Управление документооборотом на строительном предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Ульяновский государственный технический университет

Институт авиационных технологий и управления

Кафедра «Экономика, управление и информатика»

Управление документооборотом на строительном предприятии

Дипломный проект по специальности 080507.65 «Менеджмент организации»

Лукьянова Ольга Николаевна

Ульяновск 2011 г

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Исследование методологии управления

1.2 Роль документообеспечения в управлении

1.3 Методология аннотации документообеспечения

2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СТРОИТЕЛЬНОМ ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ПАВАДАС»

2.1 Анализ деятельности строительного предприятия -

2.2 Оценка финансового и производственного состояния строительного предприятия

2.3 Анализ документооборота и формулирование проблемы на строительном предприятии

3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СТРОИТЕЛЬНОМ ПРЕДПРИЯТИИ «ПАВАДАС»

3.1 Система автономного документооборота, внедрение электронной системы архивации -

3.2 Проект по внедрению автоматизированной системы электронного документооборота «Алтиус - Управление строительством»

3.3 Экономическая оценка целесообразности разработанного проекта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

документооборот управленческий электронный автоматизированный

Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении.

Декомпозиция указанной цели определяет основные задачи исследования:

- исследование методологии управления;

- рассмотреть роль документообеспечения в управлении;

- раскрыть методологию аннотации документообеспечения;

- проанализировать деятельность ООО «ПАВАДАС»;

- оценить финансовое и производственное состояние ООО «ПАВАДАС»;

- проанализировать документооборот в ООО «ПАВАДАС» и сформулировать проблему документооборота;

- разработать проект по совершенствованию документооборота в ООО «ПАВАДАС»;

- выполнить экономическую оценку эффективности проекта.

Объектом исследования является проект совершенствования документооборота для ООО «ПАВАДАС».

Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на совершенствования документооборота.

1. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Исследование методологии управления

Методология управления, менеджмента -- это логическая схема управленческой деятельности, предполагающая взаимосвязанное понимание целей, ориентиров, а также средств и способов их достижения. Это еще и умение видеть, распознавать, понимать, оценивать и учитывать зависимости, которые и раскрывают содержание проблем, и подсказывают пути их решения.

Первый этап методологии управления составляет анализ содержания работы и определение её основных компонентов. Затем обосновывалась необходимость систематического использования стимулирования с целью заинтересовать работников в увеличении производительности труда и в росте объёма производства. Авторы работ по научному управлению выдвинули и обосновали следующие научные положения:

- использование научного анализа для определения наилучших способов достижения целей и решения конкретных задач;

- важность отбора работников, наиболее подходящих для выполнения конкретных задач, и обеспечение их обучения;

- необходимость обеспечения работников ресурсами, требуемыми для эффективного выполнения задач.

В зарубежной науке управления сложились четыре важные концепции, которые внесли существенный вклад в развитие современной теории и практики управления. Это концепции:

- научного управления;

- административного управления;

- управления с позиции психологии семейных отношений;

- управление с позиций науки о поведении.

В современных условиях существуют три научных подхода к управлению:

- подход к управлению как к процессу;

- системный подход;

- ситуационный подход.

Специалисты выделяют следующие компоненты, характеризующие содержание методологии управления: подходы, парадигмы, проблемы, приоритеты, ориентиры, критерии, альтернативы, процедуры выбора, средства и методы управления, а также ограничения. Последние могут входить в ассортимент средств управления, равно как и любой другой компонент методологии может частично входить в состав других: слишком жесткие границы здесь непродуктивны.

Подход -- наиболее принципиальный компонент методологии, определяющий выбор и использование остальных ее компонентов. Среди подходов в управлении особо выделяется системный подход. Весьма популярны в управлении программно-целевой и проектный подходы. В современном менеджменте можно говорить о маркетинговом подходе, ориентированном на потребителя. Можно говорить о кибернетическом, информационном, гуманистическом подходах-- в таком случае заметен акцент на преимущественном использовании отдельных наук, типов ресурсов и соответствующей методологии в целом. Многие исследователи ведут речь об интеграционном, сетевом подходах. Исповедуя тот или иной подход, можно говорить о науке управления и об управлении как искусстве; подход в таком случае обычно конкретизируется через те или иные принципы управления.

Например, Ю.Д. Красовский предлагает в качестве наиболее перспективного так называемый поведенческий подход к пониманию менеджмента, утверждая, что в учебниках по менеджменту есть много полезного для менеджера, но нет главного - человека в менеджменте, а в образовательном стандарте «Организационное поведение» исследуется человек, но не представлено собственно управление.

Парадигма (от гр. paradeigma -- пример, образец) -- исходная концептуальная схема, система понятий, отражающая осмысление существенных черт действительности, модель постановки проблем и их решения, выбора соответствующих методов, господствующая в научном сообществе в течение определенного исторического периода и знаменующая собой определенный этап в развитии теории.

Можно говорить об управленческом рационализме Ф. Тейлора, о функциональной дифференциации А. Файоля и М. Вебера и др. В современной парадигме управления, несмотря на разнообразие конкретных формулировок, предпочтение отдается человеческой личности с учетом процессов глобализации и с акцентом на управление знаниями, на сетевые, партнерские принципы взаимодействия.

Проблема в управленческой деятельности -- это главное противоречие цели и ситуации (условий существования и развития системы), разрешение которого определит изменение ситуации в направлении принятой цели. Приоритеты (от лат. prior -- первый, старший), как правило, характеризуют в управлении акцент на те или иные сферы, с которыми могут быть соотнесены результаты управляемой деятельности -- сферы экономики, социальной жизни.

Приоритеты могут означать последовательность решения проблем во времени, сосредоточение внимания и ресурсов на тех или иных объектах управления, благополучие и преобразование которых может быть наиболее существенным для функционирования и перспективного развития управляемой системы в целом, например, приоритет личности работника или вообще гражданина, приоритет общественных интересов или даже приоритет сохранения и увеличения аппарата управления. Ориентиры -- в управлении определяются в тех или иных сферах (прежде всего приоритетных) как хорошо воспринимаемые (качественно определенные и количественно измеряемые) объекты, позволяющие определиться относительно цели деятельности, и могут быть квалифицированы по степени соотнесения с перспективой, т. е. прежде всего как стратегические или оперативные. Соответственно речь идет о стратегическом управлении, управлении функционированием или развитием, о решении текущих или перспективных задач.

Критерии (от гр. kriterion -- средство для суждения) в методологии управления -- это мерила оценки, наиболее существенные, как правило, комплексные показатели, позволяющие определить, классифицировать, оценить те или иные аспекты управленческой деятельности. Критерии характеризуют прежде всего то или иное качество управления. Критерии обычно тесно взаимосвязаны с подходами. Например, можно говорить об управлении по целям, результатам и т. п., причем достижение целей, результатов выступает критериями качества управления. Критерии оптимизации используются в русле так называемого оптимизационного подхода. Альтернативы (от лат. alter -- одно из двух) представляют собой возможные (обычно взаимоисключающие, противопоставленные друг другу) варианты будущих ситуаций, роли, целей и Действий организации, механизмов и процедур управления. Управление может иметь статус авторитетной профессиональной Деятельности, только если перед управляющим существуют альтернативы, он видит их и профессионально осуществляет их выбор. Противоположность этому -- управление по инструкциям, как строгое однозначное выполнение, трансляция «вниз» приказов вышестоящего начальства и т. п.

Процедуры выбора -- это методики и технологии оценки альтернатив. Методология подсказывает (в том числе на базе применяемых подходов, критериев и т. п.), какие именно процедуры целесообразно задействовать. Здесь могут использоваться как логические, математические, так и интуитивные процедуры, привлекаться внутриорганизационные или внешние, в том числе независимые эксперты. Выделяются балльная процедура, ранжирование и др.

В русле маркетингового подхода используются процедуры СВОТ-анализа, реализуются технологии позиционирования товара или фирмы и др. Средства управления -- это его инструменты, рычаги. В любом случае это так или иначе оформленные, конкретизированные (условно говоря, материализованные) аспекты, компоненты функций управления, предполагающие использование конкретных методов управления.

Понятие «метод» происходит от греческого слова methodos и буквально означает «путь исследования», способ достижения какой-либо цели, решения задачи, совокупность приемов или операций теоретического или практического познания и освоения действительности. Методы управления входят составной частью в методологию, а более конкретно -- в механизм управления.

Механизм -- это совокупность средств и методов управления, это сцепление, определяющее возможность целенаправленного движения системы. Если средства управления, его рычаги, инструменты представляют собой все то, с помощью чего можно управлять (в том числе ориентиры, предполагаемые последствия, критерии выбора и оценки, ограничения, требования), то методы -- это способы приведения в действие, использования средств управления (а с ними и всего механизма управления).

Методы управления -- это способы реализации функций менеджмента. Одновременно они устанавливают ответственность, санкции за невыполнение или недостаточно результативное, неэффективное выполнение функций и обязанностей. Методы управления выбираются и используются в зависимости от сочетания (приоритетов) функций управления и от сочетания (выбора) его средств (инструментов). Многое зависит от масштаба управления, его целей, окружающей социально-экономической среды, качества персонала и реального наличия тех или иных средств (инструментов) управления.

Методы классифицируются по различным признакам (критериям):

- по масштабам применения -- общие, относимые ко всей системе, и особенные, обращенные к отдельным составным частям этой системы или, наоборот, к внешней среде и ее субъектам, включая потребителей, посредников, конкурентов и др.;

- по отраслям и сферам применения -- в государственном управлении, бизнесе, торговле, промышленности, экологии и др.;

- по роли на различных этапах жизнедеятельности организации -- методы исследования организаций, формирующие, упорядочивающие, стабилизирующие, развивающие, вплоть до методов ликвидации, банкротства;

- по степени опосредованности воздействия -- прямые и косвенные; по уровню обобщения управленческих знаний -- методы теории и практики управления;

- по управленческим функциям, которые эти методы позволяют осуществлять: методы анализа, планирования, мотивации, контроля и т. п.;

- по конкретным объектам управления и характеру ситуации, проблеме, которую необходимо решить, и др.

В отношении последнего из упомянутых критериев разнообразие методов особенно велико. Существуют методы инновационного менеджмента, риск-менеджмента, антикризисного, финансового менеджмента, управления производством, сбытом (включая логистику), коммуникациями, качеством, занятостью, персоналом, знаниями, проектами, малыми и крупными предприятиями, а также методы управления бизнес-процессами, методы управления взаимодействием бизнес-структур между собой и с клиентами и другие.

Традиционная общепризнанная классификация группирует методы менеджмента по характеру воздействия: административные (организационно-распорядительные), экономические и социально-психологические.

Данное деление условно, так как четко разграничить каждый метод не представляется возможным: они взаимно проникают друг в друга и имеют немало общих черт. В то же время присущие им различия в способах воздействия на объекты управления позволяют рассматривать каждый из них в отдельности.

Административные методы. Деятельность по управлению невозможна без разумного применения административных методов управления, которые нередко называют организационно-административными или организационно-распорядительными. С их помощью формируются основные системы управления в виде устойчивых связей и отношений, положений, регламентирующих права и ответственность подразделений и отдельных работников. Административные методы реализуются путем прямого воздействия руководителей на подчиненных. Такое воздействие может осуществляться на основе заключенных договоров, через административные приказы, распоряжения и требования, уставы и регламенты, правила, нормативы, инструкции и другие документы, организационно регламентирующие деятельность подчиненных лиц, обеспечивающие надлежащую дисциплину и ответственность. Методы административного воздействия опираются на власть руководителя и представляют собой, по существу, методы властной мотивации, опирающиеся на реальное принуждение или на возможность принуждения и с той или иной степенью детальности описывающие процедуры получения требуемого результата.

Экономические методы. Сущность экономических методов состоит в том, чтобы путем воздействия на экономические интересы работников и экономических контрагентов с помощью цен, оплаты труда, кредита, прибыли, налогов и других экономических рычагов создать эффективный механизм работы. Данные методы основываются на использовании экономических стимулов, предусматривающих заинтересованность и ответственность управленческих работников за последствия принимаемых решений и побуждающих работников добиваться инициативного осуществления поставленных задач без специальных на то распоряжений. При использовании экономических методов начинают результативно функционировать обратные связи, появляется возможность более эффективного контроля. Менеджмент избавляется от необходимости преодолевать инертность персонала в реализации новых задач, управляемые процессы становятся более гибкими и адаптивными. Пропадает нужда в административном контроле. Распространение экономических методов обычно сочетается с относительным обособлением отдельных подразделений и повышением уровня саморегулирования.

Административные и экономические методы менеджмента имеют много общего. В практике управления они дополняют друг друга. Как правило, административные решения - это не просто некие директивы, а решения, обоснованные с точки зрения их экономической целесообразности, в то же время экономические меры воздействия нередко применяются в рамках осуществления тех или иных директив.

Социально-психологические методы. Сущность социально-психологических методов состоит в том, чтобы путем воздействия на неэкономические интересы работников и экономических контрагентов задействовать эффективный механизм работы. Социально-психологические методы воздействуют на потребности и интересы человека и группы, их иерархию, активизируют творческую или исполнительскую деятельность, общение. Данные методы предполагают использование моральных стимулов, особых способов и условий коммуникации, образов, метафор и других приемов воздействия на психологические установки и эмоциональную сферу психики людей. Среди этих методов -- убеждение, внушение, «заражение», демонстрация примеров поведения. Современная деятельность по управлению невозможна без широкого применения социально-психологических методов управления. Они всегда дополняют как административно-командные, так и экономические методы менеджмента.

Так как, менеджмент является научной дисциплиной, то вполне логично, что во время своей деятельности, менеджеры используют научные методы для придания своей работе более чёткого и обоснованного характера.

Концепция о возможности применения научных принципов для повышения эффективности организации зародилась, когда управление как наука было ещё в зачаточном состоянии. Систематическое приложение научного метода к проблемам управления было фундаментом научного управления. Однако истоки школы управленческой мысли имеют недавнее происхождение.

Центральный пункт науки управления состоит в том, чтобы обеспечить руководителей организации научной базой для разрешения проблем, связанных с взаимодействием компонентов организации в интересах последней как целого, Это важно для всех организаций, но особенно трудным может быть применение этого принципа в крупных организациях в силу высокой степени специализации.

Менеджеры соответствующими методами пытаются оценить компромиссы, возможные в связи с различием целей, и выявить альтернативные решения, обеспечивающие баланс противоречивых целей.

Учёными выявлены три отличительные особенности науки управления:

- использование научного метода.

- системная ориентация.

- использование моделей.

Фундаментальной процедурой любого научного исследования, впервые использованного на практике школой научного управления, является научный метод. Он состоит из трёх этапов:

1. Наблюдение - объективный сбор и анализ информации по проблеме и ситуации.

2. Формулирование гипотезы - этим исследователь выявляет имеющиеся альтернативы - варианты действии - их последствия для ситуации, а также делает прогноз, основанный на этих наблюдениях. Цель - установление взаимосвязи между компонентами проблемы.

3. Верификация - подтверждение достоверности. Исследователь проверяет гипотезу, наблюдая результаты принятого решения.

Применяя научный метод для разрешения проблем управления, необходимо помнить, что организация - это открытая система, состоящая их взаимосвязанных компонентов. Поэтому второй особенностью подхода системного управления является ориентация.

Третья особенность науки управления использование моделей. Моделирование часто необходимо в силу сложности проблем управления и трудности проведения экспериментов в реальной жизни. Наиболее замеченный и, возможно наиболее значительный вклад школы научного управления заключается в разработке моделей, позволяющих принимать объективные решения в ситуациях, слишком сложных для простой причинно-следственной оценки альтернатив. Многие из таких моделей настолько сложны, что не всякий средний руководитель в состоянии воспользоваться ими самостоятельно. Однако отсутствие основательного представления о моделях может привести руководителя к методу проб и ошибок и приятию необдуманных решений вместо применения проверенных методов.

1.2 Роль документообеспечения в управлении

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация - важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.

Основные задачи ДОУ:

1.Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2. Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Управление производством путем документооборота направлено на достижение стратегических целей путем:

1) повышения эффективности процесса через:

- уменьшение времени исполнения процесса;

- сокращение уровня рисков;

- снижение стоимости процесса и его отдельных операций;

- наращивание объемов исполняемых процессов при сохранении (сокращении) численности персонала.

2) соответствия процессов:

- внутренним нормам и политикам компании;

- требованиям регулирующих органов;

- нормам и политикам партнеров по бизнесу.

3) повышения уровня удовлетворенности клиентов путем:

- исполнения процесса за обещанный клиенту срок;

- снижения числа ошибок оформления документов;

- предоставления клиенту новых каналов взаимодействия.

4) появление новых методов и способов ведения бизнеса, например:

- обработка заявок в удаленных офисах компании;

- динамическая балансировка загрузки сотрудников.

Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:

содержанию информации (отражают основные функции управления)

происхождению (служебные и личные)

месту составления (внешние и внутренние)

способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)

количеству вопросов (простые - один вопрос; сложные - несколько вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- справочно-информационные документы.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально - техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего - это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления решения, распоряжения. Это вторая группа - распорядительные документы.

Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

Согласно ГОСТа Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

1.3 Методология аннотации документообеспечения

Методология аннотации документообеспечения - система принципов и способов организации и построения работы с документами.

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма)

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) должна поддерживать весь жизненный цикл документа, от его поступления в организацию или создания до уничтожения или передачи на государственное хранение, т.е. обеспечивать делопроизводство, документооборот и архивное хранение. В российской практике исторически сложилось, что системы документооборота и архива воспринимаются как разные системы, хотя с функциональной стороны они чрезвычайно близки. Вместе с тем, нельзя не признать, что общая тенденция в автоматизации складывается скорее в пользу сквозных интегрированных систем, поэтому подобная практика будет меняться.

Согласно национального стандарта РФ Госта Р 53898-2010 Системы электронного документооборота, электронное сообщение представляет собой XML-документ установленной настоящим стандартом структуры и с заданным настоящим стандартом составом элементов и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Как электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и другими аналогами собственноручной подписи и (или) зашифрованы.

Данные взаимодействующих систем управления документами передаются через значения содержания и атрибутов элементов, а также, при наличии, дополнительных файлов - документов в электронном виде.

Перечень и содержание зон электронного сообщения представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1

Перечень зон электронного сообщения и общее описание их содержания

Наименование зоны	Имя типа элемента XML	Содержание зоны
Заголовок	Header	Содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом.
Документ (основная зона)	Document	Содержит информацию о передаваемом документе - как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, самого документа в электронном виде (в виде файла, набора файлов).
Задания	TaskList	Содержит информацию о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т.д.) - как в объеме стандартизованного набора РКД, так и, возможно, в электронном виде (в виде файла, набора файлов).
Дополнительные материалы	AddDocuments	Содержит информацию о дополнительных (справочных) материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в документе вопросы (в виде дополнительных документов, писем, справок и пр.).
Расширение	Expansion	Содержит дополнительные, не стандартизованные в рамках настоящего стандарта, данные из передающей системы. Назначение зоны - определение стандартного пути расширения стандарта. Состав зоны документируется разработчиком соответствующей системы управления документами.
Уведомление (подтверждение приема)	Acknowledgement	Содержит ответную информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и ДР- Данная зона в сообщении может передаваться только с заголовком сообщения и с зоной Расширение.

Решение вопроса о том, что и когда является основным документом, а что заданием (сопроводительным письмом, поручением), а что дополнительными (справочными) материалами к документу определяется в соответствии с принятыми технологиями обработки документов в организациях, эксплуатирующих взаимодействующие системы управления документами.

Использование в организациях различных форм собственности систем электронного документооборота (СЭД) позволяет решать такие важные задачи, как автоматизация работы с документами, оптимизация бизнес-процессов, обеспечение совместной работы с данными, обеспечение безопасности и надежности хранения информации.

В зарубежной практике существует спецификация MoReq имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. Она определяет не то, как в организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.

Бумажные документы накапливаются в бумажных (или в прозрачных) файлах-конвертах, хранящихся в папках-скоросшивателях или в делах. Папки организуются в структуру, называемую схемой классификации. АСЭД может управлять электронными документами, только если они аккумулируются в электронных «файлах» и в организованы в электронные «папки». Строго говоря, эти файлы и папки ничего в действительности не «содержат»; фактически они состоят из набора атрибутов метаданных документов, ассоциированных с ними. Кроме того, во многих случаях не требуется проводить различия в электронной системе между файлом конвертом и папкой.

Однако эти детали обычно не виды пользователям АСЭД; Прикладное программное обеспечение АСЭД позволяет пользователям работать с электронными папками таким образом, как если бы они физически содержали в себе документы. Такой взгляд со стороны пользователя является основополагающим в данной спецификации. Далее в спецификации используется метафора, что электронные папки «содержат» в себе документы для удобства восприятия. Следует, однако, заметить, что спецификация описывает только функциональные требования по управлению электронными папками и никоим образом не предписывает, каким образом эта концепция может быть реализована.

В процессе документирования дела организуются в некую структуру, и передовой опыт диктует, чтобы эта структура отражала деловые функции организации. Представление этой структуры называется «схемой классификации». Обычно схема классификации является иерархической, хотя она может строиться и на основе тезауруса и не быть иерархической. Далее в спецификации внимание будет сосредоточено на иерархическом представлении.

Подобно тому, как папки (дела) представляются реально существующими, хотя они есть ни что иное, как набор документов, так и более высокие уровни схемы классификации кажутся реально существующими, хотя они есть всего лишь набор папок-дел или более низких уровней. Как и для папок (дел), данная спецификация формулирует требования к иерархии, не указывая, каким образом они должны быть реализованы. Папки (дела) могут появляться на любом уровне иерархии (Рис.1.1).

Рис.1.1. Схема классификации документирования

АСЭД является основным приложением для управления электронными документами, хотя она также может быть использована и для управления материальными (бумажными) документами. В данной спецификации делается упор на управлении преимущественно электронными документами.

Документы, произведенные или полученные в процессе деятельности организации, становятся официальными, когда они регистрируются в АСЭД. В процессе регистрации документы «классифицируются», т.е. им присваиваются коды соответственно классам, к которым они относятся, что позволяет АСЭД управлять ими. Кроме того, каждому документу присваивается уникальный идентификатор.

Во многих случаях, документы, которые остаются вне системы или зарегистрированы, становятся официальными, будучи привязанными к бизнес-процессу, например, как обычно случается в ходе выполнения некой автоматизированной процедуры. Например, когда выставляется счет, он автоматически становится официальным документом, который должен быть зарегистрирован. В других случаях регламентом может быть установлено, что все документы, имеющие отношение к определенному вопросу должны считаться официальными, даже если они формально не участвуют в деловом процессе. В некоторых других обстоятельствах процесс регистрации документа может быть избирательно инициирован пользователем. Определение того, какие документы подлежат регистрации должно основываться на анализе законодательных и регулирующих требований, потребностей бизнеса, нужд бухгалтерского и налогового учета и оценке рисков недокументирования какой-либо деятельности. В качестве примера можно взять служебные записки в организации, правила работы с которыми установлены регламентом. Организация может решить, что только служебные записки, считающиеся значимыми должны регистрироваться, тогда как служебные записки касательно организационных вопросов регистрации не подлежат.

Данная спецификация имеет своей целью удовлетворять любому из этих сценариев. Иными словами, спецификация MoReq описывает систему общего назначения для всей организации, а не просто систему документооборота для некой частной задачи или для использования исключительно службой ДОУ или службой информационного обеспечения.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле (1.1):

Уд = SBX. + исх. + вн., (1.1)

SBX - сумма входящей корреспонденции;

Исх. - исходящая корреспонденция;

Вн. - внутренняя корреспонденция за определенный период времени (обычно за год).

В системе реализованы следующие схемы движения документов внутри организации: движение входящего документа и движение внутреннего (или исходящего) документа (рис.1.2. и рис.1.3).

Рис. 1.2. Движения входящих документов

Поступивший входящий документ регистрируется в журнале входящих документов. Документ может быть получен как в бумажном виде, так и по электронной почте.

Документ отправляется к руководителю для наложения резолюции, после чего резолюция прикрепляется к карточке входящего документа. Резолюцию в программу может вводить либо непосредственно руководитель, либо регистратор документа. Если ввод осуществляет руководитель, то он может заверить свою резолюцию электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Для учета исполнительской дисциплины сотрудников, указанных в резолюции, можно создать контрольные карточки на исполнителей по документу.

Входящий документ запускается в документооборот и сотрудники, указанные в резолюции, получают возможность работать с документом. Любой из сотрудников может назначить соисполнителей и контролировать ход выполнения своих заданий.

После исполнения документ списывается в электронный архив.

Если на пришедший документ требует ответа, то создается исходящий документ, который является ответом на входящий и отправляется либо в бумажном виде либо непосредственно из системы по электронной почте (документ можно подписать ЭЦП).

Рис. 1.3. Движение внутреннего документа

Автор документа (исполнитель) готовит проект документа и прикрепляет его к регистрационной карточке.

Исполнитель задает маршрут движения для согласования текста документа. Маршрут задается в графическом виде и может быть сколь угодно сложным (с разветвлениями, схождением в одну точку и т.п.). Маршрут может быть либо спроектирован заново, либо выбран из справочника типовых маршрутов.

Если у исполнителя нет права самостоятельно запускать документ в документооборот, то требуется утверждение руководителя на выполнение этого действия.

После запуска проекта документа в документооборот с ним могут приступать к работе участники маршрута движения. Их задача - изучить документ и наложить рецензию. Исполнитель, который запустил этот документ, в любой момент времени может видеть в какой стадии обработки этот документ находится (кто какие рецензии наложил, кого документ прошел, а кого - нет и т.д.).

После окончания согласование конечный вариант документа отправляется в канцелярию для регистрации в журнале внутренних документов.

Если документ распорядительный, то можно создать задания по каждому пункту этого документа и отправить их исполнителям в системе электронного документооборота. Если же документ носит ознакомительный характер, то он может быть отправлен всем заинтересованным сотрудникам для ознакомления.

После исполнения документ помещается в электронный архив, где становится доступным для просмотра остальным сотрудникам организации.

Кроме того, существует возможность сквозного документооборота между организациями, где используется система электронного документооборота (рис.1.4).

Рис.1.4. Организация сквозного документооборота между организациями

В системе предусмотрена возможность создания сквозного документооборота между организациями, у которых установлен модуль «Канцелярия». Для функционирования этого режима необходимо, чтобы у организации имелся специальный электронный адрес для программы, через который она будет отправлять и получать сообщения. Порядок работы в этом случае следующий

В организации «А» заполняется карточка исходящего документа, к карточке присоединяется содержимое документа и задаются корреспонденты.

Документ отправляется корреспонденту в организацию «Б» по каналам электронной почты.

В организации «Б» документ регистрируется как входящий, при этом формируется уведомление о регистрации и отсылается в организацию «А».

При отметке об исполнении входящего документа в организации «Б» формируется и отсылается в организацию «А» соответствующее уведомление. При получении этого уведомления в организации «А» оно автоматически прикрепляется к соответствующему исходящему документу.

Если в организации «Б» в ответ на этот входящий документ создается исходящий документ и отправляется по электронной почте в организацию «В», то при отправке формируется уведомление об отправке и это уведомление отсылается в организацию «А».

В момент регистрации входящего документа в организации «Б» формируются уведомления о регистрации и отсылаются в организации «А» и «Б». И так далее.

Таким образом, каждый последующий корреспондент отсылает уведомления о регистрации всей цепочке предшествующих корреспондентов. При этом достигается прозрачность хождения документов между организациями. Любой участник цепочки может видеть, что происходило с отправленным им исходящим документом. Для придания документам юридической значимости в системе поддерживается механизм наложения электронной цифровой подписи.

Представим схему документооборота рис. 1.5.

Рис. 1.5. Схема документооборота на предприятии

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Согласно ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) направления в дело».

Документооборот регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков осуществления работ.

Процесс рационального документооборота предполагает организацию документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах. Важно добиваться также сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. Поэтому на предприятии следует проектировать маршруты движения документов, устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, а также контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.