Разработка и применение классификационных справочников в делопроизводстве (номенклатура дел, табель форм документов, альбом форм документов)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

Разработка и применение классификационных справочников в делопроизводстве (номенклатура дел, табель форм документов, альбом форм документов)

Введение

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Правильное распределение документов имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. В настоящее время разработаны единые требования к формированию, оформлению, классификации и хранению документов, они составляют основу классификационных справочников.

Актуальность классификаторов заключается в той роли, которую они выполняют.

Классификаторы используются в основных инструментах рыночной экономики: налогообложении, бухгалтерском учете, статистике, таможенном деле и других, с их помощью решаются важнейшие задачи государственной важности:

- обеспечения совместимости государственных информационных систем и информационных ресурсов;

- обеспечения межведомственного обмена информацией;

- обеспечения однозначной идентификации объектов правоотношений в правовых актах в социально-экономической области;

- создания условий для формирования единого информационного пространства на территории Беларуси;

- обеспечения сопоставимости технических и экономико-статистических данных;

- систематизации информации по единым классификационным правилам и их использования при прогнозировании социально-экономического развития страны, организации статистического учета и отчетности, в банковской деятельности, стандартизации, сертификации;

- информационного обеспечения основных инструментов регулирования рыночной экономики, включая налогообложение, лицензирование, квотирование, операции с недвижимостью, социальное страхование, финансовое посредничество;

- содействия специализации и кооперированию в области производства продукции и оказания услуг;

- создания условий для унификации документации при осуществлении

межведомственного документооборота;

- обеспечения гармонизации с международными (региональными) классификациями, межгосударственными классификаторами или международными (региональными) стандартами по классификации.

Для автоматизации работ с документами применяют классификаторы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

В настоящее время действует более 30 общесоюзных классификаторов. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы: классификатор управленческой документации по ОКУД и классификатор предприятий и организаций по ОКПО.

Цель работы - рассмотреть состав классификационных справочников, проблемы их разработки и применения.

Достижение поставленной цели требует постановки и решения следующих задач:

- определить понятие о документе, делопроизводстве и документационном обеспечении;

- рассмотреть историю делопроизводства в ходе петровских реформ;

- теоретически изучить классификационные справочники;

- исследовать необходимую информацию о номенклатуре дел, классификаторах, перечня документов с указанием сроков хранения.

Объектом исследования выступают: общественные отношения, складывающиеся в процессе делопроизводства организации текущего хранения документов.

Предметом курсовой работы является разработка и применение классификационных справочников в делопроизводстве организации и текущее хранение документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, которая является систематизированным перечнем заголовков, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Номенклатуре дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве организации. В номенклатуру дел включаются все дела организации, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности организации. Номенклатура дел является классификационным справочником для распределения документов по делам.

Классификация документов - это первый шаг в их объединении в дела для последующей работы и хранения. Классификационные справочники позволяют обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. Рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации.

1. Делопроизводство и история его возникновения

1.1 Понятие документа, делопроизводства и документационного обеспечения

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Историки, архивисты, исследующие древние источники письменности народов мира, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров) способствовала появлению письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации. Созданные на разных языках и на различных материальных носителях, до нашего времени дошли древнейшие письменные источники, в том числе Законы царя Хаммурапи, высеченные на камне. Стены древнейших египетских пирамид расписаны иероглифами и изображениями из жизни царей и простых египтян. В странах Востока находят глиняные таблички с клинописью, в которых содержаться сведения о жизни и деятельности их создателей. В Мексике до сих пор археологи находят золотые пластины с письменами древних народов, язык которых не могут расшифровать. До нас дошли памятники письменности Древней Греции и Древнего Рима, в том числе письмо о философской доктрине Эпикура, письма древнеримских государственных деятелей Цицерона и Плиния.

Так многие первоисточники утрачены навсегда. Тысячи сгоревших древних документов в Александрийской библиотеке в Египте - большая утрата для всего человечества. Многие войны, революции и пожары постоянно уничтожают бесценные памятники и документы прошлого.

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ).

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций:

? информационную: являются носителем и источником информации;

? управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

? правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

? коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

? учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности.

? социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан; [3, с. 56].

? культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

? историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления [8, с. 40].

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

В любой организации независимо от ее функций, специфики деятельности создается большое количество документов. Основное назначение документа - зафиксировать и передать информацию. Ежедневно организациям приходиться принимать, отправлять, создавать огромное количество документов, а затем в определенных условиях их хранить и использовать полученную информацию, определять сроки хранения и передавать их в архив. Вся эта совокупность работ с документами, начиная с момента их создания или получения до передачи на хранение в архив или уничтожение, определяется понятием «делопроизводство».

Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, акцентируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. Предметом труда - является информация содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда.

Делопроизводство должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечивалась быстрая, бесперебойная и эффективная работа учреждения.

Наряду с понятием «делопроизводство» с 70-х гг. XX в. пользуется понятие «документационное обеспечение управления» (далее ДОУ) [14, с. 7].

На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.

Специалисты - референты, методисты, заведующие архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор.

Технические исполнители - секретарь, секретарь-стенографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.

Основные функции канцелярии на предприятии следующие:

? прием и регистрация (учет) документов;

? распределение документов и доставка их исполнителям;

? оформление и отправка исходящих документов;

? стенографирование и печатание документов;

? контроль за сроками исполнения документов;

? формирование дел и сдача их в архив;

? организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

В Республике Беларусь обеспечение информационно-документационного обслуживания в организациях возлагается на службу ДОУ, которая осуществляет руководство, координацию, контроль и организацию работ по документационному обеспечению управления. Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о ней.

Делопроизводство можно охарактеризовать как систему работы с организационно-распорядительными документами.

Организационно-распорядительная документация (далее ОРД) - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. ОРД является одной из подсистем управленческой документации. С ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Важнейшими составляющими делопроизводства являются документирование и документооборот [6, с. 72].

Документирование - процесс подготовки и создания документов с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе.

Организация работы с документами - создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (уничтожения или передачи на архивное хранение) или оправки [1, с. 48].

Делопроизводство является составной частью управления. Необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:

? оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

? современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры);

? целесообразность всех операций с документами (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью); [14, с. 9].

? умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументационным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными актами).

На предприятии должен соблюдаться единые требования по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий.

делопроизводство классификационный справочник документ

1.2 Делопроизводство в ходе петровских реформ

На территории Беларуси термин «делопроизводство» появился в конце XVIII - начале XIX в. одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами. В белорусском языке понятию делопроизводство соответствует термин «справаводства».

Первоначально термин появляется в устной речи (приблизительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникли документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово «дело» как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые в таком понимании слово «дело» зафиксировано в документах 1584 г. [14, с. 9].

В литературе выделяют три периода развития делопроизводства и секретарских служб: приказное делопроизводство, коллежское и исполнительное (министерское).

Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного на местах.

Приказное делопроизводство - во главе управления отдельными ведомствами и областями Московского государства стояли приказы, зависевшие от боярской думы. Приказы, заведуя отдельными статьями государственного управления и хозяйства, были устроены так, что функции отдельных приказов не были строго разграничены. Часто один и тот же разряд дел, например, суд, ведался во многих приказах; нередко один приказ заведовал каким-либо городом в одном отношении, а другие приказы ведали этот город в другом; один приказ вёл какой-либо один порядок дел по всей стране, а другой приказ вёл все дела в какой-либо одной местности.

В приказной период постепенно создаётся система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приёмы их составления, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717-1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появился термин «архив». Однако, развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность [10, с. 9].

Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное делопроизводство отличалось четкой организацией и регламентацией, надлежащим учетом документов, что было шагом вперед по сравнению с делопроизводством в Великом княжестве Литовском. В то же время исполнительное делопроизводство характеризовалось необычным бюрократизмом, волокитой и злоупотреблениями чиновников. Решение многих дел при этой системе растягивалось на недели и даже месяцы. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.

Начало XIX века ознаменовалось мощным ростом производства и новой реформой в сфере управления: появились министерства, - зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее, некоторые из них назывались уже не президентами, министрами. На смену коллегиальности пришло единоначалие министерства. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для повышения оперативности системы управления. Министрами назначались императором и отчитывались только перед ним.

В 1802 г. Были созданы первые восемь министерств: военно - сухопутных сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции.

В начале XIX в. получили окончательное и единообразное устройство канцелярии. Документы могли поступать министру через канцелярию или в департаменты. Министр получал указы и повеления верховной власти, документы других министерств. Представления от подчиненных органов направлялись министрам лишь по делам особой важности или срочности. На имя министра подавались отзывы на его предписания и жалобы на действия департаментов. Министр ведал секретными делами. В департаменты поступали предписания министра. Департаменты вели переписку с другими подчиненными учреждениями, составляли отзывы на предписания министра, исполняли документы, переданные из канцелярии министра. О своей работе департаменты представляли министру отчеты.

С середины XIX в. сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса. Это должно было ускорить прохождение дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на:

· чрезвычайные (дела по злоупотреблениям);

· срочные;

· текущие (ведомости, донесения, переписка) [7, с. 42].

Чрезвычайные и срочные дела принимались к производству незамедлительно.

После Февральской революции 1917 года вся система министерств была сохранена. 1 марта в министерства были назначены специальные комиссары из членов Государственной думы, а на следующий день - министры Временного правительства. Было ликвидировано лишь Министерство императорского двора и уделов. Действовавшее в его составе Главное управление уделов с 16 марта 1917 г. Стало самостоятельным. Реорганизации подверглись органы политического сыска и цензуры Министерства внутренних дел. В мае 1917 г. Временным правительством было образовано четыре новых ведомства: министерства труда, почт и телеграфов, продовольствия, государственного призрения, а в августе 1917 г. - Министерство исповеданий.

Таким образом, документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

2. Классификационные справочники, разработка и применение

2.1 Номенклатура дел

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают обработку данных в информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности организации и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют систему классификации.

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на отраслевые и классификаторы организации [1].

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:

- Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях;

- Классификаторы информации об организационных структурах;

- Классификаторы информации о населении и кадрах.

Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними.

Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

- документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства организации и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений;

- документы по функциям управления. Эти документы составляют работники планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

- по способу документирования рукописные; электронные; графические; кино-фотодокументы;

- по сфере использования организационно-распорядительные; финансовые; [2, с. 113].

- научно-технические; отчетно-статистические.

- по содержанию простые; сложные.

Одним из главных вопросов организации работы с документами в организации является разработка номенклатуры дел.

Для того чтобы документы можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется список всех дел, используемых в делопроизводстве организации или предприятия, который называется номенклатурой дел [12, с. 341].

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке.

Роль номенклатуры дел в делопроизводстве организации, в том числе кадровой службы, отборе документов на архивное хранение необычайно важна. Она выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, схемы группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам), базы для индексации документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения. Она является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, используется как учетный документ в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Номенклатура предназначена для:

? группировки исполненных документов в дела;

? систематизация и учета документов и дел;

? правильной индексации (нумерации) документов и дел;

? определения сроков их хранения.

Различают два типа номенклатуры дел - типовую и конкретную.

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности, т.е. является источником информации для создания номенклатур дел организации.

Номенклатура дел организации охватывает весь объем документов, которые возникают в ее деятельности.

Номенклатура дел в организации оформляется как отдельный документ. Ежегодно с 1 января (с 1 сентября для учебных заведений) номенклатура уточняется, вносятся изменения, утверждается руководителем предприятия. Новая или уточненная номенклатура вводится в действие приказом директора предприятия. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. Регистрируется как внутренний документ [12, с. 342].

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Лишь с некоторых случаях может использоваться типовая номенклатура дел. Она включает полный состав документов, образующихся в деятельности организации, в первую очередь документы, подлежащие постоянному хранению. Документация кадровой службы включается в номенклатуру дел, как правило, отдельным разделом.

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения (службу документационного обеспечения управления - ДОУ): управление делами, канцелярию, общий или административно-хозяйственный отдел при участии архива организации. В небольших организациях, не имеющих отдельной службы ДОУ, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на работника, ответственного за архив (на секретаря).

В составлении номенклатура дел организации принимают участие представители всех структурных подразделений. Каждый работник структурного подразделения определяет для себя дело, c которым ему наиболее удобно работать. Начальник структурного подразделения обобщает эти сведения и представляет проект номенклатуры своего отдела в службу документационного обеспечения.

Составлению номенклатура дел предшествует организационная работа. Руководитель службы ДОУ совместно с ответственным за архив организации проводит совещание с участием представителей всех структурных подразделений. На совещании, которое проводится в IV квартале, подводятся итоги по формированию дел в текущем году, и принимается решение о порядке составления и сроках представления в службу ДОУ номенклатур дел на будущий год структурными подразделениями организации.

Номенклатура дел должна быть составлена структурными подразделениями организации заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом и утвердить у руководителя учреждения.

Номенклатура дел организации разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы, а также вышестоящего органа. К ним относятся: законы Республики Беларуси, государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел [12, с. 345].

Для составления номенклатуры дел используются уставы и положения об организации и ее структурных подразделениях, схема классификации служебных документов, ведомственный и типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения. Пересматриваются номенклатуры дел организации за предыдущие годы, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Положение (устав), штатные расписания, структура организации, номенклатуры дел прошлого года облегчают составление номенклатуры и систематизацию дел. Карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных и внутренних документов [11, с. 14].

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу.

При структурном принципе названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров). Этот принцип наиболее удобен при составлении номенклатуры дел.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:

? канцелярия;

? экономический отдел;

? производственно-технологический отдел;

? отдел техники безопасности;

? финансовый отдел;

? бухгалтерия;

? отдел труда и заработной платы;

? отдел кадров;

? отдел логистики;

? токарный цех;

? сборочный цех;

? профсоюзный комитет.

Структурно-функциональный принцип не используется в том случае, когда не для всех функций, выполняемых в данной организации, созданы самостоятельные структурные подразделения.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:

? руководство;

? планирование;

? организация производственной деятельности;

? отдел материально-технического снабжения;

? бухгалтерия;

? отдел кадров;

? профсоюзный комитет.

Структурно-функциональные принципы применяются, если в организации, применяющей такой принцип построения номенклатуры дел, отсутствует самостоятельная делопроизводственная служба. Ее функции отражены в разделе «Руководство».

В учреждениях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных, возможно построение номенклатуры дел также по функциональному принципу.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу:

? руководство;

? планирование;

? организация производственной деятельности;

? материально-техническое снабжение;

? сбыт продукции;

? финансирование;

? учет и отчетность;

? кадры [12, с. 347].

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Так номенклатура - достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний организации в области документального обеспечения управления.

2.2 Табель форм документов

Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения [4, с. 31].

Табель форм документов предназначен для:

? оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

? классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

? унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;

? унификации форм документов организации;

? упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Применение Табеля форм документов обеспечивает:

? соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

? юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;

? оперативность реализации управленческих функций организации;

? сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

? Предпроектное обследование.

? Выбор формы Табеля.

? Формирование структуры Табеля.

? Отбор форм документов для включения в Табель.

Основные задачи предпроектного обследования:

? определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

? формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

? выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

? определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:

? документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

? организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

? распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;

? комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации;

? документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством формы.

Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

? полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

? функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава);

? сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением Карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по организационному классификатору унифицированных документов (далее ОКУД), правовое основание применения формы документа [4, с. 31].

Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовых основаниях и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если в задачи Табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены сведениями об основных этапах оформления документа. Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедур подготовки и обработки документов и в целом - документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку - в соответствии с управленческими функциями и задачами - предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности.

Кроме того, формирование Табеля по функциональному принципу позволяет одновременно с совершенствованием документационного обеспечения оптимизировать деятельность организации через построение классификационной схемы ее управленческой деятельности.

Перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу: организация системы и процессов управления: организационно-правовое обеспечение деятельности организации; обеспечение законности деятельности; прогнозирование и планирование деятельности: прогнозирование деятельности организации; планирование деятельности организации; регулирование деятельности: информационное обеспечение деятельности организации; оперативное управление деятельностью организации; контроль за деятельностью; статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников); финансовое обеспечение: бухгалтерский учет; бухгалтерская отчетность; материально-техническое обеспечение: обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом; эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта; обеспечение сбыта продукции; научно-техническое обеспечение: научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность; внедрение и эксплуатация технических средств; охрана окружающей среды; научно-техническая информация; международное сотрудничество: командирование сотрудников за рубеж; прием зарубежных делегаций; информационно-справочное обслуживание международных связей; 9. Обеспечение кадрами (персоналом): подбор, расстановка и использование кадров; учет личного состава; аттестация работников; повышение квалификации работников; командирование сотрудников; нормирование труда; охрана труда; документационное обеспечение: учет и контроль исполнения документов; хранение и использование документов.

Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации

В Табель форм документов включаются:

? формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Республики Беларусь, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

? применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

? внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

? формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после их применения и проведения соответствующей унификации. Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма [5, с. 44].

По мере необходимости в альбом унифицированных форм документов отдела каждый год вносятся изменения и дополнения. Альбом унифицированных форм документов отдела вступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения.

2.3 Альбом форм документов

Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации [4, с. 34].

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов заключается в:

? определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

? установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

? унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

? формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

? анализ документов и обобщение результатов анализа;

? разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-11 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для все документов унифицируемой совокупности, переменная - информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы.

Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией [5, с. 45].

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблице - крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, - в заголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста) - в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф:

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовок строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и условные обозначения: кол-во-количество, ед. изм. - единица измерения, №, %.

Показатели таблицы - переменная информация, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки,

При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос - ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именительном падеже [13, с. 331].

Пример:

Фамилия __________________________

Имя ______________________________

Отчество _________________________

Место рождения___________________

Дата рождения_____________________

Пол______________________________

Образование ______________________

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации [4, с. 36].

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве образца хранится в Службе делопроизводства организации (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в подразделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная версия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Таким образом, альбом форм документов содержит формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов.

3. Перечни документов с указанием сроков хранения

В деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем.

Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.

Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.

Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли.

Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

Перечни используются также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.

Типовые перечни и их применение

В настоящее время действует два типовых перечня:

? Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями.

? Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.