Информационные процессы в управлении организацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема 1. Информационные процессы в управлении организацией

1.1 Информация, данные, знания

Наиболее часто термин «информация» употребляется в его исходном значении (от латинского слова informatio) - это сведения, сообщения о каком-либо событии, деятельности и так далее. При этом в различных областях знаний могут вводиться разные определения этого понятия.

Объединяющим (по крайней мере, с философской точки зрения) определением является следующее: «Информация - это отраженное разнообразие» (А. Д. Урсул). Разнообразие и отражение в развивающемся материальном мире неразрывно связаны и взаимно определяют друг друга: чем выше внутреннее разнообразие системы, тем более адекватно отражение ею внешнего мира. Чем выше возможности отражения (восприятия и понимания взаимодействия с окружающей средой), тем больше у системы возможностей адаптироваться - развиваться и увеличивать свое разнообразие (принцип необходимого разнообразия).

Остановимся на понятии «данные», которое, например, вводится следующим образом: «Мы живем в материальном мире. Все, что нас окружает, и с чем мы сталкиваемся, относится либо к физическим телам, либо к физическим полям. Все объекты находятся в состоянии непрерывного движения и изменения, которое сопровождается обменом энергией и ее переходом из одной формы в другую. Все виды энергообмена сопровождаются появлением сигналов. При взаимодействии сигналов с физическими телами в последних возникают определенные изменения свойств - это явление называется регистрацией сигналов. Такие изменения можно наблюдать, измерять или фиксировать теми или иными способами - при этом возникают и регистрируются новые сигналы, то есть образуются данные».

Это определение принимает первичность и объективность существования данных, в том числе - независимость от субъекта их использующего. Но если существование данных не зависит от того, будут ли они когда-либо использованы или нет, эффективность функционирования многих процессов (имеющих контур управления) зависит от данных. Например, данные, используемые для изменения поведения процесса на основе построения прогноза (то есть факты, характеризующие предшествующие состояния), позволят оптимизировать получение конечного результата, и будут уже выступать в роли управляющей информации. Роль и характер используемых данных в целом отражены на обобщенной схеме управляемого функционального процесса.

Обобщенная схема функционального процесса, управляемого данными

Переходя к рассмотрению роли понятия «информация» в человеко-машинных комплексах, используемых в когнитивных, социальных и производственных системах, необходимо более полно определить понятие «знания».

Понятие «знания» может быть определено следующим образом: «Научное знание - вся совокупность сведений, являющаяся результатом отражения материальной и нематериальной действительности в человеческом сознании» (Урсул А. Д.).

С другой стороны, утверждается, что «научно-техническая информация - это задокументированное научное знание, введенное в оборот, участвующее в функционировании и развитии общества» (Муранивский Т. В.). То есть, знание, являющееся достоянием чьего-либо сознания и не получившее «толчка» для циркулирования в обществе, не может рассматриваться как информация.

Основываясь на этом, можно констатировать условность превращения знания в информацию и информации в знание. Информация выступает как форма знания, отчужденная от его носителя (сознания субъекта), и обобществляющая его для всеобщего использования: информация - это динамическая форма существования знания, обеспечивающая его распространение и действенность (применение). Получая информацию, пользователь превращает ее путем интеллектуального усвоения (информационно-когнитивного процесса) в свои новые личностные знания, то есть происходит воссоздание знаний на основе информации.

Соответственно можно сказать, что на начальном этапе знания - это данные, актуализированные субъектом, особенностью которых является то, что они не могут быть использованы без участия самого субъекта.

Результаты решения задач (обычно, «субъективизированного»), обобщения в виде законов, теорий, совокупностей взглядов и представлений, выступающие как истинная, проверенная информация, отчужденные от субъекта их сформировавших, образуют обобществленные знания. Представленные обычно в форме документов и сообщений, они, в свою очередь, могут рассматриваться как объективно существующие данные.

Функциональное соотношение этих понятий иллюстрируется схемой, где когнитивный процесс рассматривается как неотъемлемая составляющая любого созидательного, как творческого, так и производственного процесса, предполагающего возможность прогнозирования и управления.



Соотношение понятий «информация», «данные», «знания»

Станут ли данные информацией, зависит от того, известен ли метод преобразования (отражения) данных в новые или уже известные понятия. То есть, чтобы извлечь информацию из данных, необходимо иметь метод получения информации, адекватный форме представления данных. Причем необходимо учитывать тот факт, что информация не является статичным объектом - она динамична и существует только в момент взаимодействия данных и методов. Можно сказать, что все прочее время она пребывает в «потенциальном» состоянии и представлена как данные.

1.2 Информационные системы и технологии

Информационная система управления -- совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д.

Информационные системы управления позволяют

* повышать степень обоснованности принимаемых решений:

счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

* обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

* добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

* согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

* за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.

Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:

* уровень в системе государственного управления;

* область функционирования экономического объекта;

* виды процессов управления;

* степень автоматизации информационных процессов.



1.3 Роль информационных систем в управлении бизнесом

Взаимодействие информационных технологий и бизнеса проявляется в следующем:

1) ИТ-технологии повышают эффективность и конкурентоспособность практически любого бизнеса;

2) в настоящее время весь бизнес перемещается в Интернет, поэтому любой компании надо иметь стратегию для новой реальности;

3) если у компании нет подобной стратегии -- у неё нет будущего.

Информационные технологии как инструмент повышения эффективности основного бизнеса необходимо использовать продуманно и взвешенно. Положительный эффект достигается лишь в том случае, если у руководства компании существует ясное представление о целях будущих действий. То есть, если появляется инструмент, способный приносить пользу бизнесу, необходимо предвидеть на несколько шагов вперед, как будет развиваться сам бизнес и как необходимо развивать применение ИТ-технологии для поддержания успешной реализации бизнес-стратегии. Иначе, этот весьма мощный инструмент, к тому же дорогой и сложный в использовании, пользы бизнесу, к сожалению, не принесет, а средства на ИТ будут потрачены зря.

1.4 Эволюция информационных систем

Эволюция информационных систем, связанная с характером развития технических средств обработки информации и достоинств информационных систем:

1-й этап (до конца 60-х годов) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

2-й этап (до конца 70-х годов) связывается с распространением ЭВМ серии 1ВМ/360. Проблема этого этапа - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств. 1-й и 2-й этапы характеризуются довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая - плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались информационные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы - создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

3-й этап (с начала 80-х годов) - компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные системы - средством поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде. Изменился подход к созданию информационных систем - ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для 1-го этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

4-й этап (с начала 90-х годов) -.создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем. Этот этап связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие информационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

· выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;

· организация доступа к стратегической информации;

· организация защиты и безопасности информации

1.5 Типы информационных систем, их классификация в организационном управлении.

В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные ИС, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении.

ИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.

Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятельность предприятий и организаций различного типа. К ним относятся автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.

По видам процессов управления ИС делятся на: ИC управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика и т. д.). ИC управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе ИС управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.

Наибольшее распространение получили ИС организационного управления, которые предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая .наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто различные информационные системы понимаются именно в этом толковании. К этому классу ИС относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными экономическими объектами -- предприятиями сферы обслуживания. Основными функциями таких систем являются оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических и организационных задач.

Интегрированные ИC предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функционирования экономического объекта: начиная от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции, анализа эксплуатации изделия.

Корпоративные ХХС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и т. д.

ИC научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

Обучающие ХХС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации ботников различных отраслей экономики.

По степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на:

Ручные информационные системы, которые характеризуются отсутствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным методикам.

Автоматизированные информационные системы -- человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.

Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

бизнес инжиниринг документооборот информация



1.6 Основные тенденции развития информационных систем и технологий

Научно-технический прогресс, увеличив производительность труда, заставил человека трудиться еще интенсивнее, но уже головой, а не руками, как было в период индустриализации. Но, рационально использовать компьютеры может только тот, кто хорошо знает предметную область, в которой он специализируется.

Информационно - коммуникационные технологии (ИКТ) быстро развиваются, охватывают все новые и новые сферы деятельности человека и проникают в самые неожиданные области (например, компьютер как сиделка рядом с больным). Появляются новые архитектуры для построения инфраструктуры не только распределенных информационных ресурсов, но и распределенных вычислений. То есть на смену персональных приложений и использования мощностей одного компьютера идут технологии, позволяющие использовать все соединенные в глобальную сеть вычислительные мощности, внешние устройства (средства связи, датчики, микропроцессоры и т.п.). Одновременно с этим появляются новые методы доступа к информации и знаниям в любое время, в любом месте, с любого устройства, по любому информационному ресурсу.

При этом растет сложность систем, которая становится преградой для дальнейшего развития, и здесь нужны новые подходы, например, мониторинг вычислительных и информационных ресурсов, на основе которого можно:

· создавать механизмы управления этими ресурсами;

· расширить сферы стандартизации протоколов, форматов обмена данными на основе открытых систем;

· создавать кросс - платформенные приложения; интегрировать данные и приложения;

· упрощать развертывание систем за счет сокрытия внутренних деталей аппаратного и программного обеспечения.

Сети, коммуникационные системы и прочие электронные средства взаимодействия нужны для обеспечения связи между людьми, а не между компьютерами. Следовательно, и оценивать их необходимо в первую очередь с этой точки зрения, а не только с технологической. Средства взаимодействия с компьютером должны рассматриваются в категориях выгод и затрат, причем не только стартовых или текущих, но и долгосрочных. Разумеется, средства взаимодействия должны быть удобны для пользователей и должны приносить им реальную пользу, но также необходимо, чтобы они были выгодны организации. ИТ- служба должны выработать ясную идею относительно роли, которую играют в жизни предприятия ИТ, и вкладе их бизнес.

Однако польза далеко не всегда бывает очевидна. Во-первых, потому, что поставщики инструментальных средств склонны превозносить выгоды от своих решений, умалчивая о затратах, ограничениях и проблемах при их развертывании и использовании. Во-вторых, поставщики нередко предлагают приобрести новые функциональные возможности, потратив большие суммы денег, тогда как те же (или почти те же) нужные предприятию функции можно было бы реализовать с гораздо меньшими затратами, применив иные технологии. В-третьих, современные технологии нередко окупаются лишь тогда, когда предприятия используют широкий спектр заложенных функций, а не только те возможности, что находятся на поверхности. Наконец, в-четвертых, чтобы новые технологии заработали эффективно, зачастую бывает необходимо изменить жизнь организации, а это всегда сопряжено с большими организационными проблемами внедрения, обучения, использования инструментальных средств.

Web-серверы появились, когда стало понятно, что стоимость передачи данных по телекоммуникационным сетям стала приемлемой. Web-сервисы могут предложить более дешевую модель обработки данных, в которой, при прочих равных условиях, объем передачи данных оказывался намного меньше, так как передаются только результаты расчетов, а не исходные данные. Мобильная и беспроводная работа, Интернет - доступ позволили повысить качество обслуживания клиентов, обеспечить преимущества над конкурентами.

Организации внедряют на предприятиях приложения, поддерживающие беспроводную связь(GPRS, SMS, Wi-Fi, др.). Наиболее привлекательным приложением на базе беспроводной связи остается электронная почта. Уже используются WAP-телефоны для рассылки сводок погоды в результате ЛПР могут быстро получить необходимую информацию о состоянии среды.

Развитие сервисно-ориентированной архитектуры позволит начать разработку системы на основе массового строительства программных приложений.

Переход от web - сайтов и порталов к сетевому или информированному сообществу. С помощью Web можно создать систему, сулящую невиданные темпы увеличения производительности труда и вовлекающую в процесс проектирования сотни людей. Идет переход в эру массовой разработки программных средств на основе «блочного строительства».

Окружающая нас среда станет более управляемой благодаря внедренным в нее датчикам, силовым приводам и зачастую незаметным компьютерным системам, размещенным в бытовых приборах и встроенных системах, в комнатах, транспортных средствах и даже в наших телах.

1.7 Информационно-телекоммуникационные технологии

Информационно-телекоммуникационные технологии - совокупность методов и средств передачи различной информации.

Назначение и материальная основа

Информационно-телекоммуникационные технологии предназначены для развития интегрированной телекоммуникационной системы Курской области, как составной части телекоммуникационной системы России на основе технических средств, обладающих повышенной пропускной способностью, надежностью, помехозащищенностью, автоматизированным управлением.

Материальную основу этих технологий составят наземные, спутниковые, сотовые и волоконно-оптические линии связи.

Область применения

Информационно-телекоммуникационные системы используются в различных отраслях народного хозяйства и сферах социальной деятельности для обмена информацией, включая телефонную сеть общего пользования, специальную и правительственную связь, электронную почту, телетекст, телефакс, доступ к удаленным базам данных, межмашинную связь, интеграцию национальной сети связи с мировой, а также телекоммуникационное обеспечение задач мониторинга экологической и дорожно-транспортной обстановки.

Особенно важное значение информационная инфраструктура имеет для управления экономикой в связи с необходимостью оперативного реагирования на изменения ситуации в производственной и финансовой областях.

1.8 Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений

Организации различных типов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияли факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.

Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой.

1. Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям -- инвесторам, налоговым службам и т. д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.

2. Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высоко агрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3. Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высоко детализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.

4. Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.

Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Каждый из этих уровней требует определенной информационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. 1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегического уровня управления являются:

* определение системы приоритетов развития организации;

* оценка перспективных направлений развития организации;

* выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.

В соответствии с этими направлениями информационная технология обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы

и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу. Особенностями информационной технологии контура долгосрочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организации с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

* особенности развития рыночных отношений в стране;

* возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

* потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

* перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг).

Учет перечисленных факторов в модели функционирования информационной технологии базируется преимущественно на использовании внешней для деятельности организации информации. Таким образом ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки внешней информации.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующемся на использовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

2. Тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:

* обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;

* создание потенциала для развития организации;

* создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.

Для принятия тактических решений информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического, плана. Обычно такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).

Тактический уровень принятия решения средним управленческим звеном используется для мониторинга (постоянного слежения), контроля, решений и администрирования. Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, принятие тактических управленческих решений и т. д.

Для поддержки принятия тактического решения в информационной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений и т. д.

3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:

* получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

* регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;

* выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений.

1.9 Основные профессиональные компетенции в области информационных систем управления бизнесом

Ориентированы на решение следующих задач: организация и управление процессами жизненного цикла ИТ-инфраструктуры предприятия, эффективное использование ИТ-инфраструктуры в контексте целей и задач предприятия, стратегическое планирование развития информационных технологий управления предприятием. В том числе, решаемые задачи включают: управление разработкой электронных регламентов деятельности предприятия и его ИТ-инфраструктуры, разработка стратегии оптимизации затрат на обслуживание и развитие ИТ-инфраструктуры, оценка затрат на обслуживание и развитие ИТ-инфраструктуры предприятия, анализ соответствия бизнес-процессов и ИТ-инфрастуктуры стратегиям и целям предприятия, анализ и моделирование архитектуры информационных систем предприятий, выбор методологии и инструментальных средств для проектирования и разработки корпоративных информационных систем и их отдельных компонент, интеграция приложений, анализ и распространение инноваций в области технологий.

Указанные профессиональные компетенции формируются посредством освоения теоретического материала, участия в интенсивных тренингах, ведения проектной деятельности, участия в проведении научно-исследовательких работ, международных конференциях, стажировках в ИТ-компаниях и на производственных предприятиях.

Проводятся научно-исследовательские разработки в следующих направлениях: формальные теории и практико-ориентированные методики управления жизненным циклом проектов информационных технологий; методологии проектирования, анализа и моделирования (SADT, UML, BPML, RUP, EUP, Agile, MSF); системный анализ и теория координации в приложении к управлению технологическими процессами; экономика информационных технологий и систем (совокупная стоимость владения ИТ, методики повышения эффективности инвестиций в технологии).



Тема 2. Методологические аспекты информатизации в управленческой деятельности

2.1 Методика постановки управленческих задач

Декомпозиция ИС на отдельные относительно обособленные с точки зрения практических приложений части позволяет осуществить модульный принцип построения ИТ. При этом единичный структурно-функциональный элемент ИС рассматривается как задача. Такой подход обеспечивает разработчику возможность распараллелить отдельные работы в ходе написания, отладки и внедрения некоторых программных модулей, входящих в ИТ. Главная проблема здесь -- учесть все возможные взаимосвязи между задачами и построить на их основе полную и непротиворечивую информационную модель управленческой деятельности организации.

Носители (документы) исходной инфо-носители (документы) результатной формации информации Состав задачи для постановки единичного структурно-функционального элемента ИС

В общем виде постановка задачи состоит из четырех принципиально важных компонентов:

1) организационно-экономической схемы и ее описания;

2) свода применяемых математических моделей;

3) описания вычислительных алгоритмов;

4) концепции построения информационной модели системы.

Постановка каждой отдельной задачи документально оформляется в виде соответствующего определенного раздела технорабочего проекта и занимает значительную часть общего времени оригинального, т.е. ориентированного на конкретные условия и нестандартные решения, проектирования ИТ. Так, разработка организационно-экономической схемы предполагает конкретизацию основных характеристик задачи: формулировки стратегической цели и обоснования критериев оптимизации; содержания отдельных этапов выполняемых практиками работ для решения данной проблемы и места осуществляющих эти работы подразделений; технологии документооборота; направления трудозатрат; структуры управления и назначения каждого управленческого звена; вычисления ресурсных и временных ограничений по видам и т.п. Для построения таких схем необходимо воспользоваться информацией, предоставляемой исполнителем работ, включаемой в ТЭО и в техническое задание, разработать методики расчета показателей, основываясь на результатах получения сведений и изучения методики выполнения процедур и решения задач управления.

2.2 Методы и модели формирования управленческих решений

Процессы принятия решений лежат в основе любой целенаправленной деятельности в экономике, политике, технике, социальной сфере. Научным обслуживанием этих процессов, т.е. изучением и развитием методов принятия решений, первоначально занималась такая научная дисциплина, как «Исследование операций». Со временем практика управления потребовала вовлечения в процесс принятия решений не только формальных методов, но и качественных факторов. К последним относятся знания специалистов, которые невозможно формализовать. Это прежде всего опыт, интуиция, приверженность к тем или иным взглядам на методы управления лица, принимающего решение (ЛПР). Отсюда появилось новое комплексное научное направление «Системы поддержки принятия решений», которое использует не только формальные методы дисциплины «Исследование операций», но и достижения в области новых информационных технологий и искусственного интеллекта. В числе последних особенно важными являются интеллектуальные системы, способные к воспроизведению таких антропоморфных (человеческих) свойств, как опыт и интуиция, а также имитации убеждений, желаний, замыслов и обязательств.

Конечный продукт работы любого менеджера -- это решения и действия. Принятое им решение ведет либо к преуспеванию предприятия, либо к неудачам. Принятие решения -- это всегда выбор определенного направления деятельности из нескольких возможных.

Так как процесс управления любой организацией в экономике реализуется исключительно посредством формирования и реализации управленческих решений, поэтому остановимся на типах решений, которые имеют различные характеристики и требуют различных источников данных. На рис. 2.2 показана взаимосвязь типов решений и целей, преследуемых руководством различных уровней.

Оперативные решения -- периодические: одна и та же задача возникает периодически. В результате процесс принятия решения становится относительно рутинным и почти безпроблемным. Параметры (характеристики) хозяйственных процессов, используемые в ходе принятия решения, определены, их оценка известна с высокой точностью, а взаимосвязь параметров с принимаемым решением понятна. Например, работники отдела поставок, осуществляющие поддержку на определенном уровне бесперебойности производства, проверяют соответствие запасов выполнению заказов, договорам и потребностям предприятия и изменяют предыдущее количество заказов, если количество товаров на складе снизилось.

Принятие оперативных решений ведет к вполне ожидаемым и прогнозируемым результатам. Например, если товары заказаны на склад, т.е. высокая вероятность их пополнения. Оперативные решения являются краткосрочными. Допущенная ошибка в объеме заказа высоко оборачиваемого материала, который был быстро использован, может быть исправлена без серьезных потерь, влияющих на прибыль.



2.3 Информационные системы и технологии как инструмент формирования управленческих решений

Организации различных типов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иногоуправленческого решения.

Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

1. Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям -- инвесторам, налоговым службам и т. д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.

2. Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высокоагрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3. Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высокодетализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.

4. Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.

Основными функциями управленческого аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней среде и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планированию ее деятельности.

Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

2.4 Методические и организационные принципы создания ИС и ИТ

В проектировании ИС управленческой деятельности используются системотехнические подходы, главными из которых являются:

- кибернетический подход, предполагающий постановку цели функционирования управленческой деятельности объекта, моделирование структуры и динамики развития рыночных процессов, установление наличия прямых и обратных информационных связей, декомпозиции систем и модулей;

- открытость и возможность совершенствования всего комплекса и каждого компонента в отдельности;

- внутренняя непротиворечивость системы как на уровне данных, так и уровне управляющих процедур;

- минимизация бумажного документооборота;

- обеспечение эффективности функционирования всей системы;

- рационализация технологических цепочек за счет внедрения стандартизированных модулей.

Согласно приведенным подходам формируются основный принципы создания ИС и ИТ управления. Первый из них -- системность и логичность построения обеспечивающих и функциональных элементов ИС. Выбор операционной системы и программного обеспечения зависит от набора и конкретной постановки реальных экономических задач, решаемых менеджерами предприятия или фирмы. Процесс проектирования ИС подчиняется общей цели, на достижение которой и направлена постановка включенных в нее задач. Поскольку цели предприятия, фирмы, любой организации могут меняться в зависимости от реальной ситуации, то цель проектирования должна носить адаптационный характер и соответствовать стратегическому направлению управленческой деятельности конкретного экономического объекта.

Второй принцип проектирования ИС -- широкое применение экономико-математических методов и стандартных программ прогнозно статистического характера. Задачи управления производственной, финансовой деятельностью организации в большинстве своем ставятся как аналитические, оптимизационные или как задачи планирования. Поэтому и методы их решения относятся к соответствующим разделам математики.

Третий принцип предполагает декомпозицию системы на ряд комплексов (модулей) задач, каждый из которых моделирует определенную сферу управленческой деятельности.

Четвертый принцип -- использование новых методов и включение вновь созданных программных модулей в систему автоматизации управленческих работ. Проектирование ИС должно изначально базироваться на модульных принципах, а компьютерная реализация -- допускать расширение за счет совершенствования структуры программного обеспечения.

Пятый -- это принцип адаптации всех элементов и системы в целом. Он должен полностью пронизывать идеологию построения ИС управления от анализа задач, технико-экономических показателей и их группировок в модули до формулирования целей. Наиболее важной причиной такой направленности реализации ИС управления является необходимость отражения в ее моделях реальных производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций, а также возможной переориентации на производство новых изделий, выпуск новых товаров, расширение предоставляемых услуг, переход на новые принципы ведения управленческой деятельности. Однако имеются и технологические причины, связанные с возможной сменой методик расчетов экономических показателей, расположением реквизитов в первичных и результатных документах, изменением регламента представления данных.

Концепция, лежащая в основе разработки ИТ управления, также не должна противоречить указанным пяти принципам. Вместе с тем к ним добавляются объективные и субъективные требования пользователей. Прежде всего нужно отметить выбор технического обеспечения, который зависит не столько от применяемого системного программного комплекса, сколько от нужд практики.

Например, создавая ИС управления логистическими операциями для использования на уровне складского хозяйства предприятия, разработчики должны позаботиться о совместимости компьютерного обеспечения с применяемыми техническими средствами для измерения и взвешивания поступающих материальных ресурсов, регистрации их поступления и перемещения (электронные весы и измерительная аппаратура, мерная тара, устройства для считывания штрих-кодов, устройства регистрации и т. п.).

В информационном плане должны обеспечиваться обмен сведениями между этими устройствами, а также посредством системы передачи данных их связь с базой данных для последующей возможности решения функциональных задач. На этапе проектирования необходимо максимально использовать полученную с их помощью информацию для выработки результатных сведений, формирования необходимой документации и принятия управленческих решений.

Кроме того, разработчик должен беспокоиться об удобстве работы пользователя в процессе эксплуатации создаваемой системы.

Главным условием, выдвигаемым обычно заказчиком, является полное отсутствие или хотя бы приемлемый небольшой объем ручного ввода данных. Важно также правильно организовать человеко-машинный диалог в процессе выполнения программ, а в результате их работы желательно получить ответ в удобной и понятной для пользователя форме. Реализация такого рода требований обеспечивается как раз на этапе проектирования ИС и ИТ. Немаловажным требованием является предоставление заказчику полного проекта нового варианта ИТ, который представляет собой документально оформленное описание технологических решений по разработке и эксплуатации системы.

Наконец, необходимо затронуть организационные вопросы построения ИС и ИТ в управленческой деятельности. Наиболее приемлемый вариант структуризации подобной системы базируется на применении АРМ и сетевых принципов функционирования. Система АРМ (автоматизированных рабочих мест), основу которых составляет комплекс персональных ЭВМ, построенный по иерархическому принципу, должна охватывать все уровни управления и функционировать как единая вычислительная сеть. Соответственно принятой архитектуре должен быть организован процесс управления предприятием, фирмой, любой организацией, базирующейся на новой информационной системе и технологии. На нижнем уровне системы управления должны располагаться рабочие места исполнителей конкретных производственных и хозяйственных операций, которое обеспечивают в режиме реального времени сбор и регистрацию информации, на среднем уровне -- АРМ менеджеров и специалистов, обеспечивающих оперативное руководство и решение необходимых функциональных задач текущего контроля и планирования, на высшем -- АРМ руководителей. Проектируется аналогичный путь прохождения информационных потоков в процессе функционирования всей системы: по нисходящей линии -- информация директивного характера, по восходящей -- учетно-отчетные и аналитические данные.

Использование распределенной технологии обработки и хранения данных позволяет реализовать также территориальный принцип управления, причем расстояние между подразделениями не имеет значения, поэтому такая организация может служить основой для создания не только крупных холдингов, корпораций, но и транснациональных компаний (ТНК). Децентрализация процесса обработки данных дает возможность оптимизировать портфельную структуру ресурсов и вложений, финансовые потоки и управление в целом. В итоге будут повышены гибкость, адаптивность и эффективность функционирования всей сложной многоуровневой структуры организации, всей совокупности ее элементов и их взаимосвязей.

Организационно-технический комплекс составляет вторую часть проектируемой системы и непосредственно связан с созданием автоматизированной информационной технологии. В ее обязанности входят не только информационно-накопительные функции, но и передаточные, интерфейсные, а также функции представления данных на этапе вывода результатов. Основа реализации автоматизированной ИТ -- архитектура системы управления базами данных. В настоящее время традиционно насчитываются три типа моделей представления данных: сетевая, иерархическая и реляционная. Однако сравнительно недавно появились постреляционные СУБД, которые считаются перспективой на ближайшее будущее. Примером может служить СУБД Universe, разработанная в среде ОС Unix фирмой V Mark Software Inc. Таким образом, можно сказать, что ИТ играет роль ядра автоматизированной информационной системы управления в любом экономическом объекте.

2.5 Роль пользователя в создании ИС и постановке задач управления

Предъявляемые к ИС и ИТ управления высокие потребительские требования в части функционального наполнения и технологического исполнения предполагают обязательное участие заказчика (пользователя системы) в процессе создания, внедрения и эксплуатации системы. Особенно необходимым представляется соблюдение условий предоставления заказчиком, всей необходимой информации, касающейся предварительных исследований, связанных с построением бизнес-процессов решаемых задач, на стадии предпроектного обследования организации, предприятия, фирмы. Однако этим участие заказчика не ограничивается. Отношения сотрудничества предполагают непосредственное его участие в процессе постановки задач на каждом рабочем месте исполнителя.

Прежде чем разрабатывать математическую модель и блок-схемы программ, специалисты-проектировщики с заказчиком должны прийти к однозначному согласию по вопросам состава и стоимости оборудования, на котором будет реализовываться система; необходимого и достаточного объема информации, который придется обрабатывать в процессе эксплуатации системы; требуемого количества и профессионального состава служащих и специалистов; способов представления входных и результатных данных, содержания накапливаемой в базе данных информации, а также состава и числа ее носителей; объема финансовых, трудовых и материальных затрат, необходимых для бесперебойного и эффективного функционирования системы.

Одновременно уже на стадии проектирования происходят обучение и психологическая подготовка персонала фирмы к работе в условиях автоматизации. Технология обработки информации и должностные инструкции участников технологического процесса разрабатываются и утверждаются на этапе рабочего проектирования, при этом их содержание и формы представления обязательно обсуждаются с пользователями.

Конкретизация задач и описание предметной технологии в основном должны лечь на плечи заказчика. Постановщики задач -- пользователи -- разрабатывают информационную модель, раскрывающую последовательность обработки данных, и структуру взаимосвязи между ними. Необходимую конфигурацию компьютерной сети проектировщики определяют, ориентируясь на потребности этой модели.

Наиболее важным моментом в постановке управленческих задач следует назвать целеполагание, которое должно быть выполнено на первом этапе проектирования системы. Декомпозиция целей в структуре управления микроэкономическими объектами является основанием для распределения функций между различными рабочими местами.

От специалистов организации-заказчика зависит, в каком виде будет выдаваться результат по каждой задаче: как набор информации рекомендательного характера, как описание возможных альтернатив решения задачи либо, в случае принятия того или иного решения, как сценарий возможных ситуаций. Например, в экспертных системах вырабатываются решения без непосредственного участия пользователя-менеджера. По сути дела такие системы аккумулируют в виде базы знаний, управленческий опыт многих профессионалов-менеджеров. Недостатками таких систем можно назвать их сложность и дороговизну.