Контрольная среда и оценка системы контроля при проведении Дью Дилидженс

7 политика управления персоналом и ее осуществление - подбор кадров, профессиональная ориентация, обучение, оценка, консультирование, продвижение по службе, компенсации, удержания и лечебные мероприятия.

На пример, рассматривая элемент сообщения и принятия мер по соблюдению норм добросовестного поведения и нравственных ценностей, можно провести запросы к управляющему персоналу организации и ее сотрудникам с целью наблюдения и достижения понимания того, как управляющий персонал сообщает сотрудникам о своих взглядах на методы ведения хозяйственной деятельности и этичное поведение.

При рассмотрении указанных выше элементов контрольной среды необходимо понять, насколько они реализуются в данном хозяйственном субъекте. Как правило, соответствующее аудиторское доказательство получается путем комбинирования запросов и других процедур оценки риска.

На пример, запросы могут подтверждаться посредством наблюдения или проверки документов.

Для определения того, как реализуются средства контроля, можно, на пример, принять во внимание, установлен ли управляющим персоналом формальный кодекс поведения, поддерживает ли он данный кодекс или потворствует его нарушению, или допускает исключения в кодексе.

Аудиторское доказательство для элементов контрольной среды может не быть доступно в документальной форме, особенно в субъектах малого предпринимательства, где общение между управляющим персоналом и другими сотрудниками бывает неформальным, но при этом эффективным.

На пример, утверждение управляющим персоналом нравственных ценностей и компетентности часто проявляется в его поведении и отношении при управлении компанией, а не в письменном кодексе поведения.

Соответственно, отношение управляющего персонала, его осведомленность и действия особенно важны в организации контрольной среды субъекта малого предпринимательства. К тому же, роль руководства часто выполняется собственником-управляющим при отсутствии других собственников.

Общие обязанности руководящего персонала организации установлены в нормах ведения хозяйственной деятельности и других инструкциях или руководствах. Одной из, но не единственной, функций руководства организации является уравновешивание давления на управляющий персонал в отношении финансовой отчетности.

На пример, основания для денежного вознаграждения управляющего персонала могут оказывать на него давление, возникающее вследствие противоречащих потребностей в достоверной отчетности и ожидаемой выгоде от улучшенных результатов.

Для понимания модели контрольной среды учитываются такие обстоятельства, как независимость директоров и их способность оценивать действия управляющего персонала. Также учитывается наличие аудиторского комитета, разбирающегося в хозяйственных операциях организации и способного оценить, насколько достоверно отражается в финансовой отчетности деятельность организации (или достоверность представления отчетности во всех материальных отношениях) в соответствии с существующей схемой финансовой отчетности.

Сущность контрольной среды хозяйственного субъекта такова, что она оказывает сильное влияние на оценку рисков материального искажения.

На пример, средства контроля, осуществляемые собственником-управляющим, могут сгладить проблему распределения обязанностей в малых организациях, или активный и независимый совет директоров может повлиять на философию и операционный стиль старшего управляющего персонала в более крупных организациях.

Понимание и оценка модели контрольной среды состоит также в том, чтобы установить, представляют ли сильные стороны элементов контрольной среды в совокупности необходимую основу для других компонентов внутреннего контроля, и не влияют ли на них ее недостатки.

На пример, осуществление политики управления персоналом, направленной на прием на работу компетентных кадров в сфере финансов, бухгалтерии и информационных технологий не всегда предотвращает склонность высшего управляющего персонала завышать прибыль.

Изменения в контрольной среде могут оказать влияние на достоверность информации, полученной в результате предшествующих аудиторских проверок.

На пример, решение управляющего персонала о направлении дополнительных средств на обучение и ознакомление с деятельностью по составлению финансовой отчетности может снизить риск ошибок при обработке финансовой информации. С другой стороны, отказ управляющего персонала от выделения достаточных средств для снижения рисков безопасности, представляемых информационными технологиями может негативно повлиять на внутренний контроль, позволив вносить незаконные изменения в компьютерные программы или данные, или позволив проводить несанкционированные операции.

Наличие удовлетворительной контрольной среды является положительным фактором при оценке рисков материального искажения и влияет на сущность, временные рамки, и масштаб аудиторских процедур. В частности, это может способствовать снижению риска мошенничества, хотя удовлетворительная контрольная среда не всегда является сдерживающим фактором для мошенничества. Недостатки контрольной среды могут, напротив, снизить эффективность средств контроля и, следовательно, являться негативными факторами при оценке рисков материального искажения, особенно по отношению к мошенничеству.

Контрольная среда сама по себе не предотвращает, выявляет и исправляет материальные искажения в классах операций, статьях в отчетности, полученных в результате оценки, других статьях в отчетности и пояснительной информации в отчетности, а также в соответствующих предпосылках составления отчетности. При оценке риска материального искажения, следовательно, следует учитывать наряду с контрольной средой влияние других компонентов; на пример, мониторинг средств контроля и выполнение определенных контролирующих действий.

2.1.1 Организационная структура. Распределение полномочий и ответственности

Организационная структура хозяйственного субъекта представляет собой рамки, в которых планируются, исполняются, контролируются и анализируются действия организации по достижению ее целей. Создание соответствующей организационной структуры подразумевает учет основных сфер распределения полномочий и ответственности и надлежащую отчетность по направлениям деятельности. Хозяйственный субъект создает организационную структуру в соответствии со своими нуждами. Адекватность организационной структуры хозяйственного субъекта зависит частично от его размера и характера его деятельности.

Распределение полномочий и ответственности заключается в том, как распределяются полномочия и ответственность за операционную деятельность и как устанавливаются представление информации и иерархия полномочий. Сюда также входит политика осуществления соответствующих направлений деятельности, знания и опыт ключевого персонала, и средства, направляемые на выполнение обязанностей. Кроме того, сюда относятся политика руководства и контакты, направленные на обеспечение понимания персоналом организации ее целей, осознание взаимосвязи их индивидуальной деятельности и того, как она способствует достижению целей организации, а также представление о том, как и за что они будут нести ответственность. Это справедливо для всех сотрудников организации, включая ее руководителя, несущего основную ответственность за всю деятельность хозяйственного субъекта наряду с системой внутреннего контроля.

Для достижения понимания и документации положений об организационной структуре хозяйственного субъекта и распределении полномочий и ответственности за его операционную деятельность необходимо принимать во внимание такие сферы деятельности управляющего персонала, как:

определение основных сфер распределения полномочий и ответственности, надлежащей отчетности по направлениям деятельности, наделение полномочиями ключевого персонала в целях создания организационной структуры, соответствующей нуждам организации;

эффективное распределение ответственности и подотчетности ключевого персонала

наличие подходящих средств контроля для обеспечения эффективного сообщения сотрудникам их функций и ответственности за финансовую отчетность;

наличие подходящих средств контроля сменяемости сотрудников, выполняющих ключевые функции (на прим. IT, бухгалтерия, внутренний аудит);

обеспечение адекватного распределения обязанностей в сфере бухгалтерии и финансовой отчетности, и

доверие третьим сторонам в ключевых процессах, включая процессы информационной обработки данных.

Примеры средств контроля по отношению к организационной структуре включают:

утверждение членами совета директоров существенных стратегических решений;

определение в должностных инструкциях основных сфер полномочий и ответственности;

произвольное проведение внутренних аудиторских проверок для обеспечения соответствия обязанностей по составлению отчетности и ее утверждению, и

периодическая оценка и документация управляющим персоналом эффективности организационной структуры хозяйственного субъекта в свете перемен в направлениях деятельности ли в промышленности.

Примеры средств контроля по отношению к распределению полномочий и ответственности включают:

полномочия и ответственность распределяются среди сотрудников установленным образом

должностные инструкции содержат особые указания на обязанности и подотчетность, и

политика и мониторинг управления персоналом производят достаточную степень уверенности в том, что организация обладает адекватным числом рабочей силы и количеством опыта для выполнения своих задач. В частности, они направлены на то, чтобы обеспечить надлежащее количество сотрудников, особенно в сфере обработки данных и бухгалтерии, уровень навыка которых соотносится с размером организации и характером и сложностью ее деятельности и систем.

2.1.2 Принятие мер по соблюдению норм добросовестного поведения и нравственных ценностей

Эффективность средств контроля не может стоять выше добросовестности и нравственных ценностей людей, которые создают и применяют данные нормы и контролируют их исполнение. Добросовестность и нравственные ценности являются неотъемлемыми элементами контрольной среды, влияющими на эффективность организации, применения и мониторинга других компонентов внутреннего контроля Добросовестность и этичное поведение являются результатом установленных организацией стандартов этики и поведения, как они сообщаются и осуществляются на практике. Сюда входят действия управляющего персонала по недопущению или снижению стимула к совершению персоналом нечестного, незаконного или неэтичного поступка. Также, сюда включается сообщение персоналу ценностей организации и норм поведения посредством заявлений о политике организации, кодексов поведения и личного примера.

Для понимания и документации принципов добросовестности и нравственных ценностей хозяйственного субъекта следует учитывать:

задает ли управляющий персонал организации соответствующий «тон свыше» и создает благоприятную рабочую атмосферу

существуют ли кодексы поведения и другие меры в отношении ведения нормальной хозяйственной деятельности, осуществляются и контролируются ли они управляющим персоналом и включают, где возможно:

- получение и реагирование на жалобы и другие конфиденциальные заявления или беспокойства по поводу спорных вопросов в сфере бухгалтерского учета и аудита (каналы информирования о нарушениях или горячие линии по вопросам этики и соответствия);

- разрешение конфликтов интересов;

- заявление о расходах на поездки и развлечения;

- определение и утверждение операций между связанными сторонами;

- предотвращение или снижение стимула к неподобающему использованию активов организации;

- предотвращение или снижение стимула к совершению незаконных действий;

- операции с акциями компании;

- принятие соответствующих мер в ответ на фактический, подозреваемый или предполагаемый обман;

- мониторинг деятельности организации

устанавливает ли управляющий персонал особые правила и действия по контролю в кодексе поведения организации или его эквиваленте

устанавливает ли управляющий персонал необходимый баланс между стимулированием сотрудников и постановкой нереальных целей, и

создает ли управляющий персонал соответствующие меры и руководства против пренебрежения средствами внутреннего контроля и сообщает ли о них как словами, так и поступками.

Примеры средств контроля в отношении сообщения и принятия мер по соблюдению норм добросовестного поведения и нравственных ценностей включают:

ежегодное подписание всеми сотрудниками высшего исполнительного руководства организации, сотрудниками, выполняющим финансовые функции, а также сотрудниками, занятым в сферах повышенного риска мошенничества и нарушений (на прим. поставки, продажи и маркетинг) подтверждение ознакомления с кодексом поведения;

реакция управляющего персонала организации на нарушения норм поведения;

учет добросовестности и нравственных ценностей в оценке деятельности;

реакция управляющего персонала на случаи пренебрежения средствами внутреннего контроля и документация их последствий, и

одобрение советом директоров годового бюджета и всех поправок.

2.1.3 Философия управляющего персонала, операционный стиль и учет компетентности

Философия управляющего персонала и операционный стиль охватывают широкий спектр характеристик, включающих в себя:

подход управляющего персонала организации к тому, как брать на себя и справляться с бизнес - рисками;

отношение управляющего персонала и его действия, связанные с финансовой отчетностью (выбор консервативных или агрессивных принципов ведения бухгалтерского учета, добросовестность и консерватизм при осуществлении бухгалтерских расчетов), и

отношение управляющего персонала к обработке информации, бухгалтерским функциям и персоналу.

Компетентность представляет собой знания и навыки, необходимые для выполнения задач, включенных в обязанности сотрудника. Учет компетентности подразумевает принятие во внимание управляющим персоналом уровней компетентности для определенных видов работ и соответствие данных уровней необходимым навыкам и знаниям.

Для понимания и документации философии, операционного стиля и учета компетенции необходимо рассмотреть, насколько управляющий персонал организации:

поддерживает, контролирует и обеспечивает определенный уровень допущения бизнес - рисков, осознание контроля и защиту активов посредством своей философии и операционного стиля;

обладает приемлемыми и четкими мерами ведения политики организации, отражающими его отношение к финансовой отчетности и ее функциям, и располагает средствами контроля для соответствующего выбора политики бухгалтерского учета;

эффективно передает полномочия, когда это касается финансовой отчетности;

анализирует знания и навыки, необходимые для выполнения конкретных функций;

использует формальные и неформальные описания должностных обязанностей для определения задач, входящих в данные обязанности, и

устанавливает соответствие между желаемым уровнем компетентности и навыками и знаниями.

Примеры средств контроля по отношению к философии управляющего персонала, операционному стилю и учету компетентности включают:

меры, требующие от управляющего персонала аккуратности действий, исходящих из анализа и документации рисков и потенциальной выгоды принятия существенного решения, и выполняемых только после их утверждения высшим исполнительным руководством. Сюда входят, на пример, существенные приобретения, новые линии продуктов, новые территории, капиталовложения, новые информационные технологии и т.д.

защита ценных активов, включая интеллектуальные активы и информацию, от несанкционированного доступа или использования

наличие средств контроля за выбором и осуществлением политики бухгалтерского учета, соответствующей применяемой схеме финансовой отчетности (на пример, новый комитет по стандартам, состоящий из сотрудников финансовой сферы и система передачи информации о новой политике бухгалтерского учета и бухгалтерских процедурах)

обучение внешними аудиторами консультаций о принципах бухгалтерского учета комплексных операций и выработка управляющим персоналом организации учетной политики после соответствующей оценки и предварительного утверждения верных принципов бухгалтерского учета

добросовестный и консервативный подход управляющего персонала к осуществлению бухгалтерских расчетов

предварительный обзор аудиторским комитетом финансовой отчетности и другой финансовой информации до их внешнего распространения

наличие соответствующей финансовой структуры, обеспечивающей надлежащую передачу и распределение ключевых обязанностей

анализ управляющим персоналом, на формальной или неформальной основе, задач, входящих в определенные должностные обязанности, с учетом следующих факторов: в какой степени сотрудники могут давать самостоятельную оценку деятельности, и степень их контроля (должностные обязанности могут быть проанализированы и переданы сотрудникам неформально во время установочных собраний, обучения и ежегодной оценки их деятельности)

политика финансовой отчетности и ее осуществление требуют от исполнительного руководства для исполнения его обязанностей знаний, опыта и обучения

закрепление за каждой должностью определенных должностных обязанностей и квалификаций, гарантирующих соответствие сотрудника данной должности

оценка деятельности каждого сотрудника должным образом отражает данные, касающиеся характера их работы

четкое определение критериев повышения в должности и прибавки к зарплате, чтобы сотрудники понимали, что от них ожидается для продвижения, и

при разработке критериев оценки деятельности соблюдается необходимый баланс между краткосрочными и долгосрочными целями, сотрудники также вознаграждаются за добросовестность и компетентность.

2.1.4 Участие руководства в деятельности организации

Руководство оказывает существенное влияние на осознание контроля сотрудниками организации. Руководство хозяйственного субъекта характеризуется такими признаками, как независимость от управляющего персонала, опыт и положение в организации, степень вовлеченности в деятельность организации и ее проверка, получаемая информация, уровень, на котором поднимаются и рассматриваются проблемы с управляющим персоналом, а также взаимодействие с внутренними и внешними аудиторами. Важность обязанностей руководства отражается в правилах рабочего поведения и других нормативах для руководства.

Другие обязанности руководства хозяйственного субъекта включают:

контроль над организацией и эффективным функционированием каналов информирования о нарушениях

проверка эффективности системы внутреннего контроля организации, и оценка возможности управляющего персонала пренебрегать средствами контроля через эффективный контроль в сферах риска.

Для достижения понимания и документации степени участия руководства в деятельности организации необходимо учитывать, насколько руководство:

независимо от управляющего персонала, обладает четкими обязанностями, соответствующими его опыту и положению в организации, и пониманием этих обязанностей

регулярно встречается и взаимодействует с независимыми аудиторами, и несет ответственность за проблемы, выявленные аудиторами

поддерживает тесную связь и взаимодействие с высшим исполнительным финансовым руководством и внутренними аудиторами, если возможно

обеспечено необходимой своевременной информацией и осуществляет эффективную проверку

задает корректные вопросы, включая вопросы, устанавливающие понимание важных проблем политики бухгалтерского учета и экспертных оценок бухгалтеров, и

оценивает возможность управляющего персонала пренебрегать средствами контроля через эффективный контроль в сферах риска.

Примеры средств контроля по отношению к степени участия руководства в деятельности организации включают:

независимость директора и аудиторского комитета (или эквивалентного органа) учитывается в определении права директора на занятие должности

регулярные собрания аудиторского комитета

аудиторский комитет действует согласовано с независимым аудитором для эффективного проведения аудиторских проверок

аудиторский комитет регулярно встречается с управляющим персоналом организации

аудиторский комитет оценивает уместность принятия или пересмотра управляющим персоналом политики бухгалтерского учета

аудиторский комитет имеет неограниченный прямой доступ к внутреннему аудиту и наоборот

членам аудиторского комитета ежемесячно предоставляется финансовая отчетность, включая сравнение фактических результатов на текущий период с бюджетом и предыдущим периодом, а также определенная статистика деятельности хозяйственного субъекта и ее анализ

в определенных ситуациях политика организации предполагает получение членами аудиторского комитета и совета директоров информации о планируемых решениях (на прим. стратегические инициативы и основные операции, финансовая отчетность, маркетинговые инициативы, существенные контракты или переговоры с третьими сторонами и существенные вопросы бухгалтерского учета), и

адекватная документация вопросов, подаваемых на рассмотрение членам аудиторского комитета и/или членам совета директоров.

2.1.5 Политика управления персоналом и ее осуществление

Политика организации по управлению персоналом представляет собой механизм мотивации сотрудников к следованию необходимым нормам поведения в организации и выполнению ее целей. При недостаточно эффективном контроле управляющим персоналом структуры вознаграждения и поощрения может возникнуть ситуация, при которой отдельные сотрудники или группы сотрудников могут выти за рамки приемлемого риска коммерческой практики.

Осуществление политики управления персоналом предполагает подбор кадров, профессиональную ориентацию, обучение, оценку, консультирование, продвижение по службе, компенсации, удержания и лечебные мероприятия.

На пример, стандарты приема на работу наиболее квалифицированных сотрудников с упором на их образование, предыдущий опыт работы, предыдущие заслуги и свидетельства об их добросовестности и этичном поведении демонстрируют приверженность организации к компетентности и надежности сотрудников.

Политика обучения персонала, сообщающая им их перспективные функции и обязанности и включающая школы обучения и семинары, показывает ожидаемый уровень выполнения работы и поведения. Повышения по службе в результате периодической оценки деятельности сотрудников демонстрируют склонность организации к продвижению квалифицированного персонала на более высокие уровни ответственности.

Для достижения понимания и документации осуществления политики управления персоналом необходимо учитывать, каким образом управляющий персонал хозяйственного субъекта:

обеспечивает организацию нужными сотрудниками посредством приема на работу (включая проверку анкетных данных у ключевых сотрудников), ориентации, обучения, оценки, консультирования, повышения по службе, осуществления политики удержаний и вознаграждений (включая вознаграждения руководящего состава), и

предпринимает соответствующие меры в ответ на отклонение от установленных норм и процедур, и высказывает и контролирует соответствие данным нормам.

Примеры средств контроля по отношению к осуществлению политики управления персоналом включают:

наличие у организации мер и процедур, направленных на подобающее поведение сотрудника;

наличие у организации набора мер и процедур, на правленых на отклонение от установленных норм и процедур

существование процесса ознакомления новых сотрудников с их обязанностями и тем, что ожидает от них руководство

наличие установленных способов адекватной проверки анкетных данных кандидата, особенно по отношению к предыдущим действиям, являющимся неприемлемыми для организации (на прим. уголовное прошлое, досмотр на обнаружение наркотиков)

просмотр/одобрение всех договоров о найме на соответствующем уровне руководства с целью заключения об их целесообразности и соответствии предписанным нормам и процедурам, и

наличие обучающих программ для повышения квалификации, особенно по отношению к новым сложным принципам политики бухгалтерского учета.

2.1.6 Информационная система

Информационная система состоит из инфраструктуры (физического компонента и вычислительной техники), программного обеспечения, людей, процедур и данных. Инфраструктура и программное обеспечение отсутствуют в преимущественно или исключительно ручных системах. Многие информационные системы широко применяют информационные технологии.

Информационные системы производят отчеты, содержащие финансовую информацию, что делает возможным вести и контролировать финансовые процессы хозяйственного субъекта. Они имеют дело не только с внутренними данными, но также с информацией о внешних событиях, действиях и условиях, необходимых для обоснованного принятия решения и внешней отчетности.

На основе существенных счетов и раскрытий в отчетности, обозначенных в Документе по планированию, аудитор определяет ключевые информационные системы, имеющие отношение к финансовой отчетности. Информационные системы имеют автоматический и ручной компоненты. Таблица инфраструктуры/архитектуры в Программе оценки средств контроля на уровне организации отражает ключевые элементы в поддержку использования приложений с целью раскрытия необходимости учитывать прикладные средства контроля и надлежащие контрольные процедуры с использованием информационных технологий также, как и соответствующие ручные средства контроля.

Программа оценки средств контроля на уровне организации отражает понимание информационной системы, относящейся к составлению финансовой отчетности и средств контроля, существующих в данной сфере.

Для достижения понимания и документации информационной системы, относящейся к составлению финансовой отчетности необходимо принимать во внимание, имеет ли управляющий персонал организации:

информационную систему, связанную с общей стратегий организации, направленную на достижение целей организации и ее деятельности

стратегию информационных технологий, соответствующую общей стратегии организации по отношению к информационным системам составления финансовой отчетности

средства контроля за получением внешней и внутренней информации, для предоставления необходимых отчетов о деятельности организации по отношению к установленным целям финансовой отчетности, и информационную систему, включающую методы и записи, которые:

- устанавливают и отображают все действительные операции

- регулярно и детально описывают операции, что позволяет надлежащую классификацию операций для составления финансовой отчетности

- измеряют оценочную стоимость операций таким образом, чтобы было возможно внести их точную денежную стоимость в финансовую отчетность

- определяют временной период прохождения операции для записи операции в соответствующий отчетный период, и

- должным образом отражают операции и соответствующую пояснительную информацию в финансовой отчетности.

Информационные системы довольно часто усовершенствуются и изменяются для того, чтобы отвечать развивающимся потребностям организаций. Таким образом, необходимо понять, оказывают ли какие-либо изменения в информационной системе составления финансовой отчетности воздействие на средства контроля (автоматические и ручные).

Любые изменения в информационной системе, способные повлиять на средства контроля, определяются в Программе аудиторской проверки. Эти изменения документируются в таблице «Существенные изменения в информационных системах» в Программе оценки средств контроля на уровне организации.

Также, учитываются давление и стимулирование к фальсификации финансовой отчетности, происходящие из процесса составления бюджета организации и финансовых прогнозов, при котором управляющий персонал получает стимул к фальсификации отчетности посредством надбавок к заработной плате для покрытия бюджета или выполнения задач.

Примеры средств контроля информационных систем составления финансовой отчетности включают:

выявление и запись в отчетности внутренней информации, существенной для достижения целей организации

наличие механизмов получения достоверной внешней информации - о конъюнктуре рынка, программах конкурентов, изменениях в законодательстве и регулировании, и экономических изменениях

в начале бюджетного цикла каждого периода проводится собрание с участием IT персонала и руководителей подразделения для обсуждения требований системы информационных технологий и совместного определения приоритетов, штата, бюджетных ресурсов и графиков реализации мероприятий

участие руководителей подразделения по информационным технологиям в координационных группах по всем основным сферам деятельности организации

наличие достаточных ресурсов для развития/совершенствования информационных систем

существование механизмов для использования преимущества и контроля применения новых прикладных технологий, и их инкорпорирование в производственные процессы или информационные системы, и оказание внимания к влиянию новых систем на потоки информации, а также соответствующим средствам контроля и обучению сотрудников, учитывая сопротивление сотрудников переменам.

Информационные системы и связанные с ними аспекты работы организации в субъектах малого предпринимательства обычно менее формальны, чем в более крупных организациях, но их роль имеет такое же большое значение. Субъекты малого предпринимательства со значительной долей участия руководства в их деятельности могут не нуждаться в обширных описаниях процедур бухгалтерского учета, сложных бухгалтерских записях или письменных правилах.

2.2 Мониторинг средств контроля

Необходимо достигнуть понимания основных видов деятельности, используемых организацией для мониторинга внутреннего контроля за финансовой информацией, включая деятельность, относящуюся к контрольным процедурам, имеющим значение для аудита, и каким образом организация предпринимает коррективные действия по отношению к средствам контроля.

Мониторинг средств контроля это процесс по достижению эффективности исполнения внутреннего контроля во времени. Он включает в себя оценку модели средств контроля и ее регулярное функционирование, а также необходимые коррективные действия, видоизменяемые в соответствии с меняющимися обстоятельствами. Управляющий персонал осуществляет мониторинг средств контроля во время текущей деятельности организации (на прим. внутренние аудиторские программы), путем отдельных оценок, или используя эти два способа в совокупности. Текущие действия по мониторингу обычно становятся нормальной регулярной деятельностью, выполняемой организацией, и включают регулярные действия по управлению и контролю.

На пример, если не контролировать своевременность и точность сверки банковских счетов, персонал организации может прекратить ее готовить.

Важной обязанностью управляющего персонала является учреждение и поддержание внутреннего контроля на регулярной основе. Мониторинг средств контроля управляющим персоналом организации подразумевает учет того, что они функционируют как запланировано и видоизменяются в соответствии с меняющимися условиями. Мониторинг средств контроля может включать такие действия, как проверка управляющим персоналом регулярной подготовки сверки банковских счетов, оценка внутренними аудиторами соблюдения персоналом по продажам политики организации при заключении договоров купли-продажи, и контроль юридическим отделом соблюдения политики организации в отношении этичного поведения или осуществления коммерческой деятельности.

Во многих организациях внутренние аудиторы или персонал, выполняющий данные функции, способствуют мониторингу деятельности организации.

Внутренние аудиторы регулярно предоставляют информацию о функционировании внутреннего контроля, уделяя значительное внимание оценке организации и осуществления внутреннего контроля. Они представляют информацию о его сильных сторонах и недостатках, а также рекомендации по улучшению внутреннего контроля. В данном случае, учитывается адекватность деятельности внутреннего аудита и непосредственная подотчетность начальника по внутреннему аудиту руководству организации.

Действия по мониторингу, осуществляемые управляющим персоналом, могут также включать использование информации, переданной из внешних сторон таких, как жалобы клиентов, замечания регулятивных органов и внешних аудиторов, указывающих на проблемы или сферы, нуждающиеся в исправлении.

Большее количество информации, используемой при мониторинге средств контроля, производится информационной системой организации. Если управляющий персонал допускает, что данные, используемые для мониторинга средств контроля точны, не имея на это достаточного основания, в информации могут возникнуть ошибки, которые потенциально могут привести управляющий персонал к некорректным выводам из действий по мониторингу. Необходимо установить источники информации, связанные с действиями организации по мониторингу, и основания, на которых информация рассматривается как достаточно надежная для данных целей. Если аудитор намерен воспользоваться информацией организации, полученной в результате действий по мониторингу, как отчеты внутренних аудиторов, необходимо принимать во внимание, предоставляет ли эта информация надежную основу и достаточно ли она детализирована для целей аудита.

Периодически может проводиться опрос персонала с целью открытого выражения их понимания и соблюдения кодекса поведения организации. Рабочий персонал равно как и финансовый персонал могут попросить высказать их мнение о регулярности осуществления определенных средств контроля, на пример, сверки определенных итоговых сумм. Данные высказывания могут подтверждаться управляющим персоналом организации или внутренними аудиторами. Все это можно рассматривать как мониторинг средств контроля внутри организации.

Текущая деятельность по мониторингу в субъектах малого предпринимательства обычно более неформальна и выполняется как часть общего управления деятельностью организации. Тесное участие в ней управляющего персонала способствует выявлению существенных отклонений от ожидаемых результатов и неточностей в финансовых данных, ведущих к коррективным действиям по отношению к контролю.

Для достижения понимания деятельности по мониторингу необходимо принимать во внимание:

отслеживание управляющим персоналом результатов деятельности подразделений организации на фоне ее целей и ожидаемых результатов, включая бюджеты и прогнозы

обеспечение управляющим персоналом эффективности:

- применения любых процессов самооценки или периодических оценок систем

- действий внутреннего аудита (включая внутренний аудит информационных технологий)

- мониторинга средств контроля в центрах обработки информации, включая центры по совмещенным услугам, и

- мониторинга компьютерных операций

сравнение управляющим персоналом сумм, отраженных в бухгалтерских записях, с физическими активами

отслеживание управляющим персоналом эффективности средств внутреннего контроля за финансовой отчетностью и инициирование коррективных действий по отношению к средствам контроля

учет управляющим персоналом достоверности информации, связанной с деятельностью организации по мониторингу

наличие у управляющего персонала организации мер и процедур для выявления, оценки и обоснования судебных тяжб и исков, и

адекватность действий внутреннего аудита (если возможно), включая аудит информационных технологий, и непосредственную подотчетность начальника внутреннего аудита руководству организации.

Обучающие семинары, планерки и другие собрания могут предоставить управляющему персоналу обратную связь в отношении эффективности средств контроля. Помимо определенных вопросов, связанных с проблемами контроля, такие собрания часто выявляют осознание контроля их участниками.

Внутренний аудит регулярно предоставляет рекомендации по укреплению средств внутреннего контроля. Во многих хозяйственных субъектах внутренний аудит уделяет значительное внимание оценке модели средств внутреннего контроля и ее реализации и тестированию ее эффективности. Внутренний аудит определяет потенциальные недостатки и дает рекомендации управляющему персоналу по поводу альтернативных действий, часто сопровождающиеся информацией, которую можно использовать при составлении заключений о затратах и результатах. Внутренние аудиторы или персонал, выполняющий данные функции, могут быть особенно эффективны для мониторинга деятельности организации. Во многих организациях функция централизованного внутреннего аудита может являться эффективным средством контроля за многочисленными подразделениями организации при посещении данных подразделений в порядке очередности для проведения проверок с упором на ранее выявленные недостатки.

Примеры средств контроля, связанных с мониторингом, включают:

ежемесячное производство управляющим персоналом финансовых и оперативных результатов, включающих сравнение фактических результатов по текущему периоду с результатами по предыдущему периоду и по смете

требования рабочему персоналу подтверждать точность финансовой информации по их подразделениям их ответственность за обнаруженные ошибки

периодическое сравнение основных активов, зафиксированных в системе бухгалтерского учета, с физическими активами

проведение сверок оперативной информации, используемой для управления организацией, и фактических данных, произведенных оперативными системами

наличие доступа у внутреннего аудита к совету директоров или аудиторскому комитету

гарантия управляющим персоналом проведения оценки надлежащей части системы внутреннего контроля, и

существование механизма для выявления недостатков внутреннего контроля и отчета о них.

2.3 Контроль на уровне организации

2.3.1 Оценка модели средств контроля и ее реализации на уровне организации

Оценка модели средств контроля предполагает выяснение того, насколько эффективно данный контроль сам по себе или в комбинации с другими средствами контроля предотвращает, выявляет и исправляет материальные искажения. Осуществление контроля означает, что он существует и экономический субъект использует его. Исследование организации контроля заключается в понимании того, насколько он осуществляется экономическим субъектом.

Получение аудиторских доказательств об организации и осуществлении необходимого внутреннего контроля производится посредством:

опроса персонала

наблюдения за отдельными видами контроля

изучения документации и отчетности.

Для того, чтобы оценить организацию контроля и определить, насколько он осуществляется не достаточно одного опроса. Обычно для получения достаточных надлежащих аудиторских доказательств для заключения об организации и осуществлении контроля опрос используется в комбинации с другими методами.

Процедуры, выполняемые в ходе проверки организации и осуществления внутреннего контроля, а также полученные результаты документируются в программе аудита вместе с выявленными недостатками.

Недостатки в системе внутреннего контроля или ее отсутствие могут поставить под сомнение эффективность осуществления контроля на уровне предпосылок составления отчетности и привести к изменению характера, временных рамок проверки, или масштаба тестов операционной эффективности средств контроля и процедур по существу.

Аудиторские процедуры, направленные на достижение понимания модели соответствующих средств контроля и ее реализации на уровне организации могут включать в себя опрос персонала, наблюдение за применением отдельных средств контроля и проверку документации и отчетов.

Для оценки модели средств контроля, существенных для аудита и определения того, насколько они реализовывались не достаточного одного опроса. Для получения достаточного надлежащего аудиторского доказательства в поддержку заключения о модели средств контроля опрос обычно осуществляется в сочетании с другими методами. Сочетание методов контроля в добавление к отдельным видам контроля является важным при оценке того, насколько цель критериев контроля была достигнута. Также, учитывается аудиторское доказательство, полученное в результате предыдущего опыта работы с организацией.

В субъектах малого предпринимательства с небольшим числом сотрудников масштаб возможного распределения служебных обязанностей ограничен. Однако, в ключевых сферах, даже в очень маленькой организации, необходимо проводить в какой-либо мере разграничение обязанностей или осуществлять другой вид несложного, но эффективного контроля. Потенциал пренебрежения средствами контроля собственником-управляющим зависит в большой степени от контрольной среды и, в частности, от осознания собственником-управляющим важности внутреннего контроля.

Кроме того, элементы контрольной среды в субъектах малого предпринимательства могут осуществляться отлично от более крупных хозяйственных субъектов.

На пример, субъекты малого предпринимательства могут не иметь письменного кодекса поведения, но создавать атмосферу, подчеркивающую важность честности и этичного поведения посредством устного общения и примера, подаваемого руководством.

Эффективно осуществляемые средства контроля в субъектах малого предпринимательства могут не быть «формальными» или «записанными документально». В таком случае, оценка модели средств контроля и ее реализации на уровне организации может быть не уместной или не возможной. В данных обстоятельствах необходимо учитывать, как это повлияет на планируемый подход к аудиту и его стратегию.

На пример, контрольная среда такова, что люди осознают свою ответственность. В случае, если не возможно получить достаточного надлежащего аудиторского доказательства об организации руководством хозяйственного субъекта системы распределения обязанностей и мониторинга и контроля за деятельностью лиц, наделенных властью, необходимо понять, препятствуют ли данные обстоятельства эффективному осуществлению средств контроля на уровне предпосылок составления бухгалтерской отчетности, влияющих на определенные аудиторские цели. При получении заключения о том, что средства контроля по отношению к одной или более аудиторским целям не эффективны, можно изменить сущность, временные рамки и масштаб аудиторских процедур. В данном случае, возможно провести больше аудиторских процедур по отношению к концу периода, а не промежуточным датам, попытаться получить более обширное аудиторское доказательство путем проведения процедур по существу, или изменить сущность аудиторских процедур для получения более убедительного аудиторского доказательства.

Также, лица, наделенные управленческими функциями в субъектах малого предпринимательства, могут не иметь независимого или внешнего члена.

2.3.2 Заключение о модели средств контроля и ее реализации на уровне организации

Заключение об эффективности модели контрольной среды и ее реализации, процесса оценки риска всей системы внутреннего контроля, информационных систем для составления финансовой отчетности и мониторинга средств контроля, документируется в каждом из разделов Программы средств контроля на уровне организации. Это заключение может повлиять на аудиторский подход к определенным целям аудита.

Масштаб выполняемых работ по получению заключения о модели средств контроля и ее реализации на уровне организации зависит от фактов и обстоятельств, специфичных для каждого клиента.

Любые установленные недостатки средств контроля отображаются в документах по планированию. Эти недостатки обычно касаются всей финансовой отчетности и требуют полного контроля.

Затем составляется общая оценка влияния средств внутреннего контроля на аудит. Если в системе средств внутреннего контроля обнаружены недостатки, аудитор не может полагаться на средства контроля по отношению к предпосылкам составления отчетности.

Необходимо в максимально короткий срок и на должном уровне ответственности поставить руководство или управляющий персонал организации в известность об обнаруженных материальных недостатках в модели средств внутреннего контроля и ее реализации.

Информация о материальных недостатках сообщается руководству или управляющему персоналу организации в письменном виде с пояснением о том, что сообщаются только те недостатки, которые были обнаружены в результате аудиторской проверки, и что аудиторская проверка не была направлена на определение адекватности внутреннего аудита для управления компании.

Глава 3. Оценка системы контроля организации

3.1 Организация оценки системы контроля

При оценке принципов системы контроля необходимо разобраться в системе бухгалтерского учета, применяемой на проверяемом экономическом субъекте, а также оценить принципы внутреннего контроля системы бухгалтерского учета для того, чтобы оценить риск существенного искажения средств контроля для каждой процедуры аудиторской проверки и спланировать объем аудиторских процедур по существу.

Объем аудиторских процедур по оценке системы средств контроля включает в себя:

планирование аудита, предполагающее оценку организации средств внутреннего контроля, осуществляемых проверяемым экономическим субъектом, а также выбор в зависимости от результатов оценки соответствующей стратегии аудита и аудиторских процедур

для каждой конкретной аудиторской проверки необходимо проанализировать и отразить в программе проведения аудита порядок отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета. Характер анализа и документации хозяйственных операций проверяемого экономического субъекта зависит от уровня, на котором будет осуществляться аудиторская проверка:

(a) классы операций

(b) статья в отчетности, полученная в результате оценки

(c) другие статьи в отчетности

(d) пояснительная информация

для аудиторских процедур, прошедших оценку риска внутреннего контроля, необходимо определить, каким образом руководство экономического субъекта осуществляет контроль по предотвращению риска искажения информации; а также оценить операционную эффективность данных средств контроля

для аудиторских проверок, связанных с существенным неотъемлемым риском искажения, необходимо провести оценку риска в отношении некоторых предпосылок составления отчетности, на основе которых подготовлена финансовая отчетность.

для аудиторских проверок, характер, временные рамки и объем которых зависят от операционной эффективности системы внутреннего контроля, требуется оценить операционную эффективность организации средств внутреннего контроля в отношении предпосылок составления отчетности.

Полагаться на эффективность работы средств внутреннего контроля для получения аудиторских доказательств и определения характера, временных рамок и объема аудиторских процедур по существу необходимо в случаях если:

оценка эффективность работы некоторых контрольных процедур является наиболее целесообразной

невозможно или нецелесообразно достигнуть наших аудиторских целей осуществлять аудиторскую проверку при получении аудиторских доказательств только в результате аудиторских процедур по существу.

Общая схема процесса оценки системы контроля представлена в Приложении № 3

3.1.1 Принцип существенности

«Принцип существенности» для определенных аудиторских процедур может применяться в случае, когда достигнуто понимание принципов внутреннего контроля экономического субъекта и выполняются следующие требования:

аудиторская процедура не связана с существенным риском (т.е. существенным неотъемлемым риском искажения или риском мошенничества)

достаточные надлежащие аудиторские доказательства возможно получить только посредством аудиторских процедур по существу для того, чтобы снизить риск аудита до приемлемо низкого уровня,

тестирование операционной эффективности средств контроля не является целесообразным.

3.2 Структура обследования системы контроля

Структура обследования внутреннего контроля включает в себя поэтапное изучение следующих пять компонентов системы внутреннего контроля:

контрольная среда

процесс оценки риска

система сбора и представления информации

проверка средств контроля, и

процедуры контроля.

3.2.1 Система внутреннего контроля

Система внутреннего контроля состоит из следующих компонентов:

контрольная среда

процесс оценки риска

система сбора и представления информации

проверка средств контроля

Система внутреннего контроля экономического субъекта часто оказывает решающее воздействие на процедуры контроля над классами операций, статьями в отчетности, полученными в результате оценки, другими статьями в отчетности и пояснительная информацией. По этой причине является целесообразным оценивать организацию системы внутреннего контроля во время планирования аудита, так как результаты данной работы могут повлиять на эффективность процедур контроля над хозяйственной деятельностью экономического субъекта и его финансовой отчетностью. Результаты оценки системы внутреннего контроля должны быть отражены документально в программе оценки средств внутреннего контроля, что дает возможность определить их воздействие на принципы аудиторской проверки.

3.2.2 Контрольная среда

Под контрольной средой понимаются осведомленность и действия руководства и управляющего персонала экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, а также понимание важности такой системы. Контрольная среда задает тон в организации, оказывая влияние на осознание контроля ее сотрудниками и на этические стандарты экономического субъекта. Это основа эффективного внутреннего контроля, обеспечивающая дисциплину и организационную структуру экономического субъекта.

Понимание и оценка организации контрольной среды, определение насколько осуществлялись надлежащие средства контроля, даст понимание того, как управляющий персонал организации под надзором ее руководства смог создать и поддержать культуру честного и этичного поведения, а также установить надлежащие средства контроля для предотвращения, сдерживания и выявления нечестного поведения и искажения информации.

Аудиторские доказательства для некоторых элементов контрольной среды могут быть недоступны в документальной форме, особенно в субъектах малого предпринимательства, где общение между управляющим персоналом и другими сотрудниками может быть неформальным, не исключая его эффективности.

На пример, соблюдение управляющим персоналом организации этических норм и компетенции часто осуществляется посредством поведения и отношения, которое они демонстрируют, управляя организацией, вместо письменного кодекса правил поведения.

Следовательно, отношение управляющего персонала, его осведомленность и предпринимаемые им действия особенно важны в организации контрольной среды субъектов малого предпринимательства. К тому же, роль руководства часто выполняется владельцем-управляющим, в том случае если нет других владельцев.

3.2.3 Процесс оценки риска

Оценка риска средств внутреннего контроля включает в себя процедуры, предпринимаемые руководством экономического субъекта по установлению риска искажений, которые могут встретиться в финансовой отчетности и решению того, как этих рисков можно избежать. Необходимо определить, как руководство экономического субъекта устанавливает риски, связанные с искажением информации в финансовой отчетности, оценивает существенность риска, вероятность его возникновения, и решает, какие действия необходимо принять для их устранения.