В результате применения информационных систем и информационных технологий автоматизируются системы получения, систематизации информации, обеспечивается чистота информационных каналов, исключается дублирование, достигается адресность поступления информации.

Система телекоммуникаций позволяет проводить совещания, конференции заочно, в режиме on-line, не покидая рабочего места.

Все большее развитие получают так называемые корпоративные системы управления предприятиями. В этом случае электронная обработка данных обеспечивает все стороны управления: производство, финансы, поставки, персонал и т.д.

Структура современной информационной системы выглядит следующим образом (рис.8).

Рисунок 8. Современная информационная система

И так, что же мы хотим от системы, и как она будет работать? Для начала нам необходимо понять, какую информацию мы можем предоставить. Опишем процесс заключения договора. Когда возникает потребность на пример купить компьютеры, в отдел услуг по контрактованию приходит заявка на договор подписанная БИМом, ответственный за распределение заявок назначает ответственного исполнителя, после чего тот начинает процесс визирования договора. Договор проходит стадии визирования по инстанциям (департамент администрирования договоров, юридическая служба, группа учета и хранения договоров), после чего договор, подписанный с нашей стороны, отправляется контрагенту.

Договор проходит цикл от подписания до завершения обязательств по нему, затем закрытие. Изначальным звеном является заявка на договор. Она несет информацию о сумме договора, основание для заключения договора (тендер, лимит финансовой ответственности), наименовании контрагента, статьи бюджета и т.д. К заявке так же прилагается драфт договора/приложения к договору.

Руководство и проектных менеджеров часто интересует информация о процессе подписания договора, кто является ответственным исполнителем, на какой стадии визирования находится договор, когда будет оплата. Сейчас ситуация такая, что эту информацию приходится собирать по крупицам, обзванивать множество людей в поисках необходимых данных, соответственно тратить на это время.

В отдельном случае возьмем в качестве информации, которую хранит БД «Contracts», договоры на предоставление услуг связи, таких как доступ в Интернет, проводка каналов сетей, телефония. Договоры на покупку компьютерной техники, покупку и техническую поддержку программного обеспечения (ПО), разработку и гарантийное обслуживание ПО, консультационные услуги Особенность такой базы заключается в том, что без приложения больших усилий можно получить интересующую информацию по договорам, оплате платежных поручений, расходу трафика. Рассчитать приблизительное время затрат на заключение договора, оценить загруженность ответственных исполнителей. Отчеты помогут анализировать и прогнозировать работу и расходы на данные ресурсы. На основе полученных отчетов, руководство сможет принимать управленческие решения. Так же данный ресурс позволит значительно сократить время на составление различных финансовых отчетов.

3.3 Рекомендации по формированию внутрифирменной управленческой информационной системы

Главным условием, выдвигаемым обычно заказчиком, является полное отсутствие или хотя бы приемлемый небольшой объем ручного ввода данных. Важно также правильно организовать человеко-машинный диалог в процессе выполнения программ, а в результате их работы желательно получить ответ в удобной и понятной для пользователя форме. Реализация такого рода требований обеспечивается как раз на этапе проектирования ИС и ИТ. Немаловажным требованием является предоставление заказчику полного проекта нового варианта ИТ, который представляет собой документально оформленное описание технологических решений по разработке и эксплуатации системы.

Наконец, необходимо затронуть организационные вопросы построения ИС и ИТ в управленческой деятельности. Наиболее приемлемый вариант структуризации подобной системы базируется на применении АРМ и сетевых принципов функционирования. Система АРМ (автоматизированных рабочих мест), основу которых составляет комплекс персональных ЭВМ, построенный по иерархическому принципу, должна охватывать все уровни управления и функционировать как единая вычислительная сеть. Соответственно принятой архитектуре должен быть организован процесс управления предприятием, фирмой, любой организацией, базирующейся на новой информационной системе и технологии. На нижнем уровне системы управления должны располагаться рабочие места исполнителей конкретных производственных и хозяйственных операций, которые обеспечивают в режиме реального времени сбор и регистрацию информации, на среднем уровне -- АРМ менеджеров и специалистов, обеспечивающих оперативное руководство и решение необходимых функциональных задач текущего контроля и планирования, на высшем -- АРМ руководителей. Проектируется аналогичный путь прохождения информационных потоков в процессе функционирования всей системы: по нисходящей линии -- информация директивного характера, по восходящей -- учетно-отчетные и аналитические данные.

Использование распределенной технологии обработки и хранения данных позволяет реализовать также территориальный принцип управления, причем расстояние между подразделениями не имеет значения, поэтому такая организация может служить основой для создания не только крупных холдингов, корпораций, но и транснациональных компаний (ТНК). Децентрализация процесса обработки данных дает возможность оптимизировать портфельную структуру ресурсов и вложений, финансовые потоки и управление в целом. В итоге будут повышены гибкость, адаптивность и эффективность функционирования всей сложной многоуровневой структуры организации, всей совокупности ее элементов и их взаимосвязей.

Организационно-технический комплекс составляет вторую часть проектируемой системы и непосредственно связан с созданием автоматизированной информационной технологии. В ее обязанности входят не только информационно-накопительные функции, но и передаточные, интерфейсные, а также функции представления данных на этапе вывода результатов. Основа реализации автоматизированной ИТ -- архитектура системы управления базами данных. В настоящее время традиционно насчитываются три типа моделей представления данных: сетевая, иерархическая и реляционная. Однако сравнительно недавно появились постреляционные СУБД, которые считаются перспективой на ближайшее будущее. Примером может служить СУБД Universe, разработанная в среде ОС Unix фирмой V Mark Software Inc. Таким образом, можно сказать, что ИТ играет роль ядра автоматизированной информационной системы управления в любом экономическом объекте [24].

Элементарной базовой конструкцией технологической цепочки проектирования ИС и ее главного компонента -- ИТ является так называемая технологическая операция -- отдельное звено технологического процесса. Это понятие определяется на основе кибернетического подхода к процессу разработки ИТ. Автоматизация данного процесса предопределяет необходимость формализации технологических операций, последовательного объединения их в технологическую цепь взаимосвязанных проектных процедур и их изображение. Использование разработчиком такого методического приема позволяет сократить временные, трудовые, финансовые затраты на проектирование и модернизацию системы.

Основными нормативными документами, регламентирующими процесс создания любого проекта ИС и ИТ, являются ГОСТы и их комплексы на создание и документальное оформление информационной технологии, автоматизированных систем, программных средств, организации и обработки данных, а также руководящие документы Гостехкомиссии России по разработке, изготовлению и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в информационных системах и средствах вычислительной техники [6;7].

Поиск рациональных путей проектирования идет по следующим направлениям: разработка типовых проектных решений, зафиксированных в пакетах прикладных программ (ППП) для решения экономических задач с последующей привязкой ППП к конкретным условиям внедрения и функционирования; разработка автоматизированных систем проектирования.

Рассмотрим первый из путей, т. е. возможности использования типовых проектных решений, включенных в пакеты прикладных программ.

Наиболее эффективно информатизации поддаются следующие виды деятельности: бухгалтерский учет, включая управленческий и финансовый; справочное и информационное обслуживание экономической деятельности; организация труда руководителя; автоматизация документооборота; экономическая и финансовая деятельность, обучение. А) Наибольшее число ППП создано для бухгалтерского учета. Среди них можно отметить «1С: бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «ABACUS», «Бэмби+» и др.

Б) Справочное и информационное обеспечение управленческой деятельности представлено следующими ППП: «ГАРАНТ» (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль); «КОНСУЛЬТАНТ+» (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль).

В) Экономическая и финансовая деятельность представлена следующими ППП: «Экономический анализ и прогноз деятельности фирмы, организации» (фирма «ИНЕК»), реализующий функции: экономический анализ деятельности фирмы, предприятия; составление бизнес-планов; технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и отбор вариантов деятельности; прогноз баланса, потоков денежных средств и готовой продукции.

Многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации корпорации «Галактика» (АО «Новый атлант»), который включает такие важные аспекты управления, как планирование, оперативное управление, учет и контроль, анализ, а для принятия решений -- позволяет в рамках СППР обеспечивать решение задач бизнес-планирования с использованием ППП Project-Expert.

В условиях конкуренции выигрывают те предприятия, чьи стратегии в бизнесе объединяются со стратегиями в области информационных технологий. Поэтому реальной альтернативой варианту выбора единственного пакета является подбор некоторого набора пакетов различных поставщиков, которые удовлетворяют наилучшим образом той или иной функции ИС управления (подход mix-and-match). Такой подход смягчает некоторые проблемы при внедрении и привязке программных средств, а ИТ оказывается максимально приближенной к функциям конкретной индивидуальности предметной области.

В последнее время все большее число организаций, предприятий, фирм предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо, добавлять к ним свое программное обеспечение, так как разработка собственных ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция привела к тому, что поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на рынок. Как правило, разрабатывается и предлагается теперь базовая система, которая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать сроки внедрения систем и технологий, наиболее эффективно их использовать, повысить квалификацию персонала.

Автоматизированные системы проектирования -- второй, быстроразвивающийся путь ведения проектировочных работ. В области автоматизации проектирования ИС и ИТ за последнее десятилетие сформировалось новое направление -- CASE (Computer-Aided Software/System Engineering). Лавинообразное расширение областей применения компьютеров, возрастающая сложность информационных систем, повышающиеся к ним требования привели к необходимости индустриализации технологий их создания. Важное направление в развитии технологий составили разработки интегрированных инструментальных средств, базирующихся на концепциях жизненного цикла и управления качеством ИС и ИТ управления. Они представляют собой комплексные технологии, ориентированные на создание сложных автоматизированных управленческих систем и поддержку их полного жизненного цикла или ряда его основных этапов. Дальнейшее развитие работ в этом направлении привело к созданию ряда концептуально целостных, оснащенных высокоуровневыми средствами проектирования и реализации вариантов, доведенных по качеству и легкости тиражирования до уровня программных продуктов технологических систем, которые получили название CASE-системы или CASE-технологии [24].

В компании «ТНК-ВР Менеджмент» была внедрена информационная система Contracts. При этом преследовались следующие цели:

· Функциональное средство для хранения и отслеживания статуса договоров

· Хранение и предоставление информации по счетам (оплата и начисления)

· Отслеживание времени, затраченного визирующими департаментами на утверждение договора и счетов

· Предоставление другим департаментам информации по договорной работе.

Зачем нам нужна система Contracts? Ответ представлен на рис.9 и в таблице 2.

74

Рисунок 9. Изменения в управленческой системе

Таблица 2 - Функциональные особенности системы

Компоненты системы и ее системная логика представлены на рисунках 10 и 11 соответственно.

74

Рисунок 10. Компоненты системы

Рисунок 11. Информация и системная логика

Этапы договорной работы в Contracts

Оформление заявки Стадии утверждения Оплата счетов Распределение затрат Начисления Продление или завершение договора

Пользователи и функции (рис.12):

74

Рисунок 12. Пользователи и функции системы

В качестве реализации системы автоматизации был выбран продукт компании Microsoft СУБД Access 2003.

Microsoft Access - это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Успех Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Одно из основных преимуществ MS Access - тесная интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office.

3.4 Стратегические возможности информационных технологий