Оценка роли информационных систем в формировании оптимального ассортимента фармацевтических организаций г. Хабаровска

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

Глава I. Формирование оптимального аптечного ассортимента с помощью информационных систем как инновационный подход к организации лекарственного обеспечения населения

1.1 Ассортиментная политика аптечной организации

1.2 Роль информационных систем в формирование оптимального ассортимента. Автоматизация основных этапов движения товара

1.3 Дефектура как источник формирования оптимального ассортимента

1.4 Анализ структуры товарных запасов

Глава II. Оценка роли информационных систем в формировании оптимального ассортимента фармацевтических организаций г. Хабаровска

2.1 Исследование уровня автоматизации аптечных организаций г. Хабаровска

2.2 Изучение использования возможностей программного обеспечения для формирования оптимального аптечного ассортимента

2.2.1 Программное обеспечение компании «1С

2.2.2 Программный продукт «еФарма 2

2.2.3 Программный продукт «М-Аптека плюс

2.3 Сравнительная характеристика специализированных информационных систем, представленных на IT-рынке г. Хабаровска

Выводы

Список используемой литературы

Приложение

Введение

Одной из важнейших проблем, периодически возникающих при управлении запасами и реализацией лекарственных препаратов, является необходимость формирования оптимального ассортимента. В современных условиях конкуренции рынок определяет необходимый ему ассортимент, поэтому задача организации удовлетворить спрос лучше и эффективнее, чем конкуренты. При неоптимальной структуре ассортимента происходит снижение как потенциального, так и реального уровня прибыли, потеря конкурентных позиций на перспективных потребительских и товарных рынках и, как следствие, наблюдается снижение экономической устойчивости предприятия. Эффективное управление ассортиментом возможно только в рамках единой управленческой концепции и на основе программного обеспечения, способного не только производить учет товара, но и максимально облегчать работу руководителя аптечной организации.

В области управления ассортиментом практически в любой аптечной организации существует определенный перечень вопросов и задач, которые могут решаться эффективнее с использованием автоматизированных систем управления. К ним относятся:

- поиск ЛП в системе по различным параметрам с учетом наличия аналогов и синонимов;

- отслеживание остаточных сроков годности товарных позиций;

- расчет потребности в заказе товаров (а также формирование списков дефектуры);

- формирование различных отчетов по наличию и движению товаров, получение информации о закупках и продажах;

- анализ товарного ассортимента (расчет коэффициентов широты, полноты, глубины, товарной номенклатуры);

- анализ товародвижения за любой период времени (по отдельным наименованиям, по фармакологическим группам, по поставщикам и др.);

- учет движения товаров по партиям;

- формирование розничной цены на поступивший товар с учетом всех нормативных требований и ценовой политики организации;

- работа с поставщиками (формирование заявок на основе анализа прайс-листа);

- учет неудовлетворенного спроса;

- возможность бронирования и резервирования товара;

- контроль ЛС, подлежащих к изъятию из аптечной сети.

Возрастающая роль информационных систем в оптимизации аптечного ассортимента определила актуальность нашего исследования.

Цель и задачи исследования.

Целью работы явилось оценить возможности различных информационных систем в формировании оптимального ассортимента аптечной организации.

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

1. Провести анализ литературных данных по проблеме формирования оптимального ассортимента и изучить возможности информационных систем в области управления ассортиментом.

2. Провести исследование уровня автоматизации аптечных организаций г. Хабаровска.

3. Проанализировать осведомленность фармспециалистов в области информационных систем.

4. Детально рассмотреть программного обеспечения, представленного в аптечных организациях г. Хабаровска и провести их сравнительный анализ.

Научная основа, объекты и методы исследования.

Научной основой явились методологические подходы к изучению автоматизации этапов товародвижения в аптечной организации.

Нами использовались методы статистического, документального анализов, методы экспертных оценок и социологических исследований.

Объектами исследований явились труды отечественных и зарубежных авторов в области формирования оптимального ассортимента, управления информационными системами в фармацевтических организациях, информационные ресурсы программ, применяемых в конкретных аптечных организациях, анкеты экспертов.

Научная новизна работы.

Впервые был проведен сравнительный анализ программного обеспечения, представленного в аптечных организациях г. Хабаровска.

Практическая значимость работы.

Продемонстрированы возможности информационных систем для аптечных организаций в области управления ассортиментом.

Апробация дипломной работы.

Основные фрагменты работы доложены на секционном заседании кафедры ОЭФ в рамках 69-ой студенческой научной конференции ДВГМУ.

Публикация материалов исследования.

Результаты исследований представлены в форме тезисов на 69 студенческую научную конференцию ДВГМУ.

Объем и структура дипломной работы.

Работа состоит из введения, двух глав и выводов, изложенных на страницах машинописного текста, содержит 1 таблицу, 37 рисунков, 1 приложение. Библиографический список включает 31 источник.

ассортимент фармацевтический информационный рынок

Глава I. Формирование оптимального аптечного ассортимента с помощью информационных систем как инновационный подход к организации лекарственного обеспечения населения

1.1 Ассортиментная политика фармацевтической организации

Одним из основных вопросов работы аптечной организации является формирование ассортимента, так как от данного показателя существенно зависит экономическая эффективность работы аптеки. Несмотря на все объективные экономические и прочие трудности, аптечные организации розничной торговли должны стремиться иметь достаточные запасы и обязательный ассортимент лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения для удовлетворения потребностей населения. [6]

Ассортимент - набор видов и разновидностей товаров по маркам, наименованиям, размерам, типам, сортам и т.д.

Оптимальный ассортимент - набор товаров, удовлетворяющий реальные потребности с максимально полезным эффектом для потребителя при минимальных затратах на их проектирование, разработку производства и доведения до потребителей.

Ассортиментная политика - система мер по определению набора товарных групп, наиболее предпочтительных дня успешной работы на рынке и обеспечивающих экономическую эффективность деятельности предприятия в целом. [11]

Основными задачами ассортиментной политики являются:

1) удовлетворение запросов потребителей;

2) завоевание новых покупателей;

3) оптимизация финансовых результатов предприятия.

Определение потребности в лекарственных препаратах и предметах медицинского назначения непосредственно связано с их товарными характеристиками, с фактическим их потреблением и выявлением закономерностей изменения спроса на них.

При определении потребности решаются два основных вопроса:

1) что именно должно быть предложено из огромного множества различных товаров и услуг, и в каких количествах;

2) для кого необходимы эти товары, или насколько они будут востребованы.

Основными факторами, влияющими на формирование спроса и потребления на лекарственные препараты, являются следующие:

- рост численности и повышение материального благосостояния населения;

- расширение сети медицинских и аптечных организаций и связанное с этим увеличение численности медицинских и фармацевтических кадров;

- развитие медицинской и фармацевтической науки, внедрение новых методов ранней диагностики, использование более эффективных лекарственных препаратов;

- повышение общей культуры и медицинской грамотности населения;

- увеличение контингента лиц пожилого возраста с более высоким уровнем заболеваемости;

- сближение уровней медицинской и лекарственной помощи городскому и сельскому населению.[10]

Функция спроса в рыночном механизме является определяющей, так как именно она заставляет производство выпускать необходимые населению товары, улучшать их качество и ассортимент.

Спрос, в свою очередь, зависит от потребностей людей: с изменением потребностей меняется и спрос, который, представляет собой денежное выражение потребностей.

Однако не всякая потребность может иметь денежное выражение и быть удовлетворенной рынком. Тем не менее, важнейшие, жизненные потребности людей в пище, одежде, обуви, бытовом обслуживании и, конечно, медикаментах наилучшим образом, как показывает история развитых рыночных хозяйств, удовлетворяются через рынок благодаря спросу.

Функция предложения заключается в том, чтобы связать производство с потреблением, продажу товаров с их покупкой. Реагируя на возникающий спрос, производство начинает увеличивать выпуск товаров, улучшать их качество и уменьшать издержки их изготовления, а тем самым увеличивать общий объем предложения на рынке.

Изучение спроса связано с установлением фактического потребления лекарственных препаратов, выявлением закономерностей спроса с учетом динамики и целого комплекса факторов, влияющих на их потребление. Поэтому основной целью изучения конъюнктуры реализации лекарственных препаратов является установление того, в какой мере конкретное состояние их реализации соответствует спросу, как будут изменяться эти показатели в ближайшем будущем, и какие меры необходимо принять, чтобы добиться безотказного обеспечения населения и медицинских организаций лекарственными препаратами и другими изделиями медицинского назначения, и как все это влияет на показатели финансово-хозяйственной деятельности аптечных организаций. [10, 21]

При изучении спроса различают реализованный (удовлетворенный), неудовлетворенный и формирующийся спрос.

Реализованный спрос - фактическая реализация лекарственных препаратов при достаточном и постоянном их наличии в аптечной сети.

Неудовлетворенный спрос представляет собой спрос на лекарственные препараты, которые поступают в аптечную сеть в недостаточном количестве или неравномерно.

Расширение и углубление ассортимента аптек, использование новых методов работы и услуг для посетителей, привлечение новых потребителей ведет к значительному увеличению товарооборота аптек и их дохода, и, соответственно, к оптимизации финансовых результатов предприятия.

Формирующийся спрос - спрос на новые и малоизвестные лекарственные препараты. [5]

Товарная номенклатура - совокупность всех ассортиментных групп товаров и товарных единиц, предлагаемых покупателям аптечной организацией.

Показателями товарной номенклатуры являются:

1) широта - это количество ассортиментных групп (подгрупп, видов) товаров, имеющихся в том или ином розничном или оптовом звене, представленных в номенклатурных или формулярных списках, классификаторах, государственных реестрах, регистрах, каталогах, выпускаемых различными фармацевтическими предприятиями или фирмами, производящими медицинские инструменты, приборы и оборудование.

2) полнота - это количество товарных единиц одной ассортиментной группы (подгруппы), имеющихся в том или ином розничном или оптовом звене, представленных в номенклатурных или формулярных списках, классификаторах, государственных реестрах, регистрах, каталогах или выпускаемых фармацевтическими предприятиями и фирмами.

3) глубина - это количество вариантов товаров одной товарной единицы или одной ассортиментной группы, имеющихся в том или ином розничном или оптовом звене, представленных в номенклатурных или формулярных списках, классификаторах, государственных реестрах, регистрах, каталогах или выпускаемых фармацевтическими предприятиями.

4) насыщенность товарной номенклатуры - общее число составляющих ее отдельных товаров;

5) гармоничность - степень близости между товарами различных ассортиментных групп с точки зрения их конечного использования, каналов распределения. [8, 10, 20]

Неотделимы друг от друга понятия ассортиментной политики и товарной политики, включающей в себя инновационную политику (нововведения), саму ассортиментную политику, прекращение выпуска товаров, потерявших потребительский спрос, совершенствование товаров, тары, упаковки и т.д.

Формирование товарной политики может идти:

1) путем расширения товарной номенклатуры за счет включения новых ассортиментных групп товаров;

2) за счет достижения гармоничности товаров различных ассортиментных групп;

3) за счет углубления товарной номенклатуры, т.е. увеличения насыщенности уже существующих ассортиментных групп;

4) путем оптимизации рационального набора обязательного перечня лекарственных средств.

Одним из способов удовлетворения запросов потребителей может быть позиционирование товаров. Это система определения места отдельных видов фармацевтических товаров в ряду аналогичных товаров, обращающихся на рынке, включающая в себя определение особенностей товаров, характерных черт, отличающих их от аналогичных товаров-конкурентов.

Цель позиционирования товаров - помочь покупателю выделить данный товар из широкого круга аналогичных товаров по какому-либо признаку и отдать при покупке предпочтение именно ему.

Позиционирование осуществляется на основе:

- определения преимуществ или характеристик товара (по цене, внешнему виду и др. параметрам);

- определения специфических потребностей потребителя;

- специального использования товара, т.е. определения доступности применения товара в соответствии с его формой выпуска (таблетки/ампулы/сиропы);

- ориентации на определенную группу или категорию потребителей.

Позиционирование товаров может использоваться при поступлении в продажу в аптеки каких- либо новых препаратов, изделий медицинского назначения и прочей продукции.

Новому товару, имеющему какие-либо особенности качества, использования, с новыми преимуществами, должно уделяться особое внимание со стороны фармацевтических специалистов, которые, в свою очередь, "представят" товар покупателю.

Учитывая все это, можно, рационально подбирая ассортимент продукции, достичь две цели:

- удовлетворить запросы покупателей;

-достичь хороших экономических результатов самой аптечной организации.[5,14]

Управление аптечным ассортиментом включает в себя: с одной стороны, формирование и развитие товарной номенклатуры, поддержание динамичного равновесия между поступлением товара и его реализацией, обеспечение бездефектурного обслуживания населения, с другой - предупреждение затоваривания. Планирование и управление ассортиментом -- неотъемлемая часть маркетинга. Даже хорошо продуманные планы сбыта и рекламы не смогут нейтрализовать последствия ошибок, допущенных ранее при планировании ассортимента. Управление ассортиментом предполагает координацию взаимосвязанных видов деятельности -- научно-технической и проектной, комплексного исследования рынка, организации сбыта, сервиса, рекламы, стимулирования спроса. [13]

Эффективное управление товарным ассортиментом позволяет фармацевтическому предприятию:

· сократить количество продаж, утраченных вследствие отсутствия необходимых товаров;

· ускорить товарооборачиваемость;

· уменьшить излишки товаров;

· снизить риск списания товаров в связи с окончанием срока годности;

· минимизировать суммарные затраты, связанные с запасами. [1]

1.2 Роль информационных систем в формирование оптимального ассортимента. Автоматизация основных этапов движения товара

Если крупные аптечные сети могут содержать собственные отделы маркетинга, анализировать рынок, рисковать на закупках "не раскрученных" брендов, то единичные аптеки формируют ассортимент, руководствуясь анализом собственных продаж, дефектурой, предложениями медпредставителей и, наконец, недавно прошедшей телевизионной рекламной кампанией. Однако даже небольшие организации нуждаются в автоматизации всего этого процесса.

Автоматизация процессов фармацевтической деятельности в последние годы явилась одним из рычагов для активного развития данной отрасли. Современные тенденции увеличения коммерческого сегмента в фармацевтическом бизнесе, усиление конкуренции, рост количества аптечных сетей приводят к тому, что нормальное функционирование и развитие фармацевтической организации уже не эффективно без использования такого инструмента, как информационные технологии. Их внедрение способствует обеспечению высокой скорости и оперативности работы, а также повышению прибыли и конкурентоспособности. [1]

Информационная система -- совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Из любых данных и отчетов о работе предприятия можно извлечь массу полезных сведений. И информационные системы как раз и позволяют извлекать максимум пользы из всей имеющейся в компании информации.

Именно этим фактом и объясняется бурное развитие и жизнеспособность информационных технологий. [9, 7]

Автоматизация имеет непосредственное отношение к движению товарно-денежных потоков в аптеке. Условно можно выделить следующие этапы движения товара:

Первый этап. Приобретение и получение товара от поставщиков. Автоматизация на этом этапе играет только вспомогательную роль - подсказывает примерные позиции и количество того, что следует заказывать. На сегодняшний день на фармацевтическом рынке существует единая система, в которой объединены прайс-листы большинства поставщиков фармацевтической продукции. Эта система, позволившая за один сеанс связи совершить полный цикл заказа товара, выбрав наиболее выгодное для аптеки предложение, получила название электронной торговой площадки.

Большинство современных автоматизированных систем управления имеют в своем арсенале либо сводные прайс-листы собственной разработки («еФарма2» и др.), либо возможность интеграции со специализированными программными продуктами («Юнико» и др.). Есть случаи, когда эти возможности совмещаются в одной программе: например, АСУ «М-АПТЕКА плюс» позволяет работать с различными электронными торговыми площадками, а также содержит в базовой конфигурации специализированный модуль «Сводный прайс-лист». Это позволяет аптечным специалистам выбирать наиболее удобный для себя вариант работы с поставщиками.

«Сводный прайс-лист», интегрированный в автоматизированную систему управления аптечным предприятием, как и классическая электронная торговая площадка, предназначен для предоставления информации о суммарных предложениях поставщиков. Как и в любой электронной торговой площадке, пользователи получают возможность видеть прайс-листы всех фармдистрибьюторов в одном окне, освобождаясь от необходимости открывать все индивидуальные программы поставщиков при составлении заказа. Однако, в отличие от «классических» электронных торговых площадок, модуль «Сводный прайс-лист» можно настроить на работу с любыми поставщиками - в том числе и с теми, которые не участвуют в массовых электронных аукционах.

Второй этап. Приходование товара в аптеке. Этот этап представляет собой распознавание, "регистрацию" товара для того, чтобы он мог в пределах аптеки быть опознанным по тем правилам учета, которые действуют в данной аптечной организации. На этом этапе автоматизировать можно только саму операцию расценки с помощью какой-либо программы.

Третий этап. Движение и изменение товара внутри аптеки. Автоматизация этого этапа обеспечивает:

1. быстрый поиск товара;

2. перемещение с места на место;

3. размещение товара на новом месте и запоминание этой информации в компьютере;

4. выбор интересующей партии, серии товара;

5. изменение цены;

6. учет количества имеющегося товара;

7. расчет ухода товара за прошедшие день, неделю, месяц;

8. учет активов аптеки в виде сумм хранящегося товара;

9. оценка ассортимента аптеки и его сравнение с подобным;

10. планирование наценки и формирование политики ценообразования на основании данных об имеющемся и ушедшем товаре;

11. контроль сроков годности товара;

12. контроль серий имеющегося в аптеке товара;

13. получение информации, необходимой для расчетов с поставщиками;

14. планирование товарного кредитования от поставщиков для активизации торговой деятельности аптеки;

15. другие операции, в ходе которых используется информация о товаре, который хранится в аптеке или уже был реализован покупателям.

Четвертый этап. Уход товара из аптеки (к покупателю, поставщику). Инструмент автоматизации этого этапа - кассовый аппарат или касса-регистратор, сканер («считывание» штрих-кода товара). [7,19]

Автоматизация позволяет наладить цикла управления цепочкой поставок (УЦП) в аптеке и справиться со следующими проблемами:

- Затоваренность. Остатки в аптеке превышают двухнедельный заказ - как следствие в аптеке меньше оборотных средств и требуется больше площадей для хранения, по сути, «мертвых запасов»;

- «Ассортиментные дыры». Наиболее востребованный товар нередко отсутствует из-за «человеческого фактора»: недоглядели, забыли, перепутали и т.д.;

- Большие затраты на УЦП. Как правило, заказом товара занимаются наиболее высокооплачиваемые сотрудники, и у них уходит на это не менее двух часов каждый день;

- Высокие закупочные цены. Причин несколько: невыгодные товарные кредиты из-за отсутствия достаточных оборотных средств; сложно обрабатывать каждую позицию заказа по множеству прайс-листов; нет эффективных правил поведения при неестественном непродолжительном росте закупочных цен. [13]

В настоящее время на рынке программного обеспечения для автоматизации аптек представлено достаточно много продуктов. Прежде всего, это разработки софтверных (производящих программное обеспечение) компаний, специализирующихся на автоматизации розничной торговли. В качестве примера можно привести следующее специализированное программное обеспечение:

«АИС Аптекарь» (компания «Ателье Информационных систем»),

«Аптека 2007» (компания «Регард Софт»),

«еФарма 2» (компания «Спарго Технологии»),

«Юнико-Аптека» (компания «Юнико»),

«SV:Аптека» (компания «Бизнес Консалтинг»),

«М-Аптека ПЛЮС» (компания «Эскейп»),

«Алгоритм-Фарм-Розница» (компания «Алгоритм-с»),

«Аптека-Урал» (компания «АУРИТ»),

«Аптека» (компания «Автоматизация Бизнеса»),

«Арал Аптека» (компания «Арал Плюс», ЗАО),

«Фарм-Офис» (компания «Лаборатория «Электронная медицина»», ООО),

«Ваша Аптека» (компания «Балтэксперт»),

«Гэрэт: Аптека» (компания «Гэрэт Ай Ти», ООО),

«Инфо Аптека» (компания «Alliance Healthcare»),

«КИС Розничная Аптека» (компания «Бюро РКМ»),

«Кросс-Маркет» (компания «Аптехсервис»),

«Линия» (компания «Фарма-Нэт»),

«Магистр» (компания «Фармком»),

«Экми-Мастер» (компания «Экми»),

«SandSoft Аптека» (компания «SandSoft»),

«1С: Розница 8. Аптека» (фирма «1С») и другие. [14]

Информационная система содержит модули - направления применения возможностей программного обеспечения. Пример, Юнико-Аптека»:

АИС «Учет товародвижения»

АРМ «Касса»

АИС «Статистика продаж»

Система заказов «ЮниСэт»

АИС «Учет льготных рецептов»

АИС «База изъятых ЛС»

АИС «Реестр цен ЛС» (ЖНВЛС)

АИС «Юнико-РЛС»

Информационный терминал торгового зала

Система «Мониторинг цен»

АРМ «Call-центр». [16]

1.3 Дефектура как источник информации для формирования оптимального ассортимента

Важный источник информации для формирования оптимального аптечного ассортимента - дефектура. Она является повседневной необходимостью любой аптеки. От того, насколько качественно сформирована дефектура, зависит эффективность товарных запасов.

Неудовлетворенные запросы необходимо тщательно фиксировать как от посетителей в зале, так и по телефону (и через Интернет, если аптека обеспечивает возможность заказа через Интернет).

При наличии достаточно развитой компьютерной системы фиксацию дефектуры желательно автоматизировать. В ряде случаев в достаточно больших аптеках (если численность кассовых терминалов и персонала достаточно сбалансирована с количеством посетителей и не возникает необходимости как можно более быстрого обслуживания посетителей) эффективен обязательный набор первостольником любого запроса посетителя на клавиатуре кассового терминала и при отсутствии товара - его автоматическая фиксация как дефектурного. [13]

Ручная подготовка дефектуры неизбежно приводит к ошибкам - даже высокопрофессиональному сотруднику сложно сохранять постоянную концентрацию при обработке, например, от 2000 до 7000 позиций.

С одной стороны, ошибки при формировании дефектуры могут привести к созданию избыточных запасов и замораживанию драгоценных оборотных средств. С другой стороны, ошибки могут привести к провалам в ассортименте товаров повышенного спроса и недополучению прибыли. Кроме того, формируемая вручную дефектура отнимает значительное время, которое можно было бы использовать с большей пользой.

Именно поэтому практика формирования автоматической дефектуры в системе автоматизации аптеки стала такой востребованной. Автоматическая дефектура позволяет избежать ошибок и значительно сократить время фиксирования товарных требований.

Автоматическая дефектура становится доступной благодаря автоматизации аптеки. Процесс формирования дефектуры вполне прост. Так, например, в программном обеспечении «АИС Аптекарь» функция автоматической дефектуры не предполагает постоянного вмешательства оператора. Расчет происходит путем нажатия одной кнопки. Формирование дефектуры в «АИС Аптекарь» занимает от 20 секунд до 3-х минут. Продолжительность формирования дефектуры зависит от количества обрабатываемых позиций и мощности компьютера.

После того как дефектура будет сформирована, можно вручную отредактировать товарное требование, но при этом в памяти системы сохранится также и количество, определенное автоматически. Сохранение автоматически заданных значений позволяет накапливать статистику и анализировать эффективность заказа в последующем.

На основании автоматической дефектуры можно создавать несколько товарных требований. Например, одно товарное требование можно создать в начале дня, а второе товарное требование создать в конце дня по итогам продаж. В этом случае, второе товарное требование не будет дублировать предыдущее, а только дополнит его. [13]

Еще один важный показатель, который позволяет оценить не только необходимость закупки какого-либо товара, но и потенциальные потери от его отсутствия в ассортименте аптеки - временное измерение дефектуры. Для препарата, который покупается один-два раза в неделю, а то и в месяц, отсутствие в ассортименте в течение одного-трех дней не может существенно отразиться на товарообороте и прибыли. Но для позиций, пользующихся высоким спросом, отсутствие более одного дня недопустимо. Если в ассортименте нет данного препарата, это чревато не только недополучением прибыли, но и потерей части клиентуры. В идеале подобные препараты должны присутствовать в 100% случаев, то есть отказов покупателям, желающим приобрести это лекарство, вообще быть не должно. Как альтернативу можно иметь несколько дженериков, однако следует учитывать, что посетитель может не знать о том, что эти препараты практически одинаковы, а у специалиста окажется мало времени (особенно в часы пик), чтобы убедить покупателя в том, что это именно то лекарство, которое ему нужно.

Временной показатель приводит к еще одному важному критерию формирования ассортимента - учету минимального запаса того или иного товара. Величину запаса по той или иной товарной позиции может определить каждая аптечная организация самостоятельно, учитывая показатели реализации и сезонность. Далее необходимо следить за товарным остатком, поддерживая его неизменным.

Сложность заключается в том, что вручную это делать долго и сложно, так как ежедневно необходимо будет проводить учет товара в аптеке. Информационная система позволяет ежеминутно снимать данные по остаткам, вводить определенные показатели минимального запаса по разным товарам и отслеживать их количество, напоминая специалисту аптеки о своевременной закупке необходимого препарата. [12]

Довольно значительное количество посетителей "не озвучивает" свои неудовлетворенные запросы. В частности, по большинству видов парафармации (косметика, детские товары и т.п.) многие посетители, не найдя нужного товара на витрине, за дополнительными уточнениями к фармацевтическому специалисту зачастую не обращаются. Нередко часть неудовлетворенных запросов клиентуры "теряется" из-за очередей.

В определенной степени дополнить пассивный мониторинг дефектуры могут опросы посетителей. Такие опросы довольно дороги, а клиентура достаточно хорошо помнит только свои текущие аптечные потребности. Поэтому с помощью опросов можно достаточно эффективно выявить скорее нехватку каких-либо категорий ассортимента, чем дефектуру востребованных позиций.

Следует также учитывать, что практически применимые для аптек методы анализа спроса плохо улавливают "неактивный" (не осознанный как четко сформированный) спрос на ассортимент, который мог бы быть куплен при его наличии в аптеке. Это в основном товары "качества жизни": например, трансдермальные системы, косметика, новые виды презервативов и т.п. В ряде случаев (особенно при самообслуживании) на такой ассортимент может приходиться порядка 5-10% (и более) оборота.

Поэтому в дополнение к анализу дефектуры целесообразен анализ ассортиментной структуры местного рынка. Логика такого анализа проста: если какой-то товар на местном аптечном рынке покупают в значительном количестве, - скорее всего, торговать им имеет смысл. По крайней мере, попробовать стоит. [14]

В настоящее время некоторые поставщики программного обеспечения для автоматизации аптека предлагают дополнительные полезные услуги клиентам. Например, аптекам, установившим СПО "еФарма2", предлагается новая форма сотрудничества с "ЦВ ПРОТЕК": бесплатное получение информации ведущих маркетинговых агентств об общих тенденциях развития рынка различных регионов РФ. Таким образом, у руководителя аптеки появляется возможность "оглянуться вокруг" и оптимизировать ассортимент и цены с учетом развития рынка. [21]

1.4 Анализ структуры товарных запасов

Анализ структуры товарных запасов - это также эффективный дополнительный инструмент для формирования оптимального ассортимента. Это делается для того, чтобы выявить позиции в ассортименте, которые продаются наиболее активно и расширить их представленность и долю в заказе. В тоже время выявляются позиции, оборачиваемость по которым считается медленной, и их места на витрине, доля в заказах и товарных заказах сокращается. Вдумчивое отношение к ассортименту и товарным запасам позволяет высвобождать необходимые оборотные средства.

Более эффективным является дифференцированный подход к мониторингу товарных запасов с выделением фокуса на товар с наиболее высоким маркетинговым потенциалом, т.е. в первую очередь, на те наименования, которые в наибольшей степени влияют на товарооборот, пользуются повышенным спросом, т.е. имеют высокий маркетинговый потенциал и высокую скорость реализации. Затем на наименования, значительно влияющие на товарооборот, и в последнюю очередь - на аптечный ассортимент с замедленной и непредсказуемой скоростью реализации несущественно влияющий на товарооборот. Для управления товарными запасами с помощью информационных систем можно использовать два аналитических инструмента - ABC и XYZ-анализ. [22]

АВС-анализ позволяет выделить группы продуктов, которые приносят основную долю выручки. Согласно принципу Парето доля таких товаров в ассортименте не превышает 20%, при этом они дают около 80% выручки. В рамках АВС-анализа выделяется три группы товаров: А, В, С. Каждая группа характеризуется своей долей в выручке и своей долей в товарных запасах.

АВС-анализ включает в себя:

- упорядочивание ассортимента в порядке убывания анализируемого показателя (объем реализации, величина запасов и другие показатели);

- выделение группы А, составляющей 10% от общего числа ассортиментных позиций, группы В - 20% и группы С - 70%;

- расчет удельного веса объема реализации, величины товарных запасов в соответствующих группах;

- распределение направлений комплексного использования АВС-анализа и ограничений его использования.

Стратегия оптимизации по итогам АВС-анализа заключается в перераспределении оборотных средств в структуре заказов поставщикам. Сокращая долю запасов товаров групп В и С в заказе, можно переориентировать оборотные средства в пользу товара группы А, который действительно продается в аптеке. [3]

Развитием АВС-анализа является его комбинирование с XYZ-анализом, базирующимся на тех же принципах, что и АВС-анализ. При этом учитывается три критерия, один из которых в большинстве случаев определяется во временном отношении. На его основании можно выделить группы товаров с различной степенью стабильности потребления. Другими словами, в рамках анализа можно выделить группу товаров (группа Х), продажа которых достаточно стабильно осуществляется в определенном объеме, и вероятность сохранения такой стабильности составляет более 90%. У товаров групп Y и Z продажи менее предсказуемы.

Стратегия оптимизации по итогам XYZ-анализа заключается в перераспределении оборотных средств в структуре заказов поставщикам. Сокращая долю запасов товаров групп Y и Z в заказе, можно переориентировать оборотные средства в пользу товаров группы X, продажа которых в определенном объеме наиболее вероятна.

Наиболее часто АВС и XYZ - анализы совмещают (рис. 1). По итогам получают 9 товарных групп, каждая из которых характеризуется комбинацией характеристик А, В, С и X, Y, Z. Ключевая роль в формировании товарного запаса будет принадлежать группе A-X. Именно эта группа характеризуется высокой потребительской стоимостью и высокой степенью надежности прогноза вследствие стабильности потребления.



Рис.1 Совмещенный ABC/XYZ-анализ (по трем параметрам): выявление лидеров продаж по количеству, прибыли, сумме реализации и устойчивых по спросу товаров ( «Юнико-Аптека»)

Периодическое сравнение результатов АВС - и XYZ - анализа товарооборота и товарных запасов дает возможность фармацевтической организации оптимизировать товарные запасы в объеме, достаточном для эффективной реализации, предотвратить чрезмерные запасы и увеличение риска «замораживания» оборотных средств, а также списания товаров в связи с окончанием срока годности. Очевидно, что обойтись без информационных систем для проведения АВС - и XYZ - анализа в современных условиях практически невозможно.[11]

Критерии оптимизации аптечного ассортимента:

- до тех пор, пока прибыль растет, можно считать, что направление увеличения/уменьшения ассортимента правильное;

- в случае стабилизации/снижения прибыли целесообразно сменить направление увеличения/уменьшения на противоположное. [13]

Глава II. Оценка роли информационных систем в формировании оптимального ассортимента фармацевтических организаций г. Хабаровска

2.1 Исследование уровня автоматизации аптечных организаций г. Хабаровска

С тех пор, как появился первый компьютер, человек стремится избавить себя от рутинной работы, перепоручив выполнение ряда операций машине. Машина бесстрастна и объективна, она не совершает ошибок и не уходит в отпуск. Компьютеру могут одинаково доверять и владелец бизнеса, и фармацевт.

Уже все привыкли к автоматизированным супермаркетам, но, к сожалению, не все аптеки оснащены компьютерной системой и кассовыми модулями. Автоматизация аптеки - это возможность оптимизировать большинство бизнес-процессов, получить полный контроль над контрольно-кассовыми операциями, товарными запасами и закупками, взаиморасчетами с поставщиками, бухгалтерской и учетной деятельностью.

На сегодняшний день большинство российских аптек автоматизированы лишь частично:

* 70% розничных аптечных учреждений используют программы электронного заказа поставщикам;

* 50% аптек ведут автоматизированный бухгалтерский учет;

* 5-10% внедрили систему электронного документооборота с использованием технологий штрихкодирования и автоматическим анализом финансовой деятельности. [31]

На первом этапе исследования с целью выявления оснащенности программным обеспечением аптечных организаций г. Хабаровска и оценки осведомленности специалистов в области информационных систем, представленном на российском рынке, была составлена анкета (приложение 1) и проведено интервьюирование. Анализ анкетных данных показал, что 97% исследуемых аптечных организаций имеют автоматизированные рабочие места (в 1/3 из них автоматизированное рабочее место имеет только зав. аптекой).

В 48% аптечных организаций используется программное обеспечение «еФарма2», по 21% приходится на собственные разработки и программное обеспечение компании «1С», 7% аптечных организаций оснащены программой «М-Аптека плюс» (рис.2).

Рис. 2 Программное обеспечение, используемое в аптеках г.Хабаровска

Информационные системы имеют большие возможности в области управления ассортиментом:

Автоматическое формирование дефектуры (особенно эффективно, когда набор первостольником запроса посетителя на клавиатуре кассового терминала, при отсутствии товара автоматически его фиксирует как дефектурный);

Повышается точность составления заявок - за счет автоматического учета товародвижения. Разнообразные отчеты позволят наиболее точно определить потребность в том или ином товаре;

Анализ продаж позволит определить оптимальную частоту и величину заказа;

Максимальное сокращение времени от поступления товара в аптеку до выкладки на полки;

Создание единого информационного пространства для всех аптек сети.

Исследование выявило, что 9% специалистов не используют возможности программного обеспечения для формирования оптимального ассортимента; 91% используют данные возможности и отмечают высокую эффективность информационных систем в формировании оптимального ассортимента (рис. 3).

Рис.3 Использование возможностей программного обеспечения для формирования оптимального ассортимента

Анализ осведомленности специалистов в области информационных систем, представленных на российском рынке, дал следующие результаты (рис.4):

наиболее осведомленными в области информационных систем оказались специалисты возрастной категории до 30 лет;

меньшую осведомленность показали специалисты 30-40 лет;

самая низкая осведомленность наблюдалась у специалистов старше 40 лет.

Рис. 4 Осведомленность фармспециалистов разных возрастных групп об информационных системах

Большинству опрошенных известны такие информационные системы, как: «еФарма2», «1С:Розница 8. Аптека», «Фарм-Офис». Также было выявлено, что 57% респондентов имеют навыки работы только с одним программным обеспечением, 23% - с 2 и более , 20% не имеют навыков работы с программным обеспечением (рис.5).

Рис.5 Навыки работы с информационными системами фармспециалистов разных возрастных групп

2.2 Обзор программного обеспечения, используемого для автоматизации аптечных организаций г. Хабаровска

2.2.1Программное обеспечение компании «1С»

Фирма «1С» основана в 1991 году российским предпринимателем Борисом Георгиевичем Нуралиевым. Название было создано как название собственной поисковой системы: не более 1С (секунды) требовалось для получения необходимой информации.

Изначально фирма имела в своем составе совсем не много сотрудников, а первая бухгалтерская программа 1С была написана как вспомогательная программа для работы с бухгалтерией. Благодаря этой программе стало возможным автоматизировать процесс бухгалтерского и налогового учета, что значительно повысило процент эффективности работы сотрудников отдела бухгалтерии, и снизило количество ошибок в процессе бухгалтерского учета налогов, что неизбежно при наличии человеческого фактора.

Вскоре она получила широкое признание среди специалистов, и, уже через три года была начата разработка франчайзинговой программы, а после и ныне известной системы «1С: Предприятие».

В 1996 году был выпущен первый продукт системы «1С: Предприятие», призванный автоматизировать процесс управления, и автоматизации ведения бизнес-процессов в целом на предприятиях различных отраслей и видов деятельности.

На сегодняшний день, для автоматизации деятельности фармацевтической организации данное программное обеспечение существует в нескольких конфигурациях:

1C: Розница 8. Аптека;

Аналит: Аптека 7.7;

1C: Предприятие 8. Управление аптечной сетью (разработана на базе типовой конфигурации "Управление торговлей", редакция 11.0 системы программ "1С:Предприятие 8");

1С: Рарус: Управление аптечной сетью;

1С: Рарус: Аптека;

Конфигурации «1С: Розница 8. Аптека», «Аналит: Аптека 7. 7», «1С: Рарус: Аптека» предназначены для комплексной автоматизации торговой деятельности аптек, аптечных киосков и аптечных розничных сетей, ориентированных на продажу лекарственных средств, БАДов, средств гигиены, медицинских аппаратов и т.д. 

Программное обеспечение «1C: Предприятие 8. Управление аптечной сетью» и «1С: Рарус: Управление аптекой» предназначены для управления торговой деятельностью в компаниях, специализирующихся на оптово-розничной торговле лекарственными препаратами, изделиями медицинского назначения и прочими товарами фармацевтического рынка. Программы подходят как для автоматизации центральных офисов аптечных сетей (Head Office), так и для автоматизации крупных аптек (Back Office + Front Office).

Программное обеспечение компании «1С» позволяет автоматизировать все этапы движения товара в аптечной организации.

Первый этап. Приобретение и получение товара от поставщиков. Программный продукт позволяет:

1) Автоматически анализировать прайс-листы поставщиков (рис.6), загружать цены поставщика (рис.7).

Рис.6 Анализ прайс-листов поставщиков

Рис.7 Загрузка цен поставщиков

2) Формировать заказы поставщикам:

- заполнение по минимальным остаткам/ по выбранной группе;

- номенклатурой по обязательному ассортименту;

- по прайс-листу поставщика;

- все у одного поставщика/ у разных поставщиков (рис.8).

Имеется возможность корректировки заказов и контроля состояния заказов (рис.9).

Рис.8 Формирование заказа

Рис.9 Контроль над состоянием заказов

Второй этап. Приходование товара в аптеке.

Приходование товара осуществляется по электронным накладным.

Третий этап. Движение и изменение товара внутри аптеки.

1) Быстрый поиск товара.

Многоаспектная групповая классификация. Любой товар может быть отнесен одновременно к нескольким группам в нескольких классификаторах. Лекарственные средства могут быть отнесены одновременно к нескольким группам, как по товарной, так и по фармакотерапевтической классификации. При описании лекарственных средств, как товара, используются официальные источники информации для пополнения словарей: наименований товара, лекарственных форм, фасовок, дозировок, упаковок, а также стран и заводов-производителей

2) Ценообразование. При формировании цены реализации учитываются:

- цена поставщика,

- цена изготовителя,

- цена по Государственному Реестру,

- процент наценки продавца (рис. 10).

Рис. 10 Ценообразование

3) Посерийный учет лекарственных средств.

Все лекарственные средства учитываются с точностью до серии. Серия медикамента определяется уникальным номером, сроком годности и окончанием срока действия сертификата (рис.11).

Рис.11 Посерийный учет лекарственных средств

4) Автоматизированный контроль сроков годности и фальсификатов (рис. 12).

Рис.12 Контроль сроков годности и фальсификатов

5) Оптимизация складских запасов и быстрая подготовка информацию для принятия решений на разных уровнях, провести оптимизацию складских запасов и анализ товарооборота. В программном обеспечении реализованы возможности просмотра остатков товаров на складах и автоматического формирования ведомости товаров, готовых к поступлению и реализации.

Четвертый этап. Уход товара из аптеки (к покупателю, поставщику).

Автоматизация кассовых операций (рис.13).

2) Оформление возвратов товаров от покупателей (реализованы механизмы автоматического создания необходимых документов при возврате "Не День в День" в режиме РМК).

Возможность использования процентных скидок по дисконтным картам (накопительные скидки), скидки с разделением по аптекам, скидки контрагентам, скидки на сумму чека, скидки по времени действия, по количеству товара, по виду оплаты .[18]

Рис. 13 Автоматизированное место кассира



Рис.14 Заказы и резервы покупателей

Стоимость программного обеспечения:

1С:Розница8. Аптека - 22 000 руб.

Аналит: Аптека7.7. - 9 000 руб.

1С:Предприятие8.Управление аптечной сетью. - 28 000 руб.

1С:Рарус: Управление аптекой. - 80 000 руб.

1С: Рарус: Аптека. - 39 000 руб.

Дистрибьюторы в г. Хабаровске:

1) «АИС»,

2) «Софт-Сервис Амур»,

3) «Автоматизация-ДВ»,

4) «Логия»,

5) Группа компаний «Проекты и решения»,

6) ИП Кутний А.Н.,

7) «ПРОФИТ ДВ»,

8) «АНИТ»,

9) «Франчайзи Восток»,

10) «Инфолайн Консалтинг»,

11) «Русские Информационные Финансовые Системы»,

12) «Юлди»,

13) «Дальсофт»,

14) Консалтинговая компания «Регламент»,

15) «Инком»,

16) «Эксперт»,

17) «Солитек ДВ»,

18) «КИТ»,

19) «Бизнес-Информ»,

20) «Инфо-Сервис»,

21) «Хабаровскпресс»,

22) «Центр автоматизации бизнеса»,

23) «ИНФО-ТЕХНОЛОГИИ»,

24) «Компьютерная служба HELP». [31]

2.2.2 Программный продукт «еФарма 2»

Программный продукт «еФарма 2» является разработкой компании «Спарго Технологии». Первые разработки специалистов компании «Спарго Технологии» появились в пик активности развития аптечного ритейла в России.

Первая система для автоматизации от «Спарго Технологии» - «еФарма» решала первостепенные задачи: минимизировала рутинные действия, формировала документы, оптимизировала приход товара и т.п. Аптечный бизнес развивался очень динамично и, естественно, назрела необходимость в полнофункциональной системе автоматизации.

Компания «Спарго Технологии» всегда стремилась отвечать актуальным запросам аптечного бизнеса, поэтому не заставил себя ждать новый продукт «еФарма 2». Основными преимуществами программы являются: модульная система и возможность автоматизации бизнеса различного масштаба.

Модульная система позволяет быстро и оперативно интегрировать дополнительные модули программы в уже существующую систему автоматизации. Таким образом, бизнес клиента свободно расширяется, а программное обеспечение «подстраивается под него».

В настоящее время компания «Спарго Технологии» реализует программный продукт «еФарма2» по нескольким направлениям для каждого сегмента рынка:

"еФарма 2 - Лайт"

"еФарма2 - Аптека"

“еФарма2- Аптечный пункт”

"еФарма2 - Центральный офис"

"еФарма2 - Центральный офис-Лайт".

«еФарма2 - Лайт».

Подходит: для небольших аптек и аптечных пунктов, не планирующих на первоначальном этапе вкладывать средства в полную автоматизацию.

Преимущества: появляется возможность значительно сэкономить время, при этом автоматизировать наиболее трудоемкие бизнес-процессы.

Функциональные возможности: приход товара; печать накладных и ценников; ведение склада; работа с электронными накладными (позволяет производить автоматическую расценку товара ещё до его прибытия); автоматическое формирование розничных цен; автоматическая подготовка пакета необходимой первичной документации; ценообразование в соответствии с законодательством.

Базовый комплект программы для аптек «еФарма2-Лайт» включает следующие модули:

- Ведение склада;

- Расценка товаров;

- Возможность формирования необходимой первичной документации.

«еФарма2 -Аптека»

Подходит: единичным аптечным учреждениям со стандартными или высокими требованиями к автоматизации.

Преимущества: полная автоматизация хозяйственной деятельности аптеки; комплексная автоматизация единичных аптек позволит оптимизировать ассортимент и цены, снизить издержки на ведение учета, использовать один из самых удобных АРМ кассира, что позволяет улучшить обслуживания покупателей, оперативно получать обновления программы без обращения в службы поддержки.

Функциональные возможности: приход товара (вручную или загрузкой электронных накладных); контроль товарного запаса; отпуск товара населению; печать накладных и ценников, ведение склада; расценка товаров; возможность формирования необходимой первичной документации; ценообразование в соответствии с законодательств; ведение нескольких складов, поддержка торгового оборудования, составление отчетности и аналитики по накопленной базе данных; ценообразование в соответствии с законодательством.

«еФарма2 - Центральный офис»

Подходит: полноценный вариант автоматизации, при котором все производственные процессы в аптеке образуют замкнутый цикл решение для полной автоматизации центрального офиса аптечной сети.

Преимущества: легко масштабируемый программный продукт, с гарантированно качественным сервисом и возможностью гибкой настройки под индивидуальные требования заказчика. Позволяет создать единое информационное пространство для всех аптек, входящих в состав сети. Дает возможность головному предприятию анализировать продажи, как по каждой из аптечных организаций , работающих в рамках сети, так и по всей, качественная лицензионная поддержка (получение регулярных обновлений, возможность обращения клиентов по горячей линии).

Функциональные возможности: обмен данными между всеми точками сети; полностью автоматизированные рабочие места специалистов первых столов; достоверная информация о запасах товаров в отделе и принадлежности товаров к различным категория и спискам; ведение различных типов складов; поддержка правил ценообразования в соответствии с региональными постановлениями; автоматическая расценка товаров; применение различных видов скидок и возможность ведения расчетов по дисконтным картам; отпуск ЛС населению; возможность формирования необходимой первичной документации; составление отчетности и аналитики по накопленной базе данных; обмен данными между подразделениями; автоматизированный расчет потребности в товарах на основе анализа скоростей продаж; предоставление всей документации и отчетности в центральный офис; уникальный механизм импорта-экспорта.[19, 21]

Программное обеспечение «еФарма2» позволяет автоматизировать все этапы движения товара в аптечной организации.

Первый этап. Приобретение и получение товара от поставщиков.

Формирование заказа на товар.

1) Контроль дефектуры.

Формирование дефектуры в ПО «еФарма2» производится следующим образом: делается из главного меню Учет/Дефектура. Выбираем анализируемый Период, Остаток товара (то есть товары, остатки по которым меньше или равны введенному числу), Склад и контрагента в поле Аптека.

На экран выводится список товаров, по которым были движения за этот период, остаток которых меньше или равен указанному количеству (рис. 15).

Рис. 15 Контроль дефектуры

2) Расчет минимального количества по товарам.

Минимальный остаток по каждому товару можно рассчитать с помощью команды Рассчитать минимальный остаток на панели управления. Минимальный остаток - это количество по каждому товару, которое должно быть обязательно на складе. Необходимо указать: Период продаж, Вид товара, способ сортировки в поле Сортировать по: Наименование товара, Рассчитанное минимальное количество. Вид расхода: Все виды расхода ( расходные накладные, чеки, перемещение товара, возврат поставщику), чеки и расходные накладные. Возвраты поставщику, Перемещение.