Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава 1. Общая характеристика организации ООО «ДПТ»

1.1 Организационная структура ООО «ДПТ»

1.2 Место подгруппы кадрового документооборота в структуре управления

Глава 2. Документирование кадровой деятельности

2.1 Характеристика кадровых организационных документов

2.2 Характеристика кадровых распорядительных документов

2.3 Характеристика кадровых учетных документов

2.4 Документирование трудовых отношений

Глава 3. Совершенствование кадровой службы

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Эффективное управление персоналом предприятия подразумевает активные и пассивные методы привлечения кадров, способы адаптации новых сотрудников, способы оценки способностей, знаний и умений сотрудников. Современное управление персоналом предприятия подразумевает максимальное использование трудового потенциала работников любой организации, это является ключевым фактором для успешной деятельности компании в условиях рыночных отношений. Поэтому, расставив приоритеты, можно выделить следующую схему осуществления эффективного управления персоналом предприятия: Основные задачи - Результаты деятельности - Реальный трудовой потенциал.

Современный этап развития экономики России характеризуется острым дефицитом высококвалифицированных менеджеров и специалистов универсального типа, изменением требований к персоналу предприятия и кадровой политики.

Кадровая политика должна широко опираться на непрерывное внутрифирменное развитие персонала с учетом вертикального его роста (карьеры), создание резерва на замещение руководящих должностей и всестороннего профессионального творческого развития по горизонтальным направлениям, освоения новых и вторых профессий, расширения зоны деятельности. Особую роль приобретает профессиональное обучение работников кадровых служб и профессионального внутрифирменного обучения. В связи с этим, на современном этапе развития общества поставлена задача оказать содействие персоналу предприятий, их кадровым службам, руководящему составу, всем, кто работает с людьми, в освоении стратегии и тактики профессионального развития персонала, как главного и воспроизводимого ресурса производства.

В современных условиях стратегия функционирования и развития любого предприятия (организации) немыслима без обращения к персоналу. Для того чтобы обеспечить эффективное функционирование предприятия, на нем должна быть сформирована сильная команда, способная поддерживать его высокий профессиональный авторитет. Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему, отбору, оценке и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.

Службы управления персоналом, как правило, имеют низкий организационный статус, являются слабыми в профессиональном отношении, а значит система менеджмента в процессе найма, отбора и оценки персонала на многих предприятиях сферы производства, сферы услуг, торговли и пр., далека от совершенства и требует постоянного пересмотра и корректировок. Этим и объясняется актуальность темы исследования. В силу этого они не выполняют целый ряд задач оценки кандидатов при приеме на работу.

Целью работы является углубление и закрепление теоретических знаний в области документирования кадровой политики на базе их практического приложения в ходе выполнения работ производственного характера на примере предприятия Domodedovo Passenger Terminal.

Основными задачами исследования явились:

- рассмотреть место кадровой службы в системе управления: понятие и основные направления деятельности кадровой службы, основы деятельности кадровой службы;

- изучить организацию работы современной кадровой службы в Domodedovo Passenger Terminal: структуру, функции и сотрудников кадровой службы; документирование кадровой деятельности; работу с исходящими и входящими документами; формирование дел в организации; хранение документов кадровой службы.

Основой исследования являются разработки отечественных и зарубежных авторов по теории и практике управления персоналом предприятия.

При написании использовалась специальная литература, научная и периодическая литература, статистические данные.

В книгах авторов Кузнецовой Т.В., Санкиной Л.В., Быковой Т.А. и др.освещяются вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Рассмотрена организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав.

Особо выделены вопросы документирования кадровой службы: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив.

В качестве информационно-аналитической базы использовались документы бухгалтерско-финансовой отчетности Domodedovo Passenger Terminal за 2014-2015 гг. работы предприятия.

Глава 1. Общая характеристика организации ООО «ДПТ»

1.1 Организационная структура ООО «ДПТ»

Domodedovo Passenger Terminal создано с целью эффективного управления пассажирским терминалом Московского аэропорта Домодедово, который развивается в рамках концепции UNDER ONE ROOF - единого терминала, позволяющего наиболее эффективно использовать трансферный потенциал аэропорта и экономить время пассажиров на перемещении.

Адрес:

Domodedovo Passenger Terminal

Общество с ограниченной ответственностью "ДОМОДЕДОВО ПЭССЕНДЖЕР ТЕРМИНАЛ"

142015, Московская область, город Домодедово, территория "Аэропорт "Домодедово", стр.1

Виды услуг:

Обеспечение наилучших условий для работы в аэропорту авиакомпаний, операторов пассажирского хэндлинга, туроператоров, арендаторов, предоставляющих коммерческие услуги пассажирам и гостям аэропорта;

Реализация и совершенствование процессов обслуживания пассажиров, в том числе пассажиров с детьми, приоритетных классов обслуживания;

Создание безбарьерной среды для пассажиров с ограниченными физическими возможностями здоровья;

Функции

Мониторинг и управление инженерными и технологическими системами терминала: отопление, вентиляция, кондиционирование, освещение терминала, привокзальной площади, система транспортировки багажа, лифты, эскалаторы;

Осуществление и совершенствование процессов обслуживания пассажиров, в том числе пассажиров с детьми, приоритетных классов, а также пассажиров с ограниченными физическими возможностями здоровья;

Текущие проекты

Domodedovo Passenger Terminal выступает заказчиком широкомасштабной программы по расширению площадей и увеличению пропускной способности пассажирского терминала. Программа стартовала в 2004 году, в результате ее реализации количество стоек регистрации возросло до 160 единиц, а площадь терминала увеличилась до 184 210 кв.м. После окончания текущих строительных работ, общая площадь Аэровокзала составит 250 000 кв.м.

Наряду с бизнес-залами аэропорта свои услуги путешественникам предлагают бизнес-залы авиакомпаний Swiss, Austrian Airlines, Deutsche Lufthansa, British Airways, S7 Airlines а также UTG Travel Club (для пассажиров авиакомпаний UTair, Belavia, Openair, Rusline, Северсталь, Саратовские авиалинии, Ижавиа).

Инновационные технологии

Аэропорт Домодедово первым среди российских аэропортов внедрил индукционную систему, позволяющую гостям аэровокзала со сниженным слухом ознакомиться с сообщениями средств оповещения во всех зонах аэровокзального комплекса. В воздушной гавани также функционируют уникальные стойки помощи Assistant, оборудованные техническими средствами для видео- и аудиосигнала: воспользовавшись ими, маломобильные граждане могут обратиться к диспетчеру специальной службы аэропорта. Стойки удобно расположены как на привокзальной площади, так и в здании терминала: у входных групп, на парковках, в зоне прилета международных воздушных линий, а также в зонах выдачи багажа внутренних и международных воздушных линий.

Размещено на http://www.allbest.ru/

3

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1. Схема организационной структуры дирекции

Генеральный директор отдела безопасности обеспечивает руководство над деятельностью отдела. Он несет ответственность перед генеральным директором аэропорта

Начальник службы безопасности осуществляет руководство над каждым сегментом отдела. Ответственность за действия несет перед генеральным директором службы безопасности.

Специалисты по обстановке вокруг объекта осуществляют контроль безопасности и защищенности мест постоянного пребывания гражданских лиц, осуществляют проверку иных подозрительных лиц, получающих доступ к охраняемой среде.

Управляющий по исследованиям специализируется на внедрении рекомендаций в сферы отдела, чтобы избежать возникновения конфликтных ситуаций с финансами и др.

Менеджер по учету информации и персонала ведет базу данных, внося в нее изменения и следя за ее содержанием. В ней содержатся сведения о персонале отдела и информации касательно аэропорта.

Штаб охраны занимается охранной деятельностью по отношению к объектам аэропорта, ведущим сотрудникам, гражданским лицам и VIP-персонам.

Специалист по разработке и организации пропускного режима разрабатывает организационно-методические, нормативные документы (приказы, инструкции, положения, методические пособия) по защите информации.

Управляющий по оперативному планированию занимается детальной и последовательной разработкой планов действий, отчетов и другой документации связанных с быстрым реагированием в сложных экономических ситуациях и проблемах снабжения.

Управляющий по снабжению действуя в соответствии с инструкциями управляющего оперативного планирования распоряжается ресурсами, имуществом и финансами службы безопасности.

Бухгалтер специализируется на ведении бухгалтерского учета, финансовом мониторинге, контроле показателей деятельности дирекции.

Менеджер по защите документов обеспечивает безопасность информационных ресурсов аэропорта, как компании в целом, отвечая за сохранность важной информации и предотвращая ее утечку.

Организаторы по защите электронного документооборота, действуя в соответствии с инструкциями менеджера защиты занимаются тем, что должным образом обеспечивают безопасность компьютеров и серверов от несанкционированного доступа

Консультант занимается вопросами, связанными с оповещением и снабжением клиентов необходимой им информацией. Специализируется на помощи клиентам с помощью различных средств.

1.2 Место подгруппы кадрового документооборота в структуре управления

Кадровая служба терминала осуществляет: процесс подбора и расстановки кадров; производит оценку потребностей в повышении квалификации работников и условия повышения квалификации с точки зрения продвижения по службе; и повышение заработной платы; периодически производит проверки работы всего персонала.

Анализ организации документационного обеспечения управления в Domodedovo Passenger Terminal должен включать в себя несколько элементов, такие как:

1. Анализ организации службы делопроизводства

2. Анализ общего документопотока в организации за год

3. Анализ внутренних нормативных документов, регламентирующих работу с документацией в ООО «ДПТ»

4. Общую характеристику работы с документами в организации на основе локальных правовых актов.

В Domodedovo Passenger Terminal ведением кадрового делопроизводства занимаются следующие специалисты:

- секретарь занимается ведением документации, связанной с непосредственной деятельностью организации, а также ведением кадровой документации;

- бухгалтер фирмы занимается оформлением и учетом коммерческой документации;

Секретарь фирмы осуществляет следующие функции по ведению кадрового делопроизводства:

1. По оформлению и учету:

оформление приема на работу рабочих, инженерно-технических работников и служащих, назначения на руководящие должности, оформление трудовых договоров, ознакомление с политикой качества предприятия;

оформление перевода на другую работу, отпусков, прекращения трудового договора;

оформление, ведение и хранение личных дел работников;

заполнение и ведение личных карточек, алфавитных книжек;

оформление и ведение, учет и хранение трудовых книжек;

учет молодых специалистов;

учет работников предпенсионного возраста;

учет представляемых к награждению и награжденных работников;

внесение изменений в учетные данные работников;

подготовка и сдача документации по кадрам в архив;

ведение архивного делопроизводства;

оформление списков на получение и возврат страховых медицинских полисов и организация выдачи и возврата их работникам предприятия.

2. Подготовка исходных данных для обработки на ЭВМ.

3. Составление сведений о ходе приема на работу по всем категориям работников.

4. Оформление больничных листков в части подтверждения непрерывного стажа работы.

5. Выдача работникам предприятия справок, копий (выписок) документов о настоящей и прежней работе.

6. Учет состояния трудовой дисциплины в подразделениях предприятия.

7. Участие в планировании дополнительной потребности предприятия в необходимом количестве рабочих, инженерно-технических работников и служащих требуемых специальностей и квалификации, обеспечение ими подразделений предприятия.

8. Составление совместно с подразделениями расчета дополнительной потребности предприятия в молодых специалистах.

10. Проведение анализа качественного состава рабочих, инженерно-технических работников, служащих, осуществление мероприятий, направленных на качественное улучшение кадров.

11. Ведение работы по замещению руководящих и инженерно-технических должностей, занятых работниками без соответствующего образования, дипломированными специалистами.

12. Организация работы по подготовке резерва руководящих кадров.

13. Анализ высвобождаемых работников и характеристик квалификационных требований к кадрам для комплектования имеющихся и вновь создаваемых рабочих мест.

14. Участие в работе по определению потребности в переподготовке (переквалификации), освоении новых профессий:

в подготовке предложений по организации обучения специалистов, зачисленных в резерв руководящих кадров;

в проведении аттестации персонала.

15. Оформление документов для назначения пенсий, пособий.

16. Контроль за использованием рабочего времени, соблюдение трудовой дисциплины.

17. Контроль за своевременным уходом работников в очередные отпуска согласно графикам.

18. Своевременное оформление документов к оплате (отпуска, больничные листы, справки).

19. Подготовка материалов, проектов, приказов по работе с кадрами.

Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и отраслевых стандартов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д. Королев П.Е. Модель документооборота на предприятии / П.Е. Королев, А.В. Андронов // Автоматизация и соврем. технологии. - 2008. - № 9. - С. 38-40.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов Domodedovo Passenger Terminal (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе Domodedovo Passenger Terminal, относятся:

организационные документы:

положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков;

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания. Доронина Л.А.Организация документооборота / Л.А. Доронина ; Федер. агентство по образованию, Гос. образоват. учреждение высш. проф. образования "Гос. ун-т упр.", Ин-т информ. систем упр. - М. : Гос. ун-т упр., 2013. - 71 с.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник Domodedovo Passenger Terminal знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Общее количество должностей по штатному расписанию составляет 30 человек.

Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). В Domodedovo Passenger Terminal к таким должностям относятся менеджер по персоналу и главный бухгалтер. По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы. Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников Domodedovo Passenger Terminal. Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

В связи с тем, что в графике отпусков указывается точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. Журавлева И.В. Кадровое делопроизводство: Начинаем с нуля. Аудит своими силами / И.В. Журавлева, М.В. Журавлева. - 2-e изд. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014 ЭБС Знаниум

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем Domodedovo Passenger Terminal. Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.

Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет. Петрова Г. В. Правовое и документационное обеспечение профессиональной деятельности: Учебник. - М.: Академия, 2012, с.34

Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами Domodedovo Passenger Terminal составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.

Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. Domodedovo Passenger Terminal докладные записки в основном пишет мастер на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины.

Объяснительная записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.).

Справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

- фамилию указанного лица;

- должность указанного лица;

- указание о том, для каких целей выдана данная справка.

Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия.

Справка подписывается руководителем предприятия и менеджером по персоналу. Подписи указанных лиц скрепляются печатью предприятия.

Глава 2. Документирование кадровой деятельности

2.1 Характеристика кадровых организационных документов

В компании ООО "ДПТ", была изучена организационно-распорядительная документация.

Организационно-распорядительные документы на предприятии следующие:

- устав - правовой акт, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

- штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

- протоколы - составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

- приказы - оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации. Кадровое делопроизводство занимает наибольший объем - около половины всех временных затрат секретаря. Это свидетельствует, во-первых, о важности кадрового делопроизводства как элемента кадровой работы, а, во-вторых, о необходимости грамотной и методической организации работы с кадровыми документами.

В состав кадровой документации, используемой в ООО «ДПТ» входят следующие документы:

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма № Т-2);

- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

- личные заявления работников предприятия;

- графики отпусков;

Эффективное управление документацией невозможно без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной задачи делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа - графика документооборота.

График документооборота - это документ, устанавливающий рациональный порядок (сроки и очередность) обработки документов с учетом их количества и исходя из потребности служб организации в документированной информации. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2005. с. 86 Функциональное назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку документов, создании оптимальных условий для работы с указанными документами должностных лиц предприятия и, в конечном счете, в повышении эффективности деятельности предприятия в целом.

Работу по подготовке проекта графика документооборота организует секретарь ООО «ДПТ».

Для составления проекта графика документооборота ООО «ДПТ» используются следующие исходные данные:

- перечень документов, подлежащих исполнению;

- перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов документов;

- сроки исполнения документов;

- типовые технологии обработки документов.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по обработке документов, с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия, а также сроков выполнения соответствующих работ.

Пример оформления графика документооборота представлен в таблице 1.

Таблица 1 - График документооборота ООО «ДПТ» на 2015 год

Наименование документа	Создание документа	Проверка документа	Обработка документа	Передача в архив
	Количество экземпляров	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Ответственный за исполнение	Срок исполнения	Ответственный за проверку	Кто представляет	Порядок представления	Срок представления	Кто исполняет	Срок исполнения	Кто исполняет	Срок исполнения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Проект графика документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Выписки из графика документооборота передаются исполнителям (соответствующим подразделениям) для применения в практической деятельности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное, полное и качественное исполнение документов и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота организует секретарь ООО «ДПТ».

Таким образом, в системе делопроизводства компании ООО «ДПТ» выделяются три основных направления - кадровое, бухгалтерское и общеорганизационное.

Далее представим характеристику документопотока в организации по данным годового документооборота и анализу объемов входящей, исходящей и внутренней документации.

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутриведомственные документы.

Для более наглядной характеристики объема входящих, исходящих и внутренних документов в ООО «ДПТ», на рисунке 2 представлены графики объемов указанных видов корреспонденции за 2013-2015 гг.



Рисунок 2 - Объем документооборота по видам корреспонденции в ООО «ДПТ» за 2013-2015 гг.

Наибольший объем документопотоков приходится на входящие документы, что объясняется, в первую очередь, тем, что сюда относятся различные нормативно-правовые акты, справочная документация, распоряжения и т.п., отправляемые в ООО «ДПТ» вышестоящими инстанциями, и не всегда требующими ответа. Объем документопотока входящих документов вырос за три года на 7,7%, в том числе, за счет роста числа контрагентов, с которыми фирма ведет переписку.

На втором по объему месте находится исходящая документация, объем которой вырос на 16,5% за 2013-2015 гг., что также связано с развитием коммерческой деятельности компании.

А вот динамика объемов внутренней документации отрицательная - ее объем сократился на 16,8% за три года, что является положительной тенденцией, так как чрезмерный внутренний поток документов не всегда свидетельствует об эффективных коммуникациях, наоборот, свидетельствует о растущей бюрократии, так как внутренние документы также надлежит фиксировать.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов. Янковая В.Ф. Документооборот организации // Секретарь-референт. 2005. №7. С.20-25.

Оперограмма движения входящих документов в ООО «ДПТ» показана в таблице 2.

Таблица 2 - Оперограмма движения входящих документов в ООО «ДПТ»

исполнители	виды работ
	прием и первичная обработка	регистрация	рассмотрение документов	доставка исполнителям	контроль за исполнением
председатель
специалист по кадрам

Независимо от адресата корреспонденция в ООО «ДПТ» передается секретарю. Ему же передаются корреспонденция и документы, полученные работниками в командировках, на совещаниях, конференциях.

Задача первичной обработки - проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.

На всех документах, поступающих в ООО «ДПТ» на бумажных носителях для фиксации факта и времени их поступления в фирму вручную проставляется отметка с указанием даты и порядкового номера.

В ООО «ДПТ» ведется книга регистрации входящей корреспонденции. Книга имеет следующую форму (таблица 3).

Таблица 3 - Форма книги регистрации входящей документации

входящий номер по порядку	номер и дата документа	от кого получен документ	краткое содержание	кому передано на рассмотрение	роспись	резолюция документа	№ дела, куда подшит документ
1	2	3	4	5	6	7	8

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.

После регистрации корреспонденции специалист по кадрам передает их на рассмотрение, для проставления резолюции, генеральному директору ООО «ДПТ». Рассмотрение документов производится в день их получения. Генеральный директор ООО «ДПТ» в резолюции проставляет четкую и конкретную резолюцию.

Документ с резолюцией передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, то, для одновременной работы над документом, с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Исполнители получают документ под роспись в книге регистрации входящей корреспонденции.

После исполнения резолюции, исполнитель передает ответный документ с прилагаемыми материалами, на основании которых он готовился. После рассмотрения исполненного документа руководителем, готовится окончательный вариант письма-ответа на фирменном бланке ООО «ДПТ». Заверяется подписью генерального директора ООО «ДПТ» и, при необходимости, печатью соответствующего подразделения.

2.2 Характеристика кадровых распорядительных документов

Основное назначение распорядительных документов в ООО «ДПТ» - регулирование и координация деятельности, позволяющие организации достигнуть поставленных целей и получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к работникам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений организаций;

- необходимость осуществления собственной исполнительно - распорядительной деятельности, вытекающей из функции и задач организации.

Виды распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются ее учредительным документом - уставом.

В состав распорядительных документов входят распоряжения, решения, приказы и указание.

Распорядительные акты издаются по инициативе руководителя в пределах его полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе исполнения задач, возложенных на организацию.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

- изучение управленческого вопроса;

- подготовка проекта распорядительного документа;

- согласование документа;

- подписание документа.

Приказ издается в ООО «ДПТ» единолично руководителем предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов его деятельности.

Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Приказы, издаваемые в организации, не противоречат Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным обязательствам Российской Федерации, Уставу организации, ранее изданным приказам организации.

Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

- в целях осуществления собственной исполнительно - распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально - техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

При оформлении приказов используются следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (см. Приложение 1)

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В качестве обоснования действий может выступать:

- ссылка на нормативный акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;

- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа. Секретарское дело: учеб.-прак. пособие / В.В.Галахов; под ред.И.К.Корнеева.-М.:ТК Велби, 2007. С. 88.

А приказы (распоряжения) о принятии на работу, увольнения, переводе на другую работу, предоставление отпуска работникам составляются с помощью унифицированных форм №Т-1, №Т-8, №Т-5, №Т-6.

Распоряжение издается руководителем ООО «ДПТ», действующим единолично. Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается после слов «предлагаю» или «обязываю». Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др.; под общ.ред. Т.В.Кузнецовой.-М.: МЦФЭР, 2004.С. 134.

В организации протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат общего собрания участников (см. Приложение 2).

Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, места для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя заседания.

Повестка дня включается вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «слушали», «выступили», «постановили» («решили»), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.

В части «слушали» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.

В части «выступили» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

Допускается и сокращенный вариант протокола. Так в протоколе об общем собрании участников ООО «ДПТ» содержится только две части: повестка дня и слово «постановили»

В части «постановили» («решили») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив,2001. С.25.

2.3 Характеристика кадровых учетных документов

Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

· с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

· их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

· они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты федерального уровня (акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований);

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина - М.: Инфра-М, 2012. -с.77

Распорядительные документы, издаваемые на федеральном уровне, относятся к категории нормативных правовых актов. Нормативный правовой акт - официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, т.е. общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение.

Нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в форме постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Президент РФ, в соответствии с Конституцией РФ, издает указы и распоряжения.

В целях организации контроля за использованием доверенностей на получение товарно-материальных ценностей рекомендуется утвердить на предприятии приказ примерно следующего содержания.

Порядок заполнения доверенности на основании требований Инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей приведен в Приложении 3.

Контроль за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности товарно-материальных ценностей возлагается на главного бухгалтера предприятия, организации, учреждения - поставщика. В тоже время контроль за своевременным и полным оприходованием товаров (материалов), поступивших на перерабатывающие предприятия, в торговую сеть и т.д., должен производиться систематически на основании соответствующих документов поставщиков бухгалтерией предприятия, организации - получателя.

В таблице 4 приведен образец заполнения Журнала учета выданных предприятием «DPT» доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, который хранится у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Таблица 4 Журнал учета выданных доверенностей предприятия «DPT» (извлечение)

№ доверенности	Дата выдачи	Срок действия доверенности	Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность	Наименование поставщика	Фискальный код поставщика	Адрес поставщика	№ и дата договора (заменяющего его документа)	Расписка лица, получившего доверенность	Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
DH 378461	16.03.15	31.03.15	Унгуряну Р.Л.	Предприятие «М»	хххххххххххх	ххххх	№26/30.01.15	подпись	KL8901287/20.03.15
DH 378462	17.03.15	31.03.15	Лунгу П.А.	Предприятие «N»	хххххххххххх	ххххх	№ 9/12.01.15	подпись	DX1479821/25.03.15

40

По окончании года неиспользованные доверенности уничтожаются по акту на списание, утверждаемому председателем центральной инвентаризационной комиссии предприятия, организации, а номера недействительных доверенностей публикуются для доведения до сведения об их недействительности и списываются впоследствии соответствующим актом на списание. Налогообложение организаций и физических лиц: учебник / Т.Е. Косарева, Л.А. Юринова, Л.Г. Баранова и др.; под ред. Т.Е. Косаревой. - 7-е изд., испр. и доп. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2011.- 93 с.

2.4 Документирование трудовых отношений

Дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, локальными нормативными актами организации. Анисимов В.М. - Кадровая служба и управление персоналом организации: Практическое пособие кадровика - М: Экономика, 2009.

В ООО «ДПТ» существует ряд требований, которые необходимо соблюдать работнику. Эти требования прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка. Не выполнение работниками Общества этих требований является нарушением трудовой дисциплины. К работникам, нарушившие требования, применяются меры дисциплинарной ответственности, предусмотренные трудовым законодательством.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей и требований правил внутреннего трудового распорядка, работодатель, в соответствии с ТК РФ, имеет право применить к работнику следующие дисциплинарные взыскания:

- замечание;

- выговор;

- увольнение по соответствующим основаниям.

По факту совершения дисциплинарного проступка самостоятельным структурным подразделением готовятся соответствующие документы:

- докладная непосредственного руководителя и (или) лица, осуществляющего ведение табельного учета в самостоятельном структурном подразделении (табельщика) на имя руководителя самостоятельного структурного подразделения по выявленному факту нарушения(отсутствие работника на работе по неизвестным причинам);

- акт (в случае появления, обнаружения либо нахождения работника на работе, как в рабочее, так и в нерабочее время, в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения).