Главная
База знаний "Allbest"
Менеджмент и трудовые отношения
Основные этапы экспертизы ценности на основе научных критериев
Основные этапы экспертизы ценности на основе научных критериев
Нормативно–правовая база экспертизы ценности документов. Особенности становления экспертизы ценности документов в делопроизводстве России. Оформление результатов работы экспертной комиссии. Перспективы развития экспертизы ценности электронных документов.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 16.04.2015 |
| Размер файла | 44,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
КОЛЛЕДЖ АВТОМАТИЗАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
КУРСОВАЯ РАБОТА
По МДК: Методика и практика архивного дела
Тема: «Основные этапы экспертизы ценности на основе научных критериев »
Студент: Р.Н. Давляшов
Курс группа: 3Д12
Руководитель курсовой работы
Е.В. Мартынова
Москва 2015
ВВЕДЕНИЕ
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна.
Ценность различных документов зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.
Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.
Объектом исследования является экспертиза ценности документов в делопроизводстве России.
Предметом исследования являются особенности становления и развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве России в XX XXI века.
Основной целью является изучение понятия экспертизы ценности документов, а также электронных документов в делопроизводстве.
В связи с этим сформулируем следующие задачи:
1. Определить нормативно - правовую базу экспертизы ценности документов в делопроизводстве в России XX - XXI века.
2. Определить понятие, принципы, назначение экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе развития.
3. Определить организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве в России в XXI веке.
4. Рассмотреть перспективы развития экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
В первой главе автор раскрывает тему - развитие экспертизы ценности России с начала XIX по XX века.
Во второй главе автор раскрывает - развитие экспертизы ценности документов в делопроизводстве в XXI веке.
В заключении автор подводит итоги о проделанной работе по теме «Основные этапы экспертизы ценности документов на основе научных критериев».
Актуальность курсовой работы обусловлена тем, что процедура экспертизы является одним из важнейших и наиболее ответственных процессов в документальной деятельности. Не случайно в сфере делопроизводства и архивного дела определение понятия экспертизы ценности стандартизовано.
В работе использованы следующие материалы:
Кирсанов М.В., Андреев В. И., Ларьков Н.С. и других, а также издания периодической печати, журналов, решение Коллегии Росархива от 06.02.2002 «Основные правила работы архивов организации», приказа Росархива от 19.01.1995 «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии в организации».
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступает на государственное хранение. Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.
Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.
Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.
ГЛАВА 1. ЗАРОЖДЕНИЕ И СТАНОВЛЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ С НАЧАЛА XIX ПО XX ВЕК
1.1 Нормативно - правовая база экспертизы ценности документов в делопроизводстве в период с XX по XXI века
В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».
Было обращено серьезное внимание на разработку теории и практики экспертизы, результатом чего явилась единая методика определения ценности документов. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения, какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган -- Главное управление архивным делом [19, c 56-67].
В 1919 г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных предприятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом.
С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.
В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы.
В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х годов в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их не опосредованной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документации учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Насущной становится задача отбора документов в государственные архивы, сохранения оптимального количества документации, в соответствии, с чем вводятся новые правила проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда большое внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов.
В течение 1950 - 1980-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства [25, c 56-76].
К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.
Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности.
1.2 Понятие, принципы и назначение экспертизы ценности документов в делопроизводстве в XXI веке
В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:
ѕ действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Федеральный закон об архивном деле в Российской Федерации (2004) и др.);
ѕ типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
ѕ нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.) [15, c 44-65].
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов [16, c 22-23].
Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение [14, c 2].
Ценность различных документов зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение.
Другие догументы содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.
Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.
Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени может быть нужна содержащаяся в них информация. Поэтому определение сроков хранения -- это важная задача экспертизы ценности документов.
По срокам хранения документы делятся на три группы:
ѕ документы с постоянным сроком хранения;
ѕ документы со сроком хранения свыше 10 лет;
ѕ документы со сроком хранения до 10 лет [11, c 296-297].
Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.
В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:
ѕ при составлении номенклатуры дел;
ѕ формировании дел;
ѕ подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.
На этапе составления номенклатуры дел определяются сроки хранения дел, т. е. производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов, к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания, сроков хранения [13, c 34].
В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.
Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.
Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.
На основе принципов экспертизы разработана система критериев, то есть научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.
На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять, или поглощать другие документы.
К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица и жизни общества, время и место образования документов.
Критерии содержания -- это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.
Критерий происхождения учитывает место организации в системе управления и значимость выполняемых ею функций, целесообразность передачи документов этой организации на постоянное хранение [17, c 134].
В государстве действуют разнообразные учреждения, организации и предприятия, которые различаются по функциям, масштабам деятельности, составу документации и т. д. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, которые играют наиболее важную роль в жизни страны.
Время и место образования документов играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен, какими либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. По этой причине понятия "время происхождения документа" и "место происхождения документа" тесно взаимосвязаны.
Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие большое значение: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий и т. д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке [3, c 78-80].
Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации [1, c 98-99].
Управленческие документы можно разделить:
ѕ на документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения;
ѕ документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет;
ѕ документы по личному составу, которые могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно).
С данным критерием тесно связан критерий вида документа. Так, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Однако критерий вида должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, т. к. содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.
Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценности документов очень важен, т. к. в деятельности учреждений и организаций образуется значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах [15, c 87-89].
Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии -- заверенным копиям.
К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации [9, c 67].
Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения [12, c 79].
ВЫВОД ПО ПЕРВОЙ ГЛАВЕ
экспертиза ценность электронный документ
В начале XX в. До 1917 года не существовало единых правил проведения экспертизы ценности документов.
В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов (непосредственная оценка и оценка по перечням), была введена система экспертных органов (почти без изменения дошедшая до нашего времени) и сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы.
В течение 1950 - 1980-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.
К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.
ГЛАВА 2. РАЗВИТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В XXI ВЕКЕ
2.1 Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Оформление результатов работы экспертной комиссии в XXI веке
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся и деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.
ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно.
Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов [18, c 76-83].
Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.
Для создания экспертной комиссии в организации должны быть разработаны и утверждены следующие документы:
ѕ Положение об архиве учреждения
ѕ Положение об экспертной комиссии, составленное на основании «Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации» 1995 года.
ѕ Приказ о создании экспертной комиссии, утвержденный начальником организации (Приложение 1).
Назначение экспертных комиссий заключается:
ѕ в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
ѕ организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
ѕ организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:
ѕ организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
ѕ рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
ѕ проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
ѕ описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
ѕ описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно - проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;
ѕ актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению (Приложение 3);
ѕ подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
ѕ участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.
Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п. [2, c 98-105].
Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости [10, c 78-80].
Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии (Приложение 2). Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации [3, c 67-68].
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации [6, c 51].
В процессе экспертизы производится:
ѕ отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
ѕ отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
ѕ выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекло.
Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.
Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:
ѕ документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
ѕ документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
ѕ документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
ѕ документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру [8, c 83-90].
Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.
Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временным сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно - проверочная комиссия архивного учреждения.
По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:
ѕ опись дел постоянного срока хранения;
ѕ опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
ѕ опись дел по личному составу;
ѕ акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться.
Они хранятся либо в службе ДОУ, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.
Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.
В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 1999 году было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 году (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2003 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.
Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации [7, c 78-83].
2.2 Перспективы развития экспертизы ценности электронных документов
Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления.
Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.
Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций.
Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.
Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:
- в оперативном использовании в организации;
- в архивах организации при обеспечении кратковременного хранения (до 5-7 лет);
- в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения [21, с.69-71].
Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве.
Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании. На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск) [23, с.44-52], который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза.
Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15-20 лет назад. В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования, как правило, погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70-80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований.
Архивная служба РФ и федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт здесь практически нулевой. Тем не менее, в последние годы в регионах были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:
- Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары, создан в 1996 г.;
- Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ), создан в 2001 г., приступил к комплектованию с 2003 г.;
- Центр электронной документации Республики Калмыкия, создан в 2002г.
Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в "Основных правилах работы организаций" (2002) и "Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации" (2003).
Однако, несмотря на то, что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в организациях, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов в государственном архиве (обеспечении сохранности, учете, описании). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач.
Согласно федеральному закону "Об электронной цифровой подписи" (2002) "электронный документ" - это "документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме". Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" (1995) трактует понятие "документ" как - "зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Таким образом, понятие электронного документа следует рассматривать в органичном единстве зафиксированной информации (в виде файла/ов), реквизитов и носителя информации. При этом реквизиты электронного документа могут быть зафиксированы как в электронном виде (в том числе электронно-цифровая подпись), так и в документе на бумажной основе.
Однако следует учитывать, что без применения адекватных технологий электронный документ так и останется файлом на носителе. По аналогии такой электронный документ можно сравнить с бумажным документом с угасшим текстом: документ как будто бы есть, но в тоже время, по существу, его нет. То есть электронный документ только тогда можно считать "документом", когда мы может воспроизвести файл и воспринять информацию с экрана монитора.
Отмеченные особенности электронных документов (взаимосвязь их компонентов и применение адекватных информационных технологий для их воспроизведения и прочтения) следует всякий раз учитывать при организации их архивного хранения, будь то экспертиза ценности, учет, описание или обеспечение сохранности.
Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:
1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;
2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.
Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальный условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.
Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд).
Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя.
При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.
Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков, скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.
Со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности.
При обмене электронными документами по сетям надежным средством является применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Однако задачи обеспечения сохранности электронных документов в долговременной перспективе значительно модифицируют эту практику. ЭЦП реквизит электронного документа хотя и надежный, но крайне недолговечный: он рассчитан на пять, максимум, десять лет. Смена программной среды, устаревание со временем алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной.
Наиболее приемлемым методом обеспечения аутентичности электронных документов при долговременном хранения (особенно заверенных ЭЦП) можно было бы считать применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении.
Отмеченная проблема - обеспечение аутентичности электронных документов в долговременной перспективе - на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций как ее решить нет пока ни в нашей стране, ни за рубежом. Можно порекомендовать лишь одно: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе.
Из всех нормативных и методических документов наибольшее внимание учету электронных документов уделено в "Основных правилах работы организаций" (2002). Но эти правила имеют существенные недостатки.
Например, Правила предлагают рассматривать в качестве "единицы учета электронных документов" - "единицу хранения или их комплект с записью файла, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедиа, база данных и т.п.), а также сопроводительную документацию". Но что такое "программно-информационный объект" определить достаточно сложно, однозначного ответа здесь быть не может. К тому же подобное определение и предлагаемая в Правилах форма учета электронных документов (лишь на очень высоком уровне агрегирования) не способствуют выполнению задач по проверке наличия документов. Недостаточно учитывать только лишь единицы хранения и даже "программно-информационные объекты". При копировании электронных документов на другой носитель "программно-информационный объект" может быть скопирован не полностью, что приведет к некорректному прочтению документа. Предлагаемая Правилами форма описи электронных документов не позволит выявить эту "пропажу".
Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней.
Кроме того при обеспечении долговременного хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые текстовые форматы необходим учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.
Было бы рациональнее указывать идентификацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях.
При кратковременном хранении электронных документов их описание (состав описательных статей описи) может быть минимальным в рамках, которые позволяют идентифицировать и учитывать файлы (имя, объем в байтах, дата и время последнего сохранения) и директории (имя, объем включенных файлов, количество включенных файлов и поддиректорий) и выносить суждение об их целостности и неизменности (ЭЦП, контрольная сумма файла). Целям поиска и использования документов обычно служат поисковые возможности информационной системы, в которой находятся документы.
При организации долговременного хранения указанные реквизиты должны быть дополнены содержательными описательными статьями: аннотации файлов и совокупностей файлов, объединенных в директории (папке). Так как существуют разные виды файлов, то и набор описательных статей файлов и директорий будет неодинаков, в связи с чем (для определения этого набора) можно ввести такой реквизит описи как "вид единиц учета электронных документов".
В разработке ФЦП "Электронная Россия" просматривается желание встать вровень с мировыми лидерами в области экономики и политики. Однако разрабатывая программы информатизации страны, их авторы, похоже, совершенно не задумываются о том, что будет с создаваемыми электронными информационными ресурсами через 15-20 лет, когда полностью обновятся аппаратные и программные платформы компьютеров. Иначе архивной службе в них отводилась бы более значительная роль.
Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться [20, С.37].
В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.
ВЫВОД ПО ВТОРОЙ ГЛАВЕ
Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Ценность различных документов зависит от многих факторов.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся и деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.
Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости [10, c 78-80].
Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.
Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.
Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате проведенного анализа можно сделать следующие выводы:
В 20-30-е годы были сформулированы критерии ценности документов, получили общее признание два метода оценки документов, была введена система экспертных органов и сложилась определённая организация работы по поведению экспертизы.
Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х годов в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их неопосредованной оценки. С середины 1920-х гг. до проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В конце 50-х-начале 60-х годов в связи со значительным увеличением числа документов учреждений происходят существенные изменения в постановке, задачах и организационно-методических формах проведения экспертизы. Развитие теории экспертизы прослеживается в 60-70-е годы, когда внимание уделяется разработке вопросов отбора документов с повторяющейся информацией, обоснованию источников комплектования госархивов и новым методам и критериям ценности документов. В течение 1950 - 1980-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.
Подобные документы
Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Организация и проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения, оформления результатов и хранение. Информационные технологии в архивах.
дипломная работа [57,6 K], добавлен 13.03.2019Понятие об экспертизе ценности документов, критерии, задачи, принципы её проведения. Экспертизы ценности документов на этапе делопроизводства и в архиве организации, признаки группировки дел. Порядок приёма дел в архив. Функции экспертной комиссии.
курсовая работа [44,5 K], добавлен 19.10.2016История создания, направления деятельности организации. Организация и проведение экспертизы ценности документов ООО "Оборудование Люкс". Методические пособия, используемые при отборе документов. Разработка и внедрение положения об экспертной комиссии.
дипломная работа [203,4 K], добавлен 05.01.2015Этапы и содержание комплектования документов в архивах. Подготовка и порядок передачи документов в архивы. Правила фондирования документов в архивах. Определение, основные задачи и этапы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертных комиссий.
контрольная работа [23,0 K], добавлен 03.06.2017Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.
контрольная работа [24,4 K], добавлен 14.03.2009Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.
курсовая работа [186,6 K], добавлен 02.03.2014Стадии жизненного цикла организации: понятие, классификация и типы. Сущность и функции ликвидационной комиссии, правила хранения документации. Экспертиза ценности документов, принципы оформления дел и составление их описей. Передача документов в архив.
дипломная работа [66,1 K], добавлен 10.05.2015Этапы подготовки документов для передачи в архив: формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве, экспертиза ценности дел. Разработка социального проекта "Электронный архив Пермского края": определение целей и задач, оценка возможных рисков.
курсовая работа [34,4 K], добавлен 09.07.2011Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации. Принципы и критерии ценности документов, критериям происхождения и содержания. Особенности, правила передачи и приема телефонограммы, назначение в работе организаций.
контрольная работа [33,2 K], добавлен 07.08.2010История открытия фото- и фонографической записи, их носители и области применения. Прорыв в работе по фотосовмещению. Критерии проведения экспертизы ценности фотодокументов. Видеонаблюдение как наиболее распространенный вид видеодокументирования.
курсовая работа [49,8 K], добавлен 20.10.2013
