Автоматизированная модель по управлению персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru

Оглавление

Введение

Глава 1. Методологическая характеристика проблемы автоматизации подбора и найма персонала

Глава 2. Обоснование выбора и особенности использования программного обеспечения для автоматизации подбора персонала

Глава 3. Результаты практической реализации подбора персонала в автоматизированном режиме

Заключение

Список используемых источников



Введение

автоматизированная управление персонал информационный

Мы живем в эпоху информационного общества, роль информации в котором, несомненно, огромна. Это подтверждает основной закон кибернетики: «Чем больше мы имеем информации о системе, тем эффективнее будет управление этой системой». Основная ценность уже не деньги и капитал, а информация: «кто владеет информацией, тот владеет миром». Также отличительной чертой информационного общества является увеличение темпа развития общества, соответственно темпов развития науки, т.е. идет постоянная гонка между производителями программного обеспечения. Во всем этом многообразии выпускаемых программ, необходимо выбрать тот продукт, который будет наиболее полно удовлетворять все потребности нашей организации.

В данном случае эта тема актуальна именно потому, что дает возможность решения определенных практических задач, на основе полученных в исследовании данных.

Цель моей работы - рассмотреть автоматизированную модель по управлению персоналом, а именно по подбору и отбору работников с применением профессиональных, информационно-ориентированных программных средств и интернета.

Задачи:

- Рассмотреть профессиональные, информационно-ориентированные программные средства для найма персонала, сравнить их характеристики, выбрать оптимальную;

- Сделать обзор функциональных возможностей выбранного программного продукта;

- Оценить результаты практической реализация задач по подбору персонала в автоматизированном режиме.

Объект исследования - профессиональные информационно-ориентированные программные средства, решающие задачи найма персонала.

Предмет исследования - автоматизация подбора и отбора персонала на примере конкретного программного продукта.

Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.

Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции на рынке труда обусловливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, и, следовательно, к техническому и программному обеспечению управления кадрами. Чрезвычайно актуальными становятся поиск обоснованных решений в рекрутинге, чему должно содействовать выбранное программное обеспечение.



Глава 1. Методологическая характеристика проблемы автоматизации подбора и найма персонала

Подбор и прием на работу кадров играет крайне важную роль в управлении персоналом. Не секрет, что от того насколько квалифицированные и работоспособные кадры работают в организации, напрямую зависит эффективность деятельности, а, следовательно, и экономический результат этой деятельности, как таковой.

Рекрутеры - это любые сотрудников, на регулярной основе, занимающихся подбором персонала. Таким сотрудником может быть:

сотрудник кадровой службы;

консультант рекрутингового агентства.

Рассмотрим систему найма в организации. План проведения набора персонала разрабатывается с учетом численности и качественного состояния имеющихся кадровых ресурсов, перспективных масштабов расширения производства или обновления технологических процессов, а также прогнозируемых сроков увольнения работников по достижению пенсионного возраста. В плане отражаются показатели по срокам и численности требуемого набора по основным лимитирующим профессиям, а также предпочтительные источники комплектования, которые служат ориентиром менеджеру по персоналу для заблаговременного установления партнерских связей с организациями, располагающими возможностью поставки требуемых специалистов в организацию Кибанов А.Я.,Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: Отбор и оценка при найме, аттестация. - М.,Экзамен,2005.- с. 178..

При наборе персонала используются внешние источники, это публикация объявлений в СМИ, размещение заявок в центре занятости и на Интернет-ресурсах. При наборе менеджеров компания может использовать кадровые агентства, если другие источники не дали результата. При найме сотрудника используются тест на профпригодность и интервью.

Известно, что на сегодняшний день, бумажные технологии в чистом виде при подборе персонала не применяются. При этом часть рекрутинговых предприятий все еще используют бумажный документооборот, в качестве дублирующей функции. Основные же функции выполняются посредством использования компьютерных технологий. Современный рекрутер обладает стандартным набором программных средств, таких как:

электронная почта;

выход в Интернет;

MS Word;

MS Excel.

Однако, данного набора программных средств явно недостаточно. Рассмотрим вопрос необходимости использования рекрутером специализированных программных средств в области рекрутинга персонала.

Современными рекрутерами используется электронная почта с целью E-Staff. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.e-staff.ru/.:

получения резюме соискателей;

общения с соискателями и клиентами.

Чаще всего электронная почта применяется без технологической связи с бизнес-процессом в компании. Обычно работа с электронной почтой не автоматизирована даже в случае если в компании:

используются свои системы учета и работы с клиентами;

системы электронного документооборота;

такие системы поддерживают автоматическую подготовку и отправку писем.

В таком случае каждое письмо необходимо просмотреть (минимум 1-2 секунд) и принять решение.

Также проблемой в данном случае является большой объем почты. Так, рекрутер может получать десятки или сотни резюме в день на основной канал. Поэтому рекрутер выполняет рутинную техническую работу в следующих направлениях:

резюме может находится как в тексте письма, так и в прикрепленном файле;

резюме в теле письма может быть в неверной кодировке и не читаться;

резюме может быть отправлено не самим соискателем, а системой автоматической рассылки с какого-либо интернет-сайта по трудоустройству и содержать ненужную служебную информацию;

одно и то же резюме часто присылается несколько раз.

Также проблемой может послужить то, что если специализированное программное обеспечение для рекрутинга не применяется, то после закрытия вакансии информация теряется. Если пользователь - не рекрутинговое агентство, то теряется и соискатель. Известно, что события, произошедшие с соискателем могут понадобиться.

Еще одним направлением деятельности кадровой службы выступает публикация вакансий. Такое объявление может располагаться на следующих сайтах:

job.ru;

rabota.ru;

hh.ru;

superjob.ru;

zarplata.ru;

1job.ru;

rabota.mail.ru;

и т.д.

Разместить объявление здесь может любой желающий. При этом модерирование размещаемых объявлений проводят сайты:

rabota.ru;

rabota.mail.ru.

Другие ресурсы являются практически открытыми. При этом открытость ресурса вызывает некоторое снижение качества объявлений (как резюме, так и вакансий). Большинство ресурсов благодаря формату поиска стимулирует пользователей к повторным размещениям одного и того же объявления. Целью этого является обновление резюме и появление его в первых результатах поиска. Предотвращают такое явление два сайта Караваева М.В., Ибрагимова Л.А. Автоматизация управления персоналом как основа эффективного решения задач в данной сфере // Вестник Ижевского государственного технического университета. 2012. № 4. С. 078-081.:

1job.ru;

rabota.mail.ru.

При этом одно и то же объявление о вакансии приходится размещать сразу не нескольких сайтах.

Также обширным направлением в работе рекрутера является поиск резюме в Интернет. Обычно рекрутеры оценивают соискателей, размещающих свои резюме ниже, чем отвечающих на размещенные вакансии. Но такие резюме также являются востребованными. Это становится важным для резюме, заносимых в Интернет из печатных СМИ, аффилированных с соответствующим интернет-ресурсом. Такие соискатели, не имеют выхода в интернет и не могут прочитать объявление о вакансии.

Интернет-ресурсы отличаются многообразием. Бесплатные ресурсы вакансий различаются:

степенью детализации резюме;

требованиями к их объему.

Платные ресурсы предлагают:

расширенные возможности;

более качественные базы резюме.

Здесь также существует проблема обработки большого объема информации на разных ресурсах с дублирующийся информацией. При этом форма выдачи информации различается.

Функция отдела по подбору персонала «учет соискателей» предполагает хранение поступивших резюме соискателей. Такая база может быть очень обширной, в связи с чем возникает вопрос оптимизации работы с ней. Особое значение имеет эффективная система поиска. Обычно резюме отбирается рекрутером на вакансию. В рекрутинговом агентстве же часто необходимо отобрать кандидата в резерв по определенной специальности. Обычно данный вопрос решается посредством путем хранения резюме следующим образом:

в папках в виде документов MS Word;

в папках почтовой программы.

Осуществлять поиск там не так уж удобно.

Кроме того, в бумажном документообороте, который также имеет место быть в подборе персонала, более высока вероятность утраты информации по причине неорганизованной системы хранения. Системы электронного документооборота, представляя собой инструмент для накопления и хранения в структурированном виде корпоративных знаний, способствуют эффективному использованию информации.

Таким образом, основное назначение информационных систем в рекрутинге - снижение временных затрат, автоматизация деятельности службы управления персоналом. В процессе деятельности рекрутеру необходимо совершать массу однотипных операций, требующих автоматизации. Такими операциями являются:

размещение объявления о вакансии;

поиск резюме;

поиск, подбор, сохранение и классификация резюме;

занесение резюме в базу данных;

обработку основных событий, происходящих с кандидатом.

отправка кандидатам писем;

анализ кандидатов, ранее откликавшихся (двойники);

согласование с коллегами / кандидатами времени интервью;

переписка с коллегами (в частности обсуждение и согласование кандидатов);

составление отчетности;

Высвобождение рабочего времени рекрутера посредством автоматизации основных рутинных операций позволяют сэкономить значительную сумму денег, и вывести операцию подбора персонала, и, в частности, его конечный результат (высококвалифицированных работников) на качественно новый уровень.

Согласно результатам исследования, проводимого менеджерами рекрутинговой компании Super Job, общие потери времени на вышеперечисленные операции составляют временной промежуток от 39 до 44,5 часов в месяц, что равняется полной рабочей неделе.

Основываясь на статистике по заработным платам менеджеров руководителей среднего звена и персонала несложно посчитать, что внедрение подобной системы автоматизации подбора персонала сэкономит, как минимум, от 11,3 тыс. руб. до 21,3 тыс. руб. ежемесячно (при условии, что рекрутер взаимодействует лишь с одним руководителем).

Для компании среднего размера, где в процесс подбора вовлечены несколько (2-3) рекрутеров и десятки руководителей, экономия составит от полумиллиона рублей в ежегодно.

Основываясь на данных исследования и расчётах бессмысленно отрицать необходимость изучения и внедрения подобных программных продуктов по подбору персонала, в кадровые отделы организаций, особенно крупных.

На сегодняшний день существует множество программных продуктов, для оптимизации многочисленных процессов, которые необходимо произвести работнику кадровой службы для подбора персонала на вакантную должность или для формирования кадрового резерва предприятия.

Функционал у данных продуктов схож, но тем не менее, присутствуют между ними и различия, которые, в свою очередь, обуславливают сильные и слабые стороны программного обеспечения.

Наиболее известными являются такие программные модули, как:

Резюмакс;

Рекрутер;

Staffim;

Фараон;

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8;

Advizer live;

E-Staff Рекрутер

и др.

Для более наглядного сравнения функционала программного обеспечения разных производителей, составим следующую таблицу:

Таблица 1. Сравнительная характеристика программного обеспечения по автоматизации работы кадровой службы

Название программного продукта	Место эксплуатации персонала (какие предприятия)	Наличие основных функциональных модулей (в разрезе конкретных функций управления персоналом)	Назначение. Какие типовые задачи используются для автоматизации	Совместимость программных продуктов	Применение и недостатки	Критический анализ
Резюмакс	Отдел персонала компании; кадровое агентство; индивидуальный рекрутер	автоматизация коллективной работы всех участников процесса подбора персонала, возможность удаленной работы с базой данных, возможность использования квалификационных вопросников, полная автоматизация раздела "Работа" на корпоративном Web-сайте, мощная СУБД, гарантирующая максимально быстрый поиск по большим объемам информации	по эл. почте сообщает о поступлении новых вакансий, а также кандидатов, удовлетворяющих требованиям вакансий.  * полностью автоматизирует процесс конкурсного отбора кандидатов.  * напоминает о предстоящих собеседованиях.  * Позволяет размещать на Вашем Web-сайте вопросники для предварительной оценки кандидатов.  * Организует коллективную работу с электронной почтой.  * Импортирует резюме, приходящие по электронной почте и автоматически отвечает кандидатам.  * При вводе кандидатов проверяет их уникальность, и автоматически заполняет поля анкет кандидатов, найденных на работных сайтах.  * Позволяет проводить поиск кандидатов в базе данных по любым полям анкеты, по тексту резюме и по комментариям.  * Поддерживает HR-XML-общепринятый формат передачи данных между HR-системами.  * Строит разнообразные статистические отчеты.	Платформа: Macintosh; PocketPC; Simbian; UNIX (LINUX); Windows; Другая  СУБД: MySQL  Резюмакс можно установить на любой сервер компании, работающий на платформе Windows или Linux.	Резюмакс объединяет кандидатов на работу, сотрудников отдела кадров, а также начальников отделов, принимающих участие в подборе персонала. Через Интернет Резюмакс может использоваться в нескольких офисах одновременно. Для каждого пользователя, в соответствии с введенным им паролем, определяется набор функций, которые он имеет право использовать. Для кандидатов на работу Резюмакс создает на Web-сайте Вашей компании полностью автоматизированный раздел "Вакансии". Недостаток - дорогая стоимость от 50т.р), но можно взять в аренду.	Программный продукт специализируется непосредственно на кадровом подборе. Обладает полезным функционалом, мощный инструмент для автоматизации работы отдела кадров. Больше подходит для крупных корпораций и кадровых агенств.
Рекрутер	Отдел персонала компании; небольшое кадровое агентство	Автоматизация подбора и отбора персонала	Учет кандидатов на работу  Учет вакансий, заказчиков  Автоматизация конкурсного отбора кандидатов на работу  Учет договоров и затрат на подбор персонала  Интеграция с Web-сайтом   Деловая переписка	Интеграция с Web-сайтом. Спроектирован для работы на отдельном компьютере или в локальной сети.	Легко устанавливается и настраивается на различные методики подбора персонала. Прост в использовании. Не требует сопровождения. Отсутствует автоматическая отправка различный уведомлений кандидатам по почте, нет возможности удаленной работы с базой данных через Интернет При базе данных более 20 тысяч соискателей начинает «подтормаживать»	Современный программный продукт для автоматизации подбора персонала. Подходит для компаний с рекрутером в одном лице или для небольших кадровых агентств с планируемой базой данных -не более 20 тысяч кандидатов на работу
Staffim	Staffim - это веб приложение, подходит для применения в любых организациях	Автоматизирует подбор и отбор персонала	Рассылка писем кандидатам; сохранение интересных резюме с работных сайтов; поиск сохраненных резюме на компьютере; переписка с коллегами (в т. ч. обсуждение кандидатов); согласование времени интервью с коллегами / кандидатами; составление отчетности; поиск по социальным сетям расссмотрение ранее откликавшихся кандидатов (двойники).	Веб приложение, открывается с любых устройств, на любой операционной системе. Если вы работаете на компьютере с Windows, а у ваших коллег Mac -- вам всем будет удобно работать в одном приложении.	Не требует установки, с любого устройства: компьютер, планшет или смартфон; Интерфейс Staffim максимально прост и понятен. Предусмотрена интеграция с отечественными рекрутинговыми сайтами. У приложения есть и собственная база данных соискателей.  Недостаток - малая известность	Легкий в управлении, современный, мощный помощник в оптимизации работы отдела подбора персонала. Нет ограничений по количеству пользователей. Гарантируется безопасность данных
1С:Зарплата и Управление Персоналом 8	Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.	Аттестация; Воинский учет; Движение сотрудников; Командировки; Обучение; Организационная структура; Отпуска; Подбор персонала; Расчет зарплаты; Учет личных дел; Учет рабочего времени.	Для работы с кандидатами в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 предназначен раздел Набор персонала, который позволяет решать следующие задачи: вводить и хранить данные о кандидате, которые служба персонала получает в процессе работы с ним; вести электронную переписку с кандидатом; планировать собеседования с кандидатом.	"1С:ЗУП 8" создана на технологической платформе нового поколения, которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений. Выпускается в двух версиях: базовая и ПРОФ.	Предусмотрена возможность разделения прав доступа пользователей к различной информации о кандидатах. Например, один менеджер занимается подбором кадров аппарата управления, а другой - только производственных рабочих. В этом случае можно настроить программу таким образом, чтобы каждый из менеджеров работал только со своей группой кандидатов и не мог просматривать или редактировать информацию по кандидатам другой группы.	Серьезный программный продукт с множеством потребителей. Необходимо предварительное обучение перед использованием. Подходит для организаций любого размера, имеет множество функций.
E-Staff Рекрутер	Предназначен для рекрутинговых агентств, а также для кадровых служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников.	Автоматизирует большинство рутинных операций в рекрутинге.	Учет структурных подразделений (для компаний) и клиентов (для рекрутинговых агентств). Комбинированный учет клиентов и подразделений для холдинговых структур с единой кадровой службой Учет вакансий и заявок на подбор сотрудников Автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет Импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов Microsoft Word Работа с кандидатами - интервью, прием на работу и отклонение, отслеживание статуса у заказчика, прохождение испытательного срока Планирование событий и задач, интеграция с MS Outlook Хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику	Платформа: Windows  СУБД: MS SQL  Возможности интеграции с другими модулями системы WebTutor Интеграция с интернет- браузером (для сохранения резюме)	Сетевая версия E-Staff Рекрутер предполагает использование программы с разных рабочих мест, в том числе разделенных территориально. Можно установить как версию с конкретным числом пользователей, так и с неограниченным. Предоставляет возможность разграничения прав доступа для пользователей. Программа требует предварительного обучения, чтобы максимально эффективно использовать все ее функции.	Программа больше подходит для крупных компаний и рекрутинговых агентств. Программа довольно сложна в применении, но этот недостаток компенсируется многообразием всех ее функций.

Глава 2. Обоснование выбора и особенности использования программного обеспечения для автоматизации подбора персонала

Ввиду проведённого углубленного анализа программных продуктов автоматизации был выявлен наиболее оптимальный из них, который по функционалу наиболее подходит непосредственно для подбора и принятия на работу персонала, основываясь на современных информационных технологиях и Интернете.

E-Staff Рекрутер - является старейшим и, пожалуй, одним из самых популярных ПО на нашем рынке. Данный софт можно использовать и как комплексную программу для сотрудника HR-отдела, и как универсальный инструмент для крупных кадровых агентств.

Основные преимущества программы E-Staff Рекрутер - ее многофункциональность, надежность и возможность подстроить под свои задачи. E-staff на сегодняшний день оправданно занимает позицию лидера на правах старейшей автоматизированной системы по управлению процессом подбора персонала. Действительно, программный продукт обладает лучшим соотношением цена/качество.

Стоимость полнофункциональных версий программы на одного пользователя - 13 тыс. руб., причем это фиксированная плата вместе с годовой подпиской на обновление интернет-модуля. С увеличением количества пользователей оплата за использование программы прогрессирует. В E-Staff за каждого нового пользователя предусмотрена плата 8,5 тыс. рублей, а версия с неограниченным количеством пользователей стоит 120 тыс. рублей (опять же с годовой подпиской на обновление интернет-модуля).

E-Staff Рекрутер - система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге. Рассмотрим главные особенности использования этой программы. И начнем с функциональных возможностей главного окна.Рисунок 1 "Главное окно (с пояснениями)"

В левой части главного окна (рис.1) находится список основных разделов программы, которые и являются ее основными функциональными возможностями:

Учет структурных подразделений (для компаний) и клиентов (для рекрутинговых агентств). Комбинированный учет клиентов и подразделений для холдинговых структур с единой кадровой службой

возможность автоматической синхронизации штатной структуры с внутренней системой кадрового учета (1С, БОСС-Кадровик, SAP и др.) или корпоративным порталом WebSoft

учет взаимоотношений с клиентами (CRM)

анализ затрат на подбор персонала

Учет вакансий и заявок на подбор сотрудников

возможность подачи заявки на вакансию руководителем через корпоративный портал

Автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет

размещение объявлений на ведущих сайтах в Интернет за одну операцию (список включает более 40 сайтов)

отслеживание сроков хранения на каждом из сайтов

повторные размещение объявлений, срок публикации которых истек

автоматический сбор откликов с сайтов

Импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов MS Word

автоматическое распознавание ключевой информации в резюме (ФИО, дата рождения, адрес, телефон, e-mail, уровень зарплаты);

ручной и автоматический режимы импорта;

Работа с кандидатами

прием в разработку

интервью

отслеживание статуса у заказчика (руководителя подразделения)

отслеживание времени нахождения кандидата в каждом из статусов

прием на работу или отклонение

прохождение испытательного срока

планирование событий и задач, возможность интеграции с календарем MS Outlook

ведение полной базы кандидатов, когда-либо контактировавших

Хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику

интервью

телефонные контакты

изменения статуса кандидата

проверки рекомендаций и др.

Отправка резюме и типовых сообщений по настраиваемым шаблонам

Поиск любых данных в базе как по формальным критериям, так и по произвольным словам

Поиск кандидатов в Интернет

поиск по нескольким сайтам при помощи одного запроса.

возможность переноса найденных резюме во внутреннюю базу компании.

отслеживание кандидатов, найденных повторно, или по которым уже ведется (велась) работа.

Расширение базы дополнительными полями и справочниками, используемыми в компании

Настраиваемый доступ для заказчика (руководителя) для просмотра кандидатов, дошедших до определенного этапа подбора, через корпоративный портал.

одобрение/отклонение кандидата руководителем.

оценка кандидата руководителем (группой оценивающих лиц) по настраиваемым формам оценки.

Возможность назначение кандидатам тестирования через внешнюю систему тестирования.

автоматическое назначение кандидату заданного набора тестов.

отслеживания статуса прохождения тестов.

автоматическая загрузка результатов прохождения тестирования в E-Staff.

Быстрый переход между карточками взаимосвязанных объектов через перекрестные ссылки.

Возможность работы нескольких пользователей в сети.

разграничение прав доступа.

получение информации о работе каждого рекрутера.

Получение статистики, как по всей компании, так и по каждому рекрутеру.

аналитика по эффективности процесса подбора ("воронка подбора").

аналитика по срокам закрытия вакансий.

аналитика по эффективности источников поступления кандидатов и источников закрытия вакансий.

возможность настройки стандартных отчетов и создания собственных.

Интеграция с другими программными системами.

системы кадрового учета (Босс-Кадровик, 1С, SAP и др.).

корпоративный портал WebSoft.

системы тестирования и оценки персонала WebTutor.

Раздел Администрирование->Справочники содержит справочники, используемые внутри программы. Справочники, в зависимости от назначения, могут быть одноуровневыми (например, Бренды, Статьи затрат), либо иерархическими.

Рассмотрим основные формируемые справочники:

Справочник «Шаблоны писем»

Программа E-Staff Рекрутер позволяет отправлять письма отобранным кандидатам и заказчикам по стандартным шаблонам. Для отправки писем по шаблонам можно использовать кнопки «Приглашение» и «Резюме» у заказчика в карточке отобранного кандидата. Вместе с программой поставляются следующие стандартные шаблоны:

Приглашение кандидата на интервью

Уведомление кандидата о назначенном интервью

Уведомление кандидата о назначенном интервью с руководителем

Уведомление кандидата о назначенном интервью с внешним заказчиком

Уведомление кандидата о включении в базу данных

Уведомление кандидата об отказе (после интервью)

Уведомление кандидата об отказе (прекращении набора на вакансию)

Резюме кандидата для заказчика

Уведомление руководителя о начале процедуры утверждения кандидата

Уведомление руководителя о начале процедуры оценки кандидата

При необходимости можно редактировать существующие шаблоны и добавлять собственные.

Справочник «Регионы»

Содержит список регионов (областные центры, области, районные центры нескольких стран), используемых в системе.

Справочник «Станции метро»

Содержит список станций метрополитена одного либо нескольких городов.

Справочник «Уровни доступа»

Каждому пользователю в сетевой версии программы присваивается определенный уровень доступа (обычно Стандартный пользователь), ограничивающий права доступа к тем или иным разделам (функциям) программы.

После установки программа содержит следующие уровни доступа:

Администратор приложения - у пользователя отсутствуют какие-либо ограничения в программе.

Стандартный пользователь - пользователь имеет полный доступ к базе данных, но не может редактировать раздел Администрирование.

Справочник «Типы событий»

Содержит список всех возможных типов событий, используемых в системе.

Большинство типов событий обозначает соответствующий статус объекта, к которому оно относится (например, Интервью состоялось, Резюме у руководителя, Испытательный срок). Также тип события может не обозначать никакого статуса, (например, Пометка, Встреча).

Справочник «Специальности»

Иерархический справочник специальностей для интеграции с собственным карьерным сайтом. По умолчанию программа использует двухуровневый справочник специальностей, поставляемый вместе с программой. Можно вручную отредактировать стандартный справочник специальностей в разделе Администрирование->Справочники->Специальности.

Справочник «Навыки»

Содержит список навыков, используемых в системе для быстрого указания их в карточке кандидата. По умолчанию справочник заполнен списком иностранных языков.

Далее рассмотрим основные формы ввода информации, необходимой в процессе подбора и отбора персонала. 

При помощи E-Staff можно публиковать объявления о вакансиях в Интернет одновременно на нескольких сайтах, заполнив один раз единую форму для каждой вакансии (рис.2).

Рисунок 2 "Карточка вакансии для публикации в Интернет"

Размещение происходит одновременно на все выбранные нами сайты и, как правило занимает от 10 до 30 секунд. Повторное размещение вакансий, срок публикации, которых истек, не потребует от нас ввода новых данных.

Кстати именно данное свойство программы послужило в свое время поводом для критики в адрес программы E-Staff, в том, что она, благодаря легкости размещения, способствует появлению большого количества дубликатов одной и той же вакансии. Также свойством размещения стали часто пользоваться недобросовестные размещатели массовых объявлений, в частности MLM, при помощи демо-версии программы. Однако есть очевидно возражение - если сами сайты разрешают размещать повторные объявления, то должен ли E-Staff вводить дополнительные ограничения? Небезынтересно заметить, что вскоре после появления возможности размещения на 1job.ru и rabota.mail.ru данные сайты вполне простыми техническими средствами ввели политику предотвращения дубликатов.

Опубликовав вакансию при помощи E-Staff, можно автоматически загружать отклики на опубликованные вакансии. Загруженные отклики будут автоматически прикрепляться к вакансиям в базе E-Staff. При этом мы сможем видеть, работаем ли мы с откликнувшимся кандидатом впервые, работали с ним ранее, или с ним работает (работал) кто-то из наших коллег (рис.3).

Рисунок 3 "Автоматическая публикация вакансий на сайтах в Интернет"

E-Staff позволяет автоматически загружать и обрабатывать поступающие резюме из документов Microsoft Word или OpenOffice, из почтовых ящиков, а также из Интернет. Доступны следующие способы занесения резюме в базу:

Быстрое занесение резюме из письма, открытого в данный момент в почтовой программе, нажатием одной кнопки, встроенной в почтовую программу (доступно для Microsoft Outlook и Lotus Notes).

Массовая загрузка резюме из почтовых ящиков (доступно для большинства существующих почтовых программ).

Быстрое занесение скопированного фрагмента резюме со страницы сайта, открытой в данный момент в Web-браузере.

Занесение резюме, найденного в Интернет при помощи Интернет-модуля E-Staff.

Занесение отклика на опубликованную на сайте вакансию при помощи Интернет-модуля E-Staff.

Загрузка резюме из файлов Microsoft Word или OpenOffice.

При загрузке из почтового ящика резюме может находиться как в теле письма, так и во вложенном файле. Алгоритм работает следующим образом. Программа сканирует почтовые ящики и определяет то, содержится ли в каждом письме резюме. Если ответ положительный, то E-Staff распознает содержимое резюме и помещает резюме во временный список. Письмо в почтовом ящике помечается как прочитанное, что исключает необходимость просматривать письмо второй раз.

После импорта необходимо вручную просмотреть временный список и выбрать одно из следующих действий:

отобрать соискателя на вакансию;

поместить в кадровый резерв по специальности.

Если в базе кадрового резерва уже существует такая запись, программа предупредит об этом.

Настройка импорта из почтового ящика является сложной операцией из-за обилия почтовых программ. Для этого необходим специалист ИТ-сферы.

Если рекрутером применяются программы MS Outlook или Lotus Notes, то кнопка «Загрузить резюме в E-Staff» может быть загружена в почтовую программу. Рекрутер может выделить необходимые письма, и нажать на кнопку. В результате данного действия резюме кандидатов автоматически перенесутся в E-Staff.

При любом из вариантов импорта программа заведет в базе кандидатов унифицированную карточку кандидата с прикрепленным резюме. Ключевые поля из резюме (ФИО, дата или год рождения, адрес, телефон, email) при этом будут извлечены из резюме и помещены в соответствующие поля карточки (рис.4).

Рисунок 4 «Карточка кандидата»

E-Staff содержит встроенный календарь, при помощи которого можно планировать как события, связанные с кандидатами (интервью, телефонные звонки и т.п.), так и любые другие события и задачи. Встроенный календарь является одним из элементов органайзера рекрутера. Встроенный календарь при необходимости может быть интегрирован с календарем Microsoft Outlook (рис.5).

Рисунок 5 "Планирование событий по кандидатам. Органайзер рекрутера."

Глава 3. Результаты практической реализации подбора персонала в автоматизированном режиме

Итак, рассмотрим подробнее, как функциональные возможности программного обеспечения «E-Staff Рекрутер» помогают на практике в подборе персонала.

Интернет-модуль E-Staff позволяет осуществлять консолидированный поиск резюме как напрямую на работных сайтах, так и в Интернет-архиве E-Staff.

Рисунок 6 "Поиск резюме в интернете"

При прямом поиске резюме пользователь задает в программе поисковые критерии (специальность, ключевые слова, регион, образование, возраст, пол, опыт работы), по которым программа делает серию одновременных поисковых запросов на каждый из выбранных сайтов. Для каждого из сайтов программа подстраивается под поисковую форму этого сайта, имитируя действия человека, после чего осуществляет разбор результатов поиска с каждого из сайтов, приводя их к единому виду.

Если, исходя из контактной информации кандидатов, программа обнаружит дубликаты одного резюме (как с одного сайта, так и с разных), избыточные дубликаты будут исключены из результатов поиска. Также в результатах поиска пользователь сможет наглядно увидеть, какие из резюме уже были просмотрены им ранее, а какие являются новыми.

Любое найденное резюме, заинтересовавшее рекрутера, может быть перенесено во внутреннюю базу кандидатов нажатием одной кнопки и либо сразу принято в работу по какой-либо вакансии, либо снабжено временным комментарием. Если же сам пользователь (или, в случае использования сетевой версии программы, кто-то из его коллег) уже проводил работу с каким-либо из кандидатов (отбирал его резюме во внутреннюю базу), это резюме будет подсвечено отдельным цветом в списке.

E-Staff также позволяет осуществлять поиск кандидатов в Интернет-архиве E-Staff, содержащем резюме, которые когда-либо размещались на наиболее популярных сайтах в Интернет с ноября 2001 года. При этом все резюме выдаются в единой форме и без дубликатов. 

Есть возможность перенести резюме любого из найденных кандидатов в нашу локальную базу резюме. В случае, если Вы нашли кандидата, с которым уже работали ранее, кандидат будет подсвечен в списке.

При помощи E-Staff Вы можно отслеживать всю цепочку действий по каждому кандидату от момента поступления его резюме в базу (телефонные интервью, первичное интервью, отправка резюме заказчику, интервью у заказчика, отклонение или выход на работу и др.).

Один кандидат может рассматриваться одновременно на несколько вакансий. Статус текущей работы по каждой из вакансий показывается в программе в наглядной форме.

Рисунок 7 "Цепочка действий по каждому кандидату"

Любые события, связанные с кандидатом, отражаются в его личном деле вместе с комментариями рекрутера и сохраняются там после того, как кандидат попадает в архив.

Открыв карточку найденного кандидата, можно увидеть всю историю работы с этим кандидатом (рис.8).

Рисунок 8 "Полная история работы с кандидатами"

Программа E-Staff также в состоянии задать поиск по различными критериям:

Формальным:

фамилии;

имени;

отчеству;

возрасту;

специальности.

По произвольным словам в карточке соискателя, например, по:

тексту резюме;

комментариям рекрутера.

Например, критериями поиска могут быть:

название компании, где работал соискатель;

фамилии лиц, предоставивших рекомендации;

фрагменты комментариев рекрутера;

иная информация.

В данном случае критериями поиска будут являются любые ключевые слова.

Кроме того, необходимо автоматизировать работу с соискателями на вакансии. Рекрутер должен видеть стадии отбора как то:

с кем проводились интервью;

с кем рекрутер созванивался;

с кем интервью только запланированы.

К вакансиям прикрепляется перечень соискателей, рассматриваемых для данной вакансии. Один соискатель может быть отмечен для несколько вакансий. Соискателю может присвоена условная оценка, позволяющая ранжировать соискателей по степени вероятности отбора. E-Staff демонстрирует факты проведения интервью и телефонных звонков для соискателя в табличной форме.

E-Staff поддерживает отправку типовых писем по настраиваемым шаблонам, к примеру:

приглашению на интервью;

уведомлению о включении в базу данных;

уведомлению об отказе.

Если специализированное программное обеспечение для рекрутинга не применяется, то после закрытия вакансии информация теряется. Если пользователь - не рекрутинговое агентство, то теряется и соискатель. Известно, что события, произошедшие с соискателем могут понадобиться.

Для таких случае программа E-Staff содержит в себе функцию «сохранять все на всякий случай». При этом такая информация должна:

не мешать ежедневной работе;

при необходимости быстро находиться.

В программе ведется так личное дело, содержащее список всех событий, когда-либо имевших место с:

соискателем;

вакансией;

заказчиком.

Таким событием может выступать:

открытие вакансии;

закрытие вакансии;

отбора соискателя;

интервью;

телефонный звонок;

и т.д.

При этом существуют различные привязки к субъектам. Так, одно событие, например, интервью, может быть привязано к:

соискателю;

вакансии.

Поэтому данное событие будет отражено в:

личном деле соискателя;

истории по вакансии.

Таким образом ведется отслеживание этапы работы с каждым соискателем.

Кроме того, возможен поиск по наличию записей в личном деле за определенный период.

При помощи E-Staff можно просматривать статистику как по всей компании так и по каждому рекрутеру за любой заданный период (рис.9,10,11).

Рисунок 9 "Статистика работы рекрутеров"

Рисунок 10 "Статистика работы рекрутеров"

Рисунок 11 "Статистика работы рекрутеров"

Для рекрутинговых агентств также существует необходимость учета заказчиков - лиц, для которых закрывается вакансия. Заказчиком при этом может выступать:

внутренне структурное подразделение компании (при использовании в кадровой службе компании);

внешней организацией (при использовании в рекрутинговом агентстве).

кадровая служба холдинга, сочетающая в себе функции кадровой службы компании и рекрутингового агентства.

В стандартной карточке заказчика указываются его основные реквизиты, кроме этого возможно прикрепление любого количества документов к карточке.

Данная функция является не обязательной и применяться частично. Так, может быть использована функция отправки заказчику резюме соискателю.

Данная система является коробочным продуктом с возможностями настройки отдельных параметров. Так, например, может быть изменен стандартный справочник специальностей. Карточка соискателя может быть расширена посредством дополнительных полей любого типа. Можно добавить поля:

«Личное впечатление»;

«Результат тестирования».

Кроме того, существует возможность настройки шаблонов всех писем, подготовка которых поддерживается в E-Staff.

Также существует возможность сетевой организации системы, обеспечивающей в ней одновременную работу нескольких пользователей. В данном случае необходимо организовать сервер и подключить к нему рабочие станции пользователей.

Политика пользовательских паролей при входе в сеть позволяет идентифицировать пользователя на предмет имеющихся у него прав и ролей (набора функций для определенного круга задач), тем самым, определяя уровень доступа к документам и возможностей работы с ними (создание, изменение, чтение и пр.). Так, у сотрудника могут быть права на чтение документа, но нет прав на его изменение. Роль «Руководитель» может предполагать доступ на визирование/редактирование документов подчиненных сотрудников, создание подпапок в папке возглавляемого подразделения.

Ряд предприятий разрабатывают собственные автоматизированные системы рекрутинга. Такие системы точно соответствуют потребностям данного конкретного предприятия, хотя и имеют некоторые недостатки. E-Staff может быть интегрирован с такими системами.



Заключение

Таким образом, нами были рассмотрены теоретические основы автоматизации процесса подбора и отбора при найме персонала, имеющие свои особенности как для рекрутинговых предприятий, так и для кадровых служб предприятий различных сфер деятельности. Основное назначение программных продуктов в рекрутинге - снижение временных затрат, автоматизация деятельности службы подбора персонала. В процессе деятельности рекрутеру необходимо совершать массу однотипных операций, требующих автоматизации. Такими операциями являются:

размещение объявления о вакансии;

поиск резюме;

подбор и классификация резюме;

занесение резюме в базу данных;

обработку основных событий, происходящих с кандидатом.

Для оптимизации выполнения данных функций можно использовать программные продукты автоматизации, которых существует огромное множество. По большому счёту, у данных продуктов схож функционал, но тем не менее, присутствуют между ними и различия, которые, в свою очередь, обуславливают сильные и слабые стороны программного обеспечения.

Наиболее известными являются такие программные модули, как: Резюмакс; Рекрутер; Staffim; Фараон; 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8; Advizer live; E-Staff Рекрутер и многие другие.

В данной работе мы рассмотрели подробно возможности одной из самых старейших и хорошо зарекомендовавших себя специализированных программ - E-Staff Рекрутер, которая великолепно решает следующие задачи:

хранение штатной структуры (для кадровых служб компаний).

возможность автоматической синхронизации штатной структуры с внутренней системой кадрового учета (1С, БОСС-Кадровик, SAP и др.) или корпоративным порталом WebSoft;

ведение учета клиентов (для кадровых агентств), а также произвольных контрагентов (поставщиков).

учет взаимоотношений с клиентами (CRM);

анализ затрат на подбор персонала;

учет вакансий и заявок на подбор сотрудников;

возможность подачи заявки на вакансию руководителем через корпоративный портал;

автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет:

размещение объявлений на ведущих сайтах в Интернет за одну операцию (список включает более 40 сайтов);

отслеживание сроков хранения на каждом из сайтов;

повторные размещение объявлений, срок публикации которых истек;

автоматический сбор откликов с сайтов;

поиск кандидатов в Интернет;

поиск по нескольким сайтам при помощи одного запроса;

возможность переноса найденных резюме во внутреннюю базу компании;

отслеживание кандидатов, найденных повторно, или по которым уже ведется (велась) работа

и т.д.

Согласно результатам исследования, проводимого менеджерами рекрутинговой компании Super Job, общие потери времени на вышеперечисленные операции составляют временной промежуток от 39 до 44,5 часов в месяц, что равняется полной рабочей неделе.

Основываясь на статистике по заработным платам менеджеров руководителей среднего звена и персонала несложно посчитать, что внедрение подобной системы автоматизации подбора персонала сэкономит, как минимум, от 11,3 тыс. руб. до 21,3 тыс. руб. ежемесячно. Затраты на внедрение окупятся за пару месяцев работы.



Список используемых источников

Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: Отбор и оценка при найме, аттестация. - М.,Экзамен, 2005.-416 с.

Кибанов А.Я., Баткаева И.А., Захаров Д.К. Управление персоналом организации: Учебник, М.: ИНФРА-М,2010. -- 695 с.

Демьянов, Б.С. Современный электронный документооборот (достоинства и недостатки) / Б.С. Демьянов // Вестник Тверского государственного университета. Сер.: Управление. - 2013. - № 3 (9). С. 42-47.

Зиновьев, П.В. К вопросу повышения защищенности существующих и перспективных автоматизированных систем электронного документооборота / П.В. Зиновьев // Вестник Воронежского государственного технического университета. - 2010. Т. 6. - № 12. - С. 174.

Караваева М.В., Ибрагимова Л.А. Автоматизация управления персоналом как основа эффективного решения задач в данной сфере // Вестник Ижевского государственного технического университета. 2012. № 4. С. 078-081.

Тарифно-квалификационный справочник. Электронный ресурс. http://www.rabotka.ru/spravkval/. (Дата обращения: 11.10.2014).

E-Staff. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.e-staff.ru/. (Дата обращения: 15.10.2014).

Каталог программ для управления персоналом. Электронный ресурс: http://www.hrsoft.ru/. (Дата обращения: 13.10.2014)

Размещено на Allbest.ru