Організація документів архівів України

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

Розділ 1. Поняття архіву. Основні завдання та функції архіву. Види архівів. Права і відповідальність архіву

1.1 Поняття архіву

1.2 Види архівів

1.3 Права і відповідальність архіву

Розділ 2. Аналіз комплектування архіву та вимоги до оформлення справ, прийнятих в архів

Розділ 3. Методи вдосконалення складання та оформлення описів справ. Організація документів у межах архівного фонду: порядок побудови схеми систематизації документів в фонді

3.1 Складання та оформлення описів справ

3.2 Організація документів у межах архівного фонду: порядок побудови схеми систематизації документів в фонді

3.3 Систематизація документів колекцій

3.4 Систематизація документів з особового складу

Висновок

Список використаних джерел



Вступ

Архівний фонд України відповідно до Закону України “Про національний архівний фонд і архівні установи” являє собою історично сформовану і постійно поповнюється сукупність архівних документів, що відображають матеріальне і духовне життя людей, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне, культурне значення, і є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народу України.

До складу Архівного фонду включені всі документи, що представляють цінність для суспільства незалежно від форми власності.

Робота з розподілу документів між архівами і їх впорядкування всередині кожного архіву називається організацією документів у межах архівного фонду.

Об'єктом вивчення є - методика складання схем систематизації документів в межах архівного фонду.

Предметом вивчення курсової є процес документування (документаційного забезпечення), складання схем систематизації документів в межах архівного фонду.

Мета роботи: розкрити роль і значення складання схем та організації документів архівів України.

На сучасному етапі все більше архівів, як державних, так і недержавних організацій містять документи особистого походження та колекції, а їх систематизація має деякі особливості.

Розробка схеми систематизації справ фонду є важливим кроком для практичного здійснення наукової організації документів. Крім того, схема - це основа структури опису.

Практичне здійснення систематизації документів фонду може проводитися двома способами: безпосереднім (угруповання і розташування одиниць зберігання відповідно до схеми систематизації) або картковим способом.

При безпосередній систематизації одиниці зберігання фізично групуються за розділами і іншим, більш дрібним розподілам схеми і послідовно розташовуються з урахуванням зазначеного у схемі порядку.



Розділ 1. Поняття архіву. Основні завдання та функції архіву. Види архівів. Права і відповідальність архіву

1.1 Поняття архіву

Документи Архівного фонду України, віднесені до державної власності, до передачі на постійне зберігання, тимчасово, в межах строків, встановлених архівною службою, зберігаються в організації.

Відповідно до закону про архівний фонд України Національний архівний фонд України є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, реалізації прав та законних інтересів кожної людини.

Документи Національного архівного фонду є культурними цінностями, що постійно зберігаються на території України абозгідно з міжнародними договорами, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, підлягають поверненню в Україну.

Юридичні та фізичні особи зобов'язані забезпечувати збереженість Національного архівного фонду та сприяти його поповненню.

Основними завданнями архіву організації є:

· Комплектування архіву документами, склад яких передбачено положенням про архів;

· Облік і забезпечення збереження документів;

· Створення науково-довідкового апарату до документів архіву;

· Підготовка та передача документів, що відносяться до архівного фонду України, на постійне зберігання відповідно до термінів та вимог, установлених Законом України про архівний фонд та органами управління архівною справою суб'єктів.

Для організацій, що здійснюють тимчасове депозитарне зберігання документів Архівного фонду України, основні завдання архіву визначаються відповідно з угодами і договорами, укладеними ними з установами архівної служби.

З метою виконання основних завдань архів здійснює такі функції:

Ё Веде списки організацій та (або) структурних підрозділів організацій - джерел комплектування архіву;

Ё Приймає впорядковані документи структурних підрозділів організації та організацій - джерел комплектування архіву;

Ё Перерахунок і збереження прийнятих в архів документів

Ё Створює і підтримує в актуальному стані науково-довідковий апарат до документів архіву;

Ё Організовує інформаційне обслуговування керівників до структурних підрозділів організації, здійснює використання документів за запитами організацій і приватних осіб, у тому числі соціально-правовим запитам громадян, веде облік і аналіз використання;

Ё Проводить експертизу цінності та здійснює комплекс організаційних і методичних заходів щодо передачі документів ні постійне зберігання,

Ё Здійснює перевірку правильності формування та оформлення справ у структурних підрозділах організацій та інших організаціях - джерелах комплектування;

Ё Організовує роботу по складанню номенклатури справ організації:

Ё Надає методичну та практичну допомогу структурним підрозділам у роботі з документами;

Ё Бере участь у розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;

Ё Бере участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву та служби документаційного забезпечення управління, у тому числі в організаціях - джерелах комплектування архіву.

Архіви організацій здійснюють прийом електронних документів (ЕД), забезпечують їх збереження, облік, відбір і використання, а також підготовку і передачу на державне зберігання. На зберігання передаються ЕД у складі фондів організацій - джерел комплектування архівів. Всі операції, що здійснюються з ЕД при передачі на архівне зберігання і в процесі зберігання (перезапис, конвертування в нові формати, стиснення та ін.), повинні бути задокументовані для забезпечення автентичності ЕД.

1.2 Види архівів

архів справа фонд документ

Залежно від компетенції (функцій) організації можуть створюватися такі види архівів:

Ё Центральний архів органу влади або органу влади суб'єкта України, який зберігає документи апарату органу влади, документи організацій безпосереднього підпорядкування та інших організацій, включених до списку джерел комплектування архіву, затверджений керівником органу влади,

Ё Центральний галузевий архів, який зберігає документи всіх організацій, віднесених до певної галузі, всіх рівнів підпорядкованості та незалежно від їх територіального розташування;

Ё Об'єднаний архів, який зберігає документи кількох організацій галузі, пов'язаних системою співпідпорядкованості або однотипних за профілем діяльності;

Ё Архів організації, що зберігає документи тільки даної організації та її попередників.

Залежно від складу документації, що підлягає зберіганню в архіві, можуть створюватися:

Ё Науково-технічний архів;

Ё Аудіовізуальний архів;

Ё Архів документації на електронних носіях.

Архіви, склад документів яких обумовлений способом запису інформації і носієм, можуть створюватися як самостійні одиниці або як структурні підрозділи в складі архіву організації.

1.3 Права і відповідальність архіву

Для виконання основних завдань та функцій архів організації має право:

Ё Вимагати від структурних підрозділів своєчасної передачі в архів документів у впорядкованому стані;

Ё Контролювати правила роботи з документами в структурних підрозділах і організаціях - джерелах комплектування архіву;

Ё Запитувати від структурних підрозділів та організацій джерел комплектування необхідні для роботи архіву відомості;

Ё Брати участь у заходах проведених архівною службою України, органами управління архівною справою та архівами, з питань архівної справи та документаційного забезпечення управління.

Архів спільно з керівником організації несе відповідальність за:

Ё Недотримання умов забезпечення збереження документів:

Ё Втрату та несанкціоноване знищення документів;

Ё Необгрунтовану відмову в прийомі на зберігання документів постійного зберігання та з особового складу підвідомчих організацій, при ліквідації організації або зміну форми власності;

Ё Порушення правил використання документів та доступу користувачів до документів, встановлених законодавством.



Розділ 2. Аналіз комплектування архіву та вимоги до оформлення справ, прийнятих в архів

Комплектування архіву організації - це систематичне поповнення архіву документами структурних підрозділів організації, а також інших організацій, що є джерелами комплектування архіву.

Комплектування архіву включає:

Ё Визначення джерел комплектування архіву;

Ё Визначення складу документів, які підлягають прийому в архдв;

Ё Організація передачі документів до архіву.

Ё Джерела комплектування архіву.

Основними джерелами комплектування архіву організації є:

Ё Структурні підрозділи організації;

Ё Підвідомчі організації

Ё Фізичні особи

Склад документів, що підлягають передачі в архів організації відповідно до положення про нього комплектується справами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також справами по особовому складу.

Справи тимчасового зберігання з термінами зберігання до 10 років передачі в архів організації, як правило, не підлягають. Вони зберігаються в структурних підрозділах організації та після закінчення строків зберігання підлягають знищенню. Документи особистого походження в архів організації передаються на тимчасове зберігання за заявою їх власника з подальшою передачею в державний архів на постійне зберігання.

В архів передаються документи організацій-попередників, а також документи ліквідованих підлеглих організацій. Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення управління організації або іншими структурними підрозділами, в обов'язки яких входить заклад і формування справ, за методичної допомоги і під контролем архіву організації. Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Повне оформлення справ передбачає:

§ Підшивку чи палітурка справи;

§ Нумерацію аркушів справи;

§ Складання листа-завірителя;

§ Складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів;

§ Внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка діда).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається не проводити систематизацію документів у справі, листи справи не нумерувати, засвідчувальні написи не складати.

Документи, що становлять справи, підшиваються на протокол в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.

Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або неформатних документів, зберігаються в закритих твердих палицях з трьома клапанами із зав'язками або в коробках.

При наявності в справі непотрібних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається в справу. При наявності великої кількості таких документів останні вилучаються із справ і на них складається окремий опис.

Наприкінці кожної справи підшивається чистий бланк листа - завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи (крім листа-завірителя і внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті листа простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Листи справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці на верхньому полі аркуша.

Складений аркуш (формату A3, А2) розвертається і нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один аркуш.

Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті в справу конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.

Підшиті в справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі.

У випадках виявлення великої кількості помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерації аркушів старі номери закреслюються, і поруч ставиться новий номер аркуша, в кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається в справі.

При наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за державним архівом вживання літерних номерів аркушів.

Лист-засвідчувач складається у справі на окремому аркуші, в книгах - на зворотному боці останнього чистого аркуша, в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.

Лист-засвідчувач справи складається за встановленою формою, в якій вказуються цифрами до прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів), а також вказується наявність в справі типографських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації у справі.

Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в лист-засвідчувач з посиланням на відповідний акт.

Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справу підшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.

Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи і т.д.), а також для обліку справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих за різновидом документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документа.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за встановленою формою, в якій містяться відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів та кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішній опис підписується її упорядником, якщо справу переплетено або підшито без бланка внутрішнього опису документів, то складений за встановленою формою опис підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (вилучення, включення документів, заміна їх копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланнями на відповідні акти. При необхідності складається новий підсумковий запис до внутрішнього опису і засвідчувальний напис справи.

Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 дет) зберігання та з особового складу складається і оформляється за встановленою формою, в якій зазначаються найменування організації, структурного підрозділу, індекс справи, архівний шифр справи, номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису справ, заголовок справ.

На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, в який справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації.

При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи або при передачі справи в іншу організацію (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи зазначається нове найменування цієї організації або організації-правонаступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) береться в дужки.

Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. У необхідних випадках в заголовок вносяться уточнення (номери наказів, протоколів тощо.).

У тих випадках, коли справа складається з кількох томів (частин), на обкладинку кожного тома (частини) виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного тому (частини).

У заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копійність. Справжність документів справи в заголовку не обмовляється.

На обкладинці справи зазначаються арабськими цифрами крайні дати справи: рік (и) заведення і закінчення справи.

Якщо в справу включені документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то під датами справи, з нового рядка робиться про це запис: "в справі є документи за... рік". Дати справи можуть не вказуватися на обкладинці справ, що містять річні плани і звіти, так як вони відбиваються в заголовках справ.

Крайніми датами справ, що містять організаційно-распорядчу, творчу та іншу документацію (протоколи, стенограми, листи, доповіді і т.д.), для яких точне датування має важливе значення, а також справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів справи, тобто дати реєстрації (складання) самого раннього і самого пізнього документів, включених у справу.

Якщо справою є журнал реєстрації наказів, розпоряджень тощо, то датою справи будуть точні календарні дати першого та останнього записів у журналі.

Крайніми датами справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (для документів, які затверджуються) або складання першого і останнього протоколів, що складають справу.

Якщо справою є журнал реєстрації наказів, розпоряджень тощо, то датою справи будуть точні календарні дати першого та останнього записів у журналі.

Крайніми датами справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (для документів, які затверджуються) або складання першого і останнього протоколів, що складають справу.

Крайніми датами особової справи є дати підписання наказу про прийом і звільнення особи, на яку ця справа заведена.

Обов'язковими реквізитами обкладинки справи є кількість аркушів у справі, яка проставляється на підставі засвідчувального напису справи, і терміни зберігання справи (на справах постійного зберігання пишеться: "Зберігати постійно").



Розділ 3. Методи вдосконалення складання та оформлення описів справ. Організація документів у межах архівного фонду: порядок побудови схеми систематизації документів в фонді

3.1 Складання та оформлення описів справ

Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.

Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту.

Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) зберігання, справи з особового складу, справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).

Окремий опис являє собою перелік справ із самостійною валовою (порядковою) нумерацією.

В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву. За цим описом документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання. Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі у трьох примірниках і представляються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.

Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає наступні елементи:

Ё Порядковий номер справи (тому, частини) по опису;

Ё Індекс справи (тому, частини);

Ё Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;

Ё Дати справи (тому, частини);

Ё Кількість аркушів у справі (томі, частині);

Ё Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

Ё Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться опис під самостійним номері м),

Ё Порядок нумерації справ описі - валовий за кілька років; порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом;

Ё Графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;

Ё При внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

Ё Графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.

У кінці опису: слідом за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якому вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних та пропущених номерів).

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу.

На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.

На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи.

В річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ постійного зберігання, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів і заголовки справ, сформованих з документів, виділених із справ з тимчасовими термінами зберігання, що мали позначку "ЕПК", причому тільки після звірки їх зі зведеною номенклатурою за той же рік і перевірки правильності формування та оформлення справ. У необхідних випадках заголовки справ уточнюються, справи піддаються розшиванню й переформовування при виявленні, що справа сформована неправильно.

Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складається за встановленою формою. Першого річного розділу зведеного опису фонду присвоюється номер по листу фундації, всі подальші річні розділи числяться за цим номером до утворення закінченого опису. Заголовки справ, включені в річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку. Заголовки додатково знайдених справ залежно від їх кількості можуть бути внесені в річний розділ під літерними номерами відповідно до прийнятої систематизації або в кінець річного розділу. Після внесення в опис записів про надходження або вибуття справ складається остаточний підсумковий запис, в якому вказуються також підстави внесених змін.

Внесення в річний розділ зведеного опису справ змін після затвердження його ЕПК архівної установи допускається тільки після ухвалення ЕПК, що затвердила цей розділ, відповідного рішення.

До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова і при необхідності покажчики, зміст, список скорочених слів, які складають довідковий апарат річного розділу опису.

В передмову включаються відомості про основні напрямки діяльності та структурі організації за період, що охоплюють справи опису, дається коротка характеристика змісту і повноти документів фонду, включених в розділ, вказується наявність справ, що виходять за хронологічні межі фонду, відзначаються найбільш типові групи справ як по різновидах документів, так і за змістом, дається коротка характеристика, що містить в описі інформацію про підвідомчі або вищестоящі організації, висвітлюються особливості формування, описів і систематизації заголовків справ, наявність довідкового апарату до розділу, основні принципи його складання і порядок користування ним.

Передмова підписується укладачем із зазначенням посади та дати складання передмови і завідуючим архівом організації (особою, відповідальною за архів).

Зміст складається, якщо в річному розділі зведеного описі справ є підрозділи, інші більш дрібні групи справ, довідковий апарат до розділу. В змісті перераховуються: список скорочень (що складається в необхідних випадках), назви всіх підрозділів і більш дрібних груп справ, включених в розділ, покажчики (якщо вони є).

Річний розділ зведеного опису справ складається в 4-х примірниках.

Річні розділи, якщо вони не є закінченим описом, що не підшиваються і не переплітаються, вони повинні зберігатися в папках з клапанами і зав'язками.

Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання підлягає розгляду організації, після чого у разі узгодження в кінці розділу ставиться гриф "Погоджено" із зазначенням номера протоколу ЦЕК (ЕК) і дати засідання, на якому він був розглянутий. Схвалені річні розділи прямують на розгляд архівної установи відповідно до термінів, встановлених графіком представлення описів справ на розгляд ЕПК архівної установи, але не пізніше ніж через 2 роки, а центральним архівом міністерства - через 4 роки після завершення діловодством справ, включених в розділ, представляються чотири його екземпляра.

Після затвердження річного розділу ЗПК архівної установи розділ затверджується керівником організації, потім перший примірник річного розділу зведеного опису як контрольне передається в державний архів, інші залишаються в організації.

Кілька річних розділів зведених описів справ постійного зберігання або один річний розділ, число заголовків справ в яких досягло чотиризначної цифри, вважаються закінченим архівним описом.

В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюються справи постійного зберігання (до 200 справ) опис вважається закінченим, якщо в неї включені річні розділи зведених описів справ постійного зберігання за 5 років.

Кожному закінченому опису присвоюється номер. Закінчений опис має самостійну нумерацію заголовків справ, до неї складаються підсумковий запис і засвідчувальний напис. Підсумковий запис і засвідчувальний напис до закінченого опису складаються так само, як до річного розділу зведеного опису справ.

При цьому засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведених описів справ, вилучаються.

Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису є титульний аркуш.

На титульному листі закінченого опису справ постійного зберігання зазначаються:

Ё Назва фонду;

Ё Номер фонду;

Ё Номер опису;

Ё Назва опису, яка включає вказівку категорії документів (постійного, тимчасового зберігання, з особового складу і т. д.), що містяться в справах, заголовки яких включені в опис;

Ё Крайні дати справ, включених в опис.

Перед назвою фонду на титульному аркуші залишається місце для написання повної назви державного архіву, в якому постійно зберігатимуться справи даної організації,

До закінченого опису обов'язково складаються зміст і передмова, а також покажчики і список скорочених слів за наявності останніх в річних розділах.

Закінчений опис разом з титульним листом і довідковим апаратом до неї вкладається в тверду обкладинку і переплітається.

В річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів.

Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання складається за встановленою формою. Порядок заповнення граф опису, нумерації заголовків справ розділу, складання підсумкового запису і засвідчувального напису до розділу має аналогічний порядок.

Систематизація заголовків справ в річному розділі зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання відповідає систематизації заголовків справ в зведеній номенклатурі справ за цей же рік.

При необхідності до річного розділу цієї описи складаються зміст, список скорочених слів.

Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання друкується в двох екземплярах і схвалюється спочатку ЦЕК (ЕК) організації, а потім затверджується її керівником.

Річний розділ зведеного опису справ з особового складу має встановлену форму. Порядок заповнення граф, форми опису, нумерації заголовків справ розділу, складання підсумкового запису і засвідчувального напису до розділу в аналогічному порядку.

Заголовки справ в річному розділі зведеного опису справ з особового складу систематизували по номінальній ознаці в наступній послідовності:

Ё Накази (розпорядження) з особового складу;

Ё Списки особового складу;

Ё Картки з обліку особового складу (за відсутності окремого опису таємних справ);

Ё Особисті справи (за відсутності окремого опису особистих справ) (Додаток 1);

Ё Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі;

Ё Непотрібні трудові книжки (за відсутності окремого опису);

Ё Акти про нещасні випадки.

Зазначені види документів, що утворюються в організації у великих обсягах, можуть виділятися в самостійні річні розділи опису (особисті справи, трудові книжки тощо). Особові справи (особисті картка) вносяться в зведений річний розділ опису по року звільнення особи, на яку заведено особову справу і систематизуються за алфавітом.

При необхідності до річного розділу зведеного опису справ і до закінченого опису справ з особового складу складаються зміст, покажчики і списки скорочених слів.

Річний розділ зведеного опису справ з особового складу організації, що передає документи на постійне зберігання, друкується у трьох примірниках, підписується укладачем, завіряється начальником відділу кадрів (інспектором з кадрів) і подається на розгляд ЦЕК (ЕК) організації. Після схвалення розділу ЦЕК (ЕК) він підлягає узгодженню з ЕПК відповідної архівної установи і затвердженню керівником організації.

Форма титульного аркуша до закінченого опису справ з особового складу ідентична формі титульного аркуша до закінченого опису справ постійного зберігання.

Порядок складання та оформлення опису на кожний різновид специфічних для даної організації документів (наукові звіти, тексти програм радіо- і телепередач і т.п.), а також на службові відомчі видання визначається залежно від термінів їх зберігання за аналогією з порядком складання та оформлення описів справ постійного і тимчасового зберігання. Справи систематизуються в річних розділах зведених описів з урахуванням специфіки документів.

Відбір документів на знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання за цей період. Акти про виділення документів і справ до знищення розглядаються на засіданні ЕК одночасно з описами справ.

Для організацій, що здають справи на постійне зберігання, акти затверджуються керівником організації після затвердження описів справ постійного зберігання за цей період архівною установою.

Справи постійного і довготривалого зберігання, включаючи документи з особового складу, передаються в архів організації не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві.

Передача справ в архів організації здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних подразделен, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації.

У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення та відповідність кількості справ включених в опис, кількості справ заведених відповідно до номенклатури справ організації. Усі виявлені при перевірці недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається відповідна довідка.

3.2 Організація документів у межах архівного фонду: порядок побудови схеми систематизації документів в фонді

В межах архівного фонду обліково-класифікаційної одиницею є одиниця зберігання документів. Одиниці зберігання повинні бути описані, систематизовані, внесені в опис та оформлені в порядку, що забезпечує їх облік, пошук і використання.

Одиниці зберігання систематизуються в межах фонду згідно зі схемою систематизації. Систематизація документів фонду проводиться в діловодстві та в архіві організації при підготовці документів до передачі в державний архів. У державному архіві систематизація проводиться при складанні та переробці описів.

Схема систематизації одиниць зберігання є підставою для внутрішньої організації документів архівного фонду і закріплюється описом (описами).

Схема систематизації архівного фонду організації може відображати історично сформовану структуру фондостворювача, його функцій.

Ознаки для відображення діловодного і смислового зв'язку між справами кожного конкретного фонду і створення найбільш зручної для використання документів системи їх організації.

Документи, що увійшли в об'єднаний архівний фонд розташовуються по значущості фондостворювачів: за хронологією їх створення, за алфавітом назв і т.д.. У межах кожного фонду, що увійшов в об'єднаний архівний фонд, застосовуються різні схеми систематизації, вибір яких визначається характером діяльності конкретних організацій, складом і обсягом їх документів. Для фондів однорідних організацій використовується загальна схема систематизації.



3.3 Систематизація документів колекцій

Систематизація документів колекцій визначається тематикою і складом документів. В межах колекції документів одного виду (різновиду) можливе групування за авторською ознакою з розташуванням груп в алфавітному порядку назв організацій або прізвищ авторів. В межах колекції документів, створеної за тематичною ознакою, можуть бути утворені групи з більш загальними темами або питаннями, розташовані в порядку їх значущості або хронології. Всередині тематичних підгруп документи можуть бути об'єднані за різними ознаками, виходячи з обсягу і складу документації.

При розподілі справ у відповідності зі схемою систематизації необхідно мати на увазі наступне:

· Справи відносяться до того року, в якому поступили в дану організацію (структурний підрозділ) з іншої організації (структурного підрозділу);

· Плани, звіти, кошториси та матеріали до них відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання;

· Багаторічні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

· Справи, розпочаті виробництвом в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони були закінчені (при цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього);

· В межах року або хронологічного періоду справи розташовуються по значущості структурних частин фонду.

3.4 Систематизація документів з особового складу

Документи з особового складу виділяються в особливу групу, систематизуються відособлено і включаються до окремого опису.

Реєстраційно-облікові форми документів з особового складу (книги, журнали обліку наказів про прийом, переведення, звільнення, особистих карток, особистих справ, угод, контрактів та ін.) включаються в опис документів з особового складу.

Особові справи, якщо вони передавалися з однієї організації в іншу у зв'язку з переведенням співробітників, включаються в документальний (архівний) фонд організації яка отримала їх.

На особисті справи звільнених співробітників може складатися окремий опис.

Справи з особового складу, як правило, систематизуються за хронологічною ознакою. В архівах великих організацій з великою кількістю працівників може використовуватися структурно-хронологічний принцип систематизації особистих справ,

У межах кожного року справи з особового складу систематизуються за ступенем важливості - накази про зарахування на службу (в навчальний заклад і т.д.), переміщення, звільнення (закінчення навчального закладу і т. д.), особисті рахунки, списки, журнали обліку документів з особового складу, інші реєстраційно - облікові документи, особисті справи, особові картки.

Особові справи та особисті картки звільнених співробітників ставляться до року звільнення і систематизуються в межах кожної групи за алфавітом прізвищ.

Систематизацію справ у межах фонду здійснюють постійно не тільки в архіві, але і безпосередньо в поточному діловодстві при складанні номенклатури справ при формуванні справ та підготовці справ до передачі в архів.

Систематизація справ зазвичай відповідає схемі систематизації, по якій побудована номенклатура справ організації та залежить від обсягу документообігу та кількості справ.

При виборі схеми систематизації справ необхідно враховувати діловодний і смисловий зв'язок між справами фонду організації. Схема систематизації повинна бути найбільш зручною для подальшого пошуку інформації, що знаходяться в справах документів.

Найбільш прийнятною і широко вживаною в даний час в архівній практиці є хронологічно-структурна і хронологічно- функціональна схеми систематизації справ. Дані схеми систематизації є підставою для внутрішньої організації документального фонду, тобто для складання описів справ фонду.

Таким чином, в архіві організації найбільшою класифікаційною одиницею є фонд, а в межах фонду за одиницю систематизації застосовують справу.

Відповідно до прийнятої схеми систематизації всі вхідні в архів документи розміщуються у сховищах на стелажах або в шафах. Для кожної організацій справи зберігаються в одному місці, відповідно до описів. А документи ліквідованих організацій зберігаються окремо.

В межах архівного фонду обліково-класифікаційної одиницею є одиниця зберігання документів. Одиниці зберігання повинні бути описані, систематизовані, внесені в опису та оформлені в порядку, що забезпечує їх облік, пошук і використання.

Одиниці зберігання (справи) архівного фонду систематизуються в межах фонду згідно зі схемою систематизації. Систематизація документів фонду проводиться в діловодстві та в архіві організації при підготовці документів до передачі в державні архіви.

Схема систематизації одиниць зберігання (справ) фонду є підставою для внутрішньої організації архівного фонду і закріплюється описом (описами) справ фонду.

Розподіл справ усередині фонду за розподілам схеми систематизації проводиться з урахуванням наступних ознак: структурних (відповідно до приналежністю одиниць зберігання до структурних підрозділів), хронологічних (за періодами чи дат, до яких відносяться документи), функціональних, галузевих, тематичних, предметно-питальних (з урахуванням функцій, галузей і напрямків діяльності організації, тем і питань, яких стосується зміст документів), номінальних (по діловодній формі - видах і різновидах документів), кореспондентських (по організаціям та особам, внаслідок листування з якими утворилися документи), географічних (відповідно до визначених територіями, населеними пунктами та іншими географічними назвами, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори, кореспонденти), авторських (за назвами організацій або прізвищами осіб, які є авторами документів).

Як правило, одиниці зберігання групуються послідовно за ознаками, застосування яких виявляється найбільш доцільним для всіх або окремих груп документів фонду.

Поєднання структурних і хронологічних ознак дає два варіанти схеми систематизації: хронологічно-структурна і структурно-хронологічна.

Хронологічно-структурна схема систематизації застосовується стосовно фондів діючих організацій (враховуючи подальше поповнення фондів) та ліквідованих організацій з часто змінюваною структурою. За цією схемою справи групуються, насамперед, за часом їх створення (рокам, періодами), а в межах кожної хронологічної групи - по структурних підрозділах організації.

Структурно-хронологічна схема систематизації застосовується стосовно фондів організацій, що мали стабільну структуру, зміни якої відбувалися рідко і були нескладні. При систематизації за цією схемою справи групуються, насамперед, по структурним підрозділам організації, а в межах кожної структурної групи - за часом їх створення.

Хронологічно-функціональна або функціонально-хронологічна схеми систематизації застосовуються стосовно фондів організацій з часто змінюваною структурою.

При систематизації справ за хронологічно-функціональною схемою їх угруповання відбувається спочатку за хронологічною ознакою, а потім за функціями (видами, напрямами діяльності) організації. При цьому підгрупи справ розташовуються з урахуванням значущості функцій організації (керівництво, фінансування, облік і звітність тощо) або за класифікатором самої організації.

При систематизації справ за функціонально-хронологічною схемою справи групуються спочатку за функціями діяльності організації, а потім за хронологічною ознакою.

Хронологічно-тематична або тематично-хронологічна схеми систематизації застосовуються по відношенню до невеликих за обсягом фондів, а також окремим архівним колекціям.

Хронологічно-номінальна і номінально-хронологічна схеми застосовуються, як правило, для систематизації справ фондів безструктурних організацій.

При виборі ознак угруповання справ у межах підгруп, названих у них, враховується значення тієї чи іншої ознаки для відображення діловодного і смислового зв'язку між справами кожного конкретного фонду і створення найбільш зручної для використання документів системи їх організації.

Документи, що увійшли в об'єднаний архівний фонд, розташовуються по значущості фондостворювачів, за хронологією їх створення, за алфавітом назв і т.д.. У межах кожного фонду, що увійшов в об'єднаний архівний фонд, застосовуються різні схеми систематизації, вибір яких визначається характером діяльності конкретних організацій, складом і обсягом їх документів. Для фондів однорідних організацій використовується загальна схема систематизації.

Систематизація документів колекцій визначається тематикою і складом документів. В межах колекції документів одного виду (різновиду) можливе групування за авторською ознакою з розташуванням груп в алфавітному порядку назв організацій або прізвищ авторів. В межах колекції документів, створеної за тематичною ознакою, можуть бути утворені групи з більш загальними темами або питаннями, розташовані в порядку їх значущості або хронології. Всередині тематичних підгруп документи можуть бути об'єднані за різними ознаками, виходячи з обсягу і складу документації.

При розподілі справ у відповідності зі схемою систематизації необхідно мати на увазі наступне: справи відносяться до того року, в якому вони початі або в якому поступили в дану організацію (структурний підрозділ) з іншої організації (структурного підрозділу),плани, звіти, кошториси та матеріали до них відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання, багаторічні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду, справи, розпочаті виробництвом в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони були закінчені (при цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього), межах року або хронологічного періоду справи розташовуються по значущості структурних частин фонду.

Документи з особового складу виділяються в особливу групу, систематизуються відособлено і включаються до окремого опису. Реєстраційно-облікові форми документів з особового складу (книги, журнали обліку наказів про прийом, переведення, звільнення, особистих карток, особистих справ, угод, контрактів та ін.) включаються в опис документів з особового складу. Особові справи, якщо вони передавалися з однієї організації в іншу у зв'язку з переведенням співробітників, включаються в документальний (архівний) фонд отримала їх організації. На особисті справи звільнених співробітників може складатися окремий опис.

Справи з особового складу, як правило, систематизуються за хронологічним ознакою. В архівах великих організацій з великою кількістю працівників може використовуватися структурно-хронологічний принцип систематизації особистих справ.

У межах кожного року справи з особового складу систематизуються за ступенем важливості - накази про зарахування на службу (в навчальний заклад і т.д.), переміщення, звільнення (закінчення навчального закладу і т.д.), особові рахунки, списки, журнали обліку документів з особового складу, інші реєстраційно-облікові документи, особисті справи, особові картки.

Особові справи та особисті картки звільнених співробітників ставляться до року звільнення і систематизуються в межах кожної групи за алфавітом прізвищ.

Облік документів в архіві організації - це визначення їх кількості та складу у встановлених одиницях обліку та фіксація (реєстрація) приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу і загальної їх кількості в облікових документах.

Під обліковим документом розуміється документ встановленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.

Облік документів в архіві організації є одним із засобів забезпечення їх збереження і контролю за їх наявністю.

Обліку підлягають всі зберігаються в архіві організації документи, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, а також страхові копії документів, копії фонду користування (за наявності) та описи справ і документів.

Облік проводиться шляхом присвоєння архівними документами (одиницям обліку, одиницям зберігання) облікових номерів, що є частиною архівного шифру.

Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку та ідентифікації. Архівний шифр складається з номерів: архівного фонду за списком фондів архіву організації та через дріб за списком фондів державного архіву, джерелом комплектування якого є організація, архівної колекції, описи, одиниці зберігання.

Номер архівного фонду присвоюється державним архівом після оформлення першого надходження документів організації на постійне зберігання.

Основними одиницями обліку документів незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є: архівний фонд, архівна колекція, одиниця зберігання.

Документи особистого походження, які не пройшли наукового опису, враховуються, як правило, за документами і листами. Необроблені документи (розсип) обліковуються з розрахунку 150 аркушів в одній умовній одиниці зберігання.

Одиниця зберігання - фізично відокремлений документ або сукупність документів, що мають самостійні значення.

Одиниця зберігання документів на паперовій основі (справа) сукупність документів, окремий документ, укладені в відокремлену обкладинку, папку.

Облік документів в архіві організації будується на основі дотримання принципів: централізації, вираженої в застосуванні єдиних одиниць обліку; уніфікації, заснованої на дотриманні наступності обліку архівних документів на всіх стадіях роботи з ними; динамічності, забезпечується своєчасним і оперативним внесенням змін до облікові документи або складанням нових облікових документів; повноти та достовірності обліку.

В архіві організації ведеться централізований облік документів, здійснюваний спеціально виділеним співробітником. За наявності декількох сховищ ведеться облік документів в кожному сховищі.

Порядок доступу до облікових документів, а також до облікових баз даних архіву організації визначається наказом керівництва організації. Усі облікові документи архіву організації повинні зберігатися у сховищі (або спеціально виділеному приміщенні) в сейфах або металевих шафах.

Облік документів в архіві організації ведеться за основними і допоміжними обліковими документами. Склад і форми основних облікових документів визначених цими правилами та обов'язковими для кожного архіву організації. Необхідність ведення і види допоміжних облікових документів визначаються архівом організації самостійно.

Основними обліковими документами в архіві організації є:

Книга обліку надходження та вибуття;

Список фондів для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів і архівних колекцій, присвоєння їм номерів, обліку кількості та складу архівних фондів і архівних колекцій, що знаходяться на зберіганні і вибулих;

Лист фонду для обліку в рамках архівного фонду, архівної колекції кількості і складу описів та їх нумерації, кількості і складу документів, стану їх опису, динаміки змін по кожній опису і фонду (колекції) в цілому,

Фіксації змін по кожному опису і фонду (колекції) в цілому, фіксації змін у назві фонду;

Опис справ для поодиничного і сумарного обліку одиниць зберігання, закріплення порядку систематизації одиниць зберігання, обліку змін у складі та обсязі документів, включених в даний опис;

Реєстр описів;

Опис особливо цінних справ;

Книга обліку надходження та вибуття страхового фонду і фонду користування;

Справу фонду.



Висновок

Таким чином, розглянувши в даній роботі методику складання схем систематизації документів в межах архівного фонду, діловодстві, архіві організації можна говорити про те, що саме в установах повинні закладатися основи системи науково - довідкового апарату і, зокрема, створюватися основний її довідник.