Размещено на http://www.allbest.ru/

Системный подход к автоматизации торговой деятельности

Введение

автоматизация управление торговый системный

Рыночная экономика подразумевает многоукладную, смешанную экономику, основанную на товарном производстве, товарно-денежных отношениях, многообразных формах собственности и хозяйствования. Существует непосредственная связь рыночной экономики с процессами обращения, т.е. с торговлей, формами собственности и хозяйствования, к которым относится и потребительская кооперация. В связи с этим важное теоретическое и практическое значение приобретает исследование проблем развития потребительских обществ и их союзов в условиях рыночной экономики, совершенствования систем управления ими.

Функционирование рыночной экономики осуществляется через рынок. Изучение последнего позволяет обеспечивать эффективное ведение хозяйства. Эффективность может определяться скоростью обращения товарной массы, для чего необходимо изучать такие факторы, как: сколько производить, что производить и для кого. Индикатором определения товародвижения и потребления является торговля, которая занимается процессами распределения и перераспределения подавляющего большинства товаров.

В настоящее время практически невозможно представить экономическую систему, а тем более отличающуюся чрезвычайной сложностью и многообразием взаимодействий составляющих ее элементов, без информационных связей. Задачи дальнейшего развития экономической системы требуют постоянного совершенствования системы автоматизации для обеспечения ее оптимального функционирования.

Тема курсовой работы является актуальной, т.к. в ней рассматривается содержание системного подхода - выбора и применения методов и средств организации автоматизированной технологии управления на торговом предприятии.

Основной целью курсовой работы является изучение вопросов системного подхода к автоматизации управления торговым предприятием с целью его совершенствования.

Объект исследования - торговое предприятие Клинцовское Райпо.

Предмет исследования - принципы применения системного подхода к автоматизации управления в Клинцовском Райпо.

В соответствие с поставленной целью и направлениями исследования в курсовой работе сформулированы следующие задачи:

1) определить понятие и значение системного подхода к автоматизации управления торговыми предприятиями;

2) классифицировать системы управления торговыми предприятиями на основе автоматизации;

3) разработать организационно-экономическую характеристику Клинцовского Райпо;

4) изучить состояние системы автоматизации управления Клинцовского Райпо;

5) разработать предложения по дальнейшей автоматизации управления Клинцовского Райпо на основе системного подхода.

В первой части рассматриваются теоретические аспекты системного подхода к автоматизации управления торговыми предприятиями.

Вторая часть носит организационно - методологический характер. В ней дается краткая организационно-экономическая характеристика Клинцовского Райпо и в ней проводится оценка действующей системы автоматизированного управления Клинцовского Райпо, предлагаются направления его совершенствования.

В курсовой работе использован системный подход к экономическим явлениям и аналитический способ исследования (метод сравнительного анализа).

1. Системный подход к автоматизации управления торговыми предприятиями

1.1 Значение системного подхода к автоматизации управления торговыми предприятиями

Торговые предприятия относятся к категории систем.

Торговля является видом предпринимательской деятельности, где объектом действия является товарообмен, купля-продажа товаров, а также обслуживание покупателей в процессе продажи товаров, их доставки, хранения, сортировки и подготовки к продаже.

Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития относительно изолированная от окружающей среды.

Существует несколько подходов к классификации систем в зависимости от поставленных целей.

По принципу возникновения все системы можно разделить на искусственные, и естественные.

По числу элементов и связей между ними все искусственные системы делятся на большие и малые, по характеру поведения - на простые и сложные

По наличию связей управления можно выделить класс кибернетических и не кибернетических систем. По назначению искусственные системы можно разделить на классы, соответствующие видам человеческой деятельности: социальные, экономические, информационные, технические системы, медицинские и др.

По уровню управления, на котором находится экономическая система, можно выделить системы государственного уровня, министерского уровня, уровня конкретных предприятий и фирм.

Экономические системы далее можно разделить по отраслям народного хозяйства: на сельскохозяйственные предприятия, предприятия промышленной и непромышленной сферы.

Поэтому экономическую систему можно трактовать как искусственную, большую, сложную, кибернетическую систему, и предназначенную для получения прибыли путем выпуска определенной продукции или оказания услуг в определенной отрасли народного хозяйства.

Можно выделить следующие свойства экономических систем:

- наличие определенной цели функционирования;

- целостность системы;

- свойство равновесия системы;

- свойство устойчивости функционирования;

- свойство управляемости для достижения поставленной цели;

- свойство адаптируемости к изменению требований окружающей среды;

- свойство обучаемости за счет учета опыта своей работы в прошлом.

Поскольку любая экономическая система является кибернетической системой, то в ее составе можно выделить два основные компонента: объект управления и аппарат управления (система управления).

Объект управления (ОУ) - это подсистема, в которой протекают материальные процессы, т.е. процессы переработки сырья, материалов и прочих ресурсов в готовую продукцию или услуги, т.е. процессы, связанные с переработкой материального потока.

Структурно объект управления может состоять из отделов, цехов, участков и складов, где происходят процессы преобразования ресурсов в готовую продукцию и услуги.

Аппарат управления (АУ) - это подсистема, в которой осуществляются информационные процессы, связанные с выполнением набора функций, реализуемых в определенном порядке.

К основным общим функциям управления относятся следующие: прогнозирования; планирования; программа действий; учет; контрольная на предприятии.

Прогнозирование представляет собой процесс выработки стратегических показателей деятельности предприятия на перспективу с использованием данных о внутренних резервах и о внешней среде: рынке, конкуренции, технологиях и материалах.

Планирование - это функция, связанная с выработкой программы действий, которая послужит в дальнейшем средством поддержания ее эффективного существования.

Программа действий - это одновременно конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход. Подготовка программы действий является одной из наиболее важных и трудных задач на всяком предприятии. Она приводит в движение всю систему и служит основой успешной реализации последующих функций.

Учет - это функция регистрации, сбора, передачи и обработки текущих сведений в подразделениях объекта управления о выполнении плана.

Контроль на предприятии состоит в проверке - все ли протекает согласно принятой программе, установленным организационным принципам и данным распоряжениям. Его целью является выявление фактов невыполнения программы, допущенных ошибок с целью исправления и избежания их повторения в дальнейшем. Контроль применяется ко всему: к материальным объектам, действиям, людям. Для того чтобы контроль был действенным, его нужно проводить своевременно и сопровождать соответствующими санкциями. По результатам контроля принимаются управленческие решения, направленные на выработку новых планов, реорганизацию производственной системы, активизацию и координацию ее деятельности. Таким образом, запускается новый цикл функционирования системы.

Когда производственная система подготовлена к работе и ее нужно активизировать. Данная функция реализуется путем выдачи распоряжений. Обычно она распределяется между несколькими руководителями, причем каждый берет на себя определенный круг обязанностей и несет ответственность за их выполнение. После активизации производственная система становится действующей.

Автоматизированная информационная система управления - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных средств и специалистов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческих решений.

Для достижения поставленной для экономической системы цели работники аппарата и объекта управления участвуют в выполнении деловых процессов (бизнес-процессов) и процедур.

Деловые процессы - это процессы, которые отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции системы, являются способом осуществления практического управления предприятиями состоят из отдельных процедур.

Деловая процедура - последовательность определенных работ, заданий, операций, совершаемых сотрудниками экономической системы согласно разработанному регламенту для реализации решения какой-либо задачи.

Деловые процессы можно классифицировать по видам производственной деятельности: обслуживание клиента, материально-техническое снабжение, управление кадрами, финансами, энергетическим хозяйством, основным и вспомогательным производством, реализацией товаров и т.п.

Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты: многопользовательские СУБД; средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков; ?средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс; средства системного администрирования - определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях; средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам.

1.2 Классификация автоматизированных систем управления торговыми предприятиями и их функциональные возможности

Рынок современных систем управления торговыми предприятиями можно подразделить на следующие основные категории, в зависимости от объема и сложности выполняемых операций.

Системы электронной почты (ЭП) с расширенным функционалом. Продукты данного класса предназначаются для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов, но инициируемых произвольно.

Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.

Автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) с ЭП применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых строго регламентированных деловых процессов с целью совершенствования выполнения основных делопроизводственных процедур, которые были рассмотрены выше.

Системы коллективной работы. В группу систем groupware входят многие почтовые системы главное назначение которых - обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т.е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса "groupware" ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных.

Системы класса "docflow" ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

Системы автоматизации деловых процессов. Этот класс систем документооборота "workflow" предназначен для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации.

На уровне крупных торговых предприятий и автоматизация деловых процессов не может быть достигнута с помощью отдельных систем свободной или жесткой маршрутизации либо ориентированных на электронную почту - нужна интеграция этих решений в соответствии с запросами конкретного предприятия. Поэтому в настоящее время получают большое распространение интегрированные системы управления, объединяющие выполнение всех функций и работающие с удаленными пользователями через средства Internet.

В настоящее время разработан большой класс систем разработки и ведения форм баз данных, которые используются в корпоративных информационных системах, проектируемых для торговых компаний и фирм.

Классификация по области применения ИС отделов обычно предназначены для решения задач из одной области. Наибольшее распространение получили следующие ИС:

- бухгалтерские;

- финансового анализа;

- маркетинговые;

- управления человеческими ресурсами;

- торговые.

Классификация по целям применения - это классификация связана с типом поддержки, которую обеспечивает ИС. Наиболее известны следующие виды ИС:

- обработки данных;

- М18 (ИС для менеджмента);

- системы автоматизации офиса (ОА8);

- системы поддержки принятия решений (Б88);

- исполнительные ИС;

- системы поддержки групп;

- интеллектуальные ИС (П8.

Экономическая информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира.

Экономическая информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта. Такие системы предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.

Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом.

Автоматизация конторских работ предполагает наличие в ЭИС системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи.

Выполнение поиска информации имеет свою специфику: информационный поиск представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных сфер использования найденной информации.

Алгоритмы искусственного интеллекта необходимы для задач принятия управленческих решений, основанных на моделировании действий специалистов предприятия при принятии решений.

Сегодня обработка экономической информации стала самостоятельным научно-техническим направлением с большим разнообразием идей и методов.

На предприятиях торговли применяются такие автоматизированные программы, как "1С", "БЭСТ", "Парус" и др.

2. Применение системного подхода к автоматизации управления Клинцовского Райпо

2.1 Организационно-экономическая характеристика Клинцовского Райпо

Объектом исследования в курсовой работе является Клинцовское Райпо.

Полное наименование общества - Клинцовское районное потребительское общество.

Юридический адрес: 243100 г. Клинцы, ул. Октябрьская, 24.

Клинцовское районное потребительское общество - добровольное объединение граждан или юридических лиц, созданное по территориальному признаку, на основе членства, путем объединения его членами имущественных паевых взносов для торговой, заготовительной, производственной и иной деятельности в целях удовлетворения материальных и иных потребностей его членов.

Клинцовское районное потребительское общество в своей деятельности руководствуется ГКРФ, Законом РФ "О потребительской кооперации (потребительских обществах, их союзах) в РФ".

Клинцовское Райпо является некоммерческой организацией, имеющей самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках, печать и другие реквизиты.

Клинцовское Райпо является торговой организацией, так как основным видом деятельности является торговля.

В соответствии с уставом Клинцовского райпо целью общества является удовлетворение материальных и иных потребностей пайщиков.

Для выполнения указанной цели общество осуществляет:

- розничную торговлю, в том числе путём создания магазинов, ларьков, киосков;

- производство и реализацию продукции промышленного, культурно-оздоровительного, сельскохозяйственного назначения, продовольственных, промышленных товаров;

- заготовительную деятельность, в том числе сбор и реализацию сырья из дикорастущих лекарственных растений (кроме занесенных в Красную книгу России);

- иные виды деятельности, не запрещённые законодательством Российской Федерации.

2.2 Экономические и финансовые показатели Клинцовского Райпо

Рассмотрим изменения показателей Клинцовского Райпо, которые представлены в таблице 2.1, 2.2 и 2.3

Таблица 2.1 - Оценка актива Клинцовского Райпо

Показатели	2010г.	2011г.	Изменения (+;-)
Нематериальные активы	-	-	-
Основные средства	18163	17801	-362
Незавершённое строительство	1302	1302	-
Отложенные налоговые активы	-	-	-
Запасы	19060	19143	83
Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям	-	-	-
Дебиторская задолженность (платежи по которым ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)	207	477	276
Показатели	2010г.	2011г.	Изменения (+;-)
Краткосрочные финансовые вложения	-	-	-
Денежные средства	13	14	1
Прочие оборотные активы	-	-	-

Проанализировав показатели таблицы, можно сделать следующие выводы: стоимость нематериальных активов, отложенных налоговых активов осталась неизменна. В 2011 году стоимость основных средств уменьшилась на 362 тыс. руб. по сравнению с 2010 годом.

Запасы предприятия в 2011 году составляли 19143 тыс. руб., что на 83 тыс. руб. больше чем в 2010 году. Другие показатели также остались неизменны.

Таблица 2.2 - Оценка пассива Клинцовского Райпо

Показатели	2010г.	2011г.	Изменения (+;-)
Уставный капитал	18126	18126	-
Добавочный капитал	1927	1780	-147
Резервный капитал	-	-	-
Нераспределённая прибыль	1047	831	-216
Отложенные налоговые обязательства	-	-	-
Займы и кредиты	4000	2200	-1800
Кредиторская задолженность	12558	14803	2245
Резервы предстоящих расходов	-	-	-

Проанализировав показатели таблицы пассива, можно сделать следующие выводы: в соответствии с вышеизложенным было видно, что все экономические показатели данного предприятия имеют тенденцию к уменьшению по отношению к предыдущему году.

Уставный и резервный капитал на данном предприятии остался неизменным. Добавочный капитал снизился на 147% в 2011 по сравнению с 2010. Резко снизились займы данного предприятия в 2010 году они составили 4000 тыс. руб., что меньше на 1800 тыс. руб., чем в 2011 году.

Кредиторская задолженность увеличилась на 2245 тыс. руб. В результате можно сделать вывод о том, что предприятие в результате своей деятельности при реализации продукции растет и прогрессирует, и способствует повышению производительности.

Рассмотрим экономические показатели Клинцовского Райпо, которые представлены в таблице 2.3

Таблица 2.3 - Экономические показатели Клинцовского Райпо

Показатели	2010г.	2011г.	Изменение (+;-)2010 к 2011	Темп роста (%)
Выручка от продаж товаров	97183	128065	30882	131,8
С/с проданных товаров	78324	102366	24042	130,7
Валовая прибыль	18859	25699	6840	136,3
Прибыль(убыток) от продаж	629	1625	996	258,3
Проценты к получению	115	-	-	-
Проценты к уплате	517	571	54	110,4
Прочие доходы	1854	3003	1149	162,0
Прочие расходы	792	2285	1493	288,5
Прибыль до налогообложения	1289	1772	483	137,5
Показатели	2010г.	2011г.	Изменение (+;-)2010 к 2011	Темп роста (%)
Отложенные налоговые активы	-	-	-	-
Отложенные налоговые обязательства	-	-	-	-
Чистая прибыль	445	944	499	212,1

Проанализировав экономические показатели таблицы 2.3, можно сделать выводы: выручка от продажи товаров, работ и услуг в 2011 году составила 128065 тыс.руб. и увеличилась по сравнению с 2010 годом на 30882 руб. или на 131,8%.

Себестоимость продажи продукции, работ, услуг увеличивается большими темпами, чем объем продаж. Это происходит из-за увеличения стоимости сырья, материалов, комплектующих изделий, получаемых от поставщиков, увеличиваются тарифы на электроэнергию, пар, воду, увеличиваются тарифы на автоперевозки.

Себестоимость продаж в 2011 году составила 102366 тыс. руб. и увеличилась по сравнению с 2010 годом на 130,7%.

Прибыль от продаж в 2010 году составила 629 тыс. руб., что значительно больше этого показателя в 2011 году.

Прибыль до налогообложения увеличилась 137,5%.

Чистая прибыль увеличилась на 212,1% по сравнению с 2010 годом. Другие показатели также увеличились.

В результате, можно сказать, что предприятие с каждым годом исправляет свои недостатки. И увеличивает с каждым годом производство своей продукции.

2.3 Совершенствование системы управления Клинцовского Райпо на основе автоматизации

Хозяйственная деятельность Клинцовского Райпо организуется аппаратом управления. Но для принятия правильных управленческих решений необходимо изучить итоги хозяйственной деятельности за определенный период. Поэтому возникает необходимость обобщать и систематизировать данные текущей хозяйственной деятельности, что достигается с помощью автоматизации.

Управленческая деятельность правления Клинцовского Райпо полностью автоматизирована. Применяется тиражируемая программа "1С: Предприятие".

База данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы и др. задачи.

В базе данных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течении длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.

Автоматизированная система "1С: Предприятие" характеризуется следующими показателями:

Качественные: гибкость, адаптивность, понимаемость для новых пользователей, совместимость с другими системами, возможность конвертирования для использования в другой вычислительной среде, возможность восстановления, возможность членения или расширения структуры.

Стоимостные: невысокая стоимость обновления, создания, реорганизации, сопровождения, стоимость памяти.

Производительность: ввод связанных данных, выборка связанных данных, формирование отчета, язык программирования, скорость работы СУБД.

Общие: состояние документации, простота освоения, простота использования, обработка ошибок, ценность.

Технические: максимальное число записей, максимальный размер записей, максимальное количество полей в записи, размеры полей (символьного, типа data, логического, типа memo, числового), допустимое число открытых файлов, допустимое число открытых файлов БД, необходимый объем винчестера, необходимый объем оперативной памяти для работы программ, размер индексного файла.

Быстродействие: загрузка и выгрузка данных в последовательный файл (30 сек.), последовательность чтения БД или перемещения указателя по базе (сек.), вывод одной записи база данных на экран монитора (30 сек.), поиск записи, изменение одной записи добавление одной записи (10 сек.), удаление одной записи (5 сек.), сжатие БД после удаления записей (20 сек.), сортировка БД (10 сек.), индексирование БД (15 сек.).

В Клинцовском Райпо широко используются персональные компьютеры на базе процессоров Pentium, с тактовой частотой 100 Мгц и выше, объемом памяти 60 Гб, установленной операционной системой Window's 98, и пакетом программ MS Office. Эта конфигурация обеспечивает необходимую скорость ввода и обработки информации.

Операционная система Window's 98 позволяет работать в режиме многозадачности, когда несколько программных приложений могут работать одновременно. Пакет программ MS Office включает в себя широко распространенные программы: MS Word - редактор текстов и MS Excel - программа обработки электронных таблиц. Имеющийся комплекс программ позволяет заниматься не только экономическими задачами, но и охватывает весь круг работ управленческой деятельности.

Необходимость быстрой обработки экономической информации потребовала внедрения в Клинцовском Райпо широкого комплекса аппаратных средств для передачи информации. Такими являются электронные локальные сети и модемная связь.

Установка локальной сети потребовала следующей конфигурации оборудования: сервер на базе процессора Pentium 3, с сетевой картой и операционной системой Window's NT.

Объединение в локальную сеть нескольких вычислительных машин позволило более эффективно обрабатывать информацию, при этом нет необходимости производить перенос данных с одной ЭВМ на другую, так как при работе будет использована общая база данных. Современные сетевые карты обеспечивают необходимую пропускную способность для работы автоматизированной системы потребительского общества.

Установка модемной связи производилось путем подключения к ЭВМ модема. Модем позволяет подключить две и более вычислительных машин, производить прием и передачу информации, в виде текста и файлов данных. Установка модема производилась путем подключения устройства к комуникационному порту COM1, COM2, COM3 или COM4, и инсталляции специализированного программного обеспечения.

В Клинцовском Райпо в наличии имеются модемы марки ZyXEL U-1496+ фирмы ZyXEL обеспечивающие прием и передачу факсов, голосовой информации и файлов данных. Эти модемы обеспечивают пропускную способность 14400 bps (бит в секунду).

Функциональные обязанности в Клинцовском Райпо непосредственно закрепляются за отдельными лицами или органами на основе устава потребительского общества и конкретных инструкций о деятельности данного лица или органа (например, инструкции технической, коммерческой и других функциональных служб, о правах и обязанностях начальника кооперативного участка т.д.). Применение автоматизированной системы позволяет эффективно исполнять функциональные обязанности всеми звеньями управления Клинцовского райпо.

Правление общества является исполнительным органом Клинцовского районного потребительского общества, подотчётно Совету общества и правлению союза, в состав которого входит Клинцовское райпо.

Правление общества несёт ответственность за организационную и хозяйственно-финансовую деятельность общества.

В правлении имеются следующие подразделения

- торгово-производственный отдел - организует работу по текущим вопросам управления торговлей и производством, по коммерческим и финансовым вопросам;

- административно-хозяйственный отдел - организует работу по транспорту и охране;

- финансовая служба - организует финансовые операции потребительского общества, разрабатывает планы его доходов и расходов, контролирует поступление на расчетный счет денежных средств и порядок их расходования, обеспечивает получение и возврат кредитов, выплату налогов в бюджет и взносов в федеральные фонды. В финансовую службу Клинцовского Райпо входят отдел экономики и организации труда, бухгалтерия;

- служба снабжения и сбыта - организует работу по снабженческо-сбытовым вопросам;

- отдел кадров - ведет работу по кадрам и быту персонала.

Система "1С: Предприятие" реализована в виде автоматизированных рабочих мест, входящих в состав локальной вычислительной сети, позволяющих выполнять функции, возложенные на соответствующие подразделения потребительского общества, а также имеется возможность динамически распределять функции между автоматизированными рабочими местами и регламентировать доступ к данным, хранящимся в базе данных.

Так работники торгово-производственного отдела осуществляет с помощью средств автоматизации по программе "1С" календарное оперативно-производственное планирование. На основе заказов потребителей и общего текущего плана производства и товарооборота производственный отдел разрабатывает в натуральных показателях месячные, декадные, суточные, сменные и часовые планы и графики запуска в производство и выпуска готовой продукции. Планы и графики составляются по отдельным цехам, а внутри цехов - по участкам, бригадам и рабочим местам. Торгово-производственный отдел контролирует выполнение планов, осуществляет оперативное регулирование хода производства на предприятии. Он организует устранение сбоев в режиме работы, добивается равномерности загрузки производственных мощностей, докладывает руководству предприятия о ходе выполнения заданий магазинами и производственными участками. В режиме "1С" составляются отчеты по торговой деятельности и производству.

Отдел экономики и организации труда организует разработку комплексных долгосрочных и текущих планов деятельности предприятия (включая производство, кадры, финансы, техническое развитие и капитальное строительство), определяет экономическую эффективность производства и капитальных вложений, используя автоматизированную систему организует анализ хозяйственной деятельности предприятия и его звеньев.

Отдел экономики и организации труда разрабатывает распорядок труда и отдыха персонала и осуществляет его внутреннее нормирование, устанавливает необходимую численность работников предприятия, по согласованию с директором и представителями трудового коллектива определяет систему и уровень оплаты труда, ведет работу по совершенствованию организации труда, следит за соблюдением законов о труде.

Служба снабжения и сбыта проводит исследования рынков сбыта, заключает договоры на поставку продукции и осуществляет ее доставку потребителям, находит и определяет поставщиков ресурсов, необходимых предприятию (сырья, материалов, комплектующих изделий, инструментов и оборудования), заключает договоры с поставщиками, организует доставку материальных ресурсов на склад предприятия, обеспечивает их хранение и распределение по цехам.

На отдел кадров возлагается осуществление найма и увольнения работников, регистрация (табельный учет) явки персонала на работу, контроль за соблюдением режима рабочего дня и трудовой дисциплины, обучение кадров и регулирование их профессионального роста, инструктаж по профилю работы и технике безопасности сотрудников. Отдел кадров организует медицинское и медико-профилактическое обслуживание персонала, питание на предприятии, контролирует соблюдение трудового законодательства.

Основными функциями бухгалтерии является: формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении; обеспечение контроля за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности; выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов. Бухгалтерия работает на основе утвержденной учетной политики, разработан график проведения инвентаризаций, документооборота, чем обеспечивается контрольная функция и координация. Документооборот осуществляется в автоматическом режиме.

Суть управления в условиях автоматизации в Клинцовском Райпо состоит в сборе, переработке, хранении и выдаче информации в виде программ, планов, распоряжений, нормативов, заданий, инструкций.

Каждый из указанных документов содержит подробную информацию о том, что, когда и кому надлежит делать, в каком объеме можно использовать те или иные ресурсы, от кого получить исходные материалы и кому передать готовый продукт. В них указываются права и обязанности исполнителей, устанавливаются необходимые технические, экономические и социальные ограничения, предусматривается контроль исполнения.

В результате исследования системы автоматизации управления этой торговой организации выявлено:

- использование автоматизированной системы для разработки стратегических, тактических, оперативных планов всех участках торгово - производственной деятельности;

- при использовании автоматизированной системы труд управленческих работников упрощается, улучшается координация и обмен информацией во всех управленческих звеньях;

- оперативный и бухгалтерский учет и анализ финансово- хозяйственной деятельности автоматизирован, электронный документооборот регламентирован утвержденной рабочей документацией.

Выводы

Системный подход к автоматизации торговой деятельности требует комплексной автоматизации всех сторон управленческой деятельности.

Комплексную автоматизацию следует проводить поэтапно.

Автоматизация торговой деятельности позволяет совершенствовать учет, точнее знать финансовое положение предприятия, эффективно организовывать систему управления Клинцовского Райпо.

На основе изучения организации управленческой деятельности и автоматизированной системы в Клинцовском Райпо можно сделать следующие выводы:

В Клинцовского Райпо применяется программа автоматизированного учета "1С: Предприятие", которая позволила полностью автоматизировать управленческую деятельность.

Анализ финансового состояния показал, что Клинцовское потребительское общество работает с прибылью. Прибыль из года в год увеличивается. За анализируемый период наблюдался рост денежной выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг. Так в 2011 году она увеличилась на 53,92% по сравнению с 2009 годом. Этому способствует расширение торговой деятельности на 55,61%, общественного питания на 44,51%, производства продукции на 5,2%, а также приобретение современных основных фондов, изменение номенклатуры товаров, реализуемых в сельской местности. Наряду с тем, что себестоимость производимой продукции, товаров, работ, услуг в 2011 г. увеличилась на 43,1% по сравнению с 2009г., а прибыль от реализации продукции, товаров, работ, услуг в 2011 году увеличилась в 15 раза и составила 1053 тыс. руб. Рентабельность продаж в 2011 году составила 6,72%. В 2011 году чистая прибыль составила 8161 тыс. руб. и увеличилась по сравнению с 2009 годом в 4 раза.

Проанализировав показатели актива потребительского общества сделаны следующие выводы: стоимость нематериальных активов, отложенных налоговых активов осталась неизменна. В 2011 году стоимость основных средств уменьшилась на 362 тыс. руб. по сравнению с 2010 годом. Запасы предприятия в 2011 году составляли 19143 тыс.руб. , что на 83 тыс. руб. больше чем в 2010 году. Другие показатели также остались неизменны.

Проанализировав показатели пассива, сделаны следующие выводы: в соответствии с вышеизложенным было видно, что все экономические показатели данного предприятия имеют тенденцию к уменьшению по отношению к предыдущему году.

Уставный и резервный капитал на данном предприятии остался неизменным. Добавочный капитал снизился на 147% в 2011 по сравнению с 2010. Резко снизились займы данного предприятия в 2010 году они составили 4000 тыс. руб., что меньше на 1800 тыс. руб., чем в 2011 году.

Кредиторская задолженность увеличилась на 2245 тыс. руб. В результате можно сделать вывод о том, что предприятие в результате своей деятельности при реализации продукции растет и прогрессирует, и способствует повышению производительности.

В целях улучшения обслуживания пайщиков и сельского населения, развития потребительского общества перед Клинцовским Райпо стоят следующие задачи:

- повышение доли Райпо на районном рынке за счет: использования имеющихся резервов роста объемов торговой деятельности каждым магазином; обеспечения и поддержания устойчивого ассортимента товаров в них с учетом сложившегося спроса населения и его изменений; доставки таких товаров, как сахар, мука, соль и других, непосредственно покупателям на дом, особенно пенсионерам; обеспечения удобного режима работы предприятий торговли (круглосуточно, с удлиненным рабочим днем, путем организации работы магазинов в часы, удобные для населения и т.п.);

- осуществление дифференцированного подхода к развитию определенных типов магазинов. В сельских поселениях необходимо развивать сеть магазинов по торговле товарами повседневного спроса, а в крупных поселениях и районном центре наряду с универмагами взять курс на развитие современных супермаркетов (с "евростилем" и модными витринами) с учетом местных обычаев, на создание магазинов-складов и магазинов по торговле мелкооптовыми партиями товаров, призванных обслуживать другие торговые предприятия, индивидуальных предпринимателей и население при покупке ими товаров оптом. Нужно организовать ежедневное изучение цен других коммерческих структур, оперативное изменение цен в своих магазинах в соответствии со складывающейся ситуацией. Такой подход позволит привлечь в магазины Клинцовского потребительского общества значительную часть покупателей;

- использование всего спектра магазинных и внемагазинных видов торгового обслуживания: торговли по каталогам и заказам по телефону, прямой продажи на дому, торговли на рынке и др. В перспективе вероятно получат развитие внемагазинная торговля с использованием электронных технических средств и другие формы обслуживания населения;

- разработка и осуществление маркетинговой программы привлечения покупателей путем использования рекламы, выставок, ярмарок, повышения качества обслуживания, снижения цен и проведения других мероприятий. Необходимо рекламировать экологически чистую продукцию собственного производства (без целлофана и химии) и расширять сегмент рынка, проводя наступательную маркетинговую стратегию;

- постоянный поиск информации о рынках и проведение рациональной ассортиментной политики. Сегодня магазины Клинцовского потребительского общества в основном насыщены товарами повседневного спроса. Из-за недостатка собственных оборотных средств и низкой покупательной способности сельского населения кооператоры торгуют ими в основном по заказам. В условиях конкуренции универсальные и специализированные магазины должны иметь широкий ассортимент непродовольственных товаров. В то же время необходимо отказываться от завоза товаров впрок, особенно по прямым поставкам, если нет гарантированного рынка сбыта. В целях оптимального управления запасами нужно кооперироваться с другими райпо для поставки отдельных групп товаров или закупки их у оптовых торговцев: шире использовать практику привлечения товарных ресурсов на условиях консигнации, франчайзинга, факторинга и др.;

- самообеспечение товарными ресурсами за счет собственного производства и заготовок. Развитие кооперативной промышленности позволит расширить ассортимент реализуемых товаров;

- улучшение эффективности использования основных фондов за счет увеличения объемов деятельности, сменности работы предприятий, использования лизинга для приобретения оборудования (например, мини-мельниц, макаронных линий, автоматов для производства мороженого, майонеза, картофельных чипсов и для фасовки продукции в термоусадочную пленку, вакуумных установок для сервировочной, порционной нарезки);

- повышение инициативы и предприимчивости работников за счет мотивационных аспектов, в первую очередь материального стимулирования. Можно ввести рейтинговую систему оценки руководителей подразделений.

Автоматизированная система "1С: Предприятие", используемая в Клинцовском Райпо, характеризуется следующими показателями: гибкость, адаптивность, понимаемость для новых пользователей, совместимость с другими системами, возможность конвертирования для использования в другой вычислительной среде, возможность восстановления, возможность членения или расширения структуры; невысокая стоимость обновления, создания, реорганизации, сопровождения, невысокая стоимость памяти. В процессе работы с программой возможно создание и внедрение новых баз данных, совершенствующих управление на предприятии.

Литература

1. Гражданский кодекс РФ. Часть первая действует на основании Закона РФ №51-ФЗ от 30.11.1994. Редакция с учётом Федеральных законов: №18-ФЗ от 20.02.1996; №111-ФЗ от 12.08.1996; №138 ФЗ от 08.07.1999; №45-ФЗ от 16.04.2001; №54-ФЗ от 15.05 2001. Часть вторая действует на основании Закона РФ №14-ФЗ от 26.01.1996, вводится в действие Законом РФ №15-ФЗ от 26.01.1996.

2. Федеральный закон "О бухгалтерском учёте" (№129-ФЗ от 26.11.1996 в редакции закона №32-ФЗ от 28.03.2002)

3. Алехина Г.В. Информационные технологии в экономике и управлении (материалы к лекциям). - М.: МЭСИ, 2014, 53-57 с.

4. Алехина Г.В. Электронное учебное пособие по курсу Информационные технологии в экономике и управлении. - М.: МЭСИ, 2010, 67 с.

5. Информационные технологии в маркетинге: Учебник / под ред. проф. Титоренко Г.А. - М.: "ЮНИТИ", 2011, 144 с.

6. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / под ред. Трубилина И.Т. - М.: "Финансы и статистика", 2010, 131с.

7. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ под ред. проф. Титоренко Г.А. - М.: "ЮНИТИ", 2010, 144 с.

8. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. - СПб.: Издательство Михайлова, 2010, 296 с.

9. Куперштейн В. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. - СПб.: БХВ-Санкт-Петербург, 2011, 54-55с.

10. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 2011, 57 с.

11. Уткин Э.А. "Финансовый менеджмент" учебник для вузов - М: Изд. "Зерцало", 2014, 272 с.

12. Шеремет А.Д., Сайфулин Р.С., Негашев Е.В. "Методика финансового анализа", 3-е изд., переработанное и дополненное. - М.: ИНФРА-М, 2007 г., 2086 с. - (Серия "Высшее образование").

13. Шим Дж., Сигел Дж. Методы управления стоимостью и анализа затрат. - М.: Филинъ, 2009, 270 с.

14. Щиборщ К.В. "Бюджетирование деятельности торговых предприятий России" М: Издательство "Дело и сервис", 2008, 544 с.

15. Ямпольский М.М. "Экономика предприятий торговли" - М: Издательство "Дело и сервис", 2011, 544 с.

16. www.citforum.ru

17. www.cfin.ru

18. www.galaktika.ru

19. www.baan.ru

20. www.1c.ru

Размещено на Allbest.ru