Історичні періоди розвитку документних потоків і масивів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

Вступ

Розділ 1. Теоретичні основи документних потоків та масивів

1.1 Сутність і значення документних потоків та масивів

1.2 Особливості документних потоків та масивів

Розділ 2. Історія розвитку документних потоків та масивів

2.1 Рукописний період розвитку документних потоків

2.2 Друкований період

2.3 Комп'ютерний період розвитку документних потоків

2.4 Історія розвитку нетрадиційних документів

Висновки

Список літератури

ВСТУП

Актуальність теми курсової роботи. На початку 1960-х рр. починають розвиватися наукові напрямки під назвою документалістика та документознавство. Перша розглядалась як прикладна галузь кібернетики, що займається оптимізацією управління документаційними системами всіх типів - від образотворчого мистецтва до канцелярського справочинства. З цією метою документалістика вивчає структуру та властивості матричних документів, методи та засоби їх автоматичної обробки, зберігання, пошуку та використання, документні потоки та документні масиви для оптимізації управління великими, перш за все багатоканальними документаційними системами.

Особливо тісний зв'язок документознавства з бібліографо-, бібліотеко-, книго-, а також архівознавством. Сюди ж входить інформатика, особливо та її частина, що вивчає документну інформацію, створену за допомогою комп'ютерної техніки на дискретних носіях. Загальним для них є те, що ці дисципліни оперують документами як об'єктами, створеними спеціально для збереження і передачі інформації. Однак вироблення загальної дефініції поняття «документ» не входить у їхню компетенцію, цим займається документознавство. Документознавство вивчає специфіку документів як речовинних виробів і зафіксованої на них інформації, досягнення в області класифікації і типологізації документів, а також закономірності, виявлені при дослідженні процесу еволюції документа, формування сучасних документних потоків і масивів.

У фондах різноманітних установ (публічних, наукових, спеціальних, науково-технічних та ін.) сконцентрований інформаційний потенціал суспільства, усі духовні багатства, які були накопичені людством. Фонд - це освоєний масив документів, що є основою роботи будь-якої установи і являє собою зібрання різних документів, підібране відповідно до профілю установи, її завдань, інтересів і запитів.

Обсяг, склад, структура фонду змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливає на них через задоволення та формування інформаційних потреб. Крім того, масивам документів притаманна така властивість, як пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюдження. Структура документного потоку у процесі його розповсюдження по різних соціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збереження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності, розміщення, оптимальності використання та ін. Ця обставина змушує проводити якісний відбір, профілювання, переведення фізично та морально застарілих документів до фондів допоміжного зберігання.

Розробленість теми:

Курсова робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему.

Вагомий внесок у дослідження питань документних масивів та потоків зробили А.А. Соляник, Ю.Н. Столяров, Н.М. Кушнаренко, О.Політова, Г.О.Гуцал, М.А. Тарасов, С.О. Шмідт та ін.

Питання документних потоків та масивів є достатньо висвітленим у сучасних розробках провідних дослідників та вчених. Найбільш повно та досконало це питання розкрито вченим А.А. Соляник.

Мета курсової роботи полягає у вивченні особливостей історичних періодів розвитку документних потоків та масивів.

Завдання курсової роботи обумовлені її метою:

виявити та опрацювати фахову літературу з теми курсової роботи;

розкрити сутність понять «документні ресурси», «документні потоки»; «документні масиви»;

визначити властивості та функції документних потоків та масивів;

охарактеризувати рукописний період розвитку документних потоків та масивів;

дослідити поліграфічний та комп'ютерний періоди розвитку документних потоків та масивів;

проаналізувати історію розвитку нетрадиційних документів.

Об'єктом дослідження для даної курсової роботи є документні потоки та масиви.

Предметом є дослідження особливостей історії розвитку документних потоків та масивів.

Методи дослідження: обумовлені об'єктом і предметом курсової роботи. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано комплекс взаємодоповнюючих методів дослідження: методи системного аналізу, методи прямого структурного аналізу. При опрацюванні вихідної інформації були використані загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Теоретична та практична цінність курсової роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про сутність, функції, властивості документних потоків та масивів, охарактеризовано історичні періоди розвитку документних потоків та масивів.

Практична цінність полягає у систематизації та узагальненні опрацьованого матеріалу, набутті автором курсової роботи практичних навичок і вмінь з інформаційного пошуку, аналітико-синтетичного опрацювання літератури та узагальнення інформації. Крім того, укладено список літератури за темою роботи, який може бути використаний для подальшого вивчення теми.

Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми.

Курсова робота складається з вступу, основної частини, висновків та списку використаної літератури. Основна частина складається з двох розділів.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ДОКУМЕНТНИХ ПОТОКІВ ТА МАСИВІВ

1.1 Сутність і значення документних потоків та масивів

З розвитком суспільного прогресу, ускладненням інформаційних потреб постійно зростають обсяги документних ресурсів та темпи їх доведення до користувачів. Дослідження особливостей інформаційних масивів як динамічної багатофункціональної системи, спрямованої на задоволення комунікаційних потреб суспільства, дозволяє визначити основні фактори оптимізації їх функціонування.

Головною умовою існування та розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність. Без спілкування, обміну інформацією між індивідами не можливі інтелектуальна еволюція людства, розвиток виробництва, спадкоємність суспільних відносин, збагачення соціальної пам'яті, нові досягнення матеріального і духовного життя. Сучасні дослідники соціогенезу доводять, що соціальна комунікація - це глибинний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогресу будь-якого виду суспільного устрою.

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація - процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів.

Документна комунікація виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя. Поширенню середовища функціонування документної комунікації сприяє також інформатизація суспільства, яка охоплює всі сторони сучасного суспільного життя.

Впровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації постійно розширюють документне середовище ноосфери та збагачують документні ресурси суспільства.

Функціонування документної комунікації передбачає постійний рух документів по комунікаційним каналам від комуніканта (творця документованої інформації) до реципієнта (споживача документованої інформації). Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюдження та використання у суспільстві створює документний потік.

За І.М. Савчуком документний потік - це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційних каналах від створювачів та виробників до користувачів [21, с. 58]. Канал - це абстрактний шлях, по якому рухаються документи [21, с. 58]. Він забезпечує розповсюдження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам. Наприклад, канали доступу до опублікованих документів - це документоторгівельні установи, передплатні агентства, органи науково-технічної інформації та ін. Окремий канал може деякий час не діяти, однак документний потік рухається постійно.

Найфундаментальніша дефініція документного потоку належить А. Соляник, який визначає документний потік як вибіркове відображення у формі документів результатів соціальної діяльності членів суспільства [25, с. 14]. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно - художня та інші види діяльності.

Термін документний потік мав декілька етапів становлення. На початку ХХ століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, М.А. Рубакін увів до наукового обігу поняття книжковий потік. Зворот з терміном документний вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів [15, с. 65]. У 1960-ті роки, через бурхливий розвиток інформатики виникли та почали вживатися як синоніми терміни інформаційний потік, документальний потік, документально-інформаційний потік. У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення значення поняття документ привели до введення у науковий обіг терміна документний потік у широкому його значенні.

Терміни документний та документальний мають різне змістове навантаження. За Ю.М. Столяровим, документний - складається з документів, або має безпосереднє відношення до документа як до фізичного об'єкта, а документальний означає підтверджений документом, достовірний [25, с. 18].

Але й нині в багатьох спеціальних виданнях як синоніми вживають прикметники документальний. Наприклад, М.А.Тарасов визначає термін первинний документальний потік як організовану чисельність первинних документів, що функціонують у соціальному середовищі [26, с. 114]. Таке визначення потоку змістовно відповідає терміну документний, а саме його необхідно використовувати відносно багатьох явищ і процесів, опосередкованих документом, - фондів, масивів, комунікації та ін.

Функціонування документної комунікації у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем, що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, зберігання та використання. Перший досвід класифікації цих систем належить Ю.М. Столярову, який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та вироблять документи - авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації, типографії, теле- та радіокомпанії, студії звукозапису, фото та кіностудії, відео підприємства, виробники продуктів, на оптичних дисках та ін.), транзитні (транспортують та розповсюджують документи - передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документів, документоторгівельні установи, поштові відділення, кур'єрські служби, провайдери комп'ютерних мереж та ін.), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організовують використання документів - архіви, бібліотеки, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо та відеотеки, власники комп'ютерних серверів та ін.) [21, с. 35]

Проходячи через названі документні системи, документний потік створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабострукторовані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу та транспортуванню) - це документні масиви. Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією - це документні фонди.

Тобто документні масиви створюються, як правило, в генералізаційних та транзитних документних системах, а документні фонди в термінальних документних системах.

Донедавна поняття потік та масив документів вивчалися головним чином у конспекті інформатики та бібліографознавства. Потік визначався як найрухоміша частина інформаційних ресурсів суспільства. Потік та масив відрізняли переважно за формою їх існування: потоку притаманна динаміка, масиву відносна статика. Поняття масив та фонд документів використовувалися як синоніми.

Масивам документів притаманна така властивість, як пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюдження. Структура документного потоку у процесі його розповсюдження по різних соціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збереження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності розміщення, оптимальності використання та ін. Документний потік осідає у фондах, які обмежені простором, що займають. Ця обставина змушує проводити якісний відбір, профілювання, переведення фізично та морально застарілих видань до фондів допоміжного зберігання.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси - сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства [11, с. 34]. Документні ресурси забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. Документні ресурси поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього існують внутрішні документні потоки, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними. Зв'язки у документних потоках та масивах як системних об'єктах характеризуються багатоаспектністю:

· є елементарні зв'язки між документами (як змістовні, так і формальні - мовні, хронологічні , видавничі, територіальні та ін.);

· зв'язки між групами документів, що дозволяє структурувати та упорядковувати документні потоки та масиви (наприклад, відокремлювати потоки і масиви періодичних видань, патентної документації, ділових документів, технічної літератури тощо);

· зв'язки між документними потоками та масивами та зовнішнім середовищем [15, с. 28].

За напрямом розрізняють прямі і зворотні зв'язки. Документні потоки та масиви виникають у процесі установлення прямих та зворотніх зв'язків між створювачами та користувачами документів. Сукупність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєні ними і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомогою документів [24, с. 125].

Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складової інфраструктури документних комунікацій знижує ефективність документних потоків та масивів та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери.

1.2 Особливості документних потоків та масивів

Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви - це складові єдиної системи, утворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних, мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

· множинність документів, з яких складаються документні потоки та масиви;

· доцільність функціонування документ них потоків та масивів, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування документної комунікації, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи документних ресурсів;

· постійне відтворення документних потоків та масивів у процесі соціально-комунікативної діяльності [25, с. 44].

Відмінними рисами потоку, що відрізняють його від масиву, є :

· динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

· невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, зазвичай, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами [25, с. 45].

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних документних систем, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

Документні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву.

Савчук І.М. розрізняє атрибутивні та прагматичні властивості документних потоків та масивів. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання документних потоків та масивів [21, с. 29].

До атрибутивних властивостей, загальних для документних потоків та масивів належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв'язків між документами потоку та масиву. Всі документи пов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи документної комунікації, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості документних потоків та масивів у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність документних потоків та масивів як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети - поки у суспільстві буде потреба у комунікації на основі документованої інформації, будуть функціонувати документні потоки і масиви.

Дискретність виявляється в тому, що документні потоки та масиви складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі і часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для доведення до користувача нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документні потоки установ , а через них - масиви.

Континуальність виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам'яттю людства відомостей про його досягнення.

Інформативність полягає в тому, що документні потоки і масиви містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети у всі часи.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і документним потокам, і масивам, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінність між ними. Так, зовнішні документні потоки - це джерело поповнення та оновлення документних масивів установ, які в свою чергу призначені для акумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними.

Тому документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

· транзитивність - проходження через проміжні документні системи;

· нескінченність - постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;

· нестабільність - постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик документованого потоку [25, с. 41].

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

· термінальність - призначена для відбору та акумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документованої комунікації;

· скінченність - обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

· стабільність - пристосованість для виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування [25, с. 42].

Прагматичні властивості документних потоків та масивів - це стохастичність, керованість, відкритість, організованість і синергечність.

Стохастичність (ймовірність) формування документних потоків та масивів виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання документних документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення документних потоків та масивів, прогнозування їх розвитку у суспільстві.

Керованість як властивість документних потоків та масивів розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура документних потоків та масивів змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на нього через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість документних потоків та масивів проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Сьогодні в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь спектр знань людства.

Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно із заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті документні потоки, за напрямом - вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність документних потоків та масивів виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний документний масив, неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у документному потоці. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях, потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, акумулюванням документів.

Основні параметри документних потоків та масивів:

· зміст та функціональна належність - відповідають цільовому призначенню документів установи, що складають потік або масив;

· структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів;

· режим функціонування - визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні документних потоків та масивів [25, с. 42].

До факторів, що характеризують режим руху документів в потоці чи масиві, належать: обсяг документних потоків та масивів у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься), пропускна спроможність каналів зв'язку, створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість документних потоків та масивів визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість - кількістю їх екземплярів.

Базисною функцією є інформативна - це забезпечення розповсюдження соціальної інформації у суспільстві. Виконуючи основну функцію - інформативну - документні потоки і масиви як система постійно пристосовуються до будь-яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

Основна функція документного потоку за А.Соляником - комунікативна - забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб'єктного зв'язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві [25, с. 49].

Основна функція документного масиву - кумулятивна - забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства [25, с. 49].

Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування документних потоків та масивів, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

Внутрішні функції відображають завдання документних потоків та масивів відносно тих підсистем документної комунікації, з якими безпосередньо пов'язані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:

· соціально-орієнтувальна (соціалізуюча) - це забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню документних потоків та масивів;

· управлінська - забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;

· утилітарна - використання документних потоків та масивів у процесі соціально-комунікативної діяльності. Стосовно конкретного користувача ця функція може проявлятися як система конкретних функцій - гедонічної, прагматичної, культурно-освітньої, статистичної, правової, функції історичного джерела та ін. [25, с. 50].

На загальнотеоретичному рівні документні потоки та масиви - це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття «система» - відносне, як і поняття «елемент». Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсистемою або самостійною системою зі своїми елементами та зв'язками, а система , що вивчається , може розглядатися як частина більш великої - макросистеми. Наприклад, документ - це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи - документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що визначається. Тобто визначити , підсистемою якої більш загальної системи вона є , як взаємодіє з зовнішнім середовищем.

Будь-яка система відокремлюється у зовнішньому середовищі для виконання конкретної функції. Функціонування здійснюється для досягнення конкретної мети, це робить систему доцільною. Кожний структурний компонент системи виконує свою власну функцію. Документний потік виконує функцію руху документів у суспільстві, забезпечує можливість їх розповсюджування, поповнення та оновлення документних масивів, а функція документного масиву - акумулювання, впорядкування документів, забезпечення можливості їх зберігання та використання споживачами.

Масштаби системного розгляду документих потоків та масивів можливі на мікро-, мезо- та макрорівнях. На мікрорівні документний потік як систему охарактеризовують, визначивши родоутворюючим елементом потоку - документ, а головною системотворною ознакою зв'язок документів у потоці за змістом. Цей зв'язок зумовлений тим, що не існує документа семантично не пов'язаного з попередніми елементами потоку. Щоб створити такий документ, слід описати принципово новий об'єкт, який вивчено невідомими раніше методами у новій для людства системі понять. Створення будь-якого нового документа певної тематики здійснюється на основі вивчення, аналізу, обробки попередніх документів.

На макрорівні документ ний потік із системних позицій визначають як ту частину документного середовища, що рухається.

Документний потік та масив як мезосистема - це сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації.

Зовнішнє середовище, що впливає на документні потоки та масиви як систему безпосередньо або опосередковано, виявляє себе через такі основні фактори:

· економічний - рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно - комунікаційної сфери, безробіття та ін.;

· політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийнятих законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;

· науково-технічний - етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рівень комп'ютеризації та ін;

· соціокультурний - звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;

· демографічний - густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.;

· природничо-екологічний - розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін.

Таким чином, документні потоки та масиви відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. Їх знання дозволяє відрізняти документні потоки та масиви від інших підсистем документної комунікації, зважати на об'єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

РОЗДІЛ 2. ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ ДОКУМЕНТНИХ ПОТОКІВ ТА МАСИВІВ

2.1 Рукописний період розвитку документних потоків

Періодизацію розвитку документних потоків здійснюють відповідно до еволюції документів різних видів та змін у способах, методах і засобах документування. Відповідно до цього І.М. Савчук розрізняє три періоди розвитку документних потоків і масивів: рукописний, поліграфічний і комп'ютерний [21, с. 52].

Важливе місце для розуміння процесу історичного розвитку документних потоків посідає проблема історичного розвитку книги. Найбільш показною з точки зору відтворення ранніх етапів документних потоків є книжкова культура Середньовічної Європи. В цей період особливості оформлення, структури, стилю і матеріальної конструкції книги мають інтернаціональний характер. Це обумовлено дією таких факторів: застосування латинської мови як мови суспільного спілкування, зв'язки між монастирями різних країн Європи, активний розвиток торгівлі, політичні і династичні зв'язки між багатьма європейськими державами.

Перші паперові книги з'явилися в Європі в ХІІІ ст. Їх довгий час писали від руки. Одна книга виготовлялася 5-7 років і коштувала дуже дорого [12, с. 14].

Національні риси книги, що починають виявлятися з ХІV ст. стосуються характеру письма. Основними матеріалами, з яких виготовлялася книга були пергамент і папір, які витіснили папірус, що використовувався в період сувійного існування книги. З ХІІІ ст. починається вдосконалення якості пергаменту і виробництво європейського паперу на території Італії, Франції, Німеччини. Матеріальна конструкція книги «сувій», що була не дуже економічною і зручною для листання, замінена кодексами, що складались з окремих зошитів, об'єднаних одною оправою. Поступово кодекси відчувають суттєві конструктивні зміни, від античної квадратної форми кодекси переходять до середньої прямокутної форми. Змінилися розміри кодексів від великих «in folio» до середніх і малих «in gurdo», «in octavo».

З кінця ХV ст. і особливо в ХVІ ст. відбувається спеціалізація форматів книги. Великий формат мають богослужбові книги і наукова література, а малий - побутові, релігійні, світські книги.

За рукописний період розвитку відбувається формування довідково-допоміжного апарату книги, причому частина його елементів виникла в процесі конструювання книги «сигнатура», «кустоди», «філіація», «пагінація».

Інша частина елементів апарату видання стала результатом вдосконалення тексту: рубрики, заголовки, колонтитул, розподіл тексту на розділи, зміст, допоміжні покажчики.

Л.І. Кисельова відзначає, що вже до ХІV ст. склалась система рубрикації тексту із застосуванням рубрик, заголовків, ініціалів, які відрізняються шрифтами і кольором [12, с. 24]. Після того як в ІІІ ст. відбувся поділ слів, поступово склалася система розстановки слів у рядок з метою більш зручного сприйняття написаного. Сутність тексту акцентувала система підкреслення або закреслення. При переписуванні тексту або читанні писець, редактор чи читач могли позначити важливе місце зображенням руки з витягнутим вказівним пальцем.

У ХV ст. цей звичай перейшов до друкованої книги. Рукописна книга ХІV ст. і більшість книг ХV ст. не мають абзаців. Для структурування тексту використовували фігурні кольорові рубрики у вигляді потовщеної дужки. Заголовні букви в тексті позначали червоними штриховими лініями або жовтими чи зеленими плямами.

Елементи апарату видання середньовічної книги різні функції: колонтитул, колонцифра, рубрики, заголовки виконують роль орієнтирів для читача, для сприйняття такі орієнтири намагалися виділити різними способами. Так, колонцифри і колонтитули піднімали на верхнє поле і виділяли кольором.

На початку книги розміщували її зміст в цілому або зміст частин книги, причому в її главах давали стислий переклад змісту книги.

Для виділення використаних цитат або уривків з інших творів на полях зазначали імена авторів або заголовок червоним кольором.

В 70-х рр. ХV ст. з'являються іменні та предметні покажчики.

За свідченням В.П. Гайденко в середньовічній книзі формується система розміщення коментарів. Їх намагалися не відривати від основного тексту і розміщувати на тій же сторінці. Вже в рукописах ХІІ-ХІІІ ст. коментарі розміщували фігурними стовпцями довкола представленого в центрі сторінки коментарного тексту. Зв'язок коментарів з основним текстом здійснювався через систему буквенно-цифрових посилань[6, с. 124].

Титульні аркуші відмічені в рукописній і ранній друкованій книзі. В античній книзі на потрібний бік обгортки «сувою» наклеювали невеликий шматок пергаменту з назвою твору. З ХV ст. в інкунабулах з'явився титульний аркуш.

Рукописна книга Київської Русі має певні, притаманні тільки їй особливості. Уже майстрів перших відомих книг характеризували високий рівень художньої культури, довершений смак. Перше, що варто зазначити, це різноманітні формати та обсяги книг залежно від змісту та призначення: або великий фоліант близько тисячі сторінок пергаменту чи паперу, або невеличка книжка кишенькового розміру. Вони виконані й скомпоновані гармонійно, а їх обсяг відповідає формату. Це свідчить про високий рівень майстерності переписувача та художника, які робили книгу.

Н.І. Назаров відзначає, що у рукописній книзі провідне значення має шрифт -- устав та напівустав, скоропис використовувався дуже рідко. Устав та напівустав давали можливість зробити красиву, ритмічно насичену сторінку. Як правило, текст писали у два кольори: чорним і червоним. Червоним -- перші рядки, звідси вираз "червоний рядок", а також окремі слова або речення, на які читач повинен був звернути особливу увагу. У рукописах великого формату текст компонувався у два стовпчики. У книжках малого розміру на кінцевих сторінках за наявності вільного місця текст закінчувався фігурним трикутником [19, с. 14].

Перед писанням сторінки розлініювали писалом з рогу, без барвника, при цьому визначали також поля. Лівий бік завжди ідеально рівний, а рядки праворуч під це правило не підпадали. Порожні місця заповнювали різними позначками: крапками, рисочками тощо; часто їх виконували кіновар'ю. Допоміжний апарат -- колонтитули, колонцифри -- також писали червоним кольором -- це робило книгу ошатною і святковою.

В оформленні староруської книги широко використовували декоративний елемент -- в'язь. Це специфічний вид написання літер, коли назва або слово відігравали роль орнаменту, їх писали червоною фарбою, а в престижних виданнях -- золотом.

Рукописна книга була насичена ініціалами, що виконували декоративні й символічні функції. Вражає їх розмаїтість: геометричні, каліграфічні, рослинні, сюжетні та змішані мотиви. Нерідко зустрічаються зображення сценок повсякденного життя, фігурки рибалок, сіячів, орачів, воїнів тощо. Ініціали-гіганти, що характерні для європейської рукописної книги, у руській майже не зустрічаються або зустрічаються дуже рідко, причому за кольором дуже барвисті: червоні, сині, жовті, зелені та золоті.

Широко і зі смаком на сторінці компонувалися заставки, їх завдання -- привернути увагу читача до початку розділу. В одній книзі могло бути від 3 до 6 заставок, але відомі рукописи, де їх набагато більше. У композиції окремих заставок вводилися зображення святих. Слід наголосити, що орнаменти будувалися на традиційних елементах та колористичних рішеннях української народної творчості. В окремих випадках використовували кінцівки, ще рідше -- рамки і таблиці.

Важливою частиною художнього оформлення рукописної книги були мініатюри. Вони поділяються на вихідні, або лицеві, й ті, що власне "відкривають" текст. Зображення займало цілу сторінку. Ілюстрації "розсипані" по всьому тексту: чверть- та півсторінкові, оборкові, на полях. Характерна особливість цього періоду -- велика кількість ілюстрацій, що становили цикли по два-три, а то й більше зображень. Окрім функції оздоблення мініатюри допомагали глибше засвоювати зміст. Рукописи з великою кількістю ілюстрацій прийнято називати лицевими. Це прекрасні, високохудожні твори.

Усі рукописні книги "одягалися" в оправи для захисту та надання ошатного вигляду. Для виготовлення оправи використовувалися добре висушені й оброблені дошки, які надійно скріплялися з блоком, їх покривали шкірою, а подекуди й коштовними тканинами, металевими прикрасами -- жуковинами та середниками, які були багато орнаментовані. Жуковини прикрашали золотою сканню, філігранню, зерню, фініфтю, а на середниках малювали сюжетні сцени зі святого письма або житія. Такі оправи називались окладними. Обов'язковим елементом були орнаментовані застібки, відлиті з металу, найчастіше з бронзи.

За окремим замовленням обріз рукописної книги оброблявся спеціальним інструментом по кольоровому або золотому тлу. Ця техніка називалася басменням. Відтак книга була схожа на коштовну річ або ювелірний виріб [25, с. 53].

Документні потоки рукописного періоду мають різноманітний репертуар. Книги цього періоду можна диференціювати не лише за змістом, а й за характерними зовнішніми ознаками оформлення. Зовнішній вигляд манускриптів залежав від змісту і призначення книги.

За особливостями оформлення середньовічна книга була трьох типів: розкішна, звичайна, дешева.

Відповідно до характеру інформації в середньовічній рукописній книзі Л. Дубровіна виділяє наступні жанри: 1. серед розкішних книг: псалтир «Євангеліє», молитовник, бревіарій, мессал, літературні та історичні твори; 2. серед звичайних: навчальні, побутові, літургічні і релігійні, світські книги для індивідуального читання [7, с. 114].

Бревіарій - спеціально укладений молитовник для осіб, що включав службу, молитви на різні дні, псалми, читання Біблії та житій святих, розподілені по годинам, покаяння [7, с. 114].

Мессал - об'єднував всі літургічні тексти, включав також календар [7, с. 115].

Починаючи з ХІV ст. створюють збірники проповідей, які крім питань віри відображають найбільш актуальні моральні проблеми часу.

Набувають розповсюдження життєві збірники. З'являється історична художня література, нові жанри художньої літератури, памфлети, збірники анекдотів.

З кінця ХІV ст. відмирає церковне літописання і з'являються міські хроніки та чисельні історичні твори. З розвитком освіти формується навчальна література, переважно підручники та посібники з арифметики, теології, астрономії, риторики, права, медицини, торгівлі, музики, причому не лише латинською, ай національними мовами. В системі початкового навчання основною книгою з усіх шкільних видань є латинська граматика, укладена ще в V ст. Елієм Донатом.

Достатньо широко видавалися навчальні видання з граматики, укладені ще в ХІІІ ст., які називалися доктринал. Творцем латинської граматики, що збереглася до теперішнього часу вважають Нікола Перота, чий твір «Основи граматики» неодноразово перевидавався [7, с. 117].

Досить активно в навчальній практиці використовувались енциклопедичні видання. В цей період навчальна книга є основою і складовою частиною наукової книги.

Серед побутових книг створювалися спеціальні трактати, довідники, календарі, альманахи, травники, кулінарні книги, підручники з хатнього господарювання. Серед побутової літератури можна виділити також великий комплекс технічної літератури, пов'язаної з різними ремеслами.

Розвиток народних мов і спілкування європейський народів призвели до появи словників і розмовників.

Феодальні міжусобиці і міждержавні війни обумовили значну популярність у літератури з військової справи. З розвитком управління і адміністративних установ великого значення для суспільства набуває офіційна документація, тому збільшується кількість так званих формуляріїв, що навчають правильному укладанню ділових документів.

В ХV-ХVІ ст. після великих географічних відкриттів відбувається широке розповсюдження карт. Певний час паралельно співіснують рукописні та друковані карти.

В ХVІІ ст. як самостійний вид видання поширюється гравюра, яка в рукописний період розвитку документного потоку існувала переважно у вигляді книжкових мініатюр або як елемент прикраси осель.

2.2 Друкований період

Поліграфічний період розвитку документних потоків почався з поширенням книгодрукування в Європі з кінця ХV ст. тривалий час рукописна книга існувала паралельно з друкованою, хоча почала втрачати широке розповсюдження.

Започатковане в Германії Гутенбергом, друкарство поширилося Європою, а далі й серед слов'янських народів - чехів, українців, білорусів та ін.; але рух поширення його на периферії все зменшувався в міру віддалення від Німеччини.

За свідченням М. Акіліної перша друкована книжка Європи з'явилася в Майнці, в друкарні Гутенберга, 1450 р. [2, с. 16]. Подальше поширення друкарства по Європі відбувалося наступним чином: Італія 1464 р., Іспанія 1474 р., Венеція 1469 р., Флоренція 1477 р., Мілан 1469 р., Лондон 1480 р., Аусбург 1470 р., Лейпциг 1481 р., Нюрнберг 1470 р., Данія 1482 р., Париж 1470 р., Португалія 1484 р., Сицилія 1472 р., Гамбург 1491 р., Голландія 1473 р., Відень 1492 р., Угорщина 1473 р., Тюбинген 1498 р. [2, с. 17].

Друкарство відразу пішло по Європі і до кінця XV віку вже ціла Європа вкрита була друкарнями.

Із слов'янських народів найскоріше прийшло друкарство до тих, що найближче стикався з німцями. Це були чехи, і вони перші розпочали слов'янське друкарство в 1478 р. Серед слов'янського світу друкарство поширювалося в наступній послідовності: чехи 1478 р., українці 1491 р., білоруси 1517 р., серби 1553 р., серби-чорногорці 1493 р., росіяни 1564 р., поляки кінець ХV ст., болгари 1641 р. [7, с. 116].

Перша книжка кирилівського друку з'явилася: українці (у Кракові) 1491 р., Бєлград 1553 р., Цетиньє 1493 р., Москва 1564 р., Венеція 1493 р., Львів 1574 р., білоруси (Прага) 1517 р., Остріг 1580 р., Вільна 1525 р., Київ 1617 р. [7, с. 118].

30 вересня 1452 року в друкарні Йоганна Гутенберга вийшла в світ перша в Європі справжня солідна книга -- Біблія. До того майстер друкував лише пробні маленькі книжечки типу підручників, а раніше перші невеликі книжечки друкував голландець Лауренс Костер і деякі інші майстри, та саме Гутенберг поставив друкарство на промислову базу. За першим разом було надруковано 180 примірників Біблії, з яких дотепер залишилося тільки 48. Приймаючи до уваги рівень освіти населення у Європі, тираж був немалий. Саме з того часу починається епоха «Зрілого Відродження», бо рукописні «Комедія» Данте, сонети Петрарки, «Декамерон» Бокаччо ще не мали сили зрушити духовну культуру Західної Європи. А от після появи друкованої Біблії до масового читача дійшли не тільки релігійні видання, а й твори багатьох античних та тогочасних авторів.

Н.Ф. Самохіна відзначає, що до кінця століття в Європі існувало вже біля тисячі друкарень у 246 містах, які випустили близько 40 тис. видань тиражем 12 млн. примірників [23, с. 27]. Таке масове читання книжок стимулювало розвиток філософської думки, і вже на початку ХVІ століття з'являються твори, які були визначальними для розвитку європейської культури і науки -- «Похвала глупоті» Еразма Ротердамського (1509 р.), «Дзеркало для очей» (1511) і «Листи до знаменитих людей» (1514 р.) Йоганна Ройхліна, «Листи до темних людей» Ульриха фон Гутена (1515 р.), «Золота книга» про острів Утопію Томаса Мора (1516), «Гаргантюа і Пантагрюель» Франсуа Рабле (1532-1564), книги Джероламо Кардано з медицини і математики (1536-1545), книги з фізики і математики Нікколо Тартал'ї (1557), мистецтвознавчі трактати Бенвенуто Челліні (1540-1570 рр.). Попит на книги стимулював видавницьку діяльність як джерело прибутку. Першу видавничу компанію заснувала родина Мануціїв у Італії, яка існувала у ХVІ ст. Дещо пізніше у Франції ілюстровані книжки видавав Плантеп. Відоме німецьке видавництво Брокгауза було засноване 1805 [23, с. 27].

З ХІХ ст. почалося удосконалювання типографських машин.

Німець Ф. Кеніг у 1811-1814 рр. побудував першу швидкісну друкарську машину, а американці Р. Хое (1856) і У. Буллок (1863) винайшли ротаційний верстат. Пізніше з'являється лінотип -- машина яка відливає цілі набірні матриці (винахідник -- німець О. Моргенталер), а на початку ХХ ст. -- офсетний друк, ксерографія і т. д. [23, с. 29].

До 1600 року друковані книги називаються інкунабулами. Вони зберігають більшість рис оформлення рукописної книги, в них відсутні титульні листи, натомість деякі вихідні відомості зазначаються в коло фонах. Відсутня нумерація сторінок, шрифти нагадують почерки рукописних книг. В тексті відсутній поділ на абзаци, друкується тільки текст, а елементи книжкових прикрас виконуються художниками від руки.

Книги видані в Європі в першій половині ХVІ ст. називались «палеотиками». Вони починають набувати перших рис оформлення, що збереглись в сучасній книзі, тобто в них з'явився титульний аркуш, а книжкові мініатюри починають пов'язуватися із змістом книги.

Друкована книга становила синтез графічного мистецтва і поліграфічної техніки. Перші книги, друковані кирилицею, з'явилися у 1491 р. в краківській друкарні Швайпольта Фіоля. Це були "Осьмигласник", "Тріодь цвітна", "Часословець". Українським першодруком М.А.Тарасов вважає "Апостол", надрукований у 1574 р. Іваном Федоровим у Львові. "Апостол" історично започаткував розвиток друкарства в Україні [26, с. 214].

Близько 1470 року виникає нотодрукування, за нотами з'являються друковані карти. За свідченнями К.А.Саліщева найбільш ранньою друкованою картою вважається карта світу в «Етимології» Ісидора із Севільї, яка була вигравірувана на дереві в Аугсбурзі в 1472 р. [22, с. 207].

У ХVІІ ст. виникає спеціальний вид видань, джерело систематичної інформації про новини - періодичні видання (газети і журнали). На перших етапах газети та журнали були носіями переважно фактичної та бібліографічної інформації і лише через деякий час на їх сторінках з'являється оригінальна стаття [26, с. 217].

2.3 Комп'ютерний період розвитку документних потоків

Комп'ютерний період розвитку документного потоку пов'язаний з особливостями розвитку суспільства ХХ ст., яке перебувало в умовах все більш зростаючого потоку інформації та все більш гостро відчувало дефіцит часу для її переробки та дефіцит місця для її збереження. На фоні цих процесів змінити ситуацію могло використання комп'ютерних методів фіксування, пошуку, переробки, розмноження, видачі та передачі інформації, що призвело до формування на початку 1960-х рр. ринку послуг електронної переробки і передачі даних. Найважливішим видом інформаційних послуг стали бази даних (БД), що містили не лише вторинну, а й фактографічну інформацію. В наступні десятиліття відбувається суттєве збільшення масштабів автоматизованої переробки інформації, перетворення наукової інформації у машиночитну форму, в т.ч. створення електронних аналогів друкованих видань.

Спочатку БД містили тільки текстову і числову інформацію. До кінця 1980-х рр. дедалі більше поширювалися бази мультимедійної інформації, що включали разом із текстом графіку, зображення, анімацію, звук.

Крім того в Інтернеті поряд із БД з'явились нові інформаційні продукти і послуги у вигляді невеличких інформаційних блоків. Основний елемент новизни полягав у тому, що споживач, котрий працює з пакетом, практично миттєво переходить від одного фрагменту тексту до іншого, практично пов'язаного з ним. При цьому зв'язки окремих об'єктів (фрагментів тексту) використовуються не тільки в обмежених рамках даного тексту (як при застосуванні БД на оптичних компакт-дисках), а й з текстами багатьох віддалених БД.

Серед інформаційних послуг, які надає Інтернет, Дж. Солтон виділяє послуги діалогового доступу до віддалених БД або електронних дощок оголошень (Bulletin Board System - ВВS); телеконференції і списки розсилань новин в електронній формі; служби новин у корпоративних мережах; послуги доступу до першоджерел і одержання копій документів; довідково-інформаційні послуги [24, с. 125]. Новою унікальною послугою, доступною як через Інтернет, так і через комерційні діалогові служби, є послуга фільтрації інформації у реальному масштабі часу. Інформаційний продукт у вигляді так званих персоналізованих газет і бюлетнів являє собою результат роботи спеціальних систем з відбору і фільтрації інформації в реальному масштабі часу. З зазначеної теми або проблеми інформація відбирається з багатьох джерел даних в електронній формі і вміщується безпосередньо в електронну поштову скриньку користувача. Пошук ведеться водночас по сотнях тисячах серверів Інтернет, а інформація надходить користувачеві не періодично, а у вигляді безперервного потоку новин [24, с. 127].

В 1990-х рр. в усьому світі розпочались експерименти по „оцифровці" текстів і введенню їх до локальних комп'ютерних мереж. Оцифровка традиційних текстових носіїв пов'язана з фізичною трансформацією як тексту, так і носія. Носії перетворюються в послідовність електричних імпульсів на електронних пристроях. Електронний текстовий носій може відтворювати текст на екрані дисплею. Можливий також перехід «екранного текстового носія» в «традиційний текстовий носій» через принтер. Однак виникає проблема достовірності електронної версії паперовому оригіналу, адже збереження документа в форматах, що забезпечують повну відповідність оригіналу часто не можливе через технічні проблеми (графічні формати істотно збільшують обсяг дискової пам'яті та ускладнюють пошук). Цю проблему більшість інформаційних установ вирішує вдаючись до оцифровки лише текстів документів (втрачаючи при цьому частину інформації - графіки, малюнки, фото).