает с руководителями структурных подразделений компании, а также с отделом организации и оплаты труда вопросы назначения, увольнения и перемещения материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других).

7.5. Бухгалтерия оказывает методическую помощь работникам подразделений компании по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.

8. Организация работ

8.1. Указания начальника отдела являются обязательными для подчиненных работников.

8.2. Работники отдела выполняют функции, возложенные на отдел. Требовать от работников выполнения обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре и не определенных в должностных инструкциях, запрещается.

Начальник отдела Е.П. Ефимова___

(подпись) (расшифровка подписи)

07.02.2013 г.

С положением ознакомлены:

Главный бухгалтер ______________ А.Н. Петрова.

(подпись) (расшифровка подписи)

07.02.2013 г.

Заместитель главного бухгалтера _______________ С.Ю. Иванова.

(подпись) (расшифровка подписи)

07.02.2013 г

В дело № 109/д-1

______________ 10.02.2013 г.

(подпись)

1.5 Должностная инструкция работника бухгалтерии

ООО "АЙСБЕРГ"

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

________________ В.Л. Горюнов

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

07.02.2013 №29 "____"__________________2013 г.

Бухгалтера

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер относится к категории специалистов.

1.2. Бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению главного бухгалтера.

1.3. Бухгалтер непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.

1.4. На время отсутствия бухгалтера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.6. На должность бухгалтера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование -- высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание компьютерных программ по ведению бухгалтерского учета.

1.7. Бухгалтер должен знать:

- законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;

- формы и методы бухгалтерского учета на предприятии;

- план и корреспонденцию счетов;

- организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;

- порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

1.8. Бухгалтер руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- Положением о бухгалтерии организации;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности бухгалтера

Бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).

2.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.

2.3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.

2.4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

2.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению.

2.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.

2.7. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота.

2.8. Участвует в проведении инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств.

2.9. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

2.10. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

2.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права бухгалтера

Бухгалтер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность бухгалтера

Бухгалтер несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.5. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения, связи по должности

Бухгалтер взаимодействует:

5.1. Со службой снабжения по вопросам:

5.1.1. Получения: товарно-сопроводительной документации; отчетов об отгруженных контрагентами материально-технических ресурсах; сведений о состоянии запасов на складе; отчетов о затратах, произведенных на приобретение материально-технических ресурсов;

5.1.2. Предоставления: утвержденных смет расходов на приобретение материально-технических ресурсов; итогов инвентаризаций материально-технических ресурсов; отчетных данных о движении сырья и материалов, об их остатках на конец отчетного периода;

5.2. Со службой размещения:

5.2.1. Отчеты о затратах;

5.2.2. Расчеты затрат на обслуживание клиентов;

5.2.3. Сведений о ценах и формирование цены;

5.2.4. Предоставления: бухгалтерских данных о движении, реализации, запасах продукции; итогов инвентаризаций материально-технических ресурсов; нормативов на представительские, командировочные и рекламные расходы.

5.3. Бухгалтер согласовывает с руководителями структурных подразделений компании, а также с отделом организации и оплаты труда вопросы назначения, увольнения и перемещения материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других).

5.4. Бухгалтер оказывает методическую помощь работникам подразделений компании по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.

Начальник отдела Е.П. Ефимова___

(подпись) (расшифровка подписи)

07.02.2013 г.

С инструкцией ознакомлен:

Бухгалтер _________________ О.В. Седова.

(подпись) (расшифровка подписи)

07.02.2013 г.

В дело №101/д-14

______________ 10.02.2013 г.

12

2. Контрольная работа №2. Распорядительная документация

2.1 Для подразделения выбранного при разработке организационно-правовой документации (контрольная работа №1) написать приказ о его создании в составе организации или предприятия, куда включить обязательные пункты о назначении его руководителя, утверждении штатного его состава и утверждении положения о подразделении

Общество с ограниченной ответственностью

"АЙСБЕРГ"

ПРИКАЗ

06.02.2013 №16

О создании структурного

подразделения бухгалтерии

г. Красноярск

В связи с созданием структурного подразделения бухгалтерии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать в ООО "Айсберг" самостоятельное структурное подразделение - бухгалтерия.

2. Руководителем отдела назначить Е.П. Ефимову.

3. Начальнику отдела Е.П. Ефимовой подготовить:

3.1 штатное расписание отдела бухгалтерии - до 11 февраля 2013 г.;

3.2 проект приказа о внесении изменений в штатное расписание ООО "Айсберг" - до 11 февраля 2013 г.;

3.3 положение об отделе бухгалтерии - до 09 февраля 2013 г.;

3.4 должностные инструкции сотрудников отдела - до 15 февраля 2013 г.

4. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ООО "Айсберг" ____________ В.Л. Горюнов

В дело №101/д-14

______________ 09.02.2013 г.

(подпись)

2.2 Написать и оформить со всеми реквизитами распоряжение в целях разрешения оперативных вопросов по реализации функций данного структурного подразделения или организации (предприятия)

Общество с ограниченной ответственностью

"АЙСБЕРГ"

РАСПОРЯЖЕНИЕ

09.02.2013 №162

г. Красноярск

Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности

В целях обеспечения сохранности бланков строгой отчетности:

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Назначить главного бухгалтера А.Н. Петрову ответственной за поступление и хранение бланков строгой отчетности.

2. Создать комиссию по списанию бланков строгой отчетности в составе:

Председатель - гл. бухгалтер А.Н. Петрова

Члены комиссии: 1. Бухгалтер - О.В. Седова

2. Инспектор кадров Л.В. Гриценко

3. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор В.Л. Горюнов

(подпись) (расшифровка подписи)

09.02.2013 г.

С распоряжением ознакомлены:

Главный бухгалтер ______________ А.Н. Петрова.

(подпись) (расшифровка подписи)

09.02.2013 г

Заместитель главного бухгалтера _______________ С.Ю. Иванова.

(подпись) (расшифровка подписи)

09.02.2013 г

Бухгалтер _________________ О.В. Седова.

(подпись) (расшифровка подписи)

09.02.2013 г.

3. Контрольная работа №3. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация

3.1 Дать письменную характеристику докладной записке, включающую назначение документа, правила его составления и оформления

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне -- снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

§ инициативные;

§ информационные;

§ отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

§ внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

§ внешними -- адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов". К таким реквизитам относятся:

§ наименование структурного подразделения;

§ вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

§ дата;

§ регистрационный номер;

§ заголовок к тексту;

§ текст;

§ адресат;

§ подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким).

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения -- автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2013, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2013 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения -- резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога "о" и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: "о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию".

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй -- излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части -- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей -- выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

Внешняя докладная записка должна содержать:

§ наименование организации;

§ название вида документа (докладная записка);

§ дату;

§ индекс;

§ место составления;

§ адресат;

§ заголовок к тексту;

§ текст;

§ подпись руководителя организации;

§ фамилию исполнителя;

§ номер его телефона.

3.2 Составьте докладную записку руководителю выбранной Вами (при выполнении контрольной работы №1) организации (предприятия) или подразделения

ПРОИЗВОДСТВЕННО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ ООО "Айсберг"

Генеральному директору

В.Л. Горюнову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.02.2013 №18-23/01

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 06.02.2013 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист производственно-технического отдела Иванов Виктор Игоревич отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Ивановым В.И. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Иванову В.И.. объявить выговор.

Руководитель отдела ______________ Д.С. Рыбин

(подпись)

3.3 Составьте протокол заседания коллегиального или совещательного органа ООО "Айсберг"

ООО "АЙСБЕРГ"

ПРОТОКОЛ

07.02.2013 №23

г. Красноярск

Заседание сотрудников бухгалтерии

Председатель - гл. бухгалтер А.Н. Петрова

Секретарь - зам.гл. бухгалтера С.Ю. Иванова

Присутствовали: 8 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Сокращение срока составления годового отчета (сообщение бухгалтера Выдриной А.П. о возможности досрочного предоставления годового отчета за 2012 г.)

СЛУШАЛИ:

А.Н. Петрова - работники группы учета имеют возможность предоставить данные для годового отчета на 3 дня раньше установленного срока.

ВЫСТУПИЛИ:

Е.Н. Кротова, бухгалтер- озвучила новый график работ по составлению годового отчета . При условии выполнения графика годовой отчет можно сдать на 4 дня раньше установленного срока.

Л.Ю. Максименко, бухгалтер - для досрочной сдачи отчета необходимо выполнить уплотненный график работы.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Представить годовой отчет на 3 дня раньше установленного срока к 17.02. 2013 г.

2. Провести анализ годового отчета с целью выявления резервов, необходимых для достижения экономии средств в 2013 г.

Приложение: список присутствующих на заседании на 1л. В 1 экз.

Председатель комиссии А.Н. Петрова

Секретарь С.Ю. Иванова

3.4 Дать письменную характеристику сопроводительному письму, включающую его назначение, правила его составления и оформления

Неотъемлемой частью взаимоотношений покупателей, продавцов и остальных участников рынка является сопроводительное письмо. Отправляя документы по почте, Вы должны обязательно приложить к ним сопроводительное письмо.

Сопроводительное письмо - деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами:

§ "Представляем Вам…", "Направляем на рассмотрение и утверждение…" (в вышестоящую организацию);

§ "Направляем Вам…", "Направляем Вам согласованный с …" (в подведомственную организацию);

§ "Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию).

Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

§ "В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…";

§ "В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам ...";

§ "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…" и т.д.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае, сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует. Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи.

Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:

§ Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.

§ В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.

§ В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.

§ Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя. Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.

§ Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как "уважаемый", "просим Вас", "с уважением".

Обязательными реквизитами сопроводительного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:

§ Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.

§ Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.

§ В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.

3.5 Составить сопроводительное письмо в соответствии с ранее описанными Вами правилами его составления и оформления

ООО "Айсберг" ул. Взлетная, 10А. , г. Красноярск, 660138 Тел. (391) 222-22-22, E-mail: info@mail.ru ИНН/КПП 246500500/246501001
01.02.2013	№	02-13/156		Директору ООО "Мебель" С.В. Николаеву
На №
О направлении проекта договора

Направляем Вам проект договора от 31.01.2013 №356 на поставку офисной мебели согласно прилагаемой к договору спецификации. Просим подписать договор, скрепить печатью и один экземпляр возвратить в ООО "Айсберг" в течении 10 дней, в срок до 09.02.2013.

Приложение: 1. Проект договора в 2-х экз. на 2-х листах.

2. Спецификация к договору в 2-х экз. на 4-х листах.

Генеральный директор В.Л. Горюнов

4. Контрольная работа №4. Номенклатура дел

4.1 Разработайте номенклатуру дел предприятия (организации) или структурного подразделения

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ ответственностью "Айсберг" Генеральный директор (ООО "Айсберг") _______ В.Л. Горюнов

17.02.2013 г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

БУХГАЛТЕРИИ на 2013 год

28.12.2012 №1

г. Красноярск

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дел и № статьи по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
03 - Бухгалтерия
03-01	Приказы ООО "Айсберг". Копии		До минования надобности, ст.6
03-02	Приказы по личному составу. Копии		До минования надобности, ст.6
03-03	Бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (сводные годовые)		Пост., ст. 135
03-04	Бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (годовые)		Пост., ст. 135
03-05	Бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (квартальные)		5 лет, ст.135
03-06	Бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (месячные)		1 год, ст.135
03-07	Отчеты об исполнении сметы расходов (сводные годовые, годовые, квартальные)		Пост., ст.140
03-08	Лицевые счета работников, форма Т-54 а		75 лет, ст.153
03-09	Отчеты по налогам (годовые)		Пост., ст.170
03-10	Отчеты по налогам (квартальные)		5 лет, ст.170
03-11	Отчеты по налогам (месячные)		1 год, ст.170
03-12	Книга-журнал главная		5 лет, ст.148
03-13	Кассовая книга		5 лет, ст.148
03-14	Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями		5 лет, ст.151
03-15	Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов (налоговые карточки НДФЛ)		5 лет, ст.157
03-16	Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах		5 лет, ст.169 (после снятия с учета)
03-17	Документы (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей		5 лет, ст.192
03-18	Карточки учета основных средств		5 лет, ст.193 (после ликвидации основных средств)
03-19	Акты проверок		5 лет, ст.145	При условии завершения проверки
03-20	Акты сверок с налоговой инспекцией, Управлением федерального казначейства		5 лет, ст.177
03-21	Кассовые заявки		5 лет, ст.138
03-22	Исполнительные листы		До минования надобности, ст. 162	Не менее 5 лет
03-23	Книга доверенностей		5 лет, ст.193	При условии завершения проверки
03-24	Книга продаж и книга покупок		5 лет, ст.193
03-25	Журнал регистрации кассовых ордеров		5 лет, ст.150
03-26	Журнал операций по счету "Касса"		5 лет, ст.150
03-27	Журнал операций с безналичными денежными средствами		5 лет, ст.150
03-28	Журнал операций расчетов с подотчетными лицами		5 лет, ст.150
03-29	Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками		5 лет, ст.150
03-30	Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам		5 лет, ст.150
03-31	Журнал операций расходов по оплате труда		5 лет, ст.150
03-32	Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов		5 лет, ст.150
03-33	Журнал операций по санкционированию расходов бюджета		5 лет, ст.150
03-34	Журнал операций по забалансовым счетам		5 лет, ст.150
03-35	Оборотные ведомости основных средств и материальных запасов		5 лет, ст.168
03-36	Листки нетрудоспособности		5 лет, ст.475
03-37	Табели учета рабочего времени		1 год, ст.281
03-38	Документы по переписке о разногласиях по вопросам налогообложения и других сборов		5 лет, ст.172	ЭПК

Генеральный директор В.Л. Горюнов

(подпись) (расшифровка подписи)

28.12.2012 г.

Заведующий архивом

________ О.А. Кошкина

(подпись) (расшифровка подписи)

28.12.2012 г.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2013 г. в ООО "Айсберг"

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	С отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного	11	-	-
Временного (свыше 10 лет)	3	-	-
Временного (до 10 лет включительно)	24	-	1
ИТОГО:	38	-	1

Генеральный директор В.Л. Горюнов

(подпись) (расшифровка подписи)

28.12.2012 г.

Итоговые сведения переданы в архив

Начальник отдела делопроизводства

________ Т.Р. Рогова

(подпись) (расшифровка подписи)

28.12.2012 г.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Электронный ресурс] - Режим доступа: КонсультантПлюс

2. ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс] - Режим доступа: КонсультантПлюс.

3. Андреева В.И. Делопроизводство [Текст]: Практическое пособие / В.И. Андреева. - М.: ООО "Управление персоналом", 2010.-194 с.

4. Бардаев Э.А. Документоведение [Текст]: учебник / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. - 2-е изд., стер.. - М.: Академия, 2010. - 300 с.

5. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления) [Текст]: Учебное пособие / ред. М.И. Басаков. - Изд. 3-е, испр. и дополн. - Ростов н/Д: Феникс, 2009. - 473 с.

6. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебник / А.С. Гринберг [и др.]. - М.: ЮНИТИ, 2010. - 391 с.

7. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: Учебник. / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2011.- 576с.

8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие / М.В. Кирсанова. - 4-е изд.. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 310 с.

Размещено на Allbest.ru