Разработка проекта повышения эффективности системы адаптации персонала

В соответствии с обозначенными в Главе 2 предполагаемыми решениями следует конкретизировать необходимые проектные предложения. Для этого на рисунке 19 представлена сравнительная схема блоков программы адаптации, в которых произойдут изменения до и после усовершенствования.

Цель проекта - повысить эффективность системы адаптации персонала ЗАО ТД «Firma»

Осуществление проекта помогает решить следующие задачи:

1. Сократить срок вхождения новых сотрудников в организацию.

2. Сократить период более низкой производительности труда новых сотрудников.

3. Сформировать у новых сотрудников устойчивое положительное отношение к компании и действующим в ней правилам и стандартам, сформировать навыки применения корпоративных стандартов в рабочих ситуациях.

4. Обеспечить успешное вхождение новых работников в коллектив компании.

5. Улучшить информированность персонала о рыночном положении компании, ее миссии, целях, истории, соответственно «воспитать» данную черту как характеристику корпоративной культуры компании.

6. Обеспечить знание работниками процедур, действующих в компании.

7. Повысить мотивацию работников.

Содержание проектных предложений:

I. Алгоритм программы адаптации новых сотрудников.

Разработанный алгоритм приведен в таблице 26.

Таблица 26 - Алгоритм программы адаптации новых сотрудников

Описание процесса проведения адаптационного тренинга

1. Организация, подготовка и сроки проведения мероприятия

Адаптационный тренинг - комплексное мероприятие по введению в организацию вновь принятых сотрудников, обеспечивающее:

· знание ими основополагающей информации о компании;

· социально-психологическую адаптацию.

Адаптационный тренинг проводится ежемесячно в последнюю пятницу месяца для вновь принятых за данный срок сотрудников, но не менее чем для 3 и не более, чем для 5 человек, в противном случае срок проведения тренинга откладывается до следующего месяца либо проводится для 2 групп.

Необходимо провести подготовительные мероприятия, обозначенные в таблице 27.

Таблица 27 - Подготовительные мероприятия для проведения адаптационного тренинга

Продолжительность адаптационного тренинга варьируется от 160 до 200 минут ввиду изменения содержания тренинга в зависимости от групп участников.

2. Блоки мероприятия

Таблица 28 - Блоки адаптационного тренинга

3. Оценка эффективности тренинга

Оценка эффективности проведения тренинга проводится на основе качественных критериев указанными в таблице 29 способами.

4. Корректировка мероприятия

При подготовке к тренингу и его проведении необходимо учитывать особенности принятой категории работников. Тренинг проводится по указанному выше плану для сотрудников, принятых на должности до начальника отдела включительно. Для более высоких по позиции должностей в данном тренинге нет необходимости. Также отдельные блоки могут корректироваться с учетом возраста принятых работников.

Тренинг должен предоставлять достоверную, современную информацию о компании, при необходимости дополняться, изменяться, расширяться с течением времени.

Упражнения и задания в нем также могут меняться по усмотрению менеджера по персоналу при согласовании с директором по персоналу ЗАО ТД «Firma».

Таблица 29 - Индикаторы эффективности тренинга

II. «Справочник новичка»

Размещение справочника новичка в данном проекте является нецелесообразным ввиду нагромождения информации, поэтому указаны его основные разделы:

1. Письмо директора по персоналу новым сотрудникам

2. О ЗАО ТД «Firma»

· о структуре ЗАО ТД «Firma»;

· о ключевых фигурах;

· дирекция по персоналу.

3. Основные корпоративные правила

· бизнес-этика;

· как себя вести;

· форма одежды;

· пропуск;

· наши традиции;

· курение и алкоголь.

4. Использование средств связи

· о компьютерных играх;

· об использовании копировальной техники в личных целях;

· о пользовании Интернетом;

· о телефонном справочнике;

· о пользовании телефоном;

· о компьютерной сети;

· об электронной почте;

· о частной переписке по электронной почте;

· об отправке документов и писем.

5. О принятых в компании процедурах

· график работы;

· отсутствие на рабочем месте;

· если Вы заболели;

· обед;

· процедура получения зарплаты;

· оборудование рабочего места;

· как отправить факс;

· где найти общиеположения, регламенты, приказы.

6. Что делать, если:

· сломался компьютер;

· потеряли или забыли пропуск;

· Вас послали в командировку.

Перед проведением изменения целесообразно рассмотреть факторы, которые вызывают изменение или препятствуют ему. Один из методов их представления - анализ поля сил К. Левина. Он предложил рассматривать организацию или ситуацию как находящуюся при определенном балансе или равновесии, между движущими и сдерживающими силами изменения. Для осуществления более глубокого анализа необходимо оценить относительную мощность сил, показав это на диаграмме дифференциацией стрелок по ширине или длине. Также большое значение имеет определение «потенциала для изменения» - те силы, которые в настоящий момент не используются, но могут быть использованы в проблемных ситуациях. Для успешного проведения изменения необходимо минимизировать действие сдерживающих сил или нейтрализовать их, переведя в ранг движущих. Прежде всего, необходимо определить их причины. Коттер и Шлезингер выделили четыре причины того, почему люди склонны сопротивляться изменениям:

узкособственнический интерес - убеждение человека в том, что он может потерять что-то ценное в результате изменения;

непонимание и недостаток доверия - характеризует уровень доверия между сотрудниками и руководством, неэффективность системы коммуникации между ними;

различная оценка ситуации - означает, что восприятие тех, кто планирует изменения, отличается от восприятия людей, которых вероятнее всего оно затронет;

низкая терпимость к изменению;

давление со стороны коллег - влияние сослуживцев, которые оказывают сопротивление изменениям;

усталость от изменений - сопротивление в пассивной форме;

предыдущий неудачный опыт проведения изменений.

Планирование реализации проекта проводится посредством методов сетевого планирования и управления.

Этапы внедрения и реализации проекта:

Этап 1 - Подготовка «Справочника новичка».

Этап 2 - Разработка адаптационного тренинга.

Этап 3 - Разработка алгоритма программы адаптации с указанием сроков и ответственных лиц.

Этап 4 - Подготовка сотрудников к нововведению.

Этап 5 - Проведение «пилотного» проекта.

Этап 6 - Оценка эффективности проекта. Корректировка проектных мероприятий.

Временем начала проекта считается 01.06.2007 г.

Для обозначения цели и задач проекта и представления их связи составляется дерево целей.

Составленный список работ в рамках каждого этапа представлен в таблице 30.

Таблица 30 - Список работ для осуществления проекта

Построив сетевой график, упорядочим работы. Соответствующий сетевой график представлен в Приложении В.

Соответственно изменятся коды работ. Зададим их минимальную и максимальную продолжительность и определим оптимальную.

Таблица 31 - Продолжительности работ

Ранний срок свершения исходного события сетевого графика принимаем равным нулю. Ранний срок свершения рассматриваемого промежуточного события рассчитывается путём сравнения сумм, состоящих из раннего срока свершения события, непосредственно предшествующего данному, и продолжительности предшествующей работы.

Рассчитанный таким способом ранний срок свершения завершающего события всего сетевого графика принимается в качестве его же позднего срока свершения. То есть завершающее событие сетевого графика никаким резервом времени не располагает.

Поздний срок свершения данного промежуточного события определяется при просмотре сетевого графика в обратном направлении. Для этого сопоставляются разности между поздним сроком свершения события, непосредственно следующего за данным, и продолжительности работы, соединяющей соответствующее событие с данным.

Резерв времени образуется у тех событий, для которых поздний срок свершения больше раннего, и он равен их разности. Если же эти сроки равны, событие резервом времени не располагает и, следовательно, лежит на критическом пути.

где R - резерв времени,

T_п - поздний срок свершения события,

T_р - ранний срок свершения события.

Результаты расчётов сведём в таблицу 32 и изобразим на сетевом графике.

Таблица 32 - Параметры событий сетевого графика

Таким образом, критический путь L_кр в сетевом графике проходит через события и работы, не обладающими резервами времени, и имеет, следовательно, максимальную продолжительность t_кр, равную сроку свершения завершающего события.

Номера событий критического пути L_кр: 0-2-3-5-8-11-12-13-14-16-17-19.

Таким образом, максимальная продолжительность t_кр = 48 дн.

3.2 Расчет стоимости проекта

Были рассмотрены возможные организационные решения по программе адаптации с точки зрения ее участников и механизма управления данным процессом в компании. Наиболее значимым здесь выступает вопрос оценки успешности прохождения адаптации. Для его раскрытия представлены объективные, субъективные показатели такой оценки, способы организации обратной связи, показатели для оценки эффективности работы службы по управлению персоналом в направлении адаптации сотрудников.

Во второй части были проанализированы особенности рыночного положения компании,

Проведение анализа привело к выводам, что многие из угроз внешней среды являются также возможностями ввиду устойчивого положения компании на рынке. Кроме того, у компании есть ряд неоспоримых преимуществ, которые позволяют нейтрализовать угрозы и воспользоваться возможностями внешней среды. Далее для полной оценки проблемы снижения доли компании на рынке, реализации перспектив ее развития был проведен разносторонний анализ персонала Торгового Дома.

На основе проведенного анализа можно сделать вывод о том, что проблемы, существующие в компании с точки зрения структуры и персонала и проводимой работы в управлении персоналом, обусловлены нежеланием работников выполнять работу на должном уровне. Что в свою очередь объясняется работой в области управления персоналом, выстроенной с учетом не всех потребностей персонала. Особо следует обратить внимание на категорию молодых работников, составляющих большую часть персонала и наиболее проблемную. В соответствии с этим, первоочередную важность приобретает программа адаптации новых работников.

Соответственно, были сформулированы недостатки, устранение которых позволит повысить эффективность действующей системы адаптации, и ресурсы для преодоления недостатков и решения для них. Среди допустимых решений:

- массовые процедуры адаптации,

- включение в адаптацию рядовых сотрудников компании,

- формирование справочника новичка с соответствующими разделами,

- улучшения работы по подготовке к приходу нового сотрудника,

- использование мер, улучшающих взаимодействие в коллективе, обеспечивающих социально-психологическую адаптацию новых сотрудников.

Таким образом, в результате проведенных исследований данными получены данные: компания обладает необходимой продукцией и развивается в соответствии с рыночными тенденциями, а у некоторой части молодых работников нет устойчивого стремления осуществлять свои функции должным образом, определены и сформулированы недостатки программы адаптации. Соответственно, можно сделать вывод о необходимости усовершенствования действующей программы адаптации для улучшения работы компании и преодолению проблемы снижения рыночной доли.

На основе полученных данных был предложен проект повышения эффективности программы адаптации, частями которого являются:

· проведение адаптационного тренинга;

· разработка алгоритма по процессу адаптации для менеджеру по персоналу, обозначающий подготовку к приходу нового сотрудника;

· разработка «Справочника новичка» для новых сотрудников.

Проект был представлен в третьей главе работы, где также была рассчитана его экономическая эффективность. Проект при вложениях в 213495 рублей в течение 12 месяцев внедрения и реализации проекта денежные поступления составляют 336500 рублей. Кроме того, необходимо учитывать, что прибыль, полученная в результате проекта, рассчитывается на основе средних значений повышения производительности новых работников, что доказывает возможное увеличение прибыли при реализации проекта. Кроме того, влияние социально-психологической адаптации на результативность работников может быть разным. Соответственно, индекс доходности больше единицы.

Период окупаемости в 6,5 месяцев является удовлетворительным, что свидетельствует в пользу проекта.

Внутренняя норма доходности проекта составляет 187%, что говорит о его стабильности, надежности. Полученные показатели являются удовлетворительными и свидетельствуют в пользу проекта, предлагаемый инвестиционный проект экономически привлекателен и выгоден.

Таким образом, были выполнены задачи, поставленные перед началом работы. А, значит, была достигнута цель, поставленная перед выполнением данной работы, в соответствии с обозначенным объектом и предметом работы.