Система управленческой деятельности предприятия как главный фактор прибыльности предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1 Информационное и документальное обеспечения управленческой деятельности предприятия

1.1 Информационное обеспечение управленческой деятельности предприятия

1.2 Документальное обеспечение управленческой деятельности предприятия

2 Контроль исполнения документов и кадровая система управленческой деятельности предприятия

2.1 Контроль исполнения документов управленческой деятельности предприятия

2.2 Кадровая система управленческой деятельности предприятия

Заключение

Библиографический список

ВВЕДЕНИЕ

Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая деятельность -- это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях.

Проведение обследования ряда предприятий показывают, что во многих случаях в значительной мере при решении управленческих задач испытывается недостаток данных, характеризующих реальные финансовые и производственно-экономические процессы на момент принятия решений на различных уровнях управления.

Управленческие решения предпринимательской деятельности основываются на плановой, нормативной, технологической, учётной и аналитической информации.

Значимость темы состоит в том, что система управленческой деятельности предприятия является главным статусным стимулом для всей деятельности предприятия.

Проблемами темы на сегодняшний день являются:

- не своевременное предоставление информации;

- не своевременное предоставление документации;

- не своевременное принятие решений;

- не выполнение своих обязанностей руководителей и подчиненных;

- плохое техническое обеспечение.

Тема курсовой работы является актуальной на сегодняшний день, потому, что система управленческой деятельности предприятия является одним из главных факторов прибыльности предприятия.

Целью курсовой работы является выявить систему управленческой деятельности предприятия.

Для достижения цели нужно решить следующие задачи:

- рассмотреть информационное обеспечение управленческой деятельности предприятия;

- рассмотреть документальное обеспечение управленческой деятельности предприятия;

- рассмотреть контроль исполнения документов управленческой деятельности предприятия;

- рассмотреть кадровая система управленческой деятельности предприятия.

1 ИНФОРМАЦИОННОЕ И ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Информационное обеспечение управленческой деятельности предприятия

Информационное обеспечение управленческой деятельности -- это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Информационное обеспечение функции планирования состоит реализации следующих процедур:

-- сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

-- документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;

-- получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

-- сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

-- сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

-- доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;

-- документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

-- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

-- сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

-- сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;

-- сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);

-- организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

-- доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

-- сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

-- сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;

-- доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

-- документационное оформление принятых руководителем, на основании полученной информации решений;

-- доведение данных решений до исполнителей;

-- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.

Учетную систему организации целесообразно представить как определенным образом упорядоченную и подчиненную внутреннему регламенту систему процедур определения, сбора, измерения, регистрации и обработки информации об имуществе, источниках его формирования, финансовых и хозяйственных операциях организации, о затратах и результатах хозяйственной деятельности, а также передачи этой информации менеджерам (управленческому персоналу), осуществляющим контроль и принимающим управленческие решения.

Об эффективности учетной системы можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации:

1. наличие: отражены действительно существующие операции;

2. полнота: отражены все реальные операции;

3. арифметическая точность: все операции правильно подсчитаны;

4. разноска по счетам: все операции правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;

5. формальная разреженность: на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение;

6. временная определенность: все операции отнесены к надлежащему отчетному периоду;

7. представление и раскрытие данных в отчетности: все данные правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и объема раскрытия информации в отчетности.

Кроме того, при формировании системы учета должно быть учтено следующее:

1. Организационная структура учетных подразделений. Вопросы оргструктуры аппарата учета решаются на каждом конкретном предприятии с учетом внешних и внутренних факторов. Общее же требование здесь таково: оргструктура должна быть соответствующей размерам предприятия, масштабу и специфике его бизнеса.

2. Обязанности и полномочия работников, осуществляющих ведение учета и подготовку отчетности. Во избежание искажений учетной информации за человеком, осуществляющим учет операций с определенными активами, не должны быть одновременно закреплены функции санкционирования операций с этими активами, обеспечения их сохранности и осуществление их инвентаризации.

3. Формально установленные процедуры санкционирования хозяйственных операций. Должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение - это решение либо относительно общего типа хозяйственных операций либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение - это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования возрастает вероятность как злоупотреблений (растрата или хищение активов), так и ошибок.

4. Организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции; порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, подготовки периодической бухгалтерской отчетности.

5. Качественное информационное обеспечение.

Таким образом, качественное информационное обеспечение одна из главных задач управленческой деятельности предприятия. Точная и своевренная информация позволяет предприятию увеличить объем прибыли, быть конкурентоспособным, принять решение в максимально короткие сроки, быстрее выполнять свои обязанности.

1.2 Документальное обеспечение управленческой деятельности предприятия

Государственное регулирование в области документационного обеспечения управленческой деятельности организаций в Российской Федерации осуществляют уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти и другие федеральные органы исполнительной власти в соответствии с их компетенцией. Основными направлениями государственного регулирования документационного обеспечения управленческой деятельности являются: разработка государственной научно-технической политики в области документационного обеспечения управленческой деятельности, в том числе на базе информационных технологий; развитие и совершенствование нормативной и методической базы документационного обеспечения управленческой деятельности; унификация, стандартизация систем документации, отражающих основные функции управления и отношения между организациями; контроль за порядком формирования и сохранностью документального фонда в интересах граждан, общества и государства; обеспечение единых принципов формирования и использования документальных фондов организаций; разработка и координация комплексных целевых программ научно-исследовательской работы в области документационного обеспечения управленческой деятельности; координация разработки, сертификация программ автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности в федеральных органах исполнительной власти.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Государственная система документационного обеспечения управления включает следующую документацию:

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- информационно-справочные документы;

- документы по личному составу;

Организационные документы

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством РФ должно включать:* наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;* местонахождение (почтовый адрес); * предмет и цель деятельности;* порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); * порядок распределения прибыли;* порядок образования учреждения (организации, предприятия);* порядок управления и прекращения деятельности;* органы управления (внутренняя организационная структура).

Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: * Общие положения;* Должностные обязанности; * Права;* Ответственность; * Взаимоотношения.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: * статус коллегиального или совещательного органа; * порядок планирования работы; * порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; * внесение материалов на рассмотрение; * порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; * ведение протокола заседания; * оформление решений коллегиального или совещательного органа; * порядок доведения решений до исполнителей; * материально техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения.

Обязательные реквизиты: * наименование учреждения (организации); * вид документа; * заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); * вид документа; * дата; * место составления; * гриф утверждения; * текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Положение о структурном подразделении - это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия.

Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, имеет код по ОКУД 0211111, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

Распорядительные документы

Распорядительные документы - документы, содержащие распоряжение о совершении хозяйственной операции.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

Информационно - справочные документы

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.

Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Акты составляются на общем бланке.

Формуляр акта состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения; 4) наименование вида документа; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) заголовок; 8) текст; 9) приложения; 10) подписи (членов комиссии); 11) гриф утверждения, согласования.

Следующий вид информационно-справочного документа - протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная - слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”. Пишутся от начала левого поля.

Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Формуляр протокола состоит из реквизитов: 1) наименование организации или ведомства (если есть); 2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ- крупно; 3) наименование структурного подразделения(если есть); 4) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ; 5) дата заседания, номер (в течение календарного года); 6) место составления (город); 7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа); 8) текст вводной и основной части; 9) подписи; 10) гриф утверждения, согласования (если нужно).

Следующий вид информационно-справочного документа - докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают:

- информационные;

- отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки делится на две части:

1) изложение фактов, послуживших причиной её составления;

2) выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:1) наименование структурного подразделения(если есть); 2) наименование вида документа - докладная записка; 3) дата, номер; 4) адресат; 5) заголовок; 6) текст; 7) приложения; 8) подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) наименование вида документа - докладная записка; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) адресат; 8) заголовок; 9) текст; 10) приложения; 11) подпись.

Следующий вид информационно-справочного документа - объяснительная записка.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках.

Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) наименование вида документа; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) адресат; 8) заголовок; 9) текст; 10) подпись.

Следующий вид информационно-справочного документа - справка.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания: во второй - приводятся конкретные данные.

Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.

В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Датой справки является дата её подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.

При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.

Формуляр справки состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) наименование вида документа; 5) дата, номер; 6) место издания; 7) адресат; 8) заголовок; 9) текст; 10) подпись; 11) печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:1) письмо - просьба; 2) письмо - предложение; 3) письмо - претензия; 4) письмо - запрос; 5) письмо - извещение; 6) информационное письмо; 7) письмо - отказ; 8) письмо - напоминание; 9) сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов: 1) наименование министерства или ведомства; 2) название организации; 3) наименование структурного подразделения (если есть); 4) адрес организации (почтовый, телеграфный); 5) номер телефона, факса, телетайпа; 6) номер счета в банке; 7) дата, номер; 8) ссылка на индекс и дату входящего документа; 9) адресат; 10) заголовок; 11) текст; 12) приложения; 13) подпись; 14) печать; 15) фамилия и телефон исполнителя; 16) гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.

Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.

В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

Документы по личному составу

Трудовой контракт

Трудовой контракт (договор) заключается между нанимателем и наемным работником. В соответствии со ст. 18 Кодекса законов о Труде Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на определенный срок или на время выполнения конкретной работы (подряд). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В контракте могут быть предусмотрены разнообразные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.

По истечении срока действия контракта он автоматически продлевается на неопределенный срок, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений.

Обязанности сторон

Работник обязуется (пункт 3 трудового контракта):

1. добросовестно выполнять работу, в объеме, предусмотренном должностной инструкцией и распоряжениями нанимателя (иными ЛНПА);

2. соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, иные документы, регламентирующие вопросы дисциплины труда;

3. выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) Нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным нормативным актам;

4. не допускать действий, препятствующих другим работникам выполнять их трудовые обязанности;

5. обеспечивать соблюдение установленных требований к качеству выполняемой работы;

6. соблюдать установленные нормативными правовыми актами (документами) требования по охране труда и безопасному ведению работ, пользоваться средствами индивидуальной защиты;

7. бережно относиться к имуществу Нанимателя, использовать это имущество для выполнения работы, предусмотренной настоящим контрактом, и (или) в соответствии с письменными или устными приказами (распоряжениями) Нанимателя, не противоречащими законодательству. Принимать меры к предотвращению ущерба (хищения);

8. принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих нормальному выполнению работы (авария, простой и другие), и немедленно сообщать о случившемся Нанимателю;

9. поддерживать свое рабочее место, оборудование и приспособления в исправном состоянии, порядке и чистоте;

10. соблюдать установленный порядок хранения документов, материальных и денежных ценностей;

11. хранить государственную и служебную тайну, не разглашать без соответствующего разрешения коммерческую тайну Нанимателя;

11-1. не позднее, чем за две недели до истечения срока действия контракта письменно предупредить Нанимателя о решении продолжить или прекратить с ним трудовые отношения;

12. исполнять другие обязанности, вытекающие из законодательства, локальных нормативных актов.

Наниматель обязан ( пункт 7 трудового контракта):

1. организовать труд Работника;

2. рационально использовать труд Работника;

3. обеспечивать трудовую и производственную дисциплину;

4. вести учет фактически отработанного Работником времени;

5. выдавать Работнику заработную плату в сроки и размерах, установленных настоящим контрактом;

6. обеспечивать охрану труда Работника;

7. обеспечивать соблюдение законодательства о труде, условий, установленных локальными нормативными правовыми актами и настоящим контрактом;

8. своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях Работника и знакомить его с ними;

9. создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь;

10. обеспечивать участие Работника в управлении организацией, своевременно рассматривать критические замечания Работника и сообщать ему о принятых мерах;

11. оформлять изменения условий и прекращение контракта с Работником приказом (распоряжением);

12. отстранять Работника от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь и другими актами законодательства;

13. не позднее, чем за две недели до истечения срока действия контракта письменно предупредить Работника о решении продолжить или прекратить с ним трудовые отношения;

14. исполнять другие обязанности, вытекающие из актов законодательства.

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

* при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность);

* при увольнении - причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

* при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

* при переводе на другую работу - вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

* при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;

* при командировании - дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Таким образом, документальное обеспечение любой системы предполагает сбор и подготовку информации, необходимой заинтересованным пользователям. Документированию подлежит управленческая деятельность организации, связанная с выполнением ее задач и функций в соответствии с уставными документами и иными нормативными правовыми актами. Документирование управленческой деятельности организаций осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и государственных стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности. Организация документирования возлагается на структурное подразделение документационного обеспечения управления или уполномоченное должностное лицо.

2. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И КАДРОВАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1 Контроль исполнения документов управленческой деятельности предприятия

В марте 2007 года был утвержден новый стандарт в сфере ДОУ - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Раздел 7 «Требования к управлению документов».

Документы создаются, поступают и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Для этого организации должны принимать и выполнять комплексную программу управления документами, включающую в себя:

a) перечни документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы;

b) решения, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;

c) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;

d) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, а также срокам хранения документов;

e) решение, как организовывать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;

f) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;

g) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;

h) соответствие правовым требованиям, нормативной среде, стандартам и политике организации;

i) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;

j) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока;

k) определение и оценку возможностей повышения эффективности и результативности организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.

Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления документами должны быть внедрены в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.

Долгосрочное планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости.

Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

· кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

· какие документы ставятся на контроль;

· этапы контроля исполнения документов;

· сроки исполнения документов;

· формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

· отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

· ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

· основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

· обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

· информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация - автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

? внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

? поступивших из других организаций - с даты их поступления;

? обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», - с даты регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1-2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

* краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

* отметку "В дело";

* номер дела, в котором будет храниться документ;

* дату;

* подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель - руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям.

Таким образом, контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль исполнения осуществляют руководители предприятий и организаций, структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица (помощники, референты, кураторы, секретари, техники по учету). Руководители всех уровней несут персональную ответственность за адекватное и своевременное принятие решений, отраженных в документной информации (в пределах своей компетенции).

2.2 Кадровая система управленческой деятельности предприятия

Кадровое обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы.

Качественные характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности или рабочему месту. Всю совокупность качественных характеристик персонала можно условно разделить на три основные группы:

- способности (уровень образования, объем полученных знаний, опыт работы в определенной сфере профессиональной деятельности, профессиональные навыки);

- мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам);

- свойства (способность воспринимать определенный уровень физических, психических или интеллектуальных нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства, необходимые для выполнения какой-либо работы).

Количественный состав кадровой службы - это списочный состав работников данного подразделения организации.

При расчете количественного состава службы управления персоналом должны учитываться следующие факторы: общая численность работников организации; конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов; социальная характеристика организации; структурный состав работников организации (наличие различных категорий рабочих, специалистов, служащих, научных работников), их квалификация; степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.); техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника и пр.).

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации.

Работа кадровой службы в организации обязательно документируется. В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать ТК РФ. На основании ТК РФ в организации устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы.

Документы кадровой службы:

Локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями.

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до "встречи" с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой "встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.

Документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

К документам по личному составу относятся:

Штатно-должностная книга ведется на основании штатного расписания предприятия для отслеживания вакантных должностей и, как правило, заполняется карандашом.

Алфавитная книга ведется на всех работников предприятия с указанием Ф.И.О работников предприятия в алфавитном порядке, места работы и должности, а также номеров всех приказов по каждому работнику.

Алфавитные карточки по форме № П-3, которые оформляются на каждого работника на крупных предприятиях с целью облегчения работы отдела кадров (службы по работе с персоналом) с картотекой.

Книга учета бланков трудовых книжек (и вкладышей) по форме № П-9, в которую вносятся все операции, связанные с получением и использованием бланков трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек по форме № П-10, в которой регистрируются все трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые от работников при трудоустройстве, а также вновь выданные трудовые книжки и вкладыши к ним. Кроме того, в этой книге указываются данные о выдаче трудовых книжек работникам при их увольнении, причем при такой выдаче работники должны поставить подпись и дату получения трудовой книжки.

График отпусков, который на основании ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР "Об отпусках" должен составляться в начале года на каждом предприятии для предоставления основных и дополнительных отпусков.

Книга (журнал) учета отпусков, который на основании ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР "Об отпусках" должен вестись на каждом предприятии, с указанием в ней номера приказа, на основании которого работник отправляется в отпуск, вида отпуска, а также даты начала и окончания отпуска.

На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 г. № 687 "Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников организации. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, установленные нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации, должны применяться с учетом положений вышеназванного закона.

Таким образом, под кадровым обеспечением системы управления понимается необходимый количественный и качественный состав работников службы кадров организации.

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы организации совместно с сотрудниками юридического отдела. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и так далее, поэтому кадровая служба в организации должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

информационный документ кадровый управленческий

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенной работы были сформулированы следующие выводы:

- качественное информационное обеспечение одна из главных задач управленческой деятельности предприятия. Точная и своевременная информация позволяет предприятию увеличить объем прибыли, быть конкурентоспособным, принять решение в максимально короткие сроки, быстрее выполнять свои обязанности;

- документальное обеспечение системы управления предполагает сбор и подготовку информации, необходимой заинтересованным пользователям. Документированию подлежит управленческая деятельность организации, связанная с выполнением ее задач и функций в соответствии с уставными документами и иными нормативными правовыми актами. Документирование управленческой деятельности организаций осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и государственных стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности. Организация документирования возлагается на структурное подразделение документационного обеспечения управления или уполномоченное должностное лицо;

- контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль исполнения осуществляют руководители предприятий и организаций, структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица (помощники, референты, кураторы, секретари, техники по учету). Руководители всех уровней несут персональную ответственность за адекватное и своевременное принятие решений, отраженных в документной информации (в пределах своей компетенции);

- под кадровым обеспечением системы управления понимается необходимый количественный и качественный состав работников службы кадров организации. Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы организации совместно с сотрудниками юридического отдела. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и так далее, поэтому кадровая служба в организации должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

Актуальностью темы являлось система управленческой деятельности предприятия, как главный фактор прибыльности предприятия.

Целью курсовой работы являлось выявления системы управленческой деятельности предприятия.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1 Кодекса законов о Труде Российской Федерации

2 Трудовым кодексом Российской Федерации.

3 Стандарт в сфере ДОУ - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Раздел 7 «Требования к управлению документов».

4 Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

5 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536

6 ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР "Об отпусках"

7 Постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 г. № 687 "Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

8 Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для студентов вузов обучающихся по экономическим специальностям/ М.А. Вахрушина. - 3-е изд., доп.и пер. - М.: Омега-Л, 2004. - 576с.