Проблемы организации делопроизводства в ООО "Безопасный город"

Проведенный анализ показывает, что довольно сложную ситуацию с организацией делопроизводства в ООО «Безопасный город» можно исправить. Для этого необходимо строго регламентировать все делопроизводственные операции начиная с момента получения или издания документа и заканчивая сдачей его на хранение. В связи с этим целесообразно разработать для ООО «Безопасный город» инструкцию по делопроизводству, исполнение которой будет обязательно не только для секретаря, но и для всех сотрудников организации. Это позволит исправить все указанные недостатки, повысить дисциплину в работе с документами и организовать эффективный документооборот.

3. Совершенствование организации ДОУ В ООО «Безопасный город»

3.1 Значение и необходимость инструкции по делопроизводству

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков, как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина «делопроизводство», обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин «документационное обеспечение управления», акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ.

Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации -- уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Однако основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения и работники организации, является инструкция по делопроизводству [27].

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки

Но, зачастую, документоведы и делопроизводители в разных коммерческих организациях сталкиваются с важной для всех специалистов в области управления документами проблемой - невысокой «делопроизводственной грамотностью» руководителей и сотрудников многих российский компаний, которые часто имеют слабое представление о роли документов в деловой деятельности организации, а также о правилах делопроизводства и документооборота. Даже при понимании руководством необходимости наладить грамотное управление документами оно весьма скептически относится к разработке и следованию в дальнейшем инструкции по делопроизводству, и первым делом просит показать, какими нормативными актами использование именно таких технологий вменено в обязанность коммерческой организации. Достаточно часто в отношении работы с документами ставится вопрос о необходимости инструкции и возможной ответственности за несоблюдение этого правила.

И действительно, трудно ответить на данные вопросы, поскольку законодательство не регулирует организацию делопроизводства в коммерческих структурах. Особенно непросто ответить на второй вопрос - о рисках и ответственности организации.

Этот привычный для всех внутренний нормативный документ используется во многих коммерческих структурах, но заставить руководство организации разработать и ввести инструкцию по делопроизводству невозможно, поскольку ни один закон или нормативный акт не требует ее наличия в коммерческих организациях. Кроме того, играет роль и то, что в коммерческих организациях доля организационно-распорядительной документации обычно составляет всего лишь 3-4 %, да и тратить силы и средства на разработку многостраничного документа для многих таких организаций - непозволительная роскошь [28].

В такой ситуации Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International советует обратить внимание на стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [29], разработанный на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001. В частности, целый раздел этого стандарта посвящен вопросу о том, кто должен отвечать за работу с документами в организации, а система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В данном стандарте роль специалистов ДОУ заключается не в технической работе по обслуживанию делопроизводства в организации, а в выполнении методологической, организационной и контрольной функций. Отдельным пунктом выделена ответственность высшего руководства организации, которое не должно стоять в стороне от вопросов управления документами. Кроме того, в стандарте зафиксировано, что все сотрудники организации также несут ответственность за документы, которые они создают или используют в своей работе. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами.

Но есть еще одна часто встречающаяся проблема. Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. Говорить о системе делопроизводства в этом случае не приходится. Система не создана, а обязанности секретаря сводятся к регистрации какой-то части документов и подшивке их в папки, количество которых произвольно. При смене секретаря вновь принятый работник вносит в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом.

Для небольших организаций создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит не только регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации и закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства. Инструкция позволит сделать систему работы с документами стабильной, обеспечит соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов, установит ответственность за работу с документами [30].

В крупных организациях общее делопроизводство и кадровое делопроизводство регламентируются отдельными инструкциями. В небольших организациях вполне допустимо объединение двух инструкций в одну, которая может носить название «Инструкция по делопроизводству», а ее содержание будет отражать систему работы, как с административными документами, так и с документами по личному составу.

Хотя в небольших организациях существует необходимость закрепления требований к ведению делопроизводства, зачастую многие идут путем регламентации отдельных правил работы с документами. После обнаружения серьезных ошибок в работе с документами (например, связанных с утратой документов, нарушением их юридической силы и др.) в организации издается приказ (иной распорядительный документ) или разрабатываются правила, памятки, регламенты, в которых устанавливается порядок работы с документами в организации. Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, т.к. со временем эти документы забываются, теряются, и целостную систему работы с документами создать таким образом невозможно. В то же время инструкция по делопроизводству рассматривается как целостный локальный нормативный акт, позволяющий создать комплексную систему работы с документами, наиболее целесообразную для данной организации [31].

Инструкция по делопроизводству занимает, конечно, совершенно особое место в организации делопроизводства. Строго говоря, пока в организации нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила и приемы работы с документами [32].

Кроме того, грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Следует отметить, что в ООО «Безопасный город» также не придавали значения инструкции по делопроизводству. Секретарь и генеральный директор сомневались в том, что для столь небольшой организации необходим такой «большой и серьезный» документ. Однако, изучив представленный материал, директор признал, что если в ООО «Безопасный город» появится инструкция по делопроизводству, которая будет отвечать реальным потребностям организации, а также их возможностям, то это, безусловно, поможет им выйти на качественно новый уровень в организации делопроизводства. Секретарь организации тоже отметила, что для нее инструкция станет существенным подспорьем в ведении делопроизводства. Таким образом, было принято решение разработать для ООО «Безопасный город» персональную инструкцию по делопроизводству.

3.2 Существующие методики разработки инструкции по делопроизводству

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству следует помнить о том, что она предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами [33].

Проанализировав литературу, посвященную разработке инструкции по делопроизводству, можно сделать вывод, что на сегодняшний день существует два подхода (две методики).

Согласно одной из них, разрабатывается одна, общая, инструкция по делопроизводству, следовать которой должны все без исключения сотрудники организации. Абсолютное большинство изученных мной авторов придерживаются именно этого подхода. В частности, Рыбаков А.Е. [34], Санкина Л.В. [35], Храмцовская Н.А. [36].

Однако существует и иной подход к разработке инструкции, согласно которому в организации должна быть не одна инструкция по делопроизводству, а набор (комплекс) инструкций, каждая из которых ориентирована на определенную категорию работников и учитывает их профессиональные потребности.

Рассмотрим каждую из предложенных методик более подробно.

Согласно самой распространенной методике, начинать разработку инструкции следует со сбора и анализа материала. Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации. Необходимо выявить, во-первых, структуру организации и структуру аппарата управления, а также распределение обязанностей между руководством. С этой целью анализируются структура, штатная численность, штатное расписание, приказы о распределении обязанностей между руководством и другие организационно-правовые и распорядительные документы.

Во-вторых, необходимо определить функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах), функции отдельных органов управлении (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность), и функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций).

Кроме того, необходимо охарактеризовать организацию работы по приему и отправке документов, систему регистрации и учета документов, если она имеется в организации. Это можно сделать с помощью регистрационно-учетных форм: журналов, ручных или автоматизированных картотек.

Проанализировав номенклатуру дел, можно сделать выводы об организации системы хранения документов и дел. Также, требуется определить состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации.

Организация работы исполнителей с документами, порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения, организация работы по отправке и получению документов по факсу, порядок использования электронной почты также требуют подробного анализа.

Основные источники сведений об организации работы с документами - это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При этом особое внимание необходимо обратить на компетенцию руководителей, виды бланков документов, используемых в организации, виды и разновидности документов, утверждаемых руководителем, заверяемых печатью организации, регистрируемых и нерегистрируемых. Также требуют отдельного анализа вопросы согласования, подписания, регистрации документов.

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Иные организации также могут использовать указанные рекомендации в той части, в какой они не противоречат особенностям работы с документами в данной организации.

Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).

Текст инструкции разбивается на разделы, главы, пункты, подпункты и носит императивный (указующий) характер. В ней должны использоваться четкие формулировки и распорядительные слова. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция начинается с раздела «Общие положения». В нем указываются цели и причины издания инструкции, документы, на основании которых разработана инструкция, а также документы, которые применяются наряду с инструкцией (например, инструкция по кадровому делопроизводству).

Помимо этого определяется область распространения инструкции (например, документы несекретного характера, документы, имеющие гриф «Для служебного пользования» и т.д.), наименования структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за общее руководство делопроизводством в организации, ответственность должностных лиц за соблюдение требований инструкции и др.

Основные разделы инструкции могут содержать главы. Так, в раздел «Подготовка и оформление документов» могут входить главы о правилах подготовки и оформления документов (требования к бланкам документов, оформление реквизитов документов) и о подготовке и оформлении отдельных видов документов.

В разделе «Организация документооборота» необходимо рассмотреть: порядок обработки и прохождения входящих, исходящих и внутренних документов, а также определить порядок учета объема документооборота.

Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделу инструкции «Регистрация документов и построение справочного аппарата», устанавливающему порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие - в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

В разделе «Контроль исполнения документов» рассматриваются вопросы организации контроля исполнения и сроки исполнения документов.

Вопросы текущего (оперативного) хранения документов, формирования и оформления дел, передачи дел на архивное хранение включаются в раздел «Хранение документов». В частности, здесь рассматривается составление номенклатуры дел, формирование, оперативное хранение, оформление дел, передача их на архивное хранение, а также организация проведения экспертизы ценности документов.

В инструкцию по делопроизводству могут включаться и другие разделы (главы), если это необходимо. Например, можно включить раздел «Учет, использование, оформление и хранение документов с грифом ограничения доступа» и др. [37].

В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена специальными разделами. Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование работы коллегиального органа». Если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами - раздел «Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают обращения граждан - раздел «Организация работы с обращениями граждан» и др. Кроме того, в инструкции могут рассматриваться положения, которые в «классической» инструкции по делопроизводству почти никогда не отражаются - ответственность руководства организации и всех ее сотрудников за работу с документами и их сохранность. В частности, Храмцовская Н.А. советует обратить внимание на стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», разработанный на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 [38]. Целый раздел этого стандарта посвящен вопросу о том, кто должен отвечать за работу с документами в организации. В данном стандарте роль специалистов ДОУ заключается не в технической работе по обслуживанию делопроизводства в организации, а в выполнении методологической, организационной и контрольной функций. Отдельным пунктом выделена ответственность высшего руководства организации, которое не должно стоять в стороне от вопросов управления документами. Кроме того, в стандарте зафиксировано, что все сотрудники организации также несут ответственность за документы, которые они создают или используют в своей работе. Эти положения предлагается практически целиком включить в инструкцию по делопроизводству [39].

Нормативные положения инструкции обычно дополняются приложениями. В приложениях к инструкции можно поместить образцы бланков документов, образцы оформления основных видов документов, перечень нерегистрируемых документов и т.д. Впрочем, наличие приложений не является обязательным, поскольку всю подобную информацию можно изложить непосредственно в тексте инструкции в виде примеров.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ - контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

Теперь рассмотрим иной подход к разработке инструкции по делопроизводству, который предлагает Янковая В.Ф. Как уже было сказано выше, он заключается в том, что создается не одна инструкция, а несколько. Причем каждая из инструкций предназначена для конкретной категории работников.

В качестве обоснования необходимости подобного деления служит то, что инструкция по делопроизводству даже в крупных компаниях многими сотрудниками, в т. ч. руководителями, фактически игнорируется, нередко под тем предлогом, что у них нет времени читать и изучать документы большого объема, уже не говоря о том, что довольно часто руководители разных уровней считают, что инструкция по делопроизводству предназначена исключительно для работников службы ДОУ.

Также отмечается, что важную роль в ведении делопроизводства в организации, особенно при смешанной форме делопроизводства, играют работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, - секретари, делопроизводители. Но, как правило, эти должности занимают лица, не имеющие специальной подготовки в области документационного обеспечения или, в лучшем случае, получившие начальную подготовку на курсах повышения квалификации [40].

Согласно данному подходу, предполагается, что ни одна категория работников не работает с инструкцией в целом. Работников структурных подразделений интересуют, главным образом, вопросы подготовки документов, процедура их согласования, систематизация документов, организация их хранения и поиска. Специалист структурного подразделения должен знать, что подготовленный им проект документа необходимо завизировать у всех заинтересованных лиц, а затем представить на подпись руководителю, после чего документ должен быть передан в службу документационного обеспечения (секретарю) на регистрацию и отправку (передачу) адресату. Но как должна строиться система регистрации и учета документов, из каких составных частей должен состоять регистрационный номер, какие сведения о документе вводятся в базу данных или регистрационный журнал - эти и другие тонкости обработки документов специалисту структурного подразделения знать не обязательно либо достаточно знать в общих чертах. В то время как именно эти вопросы очень важны для специалистов по документационному обеспечению, потому что непосредственно им приходится выполнять работу по обработке документов, причем в полном объеме, включая ведение базы данных по документам, поиск документов и др.

Руководители структурных подразделений и руководители высшего звена также должны владеть определенным комплексом знаний об организации работы с документами, но для них важны в первую очередь те вопросы, которые непосредственно связаны с процедурой принятия решений и их исполнением.

Таким образом, чтобы повысить исполнительскую дисциплину и персональную ответственность за работу с документами, необходимо разрабатывать новые методы адресной регламентации делопроизводства, ориентированные на конкретную категорию работников организации как потребителей информации нормативного характера.

Из вышесказанного следует, что в инструкции по делопроизводству для специалистов по документационному обеспечению целесообразно отразить вопросы обработки поступающих и отправляемых документов, регистрации, организации работы с документами, поступающими и отправляемыми по факсимильной связи и электронной почте, ведение базы данных по документам организации. Также должны быть рассмотрены организация документооборота, контроль исполнения документов, оформление копий документов и выписок из них, номенклатура дел организации, формирование, оформление дел, их подготовка к передаче в архив, учет бланков документов, печатей и штампов.

В инструкции по делопроизводству для работников, ответственных за организацию работы с документами в структурных подразделениях, предлагается указывать порядок поступления документов в структурное подразделение (из службы документационного обеспечения и из других организаций) и порядок отправки документов, порядок регистрации документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение и отправляемых из подразделения (при смешанной форме делопроизводства). Немаловажно рассмотреть организацию документооборота структурного подразделения, контроль исполнения документов в структурном подразделении, согласование проектов документов, подготовленных в структурном подразделении, организацию работы с документами, поступающими из других подразделений организации и направляемыми в другие структурные подразделения, формирование дел в структурном подразделении, оформление дел, подготовка дел к передаче в архив.

Инструкция для высшего руководства организации (руководителя организации, заместителей руководителя, главных специалистов, руководителей структурных подразделений) должна отражать порядок рассмотрения поступающих документов (вынесение резолюций), порядок согласования проектов документов, подготовленных в структурных подразделениях, и порядок представления их руководству для принятия решения, порядок принятия решений (подписание и утверждение документов). Также должны включаться вопросы организации работы коллегиальных и совещательных органов, контроль исполнения поручений (со стороны руководства) и порядок приема-передачи документов и дел при смене руководителя.

Инструкция по делопроизводству для специалистов структурных подразделений должна регламентировать подготовку проектов документов, правила составления и оформления документов, порядок согласования проектов документов, ведение аналитической работы по документам, организация поисковой работы по документам, сроки исполнения документов, порядок и условия изменения сроков исполнения документов, порядок приема-передачи документов и дел при увольнении работника.

Специалисты по информационным технологиям, если они действуют как сотрудники подразделения, согласно данному подходу, пользуются инструкцией по делопроизводству, предназначенной для специалистов. Если же они осуществляют внедрение информационных технологий в документационное обеспечение, они должны знать всю технологию создания, обработки, хранения и использования документов в организации, все этапы обработки документов, следовательно, ими должен быть изучен весь комплекс инструктивных документов, о которых говорилось выше.

Поскольку правила составления и оформления документов должны знать не только специалисты структурных подразделений, которым непосредственно приходится заниматься подготовкой документов, но и другие категории работников (специалисты по документационному обеспечению, руководители), предлагается в качестве отдельного документа разрабатывать правила подготовки отдельных видов документов. Предполагается, что это позволит освободить инструкцию по делопроизводству от значительной части материала, относящегося к документированию, а также позволит полно и детально изложить требования к составлению и оформлению различных видов документов (распорядительных документов, организационно-правовых, договорных, информационно-справочных и др.), дополнив эти требования справочными материалами о правилах написания официальных наименований, оформлении таблиц и др.

Возможно подобный подход оправдан для крупных организаций со сложным документооборотом. Для малых и средних форм предпочтительнее использовать традиционный вариант, разрабатывая одну общую инструкцию по делопроизводству, так как количество сотрудников, отвечающих за делопроизводство невелико и готовить для каждого отдельную инструкцию нецелесообразно. Именно по этому при разработке инструкции по делопроизводству для ООО «Безопасный город» был принят во внимание именно «традиционный» вариант разработки инструкции.

Теперь следует отдельно рассмотреть нормативно-правовую базу делопроизводства, на которую необходимо ориентироваться при составлении инструкции.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [41]. В частности, закон устанавливает, что: документирование (т. е. запись информации на материальном носителе по установленным правилам) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы; документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации [42]. Это, в первую очередь, устав организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, которые также служат источниками при разработке инструкции по делопроизводству.

Далее, в зависимости от того, какие вопросы рассматриваются в инструкции, может возникнуть необходимость в изучении других источников.

Например, если в документообороте организации достаточно большое место занимают обращения граждан, то это обязательно должно найти отражение в инструкции по делопроизводству. Но, при этом, правила и нормы, отраженные в инструкции не должны противоречить положениям ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Также, если в инструкции рассматриваются правила работы с документами, содержащими государственную тайну или персональные данные, то соответственно, необходимо привести их в соответствие ФЗ «О государственной тайне» и ФЗ «О персональных данных».

Помимо этого, при разработке инструкции следует использовать ГОСТ Р 6.30-2003 [43], ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [44].

Также необходимо обратить внимание на архивную стадию жизненного цикла документов. Здесь главное место занимает ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который устанавливает ключевые понятия в сфере архивного дела, принцип разделения Архивного фонда Российской Федерации по формам собственности, запрет на приватизацию, продажу, мену, дарение и совершение иных сделок с архивными документами, находящимися в государственной и муниципальной собственности. Кроме того, он определяет порядок изменения формы собственности (передачи) архивных документов, правовой режим постоянного и временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации. Сюда же следует отнести и перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который определяет состав и сроки хранения документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

До недавнего времени особую роль при разработке инструкции по делопроизводству играла Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Однако в 2009 году Правительством Российской Федерации были утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Данными Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Одновременно этим же постановлением Правительства внесены изменения в типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти, предусматривающие, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с новыми Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, а не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. В связи с тем, что Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти теперь не является нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают свои индивидуальные инструкции по делопроизводству, было принято решение о подготовке Методических рекомендаций. Исполняя это поручение, Росархив приказом от 23.12.2009 № 76 утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [45] .

Документ предназначен для служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства. Учитывая, что у нас в стране мало методической литературы по делопроизводству, можно быть уверенными в том, что Методические рекомендации будут использоваться широким кругом специалистов в области документационного обеспечения.

Методические рекомендации определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Кроме того, в Методических рекомендациях имеется конкретный материал, который можно включать непосредственно в текст инструкций по делопроизводству (он вынесен в приложения). Можно сказать, что Методические рекомендации представляют собой единую методическую основу разработки инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [46].

Данные рекомендации могут использоваться и коммерческими организациями в том случае, если это не противоречит принятым в организации правилам работы с документами.

3.3 Характеристика инструкции по делопроизводству для ООО «Безопасный город»

Исходя из необходимости регламентации работы с документами в ООО «Безопасный город», в соответствии с потребностями и возможностями организации была разработана инструкция по делопроизводству. Данная инструкция представлена в Приложении А.

Инструкция по делопроизводству (далее - инструкция) для ООО «Безопасный город» состоит из разделов «Общие положения», «Документирование управленческой деятельности», «Требования к подготовке документов и оформлению реквизитов», «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» и «Организация документооборота».

Раздел 1 инструкции «Общие положения» устанавливает, что руководство и контроль над ведением делопроизводства в организации осуществляет директор ООО «Безопасный город», а ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства и сохранность документов возлагается на секретаря - помощника руководителя (далее - секретарь). Секретарь обеспечивает своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов руководства; докладывает директору о ходе выполнения данных им поручений и документов; обеспечивает сохранность сформировавшихся в текущем делопроизводстве документальных материалов до момента сдачи их в архив; обеспечивает правильное и бережное использование средств оргтехники, экономное расходование бумаги; принимает меры к сокращению переписки, не допуская ее по вопросам, которые можно решить путем личных переговоров или по телефону.

Также подчеркивается, что положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, изготавливаемыми при помощи печатающих средств электронно-вычислительной техники. Выполнение настоящей инструкции обязательно для каждого работника организации, с её требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под роспись.

Раздел «Документирование управленческой деятельности» устанавливает общие требования при работе с документами. Здесь закреплено, что при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью компьютерных средств, а также качество документов как источника информации и тиражирования на копировальной аппаратуре.

Ведение переписки с предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, возлагается на директора. Подготовка и оформление писем осуществляется в соответствии с правилами обработки исходящей корреспонденции. Внесение каких-либо изменений и добавлений в подписанные и утвержденные документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Третий раздел инструкции содержит требования к подготовке документов и оформлению реквизитов. В частности, определяются виды бланков, применяемых в организации (общий и бланк письма), шрифт, размер шрифта при составлении документов, формат бумаги для бланка (А4, А5, А3).

Также указаны реквизиты, обязательные для каждого документа, дана их подробная характеристика, правила оформления, приведены примеры.

Изложены правила оформления даты документа. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.2013. в текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 2013 года. При цифровом написании даты не допускается указывать: число или месяц одной цифрой (если день месяца или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней проставляется 0), год - двумя цифрами. Индекс документа, согласно инструкции, состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов.

Правила оформления заголовков документов устанавливают, что перед текстом любого документа пишется заголовок, то есть краткое изложение его содержания, отвечающее на вопросы: о ком (о чем)?, кого (чего)?. Заголовок должен состоять из одной фразы и быть максимально коротким (не более 2-3 строк). Заголовок печатают от левого поля через 1 межстрочный интервал, причем каждая строка должна содержать не более 28 печатных знаков. Если заголовок превышает 150 знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля. Заголовок печатают строчными буквами без кавычек, не подчеркивают и в конце не проставляют точку. Отсутствие заголовка допускается при оформлении телефонограмм, извещений, а также в документах формата А5.

При составлении текста документа следует помнить, что документы должны быть предельно краткими, четкими, тщательно отредактированными, составленными, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц и содержать исчерпывающую информацию, исключающую повторные запросы. Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой части указывается повод, основание составления документа, во второй части - предложения, просьбы, решения, распоряжения, выводы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать основание или причину создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы - только распорядительную часть, письма - просьбу без пояснения.

В инструкции приведен перечень документов, подлежащих утверждению, и правила утверждения документов: утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются: слово «УТВЕРЖДАЮ»; должность лица, утвердившего документ; личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО); дата утверждения. При утверждении документа приказом или другими распорядительными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово «УТВЕРЖДЕНО», наименование документа, наименование организации в творительном падеже, дата и индекс документа.

Согласование документов может быть как внутренним так и внешним. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование организации и должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное - на документах, составленных на бланках); личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся перед фамилией и пробел между ними не делается). Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым актом. Две и более подписей ставятся в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций).

Согласно инструкции на документах должны проставляться отметка об исполнителе и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Правила оформления этих реквизитов также содержаться в инструкции и являются нововведением для данной организации, т.к. ранее на документах ООО «Безопасный город» отметка об исполнителе отсутствовала.

Кроме того, в данном разделе закреплены правила адресования документов и проставления печати.

Отдельное внимание уделено особенностям оформления документов с помощью средств вычислительной техники, поскольку именно этим способом изготавливаются все документы ООО «Безопасный город». Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Новый абзац печатается с отступом 1,25 см от левого поля. При оформлении многостраничных документов вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами в низу страницы от центра без каких-либо дополнительных знаков. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами. Другие реквизиты разделяются между собой двумя-четырьмя межстрочными интервалами. Наименование вида документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. - печатается прописными буквами (не допускается печатать вразрядку) и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа А К Т печатается вразрядку.

В организации устанавливается единый порядок оформления документов. Все документы должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их оформления в соответствии с инструкцией. Неправильно оформленные документы не имеют юридической силы.

В четвертом разделе приведены особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Правила оформления приказов и деловых писем рассмотрены отдельно, так как эти виды документов являются одними из самых распространенных в организации. Оформление положений, правил и инструкций вызывает наибольшее количество вопросов у сотрудников организации, поэтому в инструкции рассмотрены и эти документы. Оформление служебных, докладных, объяснительных записок также рассмотрено отдельно, так как эти документы чаще составляются сотрудниками, не имеющими специальных знаний в области делопроизводства. Количество документов, поступающих по факсимильной связи и электронной почте, в организации достаточно велико, однако правил работы с подобными документами не существовало. В связи с этим в данном разделе инструкции рассмотрены правила работы с такими документами.

Раздел «Организация документооборота» содержит несколько важных подразделов, таких как порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов; порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов; организация контроля исполнения документов. Также отдельно рассмотрено составление номенклатуры дел, формирование, оформление дел и передача дел в архив, экспертиза ценности документов.

Теперь рассмотрим каждый подраздел подробнее, так как именно здесь содержится наибольшее количество нововведений, предложенных в инструкции по делопроизводству для ООО «Безопасный город».

В первом подразделе «Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов» отражен процесс обработки входящих документов, который и ранее существовал в организации. Однако, как говорилось ранее, секретарь не редко откладывала этап регистрации документов, проводя регистрацию по прошествии нескольких дней с момента получения или издания документа. До этого момента документы, как правило, находились на рабочем месте секретаря, что недопустимо. Теперь в инструкции закреплено, что регистрация входящих документов проводится строго централизованно, секретарем, путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. В Журнал регистрации входящей документации заносится следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация-отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (подпись исполнителя о получении документа и др. информация). На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ООО «Безопасный город», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года). Адресатам входящие документы передаются только после регистрации. Кроме того, теперь секретарю необходимо заносить в журнал регистрации входящих документов сведения о резолюции руководителя.

Внутренняя документация (докладные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя директора регистрируется секретарем в журнале учета внутренней документации. Также здесь содержится перечень документов, не подлежащих регистрации, это: графики, документы по материально-техническому обслуживанию, материалы справочного и информационного характера, отчеты месячные, квартальные и полугодовые, отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты, письма, присланные для сведения (о проведении совещаний, переговоров и т.д.), поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, проекты планов, расчеты, сообщения о различных заседаниях, совещаниях, чертежи.

Исходящие документы готовятся на бланках для писем ООО «Безопасный город». Внутренние документы составляются на общем бланке. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в журнал регистрации исходящих документов секретарем. Журнал включает в себя: номер и дату исходящего документа, организация-получатель, краткое содержание документа, примечания. Необходимо отметить, что ранее при регистрации исходящих и внутренних документов секретарь также нарушала порядок регистрации и направления документов в дело. Теперь, согласно инструкции, необходимо копии отправленных документов подшивать в дела в день отправки.

В ООО «Безопасный город» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства. Ставить документы на контроль имеет право директор ООО «Безопасный город». Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя директора, возлагается на секретаря. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка «Контроль». Вся информация о них заносится в журнал контроля секретарем. В течении установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в журнал контроля. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен директором организации. При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе. Если в документе или резолюции срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 (четырнадцати) дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за днем вынесения резолюции.

Положения инструкции, устанавливающие необходимость срокового контроля и правила постановки документов на контроль, являются для ООО «Безопасный город» новыми, так как ранее сроковый контроль исполнения отсутствовал.

В инструкцию введены правила составления номенклатуры дел. В ООО «Безопасный город» номенклатура дел отсутствует, но разработать этот документ, безусловно, необходимо, так как в организации имеются существенные проблемы с формированием заголовков дел, формированием документов в дела. Также в инструкции приведен примерный образец номенклатуры дел. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит: наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т.д.); определение участка работы или опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности документов и т.д. Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая). При формулировании заголовка употребляются термины «дело» и «документы», если в дело включены документы различных видов. Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т.п. не допускается. Номенклатура дел на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.