Ведение кадрового учета является неотъемлемой частью работы юридического лица любой организационно-правовой формы, независимо от количества штатных единиц.

К сожалению, не все компании уделяют должное внимание и осознают значимость данного вопроса. Часто об учете кадров и кадровой политике руководители вспоминают только тогда, когда на предприятие с проверкой приходят сотрудники инспекции по охране труда или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда позволяют избежать негативных последствий.

Именно поэтому так важно с самого начала деятельности компании организовать ведение системного кадрового учета, разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты, провести оформление работников в соответствии с действующим законодательством.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами 60% рабочего времени. От организации делопроизводства зависят:

эффективность управления;

экономичность;

оперативность;

культура труда работников.

кадровый учет документация персонал

1. Техническое задание

1.1 Анализ организационной структуры

· четкая система взаимных связей функций и подразделений;

· четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

· ясно выраженная ответственность;

· быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Недостатки линейной структуры:

Отдел управления персоналом является структурным подразделением Талицких электрических сетей ОАО "Свердловэнерго". Он создается и ликвидируется приказом директора Талицких электрических сетей. Структура и штаты отдела управления персоналом утверждаются директором ТалЭС в соответствии со штатным расписанием и в пределах нормативной численности. Его возглавляет начальник ОУП, который должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно - технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

В своей деятельности структурное подразделение руководствуется (нормативные документы): действующим законодательством, международными и государственными стандартами, другими законодательными и нормативными актами, внутренними нормами и правилами, приказами и распоряжениями высшего руководства Компании, настоящим Положением.

Организационная структура отдела управления персоналом утверждается в установленном порядке директором ТалЭС.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1.3 Анализ функций должностного лица, занимающегося ведением кадрового учета

· Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами компании:

оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, договоров о материальной ответственности

оформление приказов о приеме на работу, перемещении, увольнении

оформление формы Т-2

формирование личных дел работников

· Оформление штатного расписания предприятия, внесение в него изменений

· Выдача справок, выписок из приказов, копий трудовых книжек о трудовой деятельности работников

· Оформление, хранение и выдача трудовых книжек работников

· Разработка должностных инструкций специалистов, положений о структурных подразделениях

· Составление и ведение графика отпусков

· Оформление всех видов отпусков

· Оформление командировок

· Оформление листков временной нетрудоспособности

· Ведение журналов регистрации кадровых документов

· Решение спорных, сложных ситуаций с работниками

· Отслеживание изменений трудового законодательства

· Представительство по трудовым отношениям в ГИТ, прокуратуре.

1.4 Схема документооборота при ведении кадрового учета

2. Технический проект

Под ведение кадрового учета предполагается документирование трудовых отношений, издание приказов, отражающих трудовую деятельность каждого сотрудника, занесение соответствующих записей в личную карточку и трудовую книжку, ведение журналов регистрации и табелей учета рабочего времени

Описание программного обеспечения.

1) БОСС-Кадровик - автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

2) БОСС-Кадровик позволяет:

3) планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

4) производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;

5) вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

6) рекрутинг персонала на вакантные должности;

7) ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

8) Галактика / Управление персоналом и кадровой политикой

Для внедрения программы "Босс кадровик" в работу организации необходимо сотавить план по срокам, ЗТ и исполнителям.

Таблица 5

Рассчитаем экономический эффект:

Где, , - трудовые затраты обработки единицы информации до после внедрения информационной технологии (чел/час).

- стоимость одного чел/часа, используемого для обработки i-й информации.

- объем годовой информации определенной задачи.

Э_пр = (40 - 100) * 434*70 = - 1822800 руб - экономия средств, за счет внедрения программы и автоматизация функции.

Посчитаем годовые ЗТ организации

ЗТ_год= ТО/Т_то + ПО/Т_по= 5000/5+ 1 150 000 /5=1000+230000=231000 руб

Общая эффективность программы:

Эф= Э_пр/ЗТ_год = 1822800/231000= 7,89, т. к данный показатель больше 1, поэтому выгодно внедрить программу.

Заключение