Расчет оптимальной численности в архивах

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ (ОЦПК)

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ» (раздел № 7) по теме:

«РАСЧЕТ ОПТИМАЛЬНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ В АРХИВАХ»



ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА И РАСЧЕТ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ АРХИВА

1.1 Организация труда работников архива

1.2 Штатная численность работников архива

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ



ВВЕДЕНИЕ

Основные цели и задачи архивистов - это собрать, сохранить документальные богатства страны и использовать их в интересах народа и государства. В зависимости от профиля архива его сотрудники специализируются в той или иной области исторических знаний (политическая история, военная история, история народного хозяйства, литература, искусство) и хронологического периода.

В каждом крупном архиве идет специализация по видам работ: обработка материалов, создание научно-справочного аппарата, учет документов, использование их, публикаторская работа. В архивах имеются отделы комплектования, которые курируют архивы учреждений, являющиеся источниками их комплектования. Архивы комплектуются также путем передачи личных, семейных фондов (архивы писателей, ученых, государственных деятелей, военных и т.д.). Все материалы, находящиеся в архиве, должны быть сформулированы в архивные дела, иметь заголовок, раскрывающий содержание дела. За состоянием дел в архиве постоянно ведется наблюдение. Архивные материалы используются историками, писателями, кинематографистами, другими специалистами, для которых архивы являются базой их творческой деятельности. Задача архивиста - приблизить документ к исследователям, облегчить им поиск материалов. По запросам музеев, различных организаций архивисты выявляют материалы по тем или иным историческим событиям. Материалы архивов широко используются при создании научно-популярных и художественных фильмов.

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации -- общенационального историко-культурного достояния, -- государственные архивы вносят свой вклад в развитие России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене.

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов с помощью организационно-распорядительных (административных), экономических (финансовых) методов и социальных (моральных) стимулов.

Структура архива разрабатывается с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной структуры архива, утвержденной Федеральной архивной службой России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности.

Учет труда работников архива осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделениях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.



ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА И РАСЧЕТ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ АРХИВА

1.1 Организация труда работников архива

Под организацией труда работников архива понимается подбор и рациональная расстановка кадров, эффективное использование материально-технических ресурсов, создание благоприятных условий для работников с целью сохранения их здоровья, повышения качества работ.

Подбор кадров, их расстановка и использование в архиве осуществляются в соответствии с его задачами и требованиями отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям. На основе структуры и штатного расписания архива определяется штатная расстановка работников по структурным подразделениям и участкам работы (функциональным группам), которая утверждается директором архива.

Подбор и расстановку кадров осуществляет руководство архива с участием руководителей структурных подразделений. При этом учитывается соответствие работников квалификационным требованиям, установленным в отраслевых и межотраслевых нормативных документах, принимаются во внимание их деловые и личные качества.

В архиве применяются научно обоснованные нормы времени и выработки на основные виды работ и операций. Норма времени -- это затрата времени на выполнение единицы работы работником соответствующей квалификации. Норма выработки -- объем работы, который должен быть выполнен работником соответствующей квалификации в единицу времени при определенных организационно-технических условиях.

Нормы могут быть операционными, укрупненными и комплексными; по сферам применения -- типовыми и местными.

Операционные нормы регламентируют одну рабочую операцию (нумерация листов или оформление ярлыков). Укрупненные нормы разрабатываются для нециклических видов работ и охватывают несколько операций (подготовка выставки, совещания и т.п.). Комплексные нормы устанавливаются на взаимосвязанные работы или цикл работ, предшествующих получению конечного результата (норма на подготовку сборника документов, справочника и др.).

Типовые нормы разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России применительно к усредненному технологическому процессу для всех категорий архивов.

Местные нормы разрабатываются конкретным архивом на основе типовых норм, классификационного перечня работ, выполняемых в архиве, данных о временных затратах, полученных путем хронометражных наблюдений, фотографии и самофотографии рабочего времени, данных учетных и отчетных документов и результатов проверок уровня выполнения норм. Местные нормы утверждаются директором архива. По мере необходимости, с изменением технологии и появлением новых видов работ, они могут дополняться и корректироваться.

Руководство архива обеспечивает благоприятные условия и охрану труда в архиве, в том числе рациональный режим труда и отдыха работников, организацию рабочих мест и их оснащение необходимыми материалами, оборудованием и оргтехникой, улучшение условий труда в рабочих помещениях (температура и влажность воздуха, степень шума, запыленность, освещение, удобное размещение рабочих мест) в соответствии с действующими нормативами, а также противопожарную безопасность и соблюдение правил пользования техническими средствами.

1.2 Штатная численность работников архива

Штатная численность работников архива устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих, для производственного и обслуживающего персонала (рабочих).Методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности. Методика и формулы расчета необходимой штатной численности рекомендуются для использования в архивах разных типов, уровней подчиненности и независимо от состава документов. Использование при расчете нормативов по труду является наиболее точным методом определения необходимой численности работников и оценки уровня производительности их труда.

Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в конкретном архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда. Специалисты по основной деятельности - это специалисты высшей и средней квалификации, выполняющие работы, непосредственно относящиеся к главным функциям архивов: хранение и обеспечение сохранности документов, комплектование, учет и использование документов, а также занимающиеся сводным планированием и отчетностью по результатам этих направлений деятельности, организацией работы совещательных органов архива.

Исходя из специфики деятельности архивов реставраторы, фотографы, переплетчики, операторы микрофильмирующей, копировальной и другой воспроизводящей техники могут быть условно отнесены к особой группе специалистов по основной деятельности, обслуживающих важнейшие направления деятельности архивов, - обеспечение сохранности и использование документов. Эти специалисты, как правило, имеют среднее специальное образование или специальную подготовку. Производить расчет их численности следует по формуле, используемой для расчета численности специалистов по основной деятельности.

Расчеты с применением нормативов по труду (см. приложение) могут проводиться в различных целях: для определения или уточнения необходимой штатной численности архива в целом - как действующего, так и вновь создаваемого (проектируемого), филиала архива, конкретного подразделения (подразделений) архива; по направлениям деятельности архива; при необходимости обеспечить выполнение архивом мероприятий, предусмотренных межотраслевыми, отраслевыми и региональными программами; при фактическом или прогнозируемом существенном росте объемов комплектования и других видов работ; при изменениях структуры архива; необходимости перераспределения штатов между подразделениями архива, при вводе в эксплуатацию нового здания или реконструкции архива и т.д.

Методика определения необходимой штатной численности архива в целом.

Расчеты необходимой численности работников архива в целом проводятся по всем видам работ, которые осуществляются или должны осуществляться (это определяется целью расчета) в архиве, - как по основным (архивным), так и по административно-управленческим, а также инженерно-техническим, хозяйственным, вспомогательным работам (если определено, что инженерно-техническое и хозяйственное обслуживание архива должно осуществляться его штатными работниками).

Делать расчеты целесообразно раздельно по категориям работников: специалисты по основной деятельности, руководители по основной деятельности, специалисты административно-управленческого персонала, инженерно-технические работники, рабочие, младший обслуживающий персонал, руководители по неосновной деятельности. Данную работу рекомендуется проводить в следующем порядке. Сначала целесообразно рассчитать необходимое количество работников по основной деятельности. Для этого следует составить перечень всех функций по основной деятельности и всех архивных работ, которые должен выполнять архив для реализации своих задач и функций, определенных архивным и смежным законодательством (федеральным и региональным), Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации, правилами работы государственных архивов с научно-техническими и кинофотофоновидеодокументами, регламентами, другими отраслевыми нормативно-методическими документами, а также федеральными и региональными программами и планами развития архивного дела, уставом данного архива (положением об архиве). В перечень включаются нормированные и ненормированные работы. Затем определяются объемы каждой из работ, которые архив обязан ежегодно выполнять по каждому из направлений основной деятельности в определенный период времени (например, в ближайшие пять лет). Расчет необходимых объемов работ проводится на основе анализа состояния и результатов деятельности архива за последние годы, с обязательным учетом действующих федеральных и региональных программ и планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом - федерального и регионального (данного субъекта Российской Федерации), имеющихся у архива собственных прогнозов, программ и планов развития. От текущего планирования деятельности архива данная работа будет отличаться тем, что обычно при планировании архивы исходят из утвержденной штатной численности, а не необходимой. Поскольку штатная численность многих архивов недостаточна, при планировании и осуществлении работ по основной деятельности архивы нередко вынуждены нарушать установленные или нормативные сроки их проведения, превышать нормы времени и выработки, работать по упрощенным технологиям (нередко с ущербом для качества) или вообще откладывать проведение отдельных видов работ на неопределенное время.

При проведении расчетов для обоснования необходимой штатной численности основного персонала государственного архива следует в основу расчетов закладывать объемы работ, в которых с максимально возможной полнотой учитываются такие факторы, как объемы и состояние сохранности фондов архива; наличие секретных, уникальных и особо ценных документов, а также кинофотофонодокументов и микроформ, требующих обособленного хранения и специального учета; необходимые мероприятия по обеспечению сохранности документов, созданию страхового фонда и фонда пользования (что требует в ряде архивов создания лабораторий или групп реставрации и микрофильмирования документов); количество и состав источников комплектования архива, объемы, состав и состояние документов (в том числе документов по личному составу), находящихся в ведомственных архивах и подлежащих передаче в государственный архив; прогнозируемые ежегодные объемы комплектования государственного архива; наличие и объем документов государственного архива, подлежащих рассекречиванию и полному описанию; интенсивность использования документов архива, прогнозируемые потребности в информации по документам архива различных категорий пользователей; уровень компьютеризации архива, его техническая оснащенность в целом; размещение архива в одном здании или на нескольких обособленных территориях; ближайшие перспективы ввода в эксплуатацию новых помещений архива, нового оборудования и т.д.

При этом следует учитывать и факторы, объективно ограничивающие объемы работ, а также рост штатной численности архива. Например, из-за отсутствия достаточных резервов площадей в архивохранилищах, а также перспектив их расширения в ближайшие годы невозможно планировать увеличение ежегодных объемов комплектования архива; нехватка специального оборудования и отсутствие средств на его приобретение не позволят увеличить объемы создания страхового фонда; реальные возможности бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации в целом сдерживают рост штатов бюджетных организаций и т.п. Главное условие результативности работы по определению необходимой штатной численности - исходить из неотложного и в то же время реального объема работ, не закладывать в расчеты весь объем работ, которые по тем или иным причинам не выполнялись в течение длительного времени.

После составления перечня и определения необходимых ежегодных объемов каждой из работ делаются расчеты трудозатрат и штатов, потребных для выполнения этих работ.

Трудозатраты рассчитываются по каждому виду работы с использованием нормативов по труду - межотраслевых, отраслевых (типовых) или местных. Конкретному архиву наиболее целесообразно использовать местные нормы, разрабатываемые на основе типовых норм, классификационного перечня работ, учетных и отчетных документов архива, а также результатов проверок выполнения норм. Типовые нормы применяются при отсутствии местных норм, межотраслевые - при определении трудозатрат на инженерно-технические работы, обслуживание техники, работы младшего обслуживающего персонала и т.д. Если в архиве действующие местные нормы рассчитаны на 41-часовую рабочую неделю, можно рекомендовать при определении трудозатрат применение повышающего коэффициента 0,025. Например, если по нормам, установленным для 41-часовой рабочей недели, на организацию шести выставок документов необходимо затратить 162 рабочих дня продолжительностью 8 ч. 12 мин. каждый, то в условиях 40-часовой рабочей недели для проведения указанной работы потребуется 166 8-часовых рабочих дней (162x0,025=166,05).

Трудозатраты Т на нормирование работы и операции определяются двумя способами.



1. Через нормы времени:

Т=N*Н_вр.

где N - объем работы (работ) в единицах измерения за год; Н_вр. - норма времени на единицу работы, дн.

Например, если в течение года планируется организовать четыре выставки документов объемом до 100 экспонатов каждая при норме 27,7 рабочих дней на одну выставку (в расчете на 40-часовую рабочую неделю), то годовые трудозатраты на указанную работу составят: Т=4*27,7=110,8 чел.дн.

2. Через нормы выработки

,

где N - объем работы (работ) в единицах измерения за год; Н_выр. - норма выработки в единицах измерения на одного специалиста в день. Так, если в течение года по документам архива планируется исполнить 2600 запросов социально-правового характера по норме три запроса за рабочий день, то годовые трудозатраты составят:

После расчета трудозатрат на осуществление нормированных работ определяются трудозатраты на выполнение ненормированных работ - на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива и его подразделений за предыдущие годы, в которых зафиксированы трудозатраты на проведение подобных работ, а в отдельных случаях - экспертным путем. Далее определяется резерв рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями. Резерв также рассчитывается на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива за предыдущие годы, но он не может быть больше 3% от общего полезного бюджета рабочего времени по архиву.

После этого подсчитываются общие трудозатраты суммированием трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной деятельности, охваченных нормами, а также трудозатрат на ненормированные работы и резерв рабочего времени для выполнения внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.

Общие затраты Т_о на все работы по основной деятельности в архиве являются основой расчета необходимой общей штатной численности специалистов по основной деятельности по формуле

где Ч_ш - штатная численность (расчетная); Т_о - общие трудозатраты (полезное рабочее время) на объем работы (работ), дни или часы; общие трудозатраты получаются суммированием трудозатрат Т на нормированные и ненормированные работы (операции), а также внеплановые задания и работы, связанные с непредвиденными ситуациями; Ф_к - нормативный фонд рабочего времени на одного работника (в данном случае - специалиста) за год, условно принимается равным 2000 ч. или 250 раб.дн.; К_к - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством, - основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся, отпуска без сохранения содержания для ветеранов и пенсионеров и т.п.). Коэффициент определяется по формуле

Общую необходимую штатную численность архива в целом можно получить суммированием необходимой численности всех категорий работников. Если архив имеет структурные подразделения с четким разграничением функций, указанные расчеты целесообразно делать в пределах каждого структурного подразделения (отдела, лаборатории), затем полученные по конкретным подразделениям данные о необходимой штатной численности суммируются в общий итог по архиву, к которому приплюсовываются должности руководителя архива и его заместителей.

С целью эффективного и качественного выполнения объема работ, на который будет рассчитываться численность исполнителей, целесообразно организационно-технические условия труда (организация рабочих мест, соблюдение технологии проведения работ, использование средств автоматизации и механизации труда) привести в соответствие с требованиями, заложенными в действующих правилах работы государственных архивов и в отраслевых нормативно-методических разработках.

Изложенная методика применима и для определения необходимой штатной численности вновь создаваемого (проектируемого) архива. В этом случае тоже составляется перечень предусматриваемых для проектируемого архива функций, а также работ, которые необходимо проводить архиву для реализации этих функций (как по основной, так и по неосновной деятельности)

Предположительные объемы работ определяются с учетом основных факторов, с необходимыми поправками (в зависимости от конкретной ситуации). Например, если проектируемый архив не будет сразу иметь на хранении документов, то на первое время для него предусматривается минимальный штат службы обеспечения сохранности документов.

Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности.

Расчеты необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности, определяемой на основе норм времени и выработки, можно проводить в различных вариантах: в целом по архиву, а также в пределах структурных подразделений архива, по отдельным направлениям его деятельности или группам работ.

Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности структурного подразделения дан на примере отдела обеспечения сохранности документов архива, хранящего документы на бумажной основе (табл.1).

Таблица 1

Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности функционального структурного подразделения архива на основе норм времени и норм выработки

N п/п	Наименование работы	Единица изме- рения	Норма времени, раб.дн.	Норма выработки на 1 раб.дн.	Объем работ	Трудо- затраты Т, чел.дн.
1	2	3	4	5	6	7
1	Проверка наличия и состояния дел:	Единица хранения
	- советского периода;		-	350	100000	285,7
	- досоветского периода		-	100	4000	40
2	Оформление результатов проверки наличия и состояния дел	Акт	0,6	-	18	10,8
3	Проверка наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования	Бюкс	-	260	17000	65,4
4	Оформление результатов проверки наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования	Акт	0,04	-	8	0,3
5	Подготовка дел к микрофильмированию	Лист	-	2050	300000	146,3
6	Оформление заказов на микрофильмирование дел	Единица хранения лист	-	105 15750	2000 300000	19
7	Подготовка дел к переплету и реставрации	Единица хранения	-	115	10000	87
8	Прием дел после микрофильмирования, реставрации и переплета	-"-	-	85	12000	141,2
9	Простановка отметки о микрофильмировании	Описательная статья в описи	-	630	2000	3,2
10	Проверка качества микрофильмов страхового фонда, фонда пользования	Кадр	-	26400	500000	18,9
11	Подшивка дел управленческой документации (ручным способом)	Единица хранения	-	40	2000	50
12	Мелкий ремонт дел	Лист	-	300*	12000	40
13	Выдача или прием описей после использования в читальном зале и отделах архива	Опись	-	200	1000	5
14	Выдача или прием дел после использования в читальном зале и отделах архива	Единица хранения	-	135	60000	444,4
15	Проверка правильности подкладки дел после выдачи в читальный зал и отделы архива	-"-	-	300	12000	40,0
16	Выдача или прием микрофильмов после использования	Бюкс	-	170	16000	94,1
17	Нумерация листов в делах (объемом до 150 л.)	Лист	-	1350	125000	92,6
18	Нумерация листов в делах с изобразительными материалами	-"-	-	800	8000	10
19	Проверка нумерации листов в делах советского периода	-"-	-	6000	650000	108,3
20	Простановка шифров на обложках дел после переработки фондов	Единица хранения	-	300	12200	40,7
21	Простановка отметок о рассекречивании	Лист	-	300*	15000	50
22	Выявление особо ценных документов управленческой документации	Заголовок документа	-	600	78000	130
23	Простановка отметки "ОЦ" на делах	Единица хранения	-	450	2000	4,4
24	Прием дел на постоянное хранение в архивохранилища	-"-	-	280	9000	32,1
25	Простановка штампов на ярлыках для коробок	Ярлык	-	105	10000	95,2
26	Наклейка ярлыков на коробки	-"-	-	210	10000	47,6
27	Картонирование дел	Единица хранения	-	500	12000	24
28	Перекартонирование дел	-"-	-	300	25000	83,3
29	Перемещение дел внутри архивохранилища	Коробка	-	105	5000	47,6
30	Работа по обеспыливанию коробок и стеллажей	Погонный метр	-	4500*	600000	133,3
31	Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов	Наблюдение	0,027	-	312 (2 наблюдения в неделю х 52 недели х 3 архивохранилища)	8,4
32	Ведение книги учета поступлений документов	Поступление документов	0,03	-	40	1,2
33	Составление листов фондов	Лист фонда	-	7	12	1,7
34	Внесение изменений в листы фондов	-"-	-	20	860	43
35	Составление карточек фондов	Карточка фонда	0,04	-	11	0,4
36	Внесение данных в сведения об изменениях в составе и объеме фондов	Фонд	-	25	760	30,4
37	Внесение изменений в карточки фондов	10 карточек	0,2	-	748	15
38	Ведение пофондового топографического указателя	Карточка	-	70	140	2
39	Ведение реестров описей	Опись	0,03	-	2200	66
40	Ведение дел фондов	Дело фонда	0,04	-	860	43
41	Ведение паспортов архивохранилищ	Паспорт	Ненормированная работа	-	3	3
42	Составление паспорта архива	-"-	Ненормированная работа	-	1	7
43	Подготовка нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности документов	Печатный лист	-	0,1* печ.л.	3	30
44	Уточнение положения об отделе	Положение	Ненормированная работа	-	1	3**
45	Разработка должностных инструкций работников отдела	Должностная инструкция	Ненормированная работа	-	5	5**
46	Участие в проведении экономического анализа эффективности использования бюджета рабочего времени, выполнения норм времени и выработки	-	Ненормированная работа	-	-	3**
47	Повышение квалификации работников отдела	1 работник / 1 семинар	0,25*	-	12 работников х 12 семинаров	36
48	Составление плана отдела на год	План на 12 работников	3,5	-	-	3,5
49	Составление отчета о выполнении плана отдела за год	Отчет на 12 работников	3	-	-	3
50	Составление отчета о выполнении плана отдела за квартал	Отчет	1	-	4	4
51	Составление индивидуальных планов и отчетов	План-отчет	1	-	12 работников	12
52	Подготовка доклада об итогах работы отдела за год	Доклад	5	-	-	5
53	Участие в подготовке и работе научно-совещательных органов архива	Заседание	0,5	-	2 работника х 12 заседаний	12
54	Проведение оперативных служебных совещаний в отделе	Совещание	0,0625	-	24	1,5
55	Консультирование по вопросам обеспечения сохранности документов	Консультация	-	3	21	7
56	Командировки	Командировка	5	-	2	10
	Итоговые трудозатраты	-	-	-	-	2746,5
	Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ (в объеме 3%)	-	-	-	-	82,4
	Общие трудозатраты Т	-	-	-	-	2828,9

В данном примере общие трудозатраты должны быть увеличены на повышающий коэффициент 0,025, так как они были получены, главным образом, с помощью типовых норм (1988 год), рассчитанных на 41-часовую рабочую неделю.

Таким образом, общие трудозатраты равны:

Исходя из полученных общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов, необходимая штатная численность на выполнение запланированных отделом работ составит

Показатель численности возрастет, если коэффициент планируемых невыходов в конкретном подразделении (архиве) окажется выше, чем в данном примере.

Примечание. Если в данном архиве какие-либо конкретные работы по основной деятельности выполняются (или предполагается их выполнение) не только специалистами-исполнителями, но и руководителями (например, руководителями структурных подразделений), то при расчете штатной численности специалистов трудозатраты, необходимые для выполнения этих работ руководителями, вычитаются из общих трудозатрат специалистов, а необходимая штатная численность специалистов соответственно уменьшается.

Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности, необходимой для выполнения работ по комплектованию архива управленческой документацией и документами личного происхождения, на основе норм времени и норм выработки

N п/п	Наименование работы	Единица измерения	Норма времени, раб.дн.	Норма выработки на 1 раб.дн.	Объем работ	ТрудозатратыТ, чел.дн.
1	2	3	4	5	6	7
1	Составление списка учреждений, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив	Учреждение	3	-	16	48
2	Ведение списка учреждений, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив	-"-	0,3	-	16	4,8
3	Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния дел с управленческой документацией, подлежащих приему на постоянное хранение в архив	Единица хранения	-	300	4500	15
4	Прием дел с управленческой документацией на постоянное хранение в архив:
	- без проверки количества листов в делах;	Единица хранения	-	300	2800	9,3
	- с выборочной проверкой количества листов в делах	-"-	-	150	1700	11,3
5	Составление списка лиц, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив	Владелец	2,5	-	24	60
6	Ведение списка лиц, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив	-"-	0,2	-	24	4,8
7	Установление связей с владельцами документов личного происхождения	Письмо	0,25	-	24	6
8	Ведение переговоров о передаче документов личного происхождения на постоянное хранение в архив	Посещение	0,75	-	24	18
9	Составление докладной записки о документах личного происхождения	Докладная записка	0,5	-	1	0,5
10	Временный учет документов личного происхождения	Поступление	0,5	-	24	12
11	Проведение экспертизы ценности документов личного происхождения в процессе комплектования	Документ	-	100	428	4,3
12	Составление сдаточной описи на документы личного происхождения	Описательная статья описи	-	50	428	8,6
13	Прием документов личного происхождения на постоянное хранение в архив	Документ	-	60	428	7,1
14	Оформление приема документов личного происхождения на постоянное хранение в архив	Поступление	1	-	24	24
	Итоговые трудозатраты по видам работ	-	-	-	-	233,7
	Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ					7,0
	Общие трудозатраты (Т)	-	-	-	-	240,7

Как и в предыдущем примере, общие трудозатраты увеличиваются на повышающий коэффициент 0,025 и составят

Необходимая штатная численность на выполнение данных работ с учетом общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов (1,1) составит



архив работник норма трудозатрата

Пример расчета численности специалистов по обслуживанию ПЭВМ

N п/п	Вид выполняемой работы	Единица измере- ния	Объем работы	Норма времени на единицу измерения, ч	Трудо- затраты времени на объем работ, ч
1	2	3	4	5	6
	Еженедельное обслуживание:
1	Проверка работоспособности устройств на тестах в ускоренном режиме	1 устройство	10	0,13	1,3
2	Проверка и удаление компьютерных вирусов на устройствах внешней памяти	1 ПЭВМ	10	0,2	2
3	Проведение дефрагментации накопителей на жестких магнитных дисках	1 накопитель	10	0,8	8,0
4	Проверка линий и устройств локальной вычислительной сети (ЛВС) с помощью автономных тестов	1 ЛВС	1	0,2	0,2
	Трудозатраты за неделю	-	-	-	11,5
	Трудозатраты за год (52 недели)	-	-	-	598,0
	Ежемесячное обслуживание:
5	Полное тестирование всех устройств ПЭВМ с выдачей протокола, в том числе и ЛВС, выявление и исправление ошибок в распределении дискового пространства	1 ПЭВМ	4	1,7	6,8
6	Поставка обновленных антивирусных программ и полная проверка дисковой памяти на наличие вирусов	1 ПЭВМ	4	0,48	1,92
7	Смазка механических устройств ТС (НГМД, стриммеры, принтеры)	1 устройство	40	0,34	13,6
8	Очистка от пыли внутренних объемов ПЭВМ (со снятием корпуса)	1 ПЭВМ	4	0,37	1,48
9	Очистка экранов видеомониторов от пыли и грязи, регулировка и настройка, очистка внутренних объемов от пыли	1 видео- монитор	10	0,35	3,5
10	Очистка и промывка печатающих головок матричных и струйных принтеров	1 принтер	10	0,17	1,7
11	Очистка от неиспользованного тонера элементов печати лазерных принтеров, очистка и промывка оптики, своевременная заправка тонера	1 принтер	10	0,34	3,4
12	Очистка от пыли и промывка считывающего элемента в сканерах, смазка механических частей	1 сканер	10	0,28	2,8
	Трудозатраты за месяц	-	-	-	35,2
	Трудозатраты за год (12 месяцев)	-	-	-	422,4
	Полугодовое обслуживание для ПЭВМ и периферийного оборудования:
13	Очистка от пыли внутренних объемов блоков питания ПЭВМ, очистка и смазка вентиляторов	1 ПЭВМ	10	0,8	8,0
14	Очистка экранов видеомониторов и LCD панели от пыли и грязи, регулировка и настройка	1 видео- монитор	10	0,22	2,2
	Трудозатраты за полугодие	-	-	-	10,2
	Трудозатраты за год	-	-	-	20,4



Общие трудозатраты на обслуживание ПЭВМ составят

Штатная численность специалистов, занятых обслуживанием десяти ПЭВМ, таким образом, будет равна

Используя нормы времени, можно аналогично рассчитать штатную численность и других специалистов этой категории.

Методика расчета необходимой штатной численности административно-управленческого персонала архива

Штатная численность административно-управленческого персонала архива зависит от характера, объема и сложности выполняемых работ и должна быть лимитирована.

Ориентировочную численность указанного персонала можно устанавливать, исходя из процентного отношения к общей численности работников архива. Рекомендуется не менее 16% от общей численности. Эта категория работников может иметь следующую структуру: от 15, но не более 20% - директор архива и его заместители; от 60, но не более 70% - начальники отделов, их заместители, экономисты, бухгалтеры, работники кадровой службы; от 15, но не более 20% - технические работники (секретарь руководителя, машинистка, делопроизводитель, кассир, секретарь-машинистка). Например, в архиве при общей штатной численности 150 человек АУП по норме составит 16%, т.е. 24 человека. Из них: 4 человека (16,6%) - директор и его заместители; 16 человек (66,7%) - начальники отделов и их заместители, кадровая служба, работники бухгалтерии и др.; 4 человека - технические исполнители. Для расчета численности руководителей разного уровня целесообразно также применять нормы управляемости. Для руководителей (в том числе структурных подразделений) число непосредственно подчиненных может быть от 5 человек, но не более 10 человек.

Более точно штатная численность и состав административно-управленческого персонала могут определяться по выполняемым функциям (с учетом установленных лимитов), в том числе для расчета численности специалистов (работников кадрового, бухгалтерского, делопроизводственного обеспечения) - на основе норм времени или выработки. В целях обеспечения реализации уставных функций архива формируется его структура, в соответствии с которой определяется количество руководителей структурных подразделений, а также их заместителей. Для обоснования и оптимизации состава и численности руководителей структурных подразделений (в частности, при создании новых архивов) рекомендуется использовать "Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации" (приказ Росархива от 11.07.94 N 57); "Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов" (приказ Росархива от 07.05.98 N 34); "Примерное положение об архивохранилище государственного архива" (приказ Росархива от 13.02.2001 N 12).

Для работников бухгалтерии, делопроизводственных и кадровых служб расчет штатной численности можно вести на основе норм времени или норм выработки. Для этого используется формула (1):

,

гдеТ_о - общие трудозатраты на объем работы (работ), ч; Ф_к- нормативный фонд рабочего времени одного специалиста за год;

К_к - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Работники архива при исполнении должностных обязанностей соблюдают нормы профессиональной этики архивиста, принятые мировым архивным сообществом и Российским обществом историков-архивистов. Этический кодекс архивистов предусматривает, в частности, следующее:

- первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения;

- объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документами с целью сокрытия или искажения фактов;

- архивисты должны документировать свои действия с документами и быть способными обосновать эти действия;

- архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к документам и обеспечивать беспристрастное обслуживание пользователей;

- архивисты должны учитывать соображения национальной безопасности, уважать право на тайну частной жизни людей, которые создали документы, или сведения о которых эти документы содержат;

- архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;

- архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб организациям, исследователям или коллегам. Архивисты должны воздерживаться от собирания подлинников архивных документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами в личных целях.



СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2005

2. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004г.

3. Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду / ЦБНТ. М., 2002. С.4.

4. Методические рекомендации «Основы научной организации труда в государственных архивах» / Главархив СССР; ВНИИДАД. М., 1986.

5. Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах. Утверждены Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 1 марта 1988 г. N 17

6. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002, с.44.

7. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления / ЦБНТ. М., 1993. 8. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти / ЦБНТ. М., 2002.

9. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий / ВНИИДАД; ЦБНТ. М., 1993.

10. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991.

11. Комплексные нормы на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения / ВНИИДАД. М., 1990.

12. Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения, фонодокументы. Ч.2 / ВНИИДАД. М., 1991.

13. Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам архивных фондов Российской Федерации, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения. Ч.3 / ВНИИДАД. М., 1992.

14. Межотраслевые нормативные материалы для нормирования труда рабочих по уборке территорий и помещений / ЦБНТ. М., 1992.

15. Межотраслевые нормативы времени на работы по научно-технической информации. М., 1990.

Размещено на Allbest.ru