Организация документационного обеспечения управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

• План работы:

1. Организация работы с документами в министерствах в ХІХ - начале ХХ веков

2. Подготовить текст приказа о назначении на должность

Литература

1. Организация работы с документами в министерствах в ХІХ - начале ХХ веков

Система и традиции российского делопроизводства формировались веками. Исторически в учреждениях России сложилась единая и регламентированная организация работы с документами, имеющая присущие только ей особенности.

Знание общих закономерностей и тенденций развития российского делопроизводства позволяет осмыслить сегодняшний день. Вместе с тем его история исследована сравнительно мало. Не получил достаточного освещения в научной литературе, в частности, вопрос об организации министерского делопроизводства, хотя делопроизводство высших и центральных государственных учреждений в XIX веке более или менее изучено.

В начале XIX века на смену коллегиям приходит система министерств, для которых характерно исполнительное начало и единоличное руководство. Реформа управления приводит к тому, что коллежское делопроизводство, возникшее в XVIII веке, в центральном аппарате сменяется исполнительным. В то же время на нормах коллежского делопроизводства основывается работа присутственных мест губернии, в частности, на коллегиальных началах продолжали работать губернские правления. В XIX веке коллегиальное делопроизводство не исчезает, а продолжает сосуществовать с новой системой делопроизводства, действовавшей на основе единоначалия.

В свою очередь термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т.е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением.

Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определённых норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.

Реальная рационализация организации документооборота, которая обязательно предшествует его автоматизации, упирается в совершенствование самого процесса управления, требующего на только уточнения задач, стоящих перед организацией, чёткого распределения этих задач и функций по их выполнению между структурными подразделениями (прописывается в должностных инструкциях или регламентах) и наделении их соответствующими полномочиями, но и прописыванием порядка решения каждого типового вопроса Кузнецова Т.В. Делопроизводство как отражение системы и технологии управления (Тезисы доклада). // Делопроизводство. - 2003. ? №2. ? С. 12-13..

На сегодняшний день история рационализации делопроизводства в учреждениях России в XIX - начале XX вв. изучается поверхностно, неполно Хотя вопрос представляет определённый интерес для изучения.

В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счёт ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Большом учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Понимая значимость совершенствования системы управления, чиновники указывали на необходимость создания курсов новейшей технологии управления, чтобы труд чиновников совершенствовался, а не подчинялся шаблону, "шёл рядом с жизнью и наукой, не отставая от них"; проведение специальных общих собраний чиновников для обмена своими познаниями и взаимной критики существующих приёмов работы, если они устарели Р.Н. Несовершенство приёмов делопроизводства // Спутник чиновника. ? 1911. ? №1. ? С. 28-30.. Каждому чиновнику не только должно быть дано право, но и вменялось бы в обязанность "указывать все недочёты деятельности учреждения и способы усовершенствования этой деятельности. К чему сводятся желания чиновничества // Спутник чиновника. ? 1912. ? №11. ? С. 9

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает своё обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определённую форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее чёткая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения. правовой документирование управление приказ

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В. Варадинова - «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько изменённым названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял значение своей работы: «... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и, присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления».

Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении - это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство - это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг». К предмету теоретического делопроизводства он отнёс: «наружные свойства» деловых бумаг и их «внутренние» свойства.

В разделе о наружных свойствах документов он даёт:

- классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

1. сношения (или отношения);

2. реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчёты, книги;

3. официальные письма;

4. записки;

5. выписки;

- порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;

- части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные» надписи;

- титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль (слог) документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объёмного труда Варадинов Н.В. История Министерства внутренних дел. В 8 т. ? СПб., 1858..

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена система упрощённого делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены чёткие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов. Додонова М.И. Правовая основа документирования (история вопроса). - 2006. - №2. - С. 98-103.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Чтобы рационализировать документооборот, необходимо чётко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

Специалисты отмечают, что делопроизводство в современном виде зародилось в России в ХIХ веке, было и до сих пор остаётся весьма самобытным.

В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счёт ее централизации. На протяжении всего этого периода осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена система упрощённого делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов.

Делопроизводство учреждений России в XIX-начала XX веков рассматривалось законодательством не как изолированный объект, а как часть всей системы управления в целом, поиск рациональной системы делопроизводства ставился в прямую зависимость от регулирования всего управленческого цикла. Делопроизводство, представленное в законодательных актах как система работы с документами, находясь в зависимости от определённых видов и форм работы аппарата, само активно влияло на них.

Хотя совершенствование делопроизводство было прервано из-за начавшейся первой мировой войны, тем не менее, к сложившейся в дореволюционной России системе министерского делопроизводства вернулись в 1946 году. И эта система, правда, в довольно изменённом виде, существует до сих пор, и зарекомендовала себя, как наиболее приемлемая для России.

2. Приказ о назначении на должность

Федеральное государственное образовательное учреждение

Хабаровский учебный центр Федеральной противопожарной службы

ПРИКАЗ №30

"05" мая 2015 г.

Назначить Ковалёву Юлию Сергеевну на должность библиотекаря учебного отдела с "07" мая 2015 г. Условия оплаты и срок работы - в соответствии с заключённым трудовым договором.

Начальник Учебного центра полковник внутренней службы В.А. Назаров

С приказом ознакомлена: Ковалева Ю.С.

Литература

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. / Под. общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М., 2006. - 560 с.

2. Васютинская О.В. Возникновение организационных документов. ? 2005. - №4.

3. Виноградова Т.В. Законодательные акты первой половины XIX века об организации и делопроизводстве губернских правлений. - 1999. - №2.

4. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2011. - 223 с.

5. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов. -- М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2014. -- 576 с.

Размещено на Allbest.ru