Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Этапы оформления и ведения личных дел

1.1 Понятие и оформление личных дел

1.2 Ведение личных дел

2. Особенности ведения личных карточек на предприятии

2.1 Понятие личной карточки

2.2 Оформление и ведение личных карточек

3. История развития предприятия ООО "Альянс-Агро"

3.1 Выявление проблемных вопросов ДОУ в коммерческой организации

Заключение

Список литературы

Приложения



Введение

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т. к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Кадровые документы имеют большое значение в нашей жизни, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности.

Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях. В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации; при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций.

Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры(списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо помимо нормативно-методических документов по делопроизводству иметь:

--?Трудовой кодекс РФ; (На основании Закона Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного закона.)

--?Комментарий к Трудовому кодексу РФ (с изменениями и дополнениями);

--?Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;

--?нормативно-методическую документацию.

Актуальность дипломной работы определяется тем, что правильная работа с документацией должна стать результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности каждого из сотрудников.

Целью данной дипломной работы является: разработка рекомендации по ведению и оформлению личных дел и личных карточек в коммерческой организации.

В связи поставленной целью в работе решались следующие задачи:

1)Изучить этапы оформления и ведения личных дел на предприятии

2)Изучить особенности ведения личных карточек на предприятии, охарактеризовать понятие личной карточки, ее оформление и ведение.

3) Выявить проблемные вопросы ДОУ в коммерческой организации.

Объект исследования: Документационное обеспечение управления в ООО «Альянс-Агро».

Субъект исследования: Процесс ведения и оформления личных карточек и личных дел в ООО «Альянс-Агро».

Практическая значимость работы состоит в том, что разработанные рекомендации по ведению и оформлению личных карточек и личных дел в ООО «Альянс-Агро», позволят усовершенствовать документационное обеспечение управления в данной организации.

Структура работы включает: введение, три главы, заключение, список литературы, приложение.



1. Этапы оформления и ведения личных дел

Оформление личных дел включает в себя комплекс работ по технической обработке документов: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка и (переплет) дела, нумерация листов, оформление обложки. Теперь подробно остановимся на каждом этапе оформления дела.

Обложка каждого дела оформляется по установленной форме. На верхнем поле обложки указывается в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках. На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносится на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти всегда датой дел являются крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника. И не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой «Дата» (Приложение 1).

Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую корочку обеспечивает сохранность документов, включённых в дело. Как правило, для переплета документов организация приглашает специалиста. Но можно переплести дело и самостоятельно.

Прежде всего, вам необходимо в документах, составляющих дело, сделать четыре прокола.

Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Нумерация необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Если вы найдете ошибку в нумерации листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные листы, поставьте дополнительные номера. Дополнительные, ранее пропущенные номера называют литерными. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение. Сведения обо всех последующих изменениях в нумерации заносятся в лист-заверитель дела.

Внутренняя опись-это оглавление, перечень материалов, помещённых в дело. Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает оперативно найти необходимый документ. Каким бы полным ни был заголовок дела, по нему не всегда однозначно можно определить содержание документа.

Например, из заголовка «Личное дело «прямо не вытекает, что в соответствующим деле содержится автобиография, копии документов об образовании, копии приказов по личному составу или что-либо еще. А, открыв личное дело и прочитав внутреннюю опись, вы будете точно знать, какие документы вы сможете найти в личном деле сотрудника.

Поэтому для кадровика очень удобно для повседневной работы иметь внутреннюю опись в личных делах сотрудников (Приложение 2).

Заверительная надпись учитывает количество листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Кроме того, все изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе дела, который располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления (Приложение 3).Личное дело оформляется на основании приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не закреплен общегосударственными стандартами, поэтому предприятия по-разному решают вопросы их оформления и ведения. Личные данные необходимы работодателю в целях продвижения работника по службе, при установлении размера заработной платы. Допуск работника к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну, происходит также на основании персональных данных работника. Личные дела, как правило, оформляются на всех работников. Изначально в личном деле хранятся документы, которые работник предоставляет при приеме на работу, впоследствии-все остальные документы, возникающие в процессе трудовой деятельности по месту работы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии - документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

Оформление личных дел осуществляет, как правило, кадровая служба организации (специалист по кадрам). А вот контроль над оформлением и хранением личных дел должен возлагаться на руководителя организации.

После того как с работником заключили трудовой договор и вышел приказ (распоряжение, решение, постановление) о приеме на работу, на работника оформляется личное дело. При оформлении личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

1)внутренняя опись документов личного дела;

2)заявление о приеме на работу;

3)листок по учету кадров (анкета)

4)автобиография;

5)копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6)копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность), переводе, увольнении;

7)Заверительный лист.

1.1 Понятие и оформление личных дел

Это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности, помещённых в специальную папку.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу.

В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др. Все личные дела ведутся в одном экземпляре. Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

Личное дело оформляется кадровой службой организации после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровою документацию. При оформлении личного дела можно руководствоваться нормами указа Президента Российской Федерации» Об утверждении положения» О персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» от 30.05.2005№609.

К личному делу работника, как правило, приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на работу;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета (кадровая) установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности (при проведении конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службе) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

д) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почётных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премии (если таковые имеются);

е) копия приказа о приеме на работу;

ж) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

з) копии приказов о переводе работника на иную должность, о временном замещении им иной должности;

и) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

к)копия приказа об увольнении) аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за резерва (при необходимости);

л) копий решений о поощрении работника, а также о документов, о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении работника от замещаемой должности;

м) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

н) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера работника (при наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

о) аттестационный период;

п) экзаменационный лист работника и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного или иного чина (разряда и т.п.);

р) копии документов о включении работника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового копии необходимости);

с) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

т) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

у) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ф) медицинское заключение установленной формы;

х) справка о результатах проверки достоверности и полноты, представленных работником сведений о доходах, имуществе и обязательстве имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами (при необходимости). В личное дело работника могут вноситься также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу работника приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.- приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является: о служебном положении - приказ руководителя организации о переводе;

- об образовании - документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

- об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке (форма № Т-2) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела.

В контрольной карточке указывается когда, куда и кому выдано дело ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения, и она вкладывается в дело. Учетные данные работников могут храниться кадровой службой на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования. Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело.

Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нём фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело.

К объединённому делу составляется внутренняя опись включённых в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имён и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

личный дело документационный управление

1.2 Ведение личных дел

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Как правило, в первую очередь личные дела заводятся на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники) руководители структурных подразделений и т.п.);работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Ведение личного дела предусматривает:

1)ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

2)помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

3)изъятие документов, надобность в которых миновала;

4)периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов).

Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником.

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.



2. Особенности ведения личных карточек на предприятии

У каждой организации личные карточки ведутся по-разному, и у каждого есть свои особенности. Наиболее важным является то, что каждая организация разрабатывает форму ее заполнения самостоятельно.

При разработке формы личной карточки за основу можно взять форму, утвержденную постановлением Госкомстата СССР (постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (далее - постановление Госкомстата СССР)) и изменить ее с учетом потребностей конкретной организации. Если нет надобности в каких-либо сведениях о работнике, форма личной карточки может быть изменена.

Утверждать форму личной карточки приказом или распоряжением руководителя организации не требуется. В организациях, где ведется электронный документооборот, в личной карточке можно предусмотреть только графы для ознакомления работника с записями, вносимыми в его трудовую книжку, и графу о дате выдаче работнику трудовой книжки при увольнении.

У государственных и муниципальных служащих есть своя особенность ведения личной карточки: Постановлением Госкомстата России N 1 для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма N Т-2ГС (МС). Она содержит 12 (а не 11, как форма N Т-2) разделов. Порядковые номера разделов, начиная с IV, на единицу не соответствуют указанным выше. Это произошло потому, что добавлен разд. IV "Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания". В соответствующих графах раздела указываются дата присвоения квалификационного разряда, классного чина и т.д., наименование, размер надбавки в рублях.

В основании указываются номер и дата распоряжения. С записями данного раздела служащий знакомится под роспись.

Также можно отметить, что личная карточка не входит в состав документов личного дела, она ведется отдельно. В связи с тем, что срок архивного хранения личных карточек составляет 75 лет (п. 217 Перечня), ее рекомендуют изготовлять из плотной бумаги.

2.1 Понятие личной карточки

Личная карточка - документ, составляемый на каждого работника и содержащий краткие сведения о работнике: образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением №1.Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника. Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а). Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года.

Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником:

I раздел - делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании, ИНН, пенсионное.

II раздел - данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника.

На оборотной стороне содержатся разделы:

III раздел - "Назначения и перемещения"

IV раздел - "Отпуска"

V раздел - "Дополнительные сведения" и "Дата, и причина увольнения".

Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении. В разделе III, должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д.

Все записи в форме Т-2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений. Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы или секретарем-референтом. Срок хранения личных карточек ф. Т-2 -- 75 лет - "В" (статья 504 "Перечня документов с указанием сроков хранения").



2.2 Оформление и ведение личных карточек

1.Основные правила оформления личной карточки по форме Т-2:

Личная карточка заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов работника:

1. Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (ф. Т-1 или Т-1а).

2. Паспорт.

3. Трудовая книжка.

4. Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

5. Документ об образовании (диплом, свидетельство).

6. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

7. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе или Уведомление о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту его жительства (с указанием ИНН).

8. Другие документы, предусмотренные законодательством (в частности, Индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПР), удостоверения и справки, подтверждающие право на льготы и др.).

По желанию работника в раздел X формы Т-2 могут вноситься и другие сведения, сообщенные о себе работником.

Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

· I. "Общие сведения";

· II. "Сведения о воинском учете";

· III. "Прием на работу и переводы на другую работу";

· IV. "Аттестация";

· V. "Повышение квалификации";

· VI. "Профессиональная переподготовка";

· VII. "Награды (поощрения), почетные звания";

· VIII. "Отпуск";

· IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством";

· X. "Дополнительные сведения";

· XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Все сведения заносятся в личную карточку без сокращений. В каждом пункте формы предусмотрено поле для описательной части, ряд пунктов первого раздела содержит поля для кодирования реквизитов.

В системе действующего законодательства нет ни одного нормативного документа, который предписывал бы в обязательном порядке проставлять коды. Порядок обработки кадровых документов каждая организация определяет самостоятельно. Там, где используются специальные компьютерные программы для кадровиков, заполнение полей кодирования заложено в программу и выполняется автоматически. При заполнении личной карточки вручную (от руки, на компьютере) проставление кодов не имеет практического значения. Поэтому вопрос кодирования информации решается в каждой организации индивидуально по усмотрению руководителя кадровой службы. Именно так к этому вопросу относится и государственная инспекция труда.

Если все-таки принято решение о проставлении кодов, следует соблюдать определенные правила, предусмотренные ГОСТом 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров". В частности, при заполнении формы текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования.

Правила заполнения формы Т-2 определены Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, содержащимися в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Помимо этого, действует утвержденный Госкомстатом (постановление от 24 марта 1999 г. № 20) общий для всех видов унифицированных форм Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

Рассмотрим правила заполнения полей формы Т-2.

Наименование организации указывается в соответствии со Свидетельством о регистрации в ЕГРЮЛ (поскольку личная карточка является внутренним документом, можно указать только краткое название фирмы). Справа указывается код организации по ОКПО[1] (восемь арабских цифр).

Дата составления указывается восемью арабскими цифрами, разделенными точками.

Табельный номер может присваиваться каждому вновь принятому работнику и не должен изменяться при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Количество знаков в табельном номере зависит от численности работников организации.

Во многих организациях из-за отсутствия у кадровиков опыта работы с табельными номерами используется чрезвычайно неудачная система кодирования, при которой в табельный номер может быть заложена первая буква фамилии работника (которая может измениться), а в некоторых организациях табельный номер превратился в буквенный код, состоящий из первых букв фамилии или инициалов работника. Иногда первые цифры табельного номера обозначают код подразделения по штатному расписанию (а работник может быть переведен в другой отдел…). Поэтому наиболее удобным с практической точки зрения можно считать простые цифровые табельные номера, не содержащие никакой дополнительной закодированной информации.

После увольнения работника освободившийся табельный номер может быть присвоен вновь принятому работнику, но не ранее, чем через три года. Для этого кадровики ведут учет использованных и освободившихся табельных номеров.

Учитывая, что табельный номер - для целей автоматизированного учета - не должен превышать шести цифр (что дает максимальное число 999 тысяч 999 работников!), мелкие и средние фирмы вполне могут позволить себе не использовать табельные номер повторно.

Работникам, с которыми заключается трудовой договор на работу на условиях внутреннего совместительства (второй трудовой договор), присваивается второй табельный номер (и бухгалтерия открывает для него второй лицевой счет).

Идентификационный номер налогоплательщика указывается в соответствии со свидетельством или извещением о присвоении ИНН. В соответствии с Трудовым кодексом РФ свидетельство о присвоении ИНН не является обязательным документом, предъявляемым работником для заключения трудового договора. То есть отсутствие этого свидетельства не может служить причиной для отказа в приеме на работу. Однако, как показывает практика, бухгалтерии организаций настоятельно просят оформить данное свидетельство, поскольку это упрощает их отчетность перед налоговыми органами.

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии с этим свидетельством.

Статьей 65 Трудового кодекса РФ предусмотрено обязательное представление работником при трудоустройстве страхового свидетельства ПФР. Свидетельство должно храниться на руках у работника.

Если свидетельство работником утеряно, работодатель заказывает в Пенсионном фонде дубликат. Если же соискатель впервые поступает гражданско-правового характера, работодатель должен заказать для него на работу по трудовому договору и при этом не работал ранее по договорам свидетельство в ПФР. В этих случаях номер проставляется в личной карточке после получения свидетельства или его дубликата.

В графе "Алфавит" указывается первая буква (при большом количестве работников 2-3 первых буквы) фамилии работника. Это делается для облегчения поиска карточки работника - формы Т-2 хранятся в алфавитном порядке.

В графе "Характер работы" указывается один из вариантов: "постоянная", "временная" или "сезонная".

В графе "Вид работы" могут быть два варианта записи: "основная" или "по совместительству". Формулировка этой графы разрешает сомнения кадровиков по поводу того, надо ли заводить личную карточку на совместителей. На внешних совместителей, безусловно, нужно. Не столько очевидна необходимость заведения второй личной карточки на внутренних совместителей, но, тем не менее, это делать необходимо: поскольку с работником - внутренним совместителем заключается отдельный трудовой договор, и в личной карточке указывается:

· номер этого трудового договора,

· второй табельный номер,

· должность (профессия), по которой работник принят,

· переводы по совмещаемой работе,

· аттестации,

· повышение квалификации и профессиональная переподготовка по этой

· работе,

· поощрения;

· отпуска, которые оформляются отдельными приказами по основной и совмещаемой работе,

· основание увольнения с этой работы, необходимо оформлять для него вторую личную карточку. В этом случае мы имеем двух работников в лице одного человека.

При заполнении графы "Пол" возможны варианты: прописная буква М или Ж. либо сокращение Муж или Жен, либо слово без сокращения.

Пример заполнения заголовочной части личной карточки:

Таблица 1.

Дата составления	Табельный номер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования	Алфавит	Характер работы	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)
00.00.0000	000	000000000	000-000-000-00	Х	постоянная	по совместительству	Ж

Раздел I "Общие сведения"

В данном разделе, указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:

1. Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво. При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

ОКАТО - "Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления" ОК. 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.95 №413;

ОКИН - "Общероссийский классификатор информации о населении" ОК. 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.95 №412;

ОКСО - "Общероссийский классификатор специальностей по образованию" ОК. 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.03 №276-ст;

ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ от 26.12.94 №367 "О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК. 016-94.

При кодировании необходимо учесть, что если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма №Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки в архив. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

2-3. Дата и место рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: "12 декабря 1964 года". Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.

Пункт 3 "Место рождения" заполняется в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность, согласно ГОСТ 4.071.034-82:

· длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

· районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, допускаются общепринятые сокращения: город - гор., деревня - дер., край - кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос., район - рн., станция - ст.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

Код места жительства определяется по ОКАТО.

Рис.1



Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование производится в соответствии с ОКИН:

· гражданин Российской Федерации - 1;

· гражданин Российской Федерации и иностранного государства - 2 (в случае двойного гражданства в скобках указывается, какого именно государства гражданство);

· иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;

· лицо без гражданства - 4.

Если работник представил только паспорт гражданина РФ и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве РФ, внесенная в п. 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне. Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.

Рис.2

Раздел I "Общие сведения"

5. Степень знания языка.

Поскольку Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации, то в данном пункте указывается иностранный язык (т.е. язык иностранного по отношению к России государства).

Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

В Общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но поскольку Госкомстат РФ не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код - степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка - вторым (через несколько пробелов).

В личной карточке возможны следующие записи:

· английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),

· французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");

· читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";

· читает и может объясняться - код по ОКИН "2";

· владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке п. 5 личной карточки указывается информация о втором иностранном языке, для внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.

Рис.3

6. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО. Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

· начальное (общее) образование - 02;

· основное общее образование - 03;

· среднее (полное) общее образование - 07;

· начальное профессиональное образование - 10;

· среднее профессиональное образование - 11;

· неполное высшее образование - 15;

· высшее образование - 18;

· послевузовское образование - 19.

Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

Уровень образования указывается в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:

· основное общее образование - код по ОКИН "03";

· среднее (полное) общее образование - код по ОКИН "07";

· начальное профессиональное образование - код по ОКИН "10";

· среднее профессиональное образование - код по ОКИН "11";

· неполное высшее образование - код по ОКИН "15";

· высшее образование - код по ОКИН "18";

· послевузовское образование - код по ОКИН "19".

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся только в соответствии с представленным работником документом - справкой образовательного учреждения или дипломом государственного образца о неполном высшем образовании или академической справкой о незаконченном высшем образовании. Не разрешается вносить записи об образовании на основании студенческого билета или зачетной книжки работника.

Раздел I "Общие сведения"

Если работник не окончил соответствующее образовательное учреждение, кодирование информации о его образовании осуществляется по следующим правилам:

· работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен, - "неполное высшее";

· работник обучался в высшем учебном заведении и прошел три года обучения - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";

· работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его, а на момент поступления в высшее учебное заведение он имел основное общее образование, - "основное общее";

· работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование - "среднее (полное) общее";

· работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел среднее (полное) общее образование - "среднее (полное) общее";

· работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления на работу имел неполное среднее образование - "неполное среднее";

· работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы, а также прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе, - "незаконченное среднее образование".

В случае, когда работник получает образование следующего уровня, разрешается включать дополнительную строку и ячейки в первую часть пункта 6, например:

Рис.4

Наименование образовательного учреждения указывается в соответствии с документом об образовании. Если наименование длинное, допускаются сокращения, не искажающие его смысл (например, имени - "им."). Ордена в названиях учебных заведений в учетных документах не указываются. Наименование, серия и номер документа об образовании записываются в строгом соответствии с представленным работником документом. Год окончания учебного заведения пишется арабскими цифрами, например 25.06.2004.

Рис.5

Квалификация (степень) также указывается по документу об образовании.

Так, в соответствии с законодательством о высшем профессиональном образовании выполнившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются квалификации бакалавра, дипломированного специалиста, магистра.

Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.

Окончившим начальные профессиональные и средние профессиональные учебные заведения присваиваются квалификации "монтажник", "техник", "бухгалтер".

Рис.6

Кодированию подлежит только информация о направлении или специальности, поскольку в качестве основы используется Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), кодируется только информация о направлениях подготовки и специальностях высшего и среднего профессионального образования.

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем, заключительном блоке п. 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, остальным формам - 02.

Заполнение табличного блока о послевузовском образовании производится в том же порядке.

Профессия (основная) указывается полностью по опыту работы на основании трудовой книжки и объяснений работника, а также штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая профессия - на основе документов, подтверждающих приобретение второго образования, специальности. Кодируются в соответствии с ОКПДТР.

Код профессии состоит из 17 цифр, а код должности - из 13. В коде представлена вся информация о конкретной профессии или должности работника в организации, в том числе об условиях труда и его оплате. "Сокращение" кода по ОКПДТР до пяти или шести цифр произвели Госкомстат РФ и Минтруд РФ. Первый в своих актах по заполнению форм статистического наблюдения указывает код ОКПДТР как пять первых цифр, обозначающих наименование профессии, а второй - как шесть первых цифр (наименование профессии плюс контрольное число). Отсюда и пошла практика указания только части кода ОКПДТР.

Учитывая сказанное, необходимо помнить о следующем. Личная карточка не содержит разделов, фиксирующих условия труда (вредные, опасные, нормальные, др.), условия его оплаты и т.д., поэтому рекомендуется указывать полный код профессии или должности по ОКПДТР, отражающий эти сведения.

Полный код, например, штукатура на основе данных классификатора и приказа о приеме на работу имеет вид:

1 9727 6 03 3 7133 10 1 4

…где:

· 1 - профессия;

· 9727 - штукатур;

· 6 - контрольное число;

· 03 - номер выпуска ЕТКС;

· 3-3-й разряд;

· 7133 - группа по ОКЗ - "Штукатуры";

· 10 - сдельная оплата труда;

· 1 - условия труда нормальные;

· 4 - рабочий, выполняющий работу вручную, не при машинах и механизмах (последние группы цифр берутся из фасетов к каждой части ОКПДТР).



Рис.7

8. Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке работника и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов (трудовых договоров, выписок из приказов об увольнении и др.), указывается в днях, месяцах, годах.

Строка "Стаж работы" на сегодняшний день устарела, поскольку не содержит место для размещения сведений о страховом стаже, на основании которого рассчитывается размер пособия по временной нетрудоспособности. Пустую строку использовать для внесения сведений о страховом стаже не всегда получается.

Например, в тех случаях, когда организация расположена в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, эта графа заполняется сведениями о соответствующем стаже работы. В таких случаях рекомендуется дополнять форму №Т-2 графой "Страховой стаж".

Подсчет всех видов стажа производится на дату приема работника в организацию. Методика подсчета трудового стажа, применимая ко всем видам стажа, приведена в п. 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.06 №192п. При этом продолжительность трудового стажа рассчитывается как разница суммы дат конца и суммы дат начала указанных периодов. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы.

Пример: Необходимо рассчитать страховой стаж работника.

Причина увольнения во всех случаях - собственное желание.

Первый период: принят 18.10.2007 - уволен 23.12.2009.

Второй период: принят 24.12.2009 - уволен 06.03.2010.

Третий период: принят 15.05.2010 - уволен 10.09.2010.

При расчете стажа из даты увольнения вычитается дата приема. При необходимости из года "на разбивку" занимается 12 месяцев, а из месяца -30 дней. При такой схеме подсчета теряется по одному дню в каждом периоде, этот день необходимо добавлять.

Это правило относится только к периодам, относящимся к трудовой деятельности работника, к иным периодам это правило не применяется.

Итак, сумма дат конца трудовых периодов составляет:

23.12.2009 + 06.03.2010 + 10.09.2010 = 39.24.6029.

Сумма дат начала трудовых периодов составляет:

18.10.2007 + 24.12.2009 + 15.05.2010 = 57.27.6026.

Продолжительность трудового стажа составляет:

39.24.6029-57.27.6026 = -18.-03.0003 = 360 * 0003-3 * 30-18 = 972 дня + 3 дня за каждый случай увольнения = 2 года 8 месяцев 15 дней.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, исчисляется в соответствии со специальными нормативными правовыми актами и рассчитывается по той же схеме.

В данном пункте есть строка для указания иных видов стажа, предусматривающих в соответствии с законодательством льготы и гарантии (например, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Если работник впервые поступает на работу, в соответствующих (строках) пунктах проставляются нули.



Рис.8

9. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН:

· никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;

· состоит в зарегистрированном браке - 2;

· состоит в незарегистрированном браке - 3;

· вдовец (вдова) - 4;

· разведен (разведена) - 5;

· разошелся (разошлась) - 6.

Рис.9

В составе семьи показываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

Рис.10

Паспортные данные указываются в соответствии с паспортом.



Рис.11

12. Место жительства (по паспорту) указывается на основании паспорта, фактическое - со слов работника. Код места жительства определяется по ОКАТО.

Если место жительства по паспорту и по факту совпадают, строку "Фактический" можно оставить незаполненной для того, чтобы в случае изменения фактического места жительства работника (при неизменности регистрации) было место для необходимой информации.

Рис.12

В унифицированной форме графа "Адрес работника" отсутствует, ее необходимо самостоятельно дополнить.

Раздел II "Сведения о воинском учете"

Документами, на основании которых заполняется раздел II, являются:

· военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;