Технологии управления личным временем

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ И РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ

КАФЕДРА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАТИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

Доцент кафедры менеджмента

Воловик В. С.

«__»_____________2013 г.

РЕФЕРАТ

ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ЛИЧНЫМ ВРЕМЕНЕМ

Выполнила: студентка группы БИб-102

Максименко Евгения Александровна

Проверил: доцент кафедры менеджмента

Воловик Валерий Соломонович

Волгоград, 2013



Содержание

Введение.

Возникновение управления временем в России.

Технологии управления личным временем.

· «Матрица Эйзенхауэра».

· «Хронометраж».

· Метод Парето (закон 80/20).

· АВС-анализ.

Заключение.

Список использованной литературы.



Введение.

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) -- технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем -- это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

Управление личным временем - процесс, требующий системного контроля, который был реализован в различных методиках.



Возникновение управления временем в России.

20-е годы ХХ века -- период развития научной организации труда (НОТ). А. К. Гастев -- директор центрального института труда (ЦИТ) развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени. Общественное движение борьбы за время привело к созданию Лиги «Время», руководителем которой был П. М. Керженцев. В газетах стали появляться постоянные рубрики «Борьба за время». Лига была закрыта с окончанием НЭПа.

В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А. А. Любищева -- хронометраж как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея -- эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж -- инструмент выработки этого мышления.

В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. -- МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента.

Технологии управления личным временем

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

1) Анализ.

2) Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.

3) Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).

4) Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

5) Реализация -- конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

6) Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

· «Матрица Эйзенхауэра»

Смысл её сводится к тому, чтобы каждую задачу, которую предстоит выполнить - надо определить в одну из четырех групп:

· A. Важное и срочное

· B. Важное

· C. Срочное, но не важное

· D. Не срочное и не важное

Группа A:

Сюда относятся задачи, которые:

- нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых процессов

- повлияют на здоровье

- отбросят тебя назад в достижении цели и т.п.

Важно не допускать появления этих задач и предвидеть их возникновение.

Например, задачи группы A:

· Сходить к зубному - вставить выпавшую пломбу

· Срочно сходить в магазин - купить еды

· Взять отгул, чтобы восстановить силы

Группа B:

В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают нас к цели - самые полезные задачи. Необходимо сосредоточить все свои усилия на задачах этой группы - они принесут самую большую отдачу.

Например, задачи группы B:

· Соблюдать режим дня

· Следить за правильным питанием

· Следить за здоровьем

· Посещать спортзал

· Изучить нужную для тебя тему (для достижения цели)

Группа C:

Выполнение этих задач никак не приблизит нас к достижению цели. В этой группе скапливаются самые вредные задачи, которые пытаются выдать себя за задачи группы A.

Например, задачи группы C:

· Некоторые телефонные звонки

· Деятельность, не связанная с твоими целями

· Оказание услуг, не связанных с твоими целями

Группа D:

Сюда входят задачи, выполнение которых вообще не даст никакого результата, но они часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко - вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Например, задачи группы D:

· Просмотр телевизора

· Развлекательные порталы

Матрица Эйзенхауэра является хорошим средством при планировании личного времени.

· 

· Хронометраж

Хронометраж -- это способ изучения временных затрат путем замеров и фиксации продолжительности действий, подлежащих выполнению. Хронометраж позволяет провести «инвентаризацию» и «аудит» времени.

Хронометраж рабочего времени состоит в описании рабочей системы, особенно, технологии производства, метода и условий труда, а также в определении относительного количества, параметров влияния, степени результативности и фактического времени для отдельных этапов рабочего процесса. Фактическое время затем оценивают с целью определения необходимого времени для определенных этапов процесса.

Схема 1. Стандартная программа хронометража

Наряду с другими методами изучения рабочего процесса (фотография рабочего времени), проведение хронометража очень сильно зависит как от вида исследуемых рабочих заданий, так и от цели исследования. Так, например, если определяемое по результатам хронометража запланированное время должно быть использовано в системе оплаты труда (для определения заработной платы), тогда требования к проведению хронометража будут отличаться от случая, когда данные времени определяются с целью расчета уровня загрузки средств производства. Также важно учитывать частоту использования получаемых данных (одно- или многократно).

Другие варианты проведения хронометража рабочего времени зависят от следующих условий:

· хронометраж определяет время, относительно человека;

· время, определяемое в результате хронометража, должно использоваться для управления, в т.ч. контроля, и определения заработной платы;

· хронометраж должен планироваться таким образом, чтобы обеспечивалась возможность использования его результатов для расчета планового времени.

Результат наблюдения при этом протоколируется. Для этого в распоряжении лица, ответственного за сбор данных, находятся, как правило, прибор для измерения времени, а также листы хронометража.

Важным является следующее: Протокол хронометража, т.е. данные, внесенные в лист хронометража, должны быть воспроизводимы. Сопутствующие обстоятельства, при которых были получены замеренные значения времени, также должны учитываться, как параметры влияния значений времени. Если лицу, ответственному за учет данных, поручается хронометраж рабочего времени, то он должен быть в состоянии с помощью этих данных составить новую рабочую систему, которая поставляет сопоставимые результаты, сравнимые с теми, что были зафиксированы в наблюдаемой рабочей системе. Если это условие выполнено, то можно сказать, что хронометраж представляет собой иллюстрацию наблюдаемой рабочей системы, то есть воспроизводим.

Эти требования важны в первую очередь для ответа на вопросы:

1. какие условия рабочей системы должны учитываться и насколько детально должны описываться этапы процесса, а также

2. какие значения времени на каждый этап процесса должны быть замерены.

При определении цели использования наряду с многократно упомянутыми возможностями (планирование, управление, контроль, определение зарплаты) следует в первую очередь установить, будет ли система хронометража оцениваться с целью определения значений планового времени или нет. Кроме того, во многих случаях хронометраж рабочего времени имеет смысл, только если исследуемый процесс организован таким образом, что в будущем он встречается при таком же способе производства, таком же методе труда и при таких же условиях труда.

При осуществлении хронометража необходимо соблюдать различные предписания, например, необходимо информировать соответствующих лиц. Далее перед проведением необходимо определиться со способом измерения времени и применяемыми приборами для измерения времени, листами хронометража. Эти вопросы на предприятии могут быть заранее решены. На этом этапе начинается подготовка листа хронометража, причем заполняется его лицевая сторона. При серийной работе на обратной стороне описываются отдельные этапы процесса, для которых в итоге должны быть определены значения времени.

Правила и требования при проведении хронометража

При проведении хронометража рабочего времени существует ряд основных правил и требований:

1. Наблюдатель должен быть достаточно квалифицированным, чтобы уметь разделить и описать процесс. Он также должен владеть техникой хронометража и в случае необходимости уметь оценить степень результативности.

2. Наблюдатель должен располагаться таким образом, чтобы оказывать как можно меньшее воздействие на наблюдаемого работника и как можно меньше мешать ему; с другой стороны, он должен иметь возможность хорошего обзора всего рабочего процесса.

3. В целях обеспечения непрерывности проведения хронометража, следует, по возможности, избегать дискуссий с теми лицами, за которыми ведется наблюдение, а также с третьими лицами.

4. Следует соблюдать условия коллективного договора, а в случае необходимости, и регламент предприятия в отношении информирования руководства и других производственных служб о проведении хронометража.

5. Хронометраж нельзя проводить без ведома наблюдаемого работника. Поэтому работников, над которыми будет проводиться наблюдение, необходимо перед их началом поставить в известность относительно цели исследования.

6. Лист хронометража является документом; поэтому в нем не должно быть исправлений; записи должны выполняться с помощью техники, не допускающей исправлений.

7. Должно обеспечиваться соблюдение требований по технике безопасности.

Каждый этап процесса измерений начинается начальным и заканчивается конечным событием. Конечное событие измеряемого этапа является, одновременно, начальным событием следующего. Начальное событие каждого этапа процесса задается началом первого элемента процесса (например, этап: закрепить деталь; начальное событие: взять деталь). Конечное событие этапа процесса задается концом последнего элемента процесса (например, отпустить закрепленную деталь). Моментом измерения времени всегда является заключительное действие этапа процесса; оно характеризуется элементом процесса. Исключением из этого правила является начало хронометража, которое совпадает с начальным действием первого этапа процесса.

Если ранее результаты хронометража считывались и заносились в соответствующие листы вручную, то сегодня в тех же целях, как правило, применяются электронные приборы для измерения времени.

Различают следующие виды подобных приборов:

· приборы измерения времени, которые измеряют время исследуемых этапов процесса непосредственно во время наблюдения;

· приборы сохранения изображения, которые записывают процесс как фильм, позволяя затем обработать его и определить время.

Независимо от вида приборы должны соответствовать следующим критериям:

1. Хорошая эргономика конструкции: размер, вес, корпус, интерфейс.

2. Прибор должен способствовать концентрации наблюдателя на осуществлении его основного задания - наблюдения за процессами.

3. Прибор должен обеспечивать определенный уровень точности измерений: его включение и выключение не должны влиять на точность.

Для обеспечения работы электронных приборов для измерения времени необходимо соблюдение следующих технических требований:

1. Прибор должен обеспечивать возможность работы в режиме сотых минут.

2. Объем запоминающего устройства и источник питания прибора должны позволять непрерывно проводить измерения, по крайней мере, в течение одной смены.

3. Прибор должен иметь функцию предупреждения о недостатке энергии. В случае перерыва в работе прибора из-за недостатка энергии, уже полученные данные не должны быть потеряны.

4. Прибор должен позволять установку и применение на рабочих местах с «вредными условиями труда» (пыль, влажность, масляная поверхность, электрические и магнитные поля, высокие и низкие температуры и др.).

Возможности прибора должны соответствовать производственным затратам, затратам на поставку. Целесообразно также наличие функций для проведения мультимоментных наблюдений и, при необходимости, анализа с помощью систем заданных значений времени.

В настоящее время наибольшее распространение получили электронные системы измерения времени. Измерение, регистрация и оценка временных данных осуществляется с помощью электронных систем, что делает возможным:

· четкое упорядочивание данных времени и результативности по этапам процессов,

· самостоятельное сохранение и подготовку этих данных в процессе оценки и при ее завершении,

· быструю промежуточную оценку (статистическая доверительная область) и графическое представление самых важных результатов уже в процессе замера,

· быструю и безошибочную оценку полученных данных по заранее заданным критериям,

· последующую поддержку при развитии системы планового времени.

Также много систем предоставляют поддержку системы хронометража распределенного времени при групповой работе, и поддержку мультимоментных наблюдений.

Техника проведения хронометража включает идентификацию следующих условий: общие требования к технике хронометража; определение точки замера; способ замера; приборы для замеров времени; определение очередности производственного процесса; работа с формуляром хронометража.

Требования к технике проведения замеров рабочего времени

Общие требования к технике проведения замеров времени заключаются в следующем:

· Наблюдатель должен обладать квалификацией;

· Расположение наблюдателя должно обеспечивать обзор, но при этом не мешать работнику;

· Избегать дискуссий с работником;

· Соблюдать установленный на предприятии регламент;

· Информировать работника о цели исследования;

· Оформлять формуляры хронометража без исправлений;

· Соблюдение техники безопасности со стороны наблюдателя;

Точкой замера времени всегда является заключительное действие измеряемого этапа процесса; оно характеризуется каким-либо элементом процесса, например, отпустить руку от детали, нажать кнопку выключателя и др.

Многообразие приборов для замеров времени представлено на схеме 2. Если ранее результаты хронометража считывались и заносились в соответствующий формуляр вручную, то сегодня в тех же целях применяются электронные приборы для измерения времени.

управление время рабочий личный

Схема 2. Приборы для замеров времени

Различают 2 способа замеров времени: по прогрессивному времени либо по единичному времени. Прогрессивное время (F) - это время от начала хронометража до конечного события отдельного этапа процесса. При единичном измерении в каждой точке замера начинается новый отсчет времени и, таким образом, каждый этап процесса измеряется отдельно.

Структура и запись данных в формуляры хронометража зависят от очередности измеряемых этапов процесса, которые подразделяют на:

1) Процессы без цикличного повторения этапов; эти процессы типичны для единичного производства обычно в условиях индивидуального труда. Разделение процесса, описание его этапов, определение точек замера и учет относительного количества и параметров влияния осуществляется во время хронометража.

2) Процессы с циклической очередностью этапов; после прохождения единицы изделия через все этапы (цикл) такой же процесс повторяется относительно следующей единицы. Разделение и определение моментов измерений замера осуществляется перед хронометражем.

3) последовательная очередность процесса; измерения единичных значений времени проводятся сначала для всех единиц изделий на одном этапе процесса, только после этого выполняется следующий этап.

4) сменяющаяся очередность процесса, когда указанные очередности этапов комбинируются. Это может происходить регулярно после определенного количества циклов (например, каждые 5 циклов), или может осуществляться нерегулярно.

Виды очередностей процесса и соответствующие им формуляры хронометража REFA представлены в таблице на cхеме 3.



Схема 3.Использование формуляров хронометража для различных очередностей процессов.

№	Очередность процесса	Применение	Формуляр хронометража
1	Процесс без цикличных повторения этапов	Единичное производство, индивидуальный труд	Z1 Z1E
2	Процесс с повторением очередностей этапов	Серийное производство, индивидуальный труд	Z2 Z2E
3	Процесс с нерегулярным повторением отдельных серий этапов у одного работника	Единичное производство, индивидуальный труд	Z1 Z1E Z2E
4	Процесс с равными и различными сериями этапов с участием нескольких людей или средств производства	Работа в группах, многоместная работа	Z1 Z3

Пример хронометража. Проведен хронометраж замеров времени 10 циклов рабочего процесса «Деталь полностью смонтировать». Данные прогрессивного фактического времени занесены в строку F, рассчитанные данные единичного времени - в строку ti, данные степени результативности - в строку L (степень результативности). Необходимое значение времени этапа t определено по формуле:

,

где HM- единицы времени, равная одной сотой минуты; 100 HM= 1мин.

· Метод Парето (закон 80/20)

Закон Парето (принцип Парето), или правило 80/20 - один из наиболее распространенных способов оценки эффективности какой-либо деятельности. Его суть заключается в том, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий реализуют лишь 20%. Таким образом, можно понять, что, выбрав те оптимальные ресурсы, которые дают наибольший эффект, можно достичь высоких результатов малыми издержками. В то же время последующие усилия будут ненужными и неэффективными.

Принцип Парето оказал весомое влияние на формирование многих успешных людей: бизнесменов, изобретателей, интернет-инвесторов и прочих. В большинстве случаев именно благодаря осознанию этой простой истины этим людям удалось преобразовать наш мир в то, что он представляет сейчас.

Традиционное мировоззрение ошибочно полагает, что все факторы в нашей жизни оказывают приблизительно одинаковое влияние на изменение общего положения. Люди, для которых правило Парето не является приоритетом в принятии решений, считают, что все клиенты приносят приблизительно одинаковую прибыль, что все нанятые работники исполняют свои обязанности с одинаковой эффективностью. Они думают, что все друзья и знакомые важны в равной степени, а все дни недели приносят равные плоды. Выбирая университет, такие люди полагают, что приобретаемые знания и навыки в каждом из них одинаковы.

На самом деле закон Парето 80/20 говорит о том, что при детальном анализе причинно-следственных связей различных событий можно прийти к выводу, что меньшая часть действий оказывала наибольшее влияние на конечный результат, а остальные активности были практически бесполезными.

· АВС-анализ

ABC-анализ -- метод, позволяющий классифицировать ресурсы фирмы по степени их важности. Этот анализ является одним из методов рационализации и может применяться в сфере деятельности любого предприятия.

АВС-анализ основывается на принципе дисбаланса, при проведении которого строится график зависимости совокупного эффекта от количества элементов. Такой график называется кривой Парето, кривой Лоренца или ABC-кривой. По результатам анализа ассортиментные позиции ранжируются и группируются в зависимости от размера их вклада в совокупный эффект.

Данный метод может применяться практически в любых областях деятельности.

Цель метода - ыявление проблем, подлежащих первоочередному решению, путем определения их приоритетности.

Суть метода:

* АВС-анализ основан на делении определенной совокупности проблем (объектов анализа) по удельному весу каждой группы, определяемому по тому или иному выбранному показателю.

* АВС-анализ позволяет установить основные проблемы, с которых нужно начинать действовать.

* АВС-анализ базируется на принципе Парето, который означает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата.

План действий:

1. Определить проблему, которую надлежит решить.

2. Учесть все факторы (признаки), относящиеся к исследуемой проблеме.

3. Выявить первопричины, которые создают наибольшие трудности, собрать по ним данные и проранжировать их.

4. Построить диаграмму Парето, которая представит фактическое положение дел в понятной и наглядной форме 2.

5. Провести АВС-анализ диаграммы Парето.

Особенности метода:

Наиболее распространенным методом анализа для выявления результатов деятельности и причин возникновения проблем является метод АВС-анализа, одним из вариантов графической интерпретации которого служит диаграмма Парето.

В литературе приводятся примеры проведения АВС-анализа по показателям оборота, прибыли, трудоемкости, расходов на материалы, и даже по таким параметрам, как помехозащищенность, быстродействие, потребляемая мощность и т. д.

Число групп при проведении АВС-анализа может быть любым, но наибольшее распространение получило деление рассматриваемой совокупности на три группы: А, В и С (75:20:5), чем и обусловлено название метода (ABC-Analysis).

Группа А - незначительное число объектов с высоким уровнем удельного веса по выбранному показателю.

Группа В - среднее число объектов со средним уровнем удельного веса по выбранному показателю.

Группа С - большое число объектов с незначительной величиной удельного веса по выбранному показателю.

Экономический смысл исследований в рамках АВС-анализа сводится к тому, что максимальный эффект достигается при решении задач, относящихся к группе А.



Графическая интерпретация метода АВС-анализа

Дополнительная информация:

1. Старайтесь достичь высоких результатов лишь по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям сразу.

2. Сосредоточьте внимание только на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу.

Достоинства метода:

Простота, наглядность и точность АВС-анализа позволяет правильно выявить основные проблемы для их эффективного разрешения.

АВС-анализ диаграммы Парето может быть довольно легко автоматизирован.

Недостатки метода:

При построении сложной, не всегда четко структурированной диаграммы возможны неправильные выводы.

Ожидаемый результат:

Принятие решения на основании АВС-анализа.

Сравнивая диаграммы, построенные до и после разрешения проблем, оценивают эффективность принятых мер.



Заключение

Обратите внимание на что Вы тратите личное время - семья, работа, отдых...

В течение дня человек выполняет самые разные дела:

- одни необходимы - сон, еда...

- другие должны быть выполнены - работа, переезды...

- третьи хочется делать - спорт, хобби, прогулки...

У каждого дела есть свой приоритет.

Приоритет - значимость элементов некоторого множества относительно друг друга по определенному критерию.

Причем люди расставляют приоритеты одним и тем же делам по-разному. Это происходит потому, что у людей разные цели, а дела - это средства их достижения. Чем выше приоритет дела, тем оно полезнее для достижения одной цели. Но для достижения другой цели оно может быть менее полезно, поэтому его приоритет будет ниже.

Со временем приоритеты меняются и это нормально. Даже правильнее - необходимо, потому что человек живет в динамичной окружающей среде. Нужно изменять свои приоритеты, чтобы не упустить новые возможности, появляющиеся каждый день.

Главное понимать, на какие дела нужно тратить больше времени, а на какие - меньше.

Для этого необходимо проанализировать, на какие дела тратится ценное личное время и какова их полезность.



Список использованной литературы

1. Управление временем. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/управление_временем.

2. Глеб Архангельский Время на отдых: Для тех, кто много работает. -- М.: Альпина Паблишер, 2013. -- 185 с.

3. Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров Тайм-менеджмент. Полный курс. -- М.: «Альпина Паблишер», 2012. -- 312 с.

4. Александр Горбачев Тайм-менеджмент в два счета. -- С-Пб.: "Питер", 2009. -- 256 с.

5. Тайм-менеджмент: начни с себя. Журнал «Кадровое дело» № 7, 2005 г.

Размещено на Allbest.ru