Влияние информационных технологий на процессы функционирования организационной деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО «Саратовский государственный университет

ИМЕНИ Н.Г. Чернышевского»

ИНСТИТУТ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Кафедра менеджмента в образовании

Курсовая работа

по дисциплине «Теория организации»

Влияние информационных технологий на процессы функционирования организационной деятельности

Саратов 2012

Содержание

Введение

Глава 1 Перспективы и тенденции развития информационных технологий

1.1 Информационные технологии: понятие, история развития, классификация и структура

1.2 Направления развития информационных систем

Глава 2. Влияние информационных технологий на управление предприятием

2.1 Информация и организационная структура управления

2.2 Современные информационные технологии и качество управления

2.3 Основные понятия управления информационными технологиями

2.4 Проблемы организационной деятельности в сфере ИТ

2.5 Проблема выбора источников ИТ

Заключение

Введение

В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения.

Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи, начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникативные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. Информационные технология - это интеграция компьютеров, электроники и средств связи.

Информационные технологии обладают свойствами, которые полезны, так как они:

- помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;

- являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач;

- способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;

- подключают к единому информационному пространству - экономическому и образовательному.

В общем, можно сказать, что информационные технологии незаменимы практически во всех сферах деятельности человека. Соответственно, изучение данного вопроса, несомненно, актуально в настоящее время, как для каждого отдельного человека, так и для общества.

В данной работе перед нами стоит цель изучить тему «Информационные технологии и их влияние на организационную деятельность».

Для наиболее эффективного достижения поставленной цели, стоит обозначить основные задачи:

Рассмотреть вопрос понятия информационных технологий, историю их развития, классификацию и структуру;

Определить направления развития информационных систем;

Ознакомиться с понятием компьютерной системы и информационной системы маркетинга;

Рассмотреть Интернет и его службы как единую систему, и определить степень влияния информационных систем, в частности - сети Интернет, на деятельность организаций.

Глава 1. Перспективы и тенденции развития информационных технологий

1.1 Информационные технологии: понятие, история развития, классификация и структура

Информационная технология - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информации.

Информационная технология в своем развитии прошла несколько этапов. До второй половины XIX в. основу информационной технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская бумага. Коммуникация (связь) осуществлялась путем направления пакетов (депеш). Продуктивность информационно обработки была крайне низкой: каждое письмо копировалось отдельно вручную; помимо счетов, суммируемых также вручную, не было другой информации для принятия решений.

На смену «ручной» информационной технологии в конце XIX в. пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты - все это послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу, «механическая» технология проложила дорогу к формированию организационной структуры существующих учреждений.

40-60-е годы XXв. характеризуются появлением «электрической» технологии, основанной на широком использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге (типа ксерокса), портативных диктофонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов. Многие современные учреждения базируются на «электрической» технологии.

Появление во второй половине 60-х годов больших производственных ЭВМ на периферии учрежденческой деятельности (в вычислительных центрах) позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной», технологии.

Новая информационная технология (НИТ) - информационная технология, в которой используются последние достижения информатики. В настоящее время НИТ - это компьютерная информационная технология.

Для того чтобы правильно понять, оценить, грамотно разработать и использовать информационные технологии в различных сферах жизни общества необходима их предварительная классификация.

Классификация информационных технологий зависит от критерия классификации. В качестве критерия может выступать показатель или совокупность признаков, влияющих на выбор той или иной информационной технологии. Примером такого критерия может служить пользовательский интерфейс (совокупность приемов взаимодействия с компьютером).

Неотъемлемой частью информационной технологии является электронная почта, представляющая собой набор программ, позволяющий хранить и пересылать сообщения между пользователями.

Классифицируя информационную технологию по типу носителя информации, можно говорить о бумажной (входные и выходные документы) и безбумажной (сетевая технология, современная оргтехника, электронные деньги, документы) технологиях.

Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний.

Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров. Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы.

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений.

Основными характеристиками ИС являются:

· поддержка полного цикла управления в масштабах корпорации;

· значительные масштабы системы и объекта управления;

· неоднородность составляющих технического и программного обеспечения компонентов ИС управления;

· единое информационное пространство выработки управленческих решений (управление финансами, персоналом, управление производством, логистика, маркетинг);

· функционирование в неоднородной операционной среде на нескольких вычислительных платформах;

· управление в реальном масштабе времени;

· высокая надежность, открытость и масштабируемость информационных компонентов.

Каждый базовый компонент ИС является самостоятельной системой, имеет определенную структуру построения и цели функционирования. Технологический процесс обработки информации ИС состоит из отдельных операций, реализуемых с использованием комплекса технических и программных средств. Комплекс технических и программных средств постоянно расширяется, что обусловлено развитием ИС в сторону применения различных информационных сред, включая мультимедиа.

Программное обеспечение информационных технологий неоднородно, часть программных средств относится к базовому программному обеспечению, без которого невозможна работа технических средств, другая часть - к прикладному программному обеспечению.

Технические средства для информационных технологий делятся на классы:

1. Средства сбора и регистрации информации:

- персональные компьютеры для ввода информации документов и запись на машинный носитель. При вводе информации применяются аппаратные и программные методы контроля достоверности, в том числе контроль на диапазон значений, контроль формата значений и другие;

- сканеры для автоматического считывания информации документов в виде графических символов, распознавания графических образов и преобразования в текст;

- автоматические датчики информации для формирования сигналов наступления контролируемых событий и их преобразования в цифровое представление.

2. Комплекс средств передачи информации (технические и программные средства компьютерных сетей):

- локальные вычислительные сети (ЛВС) ограниченного масштаба, с большими скоростями передачи данных, ограничением количества и местоположения пользователей;

- региональные вычислительные сети (РВС) расширенного масштаба/специализированного назначения, с относительно высокими скоростями передачи данных, расширением количества пользователей сети;

- глобальные вычислительные сети (ГВС), в том числе сеть Интернет, для всемирных коммуникаций и создания информационных сообществ (например, пользователей информационных ресурсов Web, участников электронной коммерции, пользователей электронной почты, IP-телефонии и др.), с неограниченным кругом пользователей;

- intranet (интранет) сети корпораций, предназначенные для использования в масштабе предприятий эффективных информационных технологий Интернета.

3. Средства хранения данных.

Базы данных ИС хранятся на серверах БД, файловых серверах, локальных компьютерах. В качестве носителей информации используются: магнитные диски (съемные, стационарные, переносные диски большой емкости), оптические диски (лазерные диски), магнитооптические диски, диски DVD (цифровые видеодиски).

4. Средства обработки данных.

Обработка информации в ИС выполняется с помощью компьютеров, которые делятся на классы:

- микрокомпьютеры - используются автономно в виде персональных компьютеров либо в сети в качестве рабочих станций, оснащены современными микропроцессорами (Intel, AMD, Cyrix и другие), имеют различную архитектуру (ряд IBM PC, Macintosh, DEC и другие). В эту же группу входят портативные компьютеры, которые приближаются по своим техническим характеристикам к «настольным» (Desk Top) персональным компьютерам;

- мини-компьютеры - машины среднего уровня по производительности и серверным возможностям (ряд машин PDP и другие);

- большие и сверхбольшие компьютеры -- машины специального применения в крупномасштабных ИС (ряд SUN и другие).

5. Средства вывода информации.

Для отображения и вывода информации используются видеомониторы, принтеры, графопостроители.

Содержательную основу информационных систем составляют ее «функциональные компоненты» - модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации . Функциональная структура ИС - совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления. В системе управления крупных предприятий - корпораций выделяются самостоятельные подсистемы (контуры) функционального и организационного уровня управления/

Стратегический анализ и управление. Это высший уровень управления, обеспечивает централизацию управления всего предприятия, ориентирован на высшее звено управления. Основные комплексы задач:

- финансовый менеджмент, в том числе финансовое планирование и бюджетирование, составление финансового плана, определение статей затрат и поступлений денежных средств; анализ финансового плана и другие;

- анализ финансовой и хозяйственной деятельности, создание аналитической информации для принятия стратегических и тактических решений, анализ динамики и структуры технико-экономических показателей, подготовка внешней финансовой отчетности и другие;

- маркетинг - анализ рынка товаров, информация о конкурентах, клиентах; моделирование ценовой политики фирмы, организация рекламы, анализ эффективности каналов товародвижения и форм реализации товаров и услуг и другие;

- управление проектами - календарные планы-графики работ, оценка потребности в ресурсах для выполнения плана; учет и анализ хода выполнения планов по, исполнителям и структурным подразделениям; контроль сроков выполнения планов и другие;

- управление документооборотом - система управления документами и организации документооборота ИС, контроль исполнительской дисциплины, управление деловыми процессами, групповая работа с электронными документами и другие.

Управление персоналом включает комплексы задач:

- организационный менеджмент в части моделирования организационной структуры управления и штатного расписания, определение функциональных (должностных) обязанностей подразделений и отдельных исполнителей;

- создание нормативно-справочной информации для управления предприятием, персоналом (классификаторы и справочная информация по кадрам, графики работ);

- планирование затрат по персоналу, расчет потребности в трудовых ресурсах, расчет фонда оплаты труда, схемы тарифов и должностных окладов, премий, льгот, штрафных санкций;

- набор персонала, в том числе ведение вакансий, профессиональное тестирование, рекрутинг и отбор кандидатов;

- ведение базы данных кадрового состава, формирование приказов, статистический анализ и учет движения кадров и другие;

- табельный учет рабочего времени, учет основной и дополнительной заработной платы, расчет налогов по заработной плате, формирование выходных расчетно-платежных документов и форм статистической отчетности, формирование бухгалтерских проводок для учета зарплаты.

Управление производством включает комплексы задач:

- техническая подготовка производства (ТПП), в том числе конструкторская и технологическая подготовка производства, создание нормативно-справочной базы (конструкторский состав изделий, справочники технологического оборудования и оснастки, операционно-трудовые нормативы);

- технико-экономическое планирование (ТЭП), обеспечивает ведение нормативно-справочной базы для формирования портфеля заказов, номенклатурного плана производства, сбалансированного по ресурсам; производственной программы структурных подразделений, расчет плановой себестоимости продукции и нормативных затрат;

- учет затрат на производство (контроллинг), обеспечивает управление прямыми и косвенными затратами в производстве, учет выпуска готовой продукции, учет незавершенного производства, расчет фактических затрат на выпуск готовой продукции, формирование сметы сводных затрат на производство по видам продукции, местам возникновения затрат, по периодам учета и т. п.

- оперативное управление производством. Комплекс заданий обеспечивает планирование и учет запуска-выпуска продукции в соответствии с производственной программой, диспетчеризацию материальных потоков для производственного процесса, оперативный учет выпуска готовой продукции и незавершенного производства.

1.2 Направление развития информационных систем

Критерием развития информационных технологий является соотношение стоимость - производительность: улучшение, по оценкам специалистов, фактически составит величину 100, т.е. будет возрастать преимущество компьютеров над ручной обработкой. В ближайшие 5-10 лет компьютеры будут стоить приблизительно столько же, сколько сегодня, но они станут почти в 50 раз мощнее (по скорости обработки, памяти и т.д.). В то же время, стоимость ручного труда увеличится вдвое. Таким образом, соотношение «стоимость-производительность» компьютеров по сравнению с ручным трудом составит 100. Это означает, что компьютеры будут иметь все большие сравнительные преимущества. Со временем, все больше рутинных заданий будут более экономично выполнены компьютером, чем человеком.

Графический и другие дружественные пользовательские интерфейсы. Графический пользовательский интерфейс - это программное обеспечение, которое обеспечивает пользователям прямое управление видимыми объектами и действиями на экране вместо сложного командного синтаксиса. Проявляется тенденция упрощения интерфейса насколько это возможно. Одним из путей развития является представление интеллектуального интерфейса, который понимает пожелания пользователя, даже когда они выражены на обычном языке.

Хранение и память. CD-ROM и другие средства хранения увеличивают вторичное хранение, позволяя таким образом хранить огромные объемы информации. Большие объемы памяти будут поддерживать и обеспечивать использование мультимедиа и такие развивающиеся компьютерные технологии, как искусственный интеллект.

Хранилища данных. Для хранения постоянно возрастающих объемов информации компании создают гигантские «хранилища», которые содержат триллионы байтов данных, организованных для легкого доступа конечного пользователя. Эти хранилища интегрированы с Интернет так, что они могут быть доступны из различных местах в любое время.

Мультимедиа и виртуальная реальность. Компьютеры будут играть большую роль в интеграции различных типов медиа (голос, текст, графики, видео и анимация) позволит значительно повысить качество проведения маркетинговых исследований и принятие решений. Виртуальная реальность является осуществлением интерактивной трехмерной графики, которая позволяет пользователям войти в виртуальный мир.

Технологии сетевых вычислений. Эти технологии дают пользователям возможность взаимодействовать с другими пользователями и обеспечивают доступ к базам данных в организации и в любом другом месте.

Главными направлениями развития технологий сетевых вычислений являются следующие:

- домашние компьютерные средства будут интегрированы с телефоном, телевизором и другими электронными средствами;

- использование Интернет будет расти, приведя к информационным супер-трафикам, основным на оптоволоконных сетях. Они изменят образ информационной среды, в которой мы живем, учимся и работаем;

- Интернет станет доминирующими сетевыми системами в большинстве организаций;

- электронная коммерция будет развиваться быстрыми темпами, изменяя организационную структуру, процессы, процедуры, менеджмент и способы ведения бизнеса;

- интеллектуальные программные агенты будут странствовать сквозь базы данных и сети, выполняя задания для своих хозяев. Успех электронной коммерции будет зависеть от развития интеллектуальных программных агентов, которые помогут навигации в Интернет, доступу к базам данных и реализации деятельности пользователей в условиях электронной коммерции.

Новая информационная технология решения задач и интеллектуальные системы. Интеллектуальные системы, такие как экспертные системы, системы обработки естественного языка и нейронные вычислительные системы увеличивают производительность и облегчают выполнение сложных задач. Они также обеспечивают поддержку, когда информационный поток неполный или нечеткий. Интеллектуальные системы могут использоваться индивидуально, но во многих случаях они интегрированы между собой и с другими информационными системами.

Глава 2. Влияние информационных технологий на управление предприятием

2.1 Информация и организационная структура управления

Ученые и практики затратили большие усилия, чтобы построить совершенную иерархию управления, однако, сейчас они зачастую готовы отказаться от традиционных иерархических структур. Среди новых организационных моделей можно выделить матричную, сетевую, проектную - и это далеко не полный перечень известных типов.

Считается общепризнанным, что предприятие должно быстро и гибко реагировать на изменения в окружающей среде. Специально сформированные команды профессионалов нацелены управлять процессами предоставления продуктов/услуг, гарантировать высокое качество, стремиться к постоянному совершенствованию и обучению, направлять свои усилия на наиболее полное удовлетворение потребителей и обеспечивать рентабельность производства. Руководители предприятий должны «мыслить глобально, а действовать локально», создавать стратегические союзы и партнерства для расширения возможностей и масштабов деятельности, стремясь к созданию «эффективных корпораций». Наконец, создание современной информационной и коммуникационной инфраструктуры направлено на получение информации, необходимой для принятия обоснованных решений на всех уровнях управления предприятием.

Следует подчеркнуть, что многие из упомянутых выше организационных структур не новы. Матричные и другие модели организаций начали появляться с конца 50-х годов. Сторонники этих моделей также призывали к гибкости, адаптивности, информационной емкости и сотрудничеству, которые лежат в основе подобных схем. Но тогда речь шла о необходимости таких схем лишь для фирм, функционирующих в динамичной среде с высокой неопределенностью или во вновь появляющихся отраслях. Такие схемы первоначально преподносились как «очевидная организационная реакция» на потребность решения сложных управленческих задач, когда важно быстро реагировать на меняющиеся условия деятельности предприятий и фирм, вместо разбиения таких задач на простые, реализуя многоуровневые структуры. Но большинство фирм по-прежнему продолжали использовать традиционные иерархические структуры.

Почему же фирмы, принимавшие в то время матричную модель организации, позднее отказались от нее? Выяснилось, что новые структуры порождают конфликты, информационные перегрузки и дорогостоящее дублирование ресурсов. Руководители верхнего уровня теряли контроль над своими компаниями. Проблема состояла не в том, что они не могли судить о требованиях, возникающих в связи с усложнением среды и ускорением ее изменений, и не в том, что им не удалось выработать стратегии, соответствующие новым проблемам. Главное, что компании были организационно неспособны осуществлять те стратегии, которые они разрабатывали, поскольку в последние 20 лет стратегическое мышление обогнало организационные возможности.

По мере того, как руководители пытались найти решение проблемы формирования эффективных организационных структур, они осознавали, в какой степени современные информационные технологии управления позволяют им справляться с требованием обработки возрастающих объемов информации, неотъемлемо присущих новым организационным моделям.

Но теперь уже вряд ли можно найти фирму или предприятие, которое не ориентировалось бы на динамичную и неопределенную среду. На сегодняшний день практически любая фирма претерпевает существенные организационные перемены.

2.2 Современные информационные технологии и качество управления

Информационная технология - это цельная система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. В 1790 году Иоганн Беркман, экономист из Геттингена, впервые употребил термин «технология». По его мнению, только различные способы создания «полезных умений» дают значительные преимущества в развитии экономики.

Современные ИТ непосредственно влияют на качество управленческих решений, на разработку планов, а часто и на способы производства продуктов и оказания услуг.

Глобальная конкуренция заставляет компании формировать свои стратегии, уделяя все большее внимание качеству продуктов и услуг. До недавнего времени о качестве обычно говорили либо с точки зрения производителя, либо с точки зрения потребителя.

С точки зрения производителя качество определялось как соответствие производства установленным нормам и стандартам (отсутствие отклонений от норм). Производитель часов может принять норму, которая требует, чтобы 99,5% производимых часов имели высокую точность хода, не отклоняясь более чем на секунду в месяц. Контроль соответствия этому требованию осуществляется с помощью простейших тестов.

Что касается потребителя, то он трактует понятие качества значительно шире. Во-первых, он заинтересован в физическом качестве продукта, его сроке действия, безопасности, легкости установки и использования. Во-вторых, потребитель требует определенного качества услуг, связанных с использованием продукта: точность и правдивость рекламы, гарантийное обслуживание продукта и поддержка его в эксплуатации. Наконец, потребитель весьма чувствителен к психологическим аспектам: он ценит вежливость при продаже, репутацию продукта и т.п.

Сегодня предприятия постепенно принимают идеологию, получившую название «всеобщее качество и управление». Под этим понимается концепция, в соответствии с которой ответственностью за качество наделяются все работники предприятия. Считается, что в высокое качество продукции вносят свой вклад инженеры, которые не делают проектных ошибок, рабочие, не выпускающие брак, и даже машинистки, печатающие без ошибок.

Существенную роль в повышении качества управления играют информационные технологии. Они помогают предприятиям достигать поставленных целей, автоматизируя производственные процессы, обеспечивать выполнение стандартов, совершенствовать продукты на основе анализа спроса потребителей, снижать время изготовления продукции, сокращать сроки разработки проектов.

Программы повышения качества обычно исходят из философии «чем меньше, тем лучше»: меньше этапов в процессе - меньше времени и возможностей сделать ошибки.

Несколько лет назад американская компания Carrier Corporation столкнулась с сокращением своей доли на рынке. Основная причина состояла в том, что частота ошибок в системе заказов составляла 70%. Этапов обработки заказа было так много, что ошибки становились, практически, неизбежны. Иногда их можно было обнаружить только в конце производственного цикла, когда на контроле выяснялось, что в изделие вставлены не те комплектующие, которые нужны. В результате компания пошла на внедрение всеобщей системы управления качеством, в которой ИТ играли большую роль: помогли сократить количество этапов обработки заказов, число ошибок резко пошло на убыль, издержки производства сократились и отношения с потребителями наладились.

Для повышения качества продукции и услуг часто используются жесткие стандарты. Предприятия могут применять как внутренние отраслевые стандарты, так и стандарты, установленные другими предприятиями, или комбинировать эти подходы к определению стандартов своей деятельности.

Чтобы эффективно использовать информацию о стандартах, специалисты в области ИТ привлекают сотрудников других подразделений предприятия к анализу функционирования существующих и проектированию новых информационных систем.

2.3 Основные понятия управления информационными технологиями

Интеграция информационных технологий на предприятии имеет множество вариантов реализации и открывает различные стратегические возможности. Для оценки того, насколько успешно могут применяться ИТ, важны нижеследующие понятия.

Стратегическое влияние информационных технологий весьма неодинаково в разных отраслях и фирмах, и даже внутри отдельно взятого предприятия. В 90-е годы все более заметно растет число предприятий, для которых ИТ особенно сильно расширяют стратегические возможности их развития. Понятие различий в стратегическом соответствии является очень важным для понимания необходимости разнообразия подходов к управлению информационными технологиями.

Корпоративная культура воплощается в ценностях организации и отражается в ее стратегических процессах.

Быстрая эволюция ИТ повышает требования к управлению их внедрением. Пренебрежение этим вопросом порождает неэффективные наборы «островков технологий», плохо совместимых между собой. Поскольку внедрение новых информационных технологий часто прямо влияет на эффективность деятельности предприятий, успех приходит только там, где люди способны обучаться и соответственно изменять свое поведение. Поэтому ИТ рассматривают и как инструмент расширения интеллектуальных возможностей людей в рамках предприятия. Без сопутствующих изменений в поведении индивидов, любые технические успехи, скорее всего, будут сопровождаться неудачами на организационном уровне.

Современные подходы к анализу информационных систем:

Технический подход

Основными дисциплинами, на которые опирается технический подход к анализу информационных систем, являются исследование операций, компьютерные и управленческие науки. Компьютерные науки обосновывают используемое техническое и программное обеспечение. Управленческие науки концентрируются на разработке моделей принятия решений и обобщении практики управления. Исследование операций - на математических методах оптимизации тех направлений деятельности, которые типичны для многих предприятий: транспорт, контроль запасов, транзакционные издержки и т. д.

Поведенческий подход

Многие поведенческие проблемы, связанные с использованием систем, их проектированием и внедрением, нельзя описать моделями, основанными на техническом подходе. Ключевыми оказываются другие научные дисциплины. Социологи основное внимание уделяют влиянию ИС на группы, организации и общество. Политические науки исследуют политические последствия использования ИС. Психологи занимаются индивидуальными реакциями на ИС и познавательными моделями реагирования человека.

Основная направленность этого подхода - не технические решения, а изменения общественных отношений, управленческая и организационная политика и поведение.

Социотехнический подход

Взгляд на ИС как на социотехнические системы помогает избежать чисто технического подхода к их созданию. В технической или поведенческой области проблемы редко поддаются полному решению. Необходимо оптимизировать деятельность системы в целом, синтезируя технические и поведенческие аспекты. Это означает, что информационные технологии должны меняться и разрабатываться так, чтобы соответствовать потребностям предприятий и отдельных индивидов. В свою очередь, предприятия и индивиды также должны совершенствоваться, проходя переподготовку, обучение и планируемые организационные изменения, чтобы уметь извлекать преимущества из новых ИТ

2.4 Проблемы организационной деятельности в сфере ИТ

При анализе деятельности предприятия, касающейся применения ИТ, целесообразно рассмотреть следующие вопросы:

1. Влияют ли на конкурентоспособность предприятия неудачи при внедрении ИТ? Насколько значимы ИТ для успеха в данной отрасли?

Неудачное использование технологий в приоритетных для конкуренции областях - это существенная проблема, в то время как ошибки в нестратегических областях часто менее значимы для общего состояния дел.

2. Эффективно ли предприятие занимается планированием в области развития информационных технологий? Верно, ли оно устанавливает цели? Достаточно ли средств выделяется на достижение поставленных целей?

В зарубежной практике принято распространять среди руководителей предприятия обзоры состояния отрасли, в котором сравниваются расходы на ИТ ведущих конкурентов. Обычно внимание привлекают те цифры, по которым предприятие существенно отличается от конкурентов, и часто -- те области, где оно тратит больше, чем конкуренты. Естественно, что такая информация настораживает руководство. Однако, после анализа может оказаться, что предприятие использует другую методику расчета затрат на ИТ, чем конкуренты, и поэтому цифры нельзя сравнивать непосредственно (например, из этих цифр исключаются расходы на телекоммуникации, тогда как другая фирма включает их). Возможен и другой вариант: предприятие имеет свою особую стратегию, местоположение, структуру управления, и поэтому то, что делают конкуренты в области ИТ сравнивать следует с большой осторожностью. Еще хуже, когда решение о целесообразности внедрения ИТ принимается под влиянием рекламы или моды.

3. Эффективно ли управление информационными технологиями?

Иногда предприятие тратит значительные средства на оборудование и программное обеспечение, но не получает желаемых результатов. Возможные причины -- дефицит квалифицированных профессионалов в области управления ИТ и усиление конкуренции со стороны других компаний.

4. Способны ли лидеры бизнеса решать задачи, связанные с управлением ИТ?

Опыт показывает, что нередко ведущие лидеры бизнеса очень легко увольняют руководителей подразделений ИТ из-за проблем эффективности, но, как правило, это приводит только к росту числа проблем. Новой команде приходится выявлять и исправлять чужие ошибки, что бывает весьма непросто, и предприятие вступает в очередной «цикл неэффективности». Ясно, что квалификация и опыт, необходимые для управления информационными ресурсами, меняются во времени. То, что устраивало вчера, не соответствует сегодняшней ситуации. Во многих случаях проблема усугубляется отсутствием явных показателей эффективности и объективных данных для их расчета

2.5 Проблема выбора источников ИТ

В течение последнего десятилетия фирмы все в большей степени полагались на внешние источники получения программного обеспечения. Растущие издержки крупномасштабных проектов, ограниченный штат, доступность стандартизованных баз данных и сетей, прикладных пакетов программного обеспечения и громадное увеличение числа потенциальных приложений являются теми факторами, которые подталкивают к использованию внешних источников. Столкнувшись с растущей сложностью управления ИТ, необходимостью сосредоточиться на ключевых моментах деятельности, многие руководители задаются вопросами: «Стоит ли заниматься самим или можно передоверить внешним специалистам инфраструктурные операции, чтобы сконцентрироваться на создании приложений ИТ?» Факторы, которые следует учитывать при ответе на эти вопросы, обобщены в таблице 1.

Предпочтение покупки изготовлению «своими силами» существенно повлияло на практику управления ИТ. В середине 90-х годов менее 1% используемого программного обеспечения было разработано специалистами подразделений ИТ предприятий. Фирмы, специализирующиеся на создании ИТ, явно стали исполнять интеграционные функции, поэтому возникла потребность в новых процессах управления предприятием. Например, подразделения ИТ должны подвергаться проверке -- нет ли у них стимула планировать ненужные разработки, когда необходимый продукт можно купить. Если основным источником технологий являются внешние разработчики, то необходимы межорганизационые системы управления и процедуры аудита, гарантирующие, что обе стороны способны выполнять свои обязательства.

Таблица 1.

Источники ИТ: какой выбрать?

Критерий решения	Факторы в пользу собственной разработки	Факторы в пользу покупки
деловая стратегия	приложения ИТ или инфраструктура дают конкурентные преимущества	приложения ИТ или инфраструктура обеспечивают поддержку стратегии или операциям, но не рассматриваются как стратегические
ключевая компетенция	требуемые знания или опыт в области разработки/эксплуатации приложений рассматриваются в качестве одной из специализаций фирмы	требуемые знания или опыт для разработки/эксплуатации приложений (инфраструктуры) не являются решающими для успеха фирмы
конфиденциальность и безопасность информации	информация или ее обработка рассматриваются как высокосекретные	неудачи в области безопасности создают проблемы, но не вызывают организационной дисфункциональности
доступность соответствующих образцов	не существует надежных партнеров-разработчиков приложений и необходимой инфраструктуры	надежные и компетентные поставщики существуют
доступность пакетов программного обеспечения	необходимые приложения уникальны	пакеты, отвечающие необходимым требованиям, доступны
анализ издержки/выгоды	покупка продукта/услуги и координация (контроль) межорганизационных отношений обходится дороже, чем собственное создание продукта/услуги	издержки покупки продукта/услуги ниже издержек получения услуги внутри организации
временные ограничения	есть время для создания внутренних ресурсов и обучения персонала для внедрения ИТ	время, необходимое для создания ресурсов и получения опыта, слишком велико
эволюция и сложность технологии	фирма способна привлечь экспертов ИТ, которые обеспечат внедрение при разумных издержках	фирма неспособна приспособиться к быстрым изменениям технологии
легкость внедрения	программные инструменты, обеспечивающие быструю разработку приложений, доступны	инструменты для быстрой разработки приложений недоступны или неэффективны

Многие проблемы распространения ИТ на предприятии связаны с урегулированием конфликтов трех групп руководителей: подразделения ИТ, функциональных подразделений и верхнего звена. Отношения между этими участниками модифицируются по мере того, как предприятие знакомится с разными технологиями, как изменяется стратегическое влияние ИТ и растет квалификация компании в области управления ИТ.

Растущие проблемы, связанные с информатизацией деятельности компаний, подтолкнули многие из них к созданию своих подразделений ИТ. Такие подразделения нередко своей основной целью ставили «освоение» выделенных средств. Приоритет эксплуатационных проблем не оставлял времени на решение задач развития ИТ и их стратегическое планирование. Таким образом, спектр информационных систем расширялся, но эффективность функционирования предприятия существенно не менялась.

В последние годы основной целью ИТ-подразделения стало обеспечение организационно-структурного и информационно-технологического развития предприятия в соответствии с его бизнес-целями и задачами, причем за счет использования новых технологий.

В сферу деятельности ИТ-подразделения в настоящее время входят следующие важные задачи:

отслеживание ведущих информационных технологий, внедрение которых может повысить эффективность бизнеса;

объединение на предприятии множества существующих слабо связанных (информационно и функционально) ИС в корпоративную информационную систему (КИС), которая становится единым информационным ресурсом предприятия;

обеспечение разработки совместных планов оргструктурного и ИТ-развития предприятия

Следует особо отметить, что никакая концепция построения корпоративной информационной системы не может быть создана в отрыве от оргструктуры и бизнес-процессов компании.

Исходя из того, что роль ИТ-подразделения усиливается, автоматически изменяется и роль его руководителя. Тем самым признается, что управление информацией приравнивается к управлению другими ресурсами предприятия.

Деятельность предприятия зависит от персонала, непосредственно использующего ИТ, в то время как за проектирование, создание и эксплуатацию ИС несут ответственность специалисты подразделений ИТ. Очевидно, что между этими двумя группами возникают трения.

Продавцы ИТ извлекают выгоду из этих конфликтов, занимаясь агрессивным маркетингом своих услуг, напрямую обращенным к пользователям, которые стремятся принимать решения относительно закупки новых перспективных ИТ. При этом они не вполне представляют себе, из каких критериев следует исходить при оценке систем, поскольку современные информационные технологии требуют специальных знаний. Поэтому права и ответственность специалистов в области ИТ и пользователей, касающиеся направлений развития информационных технологий на предприятии, постоянно пересматриваются. Ответственность за проведение таких изменений ложится на высшее руководство.

Заключение

Во введении в данную работу перед нами стояла цель изучить тему «Информационные технологии и их влияние на деятельность организаций».

Для достижения данной цели были достигнуты задачи:

Рассмотреть вопрос понятия информационных технологий, историю их развития, классификацию и структуру;

Определить направления развития информационных систем;

Рассмотреть Интернет и его службы как единую систему, и определить степень влияния информационных систем, в частности - сети Интернет, на деятельность организаций.

На основе изученного материала, можно сделать соответствующие выводы:

В современном мире очень велико значение информационных технологий и компьютерных систем. Они используются, практически, во всех сферах жизни общества. В общем, при изучении данной темы, неоспоримо видно, что информационные технологии и компьютерные системы стали незаменимы для современных организаций.

Информационные технологии используются повсеместно, начиная с федеральных органов государственной власти и заканчивая бухгалтерией самых маленьких организаций. Они незаменимы так же в банковском деле. Всемирная сеть Интернет облегчает работу всех профессиональных служащих, облегчает процесс обмена информацией.

Таким образом, использование информационных технологий и компьютерных систем необходимо в деятельности современных коммерческих и некоммерческих организаций.

Размещено на Allbest.ru