Любое предприятие является сложным организмом, который состоит из большого числа разнородных объектов и процессов, имеющих собственные управляющие органы. Для согласования функционирования всего предприятия необходима общая многоуровневая система управления. В практике менеджмента принято выделять три основных уровня управления (иерархии управленческой деятельности): стратегический, тактический, операционный. Управленческая пирамида, отражающая уровни возрастания власти, ответственности и динамику принятия решений, показана на рисунке 1.

Рисунок 1 - Управленческая пирамида предприятия

Каждый из «этажей» управления характеризуется собственным набором функций, уровнем компетентности и ответственности и нуждается в соответствующей информационной поддержке. Это находит отражение в том, что информационные системы общего назначения включают в себя локальные управленческие подсистемы соответствующего уровня. Следует сразу выделить две составляющие успеха в информационной деятельности на всех уровнях управления ? организационную и технологическую.

Уровни управления определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. Необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора. Уровни принятия решений на предприятии представлены на рисунке 2.

Современные информационные технологии при поиске ответов на поставленные вопросы позволяют аналитику формулировать и решать задачи нижеследующих классов.

Рисунок 2 - Уровни принятия решений на предприятии

Аналитические ? вычисление заданных показателей и статистических характеристик бизнес-деятельности на основе ретроспективной информации из баз данных.

Визуализация данных ? наглядное графическое и табличное представление имеющейся информации.

Извлечение (добыча) знаний (Data Mining) ? определение взаимосвязей и взаимозависимостей бизнес-процессов на основе существующей информации. К данному классу можно отнести задачи проверки статистических гипотез, кластеризации, нахождения ассоциаций и временных шаблонов. Например, путем анализа экономических и финансовых показателей деятельности компаний, которые затем обанкротились, банк может выявить некоторые стереотипы, которые можно будет учесть при оценке степени риска кредитования.

Имитационные ? проведение на ЭВМ экспериментов с формализованными (математическими) моделями, описывающими поведение сложных систем в течение заданного или формируемого интервала времени. Задачи этого класса применяются для анализа возможных последствий принятия того или иного управленческого решения (анализ «что, если?…»).

Синтез управления ? используется для определения допустимых управляющих воздействий, обеспечивающих достижение заданной цели. Задачи этого типа применяются для оценки достижимости намеченных целей, определения множества возможных управляющих воздействий, приводящих к нужному результату.

Оптимизационные ? основаны на интеграции имитационных, управленческих, оптимизационных и статистических методов моделирования и прогнозирования. Вместе с постановкой задачи синтеза управления позволяют выбрать на множестве возможных управлений те из них, которые обеспечивают наиболее эффективное (с точки зрения определенного критерия) продвижение к поставленной цели [19, c. 209].

В настоящее время автоматизированные информационные системы следует рассматривать как неотъемлемую часть инфраструктуры бизнеса. В странах с развитой экономикой они применяются как инструмент решения всего комплекса задач управления предприятием, в числе которых:

- планирование производственной деятельности;

- управление закупками, запасами и продажами;

- управление финансами;

- управление персоналом;

- управление затратами;

- управление проектами;

- проектирование продукции и технологических процессов [19, c. 211].

При планировании производственной деятельности информационные системы управления предприятием (сокращенно - ИСУП) обеспечивают поддержку решения задач составления производственных планов различного уровня ? от стратегических (рассчитанных на несколько лет) до оперативных (охватывающих несколько дней) и проверки возможности исполнения планов при имеющихся производственных мощностях, трудовых и иных видах ресурсов, что позволяет существенно повысить обоснованность принимаемых планов. При этом степень детализации планов различного уровня может быть различна: от семейства продукции при решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций при оперативном управлении производством.

Подготавливаемая ИСУП информация создает условия для повышения эффективности использования товарно-материальных ценностей. Это обеспечивается за счет решения задач составления и контроля исполнения планов закупки товарно-материальных ценностей строго в соответствии с потребностями производства и сбыта продукции (товаров, услуг), благодаря чему становится возможной оптимизация объема и структуры складских запасов, снижается риск остановки производства из-за отсутствия необходимых материалов и комплектующих.

ИСУП позволяют более эффективно управлять финансовыми ресурсами предприятия. Это обеспечивается, прежде всего, за счет поддержки решения задач составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия и составления прогнозов движения денежных средств, позволяющих вовремя предвидеть сроки возможного наступления так называемых разрывов ликвидности, когда имеющихся денежных средств недостаточно для уплаты срочных долгов [19, c. 225].

При решении задач управления персоналом ИСУП поддерживают не только основные функции кадрового учета: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, учет рабочего времени и расчет заработной платы, но и позволяют планировать повышение квалификации и карьерный рост персонала, эффективно отслеживать условия применения различных форм материального и морального стимулирования.

ИСУП позволяют более эффективно управлять затратами предприятия. Это обеспечивается за счет максимальной детализации учета всех затрат предприятия и существенного повышения оперативности калькуляции себестоимости готовой продукции и услуг. Благодаря этому обеспечиваются условия для совершенствования системы норм и нормативов, оптимизации системы цен и ассортиментной политики предприятия.

Современная деятельность предприятия все чаще рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет. Эти функции также могут быть существенно усовершенствованы при использовании ИСУП.

Благодаря применению ИСУП функции проектирования продукции и технологических процессов могут быть увязаны с решением других задач управления предприятием. ИСУП позволяют вести информацию о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, спецификации требований клиентов к разрабатываемой продукции, точно оценивать затраты, необходимые для ее выпуска [19, c. 227].

Перечисленные возможности доступны только в том случае, когда все подсистемы ИСУП интегрированы, а соответствующее программное обеспечение поддерживает современные компьютерно-ориентированные технологии управления, увязывающие в одно целое решение всей совокупности задач планирования, учета и анализа. В противном случае достигается лишь частичный эффект от использования компьютерных систем. Поэтому в странах с развитой экономикой стремятся осуществить комплексную автоматизацию всей системы организационно-экономического управления. Это сложная задача, которая требует больших затрат.

Опыт внедрения комплексных систем автоматизации управления на предприятиях показывает, что их применение очень быстро дает отдачу только за счет сокращения непроизводительных затрат и ускорения оборачиваемости активов.

Налаженный на основе применения современных информационных технологий учет позволяет существенно уменьшить злоупотребления персонала. Компьютерная система делает информацию о всех хозяйственных операциях предприятия централизованной и оперативно доступной всем заинтересованным в ней лицам в рамках разграничения имеющихся у них прав доступа. Это позволяет отслеживать не только простые хищения, но и более завуалированные махинации.

Эффект внедрения компьютерных систем только в части минимизации потерь может быть очень весомым. И чем крупнее фирма, тем он значительнее не только в абсолютном, но и в относительном выражении.

Существенной экономии оборотных средств можно достичь за счет сокращения страховых запасов товарно-материальных ценностей. Для решения этой задачи необходим налаженный оперативный учет и точное планирование закупок строго под нужды производственно-сбытовой программы.

Первым шагом к рациональному управлению запасами является организация оперативного учета и анализа объема и структуры складских запасов. Для этого ИСУП, помимо решения задач учета товаров в обороте, должна обеспечивать формирование сведений об оборачиваемости товаров и производственных запасов. При постоянном мониторинге этих данных можно своевременно выявлять те виды товаров в обороте, которые подолгу лежат без движения или запасы которых превышают нормативный уровень. Опыт внедрения систем автоматизации показывает, что только использование подобного рода отчетов позволяет быстро решить проблему сверхнормативных запасов и осуществлять эффективную закупочную политику.

Второе направление совершенствования управления запасами состоит в тонкой оптимизации согласования планов закупочной, производственной и сбытовой деятельности. Современные компьютерно-ориентированные технологии управления позволяют составлять план закупок, исходя из имеющихся заказов покупателей, производственных планов и прогнозируемых продаж с учетом уровня запасов, имеющихся в наличии, и уже размещенных у поставщиков заказов. Соответствующее программное обеспечение базируется на перспективном календарном планировании и выдает рекомендации по изменению сроков и объемов закупок и поставок для их соответствия изначально заложенным в план графикам. При этом система обеспечивает гибкий пересмотр планов в случае возникновения новых или пересмотра старых заказов, позволяя автоматически корректировать сроки и объемы закупок. Это позволяет оптимально планировать закупки, эффективно расходовать оборотные средства. При широкой номенклатуре выпускаемой продукции, используемого сырья и комплектующих без использования компьютерных систем и ведения централизованной информационной базы эффективно решать эти задачи практически невозможно.

Одной из основных болевых точек управления на большинстве производственных предприятий является проблема дебиторской задолженности, вызванной неплатежами покупателей. Поэтому часто создание ИСУП начинается с автоматизации решения задач аналитического учета и анализа состояния взаиморасчетов с покупателями и заказчиками. В результате уже на начальном этапе внедрения компьютерной системы создаются нормальные условия для анализа структуры и динамики изменения дебиторской задолженности предприятия. Это проявляется в возможности классификации дебиторов по различным критериям: величине задолженности, степени платежеспособности, географическому и отраслевому признакам, видам проданных товаров, предоставленных услуг и т.д. [19, c. 231]

Благодаря развитому аналитическому учету и хранению детализированной информации в базе данных за различные периоды, открывается возможность отслеживания динамики изменения дебиторской задолженности по отдельным предприятиям, их группам, выделенным по региональному и / или отраслевому признакам, в разрезе видов продукции и услуг, каналов сбыта и т.д. Соответствующие данные могут послужить основой для выработки решений по организации взаимоотношений с конкретными клиентами.

Снижение издержек и ускорение оборачиваемости активов, достигаемые за счет развертывания ИСУП часто позволяют окупить вложения в информационные технологии уже в первые месяцы их промышленной эксплуатации. Это позволяет рассматривать системы комплексной автоматизации управления как одно из наиболее эффективных направлений инвестирования.

Информация является одним из важнейших факторов производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Современная ИСУП в идеале должна интегрировать все информационные потоки предприятия, обеспечивая персонал всей информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Для этого программные средства, обеспечивающие решение задач планирования, маркетинга, управления производством, логистики, управления персоналом, составления и контроля исполнения бюджетов, бухгалтерского учёта, анализа хозяйственной деятельности предприятия и др. должны быть объединены в единый комплекс. Для реализации принципов процессно-ориентированного управления ИСУП должна обеспечивать взаимоувязку работы на всех уровнях управления: от высшего руководства до функциональных служб и отдельных исполнителей. Таким образом, ИСУП следует рассматривать как целостную систему, а не просто как комплекс АРМ, предназначенных для решения отдельных задач [19, c. 235].

В современных условиях автоматизацию системы управления предприятием следует рассматривать в том числе и как средство обеспечения взаимодействия экономической и технологической составляющих бизнес-процессов.

Для реализации этой цели основой ИСУП должна быть единая компьютерная сеть компании, обеспечивающая обмен данными между всеми пунктами ввода, обработки, накопления и потребления информации. При этом должен обеспечиваться не только ввод данных с клавиатуры («вручную»), но и возможность их переноса в автоматическом режиме от устройств, подключенных к компьютерной сети. В частности, от программно-аппаратных комплексов управления технологическими процессами. Единая компьютерная сеть предприятия и функционирующая на ее основе ИСУП должны обеспечивать взаимодействие с набирающими все большую популярность мобильными устройствами (карманными компьютерами, интеллектуальными мобильными телефонами и т.д.), с помощью которых находящиеся в отъезде сотрудники могут получать оперативный доступ к необходимым данным компании через Интернет или беспроводные сети [19, c. 241].

Помимо решения функциональных задач управления и обеспечения системой коммуникаций сотрудников предприятия, ИСУП должна выступать интегратором в связях с внешней средой: партнёрами, поставщиками и потребителями. Для этого ИСУП должна поддерживать функции обмена электронными документами с контрагентами и банками, а также аудиторией сети Интернет. В частности, необходима поддержка средств взаимодействия с системами электронной торговли между предприятиями ? B2B (business-to-business) и между предприятием и частными лицами ? потребителями его продукции ? B2C (business-to-customers).

Таким образом, в идеале ИСУП должна рассматриваться как инфраструктура всей деятельности предприятия.

ИСУП должна поддерживать решение задач стратегического, тактического и оперативного управления предприятием, обеспечивать реализацию требований рассмотренных ранее компьютерно-ориентированных технологий управления. Однако поддержка последних обеспечивает только решение задач тактического и оперативного управления. Для возможности решения задач стратегического управления в ИСУП должны быть включены интеллектуальные системы поддержки принятия решений.

Исходя из вышеуказанного, можно выделить следующие основные требования к ИСУП.

1) Автоматизация трудоёмких работ накопления и обработки всей совокупности актуальных для предприятия данных, характеризующих собственную деятельность и внешнюю среду.

2) Увязка применяемых предприятием интеллектуальных технических средств в рамках единой компьютерной сети.

3) Обеспечение передовыми средствами коммуникаций персонала предприятия, партнеров и контрагентов в целях оперативного обмена информацией.

4) Поддержка современных компьютерно-ориентированных технологий управления для решения задач эффективного управления всей совокупностью ресурсов предприятия.

5) Управление логикой исполнения основных бизнес-процессов.

6) Поддержка решения задач на всех уровнях управления предприятием.

В соответствии с перечисленными требованиями можно выделить основные принципы, на которых должна строиться ИСУП.

Интеллектуальность. Возможность обеспечить не только накопление и обработку данных, но и решение задач поддержки принятия решений по управлению предприятием [25, c. 261].

Комплексность. Комплексный, системный подход к решению всей совокупности задач управления предприятием [25, c. 261].

Интегрированность. Объединение всех программно-аппаратных средств предприятия в единую компьютерную сеть ? центр системы коммуникаций [25, c. 261].

Единство информационного пространства. Увязка в единое целое всех информационных ресурсов предприятия и обеспечение доступа к ним всем конечным пользователям в рамках предоставленных им прав. При этом должен быть реализован принцип однократного ввода данных в месте их возникновения и многократного использования в последующем [25, c. 262].

Оперативность. Своевременная фиксация всех происходящих на предприятии фактов хозяйственной деятельности и внешних событий, влияющих на принятие решений, и автоматизированная обработка этих данных в сроки, адекватные срочности реагирования на фиксируемые события [25, c. 262].

Аналитичность. Возможность применения разнообразного математического и аналитического аппарата для выявления в накопленных данных скрытой информации [25, c. 262].

Модульность. Возможность поэтапного создания и внедрения ИСУП и разделение функций накопления и обработки данных между различными подразделениями, нуждающимися в различных средствах автоматизации [25, c. 262].

Масштабируемость. Возможность развития системы без изменения основополагающих принципов функционирования по мере роста масштабов деятельности предприятия, в результате слияний и объединений компаний, развития новых направлений бизнеса [25, c. 262].

Открытость. Способность взаимодействовать с программно-аппаратными средствами, уже используемыми или планируемыми к внедрению на предприятии. Соответствие общепринятым стандартам, протоколам и спецификациям, поддержка распространённых форматов обмена данными и т.д. в целях обеспечения возможности наращивать функционал системы за счет присоединения к ней дополнительных компонент [25, c. 263].

Доступность. Возможность взаимодействия с конечными пользователями непосредственно на их рабочих местах или при удаленном доступе посредством мобильных устройств, удобный и понятный интерфейс ввода исходных данных, настройки параметров управления автоматически выполняемыми расчетами и формами представления выходной информации.

Адаптивность. Наличие развитого механизма настроек обеспечивающего изменения в логике функционирования системы в соответствии с изменениями в законодательстве и подходах к управлению предприятием [25, c. 263].

В соответствии с функциональной организацией системы управления предприятием в ИСУП можно выделить подсистемы:

? управления персоналом;

? управления финансами;

? бухгалтерского учета;

? логистики;

? управления производством;

? управления взаимоотношениями с клиентами;

? информационного обслуживания высшего руководства.

Подсистема управления персоналом предназначена для автоматизации решения задач учета и анализа кадрового состава предприятия, оценки эффективности работы сотрудников, планирования их профессионального и карьерного роста, потребностей в специалистах разного профиля, а также выполнения вычислительных процедур, связанных с расчетом оплаты труда персонала предприятия [28, c. 354].

Подсистема управления финансами должна обеспечивать автоматизацию решения задач учета денежных средств, финансового менеджмента, предоставлять набор средств для составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия, ведения платежного календаря и осуществления финансового анализа [28, c. 355].

Подсистема бухгалтерского учета предназначена для автоматизации решения задач ведения бухгалтерского учета и составления регламентированной отчетности. Помимо этого здесь должно осуществляться решение тех задач управленческого учета, которые не охвачены средствами других подсистем ИСУП. Для холдингов здесь должно обеспечиваться также решение задач составления консолидированной отчетности, а для предприятий с иностранным участием ? составление отчетности по международным стандартам [28, c. 356].

Подсистема логистики призвана автоматизировать решение задач управления коммерческой деятельностью предприятия: ведение данных о договорах, планирование и учет закупок и сбыта товарно-материальных ценностей, предоставления услуг, учета расчетов с контрагентами, ведения складского учета.

Подсистема управления производством предназначена для автоматизации решения задач производственного планирования и учета: ведения формализованного описания спецификаций производимой продукции и технологий ее изготовления, объемно-календарного и оперативного планирования производства, учета движения материальных ценностей в производстве и трудозатрат, контроля выполнения заказов. Помимо этого на подсистему возлагается поддержка решения задач формирования плана обеспечения производственных подразделений материалами и комплектующими, формирование заказов на закупку материальных ценностей, графиков ремонта и обслуживания оборудования, планирования и учета расхода ресурсов на выполнение ремонтных работ [28, c. 357].

Подсистема управления взаимоотношениями с клиентами призвана обслуживать сотрудников отделов сбыта, технической поддержки, маркетинга, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами, ответственны за регистрацию контактов с клиентами, продаж, исполнение сделок и договоров на гарантийное и абонентское обслуживание. Основными функциями подсистемы являются: накопление и анализ информации о контактах с клиентами, контроль исполнения сделок, анализ эффективности сделок и маркетинговых компаний по разным критериям [28, c. 357].

Подсистема информационного обслуживания высшего руководства предназначена для формирования и предоставления топ-менеджерам сводной информации о деятельности предприятия. Она должна обеспечивать руководителей средствами мониторинга оперативной деятельности предприятия по выбранным ими показателям в любых интересующих их разрезах, включать средства анализа данных, прогнозирования тенденций развития и моделирования последствий принятия альтернативных управленческих решений [28, c. 359].

Представленное деление функций между подсистемами ИСУП является достаточно условным. Так, например, ряд учетных функций подсистемы управления финансами может быть реализован подсистемами бухгалтерского учета и логистики. В ряде случаев некоторые задачи, отнесенные к подсистеме управления взаимоотношениями с клиентами (например, контроль исполнения сделок), могут быть отнесены к задачам подсистемы логистики. Конкретное разделение задач между подсистемами ИСУП определяется организационной структурой системы управления предприятием и используемым программным обеспечением.

Помимо функциональных подсистем, рассчитанных на конечных пользователей, АИС УП должна включать набор сервисных средств, обеспечивающих администрирование базы данных, обмен данными с удаленными подразделениями и внешними информационными системами. В частности, ИСУП должна включать средства, обеспечивающие обмен данными с банками, обслуживающими предприятие, средства экспорта-импорта документов из информационных систем партнеров, клиентов и поставщиков, защиты базы данных от несанкционированного доступа, создания резервных копий данных, конфигурирования рабочих мест, настройки маршрутов перемещения электронных документов между рабочими местами и т.д.

Таким образом, управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Информационный процесс управления реализуется путем выполнения строго регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.

2. Анализ эффективности использования информационных технологий в управлении ОАО «Стройтрест №3»