Функції документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кафедра документознавства, інформаційної діяльності та українознавства

Функції документа



Зміст

Вступ

Розділ 1. Загальні ознаки та властивості документа

1.1 Поняття управлінського документа, його значення та функції

1.2 Особливості документного потоку

1.3 Наукові підходи щодо класифікації функцій документа

Розділ 2. Практичний аналіз функцій різних видів документів

2.1 Способи документування документів та їх види

2.2 Класифікація документів за різними ознаками

Розділ 3. Функціонування документа у сучасному світі

3.1 Роль документа в житті людини та суспільства

3.2 Основні вимоги до організації сучасного діловодства

Висновки

Список джерел та літератури

Додатки

Додаток А



Вступ

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов'язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам'ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т.п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.

Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять: прийняття документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів[7, с.57-62].

Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.

Актуальність теми. На сьогоднішній день, у період переходу України до інформаційного суспільства, питання документа є надзвичайно важливим. Адже документ є матеріальним носієм інформації, саме в документах закріплюється, зберігається, поширюється і зберігається інформація. Розглядаючи і вивчаючи документ потрібно згадати, відповідно, і про його функції. Адже сама реалізація документа відбувається через його функціонування у суспільстві. Саме від функцій документа можуть залежати процеси які супроводжуються документною діяльністю в управлінській (та інших) сферах діяльності людини.

Предметом курсової роботи є функції, які виконує документ.

Об'єктом є детальна характеристика функцій документа та їхня роль для користувача.

Метою курсової є охарактеризувати функції документа.

Мета роботи передбачає виконання таких завдань:

§ Вказати на загальні ознаки та властивості документа

§ Практично аналізувати функції різних видів документів

§ Розглянути функціонування документа у сучасному світі

Головні методи дослідження - історико-типологічний, метод теоретичного аналізу й систематизації, соціокультурний аналіз.

Практичне значення. Результати роботи можуть бути використані у підготовці до семінарських та практичних занять, а також для розробки матеріалів конференцій, спецкурсів.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, 3 розділів, висновків, списку використаних джерел.

Розділ 1. Загальні ознаки та властивості документа

1.1 Поняття управлінського документа, його значення та функції

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати.

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. Сьогодні документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.

Документ -- це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.[6, с.35-40]

Управлінський документ -- це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.

Документаційне забезпечення управління є однією зі сфер управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах, які визначаються документознавством. Документування є частиною діловодства, пов'язаною з процесами створення документів. Стандартизація та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання і оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вивчення доцільності пов'язання процесу документотворення з функціями документа[2, с.15-21].

Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв'язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції. Вивчення функцій документа має суттєве значення для з'ясування мети створення документа і наявної в ньому інформації, для правильного розуміння ролі документа в суспільстві, дозволяє здійснити більш чітку наукову класифікацію документів, виробити певні вимоги до їх змісту і форм, технології їх обробки та організації, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і деякою мірою управління в цілому[9, с. 10-17].

Науці відомо чимало спроб з'ясування функцій документа. Ще в 20-х роках минулого століття в роботі "Керівництво до адміністрування" бельгійський вчений П. Отле дав таке формулювання цих функцій:

ь викладати правила, організацію й діяльність адміністративних одиниць;

ь надійно і швидко передавати розпорядження та інструкції як агентам адміністрації, так і управління;

ь зберігати пам'ять про факти;

ь зберігати докази їх і поширювати корисну інформацію" [1, с. 10-11].

1.2 Особливості документного потоку

документ управлінський діловодство

У документній комунікації у якості засобу комунікації виступає документ-матеріальний (речовий) об'єкт, у якому соціальна інформація зафіксована, що дозволяє її зберігати, а також передавати у часі і просторі разом з матеріальним носієм. Сукупність документів утворюють документні потоки, масиви, ресурси, фонди [13, с.56].

Документ - засіб доказу для історика, першоджерело для працівника управління - засіб фіксації, передавання інформації. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа - образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів - сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документ юридичної сили.

Документний потік(ДП) - організована множина документів (первинних або вторинних), що функціонують (створених, розповсюджених та використаних) у соціальній сфері. Він визначається як змінна у часі множина документів, що знаходиться у русі, динаміці та характеризується інтенсивністю, котра виражається кількістю одиниць видань, публікацій, одиниць збереження і т.д. в одиницю часу (місяць, рік) [12, 13].

Поняття «документний потік» введено у практику інформаційної діяльності у 1960-ті роки і довгий час означало сукупність документів, що надходять на вхід будь-якої системи комунікацій (автоматизованої інформаційно-пошукової системи, бібліотеки, книжкового магазину і т.д.). У 1970-80-ті роки більшість дослідників усвідомлюють, що документний потік- це не набір, а тематично пов'язана більшість документів, що функціонують у суспільстві. Його розвиток закономірно обумовлений процесами соціального пізнання навколишнього світу. [12, с.15].У зв'язку з цим документний потік визначається як вибіркове відображення в документній формі результатів соціальної діяльності (науково-пізнавальної, практичної, художньої т.д.).

ДП постійно поповнюється новими документами, тому є унікальним способом накопичення повідомлень про навколишній світ. Таким чином, систематизуючи документи за змістом, фахівець одночасно класифікує і оцінює процеси соціальної діяльності. Зміни у схемі систематизації ДП по темі з часом відображають відповідні зміни у процесах та результатах пізнання навколишнього світу. Процеси накопичення відбуваються у потоці не автоматично, а вибірково:

ь частина документів дублюється за змістом (передрук, компіляції, різні жанри розповсюдження відомостей);

ь багато елементів застарівають повністю з часом за змістом, переходять в розряд фактичних даних, для істориків науки, а відомості з них не потрапляють у нові документи, т.ч. приймають участь у накопиченні;

ь накопичення відбувається не тільки у формі нових “порцій" відомостей, але й у виді спеціалізованих для цього елементів потоку (довідники, узагальнюючі праці і т.д.);

Фахівець повинен знати закономірності поповнення, дублювання, накопичення, старіння документів у потоці певної тематики, раціонально використовувати їх у процесі бібліографування потоку[3, с.15].

ДП не має елементів, котрі були б ізольовані, не пов'язані з іншими документами по тематиці, мові, виду видання та іншими ознаками. Взаємозв'язок елементів дозволяє характеризувати його як цілісне функціонально значиме явище для суспільства. Свідченням його цілісності є тривалість існування потоку у часі - декілька тисячоліть, з постійно зростаючою функціональною роллю у житті суспільства.

Як і будь-якій, довго існуючій системі, ДП притаманна власна структура і внутрішні закономірності (тенденції росту його об'єму, старіння документів у ньому, розвиток структури і т.д.).

Завдяки тотожності відображення результатів соціальної діяльності, ДП є специфічним засобом пізнання світу [14, с.80].

ДП, відображаючи результати науково-практичної діяльності в суспільстві, моделює її розвиток з певним ступенем подібності.

Спосіб існування документного потоку - рухомість: безперервне поповнення семантично новими елементами, структурні перетворення, постійне використання суспільством. Динамізм ДП і викликав до життя ретроспективні бібліографічні посібники з хронологічно триваючим обліком літератури, а потім і поточну бібліографічну інформацію, що з більшим ступенем подібності моделює розвиток ДП в самих різних зразках. Таким чином, центри поточної інформації здійснюють бібліографічний моніторинг - безперервне спостереження і моделювання ДП [14, с.88].

Для того, щоб забезпечити якість бібліографічної моделі потоку - вірогідність, повноту, точність, збільшити її прогностичні можливості, спеціалісту необхідні дані не епізодичних кількісних досліджень потоку документів, а статистичний моніторинг профільного ДП - безперервне і багатоаспектне статистичне спостереження за його розвитком.

Дані статистичного моніторингу показують спеціалісту поточні зміни в структурах потоку, дозволяють оперативно реагувати на них. Статистичні показники - найбільш "згорнута" форма фіксації зведень про потік документів. Постійно аналізуючи їх, фахівець виробляє вже концептуальне знання про стан і тенденції розвитку мікропотоку документів, зв'язує його зі змінами у відповідній науково-практичній діяльності, вчиться прогнозувати її по аномальних статистичних показниках [14, с.99].

1.3 Наукові підходи щодо класифікації функцій документа

Документознавство як наука про документ, його історію, теорію і практику, від моменту становлення визнало важливість для дисципліни розроблення класифікації документів. Перші відповідної тематики документознавчі праці належать фундатору науки - К.Г. Мітяєву. Від того часу популярність теми не зменшувалася, а, навпаки, зростала, що призвело до зарахування класифікації документів до найголовніших тем загального документознавства [15, с.45]. Тому й не дивно, що 1990-2000 рр. пройшли під знаком невпинних пошуків оптимальних класифікаційних схем.

Класифікація здобула нові позиції у документознавстві як метод пізнання документів, що робить можливим зображення непростого, суперечливого досвіду розкриття їх ознак і властивостей. Практичних пропозицій виявилося багато. Одні із них провадяться у руслі загального документознавства і претендують на всеохопність, інші - спеціального, упривілейовуючи увагою певний вид документів і варіативну ознаковість їх градуювання.

Яскравими зразками класифікації документів у межах документології стали розробки Г.М. Швецової-Водки та Н.М. Кушнаренко. Передовсім зупинимося на появі перших у часі примітних спеціальних навчальних видань Г.М. Швецової-Водки - «Типологія документа» (1998) і «Типологія книги» (1999) [18, с.20]. Незважаючи на однозначність звучання теми, заявлену у назві видань, Г.М. Швецова-Водка виходить за їх межі, вдаючись у першому випадку до розлогих коментарів загального документознавчого характеру, наприклад, щодо походження терміна «документ», історії емпіричних уявлень про документ, сучасних термінологічних роз'яснень центрального поняття наук документально-комунікаційного циклу, теорії інформаційної комунікації, структури соціальної комунікації, функційного визначення документа у різних галузях знань і сферах практичної діяльності[18, 25].Відзначаючи поліфункційність документа і множинність значень, особливу увагу науковець приділила термінологічному визначенню документа, вживаному в діловодстві, архівній справі, бібліотекознавстві та інформатиці - будь-який запис інформації.

Ставлячись до класифікації, як процедури розподілу певних об'єктів на класи (види, роди, типи, жанри) відповідно до найсуттєвіших ознак, властивих документові, дослідниця слушно вказує на основну її вимогу: необхідність виділення класів у процесі диференціації за однією обставиною [18, с.38]. Процес поділу документів Г.М. Швецова-Водка називає «класифікуванням», а найзагальнішими назвами підрозділів одного рівня - поняття «клас», «тип», «вид», «група», «жанр». Розмежування змісту «типологічна класифікація» та «типологія документів» відбувається завдяки посиланню на їх призначення. Якщо типологічна класифікація призначається для визначення видів документів, то типологія є розділом наукового знання («наука про типи»), який визначає типи, види й інші його типологічні підрозділи [18, с.49].

До загальних функцій документа належать:

ь Інформаційна - будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати - причина укладання документа.

ь Соціальна - документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

ь Комунікативна - документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

ь Культурна - документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

ь Управлінська - документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

ь Правова - документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

ь Історична - коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження. [18, с.56-68].



Розділ 2. Практичний аналіз функцій різних видів документів

2.1 Способи документування документів та їх види

За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкарський, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи.

ь Рукописний - це письмовий документ, при створенні якого знаки листа наносяться від руки.

В цьому значенні рукописом або рукописним документом можна назвати не тільки словесний текст, записаний «від руки», але і витвір образотворчого мистецтва, а також креслення або карту. До рукописів відносять також документи, оформлені засобами машинопису (за допомогою пишучої машинки ) або ЕОМ (за допомогою принтера). До рукописних документів відносять: звіт про НДР і ДКР, депонуючий рукопис, дисертацію і ін.

ь Друкарський - це документ, виготовлений поліграфічним або іншим способом (набірним, засобами оперативної поліграфії, копіювально-розмножувальною технікою, засобами друку ЕОМ і ін.)[6, с.47].

Такі документи випускаються видавництвами або друкарнями. На друкарському документі запис інформації проводиться, головним чином, шляхом нанесення барвистого шару на його поверхню. Але може бути застосований і інший спосіб: тиснення або видавлювання знаків шрифту Л. Брайля в книгах для сліпих. В даний час друкарський документ - найпоширеніший клас документів: він включає книги, брошури, газети, журнали, календарі, карти і т.п. Такі документи часто називають творами друку або виданнями.

ь Механічний - це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом: шляхом вирізування різцем канавки на поверхні рухомого носія (грамплатівки, фонографічні вали) або шляхом пробивки отворів (перфорації) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки) і т.п.

ь Магнітний - це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного полягання поверхні носія під впливом магнітного поля.

До магнітного документа відносяться магнітні стрічки, диски або дискети для ЕОМ, відеодиски і т.п[11, с.37].

ь Фотографічний - це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснованим на зміні оптичної густини ділянок фотоматеріалу (фото, кіноплівка, фотопапір) під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваного сигналу (фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофільми).

ь Оптичний - це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, СD-RОМ, фонодокументи з оптичним записом, що постійне запам'ятовує пристрій (ПЗП)).

ь Лазерний - це документ, запис і прочитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, СD-RОМ, компакт-диск, голограма).

Формується ще один самостійний клас документів - електронний документ як сукупність даних в пам'яті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екранізація, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстового роздруку[10, с.24].

Документи, в яких інформація зафіксована в «явному», але «нечитабельному» вигляді, а також ряд дискретних носіїв, для введення в пам'ять ЕОМ (і прочитування її за допомогою пристроїв декодування), а саме: магнітна плівка, магнітні диски (дискети), відеодиски і ін. - відносяться до т.з. документів на новітніх носіях інформації. Для сприйняття їх змісту, як правило, використовуються технічні засоби.

Друга атрибутивна складова документа - його речовинна (субстанціональна) форма, матеріальна основа носія інформації, особливості якого складають другу групу щодо самостійних підстав розподілу документів на види і підвиди за матеріалом носія інформації, по матеріальній конструкції.

2.2 Класифікація документів за різними ознаками

Документ, який створений у суспільстві, входить у відповідну систему документації як її елемента. Окремі види і різновиди документів складають систему документації. До теперішнього часу в документознавстві немає несуперечливої наукової класифікації видів і різновидів документів.

Найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть підрозділятися: з адміністративних питань; матеріально-технічного постачання; планування; оперативної діяльності; бухгалтерського обліку; підготовки і розстановки кадрів; фінансово-кредитних і зовнішньоторговельним питань і т.д[10, с.33].

Всі документи, що обертаються на підприємстві, можуть класифікуватися за такими ознаками. За назвою існує безліч різновидів документів. Ось лише деякі з них: накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги і доручення, довіреності тощо[10, с.45].

За способом фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні, машинописні, типографські, підготовлені на розмножувальних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні та фотофон кінодокументи.

· За ступенем складності документи класифікують на прості і складні.

Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, в складних висвітлюється кілька питань[9, с.40]

· За ступенем гласності розрізняють документи відкриті (несекретні) та документи з обмеженим доступом.

Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня секретності: цілком таємні, таємні, документи для службового користування (ДСК), з грифом "конфіденційно".

· За юридичною силою документи поділяють на справжні і підроблені.

Справжні документи бувають дійсні та недійсні. Недійсним документ стає в результаті закінчення терміну дії або скасування його іншим документом.

· За строками виконання документи класифікуються на термінові і нетермінові.

Терміновими є документи з термінами виконання, встановленими законом та відповідними правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново".

· За походженням документи класифікують на службові, підготовлені на підприємствах, в організаціях, та особисті (листи громадян з викладенням скарг, пропозицій, прохань).

· За термінами зберігання документи діляться на документи тимчасового та постійного терміну зберігання.

Документи тимчасового зберігання в свою чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років і понад 10 років[9, с.45]

· За ступенем обов'язковості документи бувають інформаційні, які містять відомості і факти про виробничої та іншої діяльності організацій, і директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми.

· За ступенем уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові і уніфіковані у вигляді анкети і таблиці.

Ш Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування.

Ш Типовими є документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер.

Ш Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст з пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа в залежності від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, тому що економлять час на підготовку[9, с. 46]

Ш Зразкові документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання та оформлення документів по аналогії.

Ш Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину листа.

Ш Таблиця - документ, в якому постійна інформація розміщується в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому або словесному вираженні) - на перетині відповідних граф і рядків.



Розділ 3. Функціонування документа у сучасному світі

3.1 Роль документа в житті людини та суспільства

Документ супроводжує людину від народження до смерті і в ньому фіксуються найважливіші події всього його життя: народження, закінчення школи, отримання спеціальної середньої та вищої освіти, вступ у шлюб і т.д. У далекому минулому документ з'являється насамперед для того, щоб закріпити, підтвердити право окремої особи, сім'ї, роду на землю, якесь майно, право на владу і т.д. [7, с.240] . Документ став потрібний для обліку худоби, грошей, інших цінностей, для передачі розпоряджень правителя. Наявність або відсутність будь-якого документа може змінити все життя людини. Ще більшу роль документ відіграє в житті суспільства, закріплюючи і відбиваючи у законах порядок організації та управління державою, правила поведінки людей, порядок їх взаємовідносин, прийняту мораль і т.д. Таким чином, документ може виконувати багато функцій, мати різні призначення

Функція документа - це його суспільна роль, соціальне призначення, мета, завдання.

Однією з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є функція закріплення, фіксації інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа. Людина таким чином намагається «зупинити мить». У процесі реалізації цієї функції відбувається як би матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій.

Ш Інформаційна функція - це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. [9, с.45-47].

Здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого властива документам-пам'ятників (артефактів), володіє особливою соціально-культурною та історичною цінністю (рукописна книга, рідкі, особливо цінні та унікальні за змістом, формою або умовами побутування у зовнішньому середовищі документи).

Ш Гедонічна функція - здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, видання з мистецтва, кінофільми, компакт-диски, магнітні фонограми і т.п.). [10, с.35]

Зародження, становлення і розвиток соціальної системи можливе лише за допомогою інформаційних зв'язків, які часто знаходять матеріальне втілення в документованої інформації. Документи містять найрізноманітнішу інформацію, протікають в суспільних процесах, тому соціальна інформація спочатку визначає соціальну природу, сутність будь-якого документа. Разом з тим документ, будучи продуктом суспільного розвитку, одночасно і сам чинить певний вплив на формування і характер суспільних відносин, гальмує або, навпаки, стимулює їх розвиток. Тому вивчення будь-якого документа неможливо поза того соціального середовища, у якій цей документ з'явився і де він функціонує.

Ш Комунікативна функція - це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. [14, с. 46-56].

Комунікативна функція призначена не тільки для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, упорядкування і підтримки інформаційних зв'язків у суспільстві. Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль.

Зберігання інформації не є самоціллю. Справа в тому, що необхідною умовою існування людського суспільства є знання свого минулого, накопичення інформації про життя попередніх поколінь з наступною її передачею в часі. Збережена документована інформація, опинившись в ретроспективній середовищі, надалі активізується головним чином зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. У результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, що є різновидом функції зберігання інформації і якій документи потенційно володіють з моменту своєї появи. Ця функція пов'язана виключно з ретроспективною середовищем побутування документів, тому відноситься до числа функцій вторинного порядку. [17, с.35-57].

Слід зауважити, що історичне джерело є складною інформаційною структурою. Він містить, поряд з відкритими, також і приховані шари інформації. З часом, у зв'язку з постійно мінливих умов життя суспільства, зростаючими потребами людей, прихована інформація може актуалізуватися і все більш виявлятися. До того ж постійно удосконалюються і методи добування ретроспективної інформації. Таким чином, функція документа як історичного джерела практично не може бути вичерпана.

Ш Правова функція документа полягає в закріпленні правових норм і правовідносин у суспільстві. Цією функцією володіють перш за все документи, які встановлюють, закріплюють або змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, які можуть спричинити за собою певні юридичні наслідки.

Сюди відносяться правові акти органів державної влади; судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, акти управління, що тягнуть за собою певні юридичні наслідки; документи, що фіксують договірні відносини, а також посвідчувальні документи (паспорти, дипломи про освіту, посвідчення про відрядження і т.п .). Крім того, правову функцію тимчасово можуть придбати й інші документи, наприклад, для використання в якості судового доказу [15, с.230].

Історично однією з перших була затребувана функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв'язків, розвиток економічних відносин викликало до життя вже на стадії аграрного суспільства потребу в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, врожаю, худоби, боргів і т.п. Виконують функцію обліку документи необхідні не тільки для вирішення різноманітних господарсько-економічних завдань, але також і для управління в цілому соціально-політичними, демографічними та іншими процесами в суспільстві. Ця функція знаходить відображення насамперед у бухгалтерської, статистичної, планової, звітної документації. [14, с.46]

Ш Значна частина документів виконує пізнавальну функцію, яка відображає зв'язок документованої інформації з соціальним пізнанням.

Ця функція властива насамперед наукової документації, оскільки метою наукового пізнання є одержання нової інформації. При цьому фіксація знань на матеріальному носії проводиться не заради самого знання, а насамперед у практичних цілях, зокрема, для розуміння та успішного вирішення різноманітних проблем розвитку суспільства.

Ш Ряд документів має політичної функцією, яка тісно пов'язана з функцією управління, оскільки до сфери політики належить в першу чергу діяльність органів державної влади і державного управління.

Політична функція знаходить своє вираження насамперед у документах, призначених для інформаційного забезпечення внутрішньої і зовнішньої політики держави. Крім того, політичну функцію виконують документи політичних партій, різних суспільно-політичних структур, партійно-політичних об'єднань, блоків, політичних діячів і т.д. (Різного роду програмні матеріали, маніфести, політичні заяви, звернення тощо)[20, с.375]

Ш До політичної примикає ідеологічна функція документа. Вже в давнину у людини виникла потреба у фіксації на матеріальних носіях релігійних, моральних, естетичних, філософських та інших ідей, поглядів, в яких виявлялося його ставлення до навколишньої дійсності, знаходили відображення інтереси різних соціальних шарів і груп населення.

Завдяки цьому, до наших днів дійшли багато чудові пам'ятники людської думки, духовних шукань наших далеких предків. Разом з тим добре відомо, що документи, які виконують ідеологічну функцію, можуть надавати дуже істотний вплив на умонастрої і на соціальну поведінку значних мас людей. Досить згадати про роль документів релігійного змісту в період Реформації у Західній і Центральній Європі чи під час розколу Російської православної церкви в Росії. Часом документи виконували роль своєрідного ідеологічного зброї, зокрема, в період так званої «холодної війни» двох світових систем в другій половині XX століття. [19, с.35]

3.2 Основні вимоги до організації сучасного діловодства

Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, пов'язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення[3, с.45-57].

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діло виробничих процесів передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діло виробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах[1, с.57-89].

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

ь Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення.

ь Документування - це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

ь Документообіг - рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів[3, с.68-100].

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та регіонального самоврядування.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України[15, с.36].

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів.

Згідно з типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років[11, с.35-57].

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни[5, с.56-59]



Висновки

Розглянувши тему «Функції документа», ми приходимо до висновку, що ця тема дійсно є одна з найголовніших у вивченні курсу “Документознавства” і не тільки документознавства, а й багатьох інших наук, які тісно пов'язані з вивченням документа. У цій роботі ми дізнались про загальні ознаки та властивості документа, поняття «документ» та «управлінський документ», його значення та функції. Дізнались також, про особливості документного потоку, процеси накопичення інформації в потоці, спосіб існування документного потоку. Розглянули наукові підходи щодо класифікації функцій документа, загальні та спеціальні функції документа.

Дали практичний аналіз функціям різних видів документів, дізналися способи документування документів та їх види, класифікацію документів за різними ознаками. Також дізналися про функціонування документа у сучасному світі, основні вимоги до організації сучасного діловодства та дали характеристику ролі документа в житті людини та суспільства[14, с.46-59].

У підсумку можна сказати, що значення документа важко переоцінити. Інформація, зафіксована в документах, є відображенням діяльності людини. У міру подальшого розвитку суспільства, ускладнення соціальних зв'язків, актуалізації окремих напрямків людської діяльності, а також у процесі поглиблення документознавчих досліджень можливе виділення як самостійних і деяких інших функцій документа. Відбувається це в тих випадках, коли стає відомим механізм прояви вже діючих функцій або виявляються раніше приховані (латентні) функції. Так, останнім часом дуже актуальною стала проблема захисту інформації. У результаті деякі документознавці не без підстав включили до складу функцій документа також і функцію захисту інформації[17, с.56].

Аналіз ролі документа в житті людини в суспільстві дозволяє виділити найважливіші особливості. Деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі та бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, в залежності від конкретних соціальних потреб.

Також будь-який документ багатофункціональний, тобто володіє одночасно кількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємопов'язані. Однак при цьому зазвичай переважає якась одна функція.

Функції документа можна розділити на:

· функції оперативного характеру, час дії яких обмежена (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функцію захисту інформації);

· функції постійно діючі (всі інші), які забезпечують історичну та соціокультурну спадкоємність.

Причому з часом співвідношення між функціями документа змінюється, оскільки змінюється місце і роль документа в соціальному та інформаційному середовищі, а оперативна інформація перетворюється на ретроспективну. У результаті поступово скорочується питома вага функцій оперативного характеру і зростає значення інших, особливо функції історичного джерела. У кінцевому рахунку деякі функції документа повністю вичерпуються і витісняються іншими[23, с. 220-250].



Список джерел та літератури

1. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2009, 187 с.

2. Банасюкевич В. Д. Вопросы терминологии управленческой документации // Советские архивы. - 1974. - № 4. - С. 15-21.

3. Белов А.Н., Белов А.А. Діловодство і документообіг. Видавництво "ЕКСМО", 2006, 621 с.

4. Булатова А.Т. Документознавство: навч. посібник / А.Т. Булатова. - М.: Инфра-М. 2009

5. Володін В.В., Єрмолаєва А.А. Організація діловодства в органах представницької та виконавчої влади. - Саратов, 2001.

6. Дацків, І.Б. Документознаство: Навч. Пос. - Тернопіль: ТНЕУ, 2011.-160 с.

7. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 1991, 271 с.

8. ДСТУ 2392-94.Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.- Чинний від 1995-01-01.-К.: Держстандарт України,1994.-ст.53.

9. Илюшенко М. П. К вопросу о функциях документов // Советские архивы. - 1973. - № 5. - С. 10-17

10. Ілюшенко М.П. Функціональний аналіз документа / / Діловодство. 1999. № 2. С.43-46; 2010. № 1. С.20-23.

11. Ілюшенко М.П. Функціональний аналіз документа / / Діловодство. 1999. № 2. С.43

12. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 818 с.

13. Кузнєцова Т.В. Документаційне забезпечення управління. Навчально-довідковий посібник. - М.: ІМПЕ, 1998, 96 с.

14. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи/ УДНДІАСД, ДАКККІМ.- К.,2000.- ст.161.

15. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учеб. - 2-е изд., перераб. и доп. - К.: Знання, 2010. - 460 с.

16. Кушнаренко П.М документознавство: Підручник для вузів. - М., 2000.

17. Ларьків Н.С. Документознавство: Навчальний посібник. М.: Гардаріки, 2004

18. Лившиц Я. З. Документоведение как научная дисциплина // Советские архивы. - 1973. - № 6. - С. 17-21.

19. Мисливців А.В., Булавіна О.А. Документознавство і діловодство: Основи доку-ментоведення; Види, функції документів; Технології діловодства: Навчальний по-собіе для вузів .- М: ІКЦ МарТ, 2004

20. Організація роботи з документами: Учеб. / В.А. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н. Ксандопуло та ін - Держ. Акад. упр. ім. Орджонікідзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.

21. Про інформацію: Закон України [Текст] // Україна: інформація і свобода слова. - К., 2007. - С. 58-78.

22. Сорока Ю. Документознавство та його роль і місце в системі історичної науки // Спеціальні галузі історичної науки: Зб.на пошану Марка Якимовича Варшавчика / Редкол.: Я.С.Калакура (гол.ряд.) та ін.- К., 2009._ ст.91-94.

23. Швецова-Водка Г.М.Книга і документ в системі соціальних комунікацій.- К., 2008.-ст.564.



Додаток А

Функції документа

Полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів

1

2

3

ГОЛОВНА ФУНКЦІЯ

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ

СПЕЦІАЛЬНІ ФУНКЦІЇ

Найбільш узагальнююча Функція

Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду

Властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства

Полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі

2.1

2.2

2.3

Інформаційна функція

Комунікативна функція

Комулятивна функція

Полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань

Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

Полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь

ПІДФУНКЦІЇ

ПІДФУНКЦІЇ

2.1.1. Закріплення (фіксація) інформації

2.2.1. Одновекторна комунікація

2.2.2. Двовекторна комунікація

2.1.2. Зберігання інформації

Проявляється в документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх

Проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування

2.1.3. Трансляція інформації

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

Управлінська або регулятивна функція

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція

Правова функція

Загально-культурна функція

Меморіальна (пам'яткова) функція

Виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи)

Здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах - підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах - монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо

Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження)

Здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо

Здатність документа служити "зовнішньою пам'яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам'яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи)

ПІДФУНКЦІЇ

3.6

3.7

3.8

Гедонічна функція

Статистична функція

Функція історичного джерела

3.1.1

3.1.2

Матеріалізація управлінської дії

Організація інформації

Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо

Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації

Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства

Є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела

Лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі

3.1.3

3.1.4

Забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної структури зокрема

Забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній соціальній ролі

Рис.1. Система функцій документа

Размещено на Allbest.ru