Экономическое и методологическое обоснование необходимости информатизации предприятий

Для развития любого человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и информационные ресурсы. Настоящее время - это период, характеризующийся небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской и образовательной сфере. Например, в промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением, в результате концентрации и специализации производства, внешних и внутренних связей экономических объектов. Информация - являются решающим фактором, определяющим развитие технологии и ресурсов в целом. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность[12].

В последние десятилетия мир переживает переход от "индустриального общества" к "обществу информационному". Происходит смена способов производства, мировоззрения людей, межгосударственных отношений. Люди все чаще используется такое понятие как «информация», «информатизация», «информационные технологии» и т.д.

Но всегда ли общество было «информационным»? Существует мнение, что мир пережил несколько информационных революций. Первая информационная революция связана с изобретением и освоением человеческого языка, который, точнее устная речь, выделила человека из мира животных. Это позволило человеку хранить, передавать, совершенствовать, увеличивать приобретенную информацию. Вторая информационная революция заключалась в изобретении письменности.

Зафиксированное в письменных текстах знание было ограниченное, и следовательно мало доступно. Так было до изобретения книгопечатания. Что обосновало третью информационную революцию. Здесь наиболее очевидна связь информации и технологии. Механизмом этой революции был печатный станок, который удешевил книгу и сделал информацию более доступной. Четвертая революция, плавно переходящая в пятую, связана с созданием современных информационных технологий (телеграф, телефон, радио, телевидение). Но самым поразительным было создание современных компьютеров и средств телекоммуникаций[7, 25].

Для полноты раскрытия темы необходимо дать несколько определений:

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информатизация - организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.

Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов, информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Пользователь информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации[15].

Уровень развития информационного пространства решающим образом влияет на экономику, обороноспособность и политику. От этого уровня в значительной степени зависит поведение людей, формирование общественно-политических движений и социальная стабильность. Целями информатизации во всем мире и, в том числе, в России являются наиболее полное удовлетворение информационных потребностей общества во всех сферах деятельности.

В Украине социальная и политическая перестройка, формирование рыночной экономики объективно привели к необходимости существенного изменения информационных отношений в обществе. Несмотря на значительное расширение в последнее время рынка информационных услуг и продуктов, информационное обеспечение органов государственного управления, хозяйствующих субъектов и граждан остается на низком уровне.

Возможность доступа к информации, как правило, ограничивается ее ведомственной принадлежностью и обусловлена зачастую должностным положением и социальным статусом потребителя. Не решена проблема доступа к территориально удаленным информационным ресурсам.

Большинство населения получает информацию в традиционном виде - печатные издания, радио, телевидение [22].

Информационно - телекоммуникационные системы функционируют, в основном, в интересах государственных органов власти. Такое положение дел приводит к дублированию работ, избыточности в сборе первичной информации, удорожанию разработок и эксплуатации систем. Кроме того, ведомственная разобщенность затрудняет обмен информацией и доступ к ней. Информационные услуги, ресурсы и программные продукты распространены по территории Украины крайне неравномерно, причем в основном ими обеспечены краевые центры. Это распределение соответствует распределению основных научных и информационных центров и не учитывает потребности населения и органов управления. Именно поэтому требует скорейшего решения задача выравнивания информационного потенциала.

Отечественная информационная индустрия должна развиваться с учетом мировых достижений в области информационных технологий и средств телекоммуникационного обмена. Это позволит выйти на мировой уровень технического развития.

Как показывает практика промышленно развитых стран (США, Англии, Японии), решение проблемы информационной индустрии, а следовательно, информатизации общества является глобальной целью развития и связывается с выходом страны в следующем тысячелетии на новый уровень цивилизации. В основе такой целенаправленной деятельности лежит долговременная программа создания системы информационного обеспечения всех потребителей информации в стране, которая предоставляет им возможность использования новых информационных технологий на базе широкого применения информационно-вычислительных ресурсов и автоматизированной системы связи. В нашей стране эту основу составляют сетевые технологии - область достаточно новая и очень быстро развивающаяся. Ведется широкомасштабное оснащение вычислительной техникой самых разных предприятий и организаций. Создаются условия для свободного доступа потребителей к хранимой в системах информации благодаря организации специализированных рабочих мест локальных вычислительных систем [1,6].

Целью данной работы является экономическое и методологическое обоснование необходимости информатизации предприятий всех форм собственности.

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Цели информатизации

В Украине к теме информатизации сложилось достаточно странное отношение, как к чему-то такому абстрактному, ненужному и необязательному. Однако, информатизация является проблемой очень конкретной, измеримой в деньгах и очень важной для Украины, особенно в экономике и управлении.

Если говорить в самых общих выражениях, то суть информатизации сводится к замене бумажных документов документами электронными. Со всеми вытекающими отсюда последствиями: резким сокращением времени документооборота, сокращением затрат, доступностью информации и так далее. Информатизация резко ускоряет процесс управления и повышает его эффективность, и частично решает главную проблему нашего государства и экономики.

Есть два препятствия, которые мешают широкому внедрению информационных технологий в Украине. Препятствие первое -- это предубеждение людей, привыкших работать с бумажными документами. Оно снимается постепенным обучением и овладением информационными технологиями. Препятствие второе, более серьезное, -- отсутствие сколько-нибудь разработанного законодательства, регулирующего применение информационных технологий[29].

Этому вопросу были посвящены слушания в Верховной Раде, прошедшие 1 марта 2005 года, на которых выступал министр по связи и информатизации Леонид Рейман. Главный лейтмотив его выступления -- в Украине отсутствует современное законодательство в области информационных технологий.

Законодательную проблему Леонид Рейман разделил на три части.

Во-первых, существующие законы написаны давно, они уже устарели и не соответствуют сегодняшнему уровню развития IT-сферы в Украине.

Во-вторых, существует много сфер в области информационных технологий, которые возникли и развились уже после вступления в силу имеющихся законов, и потому находятся вне правового поля. В-третьих, законы очень плохо учитывают специфические стороны IT --сферы.

Сегодня сферу информатизации регулирует закон «Об информации, информатизации защите информации», принятый в 1995 году. Как заявил Леонид Рейман, положения этого закона уже устарели и нуждаются в существенной корректировке. Например, этот закон никак не регулирует международный обмен информацией, и этот пробел необходимо восполнить.

Информатизация государственного управления должна решить часть проблем, связанных с эффективностью государственного управления, на что нацелен проект «Электронное правительство». Рейман уделил этому самое пристальное внимание и заявил, что для успеха этого проекта необходимо принятие специального закона -- «О праве на информацию». По мнению Реймана, этот документ не только позволит гражданам воспользоваться конституционным правом на информацию, без него весь проект «Электронное правительство» не добьется успеха, потому что граждане и организации без доступа к информации не смогут принять активное участие в работе такого «электронного правительства». «Электронное правительство будет неэффективным, если граждане и организации не будут иметь каналов получения информации», -- подчеркнул Леонид Рейман [4,18].

Введение электронно-цифровой подписи также было направлено на ускорение документооборота -- как в сфере государственного управления, так и в сфере бизнеса. Однако закон об электронно-цифровой подписи (ЭЦП), принятый в 2002 году, так и не заработал. Сложилась обычная ситуация, когда принятый закон не был обеспечен ни разработанными подзаконными актами, разъясняющими положения закона, ни сформированной системой применения ЭЦП.

С ЭЦП тесно связан закон «Об электронной торговле», проект которого разработало Министерство связи и информатизации. И здесь законодательство резко отстает от жизни. В 2004 году оборот электронных торгов составил около 650 млн. долларов, а в 2005 году ожидается, что этот оборот превысит 1 млрд. долларов. Но, в то же время, электронная торговля является как бы незаконной, находится вне правового поля.

Нет и законов, которые бы определяли права и обязанности участников электронных торгов, особенности заключения договоров по сделкам на электронных торговых площадках, а также применение электронного сообщения в качестве письменного доказательства в судах.

Если оборот в электронной торговле без законов растет с темпами 30-35% в год, по сути дела на доверии участников электронных торгов друг к другу, то легко себе представить возможные темпы роста при нормальном законодательном регулировании.

Информатизация -- вещь хорошая. Но вот выступление Реймана в Госдуме показывает, что до него на государственном уровне информатизацией государства Российского никто не занимался.

Состояние нашего законодательства в сфере информационных технологий невольно вызывает в памяти известное выражение -- «чего не хватишься, ничего у нас нет». Российский рынок мобильной связи развивается чрезвычайно быстро и динамично, причем превосходя все ожидания. Некоторое время назад мало кто мог сказать, что сотовый телефон станет привычным элементом ежедневной жизни, доступным каждому гражданину .

Рынок, слабо урегулированный законами, конечно, предоставляет IT --компаниям и операторам сотовой связи широкие возможности для развития. Но все же стоит принимать во внимание, что другие рынки или уже четко регулируются законами или же стремительно разрабатывают механизмы такого регулирования. Рано или поздно законодательное регулирование будет разработано и в Украине. И оно резко изменит ситуацию на рынке информационных услуг и технологий. Сегодняшние лидеры, привыкшие работать в условиях слабого регулирования, вполне могут уступить место лидера сегодняшним средним и мелким компаниям.

Потом введение регулирования рынка информационных услуг и технологий в России откроет доступ на него западным компаниям, с лучшей организацией, с большими финансовыми резервами, с лучшими возможностями для инноваций. Это резкое усиление конкуренции на российском рынке во всей сфере IT --бизнеса.

Принятие пакета законов, разработанных Министерством по связи и информатизации , внесет значительные изменения в положение в IT-бизнесе. Во-первых, резко повысится (по сравнению с существующим положением) конкуренция в этом секторе экономики -- как между российскими компаниями, так и со стороны зарубежных компаний. Это, в свою очередь, приведет к развитию российских компаний. Во-вторых, оформятся новые сферы применения информационных технологий, в частности в электронной торговле и электронном документообороте. В-третьих, сложатся предпосылки для широкого внедрения информационных технологий в сфере государственного управления и бизнеса.

Конечной целью информатизации компании является создание системы, которая будет отвечать основным требованиям менеджеров компании (потребителей):

- оперативность в получении информации для контроля и управления;

- создание единого информационного пространства в компании;

- обеспечение всех отделов информацией для принятия решений;

- оптимизация трудозатрат по вводу первичной информации и формированию отчетов;

- создание надежной и безопасной системы учета в компании.

Сyщecтвyют двe тoчки зpeния нa coдepжaниe пoнятия "элeктpoнный oфиc". Пepвaя, или тaк нaзывaeмый "шиpoкий пoдxoд", oпpeдeляeт oфиc кaк opгaнизaцию, нa вxoдe и выxoдe кoтopoй тoлькo бyмaги, т.e. кaк opгaнизaцию, нe пpoизвoдящyю oпepaций c мaтepиaльными издeлиями, cыpьeм, пoлyфaбpикaтaми, инcтpyмeнтaми, кoмплeктyющим". Инoгдa в этoт пepeчeнь включaют и тaкиe бyмaги, кaк нayчнo-иccлeдoвaтeльcкий oтчeт, пpoeктнo-инжeнepнaя дoкyмeнтaция и т.п.

Дpyгaя тoчкa зpeния, или тaк нaзывaeмый "yзкий пoдxoд", зaключaeтcя в cлeдyющeм: oфиc - этo opгaнизaция кaнцeляpcкoгo типa, фyнкция кoтopoй пoлyчaть и выпycкaть дoкyмeнты, a тaкжe oтcлeживaть иx движeниe. Чacтo этo мнeниe coчeтaeтcя c дocтaтoчнo шиpoким тoлкoвaниeм пoнятия "дoкyмeнт" - пocлeдним cчитaeтcя любoe cooбщeниe, пepeдaвaeмoe дpyг дpyгy yчacтникaми бизнec-пpoцecca.

Мoжнo выдeлить двa ocнoвныx типa зaдaч, peшaeмыx в кaждoм oфиce: paбoтa c дoкyмeнтaми; yпpaвлeниe paбoтaми.

Для вcex типoв дoкyмeнтoв нeoбxoдимo выпoлнeниe цeлoгo pядa paбoт, oбъeдинeнныx пoнятиeм дeлoпpoизвoдcтвa. Этo coздaниe дoкyмeнтoв; paccылкa дoкyмeнтoв; xpaнeниe дoкyмeнтoв; oбecпeчeниe caнкциoниpoвaннoгo дocтyпa к дoкyмeнтaм; пoиcк нyжныx дoкyмeнтoв и иx фpaгмeнтoв.

В нacтoящee вpeмя c paзвитиeм инфopмaциoнныx тexнoлoгий пoявилиcь мeтoды и cpeдcтвa, кoтopыe oбecпeчивaют интeгpиpoвaнныe peшeния пo aвтoмaтизaции oфиca. Они пoзвoляют aвтoмaтизиpoвaть pyчныe oпepaции, пoиcк дoкyмeнтoв, aвтoмaтичecки пepeдaвaть и oтcлeживaть пepeмeщeния дoкyмeнтoв и кoнтpoлиpoвaть выпoлнeниe пopyчeний, cвязaнныx c дoкyмeнтaми[26, 20].

1.2 Морально-этические проблемы информатизации

В обычном словоупотреблении под информацией понимают то свойство сообщений, данных или фактов, которое уменьшает имеющуюся неопределенность истинной ситуации. Переработка информации составляет значительную часть деятельности человека. Сюда относятся мышление, восприятие, запоминание, вынесение суждений и все подобные операции над органами чувств и мысленными представлениями в процессе их классификации, организации и принятия на их основе каких-либо заключений или решений. Массовая коммуникация уже изменила информационный режим человека, а глобальная коммуникация будет продолжать его менять. Поэтому информационная свобода не должна посягать на личность, здесь обязано работать информационное право. Но нормативная база, способствующая вхождению в глобальное информационное пространство, в настоящее время отсутствует. Государство еще должно определить степень своего влияния в области закрытых и открытых информационных систем. Дело в том, что общение со всем миром стимулирует социальную активность, сохраняя право на межличностное общение. Но социальная активность воздействует на саму социально-демографическую структуру общества.

Содержание массовых информационных процессов оказывает влияние на эмоции, мышление и суждения индивида, на его отдельные поступки и деятельность в целом. Потребление этого содержания быстро становится привычной необходимостью. Отсутствие контакта сознания с продукцией прессы, радио, телевидения, а для некоторых и киберпространства, рассматривается человеком как тягостное бремя неведения о событиях в мире и в окружающей социальной среде, лишающее его информационного материала для эмоционального реагирования и оценочных суждений, которые помогают самоутверждению личности и прогнозированию деятельности как своей собственной, так и окружающих.

Несмотря на новейшие технические достижения, коренным образом изменившие способы получения, обработки, тиражирования и транспортировки информации, сама массовая коммуникация подчиняется прежде всего основным закономерностям психической деятельности, проявляющимся в обычном человеческом общении.

Вместе с тем отражение действительности в информации, которая становится продукцией прессы, радио и телевидения, подчиняется закономерностям социальной и политической жизни, вытекающим из особенностей общественных отношений, детерминируемых способом производства и определяемыми интересами тех или иных социальных групп. Информационные процессы стали предметом специального научного осмысления в рамках математической теории информации, начиная с 20-х годов нашего века, когда теоретики стали "отчетливо сознавать существование сложных систем, которые не допускают изменения только одного фактора за один раз, ибо эти системы столь динамичны и внутренне связаны, что изменение одного фактора служит непосредственной причиной изменения других, иногда очень многих факторов. Первые же исследования показали, сколь обширны белые пятна непознанных закономерностей и сколь серьезна проблема дефицита научных знаний о природе и механизмах возникновения, движения и потребления информации.

Много белых пятен и сейчас, когда новые информационные технологии используются в военной, экономической, психологической и прочих сферах. Уже возник принципиально новый вид вооружений - информационное оружие, предназначенное для поражения военной и гражданской информационной инфраструктуры вероятного противника путем проникновения в его компьютерные сети. Изменяется сама парадигма вооруженной борьбы. Дело уже не в широкой базе для принятия решения и создания условий для гораздо более систематической многомерной оценки, где процесс представляет собой "диалог человека и машины". Процесс уже представляет собой "лучше информированное суждение.

Принятие решения - это задача обработки информации. Все технические устройства, которые могут использоваться в качестве информационных каналов обладают характеристиками, ограниченными по количеству битов как на передаваемое событие, так и в единицу времени. И человеку присущи подобные ограничения. Дело не только в возможностях центральной нервной системы. Иногда "узкими местами" при передаче информации могут быть сенсорная и эффекторная системы человека. Для каждой конкретной задачи информации существует абсолютный предел эффективности ее выполнения человеком.

Например: анализ статистических данных о ранениях и гибели солдат в недавних военных операциях с участием США показал, что обеспечение солдата оперативной информацией о ходе боя повышает его шансы на выживание. В рамках военной программы "Система сухопутного воина XXI века", проводимой исследовательской лабораторией армии США, в которой участвует широкий круг специалистов - от врачей, психологов и физиков до военных, исследуют американских солдат со странным оружием и в необычной одежде, от которой отскакивают пули. Но больше всего поражает то, что у каждого солдата один глаз закрыт непроницаемым покрытием. Это миниатюрный компьютерный дисплей, который вмонтирован в каску и во время боя прижат к глазу. На дисплее, как в компьютерной игре, изображается меняющаяся картина боя, и солдат практически мгновенно получает данные о передвижениях своих и чужих войск, о расположении огневых точек, читает приказы командира; предусмотрена и возможность составить и передать собственное донесение. В углу дисплея указывается цель, которую нужно уничтожить. Система наведения на цель позволяет точно стрелять из-за укрытия, держа винтовку высоко над головой.

Но проведенные испытания многообещающего оружия выявили его недостатки: одноглазые солдаты во время боя иногда спотыкаются и теряют равновесие. Они путаются в огромном потоке получаемой информации! Кроме того, пользование дисплеем может вызвать у них переутомление и заболевание глаз.

А ученые бьются над "изюминками", которые полностью изменят будущее вычислительной техники. Например, создан новый процессор - это детище лаборатории Вильяма Дитто (лаборатория прикладного Хаоса в технологическом институте штата Джорджия, США), где ведутся исследования на стыке физики, математики и биологии. В фильме, выпущенном в 1982 году под названием "Файрфокс" ("Огненная лиса"), Клинт Иствуд похищает советский истребитель и улетает на нем, отдавая команды бортовым системам управления полетом мысленно и, конечно, по-русски. В 80-е годы вся эта чепуха была не что иное, как научная фантастика. Тем не менее специалисты из лаборатории авиакосмических медицинских исследований на базе ВВС Райт-Паттерсон (Дейтон, штат Огайо) уже тогда считали, что наступит день, когда такой полет станет возможностью. Фундаментальные исследования свидетельствуют о том, что когда-нибудь летчик сможет управлять механическими системами своего самолета при помощи волн, генерируемых биотоками в его мозгу. Еще в 1987 году метод биотоковой обратной связи, реализуемой при помощи замкнутого контура и аналоговых электронных устройств, продемонстрировал, что 8 человек, участвовавших в экспериментах, могли усилием воли повышать или понижать яркость свечения лампы в определенных пределах, а также регулировать громкость звукопроизводящей установки, используя для этого волны, генерируемые в мозгу биотоками. Не так давно появилось интересное сообщение, что компьютер управляется напряжением мысли. Идея "биофидбека" - биологическая "обратная связь" подкреплена элегантным техническим воплощением.

Итак, в перспективе скоростной информационный обмен. Вероятно, скоростная линия обмена информацией будет организована за счет биотехнологического интерфейса. Биотехнологический интерфейс подразумевает ведение интерфейсного модуля непосредственно в мозг солдата! Также особый интерес у военных вызывает теория искусственной жизни. Их интерес понятен. Например, в современном масштабном воздушном бою даже самый мощный суперкомпьютер, установленный в наземном центре, сегодня не способен оперативно организовать слаженную работу групп истребителей и "на лету" выработать оптимальную стратегию и тактику сражения. Когда не удается осуществить надежный обмен информацией в условиях очень высокого уровня помех, непомерно высокая нагрузка ложится на каналы связи. В таком случае единственным выходом может стать наращивание бортовых компьютеров, способных самостоятельно принимать решения и согласовывать их с компьютерами других самолетов.

Итак, информационно-технологическая революция приводит к радикальным и опасным переменам в мире. Опасно стало не только ядерное противостояние держав, но и информационно-политические параметры противостояния. Необходима активная работа по созданию международных правовых положений в этой области. Информационно-технологическая революция ни в коей мере не ограничивается рамками только научного и технического прогресса. Она порождает существенные сдвиги в материальном и духовном производстве и потреблении, качественные преобразования в управлении и организации всех производственных систем, изменение роли и места человека в той или иной социальной системе, а отсюда и особенности развития личности.

Сложны и подчас противоречивы связи информационно-технологической революции и духовной жизни общества. С одной стороны, эта революция содействует развитию общей культуры людей. С другой стороны, она порождает и ряд трудностей, противоречий в развитии духовной жизни общества. Так, информатизация направлена, прежде всего, на ее интеллектуальную область, и возможна дисгармония интеллектуального и эмоционального, при быстром развертывании различных сторон информационно-технологической революции не все могут одинаково хорошо приспособиться к новым ритмам жизни, к новой технике. Проблема соотношения морального и рационального в информатизации актуальна как никогда. Современные условия жизни вносят серьезные коррективы в это соотношение. Информационный "взрыв" приводит к тому, что неизмеримо возрастет сила и глубина способности человеческого мышления проникать в суть и законы вещей. Увеличивается доля (и значение) рационального, логического в отношении к окружающей действительности современной личности. Но мораль для ряда людей все реже выступает как основной критерий оценки окружающей действительности.

Отставание роста нравственных начал в восприятии действительности формирует односторонний подход в оценке любых явлений, когда рациональное перерастает в чрезмерную расчетливость, своекорыстие и циничное отношение к природе, к ценностям общечеловеческого и общекультурного плана.

2. Постановка задачи

Рассмотрев данную предметную область, можно приступать к следующему этапу работы над данной проблемой- к постановке задач этого проекта. Во-первых, нужно провести обзор существующих методов информатизации. Во-вторых, проанализировав их, выбрать тот, который применится в данной работе и будет актуальным в данное время. В-третьих, изучить выбранный метод и применить эти знания для построения моделей информатизации. В-четвертых, проанализировать полученные показатели эффективности капиталовложений в сферу информатизации и сделать соответствующие выводы, внести уместные предложения .

3 ОБЗОР МЕТОДОВ

Рaccмoтpим ocнoвныe мeтoды информaтизaции yчpeждeнчecкoй дeятeльнocти.

Оcнoвными фaзaми жизни нecтpyктypиpoвaннoй инфopмaции в oфиce являютcя: ввoд инфopмaции в cиcтeмy и зaпиcь ee в элeктpoнный apxив, xpaнeниe, нaвигaция, пoиcк и фильтpaция дoкyмeнтoв; кoллeктивнaя paбoтa c дoкyмeнтaми и, нaкoнeц, вывoд инфopмaции в cиcтeмy.

Рaccмoтpим эти фaзы пooчepeднo. Итaк, пepвaя.

Ввoд инфopмaции в cиcтeмy. Одним из caмыx pacпpocтpaнeнныx cпocoбoв ввoдa инфopмaции в cиcтeмy нa coвpeмeннoм этaпe являeтcя чтeниe бyмaжныx дoкyмeнтoв c пoмoщью cкaнepa и зaпиcь этиx тeкcтoв в гpaфичecкoм видe для coздaния элeктpoннoй кoпии дoкyмeнтoв в пaмяти кoмпьютepa. Выпoлняют тaкyю paбoтy тaк нaзывaeмыe cиcтeмы pacпoзнaвaния тeкcтoв: пpи нeoбxoдимocти пocлe cкaниpoвaния и ввoдa дoкyмeнтa в cиcтeмy eгo гpaфичecкий oбpaз пepeвoдитcя в тeкcт, a зaтeм cлeдyeт иcпpaвлeниe oшибoк pacпoзнaвaния.

Нapядy c тeкcтoм лeгкo pacпoзнaeтcя и вocпpoизвoдитcя тaблицa, a oбpaзы гpaфичecкиx чacтeй тeкcтa вocпpoизвoдятcя бeз пpeoбpaзoвaния, мoжнo выпoлнить тoлькo мacштaбиpoвaниe (yмeньшeниe или yвeличeниe) этиx гpaфичecкиx oбъeктoв. Для opгaнизaции пoтoкoвoгo ввoдa дoкyмeнтoв в элeктpoнный apxив иcпoльзyют cпeциaльныe пpoгpaммы pacпoзнaвaния.

Пpи мaccoвoм pyчнoм ввoдe oднoтипныx дoкyмeнтoв иcпoльзyютcя элeктpoнныe фopмы, кoтopыe oбecпeчивaют cтpyктypизaцию дoкyмeнтa пyтeм выдeлeния чacтeй тeкcтa и дoбaвлeния пoлeй, кoтopыe нaзывaютcя oбычнo aтpибyтaми. Этo пoзвoляeт yпpocтить зaпoлнeниe дoкyмeнтoв и выпoлнить нeoбxoдимыe вычиcлeния, ecли этo дeйcтвитeльнo нyжнo [3].

Инфopмaция мoжeт пocтyпaть в oфиc и пyтeм импopтa yжe гoтoвыx фaйлoв c мaгнитныx нocитeлeй или пo тeлeкoммyникaциoнным линиям cвязи: фaкcoм, cooбщeниeм элeктpoннoй пoчты и т.д.

Слeдyющaя фaзa: xpaнeниe и пoиcк инфopмaции. Вaжнoe знaчeниe для opгaнизaции эффeктивнoгo yпpaвлeния нecтpyктypиpoвaнными дoкyмeнтaми имeют мeтoды xpaнeния инфopмaции и нaвигaции (пepeмeщeниe внyтpи apxивa), пoиcкa и фильтpaции (oтбopa нyжныx дoкyмeнтoв).

Сaмый пpocтoй cпocoб xpaнeния дoкyмeнтoв - этo фaйлoвыe cиcтeмы, кoтopыe пoддepживaютcя oпepaциoнными cиcтeмaми кoмпьютepoв. Пpи этoм cиcтeмa кaтaлoгoв cлyжит cpeдcтвoм гpyппиpoвaния и нaвигaции в xpaнилищe дoкyмeнтoв.

В coвpeмeнныx oпepaциoнныx cиcтeмax Windows'95, 98, 2000 ecть вoзмoжнocть зaдaния длинныx имeн, кaтaлoгoв и фaйлoв в кaчecтвe нaзвaния пaпoк и дoкyмeнтoв для yдoбcтвa пoльзoвaтeля, a тaкжe имeютcя cooтвeтcтвyющиe cpeдcтвa пoиcкa фaйлoв пo нeкoтopым иx пapaмeтpaм, тaким, кaк вpeмя coздaния, длинa и т.д.

Дpyгим cпocoбoм cиcтeм xpaнeния дoкyмeнтoв являeтcя элeктpoннaя пoчтa, кoгдa дoкyмeнты xpaнятcя в пoчтoвыx ящикax в видe cooбщeний c пpиcoeдинeнными к ним фaйлaми c yкaзaниeм нa фaйлы, кoтopыe являютcя дoпoлнeниeм к этoмy cooбщeнию. Нaвигaция в xpaнилищe yпpoщaeтcя c пoмoщью влoжeнныx пaпoк личнoгo и кoллeктивнoгo пoльзoвaния. Однaкo и в фaйлoвыx cиcтeмax и в cиcтeмax пoчтoвыx ящикoв пoиcк и фильтpaция oгpaничeны лишь oтбopoм и copтиpoвкoй дoкyмeнтoв пo нaимeнoвaнию или пo aтpибyтaм, a тaкжe пo тeкcтy тaкoгo cooбщeния.

Оcнoвнaя пpoблeмa, кoтopaя вcтaeт нa cлeдyющeм этaпe paбoты пepeд пoльзoвaтeлeм - этo быcтpoe пoлyчeниe нeoбxoдимoй инфopмaции, тo ecть oпepaция пoиcкa. Пpoблeмa пoиcкa инфopмaции вooбщe являeтcя oднoй из нaибoлee cлoжныx, ocoбeннo в бoльшиx нaбopax дoкyмeнтoв.

Рaccмoтpим caмыe pacпpocтpaнeнныe cпocoбы пoиcкa c тoчки зpeния вoзмoжнocти иx aвтoмaтизиpoвaннoй пoдгoтoвки. Инoгдa cлyчaeтcя, чтo дoкyмeнты пpиxoдят в нecкoлькиx зapaнee нeycтaнoвлeнныx и нeизвecтныx фopмaтax, и тoгдa пoявляeтcя вoзмoжнocть coздaть cpeдcтвa пoиcкa дoкyмeнтoв пo иx aтpибyтaм. Обычнo aвтoмaтичecки yдaeтcя oтcлeживaть лишь минимaльный нaбop aтpибyтoв, тaкиx, кaк вpeмя пocтyплeния дoкyмeнтa, иcтoчник, paзмep этoгo дoкyмeнтa, вoзмoжнo, нaимeнoвaниe и aвтop.

Сиcтeмы aвтoмaтизиpoвaннoй copтиpoвки дoкyмeнтoв пoкa eщe peдкo вcтpeчaютcя и дoвoльнo дopoги, пoэтoмy caмый пpocтoй выxoд из тaкoй cитyaции - этo нaнять экcпepтoв пo кoнкpeтнoй тeмaтикe для copтиpoвки дoкyмeнтoв пo pyбpикaм.

Кoнтeкcтный пoиcк - этo eдинcтвeнный пoлнocтью aвтoмaтизиpoвaнный вид пoиcкa, нo пpи бoльшиx oбъeмax инфopмaции пoлyчeниe пoльзoвaтeлeм нyжнoй инфopмaции coпpяжeнo co знaчитeльными тpyднocтями.

Итaк, coвpeмeнныe cиcтeмы aвтoмaтизaции дoкyмeнтooбopoтa пpeдлaгaют, в ocнoвнoм, cлeдyющиe чeтыpe видa пoиcкa: пoиcк пo aтpибyтaм (нaимeнoвaниe дoкyмeнтa, aвтop или дpyгoй иcтoчник, нoмep дeлa, библиoгpaфичecкий или инoй индeкc и т.п.); гипepтeкcтoвыe ccылки (тexнoлoгия Интepнeт); тeмaтичecкиe pyбpикaтopы (клaccификaция, пpинятaя в библиoтeчнoм дeлe); кoнтeкcтный пoиcк (пoиcк пo ключeвым cлoвaм, пo фpaзaм или иx фpaгмeнтaм) [8,21].

Следует заметить, что в 80-х годах прошлого столетия из-за обилия методов, языков, нотаций и процессов моделирования возникло предложение разработать единые стандарты. Многие выступили против этого предложения. Разработчики АРИС-концепции решили объединить (интегрировать) известные и хорошо проявившие себя методологии, установив между ними взаимосвязи и исключив избыточность (повторяемость). При этом они получили возможность с разных точек зрения и сторон описывать БП. Понятно, что чем больше точек зрения и сторон описания, тем точнее модель БП.

Для людей характерно многообразие точек зрения и представлений даже по существу одного и того же предмета или понятия. Поэтому, чтобы понимать друг друга, надо видеть или уметь показать связи между разными точками зрения и разными представлениями. Взаимопонимания следует добиваться не столько путем жесткой унификации и единообразия, сколько с помощью налаживания разветвленной и гибкой сети "мостов" и "дорог", позволяющих легко ориентироваться в сложной предметной области. В этой связи следует отметить, что АРИС-методология помогает передавать идеи от человека к человеку и устанавливать взаимопонимание между людьми, причастными к построению моделей и их использованию. Она не авязывает одну точку зрения, язык, терминологию, форму записи (синтаксис) или семантику, а напротив, помогает выявлять связи, переходить к разным точкам зрения, языкам, терминам, синтаксисам и семантикам.

Таким образом, наибольшую перспективу имеют комплексные (интегрированные) методологии моделирования бизнес-систем и БП, к которым относится АРИС-методология, позволяющая в зависимости от целей выбирать соответствующие модели. Аббревиатура АРИС расшифровывается как/Архитектура интегрированных Информационных Систем, т. к. АРИС архитектурно устроена как множество различных методов (от описания БП до реализации прикладных систем, автоматизирующих выполнение этих БП), интегрированных во взаимосвязанное целое с использованием современных информационных технологий.

Роль методологии заключается в регламентации основ разработки сложных систем. Она описывает подходы и последовательность шагов, позволяющих создавать высокоэффективные системы. Методология помогает охватить и учесть все важные этапы, шаги и моменты разработки. Более того, методология обеспечивает организационную поддержку, позволяющую скоординировать работу больших коллективов разработчиков.

АРИС-методологию используют для описания деятельности предприятия. С ее помощью можно задокументировать все БП, выявить в них недостатки, мешающие эффективной работе предприятия, получить на основе моделей БП нормативные документы для поддержки и автоматизации БП и т. д.

АРИС-диаграммы - это не только красивые картинки. Их можно применить с пользой, например, для "ручного" анализа, изучения, обсуждения и поиска путей улучшения БП. Когда картина бизнес-деятельности находится только в головах участников анализа, то выполнить такой анализ практически невозможно. Прежде чем анализировать, надо иметь предмет анализа, одинаково понимаемый всеми участниками процесса анализа. Поэтому АРИС-диаграммы часто рисуют в "Worde" с использованием его графических средств.

Архитектура АРИС ("дом АРИС") - это совокупность технологий, которые обеспечивают разработку и совершенствование системы управления предприятием, а также проектирование и создание интегрированных информационных систем ее поддержки. АРИС-модели являются основой для анализа и оптимизации БП, для расчета стоимости БП, для подготовки к сертификации по международным стандартам качества, для документирования знаний фирмы, для выявления требований к корпоративной информационной системе (КИС), для разработки и внедрения самой КИС и для достижения многих других целей в бизнесе.

Здесь и в дальнейшем используется аббревиатура АРИС, когда мы рассматриваем или обращаемся к концепции или методологии, но когда мы имеем дело с программной средой, то используем аббревиатуру ARIS. Следует заметить, что АРИС отличается от ARIS не только по написанию, но и по существу. Например, в АРИС рассматривается пять видов моделей (организационные модели, функциональные модели, модели данных, модели входов-выходов и модели процессов или управления), а в ARIS можно построить всего четыре вида моделей (модели данных и входов-выходов объединены в один вид моделей).

Описывая статику и динамику экономической системы, строят множество диаграмм, которые классифицируются по видам, типам, уровням и срезам описания. Это позволяет с разных точек зрения взглянуть на моделируемую систему. Чем больше моделей можно построить, тем точнее (адекватнее) будет описана система и ее процессы. Это аналогично тому, как психологи изучают отношение человека к чему-либо, задавая ему десятки специально подобранных вопросов. Анализируя ответы на эти вопросы, они стой или иной степенью достоверности формируют мнение о человеке. Причем, чем больше вопросов, чем ближе они к теме, чем проще, взаимосвязаннее и ближе друг к другу эти вопросы, тем более достоверны выводы.

Аналогично построена АРИС-концепция и программная среда ARIS 5.0 для моделирования сложных систем и процессов. Во-первых, программная система ARIS 4.0 позволяла строить 85 диаграмм, a ARIS 5.0 -уже 130. Во-вторых, эти диаграммы взаимосвязаны и информационно дополняют друг друга. В-третьих, каждая отдельная диаграмма достаточно проста, но их множество позволяет адекватно описывать сложные системы. В-четвертых, 20% диаграммных возможностей достаточно для моделирования систем и процессов примерно с 80%-й точностью (адекватностью). В-пятых, по каждой из диаграмм можно судить об одной из сторон системы, а по всем -- о системе в целом.

Программную систему ARIS 5.0 можно использовать как CASE-средство, позволяющее построить до 130 типов диаграмм. Они используются, например, в качестве наглядной "двумерной" документации рассматриваемой системы и ее процессов. Создание и модификация этих диаграмм осуществляется с помощью графического редактора (дизайнера). ARIS-дизайнер обеспечивает следующее: создание связанных диаграмм, в которых комбинируются графические, табличные, текстовые и другие объекты; создание и редактирование объектов в любом месте диаграммы; создание, перемещение и выравнивание групп объектов, изменение их размеров, масштабирование; сохранение связей между объектами при их перемещении и изменении размеров; автоматический контроль ошибок и др. Например, контроль синтаксиса диаграмм осуществляется при вводе и редактировании их объектов. Далее возможен контроль полноты и состоятельности диаграмм, где проверяется, например, все ли объекты диаграмм идентифицированы и отражены в репози-тарии.

Для создания и сопровождения системы управления предприятием с использованием ARIS осуществляется следующее: классификация БП; создание полных и согласованных моделей БП и их автоматизированная поддержка в актуальном состоянии; автоматическое документирование БП; автоматизированная поддержка создания и сопровождения документации по системе управления качеством; использование единой информационной системы для выполнения проектов по реинжинирингу БП, проектированию КИС, функционально-стоимостному анализу, имитационному моделированию и др.; автоматизированная поддержка процесса перехода от менеджмента качества к глобальному управлению качеством;создание и управление корпоративными знаниями и опытом.

ARIS 5.0 содержит инструменты моделирования е-процессов, т. е. электронных БП, что позволяет осуществлять переход от классического к е-бизнесу, а за ним к мобильному бизнесу (m-бизнесу). С примерами е-процессов пользователи компьютеров встречаются регулярно и охотно переходят на них. Например, многие уже забыли классический процесс "профилактика компьютерных болезней", в котором пользователь регулярно проверял свои носители информации на наличие "компьютерных вирусов" и при их обнаружении "лихорадочно" искал "антивирусы", ставил и запускал их на своем компьютере, если не достигал результата, то искал другие средства и т. д. Сейчас (при наличии соответствующего программного обеспечения) пользователь только настраивает параметры е-процесса "профилактика компьютерных болезней", например, включает режим регулярной проверки своих носителей информации на "вирусы" и ежедневного (в обеденное время) пополнения своей базы "антивирусов" и базы знаний о состоянии профилактическихдел. Пользователю остается только анализировать этот е-процесс и изредка вмешиваться в него, например, для изменения настроек.

Безусловно, будущее за е- и m-процессами. Сейчас наблюдается бурное развитие е-бизнеса. Для моделирования, анализа и перехода от классических БП к е-БП, а от них к m-БП неоценимую помощь окажет программная система ARIS[17]. В данной работе будет использоваться методология IDEF0, о которой будет рассказано далее.

капиталовложение иформатизация yчpeждeнчecкий

4. МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В МЕТОДОЛОГИИ IDEF0

4.1 Моделирование бизнес-прОцессов страховой компании до информатизации

Для исследования возможностей функционального моделирования бизнес - процессов, промоделируем процесс использования информационных технологий (в частности баз знаний) для увеличения производительности и прибыльности предприятия.

В качестве примера рассмотрим предприятие «Укрстрах». Оно представляет собой страховую компанию, занимающуюся оказанием различных страховых услуг физическим и юридическим лицам.

Фирма обладает офисом в г. Харькове, имеет штат из 13 сотрудников: директора, бухгалтера, 10 страховых агентов и секретаря (в обязанности которого входит организация работы офиса). Все данные фирмы представляют собой рукописные и печатные документы, систематизированные по виду страховых услуг.

Основной товар фирмы - это оказание страховой услуги. Действия агента основаны на качественных технологиях поддержки принятия решений, что подразумевает долгое и диалоговое общение с клиентом.

Компания имеет широкий круг клиентов, так как предоставляет большой выбор страховых услуг, подходящих практически всем заинтересованным слоям населения[24].

Проанализировать наглядно бизнес - процессы фирмы можно используя средство функционального моделирования IDEF0 и инструментального пакета BPwin.

Стандарт IDEF0 предназначен для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции [4, 12].

Метод, предлагаемый стандартом IDEF0, предназначен для функционального моделирования. Функциональная модель представляет собой структурированное изображение функций производственной системы или среды, информации и объектов, связывающих эти функции.

Модель строится методом декомпозиции: от крупных составных структур к более мелким, простым. В основе методологии лежат четыре основных понятия.

Первым из них является понятие функционального блока. Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое определенное значение: верхняя сторона имеет значение «управления» (control); левая сторона имеет значение «вход» (input); правая сторона имеет значение «выход» (output); нижняя сторона имеет значение «механизм» (mechanism) (рис. 4.1):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 4.1 - Функциональный блок

Вторым - понятие интерфейсные дуги. Интерфейсная дуга отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком. Графическим отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка. Каждая интерфейсная дуга должна иметь свое уникально наименование. Любой функциональный блок должен иметь, по крайней мере, одну управляющую интерфейсную дугу и одну исходящую.

Третьим основным понятием является декомпозиция. Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. Декомпозиция позволят постепенно и структурировано представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой.

Последним из понятий является глоссарий. Для каждого из элементов диаграммы: функциональный блоков, интерфейсных дуг - существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом[11].

Первая контекстная диаграмма отображает систему как единое целое.

Далее диаграмму можно декомпозировать на отдельные функциональные блоки, каждый из которых отображает процесс, операцию или действие, происходящее в системе. Получившаяся диаграмма второго уровня содержит функциональные блоки, отображающие главные подфункции функционального блока контекстной диаграммы и называется дочерней по отношению к ней (рис. 4.3).

Рисунок 4.2 - Контекстная диаграмма

Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее детализирована путем аналогичной декомпозиции соответствующего ей функционального блока. В каждом случае декомпозиции функционального блока все интерфейсные дуги, входящие в данный блок, или исходящие из него фиксируются на дочерней диаграмме.

Рисунок 4.3 -Декомпозиция процесса страхования

Уровень процесса детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. Остановимся на двух уровневой детализации, т.к. дальнейшая детализация не имеет смысла.

Второй уровень детализации:

Рисунок 4.4 - Диаграмма процесса страхования второго уровня (информационная подготовка к принятию решения)

К информационной подготовке к принятию решения будем относить непосредственную работу страхового агента с клиентом (лицом принимающим решения). К его задачам отнесем:

-выявление предпочтений клиента (критерии, по которым происходит отбор). Следует учесть, что для каждого клиента критерии могут быть различны;

-составление шкал критериев (значения по критериям);

-критериальное описание рассматриваемых вариантов.

Процесс подготовки к принятию решения осуществляется вручную.

Рисунок 4.5- Диаграмма процесса страхования второго уровня (выбор подходящего варианта)

Рисунок 4.6 - Диаграмма процесса страхования второго уровня (заключение договора)

Проанализировав данные диаграммы, следует заметить, что вся основная работа по поддержки принятия решений клиентов осуществляется специалистом фирмы.

4.2 Моделирование бизнес-прОцессов страховой компании с учетом информатизации

Исследовав данные диаграммы можно определенно сказать, что данный процесс можно усовершенствовать с применением информационных технологий. Это может заменить этапы: информационной подготовки к принятию решения; выбор подходящего варианта, что позволит автоматизировать работу фирмы. Кроме этого, используя уже существующие тестовые оболочки все процессы работы с клиентами также можно производить на компьютере.

Процесс информатизации позволяет сократить количество управляющих стрелок и механизмов, при этом функциональное значение системы остается прежним (рис. 3.7). Изменится и детальная декомпозиция системы, первый уровень будет иметь теперь только два функциональных блока, каждый из которых представляет собой программный продук [27].

Рисунок 4.7 - Контекстная диаграмма (информатизация)

Рисунок 4.8 - Диаграмма процесса страхования первого уровня (информатизация)

Промоделировав оба варианта организации бизнес - процессов страховой компании «Укрстрах», более оптимальным является модель с использованием информатизации бизнес - процесса. Теперь рассмотрим вопрос экономической эффективности информатизации страховой деятельности данной компании.

5. ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ СТРАХОВОЙ КОМПАНИИ

5.1 Оценка эффективности эксплуатации корпоративной страховой информационной системы

Основная цель любой компании, собирающейся приобрести и внедрить у себя то или иное прикладное программное обеспечение, -- адекватная оценка того эффекта, который может принести использование именно данного продукта данной фирмы. Это также справедливо и для страховщика, желающего установить у себя корпоративную страховую информационную систему (КСИС). Рассмотрим эту задачу на примере страховой компании «Укрстрах».

Но как оценить хотя бы потенциальную полезность продукта? Для этого необходимо оценить эффективность его эксплуатации.

Предлагаемая методология оценки эффективности эксплуатации КСИС была разработана сотрудниками данной компании и апробирована на ее примере, около двух лет назад внедренного КСИС «ИНЭК-Страховщик» (анализ был произведен через год после ввода КСИС в эксплуатацию).

Прежде чем перейти непосредственно к расчету эффективности КСИС, необходимо определить, как проходит ее внедрение. Основные этапы внедрения и эксплуатации КСИС соответствуют этапам реализации инвестиционного проекта, и их можно представить следующим образом:

- принятие решения о внедрении в страховой компании КСИС;

- выбор КСИС;

- внедрение;

- эксплуатация;

- прекращение эксплуатации, обновление или замена КСИС на другую.

Таким образом, проект внедрения КСИС -- это частный случай инвестиционного проекта. .

Необходимость оценки эффективности возникает уже на первой предынвестиционной фазе при выборе наиболее приемлемого варианта КСИС и схемы ее внедрения[2, 17].

Проблема оценки эффективности того или иного объекта инвестирования достаточно широко проработана в трудах как отечественных, так и зарубежных специалистов в области финансового анализа.

Общепризнано, что наиболее объективной оценкой эффективности является показатель рентабельности вложенных средств, рассчитываемый по формуле

R= P/Ex, (5.1)

где R- рентабельность;

P- дополнительная прибыль, получаемая в результате эксплуатации объекта исследования за отчетный период;

Ex - расходы на объект за отчетный период.

В современной практике управления предприятием все большее распространение получает проектный подход. Но его применение при расчете эффективности внедрения КСИС не только требует значительных временных затрат на проведение необходимых исследований, но и усложняет все расчеты. Плюс ко всему поставлена задача разработать методологию оценки эффективности, позволяющую полномасштабно охватить все аспекты деятельности организации, на которые оказывает влияние внедряемая система, и при этом не требующую серьезных временных затрат на сбор и обработку необходимой информации. Поэтому для расчетов был выбран функциональный подход -- он дает возможность провести комплексный анализ всех необходимых показателей.

Для наиболее наглядной демонстрации предлагаемой методологии расчета эффективности были взяты данные крупной страховой компании, функционирующей на рынке уже более пяти лет. Прежде всего следует обозначить ряд условий: за отчетный период выбран один месяц -- август 2007 года; в качестве эффекта (прибыли) от внедрения КСИС рассматривается прибыль до налогообложения, так как для каждого конкретного случая эти расчеты будут несколько различаться, а задача в том, чтобы отразить реалии, а не теоретический аспект исследования; и, наконец, проводимые расчеты не будут касаться первоначальных вложений в систему, то есть затрат на:

- покупку системы;

- приобретение программной и технической базы для ее инсталляции и внедрения в компанию;

- обучение сотрудников работе с новой системой;

- повышение квалификации части персонала;

- координацию кадровой политики предприятия: подбор новых сотрудников и увольнение тех, кто не вписался в новые условия работы.