Организация труда менеджера на примере кадрового агентства

Информационные роли. Информационные роли описывают виды управленческой деятельности, направленные на создание и развитие информационной сети. У генеральных менеджеров 75% рабочего времени уходит на разговоры с другими людьми. Роль наблюдателя предполагает получение менеджером текущей информации из множества источников: от руководителей, коллег и подчиненных, средств массовой информации, внешних субъектов. Роли проводника и оратора представляют собой прямую противоположность роли наблюдателя, так как, исполняя их, менеджер передает текущую информацию другим людям в организации и вне ее. Практика наделения властью работников низших уровней организации предполагает получение ими и дополнительной информации от менеджеров.

Межличностные роли. Исполнение менеджером межличностных ролей предполагает акцент на его взаимоотношениях с другими людьми и использование рассмотренных нами человеческих навыков. В роли главы менеджер проводит в своем отделе или организации церемонии и различные символические мероприятия. Занимая определенную должность, он представляет фирму в целом. Роль лидера требует от менеджера действий, направленных на мотивацию подчиненных, осуществление коммуникаций и оказание влияния. Менеджер как связующее звено обеспечивает устойчивость информационных связей как внутри организации, так и за ее пределами.

Роли, связанные с принятием решений. Эти роли выходят на авансцену в тех случаях, когда менеджер встает перед выбором или необходимостью действий, и чаще всего требуют от него и человеческих и концептуальных навыков. Роль предпринимателя заключается в инициировании перемен. Менеджеры постоянно думают о том, как превратить будущее в настоящее. Стремление к устранению текущих проблем побуждает их к инициации действий, позволяющих исправить недостатки. Менеджер как "пожарный" занимается разрешением конфликтных ситуаций между подчиненными или между своим отделом и другими подразделениями организации. Роль распределителя ресурсов связана с решениями о наиболее целесообразном использовании людей, времени, оборудования, бюджетных средств и прочих ресурсов для достижения планируемых результатов. Менеджер должен решить, на какие проекты выделить деньги, какие из жалоб покупателей рассмотреть в первую очередь и даже как распорядиться собственным временем. И наконец, роль участника переговоров заключается в осуществлении коммуникаций и заключении сделок, способствующих достижению необходимых вверенной менеджеру организационной единице результатов. Например, он может встречаться и вести формальные переговоры с поставщиками о более ритмичной доставке грузов, с проверяющими -- о необходимости выделения дополнительных средств из бюджета или с профсоюзом -- о жалобах работников.

То, в какой мере менеджер исполняет каждую из этих 10 ролей, зависит от ряда факторов, таких как место менеджера в организационной иерархии, его природные способности и навыки, тип организации, поставленные цели. На рисунке 1.4 показано, какое значение придают ролям лидера и связующего звена менеджеры высшего и среднего звеньев и первой линии. По мере повышения статуса менеджера в организации значение роли лидера постепенно убывает, а значение роли связующего звена, наоборот, растет.

Значение той или иной роли в произвольный момент времени может определяться и другими факторами, к примеру, изменением внешней ситуации. Скажем, топ-менеджер может чаще всего выступать в роли оратора, главы и участника переговоров.

Однако появление новых конкурентов потребует повышенного внимания к роли наблюдателя, а снижение морального духа работников и потеря курса требуют исполнения роли лидера. Менеджер по маркетингу обычно исполняет межличностные роли, так как его деятельность предполагает постоянные контакты с людьми, а финансовый менеджер будет скорее исполнять роли, связанные с принятием решений, например роли распределителя ресурсов и участника переговоров. Но, несмотря на эти отличия, всем менеджерам время от времени приходится исполнять и информационные и межличностные роли, и роли по принятию решений, ибо того требуют интересы организации. Чтобы знать, какая роль требуется в тот или иной момент времени, менеджеры постоянно держат руку на пульсе событий внутри организации и за ее пределами [13, с. 46].

Работа менеджера состоит в том, чтобы побуждать других делать то, что необходимо для организации и наиболее целесообразным образом. При этом необходимость и целесообразность определяет менеджер. Поэтому работа менеджера связана с отношениями лидерства и власти.

Лидерство - способность влиять людей друг на друга в процессе межличностного общения. Лидер доминирует по отношению к другим членам коллектива.

Власть - возможность влиять на поведение других людей с помощью каких-либо средств: авторитета, права, насилия и т.д.

Влияние - поведение одного человека, изменяющее поведение другого. Конкретные средства влияния различны: просьба, требование , приказ, угроза, убеждение.

В отечественной литературе традиционно выделяют формальное и неформальное лидерство. Формальный лидер обладает официальным положением руководителя, имеет власть. Неформальный лидер властью не располагает, его влияние базируется лишь на его личностных качествах.

Зарубежные специалисты такой классификации лидерства обычно не используют, считая, что человек, находящийся во главе коллектива или предприятия, заведомо является лидером. В этом случае исчезает разница между понятиями лидерства, власти и влияния, а она имеется, как это видно из приведенных определений.

Поэтому более корректно все-таки выделять лидеров, имеющих официальный статус, и не имеющих его. Надо отметить, что еще Анри Файоль проводил различия между официальными полномочиями, даваемыми должностью, и авторитетом, который зависит не от формального статуса, а от интеллекта, опыта, способности влиять на людей, сложившейся репутации в коллективе.

Различают следующие формы власти:

1) основанная на принуждении, чувстве страха у подчиненных. Не способствует раскрытию творческого потенциала работников, требует жесткого и тотального контроля. У подчиненного преобладающим является стремление избежать принуждения, из-за чего возможен обман руководителя;

2) основанная на вознаграждении. Требует наличия у руководителя знания потребностей подчиненного и ресурсов для их удовлетворения;

3) основанная на легитимности (законности, традициях). Подчиненный реагирует на должность, формальный статус руководителя, подчиняется потому, что так принято;

4) основанная на осознанном подчинении. Подчиненный осознает разумность требований руководителя и поэтому подчиняется;

5) основанная на харизме - исключительных качествах личности, вызывающих слепое, некритическое, безоговорочное преклонение и веру.

Авторитарные лидеры склонны упрощать реальную ситуацию, сводя ее к примитивному делению "черное - белое".

Из истории известен лозунг: "Кто не с нами, тот против нас". Такой психологический прием помогает обосновать необходимость объединения вокруг "своего", пусть даже и авторитарного лидера. Тем самым он оказывается носителем идеала руководителя, который все предвидит и заботится о своих подчиненных.

Власть никогда не определяется только формальным статусом, а определяется степенью зависимости подчиненного от менеджера.

Однако обычно такая зависимость обоюдная: от менеджера зависит оплата труда, продвижение по службе, удовлетворение социальных потребностей, а от подчиненного зависит качество выпускаемой продукции, достоверность представляемой информации, правильность оформления документации, точность выполнения расчетов, скорость компьютерной обработки баз данных, а в конечном итоге - репутация его начальника у вышестоящего руководства [8, с. 408]. Обоюдная зависимость менеджера и подчиненных требует создания баланса власти; такого сочетания взаимного влияния менеджера и подчиненных, которое в наибольшей степени обеспечивает достижение целей предприятия. Каждый член коллектива характеризуется своим положением, которое определяется его статусом и степенью вклада в достижение общих целей. Наиболее заметную роль в коллективе играет лидер. По направленности деятельности различают негативных и позитивных лидеров; по характеру поведения - открытых и скрытых (не оказывающих преднамеренного влияния на коллектив). Ситуативный лидер проявляет лидерские качества в определенных ситуациях. В случае позитивной направленности лидера он может оказать помощь официальному руководителю как выразитель мнений и настроений группы, которые должны учитываться при принятии решений. Лидер может рассматриваться как резерв на выдвижение, в том числе и для руководства временными коллективами или звеньями, создающимися для выполнения конкретных разовых задач. Позитивный лидер может способствовать лучшему пониманию группой решений руководителя и их реализации. Поэтому нежелательно совмещение в одном лице официального руководителя и неформального лидера, т.к. тем самым устраняется дополнительный источник воздействия на членов группы. Часть вопросов руководитель может делегировать для решения в коллектив и непосредственно неформальному лидеру. Особенно это относится к тем вопросам, которые решаются однозначно, и неважно, кто принимает решение. В эту группу вопросов можно отнести и те, которые не носят принципиального характера и поэтому для организации неважно, какое решение принято, хотя это решение и может иметь значение для отдельно взятого члена коллектива. При работе с людьми руководители применяют разнообразные приемы. Частое применение тех или иных приемов формирует определенный стиль руководства, который в значительной степени зависит также от склада личности руководителя и от ситуации. Возникновение понятия "Стиль руководства" и его изучение можно связать с именем немецкого психолога К.Левина. Название и количество стилей руководства было разнообразным, что, как правило, связано с политическими процессами происходившими в тридцатые - сороковые годы 20 века. Постепенно сложилось так, что классическими стали считаться деление на три стиля. Наглядно-лаконичную характеристику этих трех стилей руководства представила Г.Андреева. Классификация по Андреевой представляет собой схему двухмерного описания каждого стиля, включая его формальную и содержательную сторону (таблицы 1.2, 1.3, 1.4)

Таблица 1.2 - Авторитарный (директивный) стиль.

Формальная сторона	Содержательная сторона
Деловые, краткие распоряжения. Запреты без снисхождения, с угрозой. Четкий язык, неприветливый тон. Похвала и придирки субъективны. Эмоции в расчет не принимаются. Показ приемов - не система. Позиция руководителя - вне группы.	Дела в группе планируются руководителем заранее и во всем их объеме. Определяются лишь непосредственные цели, дальние цели коллективу не известны. Голос руководителя - решительный.

Таблица 1.3 - Демократический (коллегиальный) стиль.

Формальная сторона	Содержательная сторона
Инструкции в форме предложений. Не сухая речь, а товарищеский тон. Похвала и порицание - с советами. Распоряжение и запреты - с дискуссиями. Позиция руководителя - внутри группы.	Мероприятия планируются в группе. За реализацию предложений отвечают все. Все разделы работы не только предлагаются, но и обсуждаются.

Таблица 1.4 - Нейтральный (попустительский) стиль.

Формальная сторона	Содержательная сторона
Тон - конвенциальный. Отсутствие похвалы, порицаний. Никакого сотрудничества. Позиция руководителя - незаметно в стороне от группы.	Дела в группе идут сами собой. Руководитель не дает указаний. Разделы работы складываются из отдельных интересов или исходят от лидеров подгрупп.

Эти три таблицы можно свести в одну сравнительную (таблица 1.5).

Таблица 1.5 - Параметры стилей руководства.

Параметры взаимодействия с подчиненными	Стили руководства
	Авторитарный	Демократический	Нейтральный
Принятие решений	решения принимаются единолично	решения принимаются после обсуждения в	решения принимаются сами собой (кем-то в
		группе.	группе) или по указанию руководства
Способ доведения решения	приказы, распоряжения, команды	предложения, советы	просьбы
Отношение ответственности	или берет полностью на себя или полностью перекладывает на подчиненных	коллективная ответственность	снимает с себя всякую ответственность
Отношение к инициативе	подавляется	поощряется	отдается в руки подчиненных
Отношение к недостаткам собственных знаний	недостатков нет "и не может быть по определению"	постоянно повышает свою квалификацию	нет "большого значения
Стиль общения	"держит дистанцию"	поддерживает дружеское общение	избегает общения
Характер отношений с подчиненными	в зависимости от настроения	манера поведения со всеми как с равными коллегами	мягкая манера поведения
Отношение к дисциплине	жесткая формализованная дисциплины	сторонник дисциплины "разумной достаточности"	формально-попустительское отношение
Отношение к моральному воздействию на подчиненных	неотвратимость наказание - основной метод стимулирования	необходимо использовать различные методы поощрения и наказания	безразличное

По мнению Роберта Блейка и Джейн Мутон, результаты производственной деятельности достигаются в "силовом поле" между производством и интересами человека (рисунок 1.5)

Целями первой "силовой линии" являются максимальный объем прибыли, рост объемов производства, снижение издержек. Целью второй "силовой линии" является достижение соответствия условий труда потребностям и желаниям человека, его хорошему самочувствию и удовлетворенности работой.

Разбив обе координаты "внимание к производству" и "внимание к человеку" на 9 градаций, получаем пять характерных типов управленческого поведения:

1.1 - минимальное внимание к результатам производства и к человеку (сотрудники видят в своей работе только источник существования);

9.1 - полная ориентация на производство без внимания к человеку, постоянное административное давление со стороны руководителя (проблемы сотрудников - это их личное дело);

1.9- заинтересованное внимание к человеческим потребностям и отсутствие стимулов к производству (работа в роли дома отдыха или клуба по интересам);

5.5 - компромиссный стиль руководства, позволяет получить 50% возможного производственного результата (баланс между качеством работы и удовлетворенностью работников);

9.9 - наивысшие результаты при максимальном учете потребностей людей. Этот стиль основывается на том, что успех, признание, оптимальная организация труда и перспективы роста - основные из возможных мотивов. Цели фирмы разделяются сотрудниками.

В соответствии с данной теорией руководство фирмы должно одновременно заниматься производственной деятельностью (ставить цели предприятия, составлять планы их достижения, организует работу персонала фирмы) и обращать внимание на подчиненных (организовывать двустороннее общение, стимулировать их участие в принятии решений, проявлять уважение и способствовать решению их проблем) [19, с. 156].

2. Анализ организации труда менеджера в ООО "Модерн Стафф"

2.1 Характеристика ООО "Модерн Стафф"

Общество с ограниченной ответственностью "Модерн Стафф" создано в 25 мая 2000 года, является специализированным рекрутинговым агентством.

Юридический и фактические адреса организации: г. Новосибирск, ул. Советская ,64, офис 808.

Миссия ООО "Модерн Стафф": создать максимально эффективное кадровое агентство с целью удовлетворения запросов по подбору персонала для среднего бизнеса.

Девиз компании: "Симфония бизнеса с созвучными людьми".

Целью организации, как и любого другого коммерческого предприятия - получение максимальной прибыли при минимальных затратах.

По итогам исследования журнала Эксперт Сибирь в октябре 2005 года, агентство заняло первое место в номинации "Наиболее эффективное кадровое агентство сибирского региона".

Сильными сторонами ООО "Модерн Стафф" являются его высокая технологичность, использование современных технологий, обязательность исполнения взятых обязательств, партнерство с ведущими агентствами России, молодые специалисты, мобильные, способные быстро обучаться, корпоративный дух, постоянное усовершенствование во всех направлениях деятельности.

Виды деятельности ООО "Модерн Стафф" согласно Уставу организации:

- наем рабочей силы и подбор персонала;

- оказание содействия в трудоустройстве, профессиональной ориентации и психологической поддержке безработных граждан и незанятого населения;

- оказание юридических, аудиторских услуг и консультаций;

- издательско-полиграфическая деятельность, выпуск и распространение печатной продукции и других средств массовой информации;

- оказание информационных, маркетинговых и рекламных услуг;

- внешнеэкономическая деятельность.

Общество вправе заниматься другими видами деятельности, не противоречащими законодательству.

Фактически ООО "Модерн Стафф" в данный период оказывает следующие услуги:

- подбор персонала: пробор персонала в г. Новосибирске, Подбор персонала в регионах;

- оказание информационных услуг: обзор заработных плат.

Основным партнером является крупнейшее в России Кадровое Объединение "Метрополис", г. Москва, имеющее в своей сети 61 город России и 10 городов СНГ. Это сотрудничество позволяет привлечь новых клиентов, расширить базу кандидатов, а так же обмен опытом.

Основным партнером является Кадровое Объединение "Метрополис", г. Москва, имеющее в своей сети 61 город России и 10 городов СНГ. Это сотрудничество позволяет привлечь новых клиентов, расширить базу кандидатов и сферу влияния, а так же обмен опытом.

С компанией - заказчиком заключается договор на услуги по подбору персонала. Далее составляется заявка с подробным описанием вакансии. По факту выхода на работу найденного сотрудника, составляется акт выполненных работ, счет и счет фактура.

На ООО "Модерн Стафф" применяется система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД), на основании статьи 346.26 НК РФ. Организация не признается налогоплательщиком НДС, за исключением НДС, подлежащего уплате при ввозе товаров на таможенную территорию РФ.

Оснований для предоставления льгот нет.

В ООО "Модерн Стафф" много внимания уделяется поддерживанию благоприятного психологического климата. В традиции компании ежедневное пятнадцатиминутное общее чаепитие, где в самом большом кабинете собираются все сотрудники компании, делятся положительными впечатлениями, они могут быть как рабочими, так и личными, например, впечатлениями от успешного окончания работы по вакансии, от удачных переговорах с клиентами, так и от просмотренного фильма или интересной поездкой.

Ассистенты Консультантов имеют возможность при получении необходимых навыков, выполнении плана по привлеченным клиентам и успешно закрытых вакансий вырасти до должности Консультанта, Консультанты - до должности Ведущего консультанта.

Заработная плата у Ассистентов Консультантов и Консультантов состоит из окладной части и премии, начисляемой в зависимости от количества успешно закрытых вакансий.

С периодичностью раз в год проводятся тренинги.

В ООО "Модерн Стафф" сочетается авторитарный благосклонный стиль управления с корпоративным. Преимущественно управляет подчиненными, включая их в процесс принятия решений, за которые он несет ответственность. Ожидает от своих подчиненных конкретной помощи, принимает решения с учетом их предложений и возражений. Он делегирует свои полномочия, насколько это возможно. Признает способности подчиненных. Контролируется результат работ, допускается самоконтроль. Использует свои неповторимые личные качества и пользуется высоким авторитетом, сотрудники поэтому следят за его решениями.

Руководитель не только подробно информирует о фактическом положении дел, которое должно быть известно для выполнения задач, но и сообщает другую информацию о предприятии. Информация служит средством управления. Руководитель не нуждается в знаках, подчеркивающих его положение в глазах окружающих его людей.

Стремительное расширение компании за счет отдела рекрутинга без пересмотра численности либо функциональных обязанностей административного блока привело к тому, что административный отдел перестал справляться с возложенными обязанностями, что приводит к моральному дискомфорту, потерей качества выполняемых задач и затруднению выполнения финансового результата Консультантами.

2.2 Анализ организации труда менеджера в функциях планирования, организации

Одним из наиболее важных элементов управления на ООО "Модерн Стафф" является планирование. Планы конкретизируют программу достижения поставленных целей, дают основу для организации работы персонала, определяют ориентиры для контроля.

В теории различают следующие виды календарных планов:

- долгосрочные, осуществляются на срок более пяти лет и заключается в разработке перспективных целевых программ (стратегическое планирование);

- среднесрочное, осуществляется на срок от года до пяти лет (различные программы);

- краткосрочное осуществляется на срок менее года (оперативные планы на день и др.).

На ООО "Модерн Стафф" ведется среднесрочное планирование, как правило, длительностью на один год. В планах формулируются основные задачи на этот период, стратегия организации в целом и каждого подразделения (реконструкция и расширение спектра оказываемых услуг); стратегия сбыта (структура сбытовой сети и ее развитие, степень контроля над рынком и внедрение на новые рынки, проведение мероприятий, содействующих расширению сбыта); финансовая стратегия (объемы и направления капиталовложений, источники финансирования); кадровая политика (состав и структура штатов, их подготовка и использование); определение объема и структуры необходимых ресурсов и форм материально-технического снабжения. Разрабатываются мероприятия, направленные на достижение целей, соответствующие миссии организации. Данное планирование осуществляется генеральным директором и заместителем директора.

К краткосрочным планам ООО "Модерн Стафф" относятся квартальные, которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных перспективным и среднесрочным планами. Они составляются на основе сведений о наличии заказов, обеспеченности их материальными ресурсами, степени загрузки, с учетом сроков исполнения каждого заказа. Данный вид планирования также осуществляют генеральный директор совместно с заместителем директора.

Ежедневно генеральный директор проводит планерки с заместителем директора по текущим задачам, определению ключевых задач. Еженедельно с администратором офиса, с консультантами по подбору персонала. Раз в две недели планирование осуществляется с ассистентами консультантов по подбору персонала.

Еженедельно проводится общее собрание, на котором обсуждаются план на следующую неделю, ежеквартально - на следующий квартал.

В ООО "Модерн Стафф" активно используется управление по целям (МВО - Management by Objectives) - метод планирования, предусматривающий определение руководителем и сотрудниками целей для каждого отдела, проекта или работника. Процесс включает следующие стадии:

1) постановка целей;

2) разработка планов действий;

3) контроль над движением к целям;

4) оценка результатов деятельности.

Офис ООО "Модерн Стафф" располагается в современном одиннадцатиэтажном бизнесс-центре. В этом же здании расположена столовая, фитнес-салон. Офис оборудован современной эргономичной мебелью. Имеет в том числе естественное освещение, осуществляется кондиционирование. Используется многофункциональное устройство HP LaserJet M1120 MFP, сочетающее в себе принтер, сканер и копировальный аппарат. Каждое рабочее место оснащено компьютером на базе процессора Intel (R) Atom (TM) с оперативной памятью от 1 ГБ, с операционной системой Linux, жидкокристаллическим монитором диагональю от 15 дюймов, сотовым и городским телефонами, всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями, в том числе ежедневниками. Имеется выход в интернет и локальная сеть.

Через локальную сеть передаются документы в электронном виде, в том числе различные виды отчетности. Основное взаимодействие между сотрудниками осуществляется посредством ПК, через программу Skape. Документация, не предоставляющая коммерческую тайну, есть в электронном виде в локальной сети. Существует многоуровневая система хранения этих документов в локальной сети, доступ к ней в зависимости от компетенций специалиста, на необходимый уровень.

Согласно действующему законодательству РФ об Обществах с ограниченной ответственностью, высшим органом управления ООО является общее собрание учредителей (участников) ООО. В ООО "Модерн Стафф" единственный учредитель, он же является генеральным директором. Основная функция высшего органа управления состоит в обеспечении соблюдения организацией целей, в интересах которых она была создана.

В соответствии с Федеральным законом №14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" к компетенции собрания учредителей ООО (равно как и единственного учредителя ООО) относятся следующие вопросы:

- принятия решения об участии в других коммерческих организациях, ассоциациях, определения направлений деятельности ООО;

- внесения изменений в учредительные документы ООО, в том числе относительно размера уставного капитала ООО с ограниченной ответственностью;

- назначения или избрания генерального директора или коллегиального исполнительного органа ООО, управляющего, условий договора с управляющим (если этот вопрос не находится в компетенции совета директоров в соответствии с уставом), ревизионной комиссии (если этот орган предусмотрен уставом) и аудитора Общества;

- утверждения бухгалтерских балансов и годовых отчетов;

- распределения чистой прибыли ООО между участниками;

- утверждения внутренних документов ООО;

- решения о размещении облигаций и ценных бумаг Обществом;

- решения о ликвидации или реорганизации ООО и назначения ликвидационной комиссии, утверждения ликвидационных балансов.

Руководство текущей деятельностью ООО осуществляется единоличным исполнительным органом (генеральным директором).

Компетенции единоличного исполнительного органа ООО "Модерн Стафф":

- издавать приказы о назначении, переводе, увольнении работников ООО, применять меры поощрения;

- без доверенности представлять интересы ООО и совершать сделки от его имени;

- выдавать доверенности на право представительства от имени ООО;

- осуществлять иные полномочия, не отнесенные к компетенции других органов управления.

Организационная структура в ООО "Модерн Стафф" вертикальная.

Во главе всей организации ООО "Модерн Стафф" стоит генеральный директор (рисунок 2.1). Он решает следующие вопросы:

- действует от имени организации, представляет ее интересы во всех предприятиях, фирмах и организациях;

- осуществляет планирование, организацию работы организации, контроль, мотивацию персонала;

- распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом;

- заключает договоры с поставщиками;

- заключает договоры с клиентами;

- заключает договоры о найме работников;

- издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками предприятия;

- выдает доверенности;

- открывает в банках счета; пользуется правом распоряжения средствами.



Генеральный директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность организации, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества организации.

В подчинении генерального директора находятся два отдела: административный и отдел рекрутинга, руководителями которых являются администратор офиса и заместитель директора.

Круг обязанностей заместителя директора:

- ведение переговоров с ключевыми клиентами;

- курирование работы отдела рекрутинга;

- ежедневное планирование, отчет о проделанной работе генеральному директору;

- проведение ежедневных планерок с консультантами по подбору персонала;

- ведение работы по подбору топ-менеджмента;

- закрытие вакансий;

- контроль и работа по ликвидации дебиторской задолженности.

В подчинении заместителя директора находятся два консультанта по подбору персонала.

Круг обязанностей консультантов по подбору персонала:

- ведение первичных переговоров с клиентами;

- отчет перед клиентами о ходе оказываемых услуг;

- еженедельный отчет генеральному директору по переговорам с клиентами, о ходе работы по вакансиям, работы ассистентов консультантов по подбору персонала;

- ежедневные планерки с заместителем директора;

- курирование работы ассистентов консультантов;

- проведение ежедневных планерок с ассистентами консультантов;

- ведение работы по поиску персонала;

- закрытие вакансий;

- контроль и работа по ликвидации дебиторской задолженности.

В подчинении у консультантов по подбору персонала - ассистенты консультантов по подбору персонала.

Круг обязанностей ассистентов консультантов по подбору персонала:

- отчет о ходе работы и планирование с генеральным директором раз в две недели;

- еженедельные планерки с заместителем директора;

- ежедневные планерки с консультантами по подбору персонала;

- отчет перед консультантами по подбору персонала;

- ведение работы по подбору персонала;

- закрытие вакансий.

Обязанности администратора офиса следующие:

- еженедельные планерки с генеральным директором;

- организация и обеспечение эффективного функционирования всей административно - хозяйственной деятельности офиса;

- взаимодействие с арендодателем и коммунальными службами, обслуживающими офисные помещения, а также с другими компаниями - поставщиками услуг для офиса;

- решение общих административных вопросов: организация ремонта офисных помещений, приобретение мебели, оргтехники, компьютерной техники и другого оборудования для нужд офиса, оформление заказов на печатные материалы, приобретение канцтоваров, расходных материалов и т.д.;

- осуществление контроля работы офисного оборудования, своевременная организация профилактических и ремонтных работ;

- размещение информации и рекламных объявлений в прессе;

- обеспечение надлежащего ведения и содержания архивов;

- помощь при оформлении новых сотрудников на работу;

- оформление первичной бухгалтерии;

- курирование работы офис-менеджера, стажеров.

В подчинении находятся офис-менеджер и стажер.

Задачи офис-менеджера:

- прием посетителей и звонков;

- первичное консультирование кандидатов по вакансии;

- обработка входящей электронной почты;

- распределение резюме по вакансиям;

- выставление объявлений по вакансиям;

- выполнение поручений администратора офиса.

Задачи стажера:

- выполнение поручений администратора офиса, офис-менеджера;

- выполнение поручений ассистентов консультантов.

Сам процесс подбора персонала происходит следующим образом:

1) с компанией - заказчиком заключается договор на оказание услуг по подбору персонала (см. приложение А);

2) заполняется заявка на подбор персонала (см. приложение Б);

3) консультант готовит объявление для опубликования в СМИ об открытии вакансии (см. приложение В);

4) офис - менеджер размещает объявление в СМИ с просьбой присылать резюме на электронный адрес;

5) консультантом просматриваются поступающие отклики (резюме) на электронную почту;

6) при заинтересованности производится телефонное интервью, кандидаты приглашаются на собеседование. В случае, если кандидаты иногородние, организовывается интервью с помощью программы Skype;

7) на собеседовании обсуждаются опыт кандидата, его обязанности и достижения на предыдущих местах работы, рассказывается о компании - заказчике;

8) анализ полученной информации, при необходимости - тестирование или иные дополнительные методики оценки кандидата;

9) проверка рекомендаций на кандидатов - финалистов;

10) собеседование кандидата с компанией - заказчиком;

11) по факту трудоустройства кандидата в компанию - предоставление документов для оплаты услуг.

При необходимости, в девяностодневный срок может быть предоставлена замена кандидата.

Клиенты ООО "Модерн Стафф":

- "Парфюм - Новосибирск";

- "Сибирская Ярмарка";

- "CMA CGM Group";

- "Dirol";

- "IKEA";

- "KPMG";

- "Leroy Merlin";

- "Mars LLC";

- "Schaller";

- "URSA";

- "Альфа-Банк";

- "Ангстрем";

- "Балтимор";

- "Барлоуорлд-Сибирь";

- "Биогард";

- "Европа плюс";

- "Лаверна";

- "Л-фото";

- "Мелодия Здоровья";

- "Олейна";

- "Росинтер";

- "Сан-Гобэн Изовер";

- "ТНК-ВР";

- "Фудмастер";

- "Холидей";

- "Энергогарант";

- PriceWaterHouseCoopers Russia B.V.;

- Левобережный банк;

- РА "Петра";

- Рекламная Группа "Мелехов и Филюрин".

Основные партнеры ООО "Модерн Стафф":

- кадровое объединение "Метрополис", г. Москва, имеющее в своей сети 61 город России и 10 городов СНГ. Это сотрудничество позволяет привлечь новых клиентов, расширить базу кандидатов и сферу влияния, а так же обмен опытом;

- электронные СМИ для размещения объявлений по вакансиям. В данный момент это сайты ngs.ru, HeadHunter, superjob.ru, а так же ряд региональных и городских сайтов России, в зависимости от заявки заказчика;

- "Веста", компания по доставке канцелярских товаров;

- "Чистая вода", компания по доставке бутылированной воды;

- "Мегафон" предоставление услуг телефонной связи по России.

Все переговоры могут быть проведены следующим образом, в зависимости от договоренности с партнером и длительности сотрудничества:

- лично, в офисе ООО "Модерн Стафф";

- лично, в офисе компании - партнера;

- по телефону;

- по Skape;

- по е-mail;

- по ISQ.

Переговоры с клиентами на уровне директоров и генеральных директоров ведет генеральный директор.

Переговоры с клиентами на уровне менеджеров по персоналу ведут консультанты.

Переговоры с компаниями - поставщиками ведет администратор офиса.

Характеристика персонала:

Заместитель директора:

- высшее бизнесс-образование;

- опыт успешной работы на руководящих должностях в коммерческих организациях;

- работа в рекрутинге 10 лет;

- высокая способность к обучению;

- хорошее знание английского языка;

- личностные характеристики: доброжелательность, умение расположить к себе, ответственность.

Консультанты:

- высшее образование;

- опыт работы от 2 лет в HR сфере;

- высокая способность к обучению;

- хорошее знание английского языка;

- личностные характеристики: доброжелательность, умение расположить к себе, ответственность.

Ассистенты Консультанта:

- высшее образование;

- опыт работы в клиентоориентированных компаниях;

- высокая способность к обучению;

- знание английского языка;

- личностные характеристики: доброжелательность, умение расположить к себе, ответственность.

Администратор офиса:

- студентка последних курсах заочного отделения ВУЗа;

- опыт работы в клиентоориентированных компаниях;

- высокая способность к обучению;

- личностные характеристики: доброжелательность, умение расположить к себе, ответственность.

Офис-менеджер:

- студентка заочного отделения ВУЗа;

- желателен опыт работы в клиентоориентированных компаниях;

- высокая способность к обучению;

- личностные характеристики: доброжелательность, умение расположить к себе, ответственность.

Используемые методы оценки кадров при приемке и перемещении работников на предприятии, система аттестации кадров.

Как правило, используется матричный метод - сравнение фактических качеств работников с набором качеств, требуемых занимаемой должностью, при необходимости, после прохождения этапа собеседования - комбинированные (тестирование).

Процедуры приема нового сотрудника:

- подбор сотрудника консультантом;

- подготовка рабочего места для сотрудника;

- финальное собеседование с генеральным директором;

- передача документов для оформления администратору офиса;

- ознакомление с должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка;

- подписание трудового договора;

- оформление, выдача сотруднику полиса ОМС, банковской зарплатной карты.

Форма трудового договора представлена в приложении Г.

2.3 Анализ организации труда менеджера: мотивация и контроль

В ООО "Модерн Стафф" много внимания уделяется поддерживанию благоприятного психологического климата. В традиции компании ежедневное пятнадцатиминутное общее чаепитие, где в самом большом кабинете собираются все сотрудники компании, делятся положительными впечатлениями, они могут быть как рабочими, так и личными, например, впечатлениями от успешного окончания работы по вакансии, от удачных переговорах с клиентами, так и от просмотренного фильма или интересной поездкой. Общение ведется в легкой, непринужденной обстановке. В офисе весь рабочий день играет приглушенная классическая, как правило, музыка - такая, которая не создает напряженной или слишком расслабленной обстановки, не отвлекает от решения повседневных задач, но создает благоприятную атмосферу.

Ассистенты консультантов по подбору персонала имеют возможность при получении необходимых навыков, выполнении плана по привлеченным клиентам и успешно закрытых вакансий "вырасти" до должности Консультанта, консультанты по подбору персонала - до должности Ведущего консультанта.

Заработная плата у Ассистентов Консультантов по подбору персонала и Консультантов по подбору персонала состоит из окладной части и премии, начисляемой в зависимости от количества успешно закрытых вакансий (см. типовое положение об оплате труда и типовое положение о премировании в приложениях Д, Е).

В качестве обучения выступает трехчасовой видеотренинг В.А. Полякова - "Искусство подбора персонала". Его просмотр осуществляется всем коллективом, затем проводится обсуждение, на котором каждый сотрудник высказывается, что нового для себя вынес, какая информация была особенно полезной.

В ООО "Модерн Стафф" традиционно проводятся следующие корпоративные мероприятия:

- дни рождения сотрудников. Как правило, отмечается на утреннем чаепитии, именинник угощает тортом и пиццей, коллективом вручается денежный презент, директорами - памятный подарок;

- новый год. Празднуется в офисе. Приглашаются семьи и "вторые половины" сотрудников. Инициативной группой организовываются конкурсы и программа для мероприятия. К празднику выдается премия. Заработная плата выплачивается перед выходом на "зимние каникулы" для удобства сотрудников.

- день рождения компании. Официальная дата - 25 мая 2000 года. Празднуется в ближайшую пятницу к годовщине. Сотрудники дарят компании подарок, это может быть чайный сервиз для угощения клиентов, элемент декора или другой дар для нужд организации. Празднуется в кафе либо на природе;

- профессиональный праздник - день рекрутера отмечается 20 сентября выездом на природу.

Каждую пятницу в 17-00 проводится общее собрание ООО "Модерн Стафф". На нем обсуждаются итоги за неделю, отмечается выполнение решений, принятых ранее, отмечаются сотрудники, выполнившие наиболее успешно свои задачи, планируется следующая неделя. Если это первая неделя нового квартала - то озвучивается оценка предыдущего и определяются приоритеты на следующий квартал. Обязательно ведется протокол собрания, который затем раздается всем участникам.

Контроль служит основанием для планирования, поскольку посредством контроля собирается информация об использовании средств и состоянии ООО "Модерн Стафф", вскрываются дополнительные резервы и возможности, определяются причины имеющихся недостатков в работе. Вся эта информация служит для дальнейшего прогнозирования. Осуществляется проверка выполнения планов, их корректировка, выясняются причины их невыполнения.

Еженедельно консультанты по подбору персонала сдают отчетность генеральному директору о поступивших за неделю звонках в ООО "Модерн Стафф" от потенциальных клиентов (таблица 2.1). Данная отчетность представляет собой таблицу, из которой можно сделать вывод о количестве поступивших звонков и об источнике информации об ООО "Модерн Стафф".

Таблица 2.1 - Отчет о входящих звонках от потенциальных клиентов.

Составил консультант____________________, "___" __________ 20__ г.
№	Дата	Компания, контактное лицо	Источник информации
			МС	НГС	eR	Другое (указать)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Так же консультанты по подбору персонала еженедельно на планерках с генеральным директором отчитываются о проделанной работе по своим вакансиям за неделю, а так же по вакансиям, которые ведут закрепленные за ними Ассистенты консультантов по подбору персонала. Данная отчетность представлена в таблице 2.2.

Существует следующая классификация текущих статусов:

- активный поиск;

- ждем финального решения;

- приостановлена;

- закрыта;

- снята.

Таблица 2.2 - Отчет по вакансиям

Составил консультант____________________, "___" __________ 20__ г.
№	Дата	Наименование вакансии	Текущий статус вакансии
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Офис-менеджер ежемесячно предоставляет администратору офиса статистику по общему количеству присланных резюме, по количеству резюме, присланных с НГС и сайта ООО "Модерн Стафф".

Администратор офиса ежемесячно предоставляет генеральному директору отчет о расходах на IP-телефонию, телефонную связь.

3. Рекомендации по совершенствованию организации труда менеджера для ООО "Модерн Стафф"

3.1 Рекомендации по совершенствованию организации труда менеджера в функциях планирования на ООО "Модерн Стафф"

Изучив теоретические аспекты организации труда менеджера и фактически существующую организацию труда на ООО "Модерн Стафф", можно сделать следующие рекомендации:

Менеджеру необходимо планировать личный труд. План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда.

Работы, подлежащие выполнению в течение дня, ранжировать по срочности и значимости. На первые часы работы необходимо предусматривать ознакомление с почтой, прием посетителей, так как в этот период происходит "врабатывание". Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей работоспособности, которая каждым человеком выявляется индивидуально. На конец рабочего дня намечать легкие работы (оформительские, составление сводок).

Каждому рабочему дню следует придавать свой "профиль". Проведение совещаний и заседаний следует проводить в начале и в конце недели, когда наблюдается снижение работоспособности.

В план личного труда не следует включать ежедневно повторяющиеся дела, для них зарезервировать 25-30% рабочего времени.

На непредвиденные работы необходимо отвести 10-15% времени.

3.2 Рекомендации по организации труда менеджера в функциях мотивации и контроля в ООО "Модерн Стафф"

Мотивация сотрудников, исходя из их индивидуальных потребностей, позволит выбрать эффективное воздействие на исполнителя, оптимальным образом сформировать отношение человека к труду.

Рекомендуется провести тренинг В.А. Полякова по эффективной работе кадрового агентства, поскольку штат компании за счет Ассистентов Консультантов в последние месяцы увеличился в два раза и компания активно расширяет работу по привлечению клиентов.

Привлекать на постоянной основе к участию в тренингах административный блок для получения представления о методиках подбора, важности своих функций в этом процессе и более глубокого понимания целей компании.

В оценке результатов деятельности необходимо получать обратную связь от клиентов по трудоустроенным сотрудникам с помощью ООО "Модерн Стафф".

Разработать стандарты и показатели эффективности работы.

3.3 Рекомендации по совершенствованию организационной структуры ООО "Модерн Стафф"

Необходимо проводить работу по маркетинговому исследованию рынка рабочей силы. В ООО "Модерн Стафф" нет службы маркетинга. Поэтому предлагаем включить её в организационную структуру организации. Дополненная организационная структура представлена на рисунке 3.1.

Данный отдел будет выполнять следующие функции:

1) анализ и прогнозирование основных коммерческо-экономических факторов, включая экономическую ситуацию и финансовое состояние потенциальных покупателей, реальный платежеспособный спрос на оказываемые услуги и соотношение спроса и предложения на конкретные виды услуг; наличие новых рынков сбыта и новых потребителей услуг ООО "Модерн Стафф";

2) выявление системы взаимосвязей между различными факторами, влияющими на состояние рынка и объем продаж;

3) анализ конкурентоспособности услуг ООО "Модерн Стафф", сопоставление их потребительских свойств, цены, издержек с аналогичными показателями конкурирующих услуг, оказываемых другими компаниями;

4) выявление системы взаимосвязей между различными факторами, влияющими на состояние рынка и объем продаж;

5) координация и согласование действий всех функциональных отделов в выработке единой коммерческой политики;

6) сбор, систематизация и анализ всей коммерческо-экономической информации по конъюктуре потенциальных потребителей; создание информационно-статистического банка данных по маркетингу;

7) определение географического размещения потенциальных потребителей услуг ООО №КА Модерн Стафф";

8) определение удельного веса продукции основных конкурентов в общем объеме сбыта на данном рынке;

9) исследование структуры, состава и организация работ, сбытовой сети;

10) организация обратной связи с потребителями: изучение мнения потребителей и их предложений по улучшению оказываемых услуг;

11) анализ мотивов определенного отношения потребителей к предлагаемым им услугах;

12) анализ сильных и слабых сторон конкурирующих компаний;

13) разработка стратегии рекламы и плана проведения рекламных мероприятий;

14) организация рекламы при помощи средств массовой информации; организация и подготовка статей для СМИ;

15) осуществление прямой рекламы: плановых и разовых рассылок писем, бандеролей, посылок с информационными материалами;

16) анализ действенности рекламы, ее влияния на количество оказываемых услуг, информированности потребителей компании; разработка предложений по совершенствованию рекламы;

17) изучение передового опыта рекламы и стимулирование спроса в стране и за рубежом;

18) проведение сравнительного анализа издержек обращения, выявление и ликвидация экономически необоснованных расходов;

19) разработка предложений по созданию принципиально новых услуг;

20) участие в определении себестоимости новых видов услуг и разработка мероприятий по снижению себестоимости подбора персонала.

Расширить спектр оказываемых услуг и включить следующие виды:

- оказание содействия в трудоустройстве, профессиональной ориентации и психологической поддержке безработных граждан и незанятого населения;

- оказание юридических, аудиторских услуг и консультаций;

- издательско-полиграфическая деятельность, выпуск и распространение печатной продукции и других средств массовой информации;

- оказание информационных, маркетинговых и рекламных услуг;

- внешнеэкономическая деятельность.

Данные виды деятельности уже учтены в Уставе организации.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1) внутренний объем и форма кабинета. Приемлемая площадь от 20 м². Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место, где он непосредственно работает, но и место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;

2) мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

- антропометрические показатели;

- обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

- рациональная планировка и компоновка мебели; ее эстетичность;

3) оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь:

- канцелярские принадлежности;

- два телефона: один телефон мобильный, а другой стационарный городской;

- компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое;

- ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая менеджеру не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию;

4) цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья;

5) санитарно-гигиенические условия работы.

Для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального микроклимата применить кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха менеджера.

Необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

Заключение

В соответствии с целью данной работы, были рассмотрены теоретические аспекты организации труда менеджера и сделаны следующие выводы.

Компания не может существовать без менеджеров - при появлении фирмы, появляется и потребность в управлении ею. Именно этим занимаются современные менеджеры. Поэтому можно сказать, что сегодня менеджер - одна из основных и наиболее востребованных профессий.

Каждое структурное подразделение фирмы возглавляет менеджер, основной вид деятельности которого включает в себя управление внутренними процессами в подразделении и согласование их со всеми внешними процессами. По аналогии с группированием структурных подразделений, одни менеджеры подчиняются другим менеджерам, образуя, таким образом, иерархию менеджеров (управленческую иерархию).

Менеджеры выполняют следующие функции: устанавливают связи между отдельными операциями в организации; обеспечивают выполнение организацией ее основного предназначения; осуществляют руководство коллективом организации или подразделения; выступают в роли лидера, способного вести за собой подчиненных, используя авторитет, высокий профессионализм и положительные эмоции; разрабатывают и реализуют стратегию и тактику деятельности организации; несут ответственность за результаты деятельности организации или подразделения; обеспечивают интересы лиц или органов, которым принадлежит организация; выполняют роль основного звена по связи организации с внешним окружением (властью, партнерами и т. д.); создают коллектив и направляют его развитие в нужное русло, воспитывают членов коллектива, обладая высокими нравственными качествами; выступают в роли инноватора, понимающего роль науки в современных условиях, умеющего ценить и без промедления внедрять в производство (коммерцию) то или иное изобретение или ноу-хау; генерируют идею, находят в ней сильные и слабые стороны, стремятся заглянуть в суть проблемы, добраться до истины; анализируют, оценивают сделанное, намечают и реализуют меры по улучшению положения дел; представляют организацию в различных мероприятиях.