Проблемы организации делопроизводства в ООО "Безопасный город"

Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Телеграф является одним из старейших видов связи [15].

Телетайпы появились позднее телеграфов, в конце XIX в. Телетайп -- это буквопечатающий телеграфный аппарат. Сегодня в офисах и предприятиях, использующих телеграфную связь, применяются исключительно телетайпы. Ввод информации в телетайп может осуществляться вручную с клавиатуры или автоматизировано с перфоленты.

Факсимильная связь -- это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде факса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Все современные факсимильные аппараты объединяют простота использования, принципы отправки и приема сообщений.

Системы видеоконференций. В настоящее время существуют несколько видов продуктов, обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. С точки зрения оснащения оборудованием решения по организации видеоконференций делятся на два типа: настольные - оборудование устанавливается на рабочем столе сотрудника, и индивидуальные - организуемые в отдельной, специально оборудованной комнате.

Индивидуальные системы обычно более дорогие, более требовательные к пропускной способности коммуникационных каналов, но при этом обеспечивают наилучшее техническое качество изображения и проведения конференции.

Настольные системы менее дорогие, они используют инфраструктуру локальной сети передачи данных компании. Однако ввиду того, что трафик видео по локальной сети компании отличается по объему и требованиям к обеспечению необходимой полосы пропускания, для эффективной поддержки функционирования настольных систем необходимо, чтобы оборудование локальной сети компании поддерживало интегрированные сервисы поддержки передачи мультимедийного трафика.

Типичная система видеосвязи состоит из мультимедийного компьютера, оснащенного видеокамерой, микрофоном, устройствами оцифровки изображения и звука. Канал связи должен быть достаточно широкополосным, обеспечивающим высокую скорость передачи без прерывания и существенных задержек сигнала. Кроме того, необходимо программное обеспечение.

В настоящее время существует как минимум четыре варианта сетевого решения для реализации систем видеоконференций: локальная вычислительная сеть, глобальная сеть Интернет, обычная телефонная сеть и цифровая сеть с интегрированными услугами. Большинство систем работают с цветным изображением и имеют экранный буфер («белая доска»), на котором можно рисовать, писать заметки, вставлять изображения и использовать иные средства неречевого общения. Некоторые системы обеспечивают совместное использование приложений, что позволяет участникам вместе работать над документом с помощью текстового или графического редактора. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности. Да и обслуживающий персонал недостаточно подготовлен для работы с системами видеоконференций.

Электронный документ

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [16]. Информацию представленную на электронном документе можно увидеть только при наличии соответствующих электронно-вычислительных машин, то есть современной оргтехники.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; быть отраженным в форме, понятной для восприятия. Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия: на экране дисплея, бумажном носителе, ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

Значение электронного документа

Важность проблемы электронных документов в современном обществе не вызывает сомнений. Стремительное развитие технологий позволило осуществить то, что еще не так давно казалось невозможным: не вставая из-за рабочего стола можно заполнить и отправить налоговую декларацию или за считанные секунды подписать договор с партнером с другого континента.

Начавшийся во всем мире переход к электронному документообороту вводит это и в нашу реальность.

Для широкого применения в деловой практике необходимо обеспечить достаточную степень доверия к содержанию электронных документов, а также их легитимность. Законодатели разных стран неодинаково решили эти вопросы, однако все эти решения базировались на общих юридических принципах электронного документооборота.

Переход к массовому применению электронного документа в практической деятельности ведет к соответствующему увеличению числа конфликтных ситуаций между участниками электронного взаимодействия. В процесс обмена электронными документами вовлекается большое число субъектов, обеспечивающих, на принадлежащих им или арендуемых ими программно-технических средствах, формирование, поэтапную обработку, передачу и хранение электронных документов. Конфликты инициируются как технологическими ошибками, так и противоречивой трактовкой участниками своих функциональных прав и обязанностей по отношению к документу. Регламентирование прав и обязанностей возможно на основе взаимных соглашений и договоров между участниками, однако при массовых объемах электронного взаимодействия заключение в каждом случае индивидуальных договоров и соглашений становится практически нереальным.

Снижение уровня конфликтности требует четкого определения статуса электронного документа как объекта правоотношений участников информационного взаимодействия. Кто несет ответственность, например, за нарушение целостности документа: автор, владелец средств формирования документа, провайдер, владелец сети передачи, получатель документа? Кто, за какие действия, и в какой степени несет ответственность за искажение документа или за нарушение конфиденциальности? К кому предъявить претензии, если электронный платеж не дошел до адресата, например, налоговой инспекции? Должен ли налогоплательщик сам отслеживать всю достаточно длинную цепочку сопутствующих электронных документов? Неопределенность в этих аспектах выглядит примерно так же, как игнорирование функциональной связи между автомобилем и его водителем, или изготовителем, или владельцем - при аварии ответственность возложить не на кого.

Необходима жесткая правовая регламентация функциональных связей между объектом, электронным документом, и субъектами, участвующими в его практической реализации. Прямая регламентация прав и обязанностей участников взаимодействия невозможна как из-за многообразия конфликтных ситуаций, так и в силу стремительной смены, совершенствования и создания новых информационных технологий. С другой стороны, отнесение электронного документа к некоторой правовой категории позволило бы строить на этой основе взаимоотношения между субъектами-участниками на основе известных правовых норм [17].

С электронным документом тесно связано понятие «электронно-цифровой подписи».

Электронная подпись - это данные в электронном формате, которые прилагаются к другим электронным данным или логически ассоциируются с ними и служат в качестве метода установления аутентичности.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Повсюду в мире все шире используется электронная цифровая подпись, в особенности в банковской системе. Отсутствие правового регулирования порядка и последствий применения электронно-цифровой подписи на государственном уровне долгое время затрудняло ее использование.

Сравнительно до недавнего времени отсутствовало должное правовое регулирование отношений, возникающих в момент создания электронной цифровой подписи и их последствий на государственном уровне. Особая важность правового регулирования этой проблемы обусловлена тем, что сегодня, в эпоху глобальной информатизации, сложно решать какие-либо вопросы без современных средств подписания документов, законным образом оформляющих заключение сделок.

Распространение таких институтов как электронная подпись, электронная торговля (коммерция), электронные деньги и т.п. позволяет расширить рынок и работать с зарубежными клиентами, что ведет к росту конкурентоспособности и открывает для потребителей и бизнесменов новые перспективы безопасного обмена информацией и торговли независимо от границ. В связи с тем, что значительное число сделок, совершаемых посредством сети Интернет содержат «иностранный» элемент, возникает проблема применимого права.

Основополагающим документом стал Федеральный закон, целью которого является «обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе».

Хранение электронных документов

Развитие информационных технологий породило новый вид документов - документы на машинных носителях, или электронные документы. Они все чаще создаются на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности. Такие электронные документы могут содержать научно-техническую, производственную и управленческую информацию. Например, проектные работы сегодня трудно представить без автоматизированных систем проектирования, которые позволяют создавать в электронном виде чертежи и текстовую документацию. Многие организации ведут базы данных регистрационного и учетно-статистического характера. Системы электронной почты и безбумажного документооборота внедряются в делопроизводстве и банковском деле.

Вопрос о придании электронным документам юридической силы в нашей стране, как и во многих других государствах, окончательно не урегулирован (важную роль должен сыграть закон об электронной цифровой подписи, разработка которого, к сожалению, затягивается), существующая нормативно-правовая база позволяет рассматривать их в едином контексте с другими видами архивных документов [18]. В частности, документы, созданные государственными предприятиями, учреждениями и организациями, относятся к государственной части Национального архивного фонда и подлежат обязательному государственному учету независимо от вида носителя, техники и способа закрепления информации. В отношении этих документов должна проводиться экспертиза ценности, по результатам которой часть документов отбирается для временного или постоянного хранения.

Документы общественных объединений, иных негосударственных предприятий, организаций, учреждений и физических лиц относятся к негосударственной части Национального архивного фонда. Собственники этих документов могут хранить их в собственных архивах, а некоторые категории документов (по личному составу) обязаны передавать в государственные архивы. Кроме того, по соглашению сторон любые документы негосударственной части Национального архивного фонда могут передаваться в государственные архивы для временного или постоянного хранения.

В отношении электронных документов это обстоятельство приобретает особое значение, так как данная категория документов имеет свою специфику: для воспроизведения в человеко-читаемом виде они требуют программно-технических средств, которые, как известно, имеют свойство быстро устаревать. В результате документы на машинных носителях, предоставленные сами себе на сравнительно короткий срок (порядка нескольких лет), могут оказаться недоступными, либо доступ к ним оказывается слишком дорогим.

По этой причине поддержание электронных документов в доступном состоянии требует постоянной заботы: контроля физического состояния носителей, регулярной конвертации (перезаписи на другой тип носителя и/или в файл другого типа) и миграции данных (переноса в другую информационную среду, в том числе под новые операционные системы). Организации, создающие документы, далеко не всегда имеют возможность (да и желание) проявлять такую заботу в отношении документов, непосредственная надобность в которых отпала. Именно поэтому законом установлен значительно более короткий срок хранения в ведомственных архивах машиночитаемых (электронных) документов по сравнению с традиционными. Предполагается, что основная забота об их сохранности должна лечь на плечи специализированного учреждения Государственной архивной службы.

Для того, чтобы процесс передачи электронных документов на архивное хранение протекал безболезненно, должны быть приняты определенные меры уже на стадии проектирования и внедрения систем, посредством которых эти документы будут создаваться. Поэтому проектные решения по внедрению информационных технологий необходимо согласовывать со специалистами архивной отрасли. С их участием должна также проводиться экспертиза ценности электронных документов и определяться срок их хранения. В необходимых случаях может быть принято решение о постоянном хранении электронных документов по месту их создания на основании лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.

Сохранность электронных документов - дело сравнительно новое не только в нашей стране, но и во всем мире. Естественно, что необходимый для этого кадровый научный потенциал еще предстоит создать. Предполагается, что документы при передаче будут конвертироваться на носители архива - магнитооптические диски, на которых и будет осуществляться их последующее хранение. Условия доступа пользователей к информации определяются с учетом интересов создателей документов.

Помимо обеспечения сохранности документов, изначально создаваемых в электронном виде, важным направлением деятельности архивистов является внедрение современных технологий доступа к традиционным бумажным документам. Речь идет о создании электронных факсимильных копий таких документов, которые затем могут публиковаться в сети Интернет или отдельными изданиями на компакт-дисках.

В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Появляется возможность хранить рабочие экземпляры документов рассредоточено - там, где в них возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении.

Подводя итог вышесказанного, можно сделать вывод: современный офис -- это место, с которого начинается фирма. В помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы. В зависимости от специфики работы офиса, его размеров, готовности потратить определенную сумму, составные комплектующие элементы оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису.

1.4 Локальные нормативные акты организации в области делопроизводства

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации. Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.

Локальные нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение законодательства.

Локальный нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Структура локального нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. Нормативный правовой акт с приложениями, должен иметь сквозную нумерацию страниц. Подготовленный проект локального нормативного правового акта до его подписания должен быть проверен на соответствие законодательству РФ, а также правилам русского языка.

Локальный нормативный правовой акт утверждается (подписывается) руководителем учреждения.

Нормативный правовой акт должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование органа, издавшего акт;

2) наименование вида акта и его название;

3) дата подписания (утверждения) акта и его номер;

4) наименование должности и фамилии лица, подписавшего акт.

Локальный акт в форме Положения может в своей структуре содержать следующие разделы:

- общие положения;

-порядок организации целевого приема;

-общие правила подачи и рассмотрения апелляций по результатам вступительных испытаний.

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина «делопроизводство», обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин «документационное обеспечение управления», акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации :уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве - положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях -положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан.

Однако основным нормативным актом в сфере делопроизводства является «Инструкция по ведению делопроизводства в организации», закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающей обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т.д.).

Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:

-общие положения;

-состав документов организации;

-подготовка документов, организация документооборота;

-информационно-поисковая система организации;

-контроль исполнения документов;

-организация документов в делопроизводстве;

-передача документов на архивное хранение.

Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.

Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.

При работе с такой документацией предусматриваются:

-своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;

-заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;

-внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью «привязки» их к особенностям деятельности конкретной организации.

Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, «жесткой» регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления. Для организации процессов документирования прежде всего следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов (далее Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям. Цель подготовки Табеля - определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно или несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций. Форма Табеля определяется самой организацией. В Табель могут входить сведения:

-о наименовании формы документа;

-о присвоенном этой форме коде;

-о наличии общегосударственной формы документа;

-об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа и др.);

-о степени ограничения доступа к документу.

Наименования форм документов могут располагаться в Табеле по алфавиту, либо по функциональной принадлежности, что предпочтительнее.

Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) - например, канцелярией - на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей - специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель. Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др., далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других - к ее нехватке. Необходимым дополнением к Табелю служит «Сборник типовых и трафаретных текстов документов» (далее - Сборник). Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам. Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы. Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов - положений, должностных инструкций, договоров и т.д. Трафаретные тексты характерны для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год. Например, организация для прохождения производственной практики ежегодно принимает студентов ВУЗов, предварительно определяя их численность и место работы. Соответствующее предложение, направляемое в ВУЗ, должно быть трафаретным, т.е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации, например:

«Для прохождения производственной практики в 20__/__ учебном году предлагаем направить в нашу организацию в период с ___ по ___ студентов __ курса в количестве ___ человек.

Для организации и проведения практики назначены руководители практики и выделены рабочие места в следующих структурных подразделениях:

Просим подтвердить ваш запрос о проведении производственной практики студентов с учетом наших предложений в срок до ___».

Сборник типовых и трафаретных текстов разрабатывается службой делопроизводства с участием структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

Локальные нормативные акты, принятие которых обязательно

Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Они обычно являются приложением к коллективному договору. Исключительно правилами внутреннего трудового распорядка организации также определяются:

- порядок введения суммированного учета рабочего времени;

- перечень работ, где по условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно;

- места для отдыха и приема пищи виды работ, где необходимы специальные перерывы для обогревания и отдыха, а также продолжительность и порядок предоставления таких перерывов;

- порядок предоставления выходных дней в различные дни недели поочередно каждой группе работников в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям. Правилами внутреннего трудового распорядка организации также могут определяться некоторые условия, которые можно закрепить в коллективном договоре.

К обязательным локальным нормативным актам относятся также:

- документы организации, связанные с защитой персональных данных работников, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников;

- права и обязанности работников в этой области;

- порядок хранения и использования персональных данных работников в организации;

- порядок осуществления передачи персональных данных работника в пределах одной организации;

- перечень специально уполномоченных лиц, кому разрешен доступ к персональным данным работников.

Также обязательны - штатное расписание, график отпусков, форма расчетного листка.

Особое значение стоит уделить инструкциям по охране труда для работников и документам организации, связанным с процедурными отношениями по охране труда. Они регламентируют:

- информирование работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты, ознакомление работников с требованиями охраны труда;

- наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации.

Очень опасно, например, отсутствие или неправильное ведение локальной документации по охране труда водителей транспортных средств организации, а также сотрудников, работающих с ЭВМ и, соответственно, с мониторами (видео-дисплейными терминалами) и т.д. Авария, болезнь, травма данных работников ведет как к уголовной ответственности руководителя и, как следствие, к тому, что со стороны работника или членов его семьи будет подан гражданский иск о возмещении ущерба здоровью. Например, по причинам не уведомления работодателем о необходимости делать периодические перерывы в работе, несоблюдения санитарных требований к площади помещений и т.д.

Подводя итог вышесказанного, можно сделать вывод, что порядок в организации наступит тогда, когда деятельность сотрудников будет регламентирована. Может быть, не стоит экономить на разработке управленческой документации?

2. Анализ организации делопроизводства и документационного обеспечения управления ООО» Безопасный город»

2.1 Структура ООО «Безопасный город»

Со временем любая организация приходит к необходимости организовывать делопроизводство, выделять сотрудника для решения этих вопросов или создавать целое подразделение - канцелярию (отдел делопроизводства) и принимает решение об организации архивного хранения документов. Объясняется это просто: если организация развивается, расширяются ее взаимосвязи с другими организациями, ее товары или услуги занимают более прочное положение на рынке, увеличивается количество создаваемых и получаемых документов, усложняются ее информационные взаимосвязи. Следовательно, возникает необходимость организовывать работу с документами. Любая организация, даже не придававшая по началу значения этим вопросам, со временем непременно приходит к необходимости их решать.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Безопасный город» создано в 2008 г. Согласно уставу организация является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, бланки, фирменное наименование[19].

Организация осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и своим уставом.

Предприятие действует на основе хозяйственного расчета и самофинансирования и несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за результаты своей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности.

ООО «Безопасный город» занимается снабженческо-сбытовой деятельностью. Продажи и поставка систем охранного видеонаблюдения. Общее количество сотрудников в организации обычно не превышает 11 - 12 человек. Это связано с тем, что количество рабочих в организации периодически меняется.

Из всех сотрудников ООО «Безопасный город» лишь секретарь имеет утвержденную должностную инструкцию.

Как видно из рисунка1, в ООО «Безопасный город» нет службы ДОУ. Все вопросы организации делопроизводства решает секретарь.

На рисунке 1 представлена структура ООО «Безопасный город», составленная на основании личных наблюдений и личного общения с сотрудниками, поскольку ни в уставе, ни в каком-либо ином документе она не представлена.

Рисунок 1 Структура ООО «Безопасный город»

Решения, касающиеся ежедневной деятельности фирмы по оперативным вопросам, принимает сам генеральный директор, а секретарь оформляет их приказами.

Практически все сотрудники соприкасаются в своей деятельности с секретарем организации, который в ООО «Безопасный город» фактически выполняет работу и секретаря, и документоведа, и заведующего канцелярией, и архивиста.

Для деления предприятий по документообороту используют категорийность, предложенную в ГСДОУ, согласно которой ООО «Безопасный город» относится к предприятию 4-й категории - предприятие (учреждение) с объемом документооборота до 10000 документов в год. Судить об объеме документооборота в данной организации можно лишь примерно, так как он никогда специально не подсчитывался. Для того, чтоб подсчитать объем документооборота были использованы записи в журналах регистрации за месяц. К ним были добавлены те документы, которые появляются в деятельности организации периодически (из беседы с секретарем). По результатам личных наблюдений и подсчетов можно вывести примерное количество обрабатываемых документов - не более 7300 единиц в год.

С точки зрения финансового оборота ООО «Безопасный город» относится к микропредприятиям, так как их оборот не превышает 60 млн. рублей в год.

Согласно должностной инструкции, секретарь осуществляет прием и регистрацию корреспонденции, вносит сведения в журналы регистрации, передает документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя. Также на секретаря возложены контроль за исполнением документов, отправка исполненной документации по адресатам, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, оформление приказов. Секретарь систематизирует и хранит документы текущего архива, обеспечивает их сохранность и подготавливает к сдаче в архив[20].

В своей деятельности секретарь руководствуется уставом организации, а также должностной инструкцией. Никаких иных документов, регулирующих или координирующих делопроизводство в организации нет.

Как мы можем видеть, на секретаря возложен достаточно большой объем работы. Но, в связи с тем, что организация небольшая, объем документооборота невелик, секретарь с возложенным на нее обязанностями справляется.

Подводя итог выше сказанного, можно сделать вывод, что организации делопроизводства и документооборота в организации уделяется крайне мало внимания. Секретарь неответственно относится к обязанностям, возложенным на него должностной инструкцией. Для устранения недостатков в работе секретаря необходим анализ всей системы делопроизводства в ООО «Безопасный город». Это позволит выработать наиболее эффективные способы исправления сложившейся ситуации.

2.2 Организация работы с документами и анализ документооборота в ООО «Безопасный город»

Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, хотя бы потому, что любая деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в каждой организации делопроизводство организовано - есть множество организаций, где, в лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а сама работа с документами чаще всего ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции и передачей ее руководству и исполнителям.

Именно так и обстоят дела в ООО «Безопасный город», где, как уже говорилось, службы ДОУ нет и за делопроизводство отвечает секретарь.

Считается, что если организован документооборот, налажена система регистрации и учета документов, а исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел, то можно говорить о том, что в организации существует система делопроизводства [21].

В ООО «Безопасный город», конечно, соблюдаются далеко не все эти условия. Но всё же нельзя говорить о том, что у них нет системы делопроизводства, уже лишь потому, что секретарь все же придерживается определенных правил, пусть даже они и не всегда оправданы.

Рассмотрим систему делопроизводства в ООО «Безопасный город». Для этого проанализируем каждый элемент системы делопроизводства, который существует в организации.

В документационном обеспечении организация документооборота - один из важнейших участков деятельности. Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

На систему документооборота влияет форма организации делопроизводства - централизованная, децентрализованная или смешанная. Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть - подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений) [22].

Организация документооборота должна осуществляться в соответствии с определенными правилами (принципами). На мой взгляд, наиболее точно и информативно их излагает Янковая В.Ф., канд. ист. наук, доцент, заместитель директора ВНИИДАД.

Согласно ее классификации, все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении - службе делопроизводства (секретарем).

В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

Также необходима организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию, так как это позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

Документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

Руководителю необходимо выносить конкретные резолюции, по возможности точно определяющие исполнителя, поручение, срок исполнения. Кроме того, необходимо устранить необоснованные согласования, делегировать право подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений, так как «снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.

Так же целесообразно разделить документы, включенные в документооборот организации, на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.

Помимо этого необходимо выделить в массиве поступающих документов так называемые нерегистрируемые документы. У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения [23].

Теперь рассмотрим как это реализуется в ООО «Безопасный город». Форма организации документооборота - централизованная. Это выражается в том, что документы регистрируются, контролируются, формируются в дела и хранятся секретарем.

Секретарь обрабатывает все документы, образующиеся в деятельности ООО или поступающие извне. О том, что возвратные движения документов исключены, можно говорить уже по тому, что рабочие места секретаря, финансового директора, бухгалтера находятся в одной комнате и данная проблема не актуальна для этой организации. Документы в организации регистрируются один раз, а вот перечня нерегистрируемых документов нет и секретарь сама принимает решение, какой документ нужно регистрировать, а какой можно сразу передать руководству. Все документы ООО «Безопасный город» можно разделит на три документа потока и представить примерные схемы движения входящего, исходящего и внутреннего документа. Входящий документопоток представляют информационно-справочные документы, переписка со сторонними организациями, иногда обращения граждан. Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в журнале и доставляются исполнителям. На поступивших документах секретарь проставляет в нижнем правом углу отметку о получении документа. Далее секретарь регистрирует и передает документ либо директору (для проставления резолюции), либо конкретному исполнителю, если это указано в документе. После завершения работы над документом (составлен ответный документ, выполнено конкретное поручение), секретарь вносит сведения в регистрационный журнал и исполненный документ подшивается в дело. Примерная схема движения входящего документа - на рисунке 2.

Рис.2

Исходящий документопоток в ООО «Безопасный город» составляют документы по оформлению заказов, по работе с клиентами, переписка со сторонними организациями.

Документы, исходящие из организации, проходят следующие этапы: составление проекта документа, его согласование, подписание документа директором, регистрация документа, отправка одного экземпляра корреспонденту, подшивка документа в дело.

Рис. 3.Примерная схема движения исходящего документа.

Внутренний документопоток организации составляют организационные, распорядительные, кадровые документы, а также бухгалтерская документация.

Этапы прохождения внутренних документов схожи с этапами прохождения исходящих документов за исключением этапа отправки, который отсутствует показаны на рисунке 4.



Рисунок 4 Примерная схема движения внутреннего документа

Так же важное место в системе делопроизводства занимает организация системы регистрации документов. Система регистрации зависит от того, кто имеет право подписывать документ и кто из руководства организации может считаться первой инстанцией при рассмотрении входящей корреспонденции [24].

Исходя из того, что подписывает документы в ООО «Безопасный город» исключительно директор и он же первый рассматривает входящую документацию, применение централизованной однократной регистрации входящих документов полностью оправдано.

При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов: традиционной (использование журналов или картотек) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий). Конечно, не все организации могут позволить себе приобретение специализированной автоматизированной системы, но любая служба делопроизводства может вместо ведения традиционного журнала регистрации входящих и исходящих документов на бумажных носителях, вести электронный журнал (например, в виде таблицы Excel). Кроме того, нужно продумать структуру регистрационного номера документа (прежде всего, входящего и исходящего). Желательно, чтобы регистрационный номер документа состоял не только из порядкового номера документа, но включал также коды, позволяющие проследить движение документа в ходе исполнения или подготовки[25] .

Учитывая объем документооборота и масштаб нашей организации вводить сложный по структуре регистрационный номер нецелесообразно. В ООО применяется простая нумерация. Регистрация проводится централизованно, секретарем в журналах регистрации, в день получения документа. Однако в ходе личного наблюдения было замечено, что секретарь не редко пропускает этот этап обработки документов. Регистрация проводится «задним числом», сразу несколько документов, накопившихся, например, за неделю.

Регистрация ведется по массивам документов: входящие, исходящие, внутренние. Дополнительно каждый массив делится на более мелкие сегменты. Так, отдельно от иных внутренних документов регистрируются приказы и распоряжения руководства. До исполнителей зарегистрированные документы доводятся в тот же день (день поступления и регистрации).

Очень важный момент в организации документооборота это, конечно, система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. И для этого необходимо иметь номенклатуру дел. Номенклатура дел необходима не только для того, чтоб формировать документы в дела, но и если необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации - сделать это без номенклатуры дел будет весьма проблематично. С этой и другими проблемами сталкиваются организации, не имеющие номенклатуры дел и формирующие дела по принципу удобства в текущей работе без учета взаимосвязей, существующих между разными документами в процессе принятия и исполнения решений, и без учета сроков хранения документов [26].

В ООО «Безопасный город» номенклатуры дел нет. Анализ процедуры формирования дел в организации показал, что заголовки дел формируются стихийно, без четкой связи с тем составом документов, которые в эти дела помещаются. Кроме того, было обнаружено, что исполненные документы помещаются в дела не сразу. Обычно они копятся на столе у секретаря и периодически подшиваются в дело (например, в конце недели). Документы разных сроков хранения, незаверенные копии, дубликаты, проекты документов в дела не подшиваются. Хронологический порядок при формировании документов дел соблюдается, однако листы дел не нумеруются, описи не составляются.

Аналогично обстоит ситуация и со сроковым контролем за исполнением документов. Эта операция обозначена лишь «условно». На деле секретарь нередко пренебрегает этим или относится к этому формально - просто фиксирует факт исполнения или срыва без анализа причин. Контрольная картотека в организации отсутствует. Сроки контроля, как правило, устанавливаются индивидуальные, по усмотрению руководителя и отражаются непосредственно в документах.

Необходимо также отметить, что в организации нет табеля форм документов, утвержденного перечня нерегистрируемых документов и перечня документов, подлежащих утверждению.

Техническое оснащение секретаря можно признать вполне удовлетворительным. Имеются компьютер, принтер, сканер, факс, копировальный аппарат, телефоны, выход в сеть Интернет, электронная почта.

При работе на компьютере секретарь пользуется пакетом программ Microsoft Office (Word, Excel, Access и т.д.). Отправка и получение документов осуществляется секретарем через интернет, отделения почтовой связи, телеграфную связь, факсимильную связь, телефон.