Задачи оптимизации календарного плана реализации проекта

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ПО РФ

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЕВРАЗИЙСКИЙ ОТКРЫТЫЙ ИНСТИТУТ»

ДОНСКОЙ ФИЛИАЛ

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Тема: ЗАДАЧИ ОПТИМИЗАЦИИ КАЛЕНДАРНОГО ПЛАНА РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Выполнила:

Студент группы 5МО

Руководитель: Шегай Р.Г.

г. Ростов-на-Дону

2010

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

ПРОЕКТАМИ

1.1 Сущность понятия системы управления проектами

2. ОПТИМИЗАЦИЯ КАЛЕНДАРНОГО ПЛАНА В СИСТЕМЕ

УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

2.1 Программное обеспечение календарного планирования и контроля

2.2 Системы календарного планирования проектов и их возможности

2.3 Календарное планирование с помощью Microsoft Project

2.4 Календарное планирование с помощью Time Line

3. ПРЕИМУЩЕСТВА MICROSOFT PROJECT КАК ИНСТРУМЕНТАРИЯ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

ПРОЕКТАМИ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы заключается в том, что в настоящее время для оптимизации календарных планов все большее значение приобретают специальные программы, позволяющие автоматизировать этот процесс. Современные программы календарного планирования, в частности такие, как Microsoft Project и Time Line, обладают широкими возможностями не только для составления календарных планов проектов. Они также позволяют осуществлять контроль за выполнением проекта, то есть отслеживать стадии его выполнения как в целом, так и отдельных видов работ. Составление календарных планов с помощью специальных программ осуществляется довольно быстро, что увеличивает скорость выполнения самого проекта. Если же какие-то работы не могут быть выполнены в срок, можно пересмотреть ход их выполнения, перераспределить ресурсы, либо просто отодвинуть срок сдачи проекта, если это можно сделать в соответствии с данными условиями. Большую роль играет возможность составления отчетов о ходе выполнения плана и обмен данными с коллегами.

Несмотря на широкие возможности, эти программы довольно просты в использовании и их изучение не требует специальных навыков.

Цель курсовой работы заключается в рассмотрении применения программного обеспечения системы управления проектами в составлении календарных планов управления проектами.

Для раскрытия темы курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть сущность понятия системы управления проектами;

- проанализировать системы календарного планирования проектов

- рассмотреть календарное планирование с помощью Microsoft Project;

- рассмотреть календарное планирование с помощью Time Line;

- охарактеризовать преимущества Microsoft Project.

Объектом исследования является календарный план управления проектами.

Предметом исследования является оптимизации составления календарных планов с помощью программного обеспечения.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

1.1 Сущность понятия системы управления проектами

календарный планирование проект реализация

Системы управления проектами - это системы, позволяющие обеспечить информационную поддержку жизненного цикла проектов, эффективное планирование и управление ходом работ, соответствие заранее определенным стандартам и требованиям.

Система управления проектами - совокупность профессиональных методов и процедур управления проектами, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами развития и совершенствования предприятия. Хэлдман К. Управление проектами: Быстрый старт: [Пер. с англ.] -М.: ДМК Пресс, 2008.

Основными целями системы управления проектами являются:

1. Обеспечение эффективного использования временных, человеческих и финансовых ресурсов, выделяемых на проведение совершенствования и развития деятельности предприятия путем грамотного планирования, организации и контроля исполнения проектов.

2. Применение формализованных методов системы управления проектами позволяет:

более обоснованно определять цели проектов и выделять ресурсы на их достижение;

оптимально планировать выполнение проектов;

более полно учитывать возможные проектные риски;

оптимизировать использование имеющихся ресурсов;

избегать конфликтных ситуаций в ходе выполнения проекта;

контролировать изменение составленного плана работ;

анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ;

накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов;

Основные процессы системы управления проектами:

- Инициирование проектов.

- Планирование проектов.

- Организация исполнения проектов.

- Контроль исполнения проектов.

- Завершение проектов.

- Учет проектной информации и организация документооборота.

- Совершенствование и развитие системы управления проектами.

Существуют десятки систем управления проектами. Наиболее распространенными являются Microsoft Project, Primavera Project Planner, Spider Project, Open Plan.

Постановка задачи создания интегрированной СУП требует первоочередного внимания к тому набору функций, которые будет обеспечивать такая СУП. Сразу стоит обратить внимание на то, что во многие СУП должны входить функции, которые часто упускают из виду или считают полностью принадлежащими другим системам предприятия.

Часто под СУП понимают пакеты прикладных программ, автоматизирующие функции календарно-ресурсного планирования. Такой взгляд представляется весьма упрощенным, поскольку эти функции далеко не исчерпывают всего многообразия задач управления проектами. По этой причине даже в качестве отдельных инструментальных средств управления проектами часто требуется привлечение программных пакетов смежных областей, таких как управление документами, управление персоналом и т. д.

Говоря об интегрированной системе управления проектами предприятия, имеется в виду не только совместное использование инструментальных средств, но и особые формы и технологии управления, позволяющие вписать проектную деятельность в общий контекст деятельности предприятия.

На каждом предприятии существуют определенные, иногда значительные, особенности управления проектами. Эти различия в рамках СУП отражаются на уровне формирования конкретных управленческих процедур, маршрутов документов, используемых инструментов и т. д. Сходные принципы построения, концепция интегрированной СУП могут быть сведены к ряду основных вариантов решений, которые составляют основу общей для самых разных предприятий методики проектирования СУП конкретного предприятия.

В данной методике создание СУП рассматривается как хорошо формализуемый процесс, результатом которого являются решения в нескольких областях:

- организационные структуры и организационное обеспечение;

- программное обеспечение;

- техническая инфраструктура;

- системная интеграция. Хелдман К. Профессиональное управление проектом [ Пер. с англ.] -М.: Бином. Лаборатория знаний, 2005.

Таким образом, интегрированная система управления проектами (СУП) рассматривается как организационная и программно-техническая среда, предоставляющая менеджеру инструменты выработки и реализации сбалансированных управленческих решений, охватывающих разные уровни и стадии управления проектом на всех фазах его жизненного цикла, позволяющие обеспечить эффективность управления и координацию выполнения работ по проекту.

2 ОПТИМИЗАЦИЯ КАЛЕНДАРНОГО ПЛАНА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

2.1 Программное обеспечение календарного планирования и контроля

Первые программы для управления проектами были разработаны почти сорок лет назад. В основе данных систем лежали алгоритмы сетевого планирования и расчета временных параметров проекта по методу критического пути. Первые системы позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Гантта. Позже в системы были добавлены возможности ресурсного и стоимостного планирования, средства контроля за ходом выполнения работ.

Использование систем долгое время ограничивалось традиционными областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами и требовало профессиональных знаний. Однако, за последнее десятилетие ситуация в области использования программного обеспечения календарного планирования резко изменилась.

Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также, при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, буквально заваливших рынок дешевыми системами для управления проектами, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников, средних и малых компанийВ настоящее время на рынке представлено значительное количество универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ.

Западные обзоры программного обеспечения для управления проектами традиционно разделяют программы доступные на рынке в две широкие группы: системы «высшего» класса (стоимостью свыше $1000 и более простые системы (продающиеся по цене ниже $1000).³ Филлипс Дж. Управление проектами в области информационных технологий [Пер. с англ.] -М.: Лори, 2008.

Развитие информационных технологий последних лет практически свело на нет различия между системами по объемным показателям мощности систем (размеры планируемого проекта по работам и ресурсам, скорость пересчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов. Изучая матрицы сравнения основных функций систем, также достаточно трудно найти существенные пробелы в той или иной системе. Выявить отличия в реализации отдельных функций часто удается лишь при детальном изучении и тестировании системы.

Более правильно разделить пакеты календарного планирования на профессиональные и настольные (непрофессиональные). Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей. Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. От пользователей, использующих пакеты планирования лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Для них более важным является простота использования и скорость получения результата.

Различия между пакетами могут заключаться в поддерживаемых ими вычислительных платформах, мощности, наличии дополнительных средств, и в качестве реализации предоставляемых ими функций.

Оценка мощности пакета включает в себя тестирование качества работы системы (скорость вычислений, печати, изменения экранов) и качество представления информации по проекту (диаграммы Гантта и PERT), а также оценку полноты и гибкости функций, необходимых для разработки плана и оперативного управления.

Программное обеспечение календарного планирования. Режим доступа: http://www.interface.ru/

При оценке мощности системы для управления проектами обычно оцениваются следующие основные функциональные возможности:

1. Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик:

- поддержка календаря проекта (максимальный размер календаря, наиболее поздняя дата, максимальное количество праздников в одном календаре, возможность задавать рабочие дни недели и различные рабочие дни для различных недель, возможность задавать обычные рабочие часы);

- ограничения, накладываемые на работы проекта (типы работ (Как Можно Раньше, Как Можно Позже, работы с фиксированной датой начала/окончания), возможность планирования выполнения работ по индивидуальным календарям);

- возможности назначения временных характеристик (максимальная длительность отдельной задачи, максимальная длительность проекта, единицы времени, доступные в системе, задачи-вехи, вычисляемые резервы времени (полный, свободный), возможность системы автоматически присваивать длительность отдельным задачам, возможность привязки длительностей задач к объему назначенных ресурсов);

- связи между задачами (максимальное количество предшествующих и последующих задач, допустимые типы связей, допустимые типы задержек/перекрытий);

- максимально допустимое количество задач в проекте, длина имени задачи, возможности кодирования, возможность автоматического пересчета, многоуровневое представление проекта.

2. Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и
назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта.

- информация о ресурсах (максимальное количество ресурсов на проект, возможность описания различных типов ресурсов (складируемые и нескладируемые, статьи затрат, номенклатура материалов), поддержка ресурсов с фиксированной стоимостью и ресурсов, стоимость которых зависит от длительности их использования, поддержка информации о требуемых и доступных объемах ресурса, возможность задания нормального и максимального объемов ресурса, возможность задания переменного объема ресурса, возможность задания индивидуальных календарей ресурсов);

- назначение ресурсов задачам (максимальное количество ресурсов на задачу, возможность задания частичного использования ресурсов, возможность задания задержек при использовании ресурса);

- календарное планирование при ограниченных ресурсах (выделение перегруженных ресурсов и использующих их задач, разрешение ресурсных конфликтов, автоматическое/командное выравнивание ресурсов, выбор ресурсов для выравнивания, выравнивание с учетом приоритетов задач, выравнивание с учетом ограничений по времени или с учетом ограничения на ресурс, оптимальность полученных планов).

3. Средства контроля за ходом выполнения проекта.

- средства отслеживания состояния задач проекта (фиксация плана расписания проекта, средства поддержки фактических показателей состояния задач (процент завершения));

- средства контроля за фактическим использованием ресурсов (бюджетное количество и стоимость ресурса, фактическое количество и стоимость ресурса, количество и стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы);

- средства стоимостного анализа состояния проекта и анализа на основе выполненных объемов работ.

4. Удобные графические средства представления структуры проекта (диаграмма Гантта, сетевая диаграмма, иерархическая диаграмма проекта), а также средства создания различных отчетов по проекту.

- Диаграмма Гантта (отображение критического пути, расчетных и фактических дат начала и окончания работ, резервов работ, возможность изменения временной шкалы, отображение текущей даты, отображение составных задач, отображение дополнительной информации);

- PERT диаграмма (отображение критического пути, расчетных и фактических дат начала и окончания работ, длительности, резервов работ, отображение многоуровневости детализации задач, возможность задания различных типов сетевой диаграммы, ручное и автоматическое размещение работ и связей, определение дополнительной информации);

- Средства создания отчетов (отчеты по состоянию выполнения расписания, отчеты по ресурсам и по назначению ресурсов, профили загрузки ресурсов, отчеты по затратам (могут включать стоимость отдельных задач, детализацию стоимости задач по ресурсам, стоимость ресурса по задачам, запланированную и фактическую стоимость), отчеты по денежным потокам, отчеты для анализа фактического состояния выполнения задач проекта и сравнения с запланированным). Интерфейс с программами календарного планирования. Режим доступа http://www.winavers.ru

Кроме того, следующие дополнительные возможности должны быть рассмотрены при выборе пакета планирования:

- сортировка данных (максимальное количество критериев, сортировка по кодам задач и датам);

- критерии отбора данных (исключающий и выделяющий отбор);

- возможности печати (типы принтеров, плоттеры, многостраничный отчет);

- средства обмена данными (поддержка технологии клиент/сервер, стандартов SQL и ODBC, интеграция с ресурсами Web, импорт/экспорт (ASCII, dBase, Lotus, другие системы для управления проектами);

- работа в сети;

- работа с несколькими проектами (многопроектное планирование, объединение проектов, связь проектов, максимальное количество связанных проектов, совместное ресурсное планирование);

- языки программирования и разработки макроопределений.

Важными для пользователя являются простота изучения и использования системы, а также качество дополнительной консультационной поддержки данной системы на рынке.

2.2 Системы календарного планирования проектов и их возможности

Системы учета, в том числе сметные, дают оценку проекта с точки зрения объемов работ, стоимости, общей потребности в ресурсах, но не предоставляют таких важных для успешного выполнения проекта сведений, как календарный план работ, график потребности в ресурсах и календарный профиль затрат.

В строительных организациях существует высокая потребность в программном обеспечении именно по календарному планированию. Оптимальный способ реализации проекта во времени и максимально эффективное использование ресурсов являются ключевыми факторами успеха, а при растущей с каждым днем конкуренции -- гарантом выживания организации.

В запросах, поступающих на программные продукты от строительных компаний, почти всегда фигурируют следующие пункты:

- планирование широкого спектра ресурсов -- как исполнителей и механизмов (возобновляемых ресурсов), так и материалов (расходуемых ресурсов).

- проигрывание различных вариантов планирования -- при жестких временных или ресурсных ограничениях. варьирование этих способов помогает найти компромисс в дилемме «быстрее -- дешевле».

- поиск наиболее экономного варианта реализации за счет оптимизации стоимостных характеристик при ведении проекта в различные сроки с привлечением различных ресурсов.

- построение графиков потребностей в ресурсах и расходования денежных средств на проект в целом и на отдельный вид работ, планирование ресурсного обеспечения.

- распределение затрат на элементы объекта, на строительные работы различных типов.

- интеграция с другими программными приложениями, возможность импорта-экспорта данных в программы для составления строительных смет, складские, бухгалтерские программы.

Для решения подобных задач используется специальный класс программного обеспечения -- системы календарного планирования и контроля реализации проектов (далее СКПК), которые обеспечивают поддержку основных процессов временно/го, ресурсного и стоимостного планирования и контроля на основе алгоритмов сетевого планирования и метода критического пути. Строительные проекты стояли у истоков сетевого планирования. Собственно метод критического пути был разработан для координации работ по строительству заводов химического концерна «Дюпон». В настоящее время все больше строительных компаний в России применяют системы календарного планирования для повышения эффективности своей работы. Филлипс Дж. Управление проектами в области информационных технологий [Пер. с англ.] -М.: Лори, 2008.

Как правило, современные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя:

- средства проектирования структуры работ проекта,

- средства планирования по МКП,

- средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов),

- некоторые возможности стоимостного анализа,

- средства контроля за ходом исполнения проекта,

- средства создания отчетов и графических диаграмм.

Набор базовых функциональных возможностей систем данного класса представлен в таблице (1).

Менеджер и команда проекта могут эффективно применять автоматизированные системы календарного планирования на разных его этапах.

На прединвестиционном этапе или на этапе тендера. Примерно оценить временные и стоимостные параметры проекта, его реализуемость и эффективность, потребности в ресурсах и производственных мощностях; сформировать качественную тендерную документацию или бизнес-план.

Таблица 1

Возможности СКПК

Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту.	- Диаграмма Гантта (часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать различную допол- нительную информацию) - PERT диаграмма (сетевая диаграмма) - Создание отчетов, необходимых для планирования и контроля

На этапе планирования. Рассчитать и оптимизировать плановые сроки реализации проекта с учетом существующих ограничений. В СКПК менеджер может легко проиграть различные варианты реализации проекта -- при жестких временных или ресурсных ограничениях. Во все такие системы заложены математические алгоритмы оптимизации использования ресурсов, значительно упрощающих следующие задачи:

- построение графиков потребности в трудовых ресурсах, машинах и механизмах, оптимизация загрузки имеющихся производственных мощностей;

- определение потребностей проекта в материалах, формирование графика поставок и закупок материалов;

- определение необходимых затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также распределение финансовых потребностей проекта во времени, на элементы объекта, на строительные работы.

- немаловажным фактором является легкость и удобство получения различной отчетной и аналитической информации по проекту в виде графиков, таблиц, диаграмм Гантта, сетевых графиков и т. д.

На этапе реализации проекта. СКПК позволяет хранить в своей модели плановые показатели по проекту (сроки, стоимости, объемы и т. д.) и вводить фактические данные в ходе его реализации. Конечно же, исходный календарный план «плывет». Но система позволяет увидеть эти отклонения, оценить их последствия в целом, проиграть и выбрать оптимальный вариант реакции на изменения, при необходимости перепланировать оставшуюся часть проекта с учетом новых реалий, оперативно внести изменения в документацию. Именно на этом этапе система проявляет свои лучшие качества: модель живет вместе с реальным проектом. Менеджер получает в свои руки не только инструмент контроля за свершающимися событиями, но и прогнозирования предстоящих. В то же время удобные, простые средства генерации отчетов по проекту позволяют легко довести необходимую информацию до всех заинтересованных лиц в требуемой форме. Программное обеспечение календарного планирования. Режим доступа: http://www.interface.ru/

На этапе завершения проекта. Накопление статистических данных по проектам компании (описание ресурсов, типовые наборы работ, стоимостные оценки и т. д.) в дальнейшем помогает существенно повысить качество планирования и управления проектами.

В основе модели проекта в СКПК лежат три элемента:

- структура работ по проекту;

- структура ресурсов проекта;

- матрица назначений ресурсов.

Структура работ по проекту представляет собой перечень этапов и работ, внутри которого определяются: правила вложенности (одна работа состоит из набора других); взаимосвязи между работами (стартовать после завершения, стартовать одновременно и т. п.); ориентировочная длительность работ. По перечисленным параметрам система рассчитывает календарный график проекта, определяя даты начала и завершения отдельных работ и всего проекта, а также временные резервы.

Сами работы тоже могут иметь различные характеристики:

- желаемый характер планирования работ -- как можно раньше или как можно позже (удобно использовать для платежей: опаздывать нельзя, но и раньше платить нежелательно);

- календарные ограничения на работы -- по контракту могут быть определены некие предельные даты и сроки (начать работы не позже такого-то числа, завершить этап тогда-то). Подобные условия легко могут быть включены в проект.

Менеджер проекта на основании проектной документации, директивных указаний руководства или условий контракта определяет состав работ и рассчитывает продолжительность проекта. Возможны два подхода к разработке расписания (графика):

- исходя из технологии работ, т. е. сначала формируется технологический набор взаимосвязанных работ. Продолжительность работ при этом может рассчитываться из объема или назначаться директивно;

- исходя из сметы, т. е. по перечню расписание повторяет позиции сметы, связанные между собой технологическими связями. Продолжительность работ при этом рассчитывается ресурсным методом.

Особенностью планирования в СКПК является то, что здесь, как правило, работы не привязываются к конкретным датам, а лишь указываются их структура, взаимосвязь и длительность. Это позволяет системе в дальнейшем использовать различные алгоритмы оптимизации проекта и в ходе реализации динамически отслеживать изменения календарного графика.

Используя процедуры оптимизации календарных планов по методу критического пути, варьируя параметры работ, характер связей между ними, менеджер может существенно сократить первоначальный срок реализации проекта, не учитывая на данном этапе ограничения проекта по ресурсам.

Структура ресурсов проекта -- персонал, механизмы, материалы, финансы. Обычно в компаниях ведутся электронные справочники ресурсов с описанием их основных характеристик: стоимости, производительности, доступного количества. Для некоторых типов ресурсов можно задавать календари их использования и другие параметры.

Матрица назначений ресурсов показывает, какие ресурсы, каких типов, каким образом используются при работе над проектом.

В системе хранятся данные о потребностях в ресурсах, их свойствах и количестве, календарный план работ. Менеджер назначает ресурсы на определенные задачи и пересчитывает календарный план с учетом их ограничений.

При этом решается классическая дилемма: увеличить срок реализации проекта или за счет привлечения дополнительных мощностей повысить стоимость проекта.

Собственно оптимизация использования ресурсов заключается в том, что для разных типов ресурсов решаются разные управленческие задачи:

- для людских ресурсов и механизмов следует обеспечить равномерную загрузку (экскаватор не может работать одновременно в двух местах, но его простой также нежелателен);

- в отношении материальных ресурсов необходимо предусмотреть их наличие на объекте в нужное время и в нужном количестве.

Удобство динамической модели проекта в СКПК состоит в том, что система хранит не конкретный вариант календарного плана проекта, а набор параметров, характеристик элементов (работы, их объемы, ресурсы, назначения). Исходя из этого, формируются календарные графики, диаграммы, таблицы и т. д. Менеджер проекта, поменяв один параметр, например стоимость бетона, автоматически получает измененный план. В данном случае изменится профиль затрат на проект и стоимость всего проекта.

Это особенно важно на этапе контроля реализации проекта. По вводимым фактическим данным о выполнении работ, расходовании материалов, сроках система динамически пересчитывает календарный план. Менеджер может сравнивать плановые, фактические и прогнозируемые показатели проекта (с учетом реального хода исполнения) и своевременно принимать управленческие решения.

2.3 Календарное планирование с помощью Microsoft Project

Наиболее удобным средством создания и управления проектами является Microsoft Project, который позволяет легко вводить и корректировать график работ, необходимых для достижения целей, поставленных перед проектом. С помощью Microsoft Project вы можете рассмотреть свой проект в любой перспективе и быстро перейти от одного представления к другому. Специальные инструменты помогут сравнить альтернативы «что - если», чтобы оперативно отреагировать на изменившиеся обстоятельства и вернуть проект в нормальное русло.

Управление проектом заключается в отслеживании состояния работ и определении, выполняются ли они в соответствии с планом. Если выполнение отстает от плана, то следует либо изменить план, либо принять меры для ликвидации задержки. Microsoft Project автоматически откорректирует план в соответствии с внесенными вами изменениями. Программа также предоставит информацию о том, какие ресурсы перегружены, и какие работы не могут быть выполнены в срок. С помощью различных режимов просмотра информации о проекте и отчетов вы быстро определите виды работ, выполнение которых задерживается или стоимость которых превышает бюджет. Программное обеспечение календарного планирования. Режим доступа: http://www.interface.ru/

Когда довольно сложная работа должна быть завершена к определенному сроку, то важными факторами являются время и материальные ресурсы. Ими можно управлять с помощью метода, известного под названием метод критического пути. Этот метод, основанный на анализе ситуаций типа «крышу нельзя настелить, пока не воздвигнуты стены», позволяет предсказать, сколько времени займет проект, какие его работы являются критическими и какие наиболее растянуты во времени. Критические (Critical Tasks) - это такие работы, задержка выполнения которых может отразиться на сроках завершения проекта. Критические работы образуют критический путь (Critical path). Задержка выполнения работ, которые не являются критическими, не повлияет на срок окончания проекта.

Метод критического пути - стандартный метод определения критических работ. Он базируется на математической модели, которая учитывает связь между видами работ, их длительностями и условиями доступности ресурсов. Microsoft Project позволяет быстро определить критический путь и сосредоточить особое внимание на критических работах.

С помощью метода критического пути можно также прогнозировать и оптимизировать трудовые затраты. Например, если мы сделаем теплообменник за две недели, то это не отразится на сроках его поставки, определенных в три недели, зато тогда мы сможем освободившихся инженеров использовать для завершения другой работы. Этот анализ можно сделать и вручную, но Microsoft Project выполнит это гораздо быстрее и лучше и при необходимости позволит ежедневно контролировать развитие событий.

Microsoft Project предлагает различные средства для создания и ведения проекта. Одним из наиболее удобных инструментов является диаграмма Гантта (Gantt Chart) (рисунок 1), на которой каждая работа представляется в виде полосы, расположенной на временной шкале.

Рис.1 Диаграмма Гантта

Другим мощным инструментом, который использует Microsoft Project, является ПЕРТ-диаграмма (PERT Chart) (рисунок 2) (PERT - Programme Evaluation and Review Technique - Программа оценки и руководства разработками). ПЕРТ-диаграмма, называемая также сетевой, отображает зависимости между отдельными видами работ. Каждая работа на этой диаграмме представлена в виде прямоугольника, внутри которого содержится информация о ее названии, сроках начала и окончания, длительности и др. Связи между видами работ отображаются стрелками. ПЕРТ-диаграмма (PERT Chart) будет для вас наиболее информативна, когда вам требуется сосредоточить внимание на связях между видами работ.



Puc. 2 ПЕРТ-диаграмма (PERT Chart)

После того как определена цель проекта, следует найти лучший путь ее достижения. Чтобы сделать это, необходимо составить список работ, которые нужно выполнить для достижения цели и установить продолжительность каждой работы. Затем вся эта информация должна быть введена в программу Microsoft Project для создания графика выполнения работ. Программное обеспечение календарного планирования. Режим доступа: http://www.interface.ru/

В зависимости от цели проекта планирование работ может вестись от даты его начала или от той даты, к которой проект должен быть завершен. Например, если проект предусматривает подготовку к выставке, то он должен быть завершен за несколько дней до ее начала, так как открытие выставки отложить нельзя. В этом случае график выполнения работ будет составляться от конечной даты. Большинство задач для своего выполнения требуют ресурсов: людских, различного оборудования, материалов или любых других, необходимых для выполнения работ. Поэтому на следующем этапе создания проекта следует указать, какие ресурсы будут использованы. Ресурсы могут быть определены для каждого вида работ и в дальнейшем при необходимости в любое время изменены. Обычно Microsoft Project вычисляет продолжительность каждого вида работ, основываясь на количестве назначенных ресурсов. Кроме того, программа может предоставить информацию, которая поможет управлять ресурсами. Например, Microsoft Project может определить, кто из работников должен работать сверхурочно и каких затрат это потребует.

После того как ресурсы назначены, следует определить и ввести планируемую стоимость каждого ресурса или вида работ, на основании которой будет вычислена общая стоимость проекта.

После создания первоначального варианта проекта может оказаться, что он не в полной мере отвечает вашим целям. Например, проект может оказаться слишком продолжительным или его стоимость слишком высокой. Для решения этих проблем следует оптимизировать график выполнения работ и стоимость ресурсов.

Когда создание проекта будет закончено и начнется выполнение работ, появится возможность отслеживать ход его реализации и оперативно корректировать график работ и фактические затраты.

Для совместной работы с Microsoft Project впервые представлен новый продукт - Microsoft Project Central, который представляет собой приложение для совместного управления проектами с помощью средств Web, который позволяет двунаправленное общение между всеми участниками проекта, а также предоставление данных по проекту лицам, на компьютере которых Microsoft Project не установлен. При совместной работе с Microsoft Project, Microsoft Project Central позволит сделать управление проектами гораздо более понятной и доступной деятельностью для максимально широкого круга пользователей. Совместный контроль хода работ с использованием Microsoft Project Central представлен можно представить в виде таблицы (2). Интерфейс с программами календарного планирования. Режим доступа http://www.winavers.ru

Таблица 2

Совместный контроль хода работ с использованием Microsoft Project Central

Свойство	Краткое описание
Календарный план (Timesheets)	С его помощью члены команды могут следить за своим назначением на задачи, вводить данные о прогрессе и направлять их руководителю проекта.
Контроль реальных трудозатрат и процентного выполнения задач	Члены команды могут контролировать и доводить до руководства количество часов, реально затраченных на выполнение каждой из назначенных им задач. В случаях, когда затраченное время рассчитать трудно или нецелесообразно, выполнение задач может быть оценено в процентах.
Правила автоматического принятия данных	Руководители проекта могут тратить меньше времени на администрирование, задав правила автоматического принятия данных по трудозатратам, процентам выполнения задач или любой другой информации в пользовательских полях.
Отчеты о статусе	Пользователи могут самостоятельно создавать форматы отчетов и запросов, а также запрашивать и получать информацию об обновлении статуса членов команды, которую Microsoft Project Central автоматически вставляет в групповые отчеты.
Модуль администрирования	С его помощью администраторы проекта могут лучше контролировать порядок назначения времени, когда члены команды не работают над проектом, форматы обзоров, стили форматирования и режимы безопасности, что позволяет обеспечить необходимую последовательность при управлении проектами и формировании организационных структур.

Для успешного управления проектами необходимо экономически эффективное и своевременное выполнение их в соответствии с бизнес-целями организации. Управление проектами поможет вашей организации добиться высоких результатов в бизнесе за счет предоставления участникам проекта необходимой инфраструктуры и программных средств, позволяющих вести совместную работу, эффективно использовать накопленный опыт и получать информацию, необходимую для высокопроизводительной работы.

Microsoft Project Server предлагает организациям расширяемую технологическую платформу, обеспечивающую надежную разработку наиболее эффективных приемов управления проектами и позволяющую успешно распространять их в корпоративном масштабе. Microsoft Project Server -- это централизованное хранилище для стандартизованных данных о проектах и ресурсах. Он предоставляет группам удобный доступ к важнейшей бизнес-информации через свой веб-интерфейс -- Microsoft Project Web Access. Предлагая мощные веб-средства для совместной работы, анализа и составления отчетов, Microsoft Project Web Access позволяет всем участникам проекта (членам групп, менеджерам ресурсов и руководителям) всегда быть в курсе того, как проходит работа над проектом.

Обеспечивая безопасность и быстродействие на корпоративном уровне, Microsoft Project Server предлагает настраиваемую основу, позволяющую организациям успешно разрабатывать технологии управления проектами и адаптировать их к бизнес-системам, имеющимися в настоящее время, и к тем, которые появятся в будущем.

Продукт Microsoft Project включает как настольное приложение, доступное в двух редакциях: Microsoft Project Standard и Microsoft Project Professional, так и серверный продукт: Microsoft Project Server 2002 и Microsoft Project Server Client Access License (CALs) 2002.

- Microsoft Project Standard -- продукт для руководителей бизнес-подразделений и руководителей проектов. Он поможет им динамически планировать и управлять имеющимися ресурсами. Новый интерактивный Project Guide поможет быстро освоить продукт и начать работу над реальными проектами. Совместное использование Microsoft Project Standard и Microsoft Project Server позволяет рабочим группам получать информацию по проекту и вести оперативные обсуждения.

- Microsoft Project Professional предназначен для руководителей проектов и планировщиков ресурсов предприятия. В дополнение к функциональности стандартной редакции Microsoft Project Professional обеспечивает масштабируемое и адаптируемое решение для организации, что при использовании совместно с Microsoft Project Server 2002 позволяет создать мощную систему планирования и отчетности на уровне корпорации.

- Microsoft Project Server позволяет вести обсуждения и обеспечивает групповую работу над проектами. Для каждого пользователя, обращающегося к Microsoft Project Server, в обязательном порядке должна быть приобретена лицензия Microsoft Project Server CAL, которая дает возможность просматривать, обновлять, анализировать информацию по проекту, своевременно предоставлять отчеты и отслеживать их прохождение. Программное обеспечение календарного планирования. Режим доступа: http://www.interface.ru/

Microsoft Project Standard - идеальное средство для бизнес-менеджеров. Хотя Microsoft Project был всегда был рассчитан на профессиональных менеджеров в области управления проектами, тем не менее, Microsoft Project едва ли не единственное качественное средство управления проектами для бизнес-менеджеров. Бизнес-менеджеры такие как менеджеры маркетинга или менеджеры сервиса, обычно не являются профессиональными специалистами в проектном менеджменте, однако данные менеджеры вынуждены вести проекты в силу специфики своей деятельности. Например, маркетинговая компания обычно представляет собой проект, который надо спланировать, отследить его исполнение и т.д. Для бизнес-менеджеров требуется интуитивное в использовании и доступное по цене средство управления проектами Именно таким продуктом является Microsoft Project Standard.

Элементарные действия должны выполняться элементарно. Хочется отметить, что профессиональные менеджеры проектов тоже люди и их совсем не радует, когда элементарные действия требуют большого количества сложных операций и предварительно изучения. Конечно, сложные методы планирования требуют от специалиста подготовки и не могут быть реализованы за 5 минут, однако элементарные действия должны выполняться элементарно. Поскольку 80% работы с проектом даже для профессионала это выполнение достаточно простых рутинных операций, удобство интерфейса программы имеет едва ли не решающую роль. Microsoft Project изначально был задуман как средство не более сложное в управлении, чем Microsoft Excel, не даром Microsoft Project считается частью Microsoft Office. Простота использования Microsoft Project всегда была его преимуществом, однако в версии Microsoft Project 2002 были сделаны принципиальные улучшения.

Поддержка Microsoft Office XP. Прежде всего отметим, что Microsoft Project 2002 полностью поддерживает новые средства улучшенного интерфейса пользователя Microsoft Office XP и интегрирован с его приложениями. Специалисты Microsoft это комментируют так: «если вы умеете использовать Microsoft Excel, то вы уже умеете использовать около 100 функций Microsoft Project». Из новинок Microsoft Office XP наиболее полезна для пользователей Microsoft Project система подсказок SmartTags.

Неназойливый и полезный SmartTags. В предыдущих версиях Microsoft Project уже существовала хорошо продуманная система подсказок. Если пользователь делал действие в проекте похожее на ошибку, или если Microsoft Project понимал, что может предложить быстро завершить начатое действие без рутинных операций, появлялось специальное окно, в котором предлагались на выбор рекомендации к исполнению. Это чрезвычайно удобная функция решающая много типовых проблем особенно в назначении сроков и ресурсов. Проблема заключается в том, что обычный пользователь в 60% подобных случаев обычно сделал все верно и окно подсказки его только отвлекает и дезориентирует. Уровень верных действий профессионалов выше (около 80%), поэтому подсказки вызывали у них скорее раздражение и они их сразу отключали. Заметим, даже профессионалы делают до 20% ошибок и далеко не сразу могут найти их и адекватно исправить. Система SmartTags является отличным интерфейсным решением. В сравнении с обычными подсказками Smart Tags не назойлив, он просто ставит отметку у элемента проекта, который кажется подозрительным. Если пользователь захочет, то вызовет подсказку щелкнув мышью по метке SmartTags. Подсказки Microsoft Project 2000 я сразу отключил, а вот подсказки Microsoft Project 2002 в виде SmartTags я нашел очень удобными.

Филлипс Дж. Управление проектами в области информационных технологий [Пер. с англ.] -М.: Лори, 2008.

Улучшенный Web-интерфейс. Очень серьезные улучшения сделаны в Web-интерфейсe средств групповой работы, он стал соответствовать стандарту Microsoft Web Office Application. В предыдущем сервере групповой работы Microsoft Project Central организация интерфейса была далека от интуитивной, кроме того, английский язык был сильным препятствием для рядовых участников проектов. В новой версии Microsoft сделал интерфейс более логичным и убрал второстепенные элементы в дополнительные окна. Сейчас Web-интерфейс представляет собой набор «центров» в зависимости от аспектов проектной деятельности: «Задачи», «Проекты», «Документы», «Запросы», «Ресурсы». Новый Microsoft Project Server уже имеет русскую версию. Web-интерфейс стал достаточно интуитивным даже для неподготовленного пользователя. Для менеджеров тоже приятная новость: вы можете войти в Web-интерфейс прямо как в окно Microsoft Project без дополнительной регистрации.

Интерактивное «Руководство по ведению проектов» (Project Guide). Microsoft Project всегда поставлялся с весьма качественными методическими материалами по ведению проектов. Теперь данная документация будет доступна и на русском языке в составе русской версии Microsoft Project 2002. Однако документация это только статический текст, интерактивное обучение возможно было только с преподавателем. В Microsoft Project 2002 появилось интерактивное «Руководство по ведению проектов» состоящее из набора мастеров. Например, в пошаговом режиме «Руководство» помогает пользователю выполнить действия по правильному составлению графика проекта, управлению ресурсами и т.д. Работая через «Руководство» пользователь может быть уверен, что использует программу правильно и не совершает грубых методических ошибок в области проектного менеджмента. «Руководство» конечно наиболее полезно для новичков, однако не надо думать, что профессионал его сразу отключит. Во-первых, для выполнения отдельных операций (например, настройка групповой работы Microsoft Project 2002), мастера «Руководства» даже профессионалу будут очень полезны, т.к. сокращают время на изучение малознакомых функций программы. Во-вторых, в Microsoft Project 2002 интерактивное руководство можно адаптировать специально под бизнес-процессы организации и отразить в нем обязательные регламенты по ведению проектов для всех менеджеров. Это очень важная функция, которая также поддерживается системой шаблонов проектов как частных, так и корпоративных (Enterprise Template).

Интерфейс с программами календарного планирования. Режим доступа http://www.winavers.ru

2.4 Календарное планирование с помощью Time Line

Основными отличительными особенностями Time Line 6.5 являются реализация концепции много-проектного планирования в рамках организации, гибкие средства поддержки формирования отчетов и средства настройки на пользовательскую информационную среду. В Time Line 6.5 нет ограничений на размерность проектов.

TimeLine 6.5 позволяет хранить все данные, касающиеся проектов организации в единой SQL базе данных, которая, кроме описания проектов и единого для организации списка ресурсов, содержит все элементы настроек управленческой среды принятой в компании для работы с проектами. Все основные объекты базы данных объединены в окне OverView в соответствующих разделах. С помощью данного окна можно просмотреть структуру базы данных проекта и осуществить доступ к любому элементу, а также создать свои пользовательские элементы в списках.

TimeLine 6.5 предлагает достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие средства межпроектного назначения и выравнивания перегрузок ресурсов, гибкие возможности по описанию специфических календарных графиков работы ресурсов. Недостатком данных средств является отсутствие возможностей описания и отображения иерархии ресурсов организации.

Стандартные возможности генерации табличных отчетов по проекту дополнены возможностями включаемой в поставку Time Line 6.5 системы создания и генерации отчетов Cristal Reports 4, которая позволяет создавать практически любые виды отчетов, содержащие данные как из базы данных Time Line, так и из других баз данных компании. Более 30 заготовок стандартных отчетов управления проектами в формате Cristal Reports включены в систему.

Полезной дополнительной возможностью системы являются средства создания собственных формул в электронной таблице Time Line.

Отдельный модуль импорта/экспорта позволяет обмениваться данными с другими пакетами управления проектами (MS Project, CA-SuperProject, Time Line 1.0 for Windows и 5.0 для DOS), базами данных (dBASE) и электронными таблицами (Lotus). Time Line 6.5 поддерживает стандарты ODBC, OLE 2.0, DDE, поддерживает макроязык Symantec Basic.

Time Line 6.5 может быть рекомендован для планирования проектов средней сложности или комплексов малых проектов.

3. ПРЕИМУЩЕСТВА MICROSOFT PROJECT КАК ИНСТРУМЕНТАРИЯ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

По оценкам Gartner Group, система Microsoft Project признана лидером на рынке систем управления. Сегодня Microsoft принадлежит 75% рынка систем управления проектами. На платформе Microsoft Project реализованы корпоративные системы в таких крупных организациях, как Deutsche Bank, Merrill-Lynch и Delphi Automotive.

Решения Microsoft по управлению проектами в среднем в 1,5 раза дешевле решений конкурентов. Очень многие организации выбирают продукты Microsoft благодаря сочетанию их более низкой (в сравнении с продуктами конкурентов) цены и высокого качества и короткого цикла внедрения.

Простота внедрения Microsoft Project. Компания Microsoft постоянно работает над простотой эксплуатации и интуитивностью интерфейса системы. Продукт входит в пакет MS Office. Знакомый практически всем интерфейс этого пакета облегчает работу с продуктом. Все это существенно сокращает время на подготовку персонала, а также сроки внедрения Системы управления проектами.

Легкость доработки с учетом специфики бизнеса. Microsoft Project включает среду разработки, благодаря чему Microsoft Project можно легко дорабатывать с учетом специфики бизнес-процессов организации. Кроме того, Microsoft Project имеет отличные интеграционные возможности для увязывания Системы управления проектами с уже существующими информационными системами организации.

Защита информации. Microsoft Project имеет несколько контуров защиты от несанкционированного доступа. При использовании системы поддерживаются два уровня авторизации пользователей: на уровне операционной системы и на уровне Microsoft Project. Высокий уровень защиты данных Microsoft Project обеспечивает их хранение в БД MS SQL Server.

Интеграция с финансовыми приложениями. Microsoft Project - открытая система. Данные хранятся в СУБД MS SQL Server, являющейся открытой платформой и обеспечивающей обширные возможности по интеграции. Типовые схемы интеграции: доступ к данным Microsoft Project для обработки их в других приложениях, импорт данных в Microsoft Project из других приложений, что актуально, например, для строительных программ.

В рамках создания Комплексной системы управления проектами специалистами М-РЦБ отработан целый ряд решений по интеграции Microsoft Project с другими системами. Эти решения адаптируются к специфике каждого конкретного предприятия.

Microsoft Project может быть интегрирован со следующими типами программного обеспечения:

Системы бюджетирования (например, на базе 1С «Предприятие»). В системе внутреннего финансового учета, построенной на платформе 1С «Предприятие», используются данные о плановых и фактических затратах на проекты. Необходимая информация заносится в систему финансового учета из Microsoft Project автоматически. Данное решение позволило интегрировать систему управления проектами MS Project с системой финансового учета, построенную на базе 1С «Предприятие» и отказаться от ручного ввода информации в систему1С «Предприятие».

ERP-системы (например, Microsoft Business Solutions Axapta и другие открытые системы). Модуль «Управление проектами» в ERP-системах не всегда полностью отвечает требованиям проектных компаний. Поэтому для компаний, в которых проектная деятельность занимает значительное место, совместное использование специализированного программного продукта для управления проектами и корпоративной системы управления предприятием позволяет увеличить эффективность управления. При этом возможности ERP-системы дополняются полным инструментарием проектного управления (сглаживание загрузки ресурсов, перераспределение ресурсов между проектами, автоматическое перепланирование графика работ, обмен проектной документацией и др.).