Размещено на http://www.allbest.ru/

Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова

Филиал МГУ в городе Севастополе

Факультет "Экономики и управления"

Отделение "Управление"

Кафедра управления

КУРСОВАЯ РАБОТА

"Сбор и анализ информации как фактор эффективного управления"

Выполнил: Лебедев Павел Николаевич

студента 3 курса

Проверил: научный руководитель - старший преподаватель, к. э. н.

Голуб Н.Н.

Севастополь

2015 г.

Содержание

• Введение
• Глава I. Сущность и понятие управленческой информации
• 1.1 Система управленческой информации
• 1.2 Этапы коммуникации
• 1.3 Классификация информации
• Глава II. Методы сбора и анализа управленческой информации
• 2.1 Сущность и виды маркетингового исследования
• 2.2 Информационный менеджмент
• 2.3 Особенности методов сбора и анализа информации в гос. органах РФ
• Глава III. Повышение эффективности управления на основе исследования информации
• 3.1 Функционирование коммуникационной структуры
• 3.2 Перемещение коммуникативных потоков
• 3.3 Поисковые системы в удовлетворении отраслевых информационных потребностей
• Заключение
• Список использованных источников и литературы

Введение

Роль информации в организации управления играет колоссальную роль, поэтому изучение коммуникации остается насущной проблемой. Очевидно, что роль информации во всех сферах деятельности человека в условиях глобализации постоянно растет, это связано с социально-экономическим развитием стран, появлением инновационных достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. При научно-технической революции информация стала выдвигаться как главный фактор производственного процесса. Для эффективной работы современной техники информационный процесс является необходим условием, для повышения качества рабочей силы, а так же, как предпосылка успешной организации непосредственно самого процесса производства.

Информация это самый необходимый ресурс, который требуется управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, и всем сотрудникам организации. Если руководство будет опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, то организация потерпит крушение. Необходимо своевременно получать и обрабатывать все поступающую информацию, которая помогает решать возникающие проблемные вопросы. На сегодняшний день информация выступает как один из первостепенных ресурсов, значение, которого наравне с материальными, сырьевыми и другими ресурсами. Использование информации играет одну из первых ролей в управлении трудовыми ресурсами. Информационный ресурсы в отличии от большинства других, является всегда пополняемый и расширяемый ресурсом. Так же информация используется многократно и перерабатывается как коллективом, так и индивидуальными работниками.

Понятие менеджмент появилось в XX веке, поэтому менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Руководитель 50-90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

Актуальность выбранной мною темы курсовой работы "Сбор и анализ информации как фактор эффективного управления" связана с тем, что Россия идет по пути преобразования, создания социально ориентированной рыночной экономики, построения подлинно демократического государства и гражданского общества. В любое время для руководителей важно реально оценивать структуру своей организации её возможности преимущества, недостатки и принять меры по повышению эффективности в способах управления.

Предметом изучения является информационные барьеры при развитии организации

Объектом изучения выступает способы поднятия эффективности за счет правильно организованной коммуникативности.

Целью курсовой работы является изучение структуры и функционирования коммуникаций организаций её содержание и основные понятия, проанализировать коммуникационную структуру организации и изучить политику государства (РФ) в этом вопросе.

Задачи курсовой работы изучить:

сущность и понятие управленческой информации;

методы сбора управленческой информации;

способы обработки управленческой информации;

влияние на эффективность работы организации

Курсовая работа состоит из трех глав, введения и заключения.

Анализ современной экономической ситуации показывает, что организации представляют собой достаточно разнообразную и противоречивую совокупность ее представителей, деятельность которых различается по критерию причастности, во-первых, к финансовым и материальным ресурсам, во-вторых, к управленческой, организаторской и исполнительской работе, в-третьих, к определенной форме собственности и, наконец, к различным видам профессий, отражающих степень их соответствия требованиям информационной и технологической реорганизации.

коммуникационный поток информация управление

Глава I. Сущность и понятие управленческой информации

Информация представляет собой множество сообщений, сведений, материалов, данных, которые определяют количество потенциального капитала знаний менеджера о тех процессах или явлениях, которые происходят в компаниях.

Информация считается актуальной в том случае если, менеджер может уменьшить неопределенность каких-либо событий.

Информация в менеджменте - совокупность требуемых, воспринимаемых и осознанных данных, которые необходимы, для того чтобы анализировать происходящие события и ситуации, информация дает возможность применить комплексный подход для оценки причин возникновения и развития проблемных ситуаций. Информация позволяет определить альтернативы для принятия управленческих решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, а так же возможность осуществлять полноценный контроль за его выполнением. Можно сделать вывод, что информация это неотъемлемая часть для соединения и последующего органического срастания всех процессов.

1.1 Система управленческой информации

В Российской Федерации часто заменяют понятие "Информационное обеспечение", на "коммуникацию". Коммуникация - представляет собой обмен информацией, на основе которого руководство получает данные, для того чтобы иметь возможность принимать эффективные решения, и доводить принятые решения до работников фирмы. Так же можно сказать, что коммуникация это сложный процесс, который состоит из последовательных, взаимосвязанных шагов. Каждый шаг необходим, для донесения мысли последующему лицу в цепочке обмена информацией. Каждый шаг, представляет из себя определенный пункт, при допущение ошибки даже на самом маленьком шаге может быть утрачен весь смысл передаваемой информации. Чаще всего руководитель в среднем тратит на коммуникации 50-90% всего времени. [1]

Существую несколько видов коммуникаций, среди них выделяю несколько основных:

Во-первых, это коммуникации, которые осуществляются между организацией и внешней средой. В современном мире ни какая организация не может существовать изолированно, а только во взаимодействии со своей внешней средой. Поэтому способы и характер коммуникации каждой организации зависят от того, какие факторы внешней среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации;

Во-вторых, горизонтальные коммуникации - коммуникации, которые происходят между равнозначными отделами;

В-третьих, вертикальные коммуникации это коммуникации, которые происходят между отделами разного уровня. Например: между руководителями различных уровней, между руководителем и подчиненными, между руководителем и рабочей группой. Такие коммуникации бывают нисходящими (с высших уровней управления на низшие) и восходящими (от низшего уровня управления к высшему);

В-четвертых, неформальные коммуникации - Это канал при котором источником является так называемые слухи (например, сокращение рабочих, наказание за опоздание, повышение или понижение по службе). По каналам распространения слухов информация передается быстрее и часто она оказывается верной.

Главными базовыми элементами в процессе обмена информацией можно выделить:

1. Отправитель - это то лицо, которое генерирует идеи или собирает информацию и передают ее.

Сообщение - И есть та информация, которая закодированная с помощью символов.

Канал - это непосредственно средство передачи информации.

Получатель - лицо, для которого предназначена информация и которое расшифровывает ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Задача отправителя и получателя состоит в том, чтобы составить сообщение и отправить по таким каналам, чтобы информация не получила искажения и главная идея была понята.

В российской практике информация о необходимости решить какую-то проблему поступает обычно снизу вверх, после чего вырабатывается решение и спускается обратно вниз. Здесь важна скорость, с которой проходит информация по всей цепочке. Скорость же зависит от степени бюрократизированности управления, точнее, от степени оптимизации бюрократических процедур. [2]

Рассмотрим стадии прохождения информации вниз. Так, глава некой фирмы информирует о своих решениях директоров магазинов, которые передают информацию подчиненным. В аудиторской фирме эта цепочка может быть намного длиннее: генеральный директор связывается со своим заместителем по общему аудиту, тот решает, кому из ведущих аудиторов поручить дело, и уже потом информация доходит до исполнителя. Процесс тормозится еще и из-за того, что с ростом компании в ней увеличивается число документов (распоряжения, как правило, излагаются на бумаге). В некоторых фирмах принято вывешивать общие приказы на досках объявлений - значит, приплюсовываем сюда время, затраченное на перепечатку приказа секретаршей.

1.2 Этапы коммуникации

Выделяют следующие взаимосвязанные этапы коммуникации:

зарождение идеи - отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи;

кодирование и выбор канала - прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будем менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом; [3]

передача - доставка (физическая передача) сообщения получателю;

декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя. Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

При осуществлении коммуникаций важно учитывать два основных момента:

1. обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который играет роль получателя;

2. шум - то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла.

Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии. Эта проблема усложняется тем, что информация продолжает теряться и искажаться в процессе коммуникации, что существенно снижает качество управленческого решения.

1.3 Классификация информации

Существует следующая классификация информации:

1) по объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

3) по форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;

4) по изменчивости во времени - условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);

5) по способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

6) по режиму передачи - в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

7) по назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

8) по стадии жизненного цикла объекта - по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания;

9) по отношению объекта управления к субъекту - между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации. [4]

Идея классификации информации используется при ее кодировании.

Основные требования к качеству информации:

своевременность;

достоверность (с определенной вероятностью);

достаточность;

надежность (с определенной степенью риска);

комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);

адресность;

правовая корректность информации;

многократность использования;

высокая скорость сбора, обработки и передачи;

возможность кодирования;

актуальность информации.

Глава II. Методы сбора и анализа управленческой информации

В современном мире глобализации, когда на первое место выходят рыночные отношения, актуальным является изучение таких дисциплин, как маркетинг и менеджмент. В связи с этим в рамках темы "Сбор и анализ как фактор эффективного управления", рассматриваются маркетинговые исследования, значение информации для менеджмента, а так же особенности управление информации в РФ.

2.1 Сущность и виды маркетингового исследования

Под маркетинговым исследованием в современной научной традиции понимают процесс поиска, сбора, обработки данных и подготовки информации, необходимой для принятия оперативных и стратегических решений в сфере предпринимательства.

Таким образом, данный процесс подразумевает под собой поэтапную работу по проведению маркетинговых исследований:

1. Разработка концепции исследования.

2. Поиск и сбор информации.

3. Обработка данных.

4. Подготовка итоговой аналитической записки (отчета).

Одним из наиболее сложных этапов любого маркетингового исследования являются поиск и сбор информации по проблеме исследования. В зависимости от используемых источников информации исследования делятся на:

1. Кабинетные.

2. Полевые.

Полевые и кабинетные исследования дополняют друг друга, решая свой конкретный круг вопросов.

Под кабинетным исследованием понимают поиск, сбор и анализ уже существующей вторичной информации. Вторичная информация - это данные, полученные ранее для целей, отличающихся от решаемых в текущем периоде. Главными преимуществами работы с вторичной информацией являются: низкая стоимость работ, так как не требуется сбор новых данных; оперативность сбора информации; наличие ряда источников информации; релятивная подлинность информации из независимых источников; возможность предварительного анализа проблемы. [5] Безусловным несовершенством работы с вторичной информацией являются: неоднократное несоответствие вторичных данных с целями исследования из-за общего характера данных; информация весьма часто оказывается неактуальной; методология и инструменты, с помощью которых собраны данные, могут не отвечать целям исследования. В итоге, кабинетное исследование должно дополнятся единовременным проведением аналитических опросов для получения полноценной информации, в целях создания объективной картины.

Под полевым исследованием понимают поиск, сбор и обработку данных специально для конкретного маркетингового анализа. Каждое полевое исследование опирается на первоисточник, то есть на оперативно полученных данных для решения конкретной исследуемой проблемы. Главные преимущества первичной информации: данные собираются в чётком соответствии с конкретными целями исследовательской задачи; методология сбора данных строго контролируется. Основным недостатком сбора полевой информации являются основательные затраты материальных и трудовых ресурсов.

Методы сбора полевой (первичной) информации делятся на:

1. Количественные.

2. Качественные.

Практическая реализация маркетинговых исследований требует комплексного подхода - совокупности использования количественных и качественных методов.

Под количественными исследованиями понимается главный инструмент получения нужной информации для планирования и принятия решений в тех случаях, когда необходимые прогнозы, касательно поведения потребителей, уже совершены. В основе методики количественных исследований используются математические и статистические модели, позволяющие в результате иметь не гипотезы, а точные числовые значения необходимых показателей. На основе результатов количественных исследований рассчитывают требуемые объемы производства, рентабельность, ценовую политику, параметры продукта, поиск свободных ниш на рынка и т.п. Главное преимущество количественных исследований состоит в том, что они уменьшают риск принятия ошибочных решений и выбора некорректных параметров при создании плана. Количественные исследования являются максимально эффективным способом численной оценки:

1. Ёмкости рынка и структуры предложения и спроса.

2. Объемов продаж операторов рынка.

3. Перспектив развития продукта.

4. Эффективности различных направлений деятельности компаний по поддержке и продвижению продукта.

5. Направлений развития продуктового портфеля и отдельных его составляющих.

6. Эффективности рекламной деятельности.

7. Эффективности работы дистрибьюторской сети.

8. Реакции потребителей на возможные маркетинговые действия производителя. [6]

Качественные исследования в отличие от количественных фокусируются не на статистических измерениях, а опираются на понимание, объяснение и интерпретацию данных, полученных опытным путём, а также являются источником формирования прогнозов и продуктивных идей. В качественных исследованиях широко используются проективные и стимулирующие техники - неструктурированные, недирективные способы задавать вопросы, которые помогают исследователю раскрыть мотивы, верования, установки, отношения, предпочтения, ценности, степень удовлетворенности, проблемы респондентов относительно продуктов или брендов. Проективные техники способствуют преодолению таких трудностей коммуникации, как вербализация чувств и отношений, а также выявлению скрытых мотивов, неявных установок, вытесняемых чувств. Наибольшее применение качественные исследования находят при изучении:

1. Моделей потребления, покупательского поведения и факторов, определяющих выбор.

2. Отношения к продуктам, брендам и компаниям.

3. Степени удовлетворенности существующими продуктами.

4. Покупательских намерений.

Качественные исследования также применяются при разработке новых продуктов, где эти исследования позволяют:

понять, существует ли на исследуемом рынке ниша для нового продукта;

выявить отношение к новым продуктам (или концепциям продуктов).

Использование качественных исследований на этапе стратегической разработки концепции бренда обеспечивают возможность:

1. Генерации комплекса идей относительно концепции позиционирования бренда.

2. Оценки концепции бренда.

3. Генерации идеи относительно креативного воплощения стратегических концепций.

4. Оценки элементов маркетинговой коммуникации. [7]

Качественная методологии применяется также для проведения диагностических исследования. Восприятие продукта и рекламы потребителями меняется со временем. Качественные исследования в данных ситуациях помогают определить уровень, направление и характер изменений восприятия бренда и рекламы с учётом прошедшего времени.

Более того, качественная методология может быть использована при проведении тактических исследований для выбора наиболее успешного варианта исполнения рекламы, упаковки, логотипа. Для тестирования могут быть предложены альтернативные варианты визуальных, текстовых и прочих элементов конкретного исполнения уже созданной рекламы, упаковки.

Несмотря на огромное количество разнообразных исследовательских методик и техник, общая схема мероприятий, реализуемых в рамках рыночных исследований, достаточно проста и понятна. Основными источниками получения маркетинговой информации являются:

1) Интервью и опросы;

a) Письменный

b) Устные

i) Формальные

ii) Неформальные

2) Регистрация (наблюдение);

3) Эксперимент;

4) Панель;

5) Экспертная оценка.

a) Дельфи-метод

b) Метод мозговой атаки

c) Синектика [8]

Интервью (опрос) - выяснение позиции людей или получение от них справки по какому-либо вопросу. Опрос - это наиболее распространенная и важнейшая форма сбора данных в маркетинге. Приблизительно 90% исследований используют этот метод. Опрос может быть устным (личным) или письменным. Личные интервью могут быть формализованные и неформализованные.

Наблюдение (регистрация) представляет собой форму маркетинговых исследований, с помощью которых осуществляется систематическое, планомерное изучение поведения того или иного объекта или субъекта. Наблюдение, в отличие от опроса не зависит от готовности наблюдаемого объекта сообщать информацию. Наблюдение - это процесс открытого или скрытого от наблюдаемого сбора и регистрации событий или особых моментов, связанных с поведением изучаемого объекта. Предметом наблюдений могут быть свойства и поведение индивидуумов; перемещение вещей, товаров и т.п. Недостатком наблюдений является невозможность выявления мнений, представлений, знаний людей. Поэтому на практике наблюдения обычно используются совместно с другими методами исследований.

Эксперимент - это исследование влияния одного фактора на другой при одновременном контроле посторонних факторов. Эксперименты подразделяются на лабораторные, проходящие в искусственной обстановке (тест продукта), и полевые, протекающие в реальных условиях (тест рынка). Основными недостатками, данного метода являются значительная стоимость и длительность проведения, что существенно ограничивает применение этого метода в практических исследованиях.

Панель - это повторяющийся сбор данных у одной группы опрашиваемых через равные промежутки времени. Таким образом, панель - это вид непрерывной выборки. Она позволяет зафиксировать изменения наблюдаемых величин, характеристик. Панельный опрос используют при изучении мнений потребителей определенной группы за какой-либо промежуток времени, когда определяются их потребности, привычки, вкусы, рекламации. Недостатками использования панелей являются: "смертность" панели, проявляющаяся в постепенном отказе участников от сотрудничества или переходе в другую потребительскую категорию, и "эффект панели", заключающийся в сознательном или бессознательном изменении образа поведения участников, находящихся под длительным контролем.

Экспертная оценка - это оценка исследуемых процессов квалифицированными специалистами - экспертами. Подобная оценка особенно необходима, когда невозможно получит неопосредованную информацию о каком-либо процессе или явлении. На практике для проведения экспертных оценок чаще всего применяют дельфи-метод, метод мозговой атаки и метод синектики.

Дельфи-метод - форма опроса экспертов, при которой их анонимные ответы собираются в течении нескольких туров и через ознакомление с промежуточными результатами получают групповую оценку исследуемого процесса. [8]

Метод мозговой атаки заключается в неконтролируемой генерации и спонтанном переплетении идей участниками группового обсуждения проблемы. На этой базе возникают цепочки ассоциаций, которые могут привести к неожиданному решению проблемы.

Синектика считается методом с высоким творческим потенциалом. Идея метода заключается в постепенном отчуждении исходной проблемы путем построения аналогий с другими областями знаний. После многоступенчатых аналогий производится быстрый возврат к исходной задаче.

2.2 Информационный менеджмент

Управление каким-либо видом деятельности, в настоящее время, невозможно без анализа большого объема информации.

В управлении не обходимо в полной мере, использовать объективную, своевременную полную и информацию, которая собирается, обрабатывается, и распространяется с помощью технических средств и современных научных методов. Необходимо не только располагать точной и своевременной и информацией, но уметь анализировать ее, делать нужные выводы и воплощать в управленческих решениях результаты этих выводов. Отсюда очевидно, что наличие информационной составляющей необходимо в управлении, так как она представляет собой основу всего управленческого процесса.

В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени. Информация является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую и их взаимодействие невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой процесса управления. Большое разнообразие информации, используемой на практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов [10].

Классификация информации преследует разнообразные цели:

· развитие системного и комплексного подхода к управлению;

· совершенствование технологии управленческой деятельности;

· совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;

· поиски путей повышения эффективности управления.

К качеству информации предъявляются определенные требования:

Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

Необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона.

Достоверность информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;

Уместность и своевременность информации - способность повлиять на принятие решения пользователем. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной. Требование более раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами, (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи, экспертная обработка массивов информации и т.п.). С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практического интереса.

Источники информации:

Внешняя управленческая информация

К внешней среде относятся экономические и политические субъекты, действующие за пределами организации и отношения с ними. В субъекты внешней среды включаются следующие категории: конкуренты. поставщики товаров и услуг, посредники, государственные органы и клиенты. Виды отношений: технологические, социальные, политические, экономические [11].

Внутренняя управленческая информация.

Совокупность структурных подразделений, работающих в фирме сотрудников, технологических, социальных, экономических отношений между ними формирует внутреннюю среду организации. Внутренняя информация отражает достаточно полно и точно финансово-хозяйственное положение предприятия, но она является полностью конфиденциальной и не может выступать на рынке информационных продуктов и услуг в качестве товара.

Наличие определенных сведений о требуемом качестве информации, соответствующих принципах учета соответствующих категорий является необходимым для получения правильной и качественной информации в области управленческого учета. Таким образом на предприятии формируется методика ведения учета. очевидно, что от избранной методики ведения учета на предприятии для потребностей управленческого учета зависит выбор наиболее эффективного источника информации.

Если необходимо получить информацию о мнениях и точках зрения различных людей используются следующие методы сбора менеджерской информации:

а) качественные методы сбора информации. Качественные исследования включают сбор, анализ и интерпретацию данных путем наблюдения за тем, что люди делают и говорят [12].

Наблюдение в менеджерских исследованияx представляет собой метод сбора первичной управленческой информации об изучаемом объекте путем наблюдения за выбранными группами людей, действиями и ситуациями. Наблюдение в управленческом исследовании может быть направлено на достижение различных целей. Оно может быть использовано как источник информации для построения гипотез, служить для проверки данных, полученных другими методами, с его помощью можно извлечь дополнительные сведения об изучаемом объекте. Наблюдение является весьма трудоемким методом. Оформление итогов наблюдений занимает порой в два раза больше времени, чем само наблюдение. По характеру окружающей обстановки наблюдение может быть полевым, что означает, что процессы проходят в естественной обстановке (в магазине, у витрины магазина), или лабораторным, т.е. проводящимся в искусственно созданной ситуации. Результаты наблюдений фиксируются с помощью аудио - или видеотехники, в блокнотах и т.п.

б) количественные методы сбора информации. Количественные исследования обычно отождествляют с проведением различных опросов, основанных на использовании структурированных вопросов закрытого типа, на которые отвечает большое число респондентов.

Опрос заключается в сборе первичной информации путем прямого задавания людям вопросов относительно уровня их знаний, отношений к продукту, предпочтений и покупательского поведения. Опрос может носить структурированный и неструктурированный характер; в первом случае все опрашиваемые отвечают на одни и те же вопросы, во втором - интервьюер задает вопросы в зависимости от полученных ответов [13].

При проведении опроса группа опрашиваемых может подвергаться или однократному, или многократным обследованиям. В первом случае получается как бы поперечный срез данной группы по многим параметрам для фиксированного момента времени Во втором случае одна и та же группа опрашиваемых, называемая панелью, неоднократно изучается в течение определенного периода времени Различные типы панелей используются при проведении многих маркетинговых исследований. В этом случае часто говорят, что используется панельный метод опроса.

В условиях постоянно изменяющихся экономических отношений, образования новых организаций, развития и совершенствования уже работающих на рынке организаций-конкурентов возникает большая потребность в проведении аналитической работы. Появляется необходимость сбора и накопления информации, опыта, знаний во всех областях управленческой деятельности. Организация заинтересована в подробном исследовании возникающих на рынке ситуаций для принятия оперативных, экономически обоснованных решений, которые позволят ей развиваться более быстрыми темпами.

При проведении анализа управленческой информации используется ряд методов:

1. Метод сравнения позволяет оценить работу фирмы, определить отклонения от плановых показателей, установить их причины и выявить резервы.

Сравнение требует обеспечения сопоставимости сравниваемых показателей (единство оценки, сравнимость календарных сроков, устранение влияния различий в объеме и ассортименте, качестве, сезонных особенностей и территориальных различий, географических условий и т.д.);

2. Индексный метод применяется при изучении сложных явлений, отдельные элементы которых неизмеримы. Как относительные показатели индексы необходимы для оценки выполнения плановых заданий, для определения динамики явлений и процессов;

3. Балансовый метод предполагает сопоставление взаимосвязанных показателей хозяйственной деятельности с целью выяснения и измерения их взаимного влияния, а также подсчета резервов повышения эффективности производства. При применении балансового метода анализа связь между отдельными показателями выражается в форме равенства итогов, полученных в результате различных сопоставлений; [14].

4. Метод цепных подстановок заключается в получении ряда корректированных значений обобщающего показателя путем последовательной замены базисных значений факторов-сомножителей фактическими. Сравнение значений двух стоящих рядом показателей в цепи подстановок позволяет исчислить влияние на обобщающий показатель того фактора, базисное значение которого заменяется на фактическое;

5. Метод элиминирования позволяет выделить действие одного фактора на обобщающие показатели производственно-хозяйственной деятельности, исключает действие других факторов; [15].

6. Графический метод является средством иллюстрации хозяйственных процессов и исчисления ряда показателей и оформления результатов анализа.

Графическое изображение экономических показателей различают по назначению (диаграммы сравнения, хронологические и контрольно-плановые графики), а также по способу построения (линейные, столбиковые, круговые, объемные, координатные и др.);

7. Функционально-стоимостный анализ (ФСА) - это метод системного исследования, применяемого по назначению объекта (изделия, процессы, структуры) с целью повышения полезного эффекта (отдачи) на единицу совокупных затрат за жизненный цикл объекта. [16] Особенность проведения ФСА заключается в установлении целесообразности набора функций, которые должен выполнять проектируемый объект в конкретных условиях, либо необходимости функций существующего объекта;

8. Экономико-математические методы анализа (ЭММ) применяются для выбора наилучших, оптимальных вариантов, определяющих хозяйственные решения в сложившихся или планируемых экономических условиях. [17]

Таким образом, все многообразие видов информации, позволяет с различных сторон оценить эффективность деятельности предприятия. Однако, менеджер не должен отдавать предпочтение какому-либо одному виду информации. Для успешной работы предприятия в целом необходимо использовать информацию во всей ее совокупности, применяя так же различные методы анализа одного и того же вида информации.

2.3 Особенности методов сбора и анализа информации в гос. органах РФ

Государственное регулирование информации, является важным аспектом в развитии страны. Роль информации значительно возросла после проведения Всемирного саммита по информационному обществу (Женева 2003 г. и Тунис 2005 г.), который определил стратегию создания глобального информационного общества, появилась потребность в уточнении государством методов повышении эффективности информационной деятельности, создании благоприятного ее развития в стране.

В государственном аппарате Российской Федерации вопросами сбора и анализа информации занимается Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. В его компетенцию входит выработка и реализация государственной политики и нормативно-правовое регулирование в данной сфере. Деятельность Минкомсвязи России распространяется на такие сферы, как информационные технологии и их использование в государственных информационных ресурсах, электросвязь, почтовая связь, средства массовой информации, издательская деятельность и печать. Согласно целям министерства на 2012-2018 годы [18] планируется обеспечить быстрый темп формирования и развития информационных технологий, их применение в области оказания услуг населению органами муниципального и государственного управления в электронном варианте, а также обеспечение равного доступа к интернету и другим средствам связи.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 14.09.2012 N 928 (ред. от 21.07.2014)"О базовых государственных информационных ресурсах", Министерство связи и массовых коммуникаций определяется в качестве оператора "федеральной государственной информационной системы "Единая система нормативной справочной информации", обеспечивающей автоматизированные формирование, актуализацию и использование реестра базовых государственных информационных ресурсов" [19] Согласно данному документу Минкомсвязь России должны "до 1 января 2013 г. создать федеральную государственную информационную систему "Единая система нормативной справочной информации" и утвердить положение об этой системе" а также "с 1 января 2013 г. обеспечить с помощью указанной информационной системы доступ к сведениям, размещенным в реестре базовых государственных информационных ресурсов".

Глава III. Повышение эффективности управления на основе исследования информации

В управленческом процессе результат достигается при помощи использования человеческих, материальных, информационных и финансовых ресурсов. И в современном мире информационные ресурсы становятся почти самым главным ресурсом.

Общей тенденцией современного развития бизнеса для всех отраслей является то, что для эффективного управления на сегодня насущно необходимым инструментом является информационная система. [20]

В книге Била Гейтса "Бизнес со скоростью мысли" он убедительно доказывает, что в современном бизнесе побеждает тот, кто обладает информацией и тот, кто наиболее быстро обрабатывает, анализирует и использует эту информацию. Для этого необходима информационная система управления - "электронная нервная система", как называет ее Бил Гейтс.

Внедрение информационной системы для предприятий РФ является важной задачей и в связи с тем, что их деятельность в РФ в настоящий момент протекает в условиях целого ряда неблагоприятных факторов (от чрезмерного налогового бремени и до существенного износа основных фондов). Причем, по некоторым оценкам, до 80% неблагоприятных условий имеют информационную природу. Поэтому внедрение современной информационной системы является эффективным средством снижения их отрицательного воздействия на деятельность предприятия. И, если внешние факторы (политические, экономические, правового регулирования и т.д.) могут поддаваться лишь прогнозированию, то борьба с внутренними факторами может быть весьма успешной с помощью комплексной системы управления предприятием. [21]

На сегодня, очевидна целесообразность использования информационных технологий в управлении предприятиями. Большинство крупных, динамично развивающихся компаний активно идут по пути внедрения комплексных автоматизированных систем управления, причем именно комплексных систем, т.к. известно, что "лоскутная" автоматизация отдельных управленческих задач не дает максимального эффекта от внедрения информационных технологий. Именно аспект получения наибольшего экономического эффекта представляется важнейшим при принятии решения о реализации проекта внедрения комплексной информационной системы (КИС). Рассмотрим детально преимущества, которые получает предприятие от внедрения.

Важную роль в деятельности предприятия играют информационные системы, которые обеспечивают коммуникационные связи между сотрудниками и подразделениями.

Существует большое количество по обеспечению эффективности коммуникаций на предприятии, например:

создание единой компьютерной сети на предприятии;

возможность доступа сотрудников к информационным базам данных, отчетам и иным материалам, связанным с деятельностью фирмы в различных областях, в том числе и инновационной;

регулярная организация специальных конференций для персонала разных уровней;

визиты специалистов компании в передовые подразделения для обмена опытом и т.д.

Для создания эффективной информационной системы на предприятии можно использовать различные способы, но важно понимать, что только системный подход к информационному обмену позволяет гибко управлять работой фирмы

3.1 Функционирование коммуникационной структуры

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей. [22]

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Значение коммуникаций важны для руководителей по следующим причинам:

руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

коммуникации необходимы для эффективности управления;

коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности. [23]

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и передача информации. С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т.д.

Для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Существенное значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а также значение обратной связи. [24]

Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим "общность" в коммуникациях между источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются.Н. Винер назвал эту проблему энтропией, т.е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т.п. [25] В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выражается в неточном соответствии кодирования и расшифровки.

3.2 Перемещение коммуникативных потоков

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление - коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными. [26]

Восходящее направление - восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Горизонтальное направление - когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, так как позволяет экономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других - происходит спонтанно. [27]

В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование - это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала - цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.

Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован - расшифровка-прием. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация. [28]

Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

3.3 Поисковые системы в удовлетворении отраслевых информационных потребностей

Высокие темпы появления разнообразных по содержанию и формам представления информационных ресурсов и внедрение электронных информационно-коммуникационных технологий меняют классические представления об удовлетворении информационных потребностей специалистов. Например, в области агропромышленного комплекса под воздействием таких перемен существенно изменилась практика удовлетворения информационных потребностей специалистов. Процесс перехода большинства потребителей к Интернет-ресурсам как основному источнику информации, необходимой для полноценного функционирования в профессиональной среде, в области сельского хозяйства, как и в других отраслях, происходит стихийно и чрезвычайно активно. Вследствие этого особую остроту приобретают средства ориентации в Интернет-пространстве, вызвавшие к жизни целую отрасль, включающую специальные поисковые системы и сервисы: справочники (directories) и поисковые системы (search engines).