Документирование процедуры предоставления отпусков работникам организации

В случае если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее, чем за 2 недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ. Таким образом, в качестве основания для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, является, наряду с заявлением работника на отпуск, приказ о внесении изменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникла необходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.

Таким образом, с сотрудниками, которые работают в компании давно, все ясно. Им отпуск предоставляется по графику. А как быть с теми, у которых право на отпуск наступает в текущем календарном году, но в графике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря?

Как правило, отпуска за первый год работы таким сотрудникам предоставляются на основании их личных заявлений. Однако (хотя об этом в Трудовом кодексе РФ напрямую и не говорится) целесообразнее было бы включать их в график отпусков. Во-первых, потому, что все же дату отпуска должен определять работодатель с учетом производственных и финансовых возможностей компании, а не работник (опять же за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, например, несовершеннолетние, чернобыльцы и так далее). Во-вторых, такой порядок предоставления отпусков удобен для их учета. В-третьих, включение отпусков в график исключает возможность конфликтных ситуаций по поводу сроков их предоставления.

Пример. В связи с открытием нового производства по изготовлению напольных покрытий в ООО «Аркада» в январе 2010 года было принято на работу 20 сотрудников. Поскольку право на использование отпуска, согласно статье 122 ТК РФ, у них возникает в текущем году (по истечении 6 месяцев работы в данной организации), инспектор по кадрам подготовила приказ о включении их в график отпусков на 2009 год (образец см. в Приложении 11), распределив отпуска по месяцам (начиная с июля 2010 года) таким образом, чтобы не был нарушен производственный процесс. При определении очередности учитывались пожелания вновь принятых сотрудников и мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.

Сотрудников, принимаемых на работу с июля по декабрь, включать в график отпусков текущего года не нужно. Так как право на отпуск у них возникнет только в следующем календарном году, что будет учтено в графике на следующий год Венин Г. Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты // Кадровое дело. - 2009. - №8. .

Таким образом, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (унифицированная форма №Т-7), составление которого происходит в 4 этапа. Утверждение должно происходить не позже 17 декабря. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись, это можно сделать тремя способами. Сотрудников, принятых в первом полугодии, необходимо включать в график (оформлять это приказом), во втором - нет необходимости. Продление и перенесение отпуска так же отражается в графике отпусков. Такая процедура должна быть основана на приказе и подтвердительных документах.

2.3 Заявление о предоставлении отпуска

Для издания приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска, необходимо наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.

Наиболее массовым документом-основанием является заявление - документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему Энциклопедия делопроизводства и документооборота: Оформление заявления // www.mdi.ru/encycl.php?RubricID=225..

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично человеком, подающим заявление.

Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу -- представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа -- слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника. Санкина Л.В. Документы-основания к приказам по личному составу // www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2007/2/1534/

Заявление на отпуск - это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого заявления состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска.

За время действия Кодекса законов о труде РСФСР Закон РСФСР от 09.12.1971 «Об утверждении Кодекса законов о труде РСФСР» (вместе с Кодексом). сложилась практика написания работником заявления на отпуск за две недели до его начала. Такой порядок удобен и кадровой службе, и бухгалтерии. Однако в действующем Трудовом кодексе не установлена обязанность работника оформлять этот документ, если его отпуск предусмотрен графиком Работник уходит в отпуск // Зарплата. - 2009. - №5 // www.moedelo.info/periodicals/stati-iz-zhurnalov/rabotnik-uhodit-v-otpusk..

Таким образом, заявление на отпуск необходимо писать в следующих случаях:

· предоставление отпуска сотрудникам, недавно принятым на работу (отпуск для них не предусмотрен в графике, так как он утвержден был раньше)

· предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто имеет на него право до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (часть 3 статьи 122 ТК РФ).

· компенсация части отпуска, превышающей 28 дней (статья 126 ТК РФ)

· предоставление неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)

· получение всех видов неоплачиваемых отпусков (статья 128 ТК РФ)

· предоставление учебного оплачиваемого отпуска (статья 173,174 ТК РФ)

В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска.

Важным моментом так же является то, что при подготовке заявления о предоставлении отпуска к нему обязательно следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:

1. отпуск по беременности и родам - листок нетрудоспособности;

2. отпуск в связи с рождением ребенка (по уходу за ребенком) - свидетельство о рождении ребенка;

3. учебный отпуск - справка-вызов из образовательного учреждения;

4. отпуск за стаж работы (предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с федеральным законодательством) - справка о подтверждении стажа (выписка из личного дела).

Форма заявления на отпуск предусмотрена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. -- М., 1982. -- С. 138.. Пример оформления заявлений приведен в Приложениях 4, 5. Рассмотрим подробнее оформление последнего.

Заявление на отпуск должно обязательно содержать следующие реквизиты:

1) адресат - руководитель организации с указанием его должности, фамилии и инициалов (например, директору ООО «Аркада» Ткачеву А.В.)

2) автор - должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия (водителя электропогрузчика цеха №3 Петрова Д.М.)

3) название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ)

4) текст

5) подпись (Д.М. Петров)

6) дата (31 мая 2010 г.)

В тексте указывается вид отпуска (ежегодный оплачиваемый), дата ухода в отпуск (с «28» мая 2010 года по «01» июня 2010 года), его продолжительность (5 дней), основание для получения отпуска (листок нетрудоспособности от 26.05.2010 №285, выданный Городской больницей №2).

Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. В Приложении 6 можно ознакомиться с примером такого бланка (мы доработали предложенный вариант).

Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.

Виза - это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа ^{ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)}.

В рассматриваемом документе виза будет выглядеть следующим образом: «Не возражаю» начальник цеха №3М.П. Воробьев 31.05.2010.

Таким образом, заявление о предоставлении отпуска является одним из оснований для издания приказа о предоставлении отпуска работнику. Написание заявления необходимо в случаях, не предусмотренных графиком отпусков (так как график уже сам по себе является достаточным основанием для издания приказа). К заявлению необходимо прилагать документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.

2.4 Приказ о предоставлении отпуска

После утверждения графика отпусков следующим этапом документального оформления отпусков в общем случае является издание приказа о предоставлении отпуска работникам организации.

Вообще же приказ относится к организационно-распорядительным документам, то есть к виду письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц. ГОСТ Р 51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28   Приказ является одним из самых распространенных видов распорядительных документов, которые издаются администрацией всех организаций.

Необходимо напомнить, что согласно государственному стандарту приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования. - 2003. - С. 81. .

Приказ о предоставлении отпуска - это документ, на основании которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков Приказ о предоставлении отпуска // www.blanki.ucoz.ru/news/2009-10-05-24.. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (введен в действие с 1 июля 1994 г.«Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 18.02.2009)) и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:

· график отпусков;

· заявление о предоставлении отпуска;

· записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Отметим, что заявление о предоставлении отпуска необходимо в тех случаях, когда работник выходит в отпуск в иное время, не совпадающее с графиком отпусков.

Уточним, что приказом документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия - их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др. - определяется в соответствии с главой 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. Данный вопрос был подробно рассмотрен в предыдущей главе.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенные в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника (форма №Т-2 или №Т-2ГС(МС), лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 "Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику". Образец заполнения раздела VIII «Отпуск» личной карточки работника приведен в Приложении 7. В эту часть документа необходимо внести сведения из приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, составление которого рассмотрено ниже, поэтому подробно рассматривать заполнение личной карточки работника мы не будем.

Как правило, оформление проекта приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм №Т-6 и Т-6а, которые предусмотрены Госкомстатом РФ Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».. При этом унифицированная форма №Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как унифицированная форма №Т-6а - для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. То есть кадровая служба организации имеет возможность оформить в приказе за одной датой и одним регистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам. Какую форму использовать, решает сама организация. Недостаток формы №Т-6а в том, что ее использование не всегда удобно, так как предусмотрено мало места для внесения сведений. В то же время форма №Т-6а значительно сокращает количество издаваемых приказов, что упрощает документооборот предприятия.

Примеры оформления приказов о предоставлении отпуска приведены в Приложениях 8 (Приказ о предоставлении отпуска работнику, форма №Т-6), 9 (Приказ о предоставлении отпуска работникам, форма №Т-6а), 10 (Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы как работающему по совместительству форма №Т-6), 11 (Приказ о внесении изменений в график отпусков). Мы подробно рассмотрим оформление первого из них.

Приказы бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Приказ о предоставлении отпуска работникам ООО «Аркада» является приказом по личному составу, оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов. Издан такой приказ должен быть издан заранее, чтобы бухгалтерия могла начислить по нему и выплатить отпускные не позже, чем за 3 дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. Оформление приказа производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Рассмотрим обязательные реквизиты, используемые в приказе о предоставлении отпуска.

1. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Эти данные можно взять в бухгалтерии (для ООО «Аркада» - 811613)

2. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) - 0301005.

3. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах - ООО «Аркада».

4. Наименование вида документа. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает особые правила оформления реквизита «Наименование документа». Слово «ПРИКАЗ» Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000). печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом.

5. Датой приказа является дата его подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами - 05.02.2010.

6. Регистрационный номер документа - №03-54. В данном случае первая часть номера (03) означает номер структурного подразделения, издавшего приказ, а вторая часть номера (54) - порядковый номер документа.

7. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. То есть должен отвечать на вопросы о чем (о ком)? Точка в конце заголовка не ставится.

Приказ (о чем?) о предоставлении отпуска работнику

8. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко ^{ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)}. Текст приказа должен быть составлен на государственном языке Российской Федерации, то есть на русском, в двух частях: констатирующей и распорядительной. Первую часть разрешается опускать.

Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: “Предоставить отпуск”, затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника (Сидорову Ивану Петровичу). В форме №Т-6 предусмотрена графа для табельного номера работника, ее указываем в соответствии со штатным расписанием организации (32). Далее пишется наименование структурного подразделения, где работник трудится (Цех №1), его должность (специальность, профессия), обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе (начальник цеха). Указывая эти данные, кадровикам следует использовать личную карточку работника. Затем заполняется графа «за период работы», то есть проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск (с 28 февраля 2009 г. по 27 февраля 2010 г.) Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6. л

В пункте А необходимо указать количество календарных дней, если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск (28), а так же даты начала и окончания отпуска (с 01 марта 2010 г. по 29 марта 2010 г.) Напоминаем, что нерабочие праздничные дни (в данном случае - 8 марта) в количество календарных дней отпуска не включаются, поэтому отпуск длится не по 28, а по 29 марта.

Пункт Б заполняется в случае, если работнику предусмотрен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы или какой-либо другой. В нашем случае эта графа остается пустой (можно поставить прочерки), так как никакие другие виды отпусков Сидорову И.П. не предоставляются.

В пункте В необходимо прописать общее количество календарных дней отпуска, то есть сумму дней отпуска из пунктов А и Б, а так же временные рамки, состоящие их конкретных дат. В рассматриваемом примере общее количество дней отпуска останется равным 28, и временные рамки так же не изменяются (с 01 марта 2010 г. по 29 марта 2010 г.).

9. Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица ^{ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)}. В состав этого реквизита входят:

· наименование должности - Вице-президент по работе с персоналом

· личная подпись

· расшифровки подписи (инициалы, фамилия) - Н.Н. Петрова

Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись - руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (обычно руководителя организации). В ООО «Аркада» правом подписи приказов по личному составу обладает вице-президент по работе с персоналом, поэтому в данном документе значится ее подпись.

10. Виза об ознакомлении работника с приказом содержит:

· слова «С приказом работник ознакомлен»

· личную подпись работника

· дату ознакомления - 10 февраля 2010 г.

Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.

Это общие рекомендации по оформлению приказа о предоставлении отпуска работнику. Но встречаются и частные случаи, которые вызывают затруднения у кадровых работников.

Например, как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству? В организации менеджером по продажам работает внешний совместитель. Ежегодный оплачиваемый отпуск по основной работе у него составляет 36 календарных дней, а на работе по совместительству 28 календарных дней. Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству на 8 календарных дней? Северская О. Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству? // Кадровое дело. - 2008. - №9.

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются совместителям одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (часть 2 статьи 286 ТК РФ).

Приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству будет выглядеть как показано в Приложении 10. То есть пункт А - ежегодный основной оплачиваемый отпуск - остается пустым (можно поставить прочерки). В пункте Б делаем запись о виде предоставляемого отпуска «без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 286 ТК РФ как работающему по совместительству», указываем количество календарных дней (8) и сроки (с 01 сентября 2009 г. по 08 сентября 2009 г.). Остальные реквизиты оформляются как обычно, сложностей особых с этим быть не должно. Пример выше.

Срок хранения приказов -- 75 лет Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000. П. 6..

Итак, основанием предоставления отпуска является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, для которого предусмотрены две унифицированные формы Т-6 и Т-6а. Он относится к приказам по личному составу, а так же к организационно - распорядительным документам, следовательно, используются реквизиты, характерные для всех организационно - распорядительных документов. Оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.5 Уведомление об отпуске

Уведомление - это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.

Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса -- этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же время Трудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, в том числе и при предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление об отпуске - это документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска Уведомление работника о начале отпуска // http://blanki.ucoz.ru/news/2009-10-05-23.. В форме уведомления работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено статьей 125 ТК РФ. С примером такого уведомления можно ознакомиться в Приложении 12.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению.

Предупреждение об отпуске следует направлять работнику персонально и в письменной форме Гаврилов В.О. Оформление трудовых отношений с работниками и реализация их права на отпуск. - 2008. С. 87..

Допускается уведомление работников одного структурного подразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока).

Несвоевременное предупреждение работника о дате начала отпуска дает основание для переноса отпуска на другой срок.

В случае отказа работника от ознакомления с уведомлением составляется соответствующий акт.

Для того чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования Санкина Л.В. Документы-основания к приказам по личному составу // www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2007/2/1534/ (образец см. в Приложении 13):

1) документ должен содержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные, позволяющие ее идентифицировать (Общество с ограниченной ответственностью «Аркада»);

2) документ должен быть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адреса проживания, если документ направляется по почте (Менеджеру отдела продаж Скворцову И.И.);

3) документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства (то есть дата регистрации должна быть не позднее двух недель до начала отпуска уведомляемого работника - более чем за 2 недели до 01 июня 2010 г. - 14 мая 2010 г. №17);

4) текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства., а также последствия этих действий для работника (В соответствии с графиком отпусков ООО «Аркада» на 2010 год и руководствуясь статьей 123 Трудового кодекса РФ, извещаем Вас о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска с 01 июня 2010 года продолжительностью 28 календарных дней);

5) документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации) или его заместителем, имеющим на то полномочия с указанием его должности, инициалов и фамилии (Вице-президент по работе с персоналом Н.Н. Петрова).

При несоблюдении этих рекомендаций уведомление может оказаться лишенным юридической силы и уже не сможет быть доказательством предупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.

На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчества работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Нередко встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих, например, Гострудинспекции. Однако самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не выполнят роль доказательства.

Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, так как он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй -- предложения или решения.

Существенно важно адресование документа. Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю. В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении, копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять.

Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу. При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа (Уведомление получил И.И. Скворцов). Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным, чем отправка документа по почте.

Допускается использование заранее составленной трафаретной формы, в которой необходимо будет дописать только переменные данные. С примером такого заранее заготовленного бланка можно ознакомиться в Приложении 14.

Применение трафаретных форм значительно сокращает время на составление документа и вносит единообразие в документооборот. Необходимо помнить при заполнении, что фамилия, имя, отчества работника, его должность и структурное подразделение (в правом верхнем углу) пишутся в дательном падеже.

Итак, можно сказать, что основная задача уведомления об отпуске - это извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо грамотно оформить все реквизиты, а именно наименование организации, адресат (с указанием должности, инициалов, фамилии), регистрационный номер и дату, текст (со ссылкой на документы, статьи законодательства), подпись работодателя. Обязательно наличие визы ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Только при полном наборе реквизитов уведомление может служить доказательством в судебном разбирательстве.

2.6 Записка-расчет о предоставлении отпуска

На основании приказа работник кадровой службы оформляет записку-расчет, поэтому необходимо рассмотреть основные аспекты ее оформления.

Записка-расчет о предоставлении отпуска - это документ, предназначенный для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска Записка-расчет о предоставлении отпуска // www.blanki.ucoz.ru/news/2009-10-06-25..

Данный документ также унифицирован Госкомстатом, это форма № Т-60 Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».. Она является двухсторонней. Лицевая сторона заполняется работником кадровой службы, а оборотная сторона - бухгалтером. Начало документа схоже с приказом о предоставлении отпуска, который был рассмотрен выше, здесь особых сложностей быть не должно, поэтому подробно останавливаться на этом не будем.

Рассмотрим пример заполнения оборотной стороны формы №Т-60 (см. Приложение 15).

При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в графе «Расчетный период» указывается целый год, даже если он еще не отработан сотрудником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком графа не заполняется.

В графе 3 «Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка» - указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяц расчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок. Например, если в каком-то из месяцев работнику была повышена зарплата, выплачена премия или надбавка, в соответствующей строке графы необходимо указать уже скорректированную сумму, без приведения расчетов. Чтобы в дальнейшем не запутаться и не забыть на основании чего были произведены расчеты выплат для того или иного месяца, ниже, после таблицы, можно сделать соответствующие отметки (например, с какого числа была повышена зарплата, в какой месяц выплачена премия). Полученная итоговая сумма указывается в графе 3 и применяется в дальнейшем для расчета среднедневного заработка.

При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированной формы для данной справки не предусмотрено. Она может быть самостоятельно разработана бухгалтером, но так как бухгалтерская справка является первичным учетным документом, в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные Законом "О бухгалтерском учете" Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006) «О бухгалтерском учете». Ст. 9..

При заполнении графы 4 «Количество календарных дней расчетного периода» необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется "условное" число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет -- 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления "условного" числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни. Например, если работник болел 5 дней в феврале 2010 года, тогда количество отработанных им дней в феврале составит: (29,4 : 28) х (28 - 5) = 24,15 дней.

Графа 5 «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный расчет рабочего времени.

Графа 6 - величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период (итоговая строка графы 3) на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода (данные из графы 4 или 5).

Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка (графа 6) на количество дней отпуска (графа 7) и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.

Подписывать записку-расчет должен работник кадровой службы, который заполнял лицевую сторону, и бухгалтер, заполнявший оборотную сторону.

Оформление подписи должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов., так же как оформление и остальных обязательных реквизитов - наименования организации, наименования вида документа, заголовка к тексту, кодов по ОКУД и ОКПО.

Согласно пункту 165 Перечня записку-расчет следует хранить пять лет Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000..

Таким образом, записка-расчет предназначена для подтверждения факта предоставления отпуска, а так же для расчета выплат, причитающихся работнику при предоставлении отпуска. Заполняется в соответствии с унифицированной формой №Т-60 и сотрудником отдела кадров, и бухгалтером.

В данной главе были рассмотрены основные документы, с оформлением которых приходится сталкиваться работникам отдела кадров при предоставлении отпусков. К таким документам относятся график отпусков, заявление об отпуске, приказ о предоставлении отпуска работнику, уведомление об отпуске и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Порядок предоставления отпусков регламентируется ТК РФ, главой 19, а так же иными федеральными законами, затрагивающими предоставление отпусков. Соответственно при создании документов необходимо руководствоваться их положениями.

Для придания юридической силы документам реквизиты следует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документов формы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому их использование при составлении документов является обязательным (№Т-6, Т-6а, Т-7, Т-60).

При работе с документами необходимо учитывать требования Государственной системы документационного обеспечения управления, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Надлежащее оформление документов является подтверждением факта законного предоставления отпусков работникам организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В работе было проведено исследование основных организационно-правовых моментов процедуры предоставления отпусков, а также ее документального оформления.

Существуют научные работы, которые подробно освещают отдельные вопросы, но трудов, обобщающих как правовые, так и делопроизводственные стороны процедуры предоставления отпусков работникам организации, на сегодняшний день выявлено не было. Поэтому был проанализирован и синтезирован опыт, знания отдельных авторов, были проведены новые исследования. На этой основе сделаны новые выводы.

Так, например, был разработан материал, отражающий полный перечень категорий работников, имеющих право на удлиненный отпуск (Приложение 1). Информация обработана на основе работ Т.Ю. Теплицкой «Справочник менеджера по кадрам», Т. Коршунова «Удлиненные отпуска» и действующего законодательства. Т.Ю. Теплицкая изложила не все категории работников, имеющих право на удлиненный отпуск, а некоторые нормативно-правовые акты, упомянутые ей, уже устарели. Плюсом является то, что материал по данному вопросу изложен в форме таблицы, что удобно для визуального восприятия и изучения. Т.Коршунова перечислила не все категории работников, зато материал расписан более подробно, с учетом изменений. Принимая во внимание данные плюсы и минусы, был приведен свой вариант таблицы. При этом были учтены последние изменения в законодательстве, а также для каждой категории работников была сделана ссылка на нормативно-правовой акт для более точного определения продолжительности удлиненных отпусков. Данная таблица будет полезна в работе сотрудников отдела кадров при оформлении удлиненных отпусков работникам конкретной организации.

Было выяснено, что основным нормативно-правовым документом, которым необходимо руководствоваться в первую очередь при предоставлении отпусков, являестя ТК РФ. Многие частные ситуации регулируются федеральными законами в части, не противоречащей ТК РФ.

В соответствии с ТК РФ работник один раз в год имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Это - «аксиома» законодательства об отпусках. Такой отпуск можно получить уже через 6 месяцев работы на предприятии по договоренности с работодателем. Для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные и дополнительные отпуска.

При исчислении продолжительности отпусков необходимо помнить, что если очередной отпуск предоставляется в календарных днях, а дополнительный - в рабочих, необходимо установить единую продолжительность отпуска в календарных днях, то есть продолжительность дополнительного отпуска перевести из рабочих - в календарные дни.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в основном фактическое время работы и время, когда работник отсутствовал, но не по своей вине.

По уважительным причинам возможно предоставление отпуска без сохранения заработной платы. Принуждение работников к написанию заявлений об отпуске без сохранения заработной платы незаконно.

Для людей, совмещающих работу с обучением, предусмотрены учебные отпуска. Они бывают как оплачиваемые, так и неоплачиваемые. Основанием для предоставления учебных отпусков являются заявление работника и справка-вызов из учебного учреждения.

Наиболее продолжительными являются отпуска, связанные с детьми - отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком, а так же отпуска работникам, усыновившим ребенка. Последние два могут предоставляться не только матери ребенка, но и отцу. Непосредственное предоставление отпуска производится на основе грамотно оформленной документации.

Для придания юридической силы документам реквизиты следует оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для некоторых документов формы унифицированы Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, поэтому их использование при составлении документов является обязательным. К таким документам относятся график отпусков (форма №Т-7), приказ о предоставлении отпуска работнику и работникам (формы №Т-6 и Т-6а), а так же записка-рассчет (форма №Т-60). Для внесения каких-либо изменений в них предусмотрен особый порядок.

Так же при работе с документами необходимо учитывать Государственную систему документационного обеспечения управления, инструкцию по делопроизводству конкретного предприятия, разработанной на основе Типовой инструкции по делопроизводству, и положения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В ходе рассмотрения нормативно-правовой литературы был выяснен неутешительный факт, что в области делопроизводства не разработан законодательный акт, содержащий систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая еще в 1988 г. Нормативный документ двадцатилетней давности просто не может полноценно регулировать все стороны делопроизводственного процесса. К тому же постоянно вносятся изменения в трудовое законодательство. Такая ситуация вносит неразбериху в кадровом делопроизводстве и требует скорейшего регулирования.

Работник может выйти в отпуск не в любое время, а только в заранее запланированное специальным документом. Очередность выхода в отпуск работников организаций фиксируется графиком отпусков. Этот документ является основанием для издания приказа о предоставлении отпуска работникам. Документирование процедуры предоставления отпусков начинается именно с составления графика.

Обычно график составляется по структурным подразделениям предприятия уполномоченными должностными лицами (при подготовке проекта документа должны учитываться пожелания работников, имеющих право на предоставление отпуска в удобное для них время). Сотрудник отдела кадров обобщает полученные данные. После этого проект визируется руководителем соответствующего подразделения, согласуется с выборным представительным органом работников и утверждается руководителем предприятия без издания специального приказа. Вводится в действие с 1 января того года, на который составлен, независимо от даты утверждения. Как правило, график отпусков оформляется с применением унифицированной формы №Т-7.

При составлении графика отпусков сотрудникам отдела кадров желательно для ознакомления с документом работниками ввести отдельную графу с помощью организационно-распорядительного документа, либо отдельный лист в произвольной форме.

Далее на основе графика отпусков, а в иных случаях, непредусмотренных в нем, на основе заявлений об отпуске и подтвердительных документов издается приказ о предоставлении отпуска работнику. С приказом работники должны быть ознакомлены под роспись. Существуют две унифицированные формы для приказа о предоставлении отпуска. Рациональнее использовать форму, предназначенную для одного работника (№Т-6), так как это более удобно при внесении данных.

О начале ежегодного оплачиваемого отпуска работника необходимо известить в письменной форме за две недели. Для этого можно направлять работнику уведомление, с которым он должен быть ознакомлен так же под роспись, либо издавать приказ на две недели раньше отпуска.

Сведения из приказа вносятся в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника. После этого необходимо составить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику. Этот документ заполняется не только работником кадровой службы, но и бухгалтером. На основании записки-расчета производится выплата отпускных.

Одной из частых причин ущемления прав сотрудников является незнание ими действующего законодательства. Поэтому работникам просто необходимо изучение хотя бы ТК РФ. Иногда нарушение прав работников происходит не умышленно. Постоянное изменение трудового законодательства приводит к ошибкам по незнанию со стороны работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства. Особенно часто это встречается в небольших фирмах, не имеющих в штате юриста.

Нельзя забывать, что за нарушение законодательства о труде предусмотрены штрафы и санкции. Неверно оформленный документ может привести к серьезным правовым последствиям. Даже неграмотно составленное уведомление о начале отпуска может иметь правовые последствия, которые могут негативно отразится и на должностном лице, и на деятельности всей организации в целом. Таким образом, кадровым работникам необходимо всегда быть в курсе последних изменений в законодательстве, касающемся как предоставления отпусков, так и в целом трудовых отношений.

К сожалению, российская законодательная база имеет еще множество неурегулированных вопросов, что приводит к неразберихе и в документировании процедуры предоставления отпусков работникам предприятий и организаций.

Таким образом, в теме предоставления и документирования отпусков еще очень много направлений для исследования, велик круг неразрешенных проблем. В данной работе были затронуты лишь немногие из них. Каждая из проблем может рассматриваться как отдельная тема для нового научного исследования.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ).

2. Закон РСФСР от 09.12.1971 «Об утверждении Кодекса законов о труде РСФСР»

3. Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 (ред. от 28.04.2009) «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»

4. Закон РФ от 15.01.1993 № 4301-1 (ред. от 28.04.2009) «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»

5. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 29.06.2009)

6. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 26.11.2008, с изм. от 17.03.2009)

7. «Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан» от 22.07.1993 № 5487-1 (ред. от 30.12.2008)

8. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009).

9. Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ (ред. от 29.06.2009) «О ветеранах»

10. Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ред. от 28.04.2009) «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»

11. Федеральный закон от 22.08.96 № 125-ФЗ (ред. от 13.02.2009) «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»

12. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 03.11.2006)

13. Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ (ред. от 28.04.2009) «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»

14. Федеральный закон от 08.01.1998 г. № 8-ФЗ (ред. от 20.03.2007) «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации»

15. Федеральный закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ (ред. от 14.03.2009) «О статусе военнослужащих»

16. Федеральный закон от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» (ред. от 03.06.2009)

17. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 25.12.2008) «О государственной гражданской службе Российской Федерации»

18. Конвенция № 52 Международной организации труда «Относительно ежегодных оплачиваемых отпусков» ратифицирована Указом Президиума ВС СССР от 06.07.1956.

19. Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»

20. Постановление Минтруда РФ от 27.06.1996 № 40 «Об утверждении разъяснения «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя»

21. Письмо Минтруда РФ от 19.08.1994 № 1590-РБ «Об отпусках»

22. Разъяснение Минтруда РФ от 27.06.96 №6 «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя»

23. Приказ Минобразования РФ от 27.03.1998 № 814 (ред. от 17.02.2004) «Об утверждении Положения о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в Российской Федерации»

24. Решение Верховного Суда РФ от 06.02.2002 г. № ГКПИ2002-30.

25. Решение Верховного Суда РФ от 15.04.2004 г. № ГКПИ2004-481.

26. Письмо Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 05.05.2009 № П27-14932-РТК.

27. Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

28. Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 г. № 273/П-20

29. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

30. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28)

31. Государственная система документационного обеспечения управления

32. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) (ред. от 18.02.2009)

33. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных, органах исполнительной власти (утв. Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000)

34. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000.

Литература

35. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. Делопроизводство. - 2003.

36. Бойченко Т. Право на отпуск // Человек и закон. - 2009.- №8. С. 18-21.

37. Венин Г. Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты // Кадровое дело. - 2009. - №8. С. 5-7.

38. Гаврилов В.О. Оформление трудовых отношений с работниками и реализация их права на отпуск. - 2008.

39. Гусов К.Н., Буянова М.О., Захаров М.Л., Снигирева И.О., Толкунова В.Н., Тучкова Э.Г. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации. - 2008.