Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Приложение 1), утвержденный Росархивом 2010 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации [37].

Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой дел. Согласно пункту 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013 [25]:

«Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

В соответствии с пунктом 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013:

«Дело: документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Основными задачами составления номенклатуры дел являются:

- оптимальные группировка документов и формирование дел;

- определение сроков хранения документов;

- основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- обеспечение быстрого и эффективного поиска документов в процессе работы с ними.

В соответствии с пунктом 3.4. «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года можно выделить следующие разновидности номенклатуры дел:

- типовые номенклатуры дел;

- примерные номенклатуры дел;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации;

- сводная номенклатура дел организации;

- номенклатура дел структурного подразделения.

О значении типовой, примерной и индивидуальной номенклатурах дел говорится в «Основных правилах работы архивов организаций» [22], одобренных решением Коллегии Росархива (2010 г.):

«Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер» (пункт 3.4.4.).

«Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел» (пункт 3.4.5.).

Сводная номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом или с экспертной комиссией организации, подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел [39].

Учитывая положения Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [50] графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе, с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения.

Рекомендуем для отдела кадров вести следующую номенклатуру дел:

1.   Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров.

2.   Штатное расписание.

3.   Положение об отделе кадров.

4.   Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее.

5.   Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее.

6.   Приказы о приеме, увольнении работников.

7.   Приказы о поощрениях, применении дисциплинарных взысканий.

8.   Приказы о командировании.

9.   Приказы о переводе на другую работу, повышении в должности.

10. График отпусков.

11. Должностные инструкции работников организации.

12. Трудовые договоры.

13. Договоры о полной материальной ответственности.

14. Табель учета рабочего времени.

15. Картотека личных дел работников.

16. Картотека трудовых книжек.

17. Картотека личных карточек работников (форма № Т-2, №Т-2ГС(МС)).

18. Картотека актов (к выделению на уничтожение документов, о приемке-передаче дел и другие).

19. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников.

20. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений.

21. Журнал учета военнообязанных.

22. Журнал учета приказов по личному составу (Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов).

23. Журнал учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров.

24. Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

25. Журнал учета личных заявлений работников.

26. Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы и так далее.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (Перечень типовых управленческих документов), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другие.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), по разделам постоянного и временного хранения: свыше 10 лет и до 10 лет включительно.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке.

Для удобства использования номенклатура дел, как правило, составляется в нескольких экземплярах, для каждого структурного подразделения и лица, ответственного за архив.

Согласно пункту 3.4.6 «Основных правил работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года [22].

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Текущее хранение документов определяется не только понятием номенклатуры дел, но и формированием дел.

Документы, которые не находятся на руках у исполнителей, при их хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта процедура называется «формированием дела».

В соответствии с пунктом 98 ГОСТ Р 7.0.8-2013 формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела [25].

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

Формирование дел происходит следующим образом:

1) помещение документов (только исполненных документов) в дело, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

2) расположение документов внутри дела в определенной последовательности (хронологической или по алфавиту).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования, закрепленные в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года:

- Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.

- Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

- Группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; в том числе личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации и другие.

- Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

- В дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

- Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Хронологическая последовательность расположения документов начинается от более ранних по датам документов и заканчивается более поздними датами.

- Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

- Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

- Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и так далее), группировать в отдельные дела.

- Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

- Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

- Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

- Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Заголовок дела является важным элементом систематизации документов, их поиска и последующей работы с делами [39].

Согласно пункту 6.1.13. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» [50] заголовок дела должен состоять из элементов располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности, с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела.

Эти сведения, а также индекс дела должны быть отражены на обложке каждого дела. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел и является адресом хранения дела, его поисковым признаком.

Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом. В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административное взыскание на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры. Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным правонарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.



ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 1

Таким образом, архивный документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Теоретическое изучение вопроса позволило нам рассмотреть законодательно-нормативную регламентацию архивного дела в Российской Федерации. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации - бумага - обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. На бумажные документы негативно влияют следующие факторы: свет, температура, влажность воздуха, биологические вредители (грибы, насекомые), резкие изменения условий среды, механические повреждения, износ, экология среды.

Законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом.



ГЛАВА 2. РЕАЛИЗАЦИЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ В МДОБУ «СУЛПЫЛАР» С. АСКАРОВО

2.1. Характеристика деятельности учреждения и сотрудника, ответственного за хранение документации

 Муниципальное дошкольное образовательное бюджетное учреждение детский сад «Сулпылар» открылся 29 ноября 2011 году.

МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово расположенного по адресу: 453620, Республика Башкортостан, Село Аскарово, улица Ленина, 16/б.

Данное учреждение создавалось с целью реализации общеобразовательных программ дошкольного образования.

Учреждение является некоммерческой организацией, не наделённой правом собственности на имущество, закреплённое за ним собственником.

МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово является муниципальным учреждением бюджетного типа, поэтому финансируется за счёт государства, а также за счёт оплачиваемых услуг. Попечительский совет вправе содействовать привлечению внебюджетных средств для обеспечения деятельности развития учреждения.

Учреждение имеет бюджетную смету, лицевые счета в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке.

Учреждение вправе иметь штамп, бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему.

Заведующая МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово Халилова Алсу Нуритдиновна.

В учреждении работает персонал, который обеспечивает функционирование МДОУ, у каждого работника своя задача, чем и объясняется структура учреждения (рисунок 1):

3

Рисунок 1 - Организационная структура МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Согласно Уставу учреждения, порядок управления деятельности осуществляет заведующая, которая наделена особыми полномочиями, она действует в интересах учреждения, может изменять и расторгать трудовые договора. Также в учреждение существуют формы самоуправления, которыми являются: Общее Собрание трудового коллектива, Педагогический Совет, Попечительский Совет. Каждый из них имеет своих функции, права и обязанности, которые прописаны в Уставе учреждения (приложение А).

Каждый заместитель подчиняется заведующей, в соответствии с Коллективным договором и должностными инструкциями.

Воспитатели, музыкальный руководитель, инструктор по физической культуре, педагог-психолог, медицинский персоналом подчиняется как заместителю по УВР, так и заведующей.

В МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово имеется бухгалтерия, которая подчиняется только заведующей.

Таким образом, МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово - это учреждение, в котором соблюдаются необходимые госстандарты, существуют нормы, а также требования, без которых не может функционировать учреждение.

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы - управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Управление документацией - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

В управленческой деятельности МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово можно выделить следующие виды документов:

- организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);

- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);

- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);

- документы по личному составу;

- предложения, заявления, жалобы граждан;

- финансово-бухгалтерские документы;

- технико-технологические документы;

- контрольно-ревизионные документы.

Все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы (таблица 1)

Таблица 1. Документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения

1 группа	II группа
Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения	Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения
Определяют специфику ДОУ	Регламентируют управленческую деятельность
Включают: организационно-правовые документы (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции); документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело); процедуру аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий); воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями); финансово-бухгалтерскую документацию имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05; технико-технологическую документацию: документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ; документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ; документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ.	Включают: распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя); информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ); документация по работе с гражданами: заявления о зачислении ребенка в ДОУ; заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы:

- директор;

- заместитель директора по учебно-воспитательной работе;

- заместитель директора по административно-хозяйственной работе;

- специалист по кадрам;

- главный бухгалтер;

- инженер по охране труда;

- делопроизводитель.

Управление ДОУ включает в себя следующие направления работы:

1. Организация документооборота;

2. Контроль исполнения документов;

3. Составление номенклатуры дел;

4. Архивное хранение документов.

Управление документацией в детском саду включает в себя следующие направления работы:

- организация документооборота;

- контроль исполнения документов;

- составление номенклатуры дел;

- архивное хранение документов.

Таким образом, организация делопроизводства в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово имеет свою специфику, которая определяется:

- отсутствием службы документационного обеспечения;

- незначительным объемом документооборота;

- слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников;

- отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении;

- отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

2.2. Анализ осуществления хранения документации и сохранности документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Анализ архивного хранения документов в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово показал, что по окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

При формировании дел в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово придерживаются следующих правил:

- в дело подшиваются только исполненные документы;

- каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);

- в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;

- документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;

- толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.

Все дела в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово хранятся в кабинете заведующей и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).

Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

- дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;

- дела располагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);

- для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;

- внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела).

По этим описям документы сдаются в архив Учреждения.

По сводной описи дела передаются на государственное хранение.

Описи дел составляются по установленным формам для дел постоянного хранения и временного хранения (Приложение Б). Опись дел по личному составу оформляется так же, как для дел постоянного хранения.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается директором Учреждения и передается вместе с описью дел в архив.

При составлении описи дел необходимо иметь в виду следующее:

- дела в описи располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- если дело состоит из нескольких томов, то каждый том дела вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.

На каждом новом листе описи заголовок дела пишется полностью:

- порядок нумерации в описи - валовый за несколько лет;

- номера описи дел структурного подразделения устанавливаются архивом Учреждения;

- графу описи «Примечания» используют для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий и т.д.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись.

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом, рассматривается на заседании экспертной комиссии и утверждается заведующим Секретариатом.

Опись составляется в 3-х экземплярах, один из которых передается в архив, второй остается в делах Учреждения, третий экземпляр должен быть приложен к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была рассмотрена и одобрена.

На обложках дел, внесенных в опись, указывается номер описи и дела.

При необходимости изъятия документа и дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.

Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководитель МДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).

Завершающий этап работы с документами - обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 7.0.8-2013: экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. На основе экспертизы можно организовать упорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, сроки хранения которых истекли.

Задачи экспертизы:

- отбор на временное хранение документов, имеющих практическое значение;

- отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения.

Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости - с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель МДОУ.

Административно-педагогическая документация детского дошкольного учреждения включает:

1. Книгу приказов и распоряжений заведующего детским дошкольным учреждением.

2. Книгу протоколов педагогического совета.

3. Личные дела работников детского дошкольного учреждения.

4. Трудовые книжки.

5. Годовой план работы детского дошкольного учреждения.

6. Справки и акты по результатам проверок детского дошкольного учреждения.

7. Статистический отчет детского дошкольного учреждения (ф. № 85-к).

Опишем особенности и количество лет хранения данной документации (таблица 2).

Таблица 2. Хранение административно-педагогической документации МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Административно-педагогическая документация	Кол-во лет хранения	Особенности оформления
1. Книгу приказов и распоряжений заведующего детским дошкольным учреждением		В книге приказов и распоряжений оформляются: прием на работу и освобождение от нее воспитателей и других работников дошкольного учреждения, поощрения, взыскания, указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательной работы, финансово-хозяйственной деятельности дошкольного учреждения. Книга приказов и распоряжений должна быть постранично пронумерована, скреплена подписью заведующего и печатью дошкольного учреждения
2. Книгу протоколов педагогического совета	10 л.	Книга протоколов педагогического совета ведется в детских дошкольных учреждениях, где имеется педагогический совет. В книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педагогического

Продолжение таблицы 2

		совета. Принятые решения педагогического совета записываются в протоколы с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных за их выполнение. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета. Листы пронумеровываются и подшиваются в папки-скоросшиватели. Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, скрепляется подписью заведующего и печатью детского дошкольного учреждения.
3. Личные дела работников детского дошкольного учреждения	75 л.	На каждого работника детского дошкольного учреждения ведется личное дело, которое состоит из личного листка по учету кадров, автобиографии, копии документа об образовании, материалов по результатам аттестации и повышения квалификации, медицинского заключения об отсутствии противопоказаний для работы в детском дошкольном учреждении, копии приказа о назначении, переводе, увольнении, а также награждениях и поощрениях.
4. Трудовые книжки	до востребования или не менее 50 лет после ухода с работы	Трудовая книжка заведующего дошкольным учреждением хранится в районном (городском) отделе (управлении) народного образования или на предприятии, в учреждении, организации, колхозе, кооперативной, другой общественной организации, в ведении которого находится детское дошкольное учреждение.
5. Годовой план работы детского дошкольного учреждения	3 г.	Годовой план работы включает перспективу деятельности детского дошкольного учреждения, определяет организацию и содержание работы с педагогическим, медицинским и обслуживающим персоналом, предусматривает мероприятия по педагогическому просвещению родителей и совместную работу со школой. Годовой план хранится в методическом кабинете детского дошкольного учреждения в удобном и доступном для всех сотрудников месте.
Административно-педагогическая документация	Кол-во лет хранения	Особенности оформления
6. Справки и акты по результатам проверок ДОУ	3 г.	Справки и акты по результатам проверок детского дошкольного учреждения скрепляются в реестр в хронологическом порядке.
7. Статистический отчет детского дош-кольного учреждения (ф. № 85-к)	5 л.	Статистический отчет по форме N 85-к составляет постоянное дошкольное учреждение, которое работает не менее 10 месяцев в году. Сезонное дошкольное учреждение отчет по форме N 85-к не составляет.

За ведение и хранение перечисленных документов ответственность несет заведующий детским дошкольным учреждением. При смене заведующего документы в обязательном порядке передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным заведующим дошкольным учреждением и инспектором по дошкольному воспитанию районного (городского) отдела (управления) народного образования, или предприятия и организации, в чьем ведении находится данное дошкольное учреждение.

Медицинская документация МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово включает:

1. Медицинскую карту ребенка (ф. № 026/у).

2. Карту профилактических прививок (ф. № 063/у).

3. Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф. 060/у).

4. Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом остром профессиональном отравлении, необычной реакции на прививку (ф. № 058/у).

5. Контрольную карту диспансерного наблюдения (ф. № 030/у).

6. Журнал учета санитарно-просветительной работы (ф. № 038-0/у).

7. Книгу для записи санитарного состояния учреждения (ф. № 308/у).

8. Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный).

9. Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся продуктов, поступающих на пищеблок.

10. Журнал «Здоровье».

Опишем особенности и количество лет хранения данной документации (таблица 3).

Таблица 3. Хранение медицинской документации МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Медицинская документация	Кол-во лет хранения	Особенности оформления
Медицинскую карту ребенка (ф. № 026/у).	---	Медицинская карта ребенка (ф. № 026/у) оформляется участковым педиатром и врачами-специалистами детской поликлиники и через дошкольно-школьное

Продолжение таблицы 3

		отделение поликлиники (при его наличии, заполненная медицинская карта передается в ясли- сад или детский сад, куда направлен ребенок. Для ребенка до 3-х лет в ф. N 026/у вклеивается листок-вкладыш с подробным эпикризом и рекомендациями участкового врача.
Карту профилактичес-ких прививок (ф. № 063/у).	---	Карта профилактических прививок (ф. № 063/у) заводится медицинской сестрой на каждого ребенка и раскладывается в картотеке по месяцам календарного года в соответствии с предстоящими сроками проведения прививок. На очередной планируемый месяц карты профилактических прививок (ф. № 063/у) раскладываются по видам профилактических прививок. При поступлении ребенка в школу карта профилактических прививок (ф. № 063/у) передается в медицинский кабинет школы.
Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф. 060/у).	3 г.	Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф. N 060/у) ведется медицинской сестрой детского дошкольного учреждения. В журнал вносятся фамилии контактных детей.
Контрольная карта диспансерного наблю-дения (ф. № 030/у).	---	Контрольная карта диспансерного наблюдения (ф. № 030/у) ведется врачом или медицинской сестрой детского дошкольного учреждения. При поступлении ребенка в школу она передается в медицинский кабинет школы.
Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом отравлении, необыч-ной реакции на прививку (ф. № 058/у).	---	Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом остром профессиональном отравлении, необычной реакции на прививку (ф. № 058/у) заполняется медицинским работником и направляется в районную санэпидемстанцию.
Журнал учета санитар-но-просветительной работы (ф. № 038-0/у).	1 г.	Журнал учета санитарно-просветительной работы (ф. N 038-0/у) ведется отдельно врачом и медицинской сестрой.
Книгу для записи санитарного состояния учреждения (ф. № 308/у).	3 г.	Книга для записи санитарного состояния учреждения (ф. № 308/у) заполняется инспектирующими лицами.
Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный).	1 г.	Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный) ведется медицинским работником детского дошкольного учреждения.
Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся про-дуктов, поступающих на пищеблок.	1 г.	Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся продуктов, поступающих на пищеблок, ведется медицинским работником детского дошкольного учреждения в соответствии с установленной формой.
Журнал «Здоровье».	1 г.	Журнал «Здоровье» заполняется каждым работником пищеблока ежедневно за личной подписью. Контроль за ведением журнала осуществляется медицинским работником дошкольного учреждения.

Финансово-хозяйственная документация МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово включает:

1. Технический паспорт детского дошкольного учреждения.

2. Инвентарные списки основных средств (ф. № ОС-13) .

3. Книгу складского учета материалов (ф. № М-17) .

4. Ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (ф. № 410) .

5. Ведомости оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. № 412) .

6. Журнал регистрации боя посуды (ф. «№ 325) .

7. Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) (ф. № 401) .

8. Меню-требование (ф. № 298 или ф. № 299) .

9. Табель учета ежедневной посещаемости детьми дошкольного учреждения (ф. № 305) .

10. Табель учета использования рабочего времени и подсчета заработка (ф. № 421) .

11. Авансовый отчет (ф. № 286) .

Опишем особенности и количество лет хранения данной документации (таблица 4).

Таблица 4. Хранение финансово-хозяйственной документации МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Финансово-хозяйственная документация	Кол-во лет хранения	Особенности оформления
1. Технический паспорт детского дошкольного учреждения.		Технический паспорт детского дошкольного учреждения является основным документом, в котором дается характеристика здания детского дошкольного учреждения, всех групповых, хозяйственных и других помещений, коммуникаций (водопровода, канализации, отопления, освещения, газификации, телефони-зации) с приложением соответствующих схем.
2. Инвентарные списки основных средств (ф. № ОС-13) .		Все основные средства должны находиться на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя дошкольного учреждения.

Продолжение таблицы 4

3. Книгу складского учета материалов (ф. № М-17)	3 г. при условии завершения ревизии	Книга складского учета материалов (ф. № М-17) ведется материально ответственными лицами по наименованиям, сортам и количеству имущественно-материальных ценностей. Она предназначена для учета: материалов и продуктов питания; малоценных и быстроизна-шивающихся предметов, находящихся на складе, независимо от стоимости; малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находя-щихся в эксплуатации, стоимостью свыше двух рублей за единицу; белья, одежды, обуви. Указанная книга хранится в дошкольном учреждении, и по окончании записи в ней остатки материальных ценностей переносятся в новую книгу.
4. Ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (ф. № 410) .		Ведомость выдачи материалов на нужды дошкольного учреждения (ф. N 410) применяется для выдачи хозяйственных материалов для учебных и других целей в течение месяца. Записи в ведомости рекомендуется производить с таким расчетом, чтобы по каждому виду материалов без дополнительной разработки данной ведомости можно было получить итог за месяц. Ведомость утверждается заведующим дошкольным учреждением и служит основанием для списания материалов в расход. Ведомость передается в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) в установленные ею сроки.
5. Ведомости оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. № 412) .	3 г.	В ведомостях оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. N 412) учитываются должностными лицами предметы стоимостью до двух рублей за единицу, за исключением белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви, а также столового и кухонного инвентаря. Выдача этих предметов со склада (кладовой) производится по накладной (требованию) (ф. N 434). Списание малоценных и быстро-изнашивающихся предметов производится при полной их изношенности и на основании актов (ф. N 443, утвержденных руководителем детского дошкольного учреждения. По мере выбытия указанных малоценных и быстроизнашивающихся предметов остатки их переносятся в новую ведомость с учетом поступивших вновь.

Продолжение таблицы 4

6. Журнал регистрации боя посуды (ф. «№ 325) .	3 г.	Журнал регистрации боя посуды (ф. № 325) ведется для списания разбитой посуды. Записи в журнал производятся соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая группа народного контроля следит за правильным ведением журнала и ежеквартально составляет акт на списание разбитой посуды, который утверждается руководителем учреждения.
7. Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) (ф. № 401) .	3 г. при условии завершения ревизии	Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) составляются отдельно по местам хранения или нахождения ценностей материально ответственным лицом. По ценностям, принадлежащим другим организациям, составляются отдельные сличительные ведомости.
8. Меню-требование (ф. № 298 или ф. № 299) .	1 г.	Меню-требование (ф. № 298) применяется для выдачи продуктов питания со склада (кладовой). Меню-требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. Меню-требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) в сроки, установленные графиком, но не реже 3-х раз в месяц.
9. Табель учета ежедневной посещаемости детьми дошкольного учреждения (ф. № 305) .	1 г.	Табель служит для учета посещаемости детьми детского дошкольного учреждения и начисления сумм, причитающихся к уплате родителями за содержание детей. Табель ведет воспитатель группы и заполняет следующие реквизиты: номер детского дошкольного учреждения, номер группы, фамилия и имя ребенка, количество пропущенных дней - "всего" и "в том числе засчитываемых". Последние две графы воспитатель заполняет в конце месяца. Форма N 305, подписанная воспитателем группы, руководителем детского дошкольного учреждения, старшей медицинской сестрой, передается в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию).
10. Табель учета использования рабочего времени и подсчета заработка (ф. № 421).	3 г.	Табель учета использования рабочего времени и подсчета заработка (ф. N 421) открывается ежемесячно на всех работников данного учреждения и ведется по категориям работающих в алфавитном порядке. Фамилии заносятся на основании табеля за прошлый месяц. Вновь поступившие работники заносятся в табель на основании приказа о приеме и переводе.

Все указанные документы ведутся лицами, ответственными за целость и сохранность имущества, за правильное его использование (заведующим детским дошкольным учреждением, заведующим хозяйством, кладовщиком).

Таким образом, анализ осуществления хранения документации и сохранности документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово позволил выделить нам следующие недостатки:

1. Для распечатки документов в учреждении используются лазерные принтеры, но комплектующие детали в них меняются очень редко (например, барабан), поэтому качество распечатки документы можно оценить как неудовлетворительное.

2. Бумагу для распечатки документов в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово используют Svetocopy. Офисная бумага Svetocopy - это продукции бюджетного С класса, которая имеет сероватый оттенок и имеет плотность 70 г/м².

3. В учреждении отсутствует номенклатура дел.

4. Условия хранения документов не соблюдаются. Температура в помещениях повышенная, в среднем 25єС. Относительная влажность в хранилищах в среднем 30 %, что намного ниже значений, рекомендуемых ГОСТ 7.50-2002. 

5. Документы хранятся в обычных шкафах, куда проникает свет, что отрицательно сказывается на сохранности документов.

2.3. Направления по совершенствованию хранения архивных документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Для совершенствования архивных документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово нами будут даны следующие рекомендации:

1. Хранится лучше тот документ, который имеет хорошее качество бумаги.

Плотность бумаги - это вес листа бумаги единичной площади. Стандартная плотность офисной бумаги - 80 грамм на квадратный метр. Любая оргтехника должна работать с офисной бумагой такой плотностью. Этот стандарт установила фирма Xerox, после того, как Xerox изобрела копировальный аппарат. Матричные принтеры и печатные машинки могут работать с офисной бумагой меньшей плотности, примерно 60-65 г/м². Такая бумага чаще называется писчей. Ее маленькая плотность связана с возможностью работать с копиркой и печатать сразу до пяти экземпляров. Лазерные и струйные принтеры, а также копиры и поточные сканеры не гарантируют успешную работу с офисной бумагой плотности ниже стандартной. Принтеры, копиры и документные сканеры могут, как правило, работать с офисной бумагой более высокой плотности, чем 80 г/м².

Также лучше использовать бумагу класса B - это офисная бумага улучшенного качество. Белизна около 160 CIE. Применяется в черно-белых копирах и принтерах со скоростью печати/копирования до 180 страниц в минуту в режиме двухсторонней печати/копирования. Эта офисная бумага дает приемлемое качество монохромной печати на струйном принтере.

2. В ходе анализа архивного хранения документов в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово нами было обнаружено, что в данном учреждении номенклатура дел отсутствует. Поэтому мы разработали номенклатуру согласно законодательству, используя перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (Приложение В).

Номенклатура дел была составлена по установленной форме и включила в себя такие реквизиты как: наименование учреждения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.

Содержательная часть номенклатуры дел представила собой таблицу из 5-ти граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел, № статей по перечню, примечание.

В 1-й графе таблицы номенклатуры дел мы указали делопроизводственный индекс дела, который включил:

- Индекс структурного подразделения по классификатору подразделений;

- Порядковый номер дела внутри подразделения или направления деятельности.

Во 2-й графе мы расположили в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел расположили по разделам номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел явились наименования структурных подразделений. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определили важностью документов, входящих в дело. В начале расположили заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию, далее - содержащие плановые отчеты и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов. Установили такой факт, если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то будет составлен общий заголовок дела, а затем при необходимости составлены заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.