Документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации

1.2 Порядок предоставления отпусков без сохранения заработной платы

Кроме рассмотренных выше ежегодных оплачиваемых отпусков Трудовым кодексом предусмотрены и некоторые другие. Рассмотрим в данном пункте особенности предоставления отпуска без сохранения заработной платы.

Например, иногда работнику по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам необходимы несколько дней отпуска, но ежегодный основной отпуск уже прошел и следующий будет не скоро. В таких случаях в соответствии с частью 1 статьи 128 ТК РФ работнику может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы. В каждом конкретном случае продолжительность такого отпуска определяется по соглашению сторон в зависимости от обстоятельств, по которым возникла необходимость в таком отпуске.

Вообще отпуска без сохранения заработной платы можно подразделить на две группы:

1) те, которые даются по усмотрению работодателя, т.е. работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска

2) те, которые работодатель обязан предоставить работнику по его письменному заявлению.

Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен (по заявлению работника) только при наличии уважительной причины. Поэтому в заявлении работник обязан указать причину, по которой ему необходим отпуск. Является ли причина уважительной, решает работодатель. По сложившейся практике к уважительным причинам, помимо вступления в брак, смерти близких родственников, относятся проводы сына на службу в армию, отправка детей на отдых в летние лагеря и т.п.

ТК РФ в части 2 статьи 128 приводит основные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы, и сроки данных отпусков:

· участникам Великой Отечественной войны -- до 35 календарных дней в году;

· работающим пенсионерам по старости (по возрасту) -- до 14 календарных дней в году;

· родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, -- до 14 календарных дней в году;

· работающим инвалидам -- до 60 календарных дней в году;

· работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников -- до 5 календарных дней.

Этот перечень работников не является исчерпывающим. Помимо случаев, указанных в нем, работодатель обязан предоставлять отпуска без сохранения заработной платы работникам и в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иным федеральным законом или коллективным договором.

В частности:

· работникам, осуществляющим уход за детьми, продолжительностью до 14 календарных дней -- в соответствии со статьей 263 ТК РФ;

· работникам -- Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации, полным кавалерам ордена Славы ^{Закон РФ от 15.01.1993 № 4301-1 (ред. от 28.04.2009) «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы». Ст. 8}., Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ (ред. от 28.04.2009) «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы». Ст. 6. -- продолжительностью до 3 недель в году в удобное для них время года;

· работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального образования, -- 15 календарных дней (статья 173 ТК РФ);

· работникам -- слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов -- 15 календарных дней (статья 173);

· работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации -- 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов -- четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов -- один месяц (статья 173 ТК РФ);

· работникам, допущенным к вступительным испытаниям в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального образования, -- 10 календарных дней (статья 174 ТК РФ);

· работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях среднего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с раб-той, для прохождения промежуточной аттестации -- 10 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов -- два месяца, для сдачи итоговых экзаменов -- один месяц (статья 174 ТК РФ);

· ветеранам Великой Отечественной войны, ветеранам боевых действий на территории других государств, в том числе и инвалидам -- от 2 недель до 1 месяца в году Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ (ред. от 29.06.2009) «О ветеранах». Ст. 14-19..

· работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - на время, необходимое для проезда к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно (часть 3 статьи 322 ТК РФ);

· совместителю - если по совмещаемой работе продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше продолжительности такого отпуска по основному месту работы, на недостающие до этой продолжительности дни (часть 2 статьи 286 ТК РФ);

· зарегистрированным кандидатам со дня их регистрации соответствующей избирательной комиссией до дня официального опубликования общих результатов выборов (работодатель работника-кандидата обязан освободить его от работы, службы в любой день и на любое время в течение этого срока; денежная компенсация зарегистрированному кандидату за этот период производится избирательной комиссией за счет средств, выделенных на подготовку и проведение выборов) Федеральный закон от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации». Ст. 40.

· доверенным лицам зарегистрированных кандидатов, избирательных объединений, избирательных блоков на указанный выше срок Федеральный закон от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации». Ст. 43..

Следует иметь в виду, что отказ работодателя предоставить предусмотренный законом отпуск зарегистрированному кандидату, доверенному лицу зарегистрированного кандидата избирательного объединения, избирательного блока для проведения агитационной и иной предусмотренной законом деятельности, способствующей избранию зарегистрированного кандидата, списка кандидатов, а равно отказ работодателя освободить от работы в установленном законом порядке члена избирательной комиссии, комиссии референдума для участия в подготовке выборов, референдума влечет за собой административное наказание в виде штрафа в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 29.06.2009). Ст. 5.7..

Предоставление отпуска без сохранения заработной платы в случаях, когда работодатель обязан это делать по заявлению работника, не лишает этого работника права обратиться к работодателю с просьбой о предоставлении дополнительных отпусков к установленным для него законом другим отпускам без сохранения заработной платы. В таких случаях вступает в силу часть 1 статьи 128 ТК РФ Гусов К.Н. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. - 2008. - С. 147..

В ряде актов трудового законодательства прямо предусмотрено предоставление отпуска без сохранения заработной платы отдельным категориям работников:

1) государственному служащему по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам продолжительностью не более одного года Федеральный закон от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ (ред. от 25.12.2008) «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Ст. 46.;

2) муниципальному служащему на срок не более одного года, если иное не предусмотрено федеральным законом Федеральный закон от 08.01.1998 г. № 8-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации». Ст. 224.;

3) заболевшему работнику без оформления временной нетрудоспособности в медицинском учреждении - три дня в течение года без сохранения заработной платы Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан от 22.07.1993 г. Ст. 640..

В законодательстве дан не исчерпывающий перечень случаев возникновения у работодателя обязанности по предоставлению работнику отпуска без сохранения заработной платы. Данный перечень может быть расширен путем включения соответствующего условия в коллективный договор с условием улучшения положения работников, повышающего уровень правовых гарантий для них по сравнению с трудовым законодательством. В коллективном договоре могут появиться лишь дополнительные категории работников, которые вправе требовать предоставления неоплачиваемого отпуска, а также события в жизни работника, позволяющие воспользоваться данным отпуском. Например, право на дополнительный неоплачиваемый отпуск может быть предоставлено работникам, длительное время работающим в организации. Однако и в этом случае отпуск без сохранения заработной платы должен предоставляться в интересах работника. При этом для работника, который воспользовался данным отпуском, могут наступать установленные законодательством неблагоприятные последствия, к примеру, не включение в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, части отпуска без сохранения заработной платы, превышающей 14 календарных дней.

Если эти вопросы решены коллективным договором (т.е. работодатель уже выразил свое согласие с данным решением), то отпуск без сохранения заработной платы по приведенным в коллективном договоре причинам и не менее предусмотренной в нем же продолжительности по заявлению работника работодатель предоставить обязан.

Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы и количество таких отпусков Трудовым Кодексом не ограничено. Ограничения действуют, только когда они предусмотрены федеральными законами для определенных категорий работников (пример выше).

В остальных случаях продолжительность отпусков без сохранения заработной платы и их количество определяются соглашением между работником и работодателем (если их продолжительность не определена коллективным договором).

При этом необходимо помнить, что время предоставленных отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 календарных дней не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (часть 2 статьи 121 ТК РФ).

Отпуск без сохранения заработной платы может быть присоединен к ежегодному отпуску работника или использован отдельно как полностью, так и по частям. Нельзя только переносить его на следующий год.

Во всех случаях предоставления отпусков без сохранения заработной платы, независимо от их назначения и продолжительности, они должны оформляться письменным заявлением работника и приказом (распоряжением) об отпуске, в котором следует указать причину, продолжительность, даты ухода работника в отпуск и последнего дня этого отпуска.

Работник, находящийся в отпуске без сохранения заработной платы, вправе в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность работодателя.

Это речь шла об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работника. Но существует такое понятие, как отпуск без сохранения заработной платы по инициативе работодателя, или так называемый «вынужденный отпуск». Причины такого отпуска могут быть разными: производственные - остановка оборудования, финансовые - отсутствие средств на выплату заработной платы (особенно актуально в связи с экономическим кризисом) или какие-либо другие. Но законодательством такой отпуск не предусмотрен. Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен по письменному заявлению сотрудника (как уже говорилось, по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам). То есть, инициатива должна исходить только от работника. Принуждение к написанию таких заявлений не допускается.

Не утешительным является тот факт, что вынужденные отпуска без оплаты или неполной оплаты одна из самых популярных мер по снижению затрат, к которым прибегали в экономический кризис работодатели в России (17%) Матвеева А. Увольнение в творческий отпуск // РБК daily. - 2010 // www.rbcdaily.ru /2010/03/10 /focus/463460.

В связи с экономическим кризисом Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений рекомендует работодателям предоставлять отпуска без сохранения заработной платы по личным заявлениям работников Письмо Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 05.05.2009 № П27-14932-РТК.. Иными словами, работодателям не рекомендуется отказывать работникам в таком отпуске. Но инициатива должна исходить именно от работника.

К сожалению, зачастую работодатели в связи с отсутствием объема работ издают приказ о направлении работников в отпуск без сохранения заработной платы. После издания такого приказа работники, как правило, на основании этого приказа подают работодателю письменные заявления об оформлении отпуска без сохранения заработной платы. В рассматриваемой ситуации отпуск предоставляется не в интересах работника, он обусловлен отсутствием работы. Обязанность по обеспечению работника работой в соответствии с заключенным трудовым договором лежит на работодателе, который путем направления работников в отпуск без сохранения заработной платы снимает ее с себя и перекладывает бремя неблагоприятных последствий на работников. Хотя в подобной ситуации возникает простой не по вине работника, который должен быть оплачен в соответствии с трудовым законодательством исходя из среднего заработка работника. Получение от работника заявления не освобождает работодателя от обязанности выполнить перед ним свои обязательства, в частности по оплате времени простоя.

В соответствии со статьей 9 ТК РФ работодатель не вправе заключать с работником соглашения, умаляющие права работников, гарантированные в законодательстве. Издание полномочным представителем работодателя приказа о направлении работников в отпуск без сохранения заработной платы и получение от работника заявления об оформлении этого отпуска является письменной сделкой об отпуске без сохранения заработной платы.

При заключении и реализации данной сделки нарушаются следующие права работников Миронов В.И. Трудовое право России. - 2004. С. 346:

· право на распоряжение своими способностями к труду, так как работник лишается возможности выполнять избранную им работу с получением соответствующего вознаграждения.

· право на получение гарантийных выплат на период невыполнения работодателем обязательств по обеспечению работников работой в соответствии с заключенными трудовыми договорами.

· право на включение периода отпуска без сохранения заработной платы в части, превышающей 14 календарных дней, в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отпуск без сохранения заработной платы при отсутствии страховых платежей в течение календарного месяца может быть исключен и из страхового стажа. Тогда как простой не по вине работника подлежит оплате, время такого простоя включается и в стаж, дающий право на отпуск, и в страховой стаж.

В связи с изложенным следует сделать вывод о том, что при заключении соглашения между работодателем и работником об отпуске без сохранения заработной платы нарушаются перечисленные права работников, гарантированные законодательством, что позволяет признать такое соглашение противоречащим трудовому законодательству, в частности статья 9 ТК РФ.

Таким образом, предоставление работникам отпуска без сохранения заработной платы на основании их письменных заявлений, но в интересах работодателя, то есть при отсутствии семейных или иных уважительных причин у работника, является нарушением трудового законодательства. Отпуск без сохранения заработной платы должен предоставляться для удовлетворения потребностей работника. Удовлетворение потребностей работника предполагает предоставление единичных отпусков без сохранения заработной платы отдельным работникам, заявившим работодателю о наличии у них уважительных причин использования данного отпуска. Направление работников в массовом порядке в отпуск без сохранения заработной платы с получением от них заявлений об оформлении такого отпуска, наоборот, свидетельствует об отсутствии уважительных причин для предоставления отпуска работникам, а также о простое не по вине работников.

Иногда возникают вопросы: может ли работник, находящийся в режиме простоя, взять очередной отпуск? Предоставление очередных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с утвержденным графиком отпусков, который обязателен как для работника, так и для работодателя (статья 123 ТК РФ). Поэтому, если по графику в указанный период у работника запланирован отпуск, то работодатель обязан его предоставить. Если работник хочет использовать время отдыха не по графику, то этот вопрос ему следует согласовать с работодателем. В большинстве случаев в период простоя работодатель с радостью предоставит очередной отпуск работнику. Но опять же - с согласия сторон.

Если работники не по своей вине не могут выполнять трудовые функции, то организация должна оплатить время простоя в размере не ниже 2/3 тарифной ставки (оклада).

В случае если на это время работодатель отправляет сотрудников в отпуска без сохранения заработной платы в принудительном порядке, то есть риск быть привлеченным органами Гострудинспекции России к административной ответственности. Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридические лица - на сумму от 30000 до 50000 рублей. Повторное нарушение трудового законодательства в течение года грозит руководителю организации дисквалификацией на срок от одного года до трех лет. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 29.06.2009). Ст. 5.7.

Кроме того, работник имеет право обжаловать действия работодателя в судебном порядке или в комиссии по трудовым спорам. Постановление Минтруда РФ от 27.06.1996 № 40 «Об утверждении разъяснения «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя». Однако он должен обратиться в суд в течение трех месяцев со дня, когда узнал или должен был узнать о нарушении своего права (статья 392 ТК РФ). В случае пропуска работником указанного срока (без уважительных причин) в иске ему может быть отказано.

Таким образом, существуют и незаконные виды отпуска. Предоставление «вынужденного отпуска» грозит судебным разбирательством. На наш взгляд, целесообразнее оплатить 2/3 оклада работнику, чем отправлять его в вынужденный отпуск, и, как следствие, иметь дело с судом. Но, с другой стороны, не каждый сотрудник будет подавать в суд на свое начальство, некоторые не захотят портить отношения с руководством. И зря: не только не воспользуются своими законными правами, но и таким образом поощряют работодателя и дальше ущемлять права работников.

Итак, отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен в любое время по соглашению работника с работодателем. Причины предусмотрены ТК РФ, а так же другими нормативно-правовыми актами. Но список этот может дополняться в зависимости от обстоятельств. Продолжительность отдыха может ограничиваться только федеральными законами. ТК РФ ограничений на количество дней отдыха без сохранения заработной платы не предусматривает. Так же важно помнить о том, что часть отпуска, превышающая 14 календарных дней, не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

А вынужденный отпуск не предусмотрен законом и грозит работодателю административной ответственностью.

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, доказанность которых позволяет признать законным и обоснованным решение о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Во-первых, наличие добровольного волеизъявления работника на предоставление данного отпуска. Данное обстоятельство подтверждается исключительно письменным заявлением работника.

Во-вторых, должно быть доказано наличие заинтересованности работника в использовании данного отпуска. Направление работников в неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя с оформлением заявления работника на предоставление этого отпуска влечет возникновение права на оплату данного времени как простоя не по вине работника.

В-третьих, должно быть доказано отсутствие обстоятельств, умаляющих права работников, гарантированные в законодательстве. В частности, работодатель не может предоставлять работнику отпуск без сохранения заработной платы большей продолжительности, чем указано в заявлении работника. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы также должна быть определена по инициативе работника.

Недоказанность каждого из перечисленных обстоятельств позволяет признать решение о направлении работника в отпуск без сохранения заработной платы незаконным и (или) необоснованным.

1.3 Порядок предоставления прочих видов отпусков

Кроме неоплачиваемых и ежегодных оплачиваемых существуют и другие виды отпусков. Рассмотрим основные аспекты их предоставления.

Учебный отпуск -- основная гарантия, предусмотренная для сотрудников, совмещающих работу и учебу. Он предоставляется в календарных днях независимо от фактической продолжительности работы сотрудника в организации и может быть оплачиваемым (с сохранением среднего заработка) или нет.

Работнику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений (по выбору работника).

Какой именно отпуск полагается работнику, зависит:

· от формы обучения -- очная, вечерняя, заочная;

· вида образования -- среднее профессиональное, высшее, послевузовское (докторантура или аспирантура);

· ряда других условий.

Время учебных отпусков включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Период учебного отпуска подпадает под следующее определение: «время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность)».

Оплачиваемый учебный отпуск предоставляется работникам, которые учатся:

· в вузах на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения - статья 174 ТК РФ;

· учреждениях среднего профессионального образования (техникум, колледж) на заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения - статья 175 ТК РФ;

· образовательных учреждениях начального профессионального образования (училище, учебно-курсовой комбинат) независимо от формы обучения - статья 176 ТК РФ;

· вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (школа, гимназия) независимо от формы обучения - статья 177 ТК РФ;

Организация должна предоставить своему сотруднику оплачиваемый учебный отпуск, если одновременно соблюдаются три следующих условия.

Первое -- образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию, которая подтверждается заверенной копией свидетельства. Организация может предоставить оплачиваемые учебные отпуска и сотрудникам, которые учатся в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации. Однако подобное условие необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 173-176..

Второе -- образование данного уровня сотрудник получает впервые. Однако работодатель может предоставить оплачиваемый учебный отпуск сотруднику, который получает образование данного уровня во второй раз (например, второе высшее), если сам направил этого сотрудника учиться в соответствии с трудовым или ученическим договором (статья 177).

Третье условие -- успешное обучение сотрудника. Считается, что обучение проходит успешно, если работники не имеют задолженности за предыдущий курс (семестр) и к началу сессии они сдали все зачеты, выполнили все работы по дисциплинам учебного плана по предметам, вынесенным на сессию.

Согласно статье 19 Закона «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» от 22.06.1992 для аспирантов и докторантов также предусмотрены оплачиваемые учебные отпуска.

Работники, допущенные к вступительным экзаменам в аспирантуру, имеют право на 30 календарных дней оплачиваемого учебного отпуска с сохранением средней заработной платы Закон от 22.08.96 № 125-ФЗ (ред. от 13.02.2009) «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Ст. 19.. Основанием для предоставления отпуска является справка из образовательного учреждения о том, что в соответствии с решением приемной комиссии сотрудник допущен к вступительным экзаменам в аспирантуру.

Работники, которые уже учатся в аспирантуре заочно, имеют право на ежегодный оплачиваемый дополнительный отпуск продолжительностью 30 календарных дней. Этот отпуск увеличивается на время, которое сотрудник затратит на проезд от места работы до аспирантуры и обратно Закон от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». Ст. 19.. Основанием для предоставления таких отпусков является справка из образовательного учреждения о том, что сотрудник обучается в аспирантуре. Такую справку работник должен представлять ежегодно.

Независимо от формы обучения и аспиранты, и докторанты имеют право на оплачиваемый учебный отпуск для завершения диссертаций на соискание ученой степени. Для аспирантов он составляет три месяца, для докторантов -- шесть. Основанием для такого отпуска является письменная рекомендация ученого совета образовательного учреждения с указанием времени и сроков предоставления.

Процедура зачисления в аспирантуру описана в Положении о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в Российской Федерации Приказ Минобразования РФ от 27.03.1998 № 814 (ред. от 17.02.2004) «Об утверждении Положения о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в Российской Федерации»..

В некоторых случаях по заявлению сотрудника организация обязана предоставить ему учебный отпуск без сохранения заработной платы (этот вопрос был подробно рассмотрен выше). Такие учебные отпуска также исчисляются в календарных днях, а их продолжительность зависит от целей, на которые эти отпуска будут использованы.

Работодатель обязан предоставить неоплачиваемый учебный отпуск, если:

· сотрудник впервые получает образование данного уровня - статья 177 ТК РФ;

· образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 173, 174..

Конкретная продолжительность учебных отпусков для более подробного изучения представлена в виде таблицы (такая форма удобнее для восприятия), составленной нами по статьям 173-176 ТК РФ (см. Приложение 2).

Для полного обзора видов отпусков необходимо так же рассмотреть и отпуска, связанные с детьми: отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, а так же отпуска работникам, усыновившим ребенка.

По статье 255 ТК РФ женщинам по письменному заявлению и в соответствии с медицинским заключением предоставляются отпуска по беременности и родам. Их продолжительность составляет 70 (в случае многоплодной беременности - 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110) календарных дней после родов. Отпуск исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.

Продолжительность отпуска по беременности и родам для отдельных категорий женщин увеличена. Так, женщинам, подвергшимся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы, постоянно проживающим (работающим) на территории зоны проживания с правом на отселение, а также женщинам, постоянно проживающим (работающим) в зоне отселения до их переселения в другие районы, дородовой отпуск предоставляется продолжительностью 90 календарных дней с проведением оздоровительных мероприятий за пределами территории радиоактивного загрязнения.

Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листка, выданного соответствующим медицинским учреждением. Выдача листка нетрудоспособности производится с 30 недель беременности единовременно продолжительностью 140 календарных дней (70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов). Орловский Ю.П., Нуртдинова А.Ф. Трудовое право России. - 2008. - С.546.

Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее заявлению предоставляется ежегодный отпуск независимо от стажа работы. Причем даже при отсутствии требуемого, по общему правилу, 6-месячного стажа работы ежегодный отпуск беременной женщине и женщине, родившей ребенка, должен быть предоставлен в полном размере, а не пропорционально проработанному времени. В этом случае отпуск предоставляется авансом за первый год работы, в счет которого включается также и отпуск по беременности и родам.

Если женщина не использовала отпуск за истекший рабочий год, а отпуск по беременности и родам охватывает часть следующего года работы, то по ее просьбе к отпуску по беременности и родам либо к отпуску по уходу за ребенком должны быть присоединены оба неиспользованных отпуска.

При совпадении ежегодного отпуска с отпуском по беременности и родам ежегодный отпуск по желанию женщины предоставляется после окончания послеродового отпуска или переносится на другой срок «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 124, 260..

В период нахождения женщины в отпуске по беременности и родам по желанию ее мужа ему предоставляется ежегодный отпуск независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (статья 123 ТК), что создает предпосылки для лучшего использования женщиной указанного отпуска.

После окончания отпуска по беременности и родам, согласно статье 256 ТК РФ, женщина вправе обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении ей отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Такой отпуск может предоставляться не только матери ребенка. Отпуска по уходу за ребенком могут быть использованы полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком. По их заявлению во время нахождения в отпусках по уходу за ребенком они могут работать на условиях неполного рабочего времени или на дому.

В случаях, когда право на отпуск реализует мать, то отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет предоставляется по заявлению женщины полностью или по частям в пределах установленного срока и оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

Если женщина желает прервать отпуск и выйти на работу, то она должна подать заявление об этом. Ее выход на работу также оформляется приказом или распоряжением работодателя.

В случае отказа ей в предоставлении прежней работы при возвращении до истечения срока отпуска женщина вправе предъявить в суд иск о восстановлении ее на прежней работе.

При оформлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет отцу ребенка или лицу, фактически осуществляющему уход за ним вместо матери, эти лица представляют справку с места работы (службы) матери ребенка о том, что она не использует указанный отпуск и не получает ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Эти документы вместе со своим заявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком отец или другой родственник представляет по месту работы. В аналогичном порядке оформляется и отпуск по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет.

На период отпуска по уходу за ребенком, как и во время остальных отпусков, за работником сохраняется место работы (должность), а время отпуска по уходу за ребенком засчитываются в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев досрочного назначения трудовой пенсии по старости).

Так же предоставляется отпуск работникам, усыновившим ребенка, на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения.

По желанию работников, усыновивших ребенка (детей), им предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) возраста трех лет.

В случае усыновления ребенка (детей) обоими супругами указанные отпуска предоставляются одному из супругов по их усмотрению «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009). Ст. 257..

Женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместо отпуска работникам, усыновившим ребенка, может предоставляться отпуск по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения. Скорее всего, такая процедура предусмотрена в целях сохранения тайны усыновления.

Наличие в законодательстве отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком зачастую играют решающую роль в том, что беременным женщинам очень трудно устроиться на новую работу. Нередко работодатели отказываются принять в штат и просто молодых женщин, боясь, что в скором времени они могут уйти в отпуск по беременности и родам. Так что наличие предусмотренных законодательством отпусков для работников имеет двойственное значение: с одной стороны, отпуска, безусловно, необходимы и любимы работниками, но с другой стороны, факт их существования иногда и отрицательно сказывается на работниках, как, например, в рассмотренном случае.

Итак, законом предусмотрены учебные отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуск работникам, усыновившим ребенка. Эти отпуска предоставляются при каких-то определенных обстоятельствах, но иногда факт необходимости их предоставления сказывается отрицательно для людей при поиске места работы.

II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ

2.1 Нормативно-методическое регулирование

К сожалению, в области делопроизводства не существует законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая Государственной архивной службой еще в 1988г. Этот общегосударственный нормативно-методический документ включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит единые для всех организаций правила составления и оформления документов, рациональной организации документооборота, создания информационно - поисковых систем по документам предприятия, организации контроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их для передачи на дальнейшее хранение в архив. Таким образом, ГСДОУ включает в себя правила организации всего цикла работы с документами, начиная от их создания и заканчивая их отправкой из организации и передачей на дальнейшее хранение.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Эти требования должны в обязательном порядке учитываться органами государственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями, организациями на территории Российской Федерации. Согласно данному стандарту, организационно-распорядительная документация классифицируется на следующие группы:

1) организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания)

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания)

3) информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки)

Перечень реквизитов документов, требования к бланкам служебных документов подробно разобраны в данном ГОСТе. Поэтому правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать данному государственному стандарту.

Из оговариваемых в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» реквизитов к основным можно отнести следующие:

1. Наименование организации

2. Наименование вида документа

3. Дата документа

4. Регистрационный номер документа

5. Заголовок к тексту

6. Текст документа

8. Подпись

9. Виза согласования документа

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. ^{ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)} Требования к бланкам служебных документов так же оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два формата бланков - А-4 (210*297 мм) и А-5 (148*210 мм). Бланки документов должны иметь поля не менее 20 мм по левому краю, 10 мм - по правому, 20 мм - по верхнему и 20 мм - по нижнему.

Кроме рассмотренных выше государственного стандарта, существует также принятый в 1998 г. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N28. Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин. Наиболее важными терминами для документального оформления предоставления отпусков являются:

На основании Государственной системы документационного обеспечения управления и государственных стандартов Федеральная архивная служба России и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела разработали Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных, органах исполнительной власти (утв. Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000). Этот документ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, рассматривая прием и отправку корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовку дел к сдаче в архив, а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организации на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель, и она является обязательной для каждого работника.

Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».:

· график отпусков

· приказ о предоставлении отпуска

· записка-рассчет о предоставлении отпуска работнику

Вообще же унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации Унифицированная форма документа // www.glossary.ru/cgi-bin/gl_sch2.cgi?RUuwszr9w:!kuqzsltyui.

При составлении документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков. Этому вопросу посвящена первая глава.

При предоставлении отпуска также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:

· заявление о предоставлении отпуска до истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (оговорено статьей 122)

· заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (статья 126 ТК РФ)

· заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)

· заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ).

Существуют документы, которые напрямую не упоминаются в законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:

· приказ об отзыве из отпуска

· приказ о перенесении отпуска

· извещение о начале отпуска

· уведомление о разделении отпуска на части.

Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению организации.

2.2 График отпусков

Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков. Об этапах его составления и особенностях оформления пойдет речь в данном разделе.

Напомним, что оформление документа - это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа ^{ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)}. Можно дать и более подробное определение - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций Реквизит документа // www.glossary.ru/cgi-bin/gl_sch2.cgi?RUuwszr9w:!kuqzsltyui.

Итак, график отпусков - это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации Французова Л.И. Вы уже составили график отпусков? Давайте проверим! // Кадровое дело. - 2006. - №12. - С. 14-16.. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:

1) установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;

2) информирование сотрудников о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков.

Так же составление графика отпусков необходимо бухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Это значит, что график отпусков на 2010 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2009 года. В случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременном составлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходы организаций на оплату отпуска сотрудников Паршина Т.В. О графике отпусков и не только // В курсе дела // www.klerk.ru/law/?49381.. Следовательно, несерьезное отношение к составлению этого документа может сказаться на финансовом состоянии предприятия. Поэтому кадровым службам рекомендуется начинать составление этого документа еще в ноябре. Почему так рано? Потому что оформление происходит в четыре стадии ^{Хачатурян Ю.А. График отпусков} // ^{www.ippnou.ru} /law/0_object4726.html.:

1) сбор информации в подразделениях о том, кто из работников и когда желает пойти в отпуск;

2) составление графика с учетом законодательства;

3) непосредственное оформление документа;

4) подпись у руководителя кадровой службы и первого лица организации.

Сначала необходимо узнать мнение работников о времени предоставления им отпуска. Это можно сделать с помощью специальных анкет, а при небольшом штате достаточно повесить объявление или устно оповестить работников, что до конца ноября они должны подать собственноручно составленные заявления или записки о предполагаемой дате использования очередного отпуска. В случае неподачи заявления (анкеты) в установленный срок кадровая служба оставляет за собой право самостоятельно без консультаций с работником определить время предоставления отпуска. Но подобные решения нередко оспаривается работниками, особенно если они имеют право на использование отпуска в удобное время.

Поэтому во избежание конфликтов все-таки посоветуем сотрудникам отдела кадров, чтобы пожелания работников организации были выражены в письменной форме, подтверждались их личными подписями и хранились до составления графика отпусков на следующий год.

Сделать это можно следующим образом: разработать самим лист опроса, либо использовать унифицированную форму графика отпусков №Т-7 как черновик, распечатанную для каждого структурного подразделения (график отпусков, как правило, составляется в структурных подразделениях, затем полученные из подразделений сведения объединяются в сводный график отпусков организации) Доронина Л. График отпусков: исполняем и планируем // Кадровое делопроизводство. - 2008. - №12..

При составлении документа так же важно помнить:

Первое. Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (статья 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (статья 125 ТК РФ).

Второе. В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (статья 124 ТК РФ).

Третье. Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года (например, в связи с использованием в течение рабочего года отпуска за свой счет свыше 14 календарных дней или отпуска по уходу за ребенком - статья 121 ТК РФ).

Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило (со дня приема на работу не прошло шести месяцев), также это следует учитывать. Нельзя забывать про исключения, установленные частью 3 статьи 122 ТК РФ.

Как уже отмечалось, для графика отпусков предусмотрена специальная унифицированная форма №Т-7 Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».. С примером ее заполнения можно ознакомиться в Приложении 3. В графе 6 указывается конкретная календарная дата начала отпуска, а не месяц, когда работник планирует использовать отпуск. Если отпуск разбивается на части, то в графах 5 и 6 унифицированной формы №Т-7 указываются отдельно даты начала каждой части отпуска. Необходимо обратить внимание на то, что колонка 7 - «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А колонки 8 и 9 - «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В 10-й графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. Например, «отпуск продлен на 7 кал. дн., листок нетрудоспособности» или «отпуск продлен на 14 кал. дн., приглашение из суда».

После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Обязательным условием является мнение выборного профсоюзного органа данной организации (если таковой существует на данном предприятии), которое должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документа указываются в соответствующих строках формы №Т-7. То есть в левом верхнем углу ниже названия организации указываются дата (месяц прописью) и номер протокола заседания.

Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.

Немаловажным является то, что работники должны быть ознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомить под роспись. Однако в форме №Т-7 не предусмотрена графа, предназначенная для проставления подписей самими работниками. Из этой ситуации можно выйти следующим образом:

Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику. Тонкости оформления будут рассмотрены в соответствующем разделе ниже. На втором экземпляре работник должен поставить отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров. Пример такого уведомления см. в Приложении 13, пример трафаретного бланка уведомления об отпуске см. в Приложении 14.

Вариант 2. Можно добавить в унифицированную форму Т-7 столбец под названием: «Отметка об ознакомлении с графиком». Но вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Вариант 3. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Отметка об ознакомлении предусмотрена в форме приказа об отпуске. Она содержит фразу «С приказом работник ознакомлен», личную подпись работника и дату ознакомления. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.