Ведение и оформление личных дел и личных карточек в коммерческой организации

· удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

Пункт 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

Пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

Пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");

Пункт 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А":

В пункте 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

· строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Рис.13

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

Пункты:

Пункт 1 "Категория запаса", пункт 3 "Состав (профиль)", пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и пункт 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

Пункт 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";

Пункт 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В(ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или. Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Рис.14

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

После заполнения раздела II "Сведения о воинском учете", внизу второй страницы Формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи.

Работник также подписывает вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату ее заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника - это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные (например, изменение семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений, за исключением малозначительных данных (например, касающихся номера телефона).

Раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"

Сведения из разделов III и XI являются наиболее важными. Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и №Т-1а), приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, №Т-8а). Сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

В раздел "Прием на работу и переводы на другую работу" вносятся сведения по мере работы работника в организации. Сведения должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в разделе III личной карточки проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.

Последний раздел личной карточки XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)" заполняется работником кадровой службы при прекращении трудовых отношений с работником. Основанием прекращения трудового договора (увольнения) является формулировка причины увольнения на основании соответствующей статьи ТрК РФ, полностью повторяющая запись в трудовой книжке работника. Датой увольнения является последний день работы работника. Реквизиты приказа (дата и номер), который является основанием заполнения данного раздела, также указываются в точном соответствии с записью в трудовой книжке. Записи об увольнении заверяются подписью работника кадровой службы и работника.

Рис.15

Раздел IV "Аттестация"

При заполнении данного раздела заполняются все столбцы и графы. В них указываются:

· дата прохождения аттестации;

· решение комиссии, например: "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т.д.

Как правило, запись о решении аттестационной комиссии выглядит следующим образом: соответствует занимаемой должности;

· соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

· не соответствует занимаемой должности;

· ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа "Основание" может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.

Рис.16

Раздел V "Повышение квалификации" и раздел VI

Данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке записываются на основании документов (свидетельство, удостоверение), представляемых работником либо поступающих из отдела подготовки кадров и указываются:

1. даты начала и окончания обучения;

2. вид повышения квалификации;

3. наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);

4. вид документа (свидетельство, удостоверение):

o удостоверение о повышении квалификации - для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;

o свидетельство о повышении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов;

o диплом о профессиональной переподготовке - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов;

o диплом о присвоении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов.

Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации либо реквизиты договора между работником и работодателем (ст. 197 ТрК РФ).

Рис.17

Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания" и раздел VIII "Отпуск"

При заполнении раздела VII необходимо указать виды поощрений (в соответствии со ст. 191 ТрК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания.

Раздел VIII "Отпуск»

В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы на предприятии, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения, им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В данный раздел заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

Согласно ч. 2 ст. 121 ТрК РФ время отпусков по уходу за ребенком до достижения, им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года, не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Данный раздел личной карточки дает возможность не только учесть эти отпуска, но и сразу отразить изменение рабочего года.

Изменение периода, за который предоставляется отпуск, может отражаться как в строке, в которой учитывается отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете следующего отпуска, главное - соблюдать единообразие учета отпусков в личной карточке и приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.

Другие периоды, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТрК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТрК РФ), учитываются в этом разделе личной карточки путем изменения даты начала и окончания рабочего года на основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об отстранении работников от работы и других документов.

Период работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, равен рабочему году с даты приема работника. Например, с 15 февраля 2009 г. по 14 февраля 2010 г. Даже если работник берет отпуск не полностью, а разделяет его на несколько частей, годовой период указывается полностью. Записи в карточке формы №Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде.

Графы 1-5 и 7 заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 - после выхода работника из отпуска.

Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе "Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу. Так как ТрК РФ позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел "Отпуск" в личной карточке работника заканчивается очень быстро, а работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать. Замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая, таким образом, раздел для дальнейшего ведения, заводить новый бланк карточки формы №Т-2 и вкладывать его в уже заполненную форму запрещено.

Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается "Дополнение к личной карточке работника" (форма №Т-2), ставится дата заполнения и вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник).

Затем указываются номер и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть по любому закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.



Рис.18

Раздел IX "Социальные льготы" и раздел X "Дополнительные сведения"

В разделе IX указываются социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.

Раздел X "Дополнительные сведения"

В данном разделе свободные строки могут заполняться данными по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее - МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда).

В случае отказа работника поставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт.

Основные правила ведения личной карточки (форма №Т-2)

Личная карточка ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся. При ведении карточек рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ГОСТ 4.071.034-82»Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75,ГОСТ 6.13.2-75,ГОСТ 6.10.1-80).

Можно выделить следующую информацию, которая подлежит внесению в личную карточку:

- номер приказа приема на работу,

- данные из трудовой книжки (стаж работы по видам, наличие стажа, который позволяет иметь право на льготы и т.д.)

- паспортные данные.

Кроме этого, в данную карточку заносятся данные из документов об окончании ВУЗа или других учебных заведений. Обязательно указывается номер свидетельства страхования, свидетельства, полученного в налоговых органах, и другая необходимая для предприятия информация.



3. Документационное обеспечение управления ООО «Альянс-Агро»

3.1 История развития и структура предприятия ООО «Альянс-Агро»

Свою историю организация Общество с Ограниченной Ответственностью «Альянс-Агро «начала 8 октября 2002 года по адресу: г. Москва пер. Щипковский д 2.Компании был присвоен ОГРН 1025501248123 и выдан ИНН 5506044932.Основным видом деятельности на предприятии является продажа ЖБИ изделий, прием, хранение и продажа зерна (пшеница, ячмень, горох.)

Компания ООО» Альянс-Агро» находится по адресу: г. Омск,2-я Казахстанская 23.

Возглавляет компанию Ковалев Александр Васильевич.

Является частной собственностью.

3.1 Выявление проблемных вопросов ДОУ в коммерческой организации

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из:

получения информации;

ее переработки;

анализа, подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

Сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

К сожалению, в данной организации ООО» Альянс-Агро» где я в качестве помощника секретаря проходила практику не ведется кадровая документация и, это негативно сказывается на эффективности деятельности предприятия.

В связи с недостачей документации на данном предприятии я бы хотела порекомендовать ей следующие образцы документов для улучшения документационного обеспечения управления.

1.Титульный лист личного дела необходим для того чтобы при приеме на работу заполнить инициалы человека устраивавшийся на работу в данную организацию, а также составить сроки приема и увольнения работника, и отметить необходимый состав документов необходимых при приеме. Согласно ГОСТ 17914-72.

2.Обложка личного дела необходима для того чтобы дать наименование организации и структурного подразделения работника, дать личному делу работника название, номер, а также проставить дату начала и окончания личного дела, срок его хранения. Согласно ГОСТ 17914-72.

3. В личное дело работника включают обычно множество различных документов, для того чтобы не потеряться среди них, в личное дело включается внутренняя опись документов.

Внутренняя опись документов личного дела должна быть составлена таким образом, чтобы из ее содержания было четко видно, какие документы хранятся в деле и где именно они хранятся. Как правило, бумаги в личном деле хранятся в хронологическом порядке.

Для того чтобы тот или иной документ было проще найти, каждому листу присваивается номер.

На бланке описи следует указать номер дела, к которому она прилагается. Каждое личное дело имеет свой индивидуальный номер, который и следует указать в описи. Номера личным делам следует присваивать таким образом, чтобы можно было удобно в них разбираться.

Саму внутреннюю опись удобно оформить в виде таблицы, в которой могут присутствовать следующие графы:

§ индекс документа -- его индивидуальный номер;

§ дата формирования документа описи;

§ заголовок документа;

§ номера листов документа в личное деле;

§ примечание.

При внесении нового документа в личное дело, делается запись в опись -- заполняются новая строка.

Внутренняя опись поможет быстро найти нужный документ, понять, есть ли нужный бланк в деле.

Опись может быть оформлена на нескольких листах, если документов в личном деле много. Внизу описи следует указать количество ее листов, количество документов, в ней отраженных.

Работник, ответственный за ведение личного дела и за оформление внутренней описи, ставит свою подпись и дату.



Заключение

В заключении хотелось бы сказать что, все кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Эта работа требует четких знаний по работе с документами, а именно умение их правильно составить, оформить, и подготовить. Внося сведения надо быть особо внимательным. Значительно облегчает процесс формирования личного дела наличие специальных бланков (личные карточки, личные листки по учету кадров и т.д.), заполнение которых не занимает много времени.

Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела),

которые носят названия «личная папка», «личный файл «или «досье «вместо «личное дело».

В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.

Ведение личных карточек работника осуществляется по форме Т-2.

Личная карточка работника является основным документом по документом по учету личного состава. Рекомендуется заводить личные карточки формы Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

В своей дипломной работе я предоставила информацию о ведении личного дела, его понятии, этапах его оформления, а также раскрыла понятие личной карточки, ее ведении и оформлении, раскрыла важнейшие вопросы для улучшения эффективности деятельности предприятия, вопросов управленческих решений в организациях.

В ходе прохождения практики на предприятии ООО» Альянс-Агро» мною была изучения история предприятия, и его структура, а также выявлена основная проблема с документационным обеспечением управления и даны рекомендации.



Список литературы

Блощинский В.А. Современное дело ведения: Учеб. Пособие. - Киев: Пламя,2000.

Диденко А.Н. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие. - М.:Просвещение,1998.-256с.

Коваль А.П. Деловое общение. - М.:Просвещение,1992.

Лихачев М.Г. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие. - М.:Высш.шк.,1989.

Лосев В.И., Кузнецова Т.В. Основы делопроизводства: Учеб. Пособ. - М.:эк.96.

Журнал» Кадровые решения»№9 2005.

Ресурсы Интернет:http://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/lichnaya-kartochka-osobennosti-zapolneni_,http://hr-portal.ru/article/lichnaya-kartochka-rabotnika,http://knowledge.allbest.ru,http://www.std72.ru.



Приложения

Приложение 1

№п./п.	Опись документов, находящихся в деле	Отметка о наличии
1	Личная карточка работника
2	Анкета
3	Заявление о приеме на работу
4	Трудовой договор
5	Соглашение о сохранении информации, содержащей коммерческую тайну
6	Копии документов: - Паспорт
	- Об образовании
	- Военный билет или удостоверение офицера запаса
	- Свидетельство о присвоении ИНН
	- Свидетельство государственного пенсионного страхования
7	Договор о материальной ответственности
8	Аттестационные материалы
9	Дополнительные материалы

ТРУДОВАЯ КНИЖКА: СЕРИЯ ______________№________________



Приложение 2



Приложение3

Размещено на Allbest.ru