Організація роботи секретаря керівника

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

Досягнення в науці та техніці, стрімкий розвиток науково-технічної революції, не можуть не впливати на всю сферу людської діяльності, та на розвиток суспільства в цілому. Певна річ, вони вимагають подальшого вдосконалення управління, стилю і методів роботи, підвищення якості та ефективності управлінського праці.

Діяльність будь-якої установи чи організації є неможливою без наявності керівника. Саме тому, від того, як організує роботу керівник і залежатиме успіх установи. Робота керівника іншими словами «стиль керівника» є однією з найважливіших сторін управлінської діяльності: від того, як працює керівник, залежить ефективність роботи підлеглих. У поняття «стиль керівника» включається його здатність організовувати працю підлеглих, комунікабельність, готовність прислухатися до нових ідей, його ставлення до ризику і помилок, розуміння почуттів інших людей. На роботу та стиль керівника в певній мірі впливає робота його секретаря.

Можна без перебільшення сказати, що робота керівника в установі чи організації є неможливою без секретаря. Тому що, тільки секретар є зв'язною ланкою між підлеглими та керівником, що в результаті і є забезпеченням ефективної роботи установи чи організації.

У кожній установі чи організації секретар, окрім загальних обов'язків повинен виконувати специфічні покладені на нього функції, залежно від специфіки організації. До загальних та найбільш поширених обов'язків секретаря належать прийом та реєстрація кореспонденції, забезпечення ознайомлення важливої та потрібної кореспонденції керівника, робота з телефоном та відвідувачами, виконання машинописних робіт, підшивка документів у справи, організація копіювання і розмноження документів відповідно до вказівок керівника, інформування підрозділів та підлеглих. Секретар не приймає рішень з питань, що входять до компетенції свого керівника, однак він безпосередньо бере участь у втілення в життя прийнятих рішень. І тут особисті якості секретаря, такі, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, рішучість відіграють велику роль. Секретар представляє керівника також і перед іншими установами, і по ньому найчастіше судять як про її керівника, так і про організацію.

Ось чому, робота секретаря в організації є дуже важливою та відповідальною, і важливо розглянути всі обов'язки і можливості на посаді секретаря, а також спроектувати всі можливі шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника на прикладі приватного підприємства «Дей-Сон» у цьому і полягає актуальність даної теми.

Дослідниками, які досліджують дану тему є Т. Бондарева [2], М. Домнікова [6], О. Клименко [11], Т. Кузнєцова [15].

Об'єктом дослідження є організація роботи секретаря керівника.

Предметом дослідження є проектування всіх можливих варіантів вдосконалення організації роботи секретаря керівника на прикладі приватного підприємства «Дей-Сон».

Кінцевою метою є аналіз та виявлення всіх обов'язків секретаря керівника та представлення варіантів вдосконалення організації роботи на приватному підприємстві «Дей-Сон».

Перед нами поставлені такі завдання:

опис організації роботи секретаря керівника;

визначення всіх обов'язків секретаря на приватному підприємстві «Дей-Сон»;

розглянути роль секретаря у приватному підприємстві «Дей-Сон»;

представлення варіантів вдосконалення організації роботи секретаря керівника.

Методи дослідження використані у роботі: аналізу та синтезу, індукції, дедукції, опис.

Робота складається з двох розділів та п'яти підпунктів. У першому розділі ми розглядаємо організацію роботи секретаря керівника в цілому, описуючи та аналізуючи основні вимоги до посади секретаря, як правильно вибирати людину на посаду секретаря, загальні та спеціальні обов'язки, професійну етику, а також робоче, комп'ютеризоване місце секретаря.

У другому розділі ми розглядаємо організацію роботи секретаря на конкретному прикладі, визначаємо роль секретаря керівника в організації, та шукаємо шляхи вдосконалення роботи секретаря керівника.

РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ СЕКРЕТАРЯ КЕРІВНИКА

1.1 Вимоги до посади секретаря керівника

Ефективне управління є основою успіху без сумніву, будь-якої, організації. Тому не можна недооцінювати важливість кадрів, які знаються на управлінні. З розвитком всього суспільства, розвивається і наука управління. Людьми, які працюють безпосередньо в управлінні є керівники та працівники, котрі допомагають їм - секретарі.

Стиль керівника є однією з найважливіших сторін управлінської діяльності: від того, як працює керівник, залежить ефективність роботи підлеглих. «Стиль керівника» включає в себе здатність організовувати працю підлеглих, комунікабельність, готовність прислухатися до нових ідей, ставлення до ризику і помилок, розуміння почуттів інших людей. На стиль керівника певним чином впливає робота його секретаря [2, 78].

Можна без перебільшення сказати, що якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається вмінням секретаря виконувати свої обов'язки, звільнити керівника від нераціональної витрати часу на виконання технічних функцій.

По суті справи, секретар є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повну обізнаність про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку, організацію телефонних розмов [14, 56].

Секретар не приймає рішень з питань, що входять до компетенції керівника, однак він безпосередньо бере участь у втіленні в життя прийнятих керівником рішень. Такі особисті якості секретаря, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, здатність до самоосвіти, рішучість, доброзичливість, почуття справедливості, поряд з особистою харизмою відіграють велику роль. Секретар є сполучною ланкою між своїм керівником і підлеглими. І саме по секретарю і судять про самого керівника та організацію. Механізація і автоматизація управлінської праці вимагають від секретаря постійного підвищення своєї ділової кваліфікації, більш глибоких знань технології конторського праці, діловодства [17, 58].

Для того, щоб в певній організації чи установі працював висококваліфікований працівник найперше необхідно знайти правильну людину. Першим кроком у цьому напрямі є визначення точних вимог до працівника. Як допоміжним засобом можна скористатися довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників. Секретар керівника неофіційно є другою особою в установі чи організації, тому до пошуку цієї кандидатури слід віднестися з усією відповідальністю. Після того, як сформовані вимоги необхідно вибрати канали розповсюдження інформації про потребу у секретарі. Найефективнішим способом буде розміщення оголошення в спеціалізованих сайтах по працевлаштуванню або ж в кадрових агентствах [18, 2].

Наступним і найважливішим етапом є аналіз резюме та анкет кандидатів. На цьому етапі можна одразу побачити та визначити грамотність, адекватність працівника. Слід звернути увагу також на вік та досвід роботи кандидатів. Для секретарів оптимальним віком є від 20 до 45 років. Після аналізування резюме наступним етапом є співбесіда з кандидатурами. Зазвичай, керівники проводять їх особисто, можливо з своїми заступниками або радниками. Форму співбесіди визначає сам керівник. На цьому етапі слід звернути увагу на зовнішній вигляд та одяг кандидатур. Якщо бажаючий отримати роботу прийшов(ла) в невідповідному одязі, то одразу ж можна зробити висновок про його (її) ставлення до роботи та відповідальність. Якщо потрібна кандидатура знайдена, в першу чергу варто пояснити людині її точні обов'язки, що від не вимагатимуть, графік робочого дня, обговорити питання пов'язані з заробітною платнею та відпусткою [18, 3].

Дуже часто посаду секретаря асоціюють з посадою офісного клерка, тому, що ці професії є дуже близькими, а обов'язки секретаря та клерка дуже тісно переплітаються.

Для кращого розуміння та розмежування цих посад необхідно розібратися, хто такий офісний клерк. Для загальних офісних клерків характерним є те, що вони виконують не одне вузькоспеціалізоване робоче завдання, а цілу низку різних обов'язків. Їхні завдання можуть змінюватися протягом робочого дня залежно від специфіки роботи, яку вони виконують, або потреб конкретного роботодавця. Деякі клерки протягом робочого дня можуть працювати з електронними файлами або здійснювати набір текстів на комп'ютері. Інші вводять дані до комп'ютерного терміналу або електронних баз даних. Вони також працюють з ксероксами, факсами та іншим офісним устаткуванням, готують кореспонденцію для відправлення, перевіряють документи, відповідають на телефонні дзвінки та передають повідомлення. Обов'язки клерків можуть бути різними, залежно від специфіки компанії, де вони працюють. Хоча деякі завдання залишаються типовими для більшості офісних клерків [11, 33]. Так, майже всі клерки мають сортувати різні документи, заповнювати різні паперові форми ( наприклад, щоденник обліку робочого часу), здійснювати інвентаризацію майна та приймати інформаційні повідомлення.

Отож, як ми бачимо секретар є поняттям більш вужчим, ніж офісний клерк, проте розглядаючи посаду секретаря керівника можна впевнено сказати, що ці поняття є тотожними, адже зважаючи на те, що секретар керівника виконує різноманітні завдання залежно від потреб організації та керівника.

Щодо вимог до цієї посади то за довідником кваліфікаційних характеристик професій секретар керівника повинен знати: постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи стосовно діяльності підприємства і ведення діловодства; структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів; організацію діловодства; методи оброблення і оформлення документів; архівну справу; машинопис; правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп'ютерами і друкарськими машинами; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; правила друкування ділових листів з використанням типових форм; основи етики і естетики; правила ділового спілкування; основи організації праці і управління; правила експлуатації обчислювальної техніки; основи адміністративного права і законодавства про працю [5, 2].

Зазвичай, кваліфікаційними вимогами є повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або ж повна загальна середня освіта.

До загально професійних вимог до посади секретаря керівника відносять загальні завдання. Тому секретар повинен вміти:

раціонально та ефективно організовувати працю на робочому місці;

додержуватись норм технологічного процесу;

знати й виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці й навколишнього середовища, додержуватись норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;

використовувати в разі необхідності засоби попередження і усунення природних і непередбачених негативних явищ (пожежі, аварії, повені тощо);

знати інформаційні технології [3, 1].

Окрім професійних якостей секретар повинен також бути хорошим психологом, для того, щоб підтримувати стосунки як безпосередньо з керівником та із іншими підлеглими.

1.2 Основні обов'язки секретаря керівника

Звертаючись до довідника кваліфікаційних характеристик професій знаходимо те, що секретар керівника виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства. А також, приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень [5, 2].

Ясна річ, що секретар також приймає документи і особисті заяви на підпис керівником підприємства. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи керівникові. Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування. Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв'язку.

Повинен також секретар виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), вести і оформляти протоколи засідань і нарад [5, 2].

А також секретар повинен друкувати за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або вводити поточну інформацію в банк даних. Організовувати приймання відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників. Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здавати до архіву. Копіювати документи на персональному ксероксі.

Як зазначає дослідниця Домнікова є ряд вимог, які повинен дотримуватися успішний секретар керівника, а саме: раціональне планування часу і роботи та безпосереднє полегшення роботи керівника [6, 29].

Щодо першого пункту, то здатність відокремити головне від другорядного в роботі часто відсутня у багатьох керівників. Це призводить до того, що співробітники, а також інші служби бувають перевантажені потоком інформації, яку необхідно проаналізувати. Головне в будь-якій справі можна знайти тільки володіючи критерієм важливості, тобто вміння визначати різні за значенням мети: загальні, приватні. Тому необхідно виробити в собі здатність якомога швидше і точніше це зробити [6, 29].

Щодо другого пункту, то одним способом полегшення є призначення графіка, а також своєчасне виконання чергових завдань, розпізнавання власних сильних і слабких сторін, краще використання власного часу, економія праці як своєї, так і керівника, підвищення продуктивності праці [6,29].

Оскільки, за всі помилки платить секретар, то він повинен дбати про календар-пам'ятки свого керівника. Багато керівників часом забувають про свої розпорядження, і тому секретар зобов'язаний думати не тільки за себе, але і за керівника, бути так званим «опікуном» [7, 10].

У секретаря повинен завжди бути порядок, починаючи від робочого стола і до розташування документів на комп'ютері. Щодо звичайної документації, то порядок має бути таким:

1. Вхідна кореспонденція: матеріали, які надходять в секретаріату.

2. Поточна обробка: матеріали, які вже відпрацьовані чи повинні бути незабаром завершені.

3. Вихідні матеріали: те, що йде з секретаріату. Ці групи документів повинні бути зібрані в папки або обкладинки.

Вихідні документи необхідно розділити на:

1. Власне вихідну пошту, що йде за межі підприємства.

2. Документи, що розсилаються в межах підприємства.

3. Документи, призначені для підшивки у справи.

Важливим фактором успішності секретаря є правильний розподіл часу виконання роботи. Як правильно розділити роботу показує дослідник Стенюков.

Таблиця 1.1 - Розподіл поточної роботи секретаря

№/п	Вид роботи	Час виконання
	Строкова	До виконання сьогодні (матеріали для телефонних переговорів повинні знаходиться окремо).
	Менш строкова	Слід скласти всі разом те, що відноситься до певної справи, в одну папку або обкладинку.
	Призначені терміни виконання роботи та прийому відвідувачів	Матеріали повинні розташовуватися у шафі з справами так, щоб і керівник, і його помічник, і інші співробітники могли відразу знайти їх. Сам список термінів повинен бути складений і покладено в окрему папку.
	Документи постійного вживання	Це відділення не повинно бути занадто великим. У ньому може лежати тільки те, чим користуються особливо часто. Час від часу необхідно перевіряти, чи всі документи часто бувають потрібні в даний час [22, 188].

Дуже часто буває так, що керівника практично не буває на місті роботи, або він завжди у роз'їздах, то в цьому випадку організація роботи секретаря буде відрізнятися. Проте, секретар повинен мати можливість за необхідності говорити зі своїм керівником у невідкладних справах. Якщо робота керівника добре узгоджена з роботою його секретаря, то обидва мають один план, з якого видно, в який час керівник буде знаходитися в певному місці і як з ним можна зв'язатися за телефоном або використовуючи Інтернет якщо це необхідно [25, 3]. У обов'язки секретаря керівника також входить робота на нарадах та підготовка до проведення конференцій. Запрошення на конференцію потрібно розіслати запрошеним, принаймні, за 2 тижні до її початку, причому слід просити відповісти на запрошення, оскільки необхідно знати, скільки прибуде учасників. У запрошенні обов'язково повинно бути вказано місце засідання, частина будинку або корпус, поверх, кімната, а також найменування транспорту, на якому можна буде дістатися до призначеного місця. Секретар має подбати про те, щоб при проведенні засідань було забезпечено наступне:

приміщення для засідань на весь час їх проведень;

забезпечити прохід запрошених через вахту чи прохідну без затримки. Для цього необхідно заздалегідь скласти список запрошених і віддати на прохідну;

службові машини або таксі для підвезення учасників з готелів або з вокзалу;

обслуговування в залі засідань [15, 45].

Щодо першого фактора, то одним з важливих ділових контактів є взаємини керівник-секретар. Оскільки секретар є першим помічником керівника, він повинен виконувати роботу в його стилі. Фактично секретар є особистим організатором керівника, допомагає йому в плануванні робочого часу, а також у виконання намічених заходів, звільняючи від виконання допоміжних технічних операцій, фільтрує потоки кореспонденції, телефонних дзвінків та відвідувачів. На жаль, на практиці секретар часто зустрічається з такою трудністю, як необов'язковість керівника стосовно інформації про його місцезнаходження, що створює великі труднощі. У таких випадках секретар має право прямо запитати, куди йде керівник і коли повернеться. Як уже згадувалося раніше слід врахувати, що не всі керівники вміють раціонально планувати свій робочий час. Допомогти керівнику в цьому - завдання секретаря. Необхідно послідовно, але не нав'язливо виховувати потребу в плануванні часу. Бажано разом з керівником щодня уточнювати заплановані заходи на наступний день. Робити це можна під час ранкового доповіді про поточні справи і кореспонденції або під час вечірнього доповіді [6, 29].

Другий фактор характеризується тим, що основне завдання секретаря в роботі з телефоном - звільнити керівника від викликів. Допомога секретаря в організації службових розмов по телефону сприяє раціональній організації роботи керівників. Секретар завжди повинен пам'ятати про необхідність дотримання службової таємниці.

Щодо третього фактору, то обов'язки секретаря різні залежно від того, який вид прийому проводиться керівником. Прийом відвідувачів можна розділити на три види:

прийом співробітників своєї установи за поточними справах;

прийом представників інших організацій;

прийом з особистих питань.

Секретар повинен пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу, без винятку, може увійти до кабінету керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар може самостійно вирішити чи доповідати про нього негайно чи записати на прийом. Особливу увагу секретар повинен виявляти до організації прийому керівником відвідувачів з особистих питань [6, 29].

Четвертий фактор є одним із найважливіших, адже від того як буде проінформований керівник, залежатиме робота організації. Секретар повинен допомагати керівникові орієнтуватися в інформаційних потоках, знаходити, обробляти потрібну інформацію, а іноді і готувати інформаційно-оглядові реферати. Секретар повинен уважно переглядати статті, що розкривають цікавлять керівника питання виробничої діяльності, науково-технічні результати і т.д.

Отже, професія секретаря вимагає від людини високої підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарської праці. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжні-технічних операцій.

1.3 Професійна етика та робоче місце секретаря

Розпочнемо з робочого місця секретаря. За дослідницею Комовою робоче місце - це зона трудової діяльності одного чи кількох виконавців, обладнана необхідними засобами для виконання службових обов'язків. Відповідно до чинних норм площу службових приміщень встановлюють з розрахунку 4 м2 на одного працівника. Організація робочого місця включає обладнання меблями, канцелярським приладдям, необхідним засобами оргтехніки з урахуванням антропометричних показників, технологічне планування та вдосконалення умов праці [12, 144].

Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні професійних обов'язків, а також відповідати вимогам економії площі приміщення:

робоче місце секретаря в приймальні, як правило, розміщують поряд з кабінетом керівника в центрі кімнати, недалеко від дверей в кабінет так, щоб було легко бачити відвідувачів, що заходять до приймальні;

у приймальні слід розміщувати тільки ті предмети, які потрібні секретареві та іншим працівникам в процесі роботи;

меблі для відвідувачів необхідно розміщувати в зручній, спеціально відведеній для цього зоні, з врахуванням фактору прямої видимості цієї зони секретарем.

в обов'язковий набір меблів входять: канцелярський стіл з тумбою, крісло, допоміжний стіл для оргтехніки, шафа для зберігання документів, сейф, крісла для відвідувачів [6, 145].

Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Ящики повинні легко, плавно і безшумно висуватися. Необхідно постійно і строго стежити за порядком на робочому місці і в ящиках столу. Слід пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники: дирокол, швидкозшивач, принтер, сканер, факс. Їх розміщують таким чином, щоб вони були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своїм персональним комп'ютером, диктофоном іншим співробітникам дозволяти не слід, так як це може привести до серйозної поломки, а також до оприлюднення секретної інформації [24, 54].

Повертаючись до професійної етики секретаря, то найголовнішим фактором дослідник Кибанов називає вимоги до зовнішнього вигляду секретаря. Відвідувачі, що приходять до установи, звертаються за допомогою здебільшого саме до секретаря. Від того, як виглядає секретар, в значній мірі залежить враження щодо установи в цілому. Тому, зовнішній вигляд секретаря має бути заздалегідь продуманим і сучасним.

Для секретаря недоречні: занадто яскраве вбрання, декольтоване вечірнє плаття, взуття спортивного типу, домашнє взуття. Залежно від пори року одяг секретаря має бути різноманітним за кольоровою гамою, а також за фактурою тканини. Важлива вимога до вбрання - стриманість, елегантність, залежність від напрямку моди. Не рекомендовано доповнювати вбрання претензійними, великими за розмірами прикрасами, недоречні занадто вишукані дорогоцінності. Прикраси мають підкреслювати елегантність вбрання та добрий смак його власника. Взуття добирається до одягу. Воно має бути зручним, однак це не означає, що ви можете ходити на роботі у тому, що вийшло з моди. Враховуючи велике навантаження на ноги протягом робочого дня, не рекомендовано одягати взуття на високих підборах [9, 54].

Окрім, зовнішнього вигляду не менш важливим є культура спілкування секретаря. Найважливішим показником культури секретаря є люб'язність, коректність, чемність, доброзичливість. Секретар повинен володіти мімікою, інтонацією голосу. Слід пам'ятати, що він має працювати в тісному контакті з людьми. Звичайно, артистична вдача може стати у нагоді для того, щоб подолати в собі інколи негативне ставлення до відвідувача. Секретар не повинен вести приватні розмови по телефону й розмови, що містять інформацію про службові таємниці, коли в приймальні знаходяться відвідувачі. Секретар повинен знати правила вітання. Якщо виникає потреба у вітанні за руку, то необхідно встати з-за столу, вийти до відвідувача й подати руку. Першими подають руку працівники вищих рангів та жінки. Жінка може руку не подавати, якщо вона цього не бажає. Знайомлять таким чином: молодшого за віком і службовим станом - зі старшим; жінку з чоловіком і т.ін. Секретар повинен пам'ятати: злий вираз обличчя, грізний погляд, іронічність, зневажливе ставлення до відвідувачів - ознаки низького рівня культури секретаря [19, 2].

РОЗДІЛ 2. РОБОТА СЕКРЕТАРЯ КЕРІВНИКА НА ПРИВАТНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ «ДЕЙ-СОН»

2.1 Обов'язки секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон»

Про обов'язки секретаря керівника йшла мова у першому розділі, тому на основі цього ми розглянемо роботу секретаря на приватному підприємстві (далі ПП) «Дей-Сон». Але спершу потрібно знати чим займається дане підприємство та організацію діловодної служби в ньому.

ПП «Дей-Сон» є відомим виробником широкого асортименту кондитерської продукції: печива, тістечок, кексів, рулетів, круасанів тощо. Добре організоване виробництво, професійна робота дистриб'юторів та широкий асортимент кондитерських виробів - такі основні чинники успіху цього підприємства. Всі кондитерські вироби випускаються під торговою маркою «БОМ-БІК». Продукція виготовляється з якісної сировини без генетично модифікованих добавок. Визначальною стратегією діяльності підприємства та головною конкурентною відмінністю є принципова відмова від використання при виготовленні кондитерських виробів ароматизаторів, штучних барвників та інших харчових добавок, які надають печиву додаткових непритаманних йому якостей.

Важливим показником успіху є співробітництво компанії з сусідніми країнами та експорт товару закордон. Налагоджена співпраця з Молдовою, Казахстаном, Росією. Компанія впроваджує міжнародну систему управління менеджментом якості НАССР ( з англ. HACCP - Hazard Analysis and Critical Control Points - аналіз ризиків і критичні точки контролю) та загальну систему управління якістю ISO 9001: 2009, для того, щоб експортувати продукцію в Європу. У цьому році підприємство отримало медаль і диплом «Знак бездоганності», який засвідчив, що кондитерські вироби компанії відповідають європейським і міжнародним нормам конкурентоспроможності, основним національним та міжнародним стандартам. Документи, які підтверджують стандарти якості підприємства подані у додатках (див. додаток А).

Для того, щоб охопити весь спектр обов'язків секретаря варто сказати, що на фірмі «Дей-Сон» працює близько 50-ти дистриб'юторів, за роботою яких слідкує секретар керівника.

Отож, детальніше про самого секретаря. На підприємстві, яке є багатогалузевим працює одна людина, яка і по суті виконує всі функції діловодної служби. За Комовою до основних функцій діловодної служби належать:

приймання, реєстрація, розподіл документів і подання їх виконавцям;

оформлення, і надсилання вихідних документів;

стенографування і друк документів;

контроль за термінами їх виконання;

формування справ і передавання їх в архів;

зберігання і забезпечення використання документів в діловодстві та в архіві установи;

методичне керування структурними підрозділами в галузі діловодства;

підвищення кваліфікації діловодного персоналу;

контроль за веденням діловодства у підвідомчих організаціях [12, 139].

Більшість із перерахованих операцій виконує секретар цієї установи. Секретарем на ПП «Дей-Сон» є жінка 35-ти років з вищою освітою (менеджмент). Оскільки, вона єдина на підприємстві, хто займається документацією, то окрім, обов'язків як секретаря керівника виконує ще й обов'язки секретаря-діловода.

Щодо вимог до зовнішнього вигляду та професійної етики секретаря, то особливих вимог до немає. Тобто, основною вимогою до одягу є стриманість та зручність, практичність. Не дозволяється носити спортивний одяг, та занадто відверте вбрання. До макіяжу та манікюру особливих вимог не має.

Робочий графік є ненормованим. Секретар повинен бути на роботі з 9.00 год до 18.00 год, але в період видачі заробітної плати або на час зборів чи засідань робочий день може бути довшим. Обідня перерва становить годину вільного часу після 12 год дня на вибір секретаря.

Секретар також зобов'язана їхати з керівником на всі відрядження, виставки продукції, технологічні виставки та міжнародні конференції. Окрім, забезпечення документацією, секретар є перекладачем для керівника, а деяких випадках секретар є радником з певних юридичних, управлінських питань. Секретар керівника на ПП «Дей-Сон» виконує більше спеціальні обов'язки, аніж прямі обов'язки як секретаря керівника. Документи з якими працює та які розробляє секретар керівника ПП «Дей-Сон» подані в додатках, одним із таких документів є розроблення системи преміювань (див. додаток Б). Варто зазначити, що розроблення таких документів, як система преміювань по місяцях, паспортів маршрутів дистриб'юторів та звітів по продажам вимагають від секретаря багатьох знань, вміння аналізувати інформацію, забирають багато часу. Від їхнього правильно оформлення залежатиме ефективність роботи фірми, відповідно і рівень продажів.

Дуже часто у зв'язку із частими відрядженнями керівника, секретарю доводиться складати та підписувати документи самостійно, тобто займати тимчасово його місце.

Отже, можна зробити висновок, що секретар керівника на ПП «Дей-Сон» є незамінною особою, без якого функціонування фірми є неможливим.

2.2 Шляхи вдосконалення організації роботи на приватному підприємстві «Дей-Сон»

секретар етика обов'язок

Як ми бачили, із попереднього розділу секретар керівника на ПП «Дей-Сон», окрім своїх власних обов' язків має додаткові, що спричиняє певний дискомфорт секретарю, як людині.

Найбільшою проблемою, яка заважає секретарю ефективно та продуктивно виконувати свої обов'язки є відсутність нормального робочого місця. Секретар на фірмі працює у невеликому приміщенні без достатнього доступу світла, та відсутність елементарних речей, які забезпечують нормальні умови праці.

Варто наголосити, що Комова дає таке визначення цього терміну: «Умови праці - це сукупність факторів виробничої сфери, що впливають на здоров'я та працездатність людини в процесі її діяльності» [12, 146].

Для забезпечення ефективності праці важливе значення мають заходи з удосконалення умов праці та раціональної організації робочого місця. Оскільки, робоче місце секретаря керівника на ПП «Дей-Сон» є недосконалим, тому розглянемо, що потрібно змінити для покращення ефективності робот в цілому.

Умови праці визначають такі чинники: технічні, гігієнічні, соціальні, психологічні, психофізичні, естетичні.

До технічних чинників умов праці секретаря належать:

оснащення його робочого місця сучасними засобами оргтехніки і використання новітніх технологій, тому на ПП «Дей-Сон» слід встановити новішу техніку;

меблі та інше обладнання повинні бути раціонально та компактно розміщені, оскільки приміщення секретаря є надзвичайно компактним проблем з розміщенням не виникає, хоча варто б було змінити меблі на новіші та комфортніші;

кожен об'єкт в приміщенні повинний мати своє місце і постійну зону переміщення, що є практично неможливо у зв'язку із невеликою площею приміщення. В ідеалі було б необхідним замінити робоче секретаря на більш просторніше, але не на даному етапі розвитку фірми.

Гігієнічні чинники повинні гарантувати безпеку здоров'я, мінімальну втомлюваність і хороше самопочуття працівника в процесі праці. До цих факторів можна зарахувати освітленість робочого місця, оптимальний режим температури та вологості у приміщенні. Повертаючись, до вищесказаного нам відомо, що освітленість в приміщені секретаря не задовільняє гігієнічні вимоги. Тому для локального освітлення доцільно застосовувати настільні та пересувні лампи на спеціальних шарнірах. В установах рекомендовано використовувати люмінесцентні лампи, характеристики яких близькі до природного світла.

Важливим елементом нормального функціонування працівника є підтримання динамічного мікроклімат без різких перепадів температури, проте з певними змінами деяких показників, що тонізують нервову систему, тобто передбачено використання кондиціонера. На ПП «Дей-Сон» не дотримана ця вимога, і відсутність кондиціонера може негативно впливати на здоров'я секретаря.

Ще однією проблемою, яка заважає ефективному виконанні обов'язків секретаря є шум. Це пов'язано із близьким розташуванням виробничого цеху із приміщенням секретаря та керівника.

Естетичні чинники сприяють хорошому настроєві працівника. А на ПП «Дей-Сон» приймальня секретаря не задовільняє ці вимоги. Інтер'єр впливає на ефективність праці дуже сильно. До прикладу, меблі, квіти, сучасний інтер'єр, приємна, тиха музика, кольорова гама оформлення посприяють приємному та бадьорому настроєві секретаря протягом дня. А якщо секретар буде в тонусі, відповідно зможе виконувати роботу відмінно, тоді і керівник буде задоволений.

Однією з головних вимог до створення інтер'єру і покращення умов праці є правильно підібрана кольорова гама приймальні. Існують певні правила вибору кольорової гама приміщення: основними кольорами службового приміщення ж білий, зеленувато-блакитний, світло-зелений, бежевий, зеленувато-жовтий. Тому на ПП «Дей-Сон» у приймальні секретаря варто змінити колір приміщення.

Як було згадано раніше, покращення вимагає також і техніка з якою працює секретар, оскільки для проведення конференцій, зборів, відео-конференцій необхідними є сучасне обладнання та швидкісний Інтернет, саме останнім фірма є забезпечена.

Робоче місце секретаря керівника є недостатньо забезпечено засобами оргтехніки, що перешкоджає ефективній роботі секретаря. За Комовою оргтехнікою являються засоби зв'язку та технічні засоби, що використовують в діловодстві для створення, оброблення, зберігання та тиражування документів [12, 148]. Організаційна техніка складає матеріальну базу сучасних систем управління.

Для ефективнішого управління необхідним є забезпечення секретаря керівника засобами роботи з документами, за допомогою яких здійснюють діловодні процеси протягом усього життєвого циклу документу від моменту їх створення до знищення. На ПП «Дей-Сон» необхідним є придбання нового принтера, ксерокса.

У зв'язку з тим, що секретар керівника виконує багато додаткових функцій, необхідним є прийняття на роботу ще однієї людини, яка виконувала функції секретаря-діловода, або ж бухгалтера. З теорії менеджменту нам відомо, що на ефективність працівників впливає мотивація, тому на підвищення продуктивності праці секретаря керівнику варто звернути увагу на заробітну плату секретаря та забезпечення збільшення вільного часу. Основні шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника на ПП «Дей-Сон» подані у таблиці.

Таблиця 2.1 - Шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника

№/п	Засоби вдосконалення
	Забезпечення ергономічних умов праці в подальшому забезпечення новим приміщенням.
	Забезпечення сучасною оргтехнікою.
	Збільшення вільного часу та забезпечення щорічної відпустки.
	Збільшення заробітної плати.
	Прийом на роботу секретаря-діловода або ж бухгалтера на виконання додаткових функцій, покладених на секретаря керівника.

Як видно із таблиці усі засоби для покращення ефективності організації роботи секретаря є цілком можливим для виконання та в основному потребують матеріальних затрат.

ВИСНОВКИ

Проаналізувавши організацію роботу секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон» можна зробити певні висновки, що повинні збільшити ефективність роботи секретаря.

Найпершим завданням, яке було поставлено перед нами було аналізування організації роботи секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон».

Отож, проаналізувавши обов'язки секретаря керівника можна зробити висновок, що секретар, окрім своїх прямих обов'язків, виконує ще й часткові обов'язки бухгалтера, юриста, маркетолога, перекладача.

Ясна річ, це спричиняє певний дискомфорт для секретаря. Адже, така ситуація та виконання багатьох функцій впливає на ефективність роботи та здоров'я секретаря.

Секретар керівника повинен виконувати достатньо великий обсяг роботи, а саме: планування робочого часу керівника, ведення всієї документації на ПП «Дей-Сон», підготовка документації до зборів та конференцій, листування, робочі поїздки з керівником, підбір персоналу, виконання банківських операцій, контроль за електронною поштою керівника, проведення маркетингових досліджень, контроль за експлуатацією оргтехніки на фірмі, нарахування заробітної плати для дистриб'юторів та експедиторів, розроблення системи преміювань, робота з комп'ютером та багато іншого.

Відповідно до цього роль секретаря керівника на ПП «Дей-Сон» не можна недооцінювати. Тому, що можна із впевненістю сказати, що без секретаря вся робота на підприємстві зупинилась.

Наступним завданням, яке необхідно було розкрити - представлення всіх можливих варіантів покращення організації роботи секретаря на ПП «Дей-Сон». Отож, проаналізувавши всі обов'язки секретаря, оглянувши робоче місце можна зробити такі висновки, для збільшення ефективності роботи секретаря необхідним є провести такі зміни:

зміна робочого приміщення секретаря на більш просторе;

закупівля сучасної оргтехніки;

зміна інтер'єру робочого місця;

прийняття на роботу допоміжного працівника для виконання фінансових операцій;

збільшення вільного часу секретаря;

збільшення оплати праці у зв'язку із виконанням багатьох функцій.

Враховуючи можливості підприємства всі ці зміни можна втілити у життя протягом невеликого проміжку часу. Зміни у організації роботи секретаря безперечно будуть мати позитивний вплив на роботу керівника, й відповідно організації в цілому.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Андрєєва В. Діловодство: актуальні завдання / В. Андрєєва // Довідник секретаря та офіс-менеджера / В.І. Андрєєва. - 2002. - № 10. - С. 24-28.

2. Бондарева Т.М. Секретарська справа / Т.М. Бондарева. - М. : Вища школа, 1989. - 234 с.

3. Вимоги до секретаря керівника, адміністратора в міжрегіональному центрі ювелірного мистецтва міста Києва [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://jewelart.kiev.ua/?n1=3&id=21.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навч. посіб. / А.Н. Діденко. - К.:Либідь, 1998. - 250 с.

5. Довідник кваліфікаційних характеристик працівників [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.jobs.ua/ukr/dkhp/articles-191.

6. Домнікова М. Професія секретар / М. Домнікова, Є. Привалова// Служба персоналу. - 1997. - № 8-9-10 (21). - С. 29-30.

7. Енговатова О. 500 рад секретарю/ О. Енговатова [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.publicant.ru/Demo/553631.htm # TOC_ID0EQE.

8. Іванова Т.В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування / Т.В. Іванова, П.П. Піддубна. - К.: Центр, 2007. - 358 с. - ISBN 978-966-364-474-5.

9. Кибанов А.Я. Етика ділових відносин / А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г. Коновалова. - М.: ІНФАРМА, 2002. - 135 с.

10. Клименко О. Опис професійної категорії «Офісні клерки, загальні» / О. Клименко // Секретарь-референт. - Серпень. - 2011. - № 8. - С. 32-33.

11. Клименко О. Складаємо посадову (робочу) інструкцію / О. Клименко // Секретарь-референт. - Жовтень. - 2011. - № 10. - С. 33.

12. Комова М.В. Діловодство: підруч./ М.В. Комова. - Львів: Тріада плюс, 2006. - 165 с. - ISBN 7596-66-4-217.

13. Краснокутська Г. Секретар готує нараду / Г. Краснокутська // Секретарська справа. - 2007. - № 5. - С. 10.

14. Кузнєцова Т.В. Нові кваліфікаційні характеристики секретарів / Т.В. Кузнєцова // Управління персоналом. - 2000. - № 2. - С. 28.

15. Кузнєцова Т.В. Організація робочого часу й устаткування робочого місця / Т.В. Кузнєцова // Секретарська справа. - 2005. - № 4.

16. Кузнєцова Т.В. Секретарська справа / Т.В. Кузнєцова. - М.: Вища школа, 2006. - 354.

17. Лисого Е. Деловая корреспонденция: общин правила составления письма / Елена Лисогор // Секретарь-референт. - Квітень. - 2011. - № 4. - С. 58-59.

18. Медведева Т. Основы поиска и подбора персонала/ Таисия Медведева// Секретарь-референт. - Липень. - 2011. - № 7. - С. 50-51.

19. Професійна етика секретарської справи [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.delovodstvo.ru/sekretar/sec_2.htm.

20. Рогожин М.Ю. Настільна книга секретаря: підготовка документів: практ. посіб. / М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2004. - 296 с.

21. Санкіна Л.В. Накази з особового складу/ Л.В. Санкіна // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2002. - № 10 . - С. 10-33.

22. Стенюков М.Б. Секретарское дело / М.Б. Стенюков. - М.: Приор, 1996. - 192 С.

23. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show.

24. Харісон Д. Організація роботи секретаря установи/ Джон Харісон. - М.: Економіка, 1982. - 234 с.

25. Центр професійних знань: секретарська справа [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://asienda.com.ua/ua/kursi/sekretarska-sprava.

Размещено на Allbest.ru