Информационное обеспечение в управлении предприятием

Размещено на http://www.allbest.ru/

88

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические основы информационного обеспечения в управлении предприятием

1.1 Понятие и значение информационного обеспечения деятельности

1.2 Механизм информационного обеспечения

2. Оценка информационного обеспечения в ООО «Кузя»

2.1 Организационно-экономическая характеристика фирмы

2.2 Показатели финансовой деятельности фирмы

2.3 Анализ информационного обеспечения управления организацией

3. Пути совершенствования информационного обеспечения управления в

ООО «Кузя»

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

В международной конкуренции на первый план выходят экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес - процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Организация информационного обеспечения стратегического планирования, сложившаяся к настоящему времени на промышленных предприятиях, не всегда отвечает современным требованиям. Рыночные условия хозяйствования изменили приоритеты использования информационных ресурсов от фискальных функций к информационному обеспечению планирования.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Выбранная тема выпускной квалификационной работы является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях конкуренции. Повышение требований мобильности управления, географическая и диверсификационная глобализация сбыта и поставок, значительное увеличение количества и роли заказных производств, резкое увеличение интереса к управлению издержками на фоне роста конкуренции, необходимость решения задач сбыта и логистики мелкими и средними производителями привели к существенному росту роли использования информационных ресурсов в управлении и планировании деятельности.

Основной целью выпускной квалификационной работы является изучение информационного обеспечения деятельности предприятия.

Основными задачами выпускной квалификационной работы являются:

- изучение понятия и значения информационного обеспечения;

- рассмотрение механизма информационоого обеспечения;

- изучение показателей формирования прибыли предприятия;

- экономическая характеристика ООО «Кузя»;

- отражение оценки показателей финансовой деятельности ООО «Кузя»;

- анализ информационного обеспечения деятельности предприятия;

- отражение путей совершенствования информационного обеспечения предприятия.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы механизма информационного обеспечения в ООО «Кузя».

Предмет исследования: экономические отношения, связанные с информационным обеспечением, направленные на повышение эффективности программы его развития.

Информационной базой выпускной квалификационной работы являются Гражданский Кодекс РФ, Налоговый Кодекс РФ, Законы РФ, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, а также труды современных экономистов по изучаемым вопросам, таких как Золоторева Г.Н., Ковалев В. В., Савицкая Г.В., бухгалтерская и статистическая отчетность исследуемого предприятия.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, основной части, заключительной части, приложения. Основная часть состоит из трех глав с соответствующими параграфами.

1. Теоретические основы информационного обеспечения в управлении предприятием

1.1 Понятие и значение информационного обеспечения деятельности

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

- фонда заработной платы

- коммунальных услуг

- стоимости программного обеспечения

- расходов на почту

- расходов на оформление договоров

- расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

- избежание будущего роста численности персонала

- уменьшение требований к обработке данных

- снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

- улучшение качества информации

- повышение производительности

- улучшение и ускорение обслуживания

- новые производственные мощности

- более уверенные решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных платежей

- полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Применение информационной технологии, которой является PR, нуждается в информационном обеспечении. В данном аспекте речь идёт об информационных базах данных (ИБД), без которых вся PR-деятельность попросту не имеет смысла.

Таблица 1.1

Соответствие потребностей управляющих возможностям информационно-управляющей системой (ИУС)

Уровень управления	Управленческая ответственность	Информация требуемая ИУС	Как используется информация ИУС
Высшее управление	Увеличение производительности, рост, накопление и использование ресурсов; выживание всей организации	Данные о среде и тенденции, прогнозы, сводные отчеты об операциях, уведомления об исключительных проблемах	Установление организационных целей, политики, ограничений, принятие решений, касающихся стратегических планов и управления всей организацией
Среднее звено управления	Размещение ресурсов в соответствии с распределенными заданиями, установление оперативных планов, контроль операций	Сводки о результатах операций и уведомления об исключительных ситуациях, относящихся к делу действиях и решениях других руководителей среднего звена	Установление оперативных планов и политики, контроль процедур, составление уведомлений об исключительных ситуациях, составление оперативных сводок по распределению ресурсов, о действиях и решениях для других управляющих среднего звена
Нижнее звено управления	Производство товаров или услуг в пределах бюджетов, установление потребности в ресурсах, перевозке и хранении материалов.	Свободные отчеты о взаимодействиях, подробные отчеты по проблемам, оперативные планы и политики, процедуры контроля, действия и решения связанных между собой управляющих	Составление уведомлений об исключительных ситуациях и сообщений о состоянии работы, определение потребности в ресурсах, составление рабочих календарных планов

Из таблицы 1.1 видно, что управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации, все они сталкиваются с общим “требованием” самой информационно-управляющей системой (ИУС). Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать информационно-управляющую систему как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.

Любое предприятие, фирма должна иметь и систематически обновлять информационные базы данных по каждому сектору социальной среды и соответствующим адресатам связи с общественностью (PR).

Кроме того, необходима информационная база данных по информации о фирме, появляющейся в средствах массовой информации.

При осуществлении информационного обеспечения PR необходимо аккумулировать всю информацию, которая выходит из предприятия, фирмы, которая характеризует всю её деятельность -- по крайней мере, ту информацию, которая носит открытый характер.

В службе по связям с общественностью должны находиться внутрифирменная управленческая информация (приказы, положения, инструкции и т.д.), доклады руководства, статистические и отчетные материалы, тексты докладов и выступлений руководителей, протоколы важных совещаний, материалы текущей рекламы, жизнеописания первых лиц фирмы и др.

Совершенно необходим для PR-деятельности комплекс информации, который можно назвать «историей фирмы». Речь в данном случае идёт о фактах создания фирмы, этапах и стадиях её развития и становления. Чрезвычайно полезной оказывается и «история товара», изделия, услуги, комплекса услуг -- проще говоря, вида деятельности, которой непосредственно занимается фирма.

Необходимо подбирать материал по истории месторасположения фирмы: от региона в целом до конкретного месторасположения зданий, истории самих этих зданий. Эти сведения могут стать остро необходимыми при подготовке конкретных акций, информационных материалов, разрешении конфликтных ситуаций.

Необходимо также разработать и утвердить календарь знаменательных и памятных дат для фирмы или предприятия. Это могут быть регулярные праздники, а также памятные дни (день создания фирмы, первого продукта, впервые достигнутого важного рубежа в коммерческой деятельности и т.д.).

Анализ хозяйственной деятельности основывается на экономической информации. Кроме того, используют техническую и технологическую информацию, сведения об организации труда и производства, а также данные по социальным, правовым и другим вопросам.

По своим функциям в процессе управления экономическая информация подразделяется на плановую, оперативную, бухгалтерскую и статистическую. При изучении отдельных вопросов анализа используют также и неучетные, внеплановые данные.

К подготовке исходных данных для анализа следует подходить целенаправленно и осмысленно, необходимо убедиться в достоверности и полноте анализируемой информации.

Исходными данными для анализа производственной и хозяйственной деятельности промышленного предприятия служат материалы отчетности об объемах производства продукции за анализируемый период (год, квартал, месяц, сутки), об объемах работ и использовании техники, составе и численности персонала, производительности труда, а также показатели работы вспомогательных цехов, состояния и использования основных производственных фондов, стоимостные показатели по видам работ: заработная плата, расход материалов и их стоимость, расход электроэнергии, сжатого воздуха, расчет амортизационных отчислений. Используются проектные показатели и нормативные данные, протоколы производственных совещаний и т.д.

Однако только одни данные учета и отчетности не могут удовлетворить требования аналитической работы. Поэтому возникает необходимость дальнейшей обработки отчетных данных с целью увязки и сопоставимости показателей, выявления их взаимосвязи и взаимодействия, а также влияния отдельных факторов на работу предприятия.

Комплексно хозяйственная деятельность отражается в формах годовой отчетности, где, как правило, содержатся отчетные показатели за текущий и предшествующий периоды.

Информационная система включает в себя совокупность входных данных, результаты их промежуточной обработки, выходные данные и конечные результаты, поступающие с систему управления. Рационально организованный и соответствующим образом регулируемый информационный поток служит надежной базой для построения моделей (моделирования) в соответствии с задачами экономического анализа.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к анализу не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных для анализа делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные здания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный анализ и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения аналитических исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития предприятия.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти ПЭВМ, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.

К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. Конкретно в их число входят следующие документы.

1. Официальные документы, которыми обязано пользоваться хозяйство в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей хозяйства.

2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4. Материалы изучения передового опыта, приобретенные из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т.д.).

5. Техническая и технологическая документация.

6. Материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих метах (хронометраж, фотография и т.д.).

7. Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Эта аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям анализа, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться.

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения анализа и выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна объективно отражать исследуемые явления и объекты. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут стать вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации - оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на ЭВМ и т.д.

И, наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. Вместе с тем, она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Подготовка и аналитическая обработка исходных данных в анализе хозяйственной деятельности включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.

В первую очередь информация, собранная для анализа, должна быть проверена на доброкачественность.

Во-вторых, проводится проверка всех привлеченных к анализу данных по существу. В процессе ее определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиком, можно сформулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки является как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников.

Анализ будет значительно менее трудоемким, если обеспечена сопоставимость показателей. Для этого всю числовую информацию после проверки ее доброкачественности приводят в сопоставимый вид.

Аналитическое исследование часто носит прогнозный характер и не

требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учета. Поэтому, чтобы облегчить восприятие информации, уменьшить объем аналитических расчетов (они проводятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчеты в рублях или тысячах рублей.

При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что позволяет облегчить обобщающую оценку.

Аналитическая обработка данных - это уже непосредственно анализ. Поэтому она является более ответственным этапом работы аналитика. Организация обработки требует соответствующего методического обеспечения, определенного уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом, их обеспеченности техническими средствами. Ответственность за все это чаще всего возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии.

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть объяснительная записка, справка, заключение.

Объяснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Содержание объяснительной записки должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, объяснительная записка должна содержать общие вопросы - экономический уровень развития хозяйства, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть объяснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформление особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.

Что касается справки и заключения, то их содержание в отличие от объяснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Однако следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит объяснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстрированного материала. При этом не нужно стремиться дать в одной таблице все показатели работы хозяйства или бросаться в другую крайность - вводить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное их количество усложняет их использование. Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования.

Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает свою действенность потому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заносится в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после соответствующих постановлений собраний коллектива, приказов руководства предприятия или вышестоящих органов управления.

Таким образом, информационная система анализа хозяйственной деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа.

1.2 Механизм информационного обеспечения

Эффективность механизм информационного обеспечения предприятия играет немаловажную роль в том, насколько успешно функционирует данное предприятие на рынке [10. с. 66]:

С одной стороны, информация способствует решению множества задач, стоящих перед предприятием, в том числе, направленных на: исследование запросов целевых потребителей; создание продукции/услуг, превосходящих по качеству продукции или услуги конкурентов и сравнительно лучше удовлетворяющих потребности целевых сегментов; минимизацию издержек и установление цены на продукцию или услуги на более низком, чем у конкурентов, уровне.

И с другой стороны, организация эффективной работы с информацией на предприятии, направленная на обеспечение предприятия всей необходимой информацией, но с минимально возможными затратами, способствует снижению трансакционных издержек предприятия.

Основной целью механизма информационного обеспечения, является обеспечение своевременного получения руководителем и службами предприятия максимального объема качественной информации, необходимой им для принятия обоснованных решений, разработки рекомендаций и предложений в зависимости от того, в какой степени предприятие обеспечено необходимой информацией и насколько продуманными являются информационные расходы, можно говорить о большей или меньшей конкурентоспособности продукции и/или услуг предприятия.

Увеличение используемых предприятиями ПЭВМ и широкого спектра программ, предлагаемых на рынке программных продуктов, создало предпосылки улучшения процесса организации информационного обеспечения планирования предприятия.

Программное обеспечение для разных целей представлен в табл. 1.2.

Таблица 1.2

Программное обеспечение для разных целей

Цель	Категория	Имеющийся образец
Текстовой процессор	Вводит, запоминает, редактирует, переставляет, стирает, формирует и печатает (заменяет машинопись)	Word Star Easy Writer Word Master
Широкие электронные таблицы	Позволяют пользователю разрабатывать большие финансовые рабочие ведомости, рассматривать вопросы типа “что, если”	VisiCals Multiplan Exel
Управление базой данных	Содержит списки наименований, счетов, предметов хранения, и т.д. Сортирует в любой последовательности имеющуюся информацию	dBASE Paradox Oracle Informic
Составление графиков	Представляет цифровую информацию в виде линейных графиков, секторных диаграмм и специальных графиков	Auto-Graph Masterplot Graph&Calc
Бухгалтерский учет	С помощью электроники ведет финансовый учет, например, счетов дебиторов, амортизации, налогов, заработной платы и т.д.	Accounting General Leader
Управление запасами	Прослеживает уровни запасов, их размещение, издержки, объем продаж, доходы, окупаемость и резервы	INFOTORY The Store Manager
Коммуникации	Передает и принимает информацию из других компьютеров, коммерческих баз данных и электронной почты	Data Link Visi Term Data Comp
Управление проектами	Разрабатывает календарные планы, координирует ресурсы и контролирует программы	Estimacs Job Cost PERT

В таблице 1.2 показано программное обеспечение для различных целей. Оно служит для помощи эффективно использовать аппаратное оснащение системы.

Если ИУС использует компьютер, то организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться пониманием того, что их обязанность - помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими системами, прежде чем на систему можно будет положиться [7. с. 93].

Руководящие работники не могут предвидеть, какая именно информация им может понадобиться. Изменения банковского процента, возможное слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может заставить управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать буквально по крохам необходимую ему для принятия решения информацию. Даже рутинный анализ оперативных данных может породить самые неожиданные вопросы.

Процесс производства состоит из следующих основных этапов:

1) НИОКР (научно-исследовательские и проектно-конструкторские работы), выпуск опытного образца и опытная эксплуатация.

2) Процесс производства.

3) Этап реализации товара.

Первая стадия воспроизводственного процесса связана с разработкой новых товаров/услуг

На этой стадии фирмы испытывают потребность в информации, необходимой для осуществления НИОКР и проведения маркетинговых исследований (причем в настоящее время НИОКР, маркетинговые исследования и сопровождающие работы считаются наиболее дорогостоящим этапом воспроизводственного процесса).

Информационная продукция (в форме изобретений, ноу-хау, методик, проектов и прочего), пополняющая после соответствующего лицензирования нематериальные активы предприятий- владельцев и имеющая свои информационные рынки сбыта, создается именно на стадии НИОКР.

На втором этапе производства товар/услуга предприятия проходит через последовательность технологических процессов. Осуществление каждой отдельной операции в технологической цепи требует определенного информационного обеспечения.

В целях минимизации издержек производства и максимизации выпуска фирмы осуществляют информационные издержки, необходимые для принятия решений о выборе поставщиков материальных ресурсов и технологий, о привлечении и обучении кадров, об осуществлении финансовых операций, об оптимизации управленческой деятельности и прочих.

Третий этап - этап реализации товара/услуги - связан с информацией, необходимой предприятию в целях решения задач относительно продажи продукции/услуг.

Таким образом, все процессы, происходящие в фирме, требуют сбора и распространения информации и, соответственно, связаны с информационными издержками, которые, в свою очередь являются частью трансакционных издержек предприятия.

Значительную роль в повышении эффективности аналитических исследований играет автоматизация экономических расчетов и организация автоматизированного рабочего места (АРМ) аналитика.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано, прежде всего, с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.

Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более плотно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.

В-третьих, повышается оперативность и качество анализа, его общий уровень и действительность.

Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ хозяйственной деятельности поднялись на более высокий уровень с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ПЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации анализа.

Необходимым условием создания АРМ аналитика является наличие технической базы (персональных ЭВМ), база данных о хозяйственной деятельности предприятия, база знаний (методов и методик анализа) и программных средств, позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.

Создание АРМ аналитика требует решения многих организационных вопросов, которые связаны с информационным, математическим, техническим, программным обеспечением. Можно выделить следующие этапы организации АРМ аналитика:

- подбор кадров для разработки и внедрения АРМ аналитика;

- изучение действующей методики анализа хозяйственной деятельности и его организации;

- обследование и изучение действующей информационной системы анализа;

- постановка и описание задач комплексного экономического анализа;

- разработка алгоритмов и моделей решения задач, т.е. математическое описание задач для ПЭВМ;

- разработка новой информационной системы, создание банка данных для АРМ аналитика;

- разработку машинных программ решения задач анализа хозяйственной деятельности на алгоритмических языках ПЭВМ;

- внедрение АРМ аналитика в практику управления производством.

Информационное обеспечение функционирования финансового механизма состоит из разного рода и вида экономической, коммерческой, финансовой, технологической и прочей информации. К финансовой информации относятся:

- осведомление о финансовой устойчивости и платежеспособности партнеров, потребителей и конкурентов;

- о ценах, курсах, дивидендах, процентах на товарном, фондовом и валютных рынках и т.п.;

- сообщения о положении дел на биржевом и внебиржевом рынках;

- о финансовой и коммерческой деятельности всяких достойных внимания хозяйствующих субъектов;

- различные другие сведения.

Создание эффективно функционирующих служб информационного обеспечения будет способствовать повышению конкурентосособности предприятий, в особенности предприятий, действующих на зарубежных рынках, поскольку в силу специфики своей деятельности они нуждаются в разнообразной качественной информации в большей степени, чем предприятия, действующие исключительно на отечественном рынке.

Объем документооборота - один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Связь структуры документации с процессами организации приведена на рис. 1.

Рис. 1. Связь структуры документации с процессами организации

Итак, на каждом уровне управления протекают соответствующие внутриуровневые процессы: на руководящем - процессы формулирования политики и постановки целей в приоритетных областях деятельности организации и процессы анализа эффективности реализации политики; на стратегическом - процессы стратегического и оперативного планирования работ и обеспечения их всеми необходимыми ресурсами; на тактическом - процессы жизненного цикла продукции и процессы их поддержки; на оперативном - подпроцессы и операции, выполняемые исполнителями. К каждому процессу устанавливаются определенные требования соответствующими правовыми, нормативными и техническими документами. Управление процессами осуществляется с помощью обязательных документированных процедур. Кроме того, на втором, третьем и четвертом уровнях в структуре документации могут появиться дополнительные документированные процедуры. В том случае, если команда (или исполнитель) улучшила свой процесс так, что его результаты совпали с поставленной целью, т.е. сделала процесс результативным, добилась его воспроизводимости, то можно его стандартизовать, т.е. установить способ (порядок) его выполнения - превратить в документированную процедуру. Следовательно, любой процесс по усмотрению его владельца может стать документированной процедурой, если установлен рациональный и эффективный способ его выполнения.

Руководству и сотрудникам организации необходимо понять, что документы - их помощники, и они сами определяют необходимость в разработке того или иного документа, когда осуществляют свои процессы.

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды механизма управленческой деятельности на три категории [10. с. 83]:

1) Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

2) Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.

3) Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий. Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности[6. с. 154].

Таким образом, система информационного обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

2. Оценка информационного обеспечения в ООО «Кузя»

2.2 Организационно-экономическая характеристика фирмы

Общество с ограниченной ответственностью «Кузя», именуемое в дальнейшем «Общество», зарегистрировано Постановлением Главы Московской районной администрации Чувашской Республики № 346 от 13 ноября 1997 г. за основным государственным регистрационным номером 10 22 101149333, действует на основании Гражданского кодекса РФ, Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и настоящего Устава.

Общество является юридическим лицом, имеет имущество на праве собственности. Самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, несет обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

ООО «Кузя» именуемое в дальнейшем «Общество», создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом от 08.02.2002 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Юридический адрес ООО «Кузя»: г. Чебоксары, Игнатьева, 5.

ООО «Кузя» имеет следующие учредительные документы: устав и учредительный договор.

ООО «Кузя» может осуществлять следующие основные виды деятельности согласно уставу:

- осуществление оптовой и розничной торговли товарами народного потребления;

- оказание населению услуг торгового и коммерческого характера;

- осуществление внешней экономической деятельности в соответствии с действующим законодательством.

- осуществление оптовой торговли товарами народного потребления;

Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом. Обеспечение охраны труда в ООО «Кузя» связано с профилактикой травматизма и заболеваемости, а также созданием условий труда для сохранения работающим высокого уровня работоспособности в течение всего рабочего дня.

Целью ООО «Кузя» является расширение ассортимента товаров, а также извлечение прибыли.

Предметом деятельности является торговая деятельность, направленная на удовлетворение общественных потребностей народного хозяйства и населения в разнообразных товарах и услугах, развитие предпринимательской деятельности.

Цели и виды деятельности ООО «Кузя» согласно уставу:

1. Цели создания организации:

- улучшение торгового обслуживания населения;

- удовлетворение потребностей покупателей;

- извлечение прибыли от реализации товаров и услуг для расширения объемов и сферы деятельности предприятия в соответствии с конъюнктурой рынка.

2. Виды деятельности организации:

- ведение розничной торговли и хранение товароматериальных ценностей физических и юридических лиц на товарном складе;

- представительство интересов предприятий Чувашской Республики и иных регионов;

- транспортно-экспедиционное обслуживание юридических и физических лиц.

Любое предприятие функционирует в условиях внешней и внутренне среды, испытывая на себе воздействие прямых и косвенных факторов.

Внешняя среда предприятия образуется из макросреды, представляющей собой экономическое, демографическое, социально-культурное, научно-техническое и политико-правовое окружение, и микросреды -- потенциальных потребителей, поставщиков, посредников и конкурентов. Макросреда и микросреда являются внешними факторами, не контролируемыми предприятием. Изменение любого из них приводит к изменению внешней среды, что требует быстрого реагирования и оптимального приспособления.

Экономические факторы. ООО «Кузя» осуществляет розничную торговлю, т. е. входит в отрасль торговли. В 2011 г. в сфере розничной торговли по ЧР наблюдается положительная тенденция развития. Общий оборот розничной торговли по Чувашской Республики в I полугодии 2011 года составил 44762,7 млн. руб., что в сопоставимых ценах на 6,9% больше объема I полугодия 2010 г. Отрасль торговли играет огромную роль в экономике страны, а оптовая торговля имеет большую значимость в структуре торговли. Торговля на настоящий момент является, безусловно, одной из самых крупных и экономически успешных отраслей российской экономики.

Научно- технические факторы, т.е. внедрение западных технологий обслуживания клиентов, повышение общего уровня организации и управления процессами движения товаров. В 2011 году ООО «Кузя» приобрело новые кассовые машины для расчета с покупателями, витринное оборудование для хранения и выкладки товаров

Институциональные факторы. Они характеризуется совокупностью институтов, обслуживающих предприятий во всех сферах деятельности. ООО «Кузя» взаимодействует с банковской сферой. Через банк ОАО «Авангард» предприятие производит расчеты с поставщиками.

Политические факторы. Анализ правового регулирования, предполагающий изучение законов и других нормативных актов, устанавливающих правовых нормы и рамки отношений, дает организации возможность определить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы

отстаивания своих интересов.

Микросреда ООО «Кузя» состоит из потенциальных потребителей, поставщиков, посредников и конкурентов.

Главные конкуренты ООО «Кузя»:

- магазин «Копейка»;

- магазин «Уралочка»;

- магазин «Севен»;

- магазин «Добрый».

Покупателями этого торгового предприятия являются в основном работающие разного возраста люди (19 - 55 лет), домохозяйки (36-55 лет), студенты и школьники.

Таблица 2.1

Основные поставщики ООО «Кузя» на 2011 г.

\п\п	Ассортиментная группа	Наименование поставщика
1.	Макаронные изделия	ООО «Вавилон» ООО «Вакма» ООо «Росмак» ОАО Новочебоксарская ф-ка «Россиянка»
2.	Молоко и молочная продукция	ОАО “Чебоксарский гормолзавод” ОАО “Маслосырбаза “Чувашская''
3.	Мясо и колбасные изделия	ООО “Ядринский мясокомбинат” ООО “Бекон” ОАО “Чебоксарский мясокомбинат” ООО «Вурнарский мясокомбинат»
4.	Пивная продукция	ОАО «Бочкарев» ОАО “Чеб. пив. ф-ка “Букет Чувашии” ОАО ПФ “Балтика” ООО «Клинское» и др.
5	Соль, орехи, мука, крупа, мин.вода	ИП Мешков Олег Вадимович; ООО «Орион»
6	Алкогольная продукция	ООО «Гармония», ООО «Гуллвер», ООО «Аврора», ООО «Медианна», ООО «Озон», ООО «сонет»
7	Снеки, чипсы, компашки, кирьешки	ООО "Чебоксарская универбаза"; ООО «Сладкая жизнь»
8	Бакалейная продукция	ООО «Визит», ООО «ТД «Бакалея», ООО «Продторгсервис»
9.	Хлеб и хлебобулочные изделия	ООО "Моргауши-хлеб" ООО ЦПК “Пищевик” ОАО “Чебоксарский хлебокомбинат” ОАО “Хлеб” г. Чебоксары
10.	Кондитерские изделия	ОАО “Акконд”; ЗАО ф. “Сладкая жизнь” Нижний Новгород; ОАО “Сладко”; ООО «Мир вкуса»; ООО «Сластена»; ООО «Кондитерские изделия»

Указанный список поставщиков можно значительно расширить. Кроме перечисленных предприятий ООО «Кузя» поддерживает партнерские отношения с посредниками: частными предпринимателями, оптовыми базами. Наличие нескольких поставщиков по каждой товарной группе снижает вероятность возникновения зависимости торговой деятельности магазина от поставщиков, позволяет формировать широкий ассортимент товаров в соответствии со спросом населения.

Внутренняя среда ООО «Кузя» включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения; снабжение и ведение складского хозяйства, и осуществление исследований разработок.

Если продукция поставлена с нарушением сроков, предусмотренных в контракте, то покупатель должен предъявить претензию, в которой потребовать у поставщика возмещения убытков или выплаты предусмотренной в контракте неустойки (штрафных санкций).

Организационная структура ООО «Кузя» выглядит следующим образом (рис. 2):



Генеральный директор

Директор магазина

Торговый отдел		Товаровед		Глав бух		охрана		водитель

Про-давцы		комплек-товщик товаров		Груз-чик		Ст.кассир

Рис. 2. Организационная структура ООО «Кузя»

Структура предусматривает линейную подчиненность всех служб. Руководит предприятием директор магазина.

Директор ООО «Кузя» осуществляет оперативное руководство деятельностью общества и наделяется всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Он действует от имени предприятия, в том числе представляет его интересы, совершает сделки, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками. Должностные обязанности директора магазина:

1. Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

2. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.

Главный бухгалтер учитывает поступление и расходование товара, а также финансовых ресурсов, рабочей силы, готовит отчеты о деятельности магазина и представляет их директору магазина, а также государственным и местным органам. Вспомогательный персонал представлен тремя подсобно-транспортными работниками и двумя уборщиками помещений.

Система управление предприятием является простой и наиболее оптимальной.

ООО «Кузя» осуществляет оперативный учет своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в установленном порядке и несет ответственность за ее достоверность. Деятельность магазина направлена на удовлетворение спроса и обеспечение населения основными продовольственными товарами повседневного и частого спроса.

Разработка ценовой политики в ООО «Кузя» осуществляется в три этапа:

- сбор исходной информации, который включает в себя оценку затрат производства, объемов производства и реализации продукции, уровень рентабельности продукции;

- формирование ценовой политики: анализ и выбор вариантов ценовых решений, синхронизация ценовой и затратной политики, гибкое маневрирование ценами в пределах нижнего и верхнего возможного их значения с целью оптимизации прибыли, удовлетворения спроса.

Система хозяйственных связей руководства ООО «Кузя» включает в себя следующие взаимоотношения:

- организацию учета и контроля за соблюдением договорных обязательств;