18

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление:

• Введение
• 1. Свойства информации и ее классификация
• 2. Проектно-нормативная информация
• 3. Документированная отчетно-распорядительная информация
• 4. Хранение информации
• 5. Управленческие информационные системы
• Заключение
• Список литературы

Введение

Информация в переводе с латинского означает сообщение, осведомление о положении дел, состоянии чего-нибудь. Все виды деятельности человека проходят в условиях протекания информационных потоков и воздействий. Информационная связь человека с внешним миром стимулирует его мышление и активную деятельность.

Информация является средством коммуникации между людьми, занимающимися управленческой деятельностью, к объектами управления. Она включает совокупность сведений о состоянии объекта управления и внешней среды, в том числе рынка. Ее свойством являет способность отражать события и явления, происходящие в ходе производственного процесса, поэтому информация является основой управления. Ее используют при подготовке, принятии и реализации решений. Только на основе сообщений о промежуточных и конечных результат» деятельности можно проверить эффективность решений. Следует сказать, что сообщения только тогда приобретают смысл, когда состояние производственного процесса неизвестно, и данные сообщения могут использоваться в принятии решений. Таким образом, информация -- это лишь такие сведения (сообщения), которые уменьшают существующую неопределенность обстановки.

С течением времени понятие информации расширялось, появилась необходимость ее количественного измерения. Так, в 1928 г. Р. Хартли предложил способ определения величины неопределенности ситуации, а К. Шенон в 1948 г. развил эту теорию с математической точки зрении, абстрагируясь от ее содержательной и качественной характеристик. Предложение К. Шенона применяется при определении пропускной способности средств связи. С развитием взглядов на информационные процессы был рассмотрен качественный аспект, т.е. наличие в информации содержания и смысла (семантики), а также ценностных ее свойств. Семантическая концепция информации возникла как попытка измерении смысла сообщений в форме суждений. Для семантической теории главным является содержательность, смысловая характеристика информации. В этой теории информация рассматривается как средство уменьшения или устранения неопределенности.

Л.А. Харкевич в 1960 г. предложил определять ценность информации через приращение вероятности достижения цели после ее получения.

Теория информации по мере развития превратилась в новое научное направление кибернетики - информатику, предметом которой является изучение общих свойств и структуры научной информации, закономерностей ее создания, преобразования, накопления, передачи и использования. С развитием электронно-вычислительной техники и связи возникло принципиально новое направление в информатике - информационная технология, конечной целью которой становится получение информационного продукта, имеющего товарную стоимость, информационный продукт выступает в качестве программных средств, баз данных и др. Поскольку в информационном продукте вопощаются живой труд и предметы труда (информационно-вычислислительная техника, носители информации, различное оборудование), информация обладает как стоимостью, так и потребительской стоимостью. Вместе с тем информация, являясь на определенной стадии процесса управления продуктом труда, на последнем этапе также выступает в качестве предмета труда. Поэтому теперь правомерно говорить о наличии информационно-управляющей системы.

1. Свойства информации и ее классификация

Важнейшими свойствами информации являются комплексность, полнота и своевременность. Информация должна поступать в срок, достаточный для выработки управленческих решений. В настоящее время особое значение имеют достоверность, экономичность, минимизация потерь и искажений при передаче данных. Если в системах с ручной обработкой данных ЛПР имеет возможность проверить достоверность информации, подготовленной каждым исполнителем, то при использовании ЭВМ это практически исключено. Экономичность в информационном обеспечении состоит в том, чтобы из минимального числа первичных данных получить наибольшее количество решений. Это возможно только при использовании в информационно-управленческой системе индустриальной технологии преобразования и передачи информации с помощью современных технических средств управления.

Показатели информации имеют классификационные признаки своей базы и конкретные смысловые и количественные характеристики. База используется для поиска и группировок последних по видам операций и функций в процессе управления, что позволяет упорядочить информационные потоки.

Информация может поступать в нефиксируемом (устном) или фиксируемом (документальном) виде. Часть ее используется для повседневного распорядительства, часть служит исходной базой для выработки управленческих решений на большие периоды времени, наконец, еще одна часть пополняет память руководителя, расширяет ей кругозор, эрудицию и в последующем используется для принятия решений.

Для фиксирования показателей информации применяют различные документы. Показатели могут быть входными, промежуточными, выходными и итоговыми. Промежуточные показатели образуются в процессе обработки входных данных, а выходные обусловливают содержание управленческого решения.

Входные показатели могут поступать в единичном и комплексном виде. Комплексирование их осуществляется в информационных модулях, например, в пространственно-технологических модулях знаний и сооружений (ПТМ). Такой модуль обычно включает количественные данные о видах СиМР, их стоимости, затратах труда и материальных ресурсах на их выполнение. Сообщение о состоянии ПТМ в какой-либо момент времени позволяет судить о количественных показателях при выполнении операций. ПТМ обычно являются основой при построении организационно-технологических моделей строительства объектов (циклограмм, сетей предшествования, являющихся разновидностью сетевых графиков, и др.).

Информация, используемая в управлении, классифицируется по направленности деятельности (организационная, экономическая социальная), по месту в процессе управления (плановая, учетно-отчетная, статистическая), по стабильности (условно-постоянная, переменная), по последовательности обработки (первичная и вторично).

Условно-постоянная информация многократно используется при разработке решений. Она характеризует состав основных фондов оборотных средств, цены продукции, различные нормы и т. д. Переменная информация (учетные и отчетные данные) отражают характеристики операций, протекающих в ходе производственного процесса. Она является первичной и возникает в результате прямого наблюдения или количественной оценки выполняемых операций.

Переменная первичная информация делится на производственную, экономическую и финансовую. Производственная информация охватывает контроль за выполнением планов, движением материальных ресурсов и их расходованием. Она является основой оперативного правления и координации деятельности подразделений. На основе |экономической информации оценивается деятельность подразделений, финансовая информация позволяет судить об использовании запасов материальных и энергетических ресурсов.

Статистическая информация характеризует массовые явления за шинельный период времени и позволяет выявлять тенденции, связи между направлениями развития организаций и сущность воздействия факторов на их производственную деятельность.

Вторичная информация образуется при совместной переработке условно-постоянной и первичной переменной информации.

Работу управленческого аппарата можно рассматривать как совокупность действий по получению и переработке (преобразованию) информации и выдаче решений. Оптимизация документооборота и документальных потоков в этом случае является одной из ведущих проблем.

Технология учета, сбора и обработки информации связана с установлением ее видов, источников, а также с выбором методов учета и обработки данных. В общем, эта технология регламентируется условиями развития производственного процесса.

Источником отчетной информации (первичных данных) являются показатели фактического состояния производства, определяемые с помощью оперативного и бухгалтерского учета. Оперативный учет позволяет получить конкретные сведения в натуральном виде. Бухгалтерский учет изучает происходящие процессы с разных сторон в единой системе показателей. Учетные данные нередко дополняться результатами социологических обследований. После сбора информации ее сортируют, преобразуют данные посредством различных группировок, агрегируют и используют при принятии управленческих решений. В качестве инструмента для учета, сбора и обработки информация выбора направлений и путей документооборота выступает информационная модель. В ней отражаются: структура и содержание информации; совокупность и последовательность управленческих операций, применение технических средств; исполнители; нормативы времени; трудоемкость выполнения работ; место потребления информации Информационная модель может быть составлена в виде блок-схемы процедур.

2. Проектно-нормативная информация

Проектные и нормативные показатели составляют основу условно-постоянной информации. Проектные показатели содержатся в технических проектах и рабочих чертежах, сметной документации, проектах организации строительства (ПОС), производства работ (ППР) и организации работ (ПОР). Они определяют технико-экономические характеристики строящихся зданий и сооружений, порядок их строительства и ввода, сроки выполнения СиМР и порядок их производства. Нормативные показатели являются элементами нормативной документации, которая устанавливает правила, положения, требовании и нормы, обязательные как при проектировании зданий и сооружении, так и при организации работы по их возведению. Основные задачи, решаемые с использованием нормативной документации: обеспечение надежности и долговечности зданий и сооружений; экономное использование ресурсов; создание здоровых и безопасных условий труда и быта работников.

Требования к нормативной документации и показатели норм применяются при разработке планово-производственной документации, контроле за ходом и качеством выполнения СиМР, использованием строительных машин и механизмов, расходом материальных ресурсов и денежных средств. Исходя из решаемых задач, нормативная документация содержит два основных вида норм: проектно-технологические и затратные. К первому виду относятся: нормы проектирования, правила определения объемов СиМР и их производства, нормы продолжительности возведения объектов, пожарной безопасности, санитарные нормы, требования к безопасному выполнению СиМР и др.

В состав затратных норм входят нормативные показатели затрат труда, машинного времени, заработной платы, расхода материалов, энергоресурсов, воды. К этим же нормам относятся нормы затрат управленческого труда. Затратные нормы ресурсов разделяются на укрупненные отраслевые, сметные и производственные. Укрупненные отраслевые нормы разрабатываются по отраслям хозяйственной деятельности, видам строительства, зданий и сооружений. Они используются при перспективном и текущем планировании, а также при разработке ПОС, поэтому их называют плановыми. Затраты ресурсов в этих нормах показаны на 1 млн руб. стоимости строительства.

Сметные нормы исчисляются на конструктивный элемент или единицу измерения работ и являются усредненными, так как не привязаны к конкретным вариантам строительных процессов и условиям производства, в том числе к зимним условиям. Они не учитывают расходы на возведение временных зданий и сооружений, а также затраты на накладные расходы. Эти нормы применяются при определении проектной потребности в ресурсах.

Производственные затратные нормы используются при оперативно-производственном планировании, учете деятельности решительных предприятий и их подразделений, а также при разработке ППР. Эти нормы разрабатываются на единой технической основе, однако, различаются по сферам использования и степени укрупнения. В зависимости от сферы использования производственные нормы делятся на ведомственные и местные, а по степени укрупнения - на единые нормы и расценки (ЕНиР, ВНиР и МНиР), укрупненные конструктивные нормы (УКН), укрупненные по видам работ (УВР) и объектные нормы (УОН).

ЕНиР разрабатываются на единицы работ, УКН - на конструктивные элементы, в качестве которых используются технологический комплекс работ (ТКР) и пространственно-технологический модуль (ПТМ). При разработке УКН и УВР в качестве единицы измерения, как правило, принимается единица, соответствующая ЕРЕР, что позволяет использовать УКН и УВР параллельно со сметными нормами. При разработке УКН и УВР в расчет принимаются все технологически взаимосвязанные, сопутствующие и подсобно-вспомогательные работы (в том числе транспортные), выполняемые одновременно. Если работы часто повторяются, т.е. являются массовыми, то нормы не привязываются к определенному объекту. Для индивидуальных объектов разрабатываются индивидуальные УКН и УВР. Они используются при разработке организационно-технологических моделей календарного планировании, составлении аккордных нарядов и планов-заданий бригадам.

Укрупненные объектные производственные нормы затрат труда и машинного времени разрабатываются на законченный комплекс работ, по технологическому этапу, узлу или в целом на объект. В нормативных картах, на базе которых разрабатываются УОН, работы группируют, последовательно применительно к комплексам работ, охватываемым каждой позицией, технологическим этапам, узлам или объектам в целом. В этой же карте по каждой группе приводятся удельные затраты труда и заработной платы на 1 рубль сметной стоимости с тем, чтобы упростить расчеты с рабочими.

Производственные нормы расхода материалов, изделий и конструкций составляются на единицу измерения конструктивного элемента. Они включают чистый расход в производстве, трудноустранимые потери материалов на строительной площадке, при транспортировании от приобъектного склада до рабочего места, при обработке, а также при укладке в конструкцию.

нормативный проектный информационный система

3. Документированная отчетно-распорядительная информация

Носителем отчетно-распорядительной информации является документ. На нем информация фиксируется в виде текста, таблиц и графиков. Документальная информация является основой для организации контроля за ходом производственной деятельности, расходованием материально-технических ресурсов. С помощью документации подтверждаются условия производства работ. На документах фиксируются решения, распоряжения и учетно-отчетные данные о движении в производственном процессе денежных и материальных ресурсов. Таким образом, документация охватывает все управленческие операции в ходе производственного процессе. Поскольку отчетно-распорядительная документация является составной частью универсальной системы документации, она должна оформляться по единым правилам и требованиям. В условиях применения МВТ, кроме того она должна удовлетворять требованиям единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации и ГОСТа.

Документы могут быть входящими (поступающими в аппарат управления) и исходящими (отправляемыми). Они различаются по |назначению, степени срочности, характеру и форме.

По назначению выделяют документы:

распорядительные, в которых фиксируются указания в виде приказов, распоряжений, рекомендаций и т. д.;

информационно-справочные, предназначенные для обмена информацией между строительными организациями и потребителями строительной продукции (заказчиками), снабженческими организациями и т.д., оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, актов, просьб, ответов и пр.;

отчетные (исполнительные), отражающие результаты выполнения планов, приказов, распоряжений;

претензионные - в виде исковых заявлений о невыполнении и взятых обязательств по договорам;

регламентирующие, предназначенные для установления режима работы и т. д.

Основными видами документов из перечисленных выше являются: приказ, распоряжение, указание, инструкция, протокол, акт, отчет, докладная записка, справка, служебное письмо. Приказы издаются руководителями организаций, имеющими право юридического лица, и руководителями высших звеньев организационно-управленческой системы. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительных частей. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к изданию приказа, его цели. В распорядительной части, которая начинается словом «приказываю», излагается содержание предписывающих действий и указывается лицо, которому поручается контроль за его исполнением.

Распоряжения принимаются руководителями организаций и функциональных подсистем для разрешения оперативных ситуаций.

Указания применяются к конкретным исполнителям для обеспечения выполнения приказов, распоряжений, инструкции. В них разъясняются действия по достижению какого-либо результата. Указание содержится в письме, формулируется в резолюции на документе, может высказываться устно. В инструкциях формулируются правила выполнения работы, действия отдельных лиц, групп людей и подразделений при выполнении определенных задач.

Протокол оформляется в ходе обсуждений вопросов на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д. В протоколах фиксируются принятые решения. Протоколы также составляются при возникновении разногласий между договаривающимися сторонами. В реквизитной части протокола указываются название организации или ее структурного подразделения, дата составления, название вида заседания, персональный состав или общее количество присутствующих, повестка дня, текст, подписи председателя и секретаря. В тексте обсуждение каждого пункта повестки дня записывается, кого слушали, кто выступил (содержание выступления) и что решили (постановили). Акт являет документом, в котором фиксируются установленные события или факты. Во вводной части этого документа указываются основание для его составления, фамилии и инициалы лиц, которые его составили. Некоторые виды актов должны утверждаться. Отчеты фиксируют результаты деятельности и произведенные при этом затраты. Они составляются по определенным формам, часто соответствующим форме плановых документов. Докладные записки содержат выводы и предложения, о которых делается сообщение по какому-либо вопросу руководству организации. Справка - это документ, описывающий и подтверждающий события и факты, установленные в результате обследований, проверок и т.п. Служебное письмо является средством обмена информацией между организациями. Служебные письма составляются на фирменных бланках организации. Текст начинается с указания обстоятельств, которые побудили к обращению с данным письмом, и кончается просьбой, предложением, решением. Если письмо является ответам, название документа указывается перед текстом.

4. Хранение информации

Текущее хранение документированной информации осуществляется в структурных подразделениях, непосредственно ее использующих. Для хранения документов выпускаются папки-сшиватели, папки архивной подшивки «Дело №...», папки-регистраторы с разъемным замком и др. папки с документами хранятся на стеллажах и в шкафах. Систематизированные контрольные карточки хранятся в автоматизированных картотеках, а папки-регистраторы - в автоматизированных шкафах.

В автоматизированных управленческих информационных системах оперативная информация, используемая для решаемой в данный момент задачи хранится во внутренней (оперативной) памяти ЭВМ, а информация не требующая частого использования, - во внешней памяти.

Оперативная память является краткосрочной, данные в ней хранятся до тех пор, пока они нужны для решения очередной задачи. Если планируется их дальнейшее использование, они выводятся во внешнюю память. В качестве устройств внешней памяти используются магнитные ленты и диски, а также пластиковые кольца с металлическим покрытием. Для считывания информации с магнитных носителей применяются магнитные головки, а с металлического покрытия колец - луч лазера. Магнитные носители могут использоваться многократно, а кольца с металлическим покрытием - одноразово, так как в них прожигаются микроскопические отверстия. Их использование наиболее рационально для архивной памяти.

Магнитные ленты при долговременном хранении укладывают на стеллажи. Число таких лент практически не ограничено. По мере надобности их устанавливают на лентопротяжные механизмы с читающим и записывающим устройством. ЭВМ может одновременно работать с несколькими такими устройствами. Магнитные диски собирают в так называемый сменный пакет, который устанавливается на вал и вращается электродвигателем. Между дисками установлены и магнитные головки для записи и считывания информации. Существуют дисковые устройства с постоянными фиксированными дисками. В малых ЭВМ имеются комбинированные дисковые устройства с постоянным и иным дисками. На постоянном диске сделана запись данных, необходимых для решения большинства задач системы, а память сменных дисков используется для решения конкретных задач.

При иерархическом построении автоматизированной информационной системы, как правило, организуется централизованное хранение информации и выдача ее различным пользователям по каналам связи по мере надобности. В этом случае совокупность хранящихся данных получила название центрального банка данных (ЦБД).

5. Управленческие информационные системы

В настоящее время в результате синтеза электронно-вычислительной техники и техники связи стало возможным создание технических объектов, в которых сети связи и ЭВМ образуют единую управленческую информационно-вычислительную систему (ИВС) высокой надежности. Эти системы позволяют обрабатывать информационные потоки с высокой эксплуатационной скоростью, оптимальным использованием ресурсов математического обеспечения и запоминающих устройств.

Управленческая ИВС представляет собой совокупность средств и методов, обеспечивающих процесс управления необходимой и достоверной информацией при своевременном ее поступлении. Эта система является катализатором и «нервным» центром любой организационной управленческой системы (предприятия, объединения и т.д.). Именно она позволяет функционировать всем подсистемам объединения, так как обеспечивает получение информации от всех подразделений, накопление и хранение ее для использования в процессе принятия решений во всех подсистемах, а также выработку выходной информации, отражающей функционирование подразделений. Таким образом, управленческая ИВС должна включать все виды носителей информации, средства для ее получения, первичной обработки и хранения.

Управленческие ИВС классифицируются по ряду признаков. Прежде всего, они разделяются на простые и сложные: первые предназначены только для фиксирования и передачи информации, во вторых - информация в процессе прохождения перерабатывается (группируется, агрегируется).

По способам передачи информации выделяют системы, основанные на личном общении, документообороте и на передаче информации по каналам связи с использованием электрической и электронной техники. Последние могут быть механизированными и автоматизированными. Однако чаще применяются системы, в которых ручная обработка информации сочетается с механизированной и автоматизированной. В перспективе в условиях колоссального увеличения потоке информации, накопления ее огромных массивов и увеличения затрат и хранение преимущество имеют автоматизированные управленческие ИВС. Основным узлом этих систем является централизованный банк данных. При его наличии одна и та же информация может использоваться на различных уровнях управления для решения разнообразных задач.

По широте охвата решаемых задач управленческие ИВС могут быть комплексными и локальными. В локальных системах информационная деятельность подразделяется по функциям управления. Комплексные же охватывают всю управленческую деятельность. Автоматизированные управленческие ИВС являются ядром процессов управления с использованием компьютеров.

В управленческой ИВС задействованы три функциональных стадии обработки информации. На первой стадии осуществляется сбор первичных данных. На второй первичные данные проходят контроль с целью определения их достоверности, преобразовываются к виду, удобному для дальнейшего использования. На этой стадии принятые данные обобщаются и группируются по признакам, характеризующим их дальнейшее использование. В период первичной обработки могут годиться простейшие виды анализа данных, например, выявление отклонений от заданного в плане режима. Вместе с тем детальные данные направляются низшему звену управления для использования в оперативном управлении. Для решения задач более высокого уровня в период первичной обработки данные агрегируются. В зависимости от свойств обобщающих характеристик и методов их формирования агрегирование может быть функционально-логическим, аналитическим и статическим.

Агрегирование первого вида предназначено для выявления функциональных и логических признаков и связей между показателями, а также их отношения к состоянию объекта и целевой функции управления. Последующая группировка показателей производится по этим признакам.

При аналитическом агрегировании выявляются интегральные или экстремальные характеристики множества данных, связанных с ними функциональными зависимостями. В результате аналитического агрегирования получаются укрупненные данные в виде сводок, отчетов и рапортов, передаваемых на более высокие уровни управления. На низшем уровне управления они могут быть использованы в планировании и учете.

При решении некоторых задач первичные данные, поступающие ежедневно, после проверки накапливаются в виде упорядоченного массива, а затем используются для решения задачи один раз в неделю, в месяц.

Статистическое агрегирование первичных данных связано с необходимостью ретроспективного анализа деятельности за некоторый период времени либо с прогнозированием результатов деятельности на предстоящий период. В результате обобщений, группировок и агрегирования получается более краткая и целенаправленная информация, которая на третьей стадии выделяется для решения задач управления.

Все стадии обработки информации должны быть ориентированы на человека или коллектив, которые принимают окончательное решение. Вместе с тем при выработке управленческих решений необходимо учитывать широкий круг социально-экономических факторов, которые не могут быть формализованы.

Заключение

Однако применение современных информационных технологий создает не только обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одна из наиболее острых среди них - компьютерная грамотность или, в более широком и существенном смысле, - грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий. Такая грамотность предполагает наличие у руководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как они работают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями; умение использовать их в повседневной деятельности, подсказав другим сотрудникам, где и как они могут применяться. Компьютерная грамотность управленческого персонала включает в себя также понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы - финансовыми, материально-техническими и людскими. Менеджеры не должны питать иллюзий, будто повышение эффективности управленческой деятельности просто следует за применением информационных технологий подобно тому, как весна следует за зимой, а лето - за весной. Им необходимо оценивать различные варианты и возможности предполагаемого применения той или иной информационной технологии или комплекса таких технологии с точки зрения интересов и целей соответствующей организации или системы в целом. Следовательно, и в области применения современных технологий в практике управленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.

Список литературы

1. Поршнев Н.Г Управление в строительстве Учебник для вузов - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2001- 583 с.

2. Управление в строительстве / Под общей ред. В. М. Васильев, Ю. П. Панибратов, Г.Н. Лапин, В.А. Хитров - СПб: Издательство: АСВ, ГАСУ, 2005

3. Тейлор Ф.У. Принципы научного управления. N.У…1991.

4. Файоль Л. Общее и промышленное управление. М., 1994

5. Чеснов Л.М. Экономика в строительстве. 2001

Размещено на Allbest.ru