Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Перечень обозначений и сокращений
• Введение
• 1. Характеристика и организационная структура ЗАО "Атомэнерго"
• 1.1 Краткая характеристика деятельности предприятия
• 1.2 Цели и задачи предприятия
• 1.3 Организационная структура ЗАО "Атомэнерго"
• 2. Принципы работы систем документооборота
• 2.1 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления
• 2.2 Формы автоматизации регистрации документов
• 2.3 Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота
• 2.4 Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе
• 3. Анализ рынка и обоснование выбора системы управления документооборотом
• 3.1 Структура рынка программных продуктов в области ЭУД
• 3.2 Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ
• 3.3 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства

3.4 Обоснование выбора системы электронного документооборота

• 4. Внедрение системы автоматизированного документооборота "Atomdoc" на предприятии ЗАО "Атомэнерго"
• 4.1 Анализ предметной области и выявление списка решаемых задач
• 4.2.Анализ бизнес-процессов предприятия
• 4.3 Краткое описание системы электронного документооборота AtomDoc
• 4.4 Внедрение СЭД AtomDoc
• 4.4.1 Архитектура системы
• 4.4.2 Структура электронного документа
• 4.4.3 Настройка установки системы
• 4.4.4 Создание сложных форм документов
• 4.4.5 Настройка связи с MS Word
• 4.5 Анализ результатов
• 4.5.1 Влияние системы AtomDoc на бизнес-процессы компании
• 4.5.2 Эффективность автоматизации документооборота
• 5. Расчет эффективности внедрения СЭД
• 5.1 Вычисление расходов
• 5.2 Оценка эффекта
• Заключение
• Библиографический список

Перечень обозначений и сокращений

Введение

Времена меняются, и на смену классическому "бумажному" делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

· наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

· созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

· расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

1. Характеристика и организационная структура ЗАО "Атомэнерго"

1.1 Краткая характеристика деятельности предприятия

Вот уже более двадцати лет действует Акционерное Общество "Атомэнерго" на рынке судовых атомных энергетических технологий. Сохранение и развитие накопленного за десятилетия производственно- технического потенциала в области атомного судостроения на основе самоорганизации комплекса производственных и проектных предприятий, разработки и предложения проектов, удовлетворяющих интересы конкретных заказчиков - такая цель была поставлена перед Обществом при подписании учредительного договора 4 декабря 1992 г. Двадцать лет работы показали правильность основных идей, положенных в основу создания общества. Опора на собственную активную деятельность на российском рынке, ориентация на реальных экономически заинтересованных в предлагаемых проектах заказчиков - на этой основе общество встало на ноги и сегодня уверенно смотрит в будущее.

В области проектирования атомных плавучих электростанций компания нашла такого заказчика в лице Концерна "Росэнергоатом", который проявил деловой интерес к концепции транспортабельной атомной энергетики средней и малой мощности и положил начало ее практической реализации.

Концерн разработал механизм внебюджетного финансирования технико-экономического обоснования и технического проекта головной атомной плавучей теплоэлектростанции мощностью 70 МВm, договор на выполнение которых компания подписала 31 января 1995 г. В этом секторе атомного судостроения общество обрело важного заказчика и делового партнера АО "Малая энергетика". Очевидно, что по тому же пути внебюджетного и инвестиционного финансирования, предстоит развивать проекты атомного ледокольного направления, которые разработаны, но пока ждут своего часа. Общество имеет потенциальных заказчиков и на внешнем рынке. Однако гарантом качества и получения прибыли должен стать российский рынок. 14 апреля 1995 г. Прошло второе собрание акционеров общества. На очереди - развитие производственной базы, увеличение уставного капитала с расширением состава акционеров, создание представительства общества в г. Нижний Новгород. Перед обществом поставлена цель поэтапного формирования финансово-промышленной группы, а также создания совместно с заказчиком акционерного общества, которое будет выступать, как собственник плавучих атомных электростанций.

Минувшие двадцать лет совместной деятельности общества с предприми-учредителями, делового сотрудничества со многими специалистами научно-исследовательских институтов и промышленных предприятий убедительно показали, как много можно сделать, действуя согласованно, соблюдая как интересы общества, так и каждого партнера.

Учредители и производственные партнеры:

ОАО "Балтийский завод"

Является одним из старейших судостроительных заводов России. Это предприятие широкого профиля, имеющее наряду с судостроением развитое машиностроение. Деятельностью завода характеризуется четырьмя направлениями: Судостроение; машиностроение; металлургия; производство товаров народного потребления.

Самые мощные в мире атомные ледоколы и научно-исследовательские корабли, крупнотоннажные танкеры и рудовозы, грузопассажирские теплоходы и атомные ракетные крейсера - такие суда сошли со стапелей завода. В настоящее время производство завода ориентировано на строительство сложных, наукоемких судов, а также судов различного класса на экспорт.

Опытное конструкторское бюро машиностроения

Это крупный конструкторский и научно-исследовательский центр, мощная производственно-технологическая база для создания атомных энергетических установок, уникальных крупномасштабных стендов, изготовления и испытания головных образцов оборудования, современное технологическое оснащение и высокая квалификация персонала, аккумуляция знаний и технологий по различным типам ядерных реакторов. ОКБМ со времени своего основания осуществляет комплексный подход к созданию своих изделий: проектирование, всестороннее исследование, отработка опытных образцов, включая технологические аспекты, передача в серийное производство на заводы, авторское сопровождение в течение всего срока службы.

ОАО "Нижегородский машиностроительный завод"

Это многопрофильное предприятие, имеющее в своем составе крупные металлургическое и механосборочное производства. Для завода характерна большая номенклатура выпускаемых изделий со значительным количеством входящих в них сборок и деталей (до 8 тысяч в одном изделии). Общая номенклатура оценивается более чем в 150 тысяч наименований. Выпускаемая заводом продукция относится к разряду сложного наукоемкого оборудования, используемого в самых разнообразных отраслях народного хозяйства. ЗАО "Нижегородский машиностроительный завод" является головным предприятием по изготовлению основного оборудования судовых реакторных установок.

ОАО "Мурманское Морское пароходство"

Является единственным в мире судовладельцем, имеющим в составе флота 7 атомных ледоколов и атомный лихтеровоз "Севморпуть", суда атомно-технологического обслуживания. Пароходство обладает богатейшим опытом по эксплуатации и обслуживанию судов с атомными энергетическими установками. Персонал, обслуживающий суда атомного флота, проходит переподготовку и повышает квалификацию в специальном учебно-тренажерном центре, которым располагает пароходство.

Ремонтно-технологическое предприятие "Атомфлот"

Является базовым предприятием по технологическому обслуживанию судов с атомными энергетическими установками. Для таких целей имеет:

· оборудованные набережные;

· производственные цеха и участки;

· специальные лаборатории;

· комплексы технологического оборудования, необходимые для выполнения работ с РУ.

Предприятие выполняет весь комплекс работ по приему, хранению и переработке жидких и твердых радиоактивных отходов, ремонту оборудования и систем атомных судов.

АООТ "Айсберг"

Является ведущим конструкторским бюро России в области атомного ледокольного флота. Наличие высококвалифицированных специалистов позволило реализовать качественную разработку проекта первого атомного ледокола "Ленин", а затем серии проектов атомных ледоколов типа "Арктика", "Россия", "50 лет Победы". Совместно с Финскими судостроителями специалисты конструкторского бюро "Айсберг" разработали проект атомного ледокола с ограниченной осадкой типа "Таймыр". Более 20 проектов, в том числе специальных судов атомно-технологического обслуживания разработано конструкторским бюро. АООТ "Айсберг" ведет последовательную работу по освоению новых направлений в области судостроения, наиболее важным из которых является проект атомного плавучего энергетического блока для АТЭС.

1.2 Цели и задачи предприятия

Миссия предприятия ЗАО "Атомэнерго"

· создание транспортабельных энергетических модулей;

· выполнение в комплексе работ, связанных с проектированием, строительством, эксплуатацией, ремонтом, перезарядкой и снятием с эксплуатации объектов судовой атомной техники;

· выполнение в комплексе работ, связанных с проектированием, строительством плавучих станций электро- и теплоснабжения с энергоисточниками, работающими на органическом топливе;

· создание атомных, дизельных и газотурбинных теплоэлектростанций;

· проектные работы для судов атомно-технологического обслуживания;

· создание средств для обращения с отработанным ядерным топливом;

· строительное проектирование;

· финансово-инвестиционные обоснования;

· разработка материалов по охране окружающей среды.

Целью предприятия ЗАО "Атомэнерго" является способствование сохранению и развитию накопленного за многие годы производственно-технического потенциала в области атомного судостроения, и использовать его в интересах потребителей и общества.

На данный момент основными задачами по развитию компании являются:

· получение государственного заказа на поставку 4 плавучих атомных тепловых энергоблоков для дальнего востока

· разработка технической документации и монтаж ядерной силовой установки для нового универсального атомного ледокола ЛК-60

· выполнение ремонта и модернизации РПКСН (Ракетный подводный крейсер стратегического назначения) К-117 "Брянск"

· открытие еще одного филиала компании в городе Североморск

· проведение саммита по безопасному использованию атомной энергии в Финляндии

· внедрение системы "SUP" с оптимизацией организационно-управленческой структуры

· Внедрение системы электронного документооборота конструкторской и технологической документации.

Исходя из целей и задач компании видно, что Атомэнерго имеет очень широкий профиль в области применения атомных технологий. К ним относятся как строительство и обслуживание атомных электростанций и реакторных установок, так и заказы от министерства обороны. При такой массе заказов, а также большому количеству партнеров общество сталкивается с проблемой быстрого и адекватного реагирования на изменения в контрактах и договорах с заказчиками. Документы, приходящие от разных компаний часто теряются, попадают в руки не к тем сотрудникам или просто приходят позже положенного срока. В связи с этими проблемами компания сталкивается с определенными трудностями и не может в срок реагировать на запросы со стороны своих деловых партнеров, тем самым рискуя потерять важный для нее заказ или вовсе потерять интерес со стороны крупных работодателей. Последнее время в связи с естественным ростом компании это одна из наиболее важных проблем, требующая скорейшего решения. В связи с практически полным отсутствием каких либо автоматических процессов в операциях отправки и получения документов на последнем заседании акционеров было принято решение о внедрении на предприятии системы электронного документооборота. Она должна решить основные проблемы с документацией и значительно ускорить работу всей компании в целом.

Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти "мелочи" становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

Другим распространенным препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы.

Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей.

1.3 Организационная структура ЗАО "Атомэнерго"

В компании "Атомэнерго" принята линейная структура управления. При линейной структуре каждое подразделение имеет только одного руководителя, на которого возлагаются полномочия принятия всех управленческих решений; этот руководитель подчиняется лишь вышестоящему руководителю и т. д. Другими словами, в рамках линейной организационной структуры подчиненные зависят только от своего руководителя: вышестоящий орган управления не имеет права отдавать им распоряжения без согласования с непосредственным руководителем. Линейная организационная структура обладает как преимуществами, так и недостатками.

Среди преимуществ можно отметить: 1) в основе этой системы лежит один канал коммуникации -- канал между руководителем и подчиненным, а следовательно, исполнитель не должен согласовывать распоряжения, которые исходят от разных органов управления и могут вступать в противоречие друг с другом;

2) богатство распоряжений, получаемых исполнителем, всеми необходимыми ресурсами;

3) персональная ответственность руководителя за результаты принимаемых им решений.

Недостатки линейной структуры управления: 1) к начальнику выдвигаются слишком высокие требования, поскольку управление подразделением предполагает высокую компетентность в тех сферах деятельности, которой занимаются подчиненные;

2) линейная структура на больших предприятиях приводит к книге , что менеджеры высшего уровня оказываются перегруженными: им приходится иметь дело с огромными массивами информации, вступать в контакты с большим количеством людей. Это может приводить к серьезным заминкам в принятии управленческих решений или, попросту говоря, к бюрократической волоките.

На рисунке 1.1 приведена структура управления предприятия.

Рис. 1.1. Структура предприятия.

2. Принципы работы систем документооборота

2.1 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления

Времена меняются, и на смену классическому "бумажному" делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

· наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

· созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

· расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

· включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 2.1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.

Рис. 2.1. Типы документов и их взаимодействие.

Электронные носители информации также могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа (ЭД). Электронные документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.

Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом: простотой внесения изменений, использованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте, возможностью архивации и защиты их от несанкционированного доступа.

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 2.1. Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 2.2).

Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования технологии при решении задач документационного обеспечения управления.

Возможна следующая классификация информационных технологий:

по функциям обеспечения управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров; технология подготовки презентаций на основе графических процессоров; технология подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров и т. д.);

История развития ИС в управлении

Таблица 2.1.

по типу пользовательского интерфейса (командный, графический интерфейс пользователя, интерфейс поисковых систем);

по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность и т. д.).

Рис. 2.2. Процессы в информационной системе.

Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами (ЭУД). Организация работы с документами - это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации.

Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий.

Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, графические объекты и документы Web. Системы ЭУД включают:

1) системы электронного документирования (делопроизводства);

2) системы электронного документооборота;

3) корпоративные системы электронного управления документами.

Очень многие поставщики и аналитические компании предлагают собственные системы классификации. Если положить в основу классификации роль документа в системе, то можно выделить два класса систем. К одному из них причислим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System - EDMS), к другому - специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию делопроизводственных процедур.

С документами любого содержания необходимо выполнять некоторые действия: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход исполнения, накладывать резолюции. Специализированные системы (а практически все отечественные разработки в этом сегменте относятся к данному классу) как раз и предназначены для решения таких задач, например для автоматизации делопроизводственной деятельности предприятия.

Корпоративные системы управления документами - это, по сути, платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы на решение конкретных задач, таких как автоматизация традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. При этом специализированные системы не предназначены для решения задач, связанных с содержательной частью документа.

2.2 Формы автоматизации регистрации документов

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля их перемещения с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса. Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие: - программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура "клиент /сервер"); - поддержка распределенной обработки информации; - возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур); - открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями; - широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов); - возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами; - возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов); - возможности контроля за прохождением документов; - наличие системы оповещения должностных лиц; - возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса; - наличие средств регламентации доступа и криптозащиты; - наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов; - ориентированность на отечественную концепцию документооборота. С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. Компьютерная регистрация документов позволяет: - внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации; - организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации: - организовать на основе базы данных информационно-справочную работу; - организовать эффективный контроль исполнения документов. Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации. После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно - справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам. Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ, или в какое дело данный документ подшит. В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля. Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д. Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом. При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве. Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

2.3 Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов. В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов. Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне. Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам. Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности. Позволяет формировать рабочие папки пользователя. Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями. Система осуществляет контроль исполнения документов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты. Обработка и хранение собственно документов. К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол). Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке. Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки. Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.) Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов". Учет номерных документов, формирование отчетности. Распределенная обработка, отправка документов по почте.

Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки. Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе. Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе. Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам. Списание документа в дело. По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи. Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников. Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей. Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра. Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю. Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству. Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.

2.4 Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе

документационный автоматизация делопроизводство atomdoc

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны: Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации. . Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз. Качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов. При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается российская действительность. Это в первую очередь общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях. Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и - особенно - специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью. В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с "заказными" системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия между различными организациями. За рубежом проекты типа "электронного правительства" как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений. И тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости. Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением. Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи). АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами. АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д. Автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно - справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа элемента содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки. И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный - разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации. Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ. Зато, использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

3. Анализ рынка и обоснование выбора системы управления документооборотом

3.1 Структура рынка программных продуктов в области ЭУД

На сегодняшний момент спектр программных продуктов, составляющих рынок систем электронного документооборота, достаточно широк. Их можно разделить на две группы:

Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; "Босс-референт" ("АйТи"), семейство продуктов "Золушка" и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), "ЭСКАДО" ("Интерпроком Лан"), CompanyMedia и OfficeMedia ("ИнтерТраст"), N.System ("Компьютер-Лэнд", Санкт-Петербург), "Делопроизводство" (КСК) и другие.

Программные системы, построенные на других платформах: LanDocs ("Ланит"), Optima Workflow ("Оптима"), "Дело" ("Электронные офисные системы), "1С:Документооборот" (1С), "ЕВФРАТ-документооборот" (Cognitive Technologies) и ряд других систем.

Отечественные компании, которые в качестве технологической основы используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL - "Дело" и LanDocs), либо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища информации собственной разработки ("1С:Документооборот"), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.

3.2 Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ

Как было сказано уже выше, использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

· российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: "CompanyMedia" - ИнтерТраст, "OfficeMedia" - Интертраст, "Босс-Референт" - АйТи, "Золушка НТЦ" -ИРМ, "Эксадо Интерпроком" - ЛАН;

· полностью российские разработки: "1С:Архив" - 1С, "LanDocs" - Ланит, "Optima-Workflow" - Optima, "Дело" - ЭОС, "ЕВФРАТ-Документооборот" - Cognitive Technologies, "Documentum" - Документум Сервисиз.