Организация деятельности служб управления строительным производством

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный экономический университет»

Филиал г. Чебоксары

Кафедра: экономики и менеджмента в производственной сфере

Курсовая работа по дисциплине

«Менеджмент в строительстве»

на тему

«Организация деятельности служб управления строительным производством»

Выполнила: студентка гр.41-09

Николаева А.Н.

Проверил: к.э.н. Щеголев А. Е.

Чебоксары 2013 г.



Содержание

Задание и исходные данные курсовой работы

Введение

Раздел I. Разработка процесса решения функциональных задач отдела кадров предприятия

1.1 Определение состава функциональных задач, решаемых отделом кадров предприятия

1.2 Определение внутренних и внешних связей

1.3 Организационно-распорядительные документы предприятия и документы отдела кадров

Раздел II. Определение численности работников отдела кадров предприятия

2.1 Определение рекомендуемой численности работников отдела кадров предприятия

2.2 Определение трудоемкости выполнения функциональных задач

2.3 Определение численности работников и их классификации по трудоемкости выполнения функциональных задач

Раздел III. Разработка документов, регламентирующих работу отдела кадров предприятия

3.1 Разработка Положения об отделе кадров предприятия

3.2 Разработка должностных инструкций работников отдела кадров предприятия

3.3 Разработка рекомендаций по совершенствованию организационной структуры управления

Заключение

Список использованной литературы



Задание и исходные данные курсовой работы

Производственная ситуация 1.

Характеристика строительной продукции: типовые жилые здания, 5% ЖБИ реализуется на сторону.

Заказы: нестабильны

Загрузка мощностей: 70%

Рентабельность: высокая

Текучесть кадров: низкая

Заработная плата: выше средней по отрасли

Организационно-правовая форма: ЗАО

Работы ведутся на территории: Чувашской республики

Производственная ситуация ЗАО является стабильной. При этом заказы на предприятии не стабильны, загрузка мощностей- 70%. Необходимо улучшить работу. Для этого на предприятии необходимо разработать план маркетинга. Мероприятия в плане маркетинга можно подразделить на следующие основные блоки:

-меры по активизации сбыта продукции;

-меры по ориентации предприятия на потребителя;

-мероприятия по сбору коммерческой информации;

-мероприятия по подготовке аналитических материалов по анализу наиболее перспективных сегментов рынка;

-предложения по ценообразованию;

-предложения по ассортименту выпускаемой продукции;

- предложения по рекламе и отношениям с общественностью.

Эффективность функционирования отдела маркетинга определяется квалификацией кадров. На предприятии необходимо обеспечить последовательное обучение сотрудников основам деятельности ЗАО и непрерывное повышение их квалификации. Обучение должно быть планомерным, систематическим и всесторонним, поскольку от его успеха зависит практический результат.

Таблица 1. Факторы, влияющие на численность служащих аппарата управления предприятия

Наименование показателя	Обозначение	Количество
Годовой объем работ	Qc	929
Годовой объем работ по субподряду	Qcn	342
Число строительных подразделений предприятия	Ncv	22
Годовое количество строящихся объектов	O	52
Численность работающих в строительстве	P	2253
Число заказчиков	NЗ	62
Стоимость активной части ОПФ	Фа	283



Введение

Курсовая работа имеет целью получение навыков в самостоятельном технико-экономическом решении вопросов, стоящих перед менеджером строительного предприятия. Результатом выполнения курсовой работы является организация деятельности одной из служб управления строительной организации -отдела кадров.

При выполнении работы решаются следующие задачи:

1. определение функциональных задач, решаемых службой;

2. определение внутренних и внешних связей;

3. разработка внутренней и внешней документации;

4. определение требуемой численности работников;

5. разработка документов, регламентирующих работу службы управления.

Оптимизация работы отдела кадров увеличит эффективность работы предприятия, в нужное время в необходимом количестве и качестве обеспечит предприятие кадрами. В курсовой работе также приведены разработанные «Положения об отделе кадров предприятия и должностные инструкции работников отдела кадров предприятия.



Раздел I. Разработка процесса решения функциональных задач отдела кадров предприятия

1.1 Определение состава функциональных задач, решаемых отделом кадров предприятия

Отдел кадров на предприятии обладает функциональной и организационной функцией.

Так, в функциональном отношении отдел кадров занимается:

· определением стратегии предприятия. Формированием управления персоналом на предприятии, учитывается стратегия деятельности предприятия, которую выбрал руководитель;

· планированием потребности предприятия в персонале с учетом существующего кадрового состава;

· привлечением, отбором и оценкой персонала. Для привлечения, отбора и оценки кадров осуществляются следующие мероприятия:

А) оптимизируется соотношение внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;

Б) разрабатываются критерии отбора персонала;

В) распределяются новые работники по рабочим местам;

· повышением квалификации персонала и его переподготовкой. В целях повышения квалификации персонала и его переподготовки отдел кадров осуществляет:

А) планирование мер по обеспечению уровня квалификации своих работников;

Б) выбор формы обучения работников при повышении квалификации;

В) работу по организации повышения квалификации и переподготовки персонала на предприятии;

Г) определение принципов, форм и сроков аттестации кадров;

· системой продвижения по службе (управлением карьерой);

· освобождением персонала (увольнением), в данном случае отдел кадров должен осуществлять:

А) анализ причин высвобождения персонала;

Б) выбор вариантов высвобождения персонала;

В) обеспечение социальных гарантий увольняющимся работникам предприятия;

· построением и организацией работ, в том числе и определением рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержания и последовательности выполнения работ, условий труда. Отдел кадров для выполнения данной функции должен:

· А) определять содержание работ на каждом рабочем месте;

Б) стремиться к созданию более благоприятных условий труда;

В) проводить оперативный контроль за работой персонала;

Г) осуществлять краткосрочное планирование профессионально-квалификационного развития персонала;

· заработной платой и социальными услугами. Отдел кадров должен разрабатывать и внедрять системы заработной платы, определять особенности оплаты труда отдельных категорий работников, занятых на предприятии;

· управлением затратами на персонал. При выполнении данной функции отдел кадров должен прежде всего планировать затраты на персонал.

В организационном же отношении отдел кадров занимается обеспечением нормальной трудовой деятельности всех работников и всех структурных подразделений на предприятии, которые несут ответственность за работу с персоналом.



1.2 Определение внутренних и внешних связей

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных положением об отделе кадров, отдел кадров взаимодействует:

1. Со всеми структурными подразделениями предприятия по вопросам:

Получения:

ь заявок на рабочих и служащих ;

ь характеристик на работников, представляемых к поощрению;

ь характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;

ь объяснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;

ь предложений по составлению графиков отпусков.

Предоставления:

ь решений о поощрении работников;

ь копий приказов о приеме, перемещении и увольнении;

ь утвержденных графиков отпусков;

ь решений аттестационных комиссии.

2. С главной бухгалтерией по вопросам:

Получения:

ь справок о заработной плате для оформления пенсий;

ь материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности в размере заработной платы.

Предоставления:

ь сведений о приеме, перемещении и увольнении материально-ответственных лиц;

ь табелей учета рабочего времени;

ь графика отпусков;

ь листков временной нетрудоспособности к оплате.

3. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:

Получения:

ь штатного расписания;

ь схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;

ь показателей по труду и заработной плате;

ь положений о премировании работников;

ь расчетов фондов заработной платы;

ь расчетов потребности в рабочих и служащих.

Предоставления:

ь сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

ь сведений о списочной численности работников;

ь данных о текучести кадров.

4. С инженером по подготовке кадров по вопросам:

Получения:

ь графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации;

ь списков работников, обучающихся в средних специальных и высших образовательных заведениях;

ь планов проведения занятий, сведений об успеваемости учащихся и сроках обучения;

ь результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;

ь предложений по составу аттестационных комиссий.

Предоставления:

ь расчетов потребности в квалификационных кадрах по отдельным должностям, профессиям;

ь сведений о качественном составе рабочих и служащих;

ь информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов.

5. С юридическим отделом по вопросам:

Получения:

ь Сведении об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;

ь Разъяснения действующего законодательства и порядка его применения.

Предоставления:

ь проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;

ь заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъянение действующего законодательства;

ь приказов для визирования.

Более подробно кадровый документооборот можно рассмотреть с нижеприведенной таблице.

Таблица 2. Кадровый документооборот

Структурное подразделение	Служба кадров получает	Служба кадров предоставляет
Все службы и отделы	- Предложения по внесению изменений и дополнений в штатное расписание; - проекты положений о структурных подразделениях, должностных и рабочих инструкций; - сведения об отсутствиях работников; - табели учета рабочего времени; - задания на командировку; - графики очередных отпусков; - графики работ сменного персонала; - заявки на подбор рабочих и специалистов; - характеристики на работников по запросу; - предложения о повышении квалификации, обучении работников; - документы для проведения аттестации или других оценочных процедур; - предложения о расстановке, перемещении и поощрении работников, о наложении взысканий на работников	- Копии распорядительных документов - копии типовых положений о структурных подразделениях и типовых должностных и рабочих инструкций; - утвержденные положения о структурных подразделениях, должностные и рабочие инструкции; - организационно-распорядительную документацию по организации труда, оплате труда и личному составу (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, выписку из утвержденного штатного расписания, расчет нормативов численности штата, утвержденные графики отпусков, и др.); - утвержденную план-программу профессионального обучения рабочих и повышения квалификации руководителей и специалистов; - сведения о нарушителях трудовой дисциплины, табели учета рабочего времени
Бухгалтерия	Сведения о заработной плате работников (для оформления справок)	- Табель учета рабочего времени; - копии приказов по личному составу на работников, практикантов и на все виды выплат (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировка и др.); - записки-расчеты отпусков и увольнения;
Планово-экономический отдел	- Выписку из бюджета в части фонда заработной платы и фонда потребления; - информацию о выполнении планово-экономических показателей для выплаты заработной платы	- Копию штатного расписания; - сведения об использовании фонда заработной платы, средств, выделенных на выполнение коллективного договора; - расчет бюджета по фонду заработной платы и фонду потребления по центрам финансовой ответственности
Канцелярия (секретариат)	- Копии приказов по основной деятельности; - копии организационно-распорядительных документов, касающихся деятельности отдела	- Номенклатуру дел отдела (службы); - документы для пересылки в другие организации
Юридический отдел	Необходимые заключения по правовым вопросам и визы на документах, имеющих правовое значение	Проекты приказов, положений о структурных подразделениях, должностных (на визирование) инструкций работников, трудовых и гражданско-правовых договоров, соглашений на внесение изменений и дополнений в трудовые договоры (на предмет юридической чистоты)
Служба безопасности	Бланки пропусков	Сведения об уволенных работниках, не сдавших пропуска, и о работниках, утерявших пропуска



1.3 Организационно-распорядительные документы предприятия и документы отдела кадров

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

5) коммерческие документы (контракты, договоры);

Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

Инструкция - нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу). По основной деятельности приказы издаются при:

* создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;

* утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

* введение новых стандартов;

* изменении графика работы предприятия и т. д.;

Текст приказа состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения. Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Распоряжение - документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов. Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.

Пример распоряжения: ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 1 декабря 2004 г. № 1545-р

1. Принять предложение Минсельхоза России, согласованное с Минэкономразвития России, об определении уровня цен, при котором в 2004 году начинается осуществление государственных закупочных интервенций в отношении зерна урожая 2004 года:

- на мягкую продовольственную пшеницу 3-го класса - 3800 рублей за тонну; - на мягкую продовольственную пшеницу 4-го класса - 3000 рублей за тонну; - на продовольственную рожь группы А - 2500 рублей за тонну.

Указанные цены включают в себя расходы, связанные с доставкой зерна до отобранных в установленном порядке организаций, осуществляющих хранение запасов интервенционного фонда сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, а также с погрузочно-разгрузочными работами, приемкой, подработкой и сушкой зерна.

2. Определить, что в 2004 году государственные закупочные интервенции осуществляются в объеме до 4,9 млрд. рублей за счет средств федерального бюджета, предусмотренных на эти цели.

Председатель Правительства Российской Федерации М. Фрадков

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности предприятия, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа. Если в этих документах даются указания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем предприятия или его первым заместителем. Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и буквенного индекса «р». Буквенный индекс «и» проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами. Оформляются решения в том же порядке, как и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ». Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В вводной части указываются причины издания решения и его цели, а в распорядительной - исполнитель - организация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения документа.

Штатное расписание - правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Пример штатного расписания приведен в таблице 3.

Таблица 3

Штатное расписание на 1 января 2006 года ЗАО «Бизнесконсалт»

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия. Работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений - нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия. Вспомогательное функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция). Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).



Раздел II. Определение численности работников отдела кадров предприятия

2.1 Определение рекомендуемой численности работников отдела кадров предприятия

1) Организация процессов управления:

Hk1=1,43+0,015?Qc+0,005?Qcn+0,53?Ncy=1,43+0,015?929+0,005?342+ +0,53?22=1,43+13,94+1,71+11,66=29

2) Cтратегическое планирование:

Hk2=2,83+0,015?Qc+0,22?Ncy=2,83+0,015?929+0,22?22=22

3) Управление маркетингом и сбытом:

Hк3=0,54+0,0058?Qc+0,061?Nсy=0,54+0,0058?929+0,061?22=8

4) Управление инновациями:

Hk4= -1,71+0,0038?Qc+0,0028?Qcn+0,042?Nз=

=-1,71+0,0038?929+0,0028?342+0,042?62=6

5) Управление материальными ресурсами и организация материально-технического снабжения:

Hk5=-0,61+0,012?Qc+0,0052?O=-0,61+0,012?929+0,0052?52=11

6) Охрана труда и техники безопасности:

Hk6=0,34+0,00021?Р+0,19?Nсy=0,34+0,00021?2253+0,19?22=5

7) Управление кадрами:

Hk7=1,31+0,0017?Р=1,31+0,0017?2253=6

8)Организация труда и заработной платы:

Hk8=0,38+0,0017?Р1+0,0045?O=0,38+0,0017?1932+0,0045?52=4

9) Управление техническими ресурсами:

Hk9=1,56+0,014?Фа=1,56+0,014?283=6

10) Управление финансовыми ресурсами:

Hk10=3,04+0,0018?Р+0,0041?О=3,04+0,0018?2253+0,0041?52=8



Таблица 4. Разделение численности работников по подразделениям

Аппарат управления	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Руководство и аппарат при руководстве	8	3	2	1	3	5	1
Производственный отдел	12	4		2	2
Технический отдел		4		2					3
Сметно-договорной отдел				1
Плановый отдел		11
Отдел труда и заработной платы								4
Отдел снабжения					6
Служба механизации									3
Диспетчерская служба	9
Отдел кадров							5
Бухгалтерия										8
Административно-хозяйственная группа			6

2.2 Определение трудоемкости выполнения функциональных задач

Таблица 5

Функции управления	Кол-во исполнителей, чел.	Периодичность выполнения, кол-во раз в месяц	Время на выполение, час.	Трудоемкость в месяц, чел.-час.	Трудоемкость в месяц, чел.-час/мес.
1	2	3	4	5	6
Оформление документов при приеме на работу рабочих	2	4	8	16	64
Оформление документов при увольнении рабочих	2	4	8	16	64
Оформление документов работников,уходящих на пенсию	1	1	4	4	4
Оформление документов на работников-юбиляров и на поощрение уходящих на пенсию	2	2	2	4	8
Снятие копии трудовой книжки	1	1	1	1	1
Оформление отпусков работников	2	186	1	2	372
Оформление взысканий	2	2	2	4	8
Заполнение и выдача справки с места работы	1	2	2	2	4
Оформление листа нетрудоспособности	1	3	2	2	6
Оформление трудового договора	2	4	4	8	32
Подбор резерва на выдвижение	2	1	2	4	4
Оформление характеристик с места работы	2	3	5	10	30
Проверка табелей	1	1	1	1	1
Отчеты по кадрам	2	1	4	8	8
Обновление личных карточек	2	1	2	4	4
Работа по подтверждению стажа работников	1	1	2	2	2
1	2	3	4	5	6
Подготовка документов для архива	2	1	2	4	4
Оформление пропусков работникам	2	4	4	8	32
Работа в военно-учетном столе	1	1	5	5	5
Разработка и переработка должностных инструкций	2	2	3	6	12
Разработка положений об отделах предприятия	2	1	3	6	6
Подготовка приказов по личному составу	2	10	2	4	40
Подготовка приказов по основной деятельности	2	10	2	4	40
Подготовка документов на повышение квалификации работников предприятия	2	1	1	2	2
Оформление протокола собраний отдела кадров	1	1	1	1	1
Итого:					754



2.3 Определение численности работников и их квалификации по трудоемкости выполнения функциональных задач

Рекомендации отделу кадров по подбору работников в отдел кадров.

Численность работников службы управления определяется по формуле:

Чс=Те /20 дн ? 8 часов

где Те- трудоемкость выполнения функциональных задач;

20 дн -количество рабочих дней в месяце;

8 часов- продолжительность рабочего дня.

Чс=754/160=5 чел.

Для увеличения эффективности работы отдела кадров можно предложить следующие рекомендации. Работник отдела кадров должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства в организации, учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации;

· формы и методы контроля исполнения документов;

· структуру организации и ее подразделений;

· стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию;

· действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников;

· порядок учета движения кадров;

· составление отчетности о состоянии трудовой дисциплины;

· порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы;

· основы экономики, организации труда и управления;

· законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Способы подбора персонала на необходимые должности должны включать:

1. Поиск внутри организации. Прежде чем выйти на рынок труда с целью подбора персонала есть смысл поискать кандидатов в "собственном доме". Наиболее распространенными методами внутреннего подбора персонала являются объявления о вакантном месте во внутренних средствах информации: газетах предприятия, стенных газетах, специально изданных информационных листках, а также обращение к руководителям подразделений с просьбой выдвинуть кандидатов и анализ личных дел с целью подбора персонала с требуемыми характеристиками. Поиск внутри организации, как правило, не требует значительных финансовых затрат, способствует укреплению авторитета руководства в глазах сотрудников. В то же время, внутренний поиск часто наталкивается на сопротивление со стороны руководителей подразделений, стремящихся "скрыть" лучших сотрудников и сохранить их "для себя". Кроме того, при подборе персонала внутри организации возможности выбора ограничены числом ее сотрудников, среди которых может не оказаться необходимых людей.

2. Подбор с помощью сотрудников. В качестве одного из методов подбора персонала можно использовать и такую возможность - обратиться к персоналу организации с просьбой оказать помощь и заняться неформальным поиском кандидатов среди своих родственников и знакомых. Этот метод привлекателен, во-первых, низкими издержками, а, во-вторых, достижением довольно высокой степени совместимости кандидатов с организацией за счет их тесных контактов с представителями организации. Его недостатки связаны с "не формальностью" - рядовые сотрудники не являются профессионалами в области подбора персонала, не всегда владеют достаточной информацией о рабочем месте, вознаграждении и т.д., часто не объективны в отношении потенциала близких им людей.

3. Самопроявившиеся кандидаты. Практически любая организация получает письма, телефонные звонки и другие обращения от людей, занятых поисками работы. Даже не имея потребности в их труде в настоящий момент, не стоит просто отказываться от их предложения - необходимо поддерживать базу данных на этих людей; из знания и квалификация могут пригодиться в дальнейшем при подборе персонала на вновь открывшуюся вакансию. Поддерживание таких баз данных обходится недорого и позволяет иметь под рукой представительный резерв кандидатов.

4. Объявления в средствах массовой информации - на телевидении, радио, в прессе. Основное преимущество данного метода подбора персонала - широкий охват населения при относительно низких издержках. Недостатки являются обратной стороной преимуществ - объявления в средствах массовой информации могут привести к огромному наплыву кандидатов, большинство из которых не будут обладать требуемыми характеристиками. Данный метод подбора персонала с успехом можно использовать для подбора персонала массовых профессий. Для привлечения специалистов объявления помещаются в специальной литературе (например, финансовые или бухгалтерские издания). Такая сфокуксированность подбора персонала ограничивает число потенциальных кандидатов, обеспечивает более высокий уровень их профессионализма и значительно облегчает последующий отбор в процессе подбора персонала.

5. Выезд в институты и другие учебные заведения. Целесообразно использовать этот метод подбора персонала для привлечения молодых специалистов. Выезжая в учебные заведения, можно провести презентацию компании, организуя выступления руководства, демонстрацию продукции, видеофильмов организации, отвечая на вопросы заинтересовавшихся студентов и проводя собеседования с будущими выпускниками. Этот метод подбора персонала является очень результативным для привлечения определенного типа кандидатов - молодых специалистов. В то же время область применения данного метода ограничена (например, искать генерального директора в институт отправляться смысла не имеет).

6. Государственные агентства занятости. Каждое бюро по трудоустройству (центр занятости населения) имеет базу данных. Использование государственных агентств при подборе персонала дает возможность провести сфокусированный поиск кандидатов при незначительных издержках. Однако данный метод подбора персонала редко обеспечивает широкий охват потенциальных кандидатов.

7. Частные агентства по подбору персонала. Каждое агентство имеет свою базу данных, а также осуществляет специальный поиск кандидатов в соответствии с требованиями клиента. Частные агентства обеспечивают достаточно высокое качество подбора персонала, их соответствие требованиям клиента и, тем самым, значительно облегчают дальнейший процесс отбора. Высокие издержки являются фактором, ограничивающим широкое применение данного метода подбора персонала, который используется в случаях поиска руководителей и специалистов, оказывающих значительное влияние на функционирование организации.

Для успешной организации подбора персонала следует руководствоваться двумя основными правилами:

· всегда проводить подбор персонала внутри организации;

· использовать, по меньшей мере, два метода подбора персонала со стороны.

трудоемкость документ кадры численность



Раздел III. Разработка документов, регламентирующих работу службы управления

3.1 Разработка Положения об отделе кадров предприятия

Положение о подразделении (положение об отделе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Типовое положение об отделе может включать следующие разделы:

· общие положения

· основные задачи

· функции

· права

· ответственность

· взаимоотношения

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел "Основные задачи" - это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе "Права" перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Типовое положение должно выглядеть следующим образом:

I. Общие положения

1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно заместителю директора по кадрам.

4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

5. Начальник отдела кадров подчиняется заместителю директора по кадрам.

6.Обязанности начальника отдела кадров регламентированы должностной инструкцией начальника отдела кадров, которая утверждается директором предприятия.

7. Структура и штатная численность отдела утверждается директором предприятия, исходя из условий и особенностей деятельности предприятия с учетом предложений заместителя директора по кадрам.

8. В своей деятельности отдел руководствуется:

8.1. Действующим законодательством РФ.

8.2. Уставом Предприятия.

8.3. Должностной инструкцией заместителя директора по кадрам.

8.4. Должностной инструкцией начальника отдела кадров.

8.5. Приказами и распоряжениями директора предприятия.

8.6. Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия и другими нормативными локальными актами, касающимися деятельности отдела кадров.

II. Задачи

Отдел кадров осуществляет решение следующих задач:

1. Подбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

2. Создание кадрового резерва.

3. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

4. Ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства.

5. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

III. Функции

На отдел кадров возлагаются следующие функции:

1. Участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия.

2.Разработка прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей со службами занятости, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

3.Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

4.Подбор и отбор работников совместно с заинтересованными руководителями подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности.

5. Осуществление содействия успешной адаптации новых работников в коллективе.

6. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

7.Оформление приема, перевода(перемещения) и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами директора предприятия.

8. Учет личного состава предприятия.

9. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

10. Ведение установленной документации по кадрам.

11.Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление ежегодных отпусков в соответствии с утвержденными графиками.

12. Табельный учет рабочего времени.

13. Оформление и учет командировок.

14. Оформление и учет листков временной нетрудоспособности.

15. Ведение работы по воинскому учету военнообязанных запаса и лиц призывного возраста работников предприятия.

16. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям и награждениям и привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

17. Подготовка необходимых документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

18. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

19.Подготовка приказов по личному составу и по основной деятельности предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

20. Составление и своевременное предоставление установленной статистической и оперативной отчетности по работе с кадрами, а также иной отчетности по запросам государственных органов.

21.Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

22. Расстановка кадров в результате изучения профессиональных, деловых, психологических качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

23. Организация обучения внутри предприятия и с привлечением сторонних организаций. Участие в разработке планов по обучению работников совместно с заинтересованными руководителями структурных подразделений.

24.Контроль за соблюдением трудовой дисциплины в структурных подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

25. Анализ текучести кадров, разработка мероприятий и внесение предложений директору по ее снижению.

26. Обеспечение социальных гарантий работников в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

27. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам нарушения трудового законодательства, локальных нормативных документов, принятых на предприятии.

28. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

29. Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий.

30. Анализ состояния существующей корпоративной культуры, выработка предложений по ее совершенствованию на предприятии, изучение социально-психологического климата в коллективе.

31. Подготовка документов отдела кадров по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

IV. Права

Отдел кадров имеет право:

1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников законодательства о труде, предоставление установленных льгот и преимуществ.

3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

4.Требовать получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5. Самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с директором предприятия.

6.Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими организациями, учреждениями, в том числе центрами занятости населения.

7.Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

V. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет заместитель директора по кадрам и начальник отдела кадров.

2. На заместителя директора по кадрам и начальника отдела кадров возлагается ответственность за:

2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

2.2. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

2.3.Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.

2.4.Выполнение приказов и указаний директора предприятия, предоставление достоверной информации о работе отдела.

2.5. Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) ими проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

3. Заместитель директора по кадрам и начальник отдела кадров при оценке деловых качеств работников предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.

4. Ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

VI. Заключительные положения

1. Настоящее положение вступает в силу с момента его утверждения директором предприятия и действует до замены его новым положением.

2. Оригинал положения хранится в отделе кадров предприятия.

Начальник отдела кадров ____________ «____»____________20__г.

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт ______________ «____»____________20__г.

Заместитель директора по кадрам _«____»____________20__г.

3.2 Разработка должностных инструкций работников службы управления

Должностная инструкция начальника отдела кадров имеет свои нюансы. На должностные обязанности начальника отдела кадров влияет и размер компании, и особенности менеджмента, и наличие штата в подчинении. В одних компаниях начальник отдела кадров возглавляет всю работу с персоналом, в других -- существует директор по персоналу, а начальник отдела кадров отвечает, в основном, за кадровое делопроизводство.

Должностная инструкция начальника отдела кадров

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ___________«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.

1.2. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.3. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно заведующему лабораторией.

1.4. На время отсутствия начальника отдела кадров его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы по управлению персоналом не менее 3 лет.

1.6. Начальник отдела кадров должен знать:

- трудовое законодательство, другие законодательные и нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения;

- структуру компании, ее кадровую политику и стратегию развития;

- порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

- состояние рынка труда;

- системы и методы оценки персонала;

- кадровое делопроизводство;

- основы психологии и социологии труда.

1.7. Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом организации, Положением об отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Определяет совместно с руководителями структурную подразделений текущую потребность в кадрах, принимает участие в разработке кадровой политики предприятия.

2.2. Возглавляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

2.3. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, совместно с руководителями подразделений организует их стажировку и адаптацию в компании.

2.4. Организует проведение аттестации сотрудников компании, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.

2.5. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

2.6. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

2.7. Контролирует ведение кадрового делопроизводства в компании.

2.8. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

2.9. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

2.10. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

2.11. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.

3. Права начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися деятельности отдела кадров и работы с персоналом.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую для исполнения своих должностных обязанностей информацию.

3.6. Сообщать руководству компании о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.

4. Ответственность начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция инспектора отдела кадров

1. Общие положения

1.1. Инспектор отдела кадров относится к категории специалистов.

1.2. Требования к квалификации:

Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1.3. Инспектор отдела кадров должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

-трудовое законодательство;

- структуру и штаты предприятия;

- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

- порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

- порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

- основы делопроизводства;

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- правила и нормы охраны труда.

1.4. Назначение на должность инспектора отдела кадров и освобождение от должности производятся приказом генерального директора.

1.5. Инспектор отдела кадров подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.6. Инспектору отдела кадров для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов Общества по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

1.7. На время отсутствия инспектора отдела кадров (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Инспектор отдела кадров:

2.1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2.2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

2.3. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

2.4. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.5. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

2.6. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

2.7. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

2.8. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

2.9. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

2.10. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

2.11. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.