Основні напрями роботи кадрової служби на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсова робота

з дисципліни «Документне забезпечення діяльності організацій»

Основні напрями роботи кадрової служби на підприємстві

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ ТА СУТЬ КАДРОВОЇ СЛУЖБИ

1.1 Види кадрових служб та їх чисельність

1.2 Завдання та повноваження служби

РОЗДІЛ 2. СТРУКТУРА, ОБОВ'ЯЗКИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ КАДРОВОЇ СЛУЖБИ НА ПІДПРИЄМСТВІ

2.1 Структура кадрової служби організації, характеристика її елементів

2.2 Організація діяльності кадрової служби

2.3 Складові кадрової роботи та відповідальність кадрової служби

2.4 Особливості співпраці кадрової служби з іншими підрозділами підприємства

2.5 Структура, завдання та взаємодія з іншими підрозділами кадрової служби TOB «Надзбруччя хліб»

РОЗДІЛ 3. ВДОСКОНАЛЕННЯ РОБОТИ КАДРОВИХ СЛУЖБ В СУЧАСНИХ УМОВАХ

3.1 Ефективна роботи кадрової служби

3.2 Удосконалення організації роботи відділу кадрів ПП «Надзбруччя хліб»

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Актуальність теми. Управління людьми як персоналом організацій має важливе значення для цих організацій, тому що без людей немає й самої організації. Без потрібних людей жодна організація не зможе досягти своїх цілей і вижити. Керівники процвітаючих фірм люблять повторювати, що головний потенціал їх підприємств укладений у кадрах. Які б не були прекрасні ідеї, новітні технології, сприятливі зовнішні умови, без добре підготовленого персоналу високої ефективності роботи домогтися неможливо. Внески в людські ресурси і кадрову роботу стають довгостроковим фактором конкурентоспроможності і виживання фірми. Людина є найважливішим елементом виробничого процесу на підприємстві.

Інформацію про кадрову служби можна знайти в працях В.І. Андрєєвої [5], В.М. Виноградського [6], О.В. Крушельницької [11], Ю.І. Палехи [14], М.Мурашка [12] та ін.

Метою курсової роботи є визначення ролі кадрової служби, дослідити завдання, функції, структуру кадрової служби на підприємстві, а також визначити шляхи вдосконалення на прикладі ПП «Надзбруччя Хліб».

Завдання дослідження:

– визначити завдання, функції, види, структуру кадрових служб;

– з'ясувати функціональну структуру кадрової служби в організації;

– дати характеристику основним проблемам та шляхам їх вирішення діяльності кадрових служб.

– розкрити сутність кадрової служби на прикладі ПП «Надзбруччя хліб».

Об'єкт дослідження виступає діяльність кадрових служб на підприємстві.

Предмет вивчення є основні завдання, функції, організація роботи, проблеми діяльності та функціонування кадрових служб, шляхи їх вирішення в роботі.

Структура роботи: курсова робота складається зі вступу, трьох розділів, дев'яти параграфів, висновку, списку використаних джерел.

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ ТА СУТЬ КАДРОВОЇ СЛУЖБИ

1.1 Види кадрових служб та їх чисельність

кадровий служба підрозділ

Кадрова служба - сукупність спеціалізованих структур та підрозділів керівнику установи, котрий і здійснює керівництво своїми підлеглими разом із зайнятими в них посадовими особами, що мають керувати персоналом в рамках кадрової політики. На стадії формування організації важливо розробити таку систему збирання, використання й зберігання кадрової інформації, яка б з одного боку, відповідала запроектованій структурі організації, а з іншого - була достатньо гнучка до можливих змін у майбутньому.

В тенденціях, які стали характерними для західних компаній, можна відмітити не тільки абсолютне, а й відносне зростання чисельності співробітників кадрових служб. Так у Японії дві тисячі працівників припадає близько тридцяти працівників кадрової служби [14, c. 42-43].

У вітчизняній практиці управління існують такі види кадрових служб:

· управління розвитку трудових ресурсів - в міністерствах та відомствах;

· управління соціального планування - в концернах та на промислових об'єднаннях;

· департамент управління персоналом - в корпораціях, трестах;

· відділ роботи з персоналом - у держадміністраціях, виконкомах місцевих рад та органах управління громадськими організаціями;

· відділ або сектор кадрів - в організаціях, установах чи на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за роботу з персоналом може покладатися на секретаря або спеціально виділену для цього особу. В невеликих недержавних структурах має також поєднання основних функціональних обов'язків і функцій з роботи персоналом, наприклад поєднання функцій бухгалтера із розрахунків та інспектора з кадрів.

Кількісний та якісний склад служб управління персоналом визначається організаційно-штатними структурними і статутом організації. Особливістю системи підбору кадрів працівників кадрової служби є те, що:

1. В ній присутні працівники різних професій, але всі вони соціальні працівники;

2. Важливим є забезпечення стабільності служби;

3. Кваліфікація співробітників служби мусить бути основним засобом завоювання довіри до організації.

У своїй роботі кадрова служба має керуватися законами та підзаконними актами України, що встановлюють порядок організації і діяльності управлінського апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань управління кадрами, Кодексом законів про працю України, державними стандартами та іншими чинними нормативами щодо роботи з персоналом, типовими положенням про кадрову службу, відповідними інструкціями, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками керівника.

Основні обов'язки кадрових служб регламентуються Положенням про кадрову службу, яке розробляється відповідно до «Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади», що затверджене Постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 р. №912 [3].

Положення про конкретну кадрову службу затверджує керівник підприємства, воно має передбачати різною мірою деталізацію нормативного акта залежно від рівня органу управління.

Побудова кадрової служби установи повинна ґрунтуватися на системному підході; оптимальному поєднанні централізації і самостійної діяльності первинних підрозділів; визначення функцій, обов'язків, прав і відповідальності керівника служби до роботи інших підрозділів установи.

Факторами , які визначають організаційну будову кадрової служби, можуть бути:

1. масштаби підприємства і способи досягнення поставленої перед ним мети;

2. обсяг та асортимент випуску продукції;

3. вид діяльності, тип організації (завод, транспортне підприємство) та специфіка завдань;

4. форма власності (державна, приватна, кооперативна);

5. фінансовий стан;

6. стадія розвитку організації;

7. загальна кількість працівників та кількість підрозділів;

8. територіальне розміщення підрозділів та обсяг робіт;

9. кількість рівнів прийняття рішень та норми управління;

10. прийнята система документування й організації руху документів;

11. рівень механізації і автоматизації процесів роботи з документами;

12. традиції та стереотипи.

Залежно від зовнішніх чинників підрозділи кадрової служби можуть об'єднуватися, але за умови врахування всіх аспектів діяльності установи.

Ефективність роботи кадрових служб і обмеження зростання кількісного складу пояснюються двома чинниками:

· переведенням роботи з кадрами на сучасну технічну базу;

· розвитком управлінської інфраструктури, яка допомагає у виконанні найбільш складної кадрової роботи.

Кадрова служба може включати такі підрозділи: керівник кадрів та формування кадрового резерву; підготовки та підвищення кваліфікації кадрів; відділ з роботи з робітничими кадрами; відділ соціального забезпечення та безпеки життєдіяльності. До кадрової служби можуть входити: група реєстрації документів; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та контролю, відділ автоматизації роботи з документацією, група розгляду листів (скарг); бюро перепусток. В штатному розписі повноцінної кадрової служби передбачаються також посади соціолога, психолога, медичного працівника.

При визначенні якісно складу кадрових служб необхідно враховувати назви посад, передбачених для цієї служби. Так, згідно з Національним класифікатором України ДК 003-2005 «Класифікатор професій» можуть бути встановлені такі посади для служби управління персоналом: директор з кадрів та соціальної політики; начальник відділу кадрів; менеджер з кадрів; завідуючий відділу персоналу і трудових відносин; інспектор з підготовки кадрів; інспектор з кадрів; фахівець з питань зайнятості (хендхантер) [3].

Для розрахунку чисельності працівників підрозділів установ і організацій Міністерством праці та соціальної політики України можна скористатись збірником «Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів» [2].

Пронормувати роботи з ведення кадрового діловодства також можна, використовуючи «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию». Цей нормативний документ не тільки охоплює більшу кількість видів робіт, зазначених у першому, а й містить норми на роботи з автоматизованого обліку документів, роботу з факсом тощо.

Розрахунки кількості працівників кадрової служби можна виконати на підставі запропонованих Центром продуктивності Міністерства праці та соціальної політики України норм оперативного часу на основні види діловодних робіт (складання та веденням номенклатур справ, оброблення, реєстрація та обліку документів, роботи із контролю виконання документів, створення та ведення реєстраційних картотек, формування та оформлення справ, оцінка наукової та практичної цінності документів, складання річних розділів описів, передавання справ до архіву організації) та відповідної методики їх проведення.

Водночас відповідно до п. 3.ст.64 Господарського кодексу України установа має право самостійно визначати свою організаційну структуру [1].

1.2 Завдання, функції та повноваження служби

Досконала організація кадрового діловодства має велике значення для побудови ефективного управління. Саме в кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, функціональними обов'язками, умовами праці, побуту, відпочинку перспективами професійного зростання.

До відділу кадрів час від часу звертаються всі працівники підприємства за отриманням довідки, характеристики, в разі переведення на іншу посаду, зарахуванням до резерву, оформленням відрядження, чергової відпустки тощо. У відділі кадрів завжди допоможуть тим особам, які раніше працювали на підприємстві і звільнилися за тих чи інших причин.

Кадрова служба - «дзеркало організації», «візитна картка підприємства», і від того, як на ньому організовані робота з працівниками, документаційне забезпечення управління кадрами, складається враження і про підприємство, і про його керівника.

Як уже зазначалося, будь-яка організація складається з підрозділів, зайнятих основною діяльністю і підрозділів, які забезпечують її якісну роботу. Будь-яка організація складається з підрозділів, зайнятих основною діяльністю, і підрозділів, які забезпечують нормальну роботу організації. Підрозділи першого типу і їх керівники називаються лінійними, а підрозділи другого - функціональними. Лінійні керівники безпосередньо відповідають за досягнення цілей підприємства і, природно, уповноважені приймати рішення, як використовувати ресурси виробництва, в тому числі і персонал.

Роль функціональних служб зводиться до підтримки діяльності лінійних підрозділів і надання їм рекомендацій для ефективного використання ресурсів.

Кадрова служба підприємства є функціональним підрозділом і являє собою сукупність спеціалізованих структурних підрозділів в галузі управління підприємством разом із залученими в них посадовими особами (керівники, спеціалісти, виконавці), які покликані управляти персоналом організації в межах обраної кадрової політики. Працівники кадрової служби прямо не беруть участі в основній діяльності організації. Рішення з питань найму, звільнення, призначення на нову посаду, направлення на навчання, стажування приймається безпосередньо керівниками відповідних підрозділів. Кадрова служба лише покликана створювати загальні умови (розробка систем, процедур, програм), що сприятимуть реалізації трудового потенціалу кожного працівника, і здійснює контроль за їх виконанням. Лінійні керівники здійснюють щоденне керівництво людьми, тобто примушують ці системи працювати. Такий розподіл обов'язків дозволяє використовувати можливості кожної із сторін - експертиза в галузі управління персоналом і професіоналізм спеціалістів з питань персоналу поєднується з розумінням та специфікою організації і безпосереднім контактом з людьми лінійних керівників [13, c. 45].

У практичній роботі важливим є оптимальне поєднання прав лінійних керівників і спеціалістів кадрової служби та їх спільної відповідальності. Управління персоналом як діяльність більш широке поняття, ніж просте управління працівниками, і в даний час із простих кадрових служб, які займалися тільки веденням обліку та оформленням документів, перетворилися у багато профільні служби персоналу, основними завданнями яких на сучасному етапі є:

- організаційне і методичне забезпечення розвитку самоврядування, демократичних форм розгляду і висунення кандидатур на керівні посади, проведення конкурсів на заміщення вакантних посад, вивчення громадської думки про діяльність керівників;

- прогнозування та визначення поточної і перспективної потреби в кадрах і джерел її задоволення, уточнення потреб у підготовці спеціалістів за прямими зв'язками з навчальними закладами; розробка і реалізація заходів формування трудового колективу;

- планування та регулювання професійного й кваліфікаційного розвитку персоналу, процесів його вивільнення і переміщення;

– ефективне використання всіх форм матеріального і морального стимулювання працівників відповідно до їхньої трудової діяльності й соціальної активності;

– проведення конкурсів на заміщення вакантних посад, вивчення громадської думки про діяльність керівників;

– навчання керівників нижчого рівня вмінню працювати з підлеглими, культурі ділових відносин;

– організація роботи з професійної орієнтації молоді, адаптації молодих спеціалістів, вивчення причин плинності кадрів, динаміки змін у трудовому колективі, розробка заходів стабілізації та вдосконалення соціальної та демографічної структури персоналу;

– вивчення професійних, ділових, особистих якостей працівників на основі атестації, соціологічних дослідів, розробка рекомендацій щодо їх раціонального використання відповідно до здібностей працівників і потреб організації;

– розробка і реалізація заходів формування трудового колективу з метою сприяння досягненню заданої стратегічної мети [5, c. 132].

РОЗДІЛ 2. СТРУКТУРА, ОБОВ'ЯЗКИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ КАДРОВОЇ СЛУЖБИ НА ПІДПРИЄМСТВІ

2.1 Структура кадрової служби організації, характеристика її елементів

Структура кадрових служб визначається характером і розмірами організації, обсягом та асортиментом випуску продукції. В малих і середніх організаціях функції кадрових служб виконують переважно лінійні керівники, а у великих - формуються самостійні структурні підрозділи по реалізації функцій управління персоналом [13, c. 43].

Організаційна структура кадрової служби, що близька до ідеальної, може мати наступну структуру і функції:

I. Сектор стратегічного управління кадровим потенціалом. Функції:

1) розробка стратегії управління кадровим потенціалом для досягнення цілей організації;

2) планування розвитку персоналу організації;

3) аналіз інформації з ринку праці;

4) планування потреб в персоналі;

5) забезпечення керівництва кадровою інформацією.

II. Сектор найму персоналу. Функції:

1) поточне планування потреби в персоналі;

2) набір персоналу (зовнішній і внутрішній);

3) відбір і тестування персоналу та організація інших випробувань.

III. Сектор професійної орієнтації та адаптації. Функції:

1) професійна орієнтація персоналу організації;

2) адаптація персоналу (первинна і вторинна);

3) планування збереження кадрового потенціалу організації.

IV. Сектор стимулювання та оплати праці. Функції:

1) аналіз трудових процесів в організації;

2) планування витрат на персонал;

3) розробка трудових угод (контрактів);

4)вивчення процесу мотивації праці;

5) встановлення системи стимулів та компенсації;

6) розробка системи оплати праці в організації.

V. Сектор оцінки діяльності персоналу. Функції:

1) аналіз якості трудового процесу та рівня задоволеності потреб персоналу через діяльність в організації;

2) вивчення морально-психологічного клімату в колективах;

3) організація оцінки діяльності персоналу;

4) оцінка змісту трудових процесів.

VI. Сектор підготовки та просування персоналу. Функції:

1) розробка навчальних програм;

2) організація професійного навчання;

3) розробка і корекція кар'єрних планів.

VII. Сектор трудових відносин. Функції:

1) укладання колективних договорів;

2) укладання контрактів і трудових договорів;

3) вивчення питання соціальної напруженості в колективах;

4) розвиток стосунків керівництва організації з органами робочого самоврядування.

VIII. Сектор охорони праці та техніки безпеки. Функції:

1) організація курсів з охорони праці;

2) вивчення умов праці та їх корекція;

3) організація медичного обслуговування персоналу [8, c, 67-69].

2.2 Організація діяльності кадрової служби

Рушійною силою кожного підприємства, безумовно, є його кадри, адже недарма говорять, що кадри вирішують усе.

На перший погляд удавана простота ведення кадрової документації на практиці викликає безліч запитань, пов'язаних із правильним оформленням.

Під управлінням персоналом розуміється діяльність, спрямована на підвищення ефективності роботи підприємства за рахунок підвищення ефективності роботи з його працівниками [4].

Серед завдань, що стоять перед службою управління персоналом, є найм, оцінка і відбір персоналу. Основним завданням кадрової служби є задоволення попиту підприємства на працівників в якісному і в кількісному відношенні.

Організація будь-якого підприємства починається зі складання положення, в якому перераховуються завдання, функції, права й обов'язки підрозділу.

Складання положення про відділ кадрів.

Положення про відділ кадрів складається, як правило, з наступних розділів:

- загальні положення;

- завдання;

- структура;

- функції;

- взаємини з іншими підрозділами підприємства;

- права;

- відповідальність.

У розділі «Загальні положення» закріплені підпорядкованість відділу кадрів директорові підприємства.

Розділ «Завдання» містить чітко сформульовані напрямки діяльності відділу кадрів, найважливішими з яких є організація роботи із забезпечення підбору, розміщення, використання робітників й фахівців; формування стабільно працюючого колективу; створення кадрового резерву; організація системи обліку кадрів.

У розділі «Структура» зазначений порядок розробки й твердження структури відділу, його чисельний склад, конкретні напрямки роботи й закріплені за ними підрозділу відділу.

У розділі «Функції» розглянуті функціональні обов'язки в області кадрової роботи, зокрема:

- розробка планів комплектування кадрів відповідно до програми розвитку підприємства;

- оформлення прийому, перекладу й звільнення працівників відповідно до трудового законодавства;

- облік особового складу підприємства;

- зберігання й заповнення трудових книжок, ведення документації по

діловодству;

- контроль за виконанням керівниками підрозділів наказів й розпоряджень по роботі з особовим складом;

- вивчення руху кадрів, аналіз плинності кадрів, розробка заходів щодо її усунення;

- аналіз складу, ділових якостей фахівців підприємства з метою їх раціонального використання;

- створення умов для підвищення освітнього й кваліфікаційного рівня фахівців;

- робота зі створення резерву на висування;

- підготовка пропозицій по поліпшенню розміщення й використанню робітників [4];

- підготовка й систематизація матеріалів для атестаційної комісії;

- підготовка матеріалів для надання робітників, фахівців й службовців до заохочення й нагородження;

- вживання заходів по працевлаштуванню працівників, що вивільняють;

- здійснення контролю й інструктажу працівників відділу кадрів;

- організація контролю за станом трудової дисципліни й правил внутрішнього трудового розпорядку;

- ведення всієї звітності по кадрових питаннях [4].

Розділ «Взаємини» з іншими підрозділами підприємства» містить перелік документів, які надходять у відділ кадрів, і документів, які направляються з відділу кадрів в інші підрозділи.

Від виробничих підрозділів відділ кадрів одержує заявки на прийом робітників та службовців, подання про заохочення, графіки відпусток.

З відділу кадрів у виробничі підрозділи направляються відомості про порушників трудової дисципліни, копії наказів про прийом, переміщення усередині підприємства, звільнення робітників та службовців, зміні правил внутрішнього трудового розпорядку, відомості, що ставляться до питань трудової дисципліни.

Від бухгалтерії відділ кадрів одержує штатний розклад, розрахунки потреби в робочій силі, довідки про заробітну плату для оформлення пенсій за віком й інвалідністю.

У бухгалтерію відділ кадрів подає відомості про облікову чисельність працівників, прогулах, плинності кадрів, табель обліку робітника часу, проекти наказів про прийом, переміщення й звільнення матеріально відповідальних осіб, аркуші тимчасової непрацездатності для оплати, відомості про прийом, переміщення, звільнення й чергові відпустки працівників підприємства [4].

У юридичний відділ з відділу кадрів направляються на візування накази по особовому складі.

У розділі «Права» зазначені основні повноваження, якими наділений відділ кадрів, зокрема:

- право жадати від всіх підрозділів підприємства необхідних для повноцінної роботи відділу кадрів матеріалів;

- право приймати працівників підприємства з питань прийому, переміщення й звільнення;

- право здійснювати зв'язок з іншими організаціями з питань підбора кадрів;

- право жадати від інших підрозділів обов'язкового виконання тих вказівок, які передбачені положенням про відділ кадрів.

У розділі «Відповідальність» установлена відповідальність начальника відділу кадрів за виконання покладених на відділ функцій і відповідальність працівників відділу, що встановлюється посадовими інструкціями.

2.3 Складові кадрової роботи та відповідальність кадрової служби

Сучасні служби управління персоналом створюються, зазвичай, на базі об'єднання традиційних служб: відділу кадрів, відділу організації праці та заробітної плати, відділу охорони праці і техніки безпеки.

Об'єктом кадрової роботи є персонал як такий, а її суб'єктом - працівники, посадові особи й організаційні структури, які відповідають за роботу з кадрами [12, c. 48].

Менеджер з персоналу малого підприємства має бути провідником кадрової та соціальної політики, соціальним лідером колективу, його моральним еталоном, самокритичним, мати високі моральні якості, виражену спрямованість на роботу з людьми і вміти розв'язувати нестандартні управлінські проблеми, які не мають готових рецептів вирішення, вміти виходити з конфліктних ситуацій, масштабно мислити, забезпечувати позитивну самоорганізацію управлінської системи, підтримувати почуття власної гідності кожного працівника, ініціативу й творчий підхід до справи.

Заступник керівника організації з роботи з персоналом або головний менеджер, що відповідає за розвиток людських ресурсів:

– працює як повноправний член команди вищого керівництва організації;

– пропонує концепції та стратегії, які дають можливість створювати, розвивати та постійно регулювати довгострокові програми розвитку людських ресурсів, стежить за їх узгодженістю;

– розподіляє функції між підрозділами й окремими виконавцями;

– поінформований про нинішні та майбутні, внутрішні та зовнішні для організації події та проблеми, що виникають, та розуміє їх потенційний вплив на працівників;

– відстоює перед вищим керівництвом організації найбільш ефективні стратегії використання персоналу.

Кадрова служба несе відповідальність за виконання покладених на неї повноважень.

За порушення трудової й виконавчої дисципліни працівники служби залучаються до відповідальності відповідно до діючого законодавства.

Підстави, види та порядок відповідальності визначаються Конституцією та законами України [13, c.45].

2.4 Особливості співпраці кадрової служби з іншими підрозділами підприємства

Кадрова служба у виробничому середовищі організації взаємодіє з усіма структурними підрозділами.

Наприклад, кадрова служба підприємства спільно з планово-економічним відділом:

1. Розробляє перспективні й поточні плани комплектування підприємства персоналом усіх професій і кваліфікацій;

2. Розраховує потреби в усіх категоріях персоналу з урахуванням змін складу працюючих при впровадженні нової техніки та технологій, механізації та автоматизації виробничих процесів, а також у зв'язку із введенням нових потужностей або підрозділів;

3. складає кошторисно-фінансові розрахунки на організацію прийняття персоналу та молодих спеціалістів;

4. готує розрахунки та пропозиції керівнику щодо плинності персоналу, стану трудової дисципліни;

5. складає розділи звітності для органів статистики про наявність працюючих, плинність персоналу, потребу в ньому;

6. готує пропозиції керівництву щодо коригування всіх згаданих планів у зв'язку із зменшенням або збільшенням обсягів виробництва а також з інших причин.

Разом із відділом організації праці та соціального захисту:

1. вивчає та аналізує втрати робочого часу (хвороба, простої, відпустки з дозволу адміністрації, прогули та ін.), розробляє пропозиції щодо поліпшення умов праці, закріплення персоналу на підприємстві;

2. готує матеріали для керівництва про заохочення, винагороди, стягнення за підсумками роботи за місяць, квартал, рік;

3. організовує дослідження професійного, освітнього, скла­ду працюючих за віком і статтю з метою поліпшення умов та продуктивності праці, удосконалення різних видів робіт з пер­соналом;

4. розробляє форми морального та матеріального стимулю­вання і подає ці пропозиції керівництву підприємства на розгляд [13, c. 165-166];

5. перевіряє стан трудової дисципліни та розробляє заходи щодо її зміцнення;

6. здійснює контроль за станом умов праці на підприємстві.

Спільно з керівниками структурних підрозділів:

1. узгоджує питання прийому, звільнення та переміщення працівників підприємства;

2. готує проекти пропозицій керівництву щодо складу атестаційних та кваліфікаційних комісій, порядку їх роботи, оформлення матеріалів для заохочення, винагород за високі показники у праці;

3. виконує організаційну роботу щодо створення резерву персоналу на висування, вивчення ділових та особистісних властивостей працівників списку резерву;

4. організовує роботу щодо добору молодих працівників для навчання у вищих навчальних закладах;

5. бере активну участь у розробці та здійсненні заходів щодо виховання працівників [8, c. 37-39].

Спільно з бухгалтерією підприємства:

1. Організовує та контролює виконання кошторисно-фінансового плану витрат на всі види робіт з персоналом, документальне оформлення прийому, переведення, відпусток, звільнень.

2. Разом із юрисконсультом організовує та здійснює контроль за дотриманням трудового законодавства, виконання наказів, вказівок і рішень з питань роботи з персоналом.

У зовнішньому середовищі служба кадрів щодо роботи з персоналом взаємодіє з різними державними та недержавними органами.

До державних формувань належать органи з праці та соціальних питань, центри зайнятості населення. Координування діяльності кадрових питань в Україні покладено на міністерство праці і соціальних питань. Воно виконує такі функції в галузі кадрової роботи:

1) визначає реальні потреби у спеціалістах з урахуванням розвитку продуктивних сил і перспективних напрямів науково-технічного прогресу, забезпечує контроль за їх ефективним використанням;

2) забезпечує реалізацію громадянами прав на працю;

3) створює з органами освіти ефективну систему навчання та безперервного підвищення кваліфікації усіх працівників;

4) здійснює методичну роботу з атестації кадрів у галузях народного господарства [4].

Державна служба зайнятості населення:

1) аналізує та прогнозує попит та пропозицію на робочу силу, інформує про стан на ринку праці;

2) здійснює облік вільних робочих місць і громадян, які звертаються з питаннями працевлаштування;

3) консультує з приводу можливостей одержання роботи;

4) надає допомогу громадянам у виборі роботи;

5) організовує професійне навчання, перенавчання, підвищення кваліфікації громадян;

6) надає послуги щодо працевлаштування, професійного орієнтування непрацюючим громадянам та звільненим працівникам;

7) забезпечує реєстрацію безробітних і надає їм допомогу, включаючи виплату грошової допомоги;

8) сприяє підприємствам, об'єднанням, установам у вирішенні проблем щодо забезпечення зайнятості населення.

До громадських формувань належать профспілкові органи. Вони контролюють дотримання адміністрацією підприємств прав громадян у частині їх найму, переведення, звільнення, забезпечення прийнятних умов праці та побуту, надання відпусток, різних пільг і компенсацій та ін [9, c.34-36].

Служби щодо роботи з персоналом інших підприємств, об'єднань і установ здійснюють:

1) прогнозування, визначення перспективної й поточної потреби у персоналі і джерел її задоволення, розробка та реалізація заходів щодо поповнення трудового колективу;

2) планування та регулювання цілеспрямованого просування та професійно-кваліфікаційного зростання персоналу, процесів його вивільнення та перерозподілу;

3) організаційно-методичне забезпечення професійного навчання, підготовка та перепідготовка персоналу, планування цієї роботи з урахуванням потреби виробництва, направлення працівників на навчання до різних навчальних закладів та стажування на провідних підприємствах, навчання керівників різного рівня передовим методам, формам роботи з персоналом [4];

4) вивчення ділових та особистісних властивостей працівників на базі атестування, широкого використання психологічних досліджень, розробка рекомендацій щодо раціонального використання персоналу відповідно до його здібностей, а також переміщення та зарахування до резерву на висування;

5) організація на прийняття на роботу, переведення, звільнення та відпусток особового складу персоналу;

6) оформлення, зберігання та видача трудових книжок, своєчасне занесення до них необхідних;

7) підготовка та видача довідок на запити працівників про дійсну та минулу трудову діяльність, а також відгуків та характеристик на робітників та службовців на запити організацій;

8) підготовка та складання звітності по персоналу;

9) облік військовозобов'язаних;

10) працевлаштування звільнених працівників у випадках, передбачених законодавством;

11) організація роботи щодо професійного орієнтування молоді, адаптація молодих спеціалістів і робітників на підприємстві, розвиток наставництва;

12) розробка заходів щодо поліпшення морально-психологічного клімату у колективі та ін [4].

Служби соціального розвитку виконують такі функції з оптимізації управління персоналом:

- аналіз рівня соціального розвитку трудових колективів;

- соціологічні та соціально-психологічні дослідження на підприємстві;

- вивчення причин плинності персоналу, забезпечення професійного та посадового просування персоналу з урахуванням індивідуально-психологічних особливостей працівників, участь у формуванні резерву керівників;

- розробка та впровадження заходів щодо підвищення задоволеності від роботи, виховання професійної та посадової гідності;

- розробка спеціальних заходів щодо підвищення трудової та виробничої дисципліни, визначення найбільш ефективних форм і методів морального та матеріального стимулювання працівників.

Таким чином, служба управління персоналом застосовує комплексний підхід: інтегрує функції управління на єдиному організаційному ґрунті, використовує різні види, форми та метода роботи, спрямовані на підвищення продуктивності та якості праці [14, c. 45].

Ставка на професіоналізм і компетентність завжди перспективна, бо кадри - це капітал. А реалізація ефективної діяльності кадрової служби в межах роботи підприємства у сфері управління персоналом повинна проводитись у тісній співпраці з вищим керівництвом, профспілковим комітетом та іншими функціональними підрозділами підприємства. Головне завдання кадрових служб має полягати у формуванні такого кадрового складу, який би забезпечив максимальну продуктивність праці в досягненні поставлених загальнокорпоративних цілей.

2.5 Структура, завдання та взаємодія з іншими підрозділами кадрової служби ПП «Надзбруччя хліб»

За організаційно-правовою формою ПП «Надзбруччя хліб» є приватним підприємством, на чолі з генеральним директором.

На даному етапі розвитку ПП «Надзбруччя хліб» є асоційованим членом Тернопільської обласної споживчої спілки і активно використовує мережу збуту ОСС.

Основним видом діяльності підприємства є виробництво х/б виробів.

Стратегію підприємства визначають засновники, а поточне управління здійснює адміністрація (головний інженер, головний технолог, головний бухгалтер, начальник збуту, начальник виробничої лабораторії та ін.. спеціалісти) на чолі з директором. Керівництво в комерційній, виробничій та господарській діяльності теж розподілено, для оптимізації управління.

Кадрова служба у ПП «Надзбруччя хліб» є самостійним структурним підрозділом, створюється і ліквідується за рішенням керівника підприємства. Служба безпосередньо підпорядкована керівникові підприємства.

Кадрову службу очолює керівник кадрової служби. На період відсутності керівника кадрової служби (відпустка, відрядження, хвороба тощо) його обов'язки виконує спеціаліст з кадрів. В структуру відділу кадрів ПП «Надзбруччя хліб» також входять інспектор з кадрів та табельник.

Кадрова служба має свою круглу печатку із зазначенням своєї назви та назви підприємства і штампи, необхідні для роботи.

Всі кадри підприємства поділяються на промислово виробничий персонал (ПВП) і непромисловий персонал (НІШ). До ПВП відносять зайняті в основних і допоміжних підрозділах підприємства, в заводських лабораторіях, працівники охорони. До НІШ належать працівники зайняті у невиробничій сфері підприємства. Є чотири категорії працівників підприємства:

· робітники - 338 чол.

· службовці - 4 чол.

· спеціалісти - 45 чол.

· керівники - 38 чол.

Для того, щоб визначити потреби організації у наборі, навчанні або звільненні персоналу, потрібно спрогнозувати потреби у персоналі на певний період (наприклад рік, оскільки план персоналу найчастіше є складовою частиною річного плану підприємства), спрогнозувати забезпеченість у плановому періоді персоналом для задоволення потреби, визначити розбіжність між потрібними та наявними ресурсами та розробити подолання розбіжності. В цьому полягає процес планування персоналу. Планування персоналу потрібне для:

· оптимізації використання персоналу;

· вдосконалення процесу прийому на роботу;

· організації навчання, підвищення кваліфікації персоналу;

· визначення потреби у звільненні штату;

· створення основи для розвитку інших програм управління персоналом;

На підприємстві ПП «Надзбруччя хліб» встановлений графік роботи:

На виробництві:

- 1 зміна з 00. 00 год - до 8.00 год

- зміна з 8.00 - до 16.00 год

- зміна з 16.00 год - до 00.00 год

З усіма оформленими на роботу робітниками, спеціалістами, учнями, службовцями, практикантами направленими для проходження виробничої практики, проводиться інструктаж по техніці безпеки.

Прийняття на роботу осіб менше за 16 років не допускається. Як виняток за згодою батьків можуть прийнятись на роботу особи, що досягли 15-ти років. Всі робітники обов'язково проходять медичний огляд.

Надурочна робота допускається лише за згодою профспілкового комітету.

Ефективність виробництва в значній мірі залежить від забезпечення його трудовими ресурсами та ефективності їх використання.

На сьогоднішній день ПП «Надзбруччя хліб» середньоспискова чисельність працюючих 620 чоловік (зайнятих 459), з них:

- адміністрація - 62 чоловіки;

- робітники 558 чоловік.

На 2009 рік планується чисельність в кількості 576 чоловік з фондом оплати праці 2060 тис. грн., включаючи доплати за ріст продуктивності праці, ріст об'ємів виробництва, економію матеріальних ресурсів.

На ПП «Надзбруччя хліб» порядок прийняття працівника на роботу такий: працівник повинен подати такі документи: заяву про прийняття на роботу; паспорт або інший документ, що засвідчує особу; трудову книжку, а за її відсутності - довідку з місця проживання про останнє заняття; довідку з фонду зайнятості; медичну довідку про проходження повного медогляду; військовий білет.

Окрім цього можуть запросити в разі прийняття на посаду, виконання якої потребує певної кваліфікації або освіти - документ про освіту, характеристику чи резюме.

Якщо працівник приймається на постійну роботу він в обов'язковому порядку ознайомлюється з колективним договором, йому присвоюють табельний номер, роблять відмітку в трудовій книжці. Якщо працівник приймається на роботу для виконання певної конкретної роботи, з ним укладають трудову угоду. В залежності від виду виконуваної роботи з працівником може укладатись договір про повну матеріальну відповідальність. При оформленні на роботу видається Наказ (розпорядження) про приймання на роботу.

На прийнятого працівника відкривається особова картка, в якій вказуються необхідні анкетні дані і всі зміни по службі. Також працівник, у відділі кадрів, заповнює особистий листок, який містить ширші дані ніж особова картка, так наприклад фотокартка, відомості про знання іноземних мов. Працівник в обов'язковому порядку пише автобіографію довільної форми, власноручно, без помарок і виправлень. На основі заповнених даних документів видається наказ про прийом на роботу, працівнику видається перепустка.

Завдання та взаємодія з іншими підрозділами кадрової служби ПП «Надзбруччя хліб».

Основними завданнями кадрової служби є:

· здійснення заходів щодо добору та розстановки персоналу, вивчення відповідності їхніх ділових і моральних якостей роботі за професією, посадою;

· створення резерву для висування на керівні посади та посади фахівців ключових ділянок управління та виробництва;

· організація роботи з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, проведення атестації керівного складу та спеціалістів підприємства, впровадження сучасних форм роботи з персоналом;

· забезпечення прав, пільг і соціальних гарантій працівників підприємства.

Кадрова служба ПП «Надзбруччя хліб» взаємодіє з іншими структурними підрозділами підприємства з питань:

- отримання: заявок на працівників; пропозицій щодо заохочення працівників; матеріалів щодо застосування до працівників заходів дисциплінарного впливу за порушення трудової дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку; пропозицій щодо графіка відпусток та конкретних дат надання відпусток працівникам відповідно до затвердженого графіка.

- надання: копій наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників; затвердженого графіка відпусток та копій наказів про внесення змін до графіка (якщо такі зміни відбулися); виписок з плану підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.

З бухгалтерією з питань:

- отримання: довідок про заробітну плату для оформлення пенсійних справ; відомостей для складання та видачі довідок працівникам на їхню вимогу про роботу на підприємстві, займану посаду і розмір заробітної плати.

- надання: наказів про прийняття, переведення, звільнення, надання відпусток та заохочення працівників; проектів наказів про прийняття, переведення та звільнення матеріально відповідальних осіб; табеля обліку робочого часу (якщо облік робочого часу є функцією кадрової служби); графіка відпусток (наказів про внесення змін до нього); листків тимчасової непрацездатності до оплати.

РОЗДІЛ 3. ВДОСКОНАЛЕННЯ РОБОТИ КАДРОВИХ СЛУЖБ В СУЧАСНИХ УМОВАХ

3.1 Ефективна роботи кадрової служби

Сьогодні кадрові служби не відповідають новим вимогам кадрової політики. Їхню діяльність обмежується переважно:

- рішенням питань приймання й звільнення працівників,

- оформлення кадрової документації.

- відсутня на підприємств і єдина система роботи з кадрами, передусім система науково обґрунтованого вивчення здібностей і схильностей, професійного і посадового просування працівників у відповідність до їх діловими і особистими якостями.

- структура кадрових служб, якісний склад парламенту й рівень оплати праці їхніх працівників відповідають завданням реалізації активної кадрової політики.

- у країні практично немає підготовка спеціалістів роботи у кадрових службах.

Для ефективнішою роботи кадрової служби необхідно вдосконалити її. Вводячи грамотні зміни у роботу кадрової служби ми заздалегідь прирікаємо своєї організації на успіх, оскільки половина успіху залежить з посади кадрової служби [5, c. 156].

Перебудова діяльності кадрових служб має здійснюватися у таких напрямах:

1) забезпечення комплексного вирішення завдань якісного формування та ефективне використання кадрового потенціалу з урахуванням успішного управління всіма компонентами людського: від трудовий підготовки й профорієнтації молоді до піклування про ветеранів праці;

2) широке впровадження активних методів пошуку це й цілеспрямованої підготовки потрібних підприємствам і працівників.

Основний формою залучення необхідних фахівців і кваліфікованих працівників підприємств мають стати договори з навчальними закладами. Актуальна випереджальна підготовка робітників і спеціалістів освоєння нової техніки і технології в галузях народного господарства, що потребує від кадрових служб вдосконалення планування підготовки кадрів;

3) планомірна роботу з керівними кадрами, з резервом для висування, які мають будуватися на таких організаційних формах, як планування ділової кар'єри, підготовка кандидатів на висування за планами, ротаційні пересування керівників і спеціалістів, навчання спеціальних курсах і стажування на посадах;

4) активізація діяльності кадрових служб над стабілізацією трудових колективів, підвищенню трудовий та соціальній активності працівників з урахуванням вдосконалення соціально-культурних і морально-психологічних стимулів;

5) забезпечення соціальних гарантій трудящих у сфері зайнятості, що потребує від працівників із кадрам дотримання порядку працевлаштування й перепідготовки котрі вивільняються працівників, надання їм встановлених пільг і компенсацій;

6) перехід від переважно адміністративно-командних методів управління кадрами до демократичних формам оцінки, підбору і розстановки, широкої гласності в кадрову роботу [7, c. 98].

Кадрові служби підприємств у сучасних умовах стають органами організаційно-методичного забезпечення виборності і конкурсності, періодичної звітності посадових осіб перед трудовими колективами, що вимагає від працівників із кадрам вміння застосовувати методи психологічного тестування, соціологічні методи вивчення суспільної думки, оцінки досліджуваного кандидата на подання цієї праці колегами, підлеглими та інших.;

7) зміцнення кадрових служб кваліфікованими фахівцями, підвищення його авторитету, у зв'язку з ніж стає актуальним створення з підготовки спеціалістів для кадрових служб, їх перепідготовки і підвищення кваліфікації;

8) відновлення про забезпечення кадрової роботи, і навіть її матеріально-технічної й інформаційної бази.

Доцільно у зв'язку з цим накинути у галузях, і регіонах ті наукові інституції і консультаційні фірми, які розробляти кадрову проблему надавати практичну допомогу кадровим службам.

9) посилення матеріально-технічного і про забезпечення кадрової роботи є підставою нагальним завданням більшість підприємств.

У разі становлення ринкової економіки відкривається принципово новий етап у розвитку кадрових служб з якісно іншими функціями і завданнями.

Необхідно як і пам'ятати, крім успіху самої організації, робота кожного їх відділів тісно пов'язана з кадрової службою, і за поліпшенні умов праці кадрової служби та її внутрішніх структур, ми покращуємо роботу організації у цілому [7, c. 99].

3.2 Удосконалення організації роботи відділу кадрів ПП «Надзбруччя хліб»

Значну частину кадрової роботи на підприємстві ведуть безпосередньо керівники. Саме керівник зобов'язаний організувати роботу кадрових служб по підбору і розміщенню кадрів так, щоб забезпечити виконання задач, що стоять перед підприємством. Крім того, необхідно мати на увазі, що в питаннях призначення чи переміщення працівника, оцінки його ділових якостей завжди активну участь приймає його безпосередній керівник, що припускає компетентність останнього в питаннях кадрової роботи. В обов'язок керівника також входить піклування про розширення компетенції відділів кадрів, підвищенні ролі кадрових служб, удосконаленні їх роботи, підвищенні кваліфікації кадрових працівників.

Головними показниками поліпшення кадрової політики на ПП «Надзбруччя хліб» є більш ефективне використання знань і навичок спеціалістів, а також комп'ютеризація обліку на підприємстві, впровадження сучасних технічних засобів управління.

Становить інтерес практика створення кадрового резерву на деяких підприємствах. На першій стадії формується контингент молодих перспективних працівників, що з ймовірністю, що перевищує 0,5, можуть бути призначені на керівні посади. На другій стадії - з відібраних кандидатів визначають тих, хто має ймовірність стати керівником приблизно 0,9, яких і включають у списки резерву. Даний приклад кадрова служба ПП «Надзбруччя хліб» може використати і у своїй власній роботі.

Доцільно також щорічно заслуховувати кандидатів у резерв на зборах (як вони виконують висловлені на їх адресу побажання, враховують критичні зауваження).

ВИСНОВКИ

Отже, ознайомившись з теоретичною основою, і вивчивши на прикладі ПП «Надзбруччя хліб» основні завдання, функції, структуру, напрями роботи кадрової служби, можна зробити висновок, що кадрова служба на підприємстві є основою всього підприємства.

Кадрова служба - сукупність спеціалізованих структур та підрозділів керівнику установи, котрий і здійснює керівництво своїми підлеглими разом із зайнятими в них посадовими особами, що мають керувати персоналом в рамках кадрової політики. Кадрова служба - «дзеркало організації», «візитна картка підприємства», і від того, як на ньому організовані робота з працівниками, документацій не забезпечення управління кадрами, складається враження і про підприємство, і про його керівника.

Досконала організація кадрового діловодства має велике значення для побудови ефективного управління. Саме в кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, функціональними обов'язками, умовами праці, побуту, відпочинку перспективами професійного зростання.

Кадрова служба у ПП «Надзбруччя хліб» є самостійним структурним підрозділом, створюється і ліквідується за рішенням керівника підприємства. Служба безпосередньо підпорядкована керівникові підприємства.

Головними показниками поліпшення кадрової політики на ПП «Надзбруччя хліб» є більш ефективне використання знань і навичок спеціалістів, а також комп'ютеризація обліку на підприємстві, впровадження сучасних технічних засобів управління.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Господарський кодекс України. 10.01 2003, № 463-ІУ Закони України [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/436-15

2. Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації і обліком кадрів від 18 грудня 2003 року № 341 [Електронний ресур]. -- Режим доступу: http://kadrovik.ua/content/m-zhgaluzev-normativi-chiselnost-prats-vnik-v-zainyatikh-doborom-rozstanovkoyu-p-dvishchenny

3. Національний класифікатор України "Класифікатор професій ДК 003 : 2005" [Текст]. -- К.: Соцінформ, 2010. -- 615 с.

4. Типове положення про кадрову службу органу виконавчої влади від 02.08.1996 №912. [Електронний ресур]. -- Режим доступу: http://lawua.info/jurdata/dir201/dk201781.htm

5. Андрєєва, В.І. Діловодство в кадровій службі: практичний посібник [Текст]. -- М. : ЗАТ «Бізнес-школа« Интел-синтез », 1997. -- 190 с.

6. Виноградський, М.Д. Управління персоналом: навч. посіб. для ВНЗ [Текст] / М. Д. Виноградський, С.В. Бєляєва, А.М. Виноградська та ін. -- К. : ЦНЛ, 2008. -- 504 с.

7. Данюк В.М. Менеджмент персоналу [Текст] : [навч. пос.] / В.М. Данюк, В. М Петюх, С.О. Цимбалюк та ін. -- К. : КНЕУ, 2009. - 398 с.

8. Кадрове діловодство [Текст]: методичний посібник. -- Дніпропетровськ: Баланс-клуб, 1999. -- 112с.

9. Канюк, В.М. Менеджмент персоналу: навчальний посібник [Текст] / В. М. Канюк, В.М. Петюх, С.О. Цимбалюк та ін. За заг. редакцією В.М. Данюка, В.М. Петюха. -- К. : КНЕУ, 2010. -- 398 с.

10. Кірсанова, М.В. Аксенов, Ю.М. Курс діловодства [Текст]: Документаційне забезпечення управління / М.В. Кірсанова. -- М., 2007. -- 278 с.

11. Крушельницька О.В., Мельничук Д.П. Управління персоналом [Текст]: Навчальний посібник / О.В. Крушельницька. -- К., «Кондор». -- 2003. -- 296 с.

12. Мурашко М. Менеджмент персоналу [Текст]: Навч.-прак. пос. / Микола Мурашко,. -- 2-ге вид., стереотип.. -- К.: Знання, 2010. -- 311с.

13. Савельєва В. Управління персоналом: навчальний посібник [Текст] / Валерія Савельєва, Олексій Єськов, ; М-во освіти і науки України. -- К. : Професіонал, 2005. - 335 с.

14. Палеха, Ю.І. Кадрове діловодство [Текст]: навч. посібник (зі зразками сучасних ділових паперів) / Юрій Палеха . -- 5-те вид., доп. -- К. : Ліра-К. -- 2009. -- 476 с.

15. Палеха Ю.І., Кудін В.О. Культура управління та підприємництва [Текст]: Навчально-методичний посібник. -- К. : МАУП, 1998. -- 96с.

16. Швецова-Водка Г.М. Документознавство [Текст]: навч. посіб. / Г.М. Швецова-Водка К. : Знання, 2007. -- 398 с.

Размещено на Allbest.ru