Документационное обеспечение управления (на примере НУЗ "Дорожная клиническая больница ОАО РЖД")

- основы функционирования бюджетно-страховой медицины и обеспечения санитарно-профилактической и лекарственной помощи населения;

- законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка, нормы об охране конфиденциальной информации, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Необходимость указанных знаний касается в основном принимаемых на работу медицинских работников.

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор предупредив об этом руководство ДКБ в письменной форме за две недели. По истечении этого срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет.

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) в исследуемом учреждении соответствует унифицированной форме № Т-8 (См. Приложение № 9).

Анализируя наиболее распространенные ошибки в оформлении данного вида приказов, можно сказать, что отсутствуют код по ОКПО и табельный номер сотрудника, а также при подписании приказа И.О. Главного врача Е.В. Казымовой остается должность самого главного врача А.А. Рогачева и его инициалы и фамилия, что является существенным нарушением.

В каждом структурном подразделении НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» составляется свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников конкретного подразделения.

Отдел кадров формирует сводный, единый график учреждения. При разработке и утверждении графика отпусков учитываются требования Трудового кодекса Российской Федерации о подготовке этого документа не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 года №197-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23.12.2010 N 387-ФЗ) .// Правовой сервер Консультант Плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2011. - Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=72079. - Загл. с экрана. Из утвержденного сводного графика отпусков делаются выписки для структурных подразделений и передаются под расписку руководителям подразделений, которые в свою очередь знакомят с ними подчиненных. Для оформления графика отпусков в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» используется унифицированная форма № Т-7, табличная часть которой содержит следующие графы: фамилия, имя, отчество; табельный номер; наименование структурного подразделения; должность; вид отпуска; за какой период; количество календарных дней; дата начала и окончания отпуска; примечания.

График отпусков визируется начальником отдела кадров, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается главным врачом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

После подписания главным врачом заявления работника о предоставлении ему отпуска в отделе кадров издается приказ о предоставлении отпуска работнику. (См. Приложение № 10).

Недостатком рассматриваемого документа является отсутствие даты и подписи ознакомления работника с приказом.

Трудовая книжка работника является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. Соснова Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству [Текст] /Л.В. Соснова. - МЦФЭР, 2006.- С.57. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию.

Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» [Текст].. В новой Инструкции по заполнению трудовых книжек прежние правила уточнены и дополнены в связи с изменением трудового законодательства Российской Федерации.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в учреждении свыше 5 дней, в том числе на временных нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), работников с неполным рабочим временем. При этом в трудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочим временем.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся специалистом отдела кадров ДКБ на ст. Самара в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее пяти дней Труханов Л.В. Стандарты кадрового делопроизводства [Текст] /Л.В.Труханов, Ю.В. Фирсова.- М., 2008.- С. 160., а при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке точно соответствуют тексту приказа по личному составу.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Ознакомиться с оформлением трудовой книжки работника НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» можно в приложении № 11.

В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек записи производятся без сокращений. Например, «приказ», а не «Пр.». Однако, в трудовых книжках НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» запись приказ сокращали (Пр.). Это является недостатком. Кроме того, печать с названием организации располагается в левой стороне разворота, заходя на графы даты, чего не должно быть, печать должна располагаться в пределах 3 графы.

Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе), заполнены в порядке, предусмотренном Инструкцией, на основании соответствующих документов,

После заполнения всех необходимых сведений о работнике и указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) должен заверить правильность внесенных сведений. В нашем случае имеется существенное нарушение - подпись работника отсутствует. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство. Документооборот и нормативная база: практическое пособие [Текст] /О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова Д.Е.-М, Дело-пресс, 2008. - С.97.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки подписана также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего поставлена печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и т.п. Ссылки на эти документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работника отдела кадров и печатью отдела кадров. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. Документы по персоналу предприятия [Текст]/ М.И. Басаков. - Ростов н/Д: "МарТ", 2006. С. 61-69.

Трудовая книжка является личным документом работника, на весь период его работы она хранится в отделе кадров. Отделом кадров НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность и место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела оформляются на руководителей и специалистов ОАО «РЖД». Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включают в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их создания или составления) в следующей последовательности:

- анкета с фотографией (АКУ-1);

- дополнение к анкете (АКУ-2);

- копии дипломов об окончании высшего, среднего профессионального учебного заведения;

- копии свидетельства о дополнительном профессиональном образовании;

- копии дипломов о повышении квалификации;

- копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней, званий;

- автобиография (АКУ-5);

- представление;

- характеристика;

- заявление;

- медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерацией);

- трудовой договор;

- приказ о назначении (приеме на работу);

- опись документов, имеющихся в личном деле (АКУ-4).

На всех работников ДКБ на ст. Самара заводят личные карточки, унифицированной формы № Т-2 Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. Документы по персоналу предприятия [Текст]/ М.И. Басаков. - Ростов н/Д: "МарТ", 2006. С. 71-76., необходимые для анализа состава и учета движения кадров.

Все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.).

Карточка состоит из четырех страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые сведения о сотруднике. Блоки в зависимости от содержания имеют анкетную или табличную форму.

В представленной личной карточке (См. Приложение № 12) мы видим ряд недостатков - отсутствует: дата составления, табельный номер, буква алфавита, характер работы, вид работы, пол. Это является существенными ошибками в заполнении Т-2. В пункте 7 не отмечена профессия. Пункт 10 - состав семьи, тоже не заполнен. Нет даты и подписи работника в конце второй страницы. В раздел IV Аттестация внесены не все данные, отсутствует дата последнего подтверждения высшей категории. В разделе V - отсутствуют данные о повышении квалификации, хотя в личном деле имеются копии свидетельств о всех обучениях. В разделе VII (награды, почетные звания) отмечается пребывание сотрудника на листке нетрудоспособности, что вообще не соответствует назначению раздела. Это существенные и грубые замечания, которые свидетельствуют о некомпетенции работника кадровой службы.

Заполненные личные карточки в ДКБ на ст. Самара систематизированы по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту.

Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации на разовые запросы.

Большим плюсом в кадровой деятельности ДКБ на ст. Самара является использование программного обеспечения для автоматизации кадрового учета - система «Кадры», которая была внедрена в 2008 г. Система реализована на базе новейших технологий, масштабируема и пригодна к использованию в ДКБ на ст. Самара.

Программная система «Кадры» предназначена для автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений, а именно:

- ведения штатного расписания предприятий;

- ведения картотеки личных карточек работников;

- ведения табеля учета использования рабочего времени;

- ведения карточек командировок;

- формирования отчетов и справок;

- поиска необходимой информации по произвольно заданным критериям.

Сотрудники отдела по управлению персоналом отмечают удобство работы в данной системе. Таким образом, система «Кадры» позволяет персоналу ДКБ на ст. Самара снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

Таким образом, совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении. Следовательно, одной из наиболее важных функций отдела кадров является правильное документирование трудовых правоотношений.

Автор рассмотрел основные документы кадрового делопроизводства: приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказ о расторжении трудового договора, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска работнику, трудовую книжку, личные карточки и проанализировал наиболее распространенные ошибки в их оформлении.

Глава 3. Организация документационного обеспечения управления в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

Документооборот как технологический процесс НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» делится на несколько частей - потоков, которые обеспечивают прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определённом направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова.-

М, 2007. - С. 120.

В документационном обеспечении НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» выделяют три основных потока документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами. Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов [Текст] /М.Ю. Рогожин. - М., 2009. - С.45-52.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте и одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.

Таблица № 1 Справка об объеме документооборота в ДКБ Составлено автором:

Документы	Количество документов	Всего
	Подлинники	Тираж
	2009 г.	2010 г.	2009 г.	2010 г.	2009 г.	2010 г.
Входящие	2620	2850	7860	8550	10480	16800
Исходящие	937	1100	2811	3300	3748	4400
Внутренние	330	445	990	1335	1320	1780
Всего	3887	4395	11661	13185	15548	22980

В ДКБ рост количества документов обусловлен:

- увеличением количества проверяющих инстанций (медицинские страховые компании), увеличением контролирующих органов, все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, а для подстраховки, на всякий случай;

- незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов, в результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

- неквалифицированное документирование распорядительной деятельности, например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения (часто приходят документы из департамента здравоохранения ОАО «РЖД» со сроком исполнения текущей даты), противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок разъяснительного характера;

- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, объяснениями, претензиями и т.д.;

- отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач (так лечебные учреждения Куйбышевской железной дороги для решения многих правовых вопросов должны обращаться за разрешением в вышестоящие региональную дирекцию медицинского обеспечения на Куйбышевской железной дороге и департамент здравоохранения ОАО «РЖД») вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

- некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения;

- отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей (различные не утвержденные виды отчетов часто дублируют одну и ту же информацию);

- широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере.

Таким образом, в числе причин, влияющих на увеличение документооборота в ДКБ, автор видит как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. Еще к причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками.

При организации работы службы ДОУ учитывается объем документооборота. По рекомендациям ГСДОУ при количестве документов от 10 до 25 тыс. в год, как в ДКБ, необходима организация службы ДОУ (группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников).

В НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» существует централизованная система делопроизводства, при которой все основные делопроизводственные функции выполняются секретарем главного врача.



Рис. 2. Организация движения документов в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД». Составлено автором

Итак, в документационном обеспечении НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» выделяют три основных потока документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние.

В ДКБ централизованная система делопроизводства. Вся документация стекается приемную главного врача, где проходит регистрацию, там же и осуществляется хранение дел. Отмечается рост количества документов по сравнению с предыдущими годами.

3.1 Организация работы с входящими документами

В НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» чаще всего поступают документы из вышестоящих организаций: Министерства здравоохранения и социального развития Самарской области, Департамента здравоохранения ОАО «РЖД», Управления Куйбышевской железной дороги, Региональной дирекции медицинского обеспечения на Куйбышевской железной дороге, страховых медицинских компаний, коммерческих организаций, от граждан (физических лиц).

Чаще всего в ДКБ поступают: приказы, указания, распоряжения, письма различного характера, факсограммы, телеграммы.

Работа с входящими документами включает следующие основные этапы:

- доставка и прием документов;

- первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение документов;

- рассмотрение документов руководством предприятия;

- передача на исполнение должностным лицам (структурным

- подразделениям);

- осуществление контроля исполнения документов;

- приём исполненного документа и помещение его в дело;

- последующее хранение и работа с документами (до его уничтожения).Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов [Текст] /М.Ю. Рогожин. - М., 2009. - С.58.

Документы срочные и особо важные поступают по факсу, а наибольшее количество документов доставляет курьер больницы или из почтового отделения.

Прием входящей деловой корреспонденции производится секретарём ДКБ на ст. Самара. Последующая первичная обработка входящей деловой корреспонденции включает:

- проверку целостности и вложений принятой корреспонденции;

- проверку правильности ее адресования (корреспонденцию, которая доставлена ошибочно, секретарь возвращает или пересылает по назначению);

- вскрытие конвертов, и уничтожение упаковки. Не уничтожаются конверты от поступающих документов только в том случае, если по конверту нельзя определить:

- адрес отправителя,

- время отправки и получения документа,

- при получении личных документов;

- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

- проставление штампов с отметкой «Входящий № » на документах, подлежащих регистрации (учет документов);

- заполнение регистрационных журналов (регистрация документов).

В рассматриваемом учреждении регистрация входящих документов происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал «Входящих документов» в программе «1: С.Офис: менеджер». Этот журнал содержит следующие поля:

№ п/п	Дата получения документа	Адресат	№ доку-мента	Дата доку-мента	Краткое содержание	Резо-люция	Испол-нители	Срок испол-нения

Секретарь распределяет корреспонденцию на регистрируемую и нерегистрируемую в соответствии с содержанием и назначением поступающих документов. В ДКБ нет перечня нерегистрируемой корреспонденции, однако на практике, не подлежат регистрации следующие документы:

- рекламные материалы (письма, каталоги, буклеты);

- сообщения о совещаниях,

- сообщения о конференциях и их программы;

- письма, присланные для сведения;

- поздравительные письма и пригласительные билеты;

- печатные издания (книги, газеты, журналы);

- телеграммы и письма с пометкой «Лично»;

- документы первичного бухгалтерского учёта (банковские счета, кредиты, справки и другие);

- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

- документы, адресуемые общественным организациям.

Этот список по мере необходимости может пополняться. В каждой организации для удобства должен быть разработанный службой делопроизводства или секретарём и утверждённый руководителем перечень нерегистрируемых документов. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация [Текст] / Т.В. Кузнецова. - М, 2008. - С.160. Однако, в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» подобный перечень отсутствует, он носит формальный характер и документального подтверждения не имеет, что в свою очередь показывает, что в организации отсутствует чёткое деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Сведения о зарегистрированных поступивших документах заносятся в компьютерной программе «1:С.Офис-менеджер» в Журнал регистрации входящей корреспонденции.

В дальнейшем зарегистрированная деловая корреспонденция проходит этап предварительного рассмотрения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания поступившего документа, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Кирсанова М.Б. Современное делопроизводство [Текст] / М.Б. Кирсанова. - М., 2009.- С. 178. Бухгалтерские счета сразу передаются в бухгалтерию.

По результатам предварительного рассмотрения секретарь принимается решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должностным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных). Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления [Текст] /М.Ю. Рогожин. - М., 2007. - С.236. Запросы из страховых компаний передаются в отдел анализ медицинских услуг.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

После этого секретарь подает документы на рассмотрение главному врачу НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД». Обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, а потому требующие решения руководителя. Главный врач накладывает резолюцию с указанием действий, исполнителей и сроков исполнения.

После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль, последние также передаются соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. При этом документы, которые адресованы для исполнения сразу нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им одновременно -- в копиях. Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляется в день поступления данных документов в организацию. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений [Текст] /Е.А. Степанов// Секретарское дело. - 2009. - № 1.- С. 17. В приложении № 13 представлена блок-схема работы с входящими документами.

Заключительным этапом работы с входящими документами является их прием и помещение в дела. Исполненные документы должны приниматься от должностных лиц (структурных подразделений) организации для помещения дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Автор рассматривает входящее письмо на имя главного врача (См. приложение № 14). Отметка о регистрации входящего документа располагается в правом нижнем углу, секретарем отмечен входящий № 3/695, где - 3 - это индекс входящих документов, а 695 - порядковый номер. Дата регистрации 07.04.2011 г. указана правильно. Следует отметить, что при наложении резолюции и.о. главного врача допускает ряд нарушений - не указывает должности исполнителей, не определяет задачу, не определяет срок исполнения данного запроса.

Порядок прохождения входящих документов в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» представлен в оперограмме движения входящих документов (См. Приложение № 15).

Подводя итог анализа организации работы с документами в ДКБ можно сделать вывод, что одной из наиболее важных функций секретаря НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» является работа с входящей документацией.

Работа с входящими документами включает следующие основные этапы: доставка и прием документов; первичная обработка документов; предварительное рассмотрение документов; рассмотрение документов руководством предприятия; передача на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям); осуществление контроля исполнения документов; приём исполненного документа и помещение его в дело; последующее хранение и работа с документами (до его уничтожения).

3.2 Порядок работы с исходящими и внутренними документами

Из НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» отправляются чаще всего письма-ответы на запросы, во исполнение указаний и приказов, обращения граждан, гарантийные письма, факсы об исполнении заданий и поручений вышестоящих организаций, справки, содержащие оперативную информацию, телеграммы. Адресатами являются Министерство здравоохранения и социального развития Самарской области, департамент здравоохранения ОАО «РЖД», региональная дирекция медицинского обеспечения на Куйбышевской железной дороге, узловые и отделенческие больницы ОАО «РЖД», управление и предприятия Куйбышевской железной дороги, коммерческие организации, граждане.

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» (адресатам), включает следующие основные этапы:

- проверка правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

- регистрация документов;

- подготовка документов к отправке;

- передача подготовленных к отправке документов курьеру;

- помещение контрольных экземпляров документов в дела;

- последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов (до передачи их на уничтожение).

Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осуществляется в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов [Текст] /М.Ю. Рогожин. - М., 2009. - С.78. Документы, поступающие в приемную главного врача для отправки, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей секретарём НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными. Это означает, что исходящий документ:

- имеет все необходимые реквизиты, включая полные и точные адресные данные;

- имеет краткое содержание или заголовок;

- подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом организации;

- имеет сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений;

- указан исполнитель и его телефон контакта;

- имеет, вне зависимости от количества адресов рассылки, контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в папку;

- имеет опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адреса;

- в необходимых случаях имеет, кроме того, отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке.

После подписания главным врачом НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД», исходящий документ возвращается секретарю для регистрации.

В приложении № 16 указана блок-схема работы с исходящими документами.

На исходящих документах учреждения проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из индекса дела и порядкового номера в пределах регистрируемого массива документа (См. Приложение № 17). Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов [Текст] /М.Ю. Рогожин. - М., 2009. - С. 76.

Регистрация исходящих документов НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» ведется в программе «1:С. Офис: менеджер» в журнале «Исходящих документов», содержащем следующие поля:

№ п/п	Вид доку-мента	№ доку-мента	Дата доку-мента	Адресат	Краткое содержание	Исполни-тель	Как отправ-лен

Регистрация проводится путем дачи исходящего номера и проставлении даты в реквизите документа «Исходящий №» и внесения справочных данных о документе в компьютерной программе «1:С.Офис-менеджер» в Журнале исходящей документации. Там же. С. 79. Однако в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» этап регистрации состоит в основном из проставления даты и исходящего номера на документе и внесения справочных данных о документе (в Журнал исходящей документации вносятся: № документа, дата его подписания, адресат, наименование документа, краткое содержание, кем подписан документ, отметка об исполнении).

Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке. Подготовка документов к отправке включает:

- проставление на конвертах (наклейках на упаковки) адресных данных;

- фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

- вложение документов в конверты (упаковки);

- заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов [Текст] /М.Ю. Рогожин. - М., 2009. - С.82.

Для передачи подготовленных к отправке документов предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается в транспортировочную тару после чего доставляется в почтовое отделение. Следует отметить, что большая часть документов в ДКБ на ст. Самара отправляется через курьера. После отправки деловой корреспонденции вторые экземпляры исходящих документов в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации. Кузнецова Т.В. Секретарское дело [Текст] / Т.В. Кузнецова. - М.: Изд-во ЮНИТИ, 2009. - С.77.

Порядок работы с исходящими документами НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» приведён в оперограмме движения исходящих документов (См. Приложение № 18).

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» для целей и нужд внутреннего характера, включает следующие основные этапы:

- подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа;

- редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

- согласование уточненного варианта текста документа;

- оформление окончательного варианта текста документа;

- утверждение (подписание) документа;

- регистрация документа;

- тиражирование документа;

- передача рабочих экземпляров документа соответствующим

- должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;

- помещение контрольного экземпляра документа в папку;

- последующее хранение и работа с документом (до передачи его на уничтожение).

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится сотрудником, ответственным за его исполнение:

по распоряжению (указанию) должностного лица НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД», которому подчинен данный сотрудник;

в инициативном порядке;

во исполнение ранее полученного документа.

При подготовке чернового варианта текста документа в ДКБ ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и, исходя

из этого, распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа. Для подготовки предварительного варианта текста в ДКБ используются:

- типовые (унифицированные) тексты, разработанные в учреждении здравоохранения для подготовки данного вида документов;

- материалы деловой переписки по вопросу, составляющему предмет (тему) документа;

- положения законодательства РФ в области здравоохранения, регламентирующие вопросы деятельности ЛПУ (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в правовом отношении;

- требования руководящих документов, регламентирующие вопросы деятельности больницы (структурного подразделения, должностного лица), составляющей предмет (тему) документа, в организационном отношении.

В ДКБ подготовка предварительного варианта текста документа осуществляется на персональном компьютере (ПК). Подготовленный вариант текста документа распечатывается на принтере. Последующие редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью уточнения (дополнения) его структуры и содержания, а также для выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производится в процессе чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа в ДКБ вносится редакционная правка, посредством которой:

- уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;

- уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

- из текста изымаются повторы и длинноты;

- в текст включаются дополнительные фрагменты текста,

- делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

- обеспечивается терминологическое соответствие текста документа общепринятым нормам и правилам;

- достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого, отредактированный текст корректируется контролируется (верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Целесообразно производить комбинированную корректировку текста, используя для этого как собственные интеллектуальные ресурсы, так и соответствующие возможности стандартного текстового редактора. Завершает процедуру редактирования и корректирования его контрольная распечатка.

Согласование уточненного варианта текста документа производится в случае, если изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста), либо если в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям). Как правило, согласование производится путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа или путем оформления грифа согласования на лицевой стороне последнего листа проекта документа (ниже подписи).

После выполнения процедуры согласования проекта документа, последний передается ответственным исполнителем на оформление. Оформление проекта документа производится с целью внесения в текст проекта последних уточнений (дополнений) по результатам согласования и приведения его внешнего вида в соответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации.

Проект документа, оформленный надлежащим образом, передается секретарю для представления на подпись (утверждение). В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю организации лично ответственным исполнителем. Подписанный (утвержденный) документ должен передаваться ответственным исполнителем на регистрацию секретарю. В НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» регистрация подготовленного внутреннего документа происходит в приемной главного врача, регистрация происходит в журнале регистрации внутренних документов. Зарегистрированный документ тиражируется в необходимом количестве экземпляров.

Все внутренние документы, поступающие на имя главного врача регистрирует секретарь главного врача.

Журнал передвижения документации внутри больницы включает в себя следующие графы:

№ п/п	Дата документа	№ доку-мента	Кому адресован	Отделе-ние	Краткое содержание	Испол-нитель	Дата передачи	Роспись

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности.

Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с Номенклатурой дел, которая создана в организации. Последующее хранение и работа с документом производятся исходя из практической потребности в документе.

Порядок работы (блок-схема) с внутренними документами в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» представлен в Приложении № 19.

Ошибками в организации работы с внутренними документами в ДКБ является их долгое согласование, иногда отмечается утеря документа. Об оформлении проанализированных внутренних документов можно отметить уже типичные замечания по отметкам: утверждения, об исполнении документов и подписи документа

Таким образом, работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» заключается в: проверке правильности оформления и приеме документов от ответственных исполнителей; регистрации документов; подготовке документов к отправке; передача подготовленных к отправке документов курьеру; помещение контрольных экземпляров документов в дела; последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов. Исходящая документация проходит обязательную регистрацию.

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами в ДКБ для целей и нужд внутреннего характера, включает моменты: подготовка предварительного варианта текста документа; согласование и оформление текста документа; утверждение (подписание) документа; регистрация документа; передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам; последующее хранение. Автор проводит анализ типичных ошибок в оформлении исходящих и внутренних документов.

3.3 Контроль исполнения документов

В основе организации контроля исполнения служебных документов в ДКБ на ст. Самара лежат принципы:

- заблаговременности;

- объективности: важно, чтобы контроль опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы;

- открытости: подчиненные должны знать, что, как, и по каким решениям контролируют; о результатах контроля надо уведомлять подчиненного;

- системности: контроль должен касаться каждого участка работы, а не только предпочтительных, по мнению начальства;

- индивидуального подхода.

Игнорирование перечисленных принципов контроля приводит к снижению результатов работы больницы.

Основными задачами, которые решает контроль в системе управленческой деятельности, являются повышение ответственности должностных лиц и эффективности управления и эффективное использование системы делопроизводства, обеспечение отлаженности, целесообразности и точности прохождения документов по адресам.

В практической деятельности больницы применяется два метода контроля: внутренний и внешний контроль.

Внешний контроль осуществляется со стороны вышестоящих органов - Региональной дирекции медицинского обеспечения на Куйбышевской железной дороге, департамента здравоохранения ОАО «РЖД».

Каждую неделю в понедельник от контрольно-аналитического отдела Региональной дирекции медицинского обеспечения приходит информация с указанием документов, срок которых истекает через неделю.

В случае неисполнения документа, стоящего на контроле у секретаря в срок, и непредставления при этом в адрес контрольно-аналитического отдела обоснования со стороны предприятия данный вопрос выносится на рассмотрение начальника РДМО.

Внутренний контроль в ДКБ на ст. Самара, проверку исполнения документов, а также постановлений и распоряжений РДМО, департамента здравоохранения ОАО «РЖД», Министерства здравоохранения и социального развития Самарской области осуществляет секретарь больницы.

Внутренний контроль охватывает три группы вопросов:

- контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий. Такой контроль подразумевает оценку правильности и полноты решения поставленного вопроса. В ДКБ на ст. Самара такую оценку дает главный врач либо по его поручению заместитель главного врача. Если главный врач согласен с решением данного вопроса, то документ подписывается, если же данное решение его не устраивает, то документ возвращается исполнителю на доработку;

- контроль соответствия документов требованиям ГОСТов. Данный контроль заключается в проверке правильности оформления документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такой контроль осуществляется как секретарем, так и ответственными исполнителями самостоятельно;

- контроль исполнения документов в установленные сроки. Данный вид контроля осуществляет секретарь главного врача.

В ДКБ на ст. Самара обязательному контролю подлежат все распорядительные документы, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.

При постановке документа на контроль на нем проставляется отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль", и указывается дата истечения срока исполнения данного документа.

Каждую неделю секретарь распечатывает отчет о выполнении контрольных поручений в подразделениях Учреждения, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям в качестве напоминаний.

Все поручения исполняются в указанные в них сроки. Если в документе срок исполнения не указан, то ставятся типовые сроки, установленные законодательными и другими актами.

Если в тексте поручения содержится указание "Срочно", то документы исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. Также в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "Оперативно".

Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через приемную на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срока и о причинах отсрочки, причем, не позднее чем за 5 дней до истечения ранее установленного срока.

Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Секретарь сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока.

Секретарь несет полную ответственность за соблюдение исполнителями сроков ответа по документам. Если исполнитель не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, секретарь пишет служебную записку на имя главного врача указанием нарушения.

Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа также проставляется в журнале и контроль снимается.

Секретарь обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим отделом РДМО.

Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность деятельности больницы.

Организация эффективного внутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом управления. Проверка качества и своевременности исполнения решений и распоряжений различных уровней управляющей системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.

3.4 Организация текущего и архивного хранения документов

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

- хранение документов в процессе их исполнения;

- хранение исполненных документов. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2009. - С.53.

Документы во время их исполнения в ДКБ хранятся у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела Там же. С54., в ДКБ эта функция возложена на секретаря.

При формировании дел в ДКБ соблюдаются следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- включают в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела др.);

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который осуществляется согласно Основным правилам работы архивов организаций. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2009. - С. 59.

Текущее хранение документов в ДКБ осуществляется в приемной главного врача в бумажных папках в специальных шкафах.

Между НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» и Управлением Куйбышевской железной дороги ОАО «РЖД» заключен договор, на основании которого архивная служба последнего принимает к себе на хранение все документы, возникающие в результате деятельности больницы.

На первом этапе архив совместно с секретарем определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Оформление дел в ДКБ проводится секретарем и его помощником или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Для обеспечения комплектования архива в ДКБ на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для учреждения здравоохранения. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство [Текст] / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2009. - С. 64.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации каждый год после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с главным врачом, ответственными лицами.

В период подготовки дел структурным подразделением ДКБ к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Оформляется акт передачи дел в архив.