Общество состоит из огромного количества различных организаций. Большинство людей всю свою сознательную жизнь связаны с теми или иными организациями, членами которых они являются или с которыми вступают в контакт. Но что такое организация и какие общие черты характерны для любой организации?

Абстрагируясь от отдельных, частных аспектов, можно сказать, что основными составляющими любой организации являются входящие в нее люди, цели, для реализации которых она создана и существует, и управление, формирующее и приводящее в движение потенциал организации.

Каждую организацию можно представить как открытую систему. На входе она получает ресурсы из внешнего мира, на выходе - отдает созданный продукт. Поэтому любая организация осуществляет три процесса:

получение ресурсов из внешнего окружения;

изготовление продукции;

передача ее во внешнюю среду.

Данные процессы являются жизненно важными для организации. Причем для успешной деятельности организации необходимо поддерживать определенный баланс между ними. Ключевая роль в этом принадлежит управлению.

Управление организацией в основном определяется ее предназначением, которое она призвана реализовывать. Во внутриорганизационной жизни управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения ею своих целей. Управление формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, и прежде всего ее структуру. Управление осуществляет руководство функциональными процессами, протекающими в организации.

Дело в том, что деятельность любой организации состоит из большого количества различных процессов и подпроцессов. При этом руководство каждой группой процессов и подпроцессов можно рассматривать как определенный вид работы по управлению организацией в целом. Это относительно самостоятельные участки работы, которые выделились в процессе разделения труда в управлении, носящего объективный характер.

В основе функционирования организации лежит синергический эффект, состоящий в следующем. Потенциал и возможности организации, как единого целого, превышают сумму потенциалов и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимной поддержкой и взаимодополнением. Таким образом, существует реальный выигрыш от объединения в организацию для ее членов, который перекрывает потери, связанные с ограничением их самостоятельности.

Синергический эффект при всём этом образуется прежде всего за счет:

разделения труда и специализации работников и подразделений;

формирования организационной корпоративной культуры;

обмена работниками профессиональным опытом и знаниями, лучшего их использования;

лучшего использования и маневрирования объединенными материальными и финансовыми ресурсами;

подбора для каждого человека места работы и должности, соответствующей его личным и деловым качествам, лучшего использования знаний и профессиональных навыков каждого из них;

соединения опыта, знаний и квалификации разных людей в одной организации (подразделении) и т.д.

организация ситуационный подход

Вместе с тем объединение людей в организацию не гарантирует получение синергического эффекта. Основной причиной отрицательного результата при всём этом является неорганизованность.

Однажды возникнув, организация начинает жить самостоятельной жизнью, в значительной мере, а то и полностью не зависящей от создавших ее людей, вступая с ними в определенные отношения. В ее рамках люди используют организацию для достижения тех целей, ради которых она, собственно говоря, и создавалась. В частности, они надеются, что организация сможет дать им возможность заниматься интересной, важной, престижной деятельностью, обеспечит нужной информацией, предоставит необходимые права, самостоятельность, власть, гарантии безопасности и социальной защищенности.

В идеале взаимоотношения между человеком и организацией должны быть сбалансированы, но баланс может нарушаться в результате злоупотреблений с той или иной стороны, когда-либо организация низводит людей до положения винтиков, либо люди используют организацию в своих корыстных целях, нанося ущерб ее потенциалу и репутации. В том и другом случае результат оказывается одинаковым - организация ослабевает и перестает нормально выполнять свои функции.

Важным признаком организации считается наличие цели, к достижению которой стремятся ее члены. Цель объединяет и сплачивает их, придает смысл существованию организации, определенность и конкретную направленность ее действиям. Без цели нет и не может быть организации, ибо люди не согласятся просто так терять свободу своей деятельности и подчиняться общим требованиям, с которыми они могут быть внутренне и не согласны. Нужно иметь в виду, что достижение целей организации возможно только при наличии некоторого "критического" числа участников, объединение сил и способностей которых приносит необходимые плоды.

Другим признаком организации является ее обособленность, выражающаяся в некоторой замкнутости внутренних процессов, которую обеспечивает наличие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения. Эти границы могут быть "прозрачными" или "непрозрачными", материальными в виде стен и заборов или "идеальными", основывающимися на различного рода предписаниях и запретах в отношении тех или иных действий.

Существенным признаком организации можно считать осуществление ею деятельности на основе принципа самоуправлении, который предполагает возможность самостоятельно принимать и реализовать любые решения в рамках существующего законодательства для достижения поставленных целей. Термин "самоуправление" отражает самостоятельность и личную текстологию управления самим собой. В основе самоуправления организациями лежат их экономические и иные интересы.

Рыночное самоуправление предполагает новую социальную стратификацию субъектов рыночного хозяйства на собственников, предпринимателей, менеджеров, наемных работников, составляющих трудовые коллективы, и соответственно выделение самоуправления собственника, самоуправления предпринимателя, профессионального управления менеджера и самоуправления членов трудового коллектива. Складывающееся между субъектами рыночной экономики разделение функций управления зависит от многих факторов. Прежде всего следует выделить имманентные функции каждого субъекта. Так, для собственника это функции владения, пользования, распоряжения. Соответственно самоуправление собственника, являющееся исходным управленческим отношением, выступает как функция его собственности, которую он может выполнять в полном объеме или частично.

Менеджмент и его субъекта - менеджера можно охарактеризовать с различных сторон. Во-первых, следует подчеркнуть принадлежность менеджмента к предпринимательской структуре (организации), а не к государству, хотя организация может быть и государственной. Во-вторых, выделяется профессиональная направленность менеджмента, требующая разносторонних знаний. В-третьих, менеджмент выступает как совокупность принципов, функций, методов и форм управления. Менеджер отвечает за эффективность деятельности организации и получает за это соответствующий доход.

Сфера управленческой деятельности трудового коллектива охватывает, прежде всего, трудовые отношения и качество работы. Круг выполняемых работниками функций управления зависит от уровня их развития, социального партнерства, квалификации, личных качеств и других факторов.

Необходимо заметить, что границы между самоуправлением собственника, предпринимателя, профессиональным управлением менеджера и самоуправлением трудового коллектива условны и подвижны. Предприниматель, менеджер, работники, приобретая акции организации или паи, становятся совладельцами. При этом сочетание в определенной мере функций собственника, предпринимателя, менеджера, члена трудового коллектива при их одновременном разграничении представляется наиболее эффективным.

Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирмы. Функция организации реализуется двумя путями: через административно организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления. Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

Под организационной структурой фирмы понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления: установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и стимулирования; распределение ответственности между руководителями; выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

3. Ситуационный подход. Внутренние и внешние переменные