Информационно-документационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО "Родина")

4.5. Особенности организации работы с документами, передаваемыми по каналам электронной почты и факсимильной связи

4.5.1. Сообщения E-mail, подлежащие передаче, исполняются с соблюдением требований, установленных для документов на бумажных носителях.

4.5.2. Отправитель сообщения E-mail запускает программу электронной почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

4.5.3. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

4.5.4. Передача документов по каналам факсимильной связи передается с письменного разрешения руководителя службы ДОУ предприятия. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и его непосредственного начальника.

4.5.5. Входящие сообщения E-mail и факсограммы учитываются в журнале, после чего оперативно передаются адресатам под роспись.

4.6. Учет количества документов

4.6.1. Учет количества документов возлагается на службу ДОУ предприятия. Учет документов производится за определенный период времени (год, месяц) проводится на основании учетных данных по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов регулярно представляются руководству службы и предприятия.

4.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при тиражировании. Дополнительные (тиражные) экземпляры подсчитываются отдельно по структурным подразделениям, в которых осуществляется тиражирование. Учет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно.

5. Организация работы структурных подразделений и должностных лиц с документами предприятия

5.1. Общие вопросы организации работы с документами

5.1.1. Начальники структурных подразделений (должностные лица) предприятия обязаны обеспечивать оперативное и качественное рассмотрение документов в течение рабочего дня, осуществлять действенный контроль за надлежащим исполнением документов.

5.1.2. При рассмотрении документов начальники структурных подразделений (должностные лица) выделяют документы, требующие срочного и оперативного исполнения. Срочные документы исполняются в первую очередь, оперативные - во вторую. После рассмотрения и исполнения срочных и оперативных документов организуется рассмотрение и исполнение прочих документов.

5.1.3. Исполнение документа предусматривает:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа;

- согласование проекта;

- оформление проекта;

- представление проекта документа на подпись (утверждение);

- подготовку к пересылке адресату.

5.1.4. При срочном (оперативном) решении вопросов исполнитель делает отметки на документе:

- о дате и времени поступления документа;

- о датах и времени завершения этапов работы с документом;

- о дате и времени окончательного исполнения документа.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.1.5. При наличии ответственного исполнителя соисполнители документа ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.2. Особенности работы с письменными запросами депутатов и письменными обращениями граждан

5.2.1. Подготовка и направление ответов на запросы депутатов разных уровней осуществляются предприятием в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата. В качестве запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее подпись депутата.

5.2.2. При получении письменного запроса депутата должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью в срок, не превышающий 30 дней.

5.2.3. Сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну предприятия, предоставляются в порядке, установленном законодательством РФ.

5.2.4. Должностное лицо, которому поручена подготовка ответа на письменный запрос депутата, в случае необходимости проведения в связи с запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо обстоятельств (сведений), обязан сообщить об этом автору запроса в 3-дневный срок со дня его получения.

5.2.5. Поступившие в адрес предприятия письменные обращения граждан передаются на рассмотрение руководителю предприятия, после чего в соответствии с резолюцией руководителя предприятия - на исполнение соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).

5.2.6. Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня регистрации, а письма, требующие дополнительного изучения, запросов и проверки - в срок не более 30 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем предприятия не более чем на один месяц.

5.2.7. В ответ на письменные обращения граждан о выдаче архивных справок о периодах и стаже работы им высылаются требуемые справки.

5.2.8. Ответы на письменные запросы и обращения подготавливаются с указанием фамилии и инициалов адресата и его полного почтового адреса.

5.2.9. Письменные запросы и обращения считаются исполненными, если по ним даны исчерпывающие ответы на все поставленные вопросы в письменной форме и не получены новые запросы (обращения) по тем же вопросам.

5.2.10. Письменные запросы и обращения, а также документы по их рассмотрению (ответы на них) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел предприятия.

6. Поисковая система по документам предприятия

6.1. Основой поисковой системы по документам предприятия является совокупность записей о регистрационных данных документа, выполненных по установленной форме.

6.2. Регистрации, независимо от способа их доставки, передачи или создания, подлежат все документы предприятия, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

6.3. Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, исходящие - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

6.4. Регистрационные номера документов предприятия состоят из:

- входящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов;

- исходящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года. Номера состоят из индекса структурного подразделения, номера дела, в которое будет направлена копия документа, и порядкового исходящего номера;

- внутренних документов - из порядкового учетного номера документа нарастающим итогом в течение года раздельно по видам документов.

6.5. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в поисковой системе предприятия установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование адресата или адресанта;

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- количество листов в документе;

- наличие и количество листов приложений к документу;

- гриф ограничения доступа к документу;

- краткое содержание документа;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- информация о перемещении документа внутри предприятия и за его пределами (об отправке);

- код по тематическому классификатору;

- промежуточные сроки исполнения;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

7. Контроль исполнения документов предприятия

7.1. Контроль исполнения документов включает:

- постановку документа на контроль;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;

- снятие документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет и анализ результатов исполнения документов;

- информирование руководства службы и предприятия о результатах работы с документами и эффективности контрольных мероприятий.

7.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы предприятия, имеющие установленные сроки исполнения.

7.3. При постановке документа на контроль в верхнем левом углу первого листа документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" с установленным сроком исполнения.

7.4. Общий контроль исполнения документов возлагается на службу ДОУ и инспекторов по контролю исполнения документов (поручений). Непосредственный контроль за исполнением документов осуществляют начальники структурных подразделений (должностные лица), ответственные за работу с документами.

7.5. Сроки исполнения документов предприятия исчисляются в календарных днях: исходящих и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа; входящих, включая письменные запросы и обращения, - с даты их поступления.

7.6. Документы предприятия подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- поручения и документы без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок;

- имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

- документы, не имеющие указанных пометок, - в 30-дневный срок;

- поступившие на согласование проекты нормативно-правовых актов - в 7-дневный срок;

- депутатские запросы - в 30-дневный срок;

- телеграммы с пометкой "срочно" - в 2-дневный срок, остальные телеграммы - в течение 10 дней;

- обращения граждан, требующие дополнительного изучения и проверки, - в 30-дневный срок, не требующие - в 15-дневный срок.

7.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения этого срока представляет на имя руководителя предприятия мотивированную письменную просьбу. Повторное изменение сроков исполнения документов не допускается.

7.8. Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения сроков их исполнения (предварительный контроль):

- заданий последующих лет - не реже одного раза в год;

- заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

- заданий текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока исполнения.

7.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель службы ДОУ на основании документального подтверждения исполнения документа (завершения работы с ним). Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

7.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам, если по результатам рассмотрения представленных материалов о выполнении не дано дополнительных поручений, а сами материалы - не были возвращены на доработку.

7.11. Служба ДОУ ежеквартально готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины и представляет их для сведения руководителю предприятия.

8. Организация документов предприятия

8.1. Организация документов предприятия в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих учет, систематизацию и сохранность документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству предприятия.

8.2. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.3. Составление номенклатуры дел

8.3.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых предприятием (структурным подразделением предприятия), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

8.3.2. Номенклатура дел предназначена для:

- организации группировки исполненных документов в дела;

- систематизации и учета дел;

- определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.3.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

- положением о предприятии и его структурных подразделениях;

- штатным расписанием;

- перечнями документов с указанием сроков их хранения;

- планами и отчетами о работе с документами;

- номенклатурами дел за предшествующие годы.

8.3.4. Предприятием составляется сводная номенклатура дел, состоящая из дел, образующихся в ходе деятельности структурных подразделений.

8.3.5. Сводная номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ с учетом предложений структурных подразделений (должностных лиц), ответственных за работу с документами, при методическом руководстве со стороны ведомственного архива.

8.3.6. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок представить в службу ДОУ предложения по внесению дополнений в сводную номенклатуру дел с учетом документооборота этого подразделения.

8.3.7. Сводная номенклатура дел предприятия подписывается руководителем службы ДОУ, визируется руководителями структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК), экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) ведомственного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем предприятия.

8.3.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения предприятия получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.3.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел службы ДОУ. Второй - используется службой ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

8.3.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры предприятия.

8.3.11. Названиями разделов номенклатуры дел предприятия являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой предприятия.

8.3.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы предприятия. В номенклатуру дел не включаются периодические издания, получаемые предприятием.

8.3.13. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами: 10-05, где 10 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

8.3.14. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- наименование структурного подразделения (автора документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка (в скобках) указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.): "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название: "Переписка с предприятиями, учреждениями и организациями о комплектовании документационного фонда".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам разработки и создания систем контроля качества продукции".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним: "Переписка с НИИ Труда по вопросам научно-технической информации".

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название: "Переписка с главами администраций областей по вопросам топографо-геодезического обеспечения территорий".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела: "Переписка с НИИ ПМК по вопросам создания приборной продукции".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты): "Годовые отчеты по капитальному строительству".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.3.15. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

8.3.16. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - срок хранения по типовой или примерной номенклатуре дел.

8.3.17. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел другому предприятию и т.п.

8.3.18. Если в течение года на предприятии возникают новые документированные участки работы, т.е. не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.3.19. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.4. Формирование дел

8.4.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.4.2. Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения формируются в службе ДОУ, остальные - непосредственно в структурных подразделениях предприятия.

8.4.3. Исполненные документы должны незамедлительно сдаваться исполнителем в службу ДОУ или подшиваться в дела структурных подразделений. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения (должностное лицо) в соответствии с номенклатурой дел.

8.4.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делами (центральным архивом).

8.4.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телетайпограммы, телефонограммы на общих основаниях.

8.4.6. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

8.4.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

8.4.8. Документы органов коллегиального управления группируются в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (совещаниям).

8.4.9. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

8.4.10. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по персоналу.

8.4.11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

8.4.12. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

8.4.13. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

8.4.14. Переписка (письма) группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.5. Оформление дел

8.5.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - это комплекс работ по подготовке дела к хранению, включающий:

- описание дела на обложке;

- брошюровку;

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи.

8.5.2. Оформление дел проводится должностными лицами, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива, в который впоследствии будут передаваться дела.

8.5.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

8.5.4. Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела;

- составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.5.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по персоналу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты:

- наименование предприятия - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения - указывается в соответствии с утвержденной структурой;

- индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;

- дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в это дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами;

- количество листов в деле - с учетом того, что все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа; фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем - очередным номером - каждое вложение в конверте;

- срок хранения дела - в соответствии со сроками, установленными руководящими документами. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

- архивный шифр дела - в соответствии с принятой на предприятии системой.

8.5.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

8.5.7. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения. При несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.5.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей инструкцией.

8.5.9. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

8.5.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможно свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.6. Организация оперативного хранения документов предприятия

8.6.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и должностные лица, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

8.6.2. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

8.6.3. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

8.6.4. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

8.6.5. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

8.6.6. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

8.6.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного дня. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

8.6.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя предприятия с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9. Порядок передачи документов предприятия в архив

9.1. Общие положения

9.1.1. Документы предприятия после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на хранение в архив.

9.1.2. Для хранения документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по персоналу в службе ДОУ предприятия сформирован участок (отдел) архивного хранения.

9.1.3. Подготовка документов к передаче на хранение включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- формирование и оформление дел;

- составление описей дел и актов о выделении документов и дел к уничтожению.

9.2. Экспертиза ценности документов

9.2.1. Экспертиза ценности документов предприятия - процедура отбора документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

9.2.2. Экспертиза ценности документов предприятия на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел;

- при проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив.

9.2.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятии функционирует экспертная комиссия (ЭК).

9.2.4. Организация работы ЭК осуществляется в соответствии с положением, утвержденным руководителем предприятия.

9.2.5. Экспертиза ценности документов предприятия постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях должностными лицами, непосредственно ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством службы ДОУ.

9.2.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.2.7. Отбор документов предприятия для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел (документов). Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

9.2.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются раздельно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.2.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекций и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

9.2.10. Описи составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.2.11. В каждом структурном подразделении предприятия описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством службы ДОУ.

По этим описям документы впоследствии сдаются в архив. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.

9.2.12. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел предприятия, которую готовят службы ДОУ и по которой дела сдаются на государственное хранение в соответствующий ведомственный архив (по принадлежности предприятия).

9.2.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - сквозной;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

9.2.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

9.2.15. Опись дел структурного подразделения подписывается ее составителем с указанием должности, фамилии и инициалов, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем служб ДОУ.

9.2.16. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается (в качестве контрольного) в структурном подразделении.

9.2.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем предприятия только после утверждения ЭПК соответствующего ведомственного архива описей дел постоянного хранения. После этого предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

9.2.18. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего предприятия. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков соответствующих дел.

9.3. Подготовка и передача документов в ведомственный архив

9.3.1. В ведомственный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

9.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

9.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.3.4. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

9.3.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел предприятия. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

9.3.6. Прием каждого дела производится заведующим ведомственным архивом в присутствии должностного лица структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего ведомственным архивом и должностного лица, передавшего дела.

9.3.7. Вместе с делами в ведомственный архив передаются учетные журналы, регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждого журнала, картотеки или базы данных включается в опись.

9.3.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения предприятия должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в ведомственный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

10. Заключительные положения

10.1. Изменения в настоящую инструкцию вносятся изданием соответствующего распоряжения за подписью руководителя службы ДОУ предприятия.

10.2. Настоящая инструкция подлежит переработке при существенных изменениях в организации работы с документами предприятия, обусловленных:

- изменениями в организационной структуре предприятия;

- изменениями в содержании деятельности предприятия;

- изменениями требований руководящих документов по вопросам ДОУ.

Переработанная инструкция подлежит переутверждению не реже 1 раза в 3 года.

Приложение В

Сравнительная таблица СЭД

Таблица В.1 - Сравнительная таблица СЭД

Параметры	ЕВФРАТ	DIRECTUM	OPTIMA-Workflow	1С: документооборот 8	ДЕЛО
Области автоматизации
Делопроизводство	+	+	+	+	+
Общий документооборот	+	+	+	+	+
Управление договорной деятельностью	+	+	+	+	+
Электронный архив	+	+	+	+	+
Работа с обращениями граждан	+	+	+	+	+
Управление проектами	+	+	+	-	+
Работа с документами СМК	+	+	+	-	+
Регистрация и ввод документов
Присоединение файлов	+	+	+	+	+
Регистрация документов из MS Office/Open Office	+	+	-	-	+
Регистрация из Проводника Windows	+	+	+	+	-
Работа с документами
Изменение прикрепленных файлов	+	+	+	+	+
Ведение личных папок пользователя	+	+	+	-	+
Управление потоками работ (Workflow) и контроль
Создание типовых маршрутов движения документов	+	+	+	+	+
Поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов	+	+	+	+	+
Поиск и анализ информации
Атрибутивный поиск по реквизитам документа	+	+	+	+	-
Осуществление различных видов поиска в одном запросе	+	+	+	-	+
Шаблоны поиска и их иерархическое/классифицируемое хранение	+	+	+	+	+
Построение отчётов по результатам поиска	+	+	+	+	+
Информационная безопасность
Поддержка различных способов аутентификации	+	+	+	+	+
Выдача прав на время исполнения поручения/документа	+	+	+	+	+
Программные средства контроля целостности документов	+	+	+	+	+
Стандартные средства настройки
Средства проектирования РКК (дизайнер)	+	+	+	+	-
Возможность расширения и настройки РКК	+	+	+	+	-
Возможность использования сложных элементов (таблиц, структуры) при проектировании РКК	+	+	+	+	-
Дизайнер типовых маршрутов прохождения документов	+	+	+	+	-
Дизайнер отчетных форм	+	+	+	+	-
Возможность расширения функционала плагинами	+	+	+	+	-
Возможность настройки интерфейса под типы пользователей	+	-	+	+	-
Дополнительно
Совместимый со всеми мобильными ОС клиент для мобильных устройств	+	+	+	+	-
Настройка интерфейса пользователем	+	+	+	+	-
Просмотр задач группы, назначение исполнителя руководителем из группы	+	+	+	-	-
Внутренняя почта	+	+	+	-	-
Просмотр списка работающих в системе пользователей	+	+	+	+	-
Дублирование сообщений внутренней почты на внешний e-mail	+	+	+	-	-
Использование циклов при обработке маршрутов	+	+	+	-	-
Создание задач для группы	+	+	+	-	-
Разграничение прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы)	+	+	+	-	-
Система средств резервного копирования и восстановления данных	+	+	+	-	-
Настройка набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации	+	+	+	-	-
Создание папок с поручениями	+	-	+	-	-
Настройка автоматического создания, регистрации и отправки по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, Web)	+	+	+	-	+
Отправка подписанных ЭЦП документов с сохранением информации о подписях	+	+	+	+	-
Стоимость
Стоимость 10/1 лицензий (за 1 лицензию, с учетом приведенной к количеству пользователей стоимости серверных лицензий при их наличии)	71000	56050	150 000	64500	102600

Размещено на Allbest.ru