Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяют на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.

В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т. е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров, различных движений, структуру региональных отделений движения.

При составлении списка учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования ЦНИТО документов новейшей истории использовались указанные критерии.

При определении состава источников комплектования ЦНИТО документов новейшей истории проводилась следующая работа:

- выявлялся и уточнялся состав организаций, расположенных в зоне комплектования архива;

- изучались функции, выполняемые организациями;

- изучался состав документов, образующихся в деятельности организаций;

- решался вопрос об отнесении организации к составу источников комплектования.

В 2004 году список источников комплектования включает в себя 64 общественно-политических объединений, с 27 организациями заключены договора о сотрудничестве (Приложение № 1)^{11. Список организаций-источников комплектования Центра новейшей истории Тульской области, закрепленного за специалистами отдела комплектования. Тула, Машинопись, 2002г.}. Но процесс выявления источников комплектования не закончен, так как продолжается процесс, складывания партийной системы России.

Документы организаций - источников комплектования могут поступать на хранение в архив полностью или выборочно.

«При полном приеме в архив поступают все ценные документы от каждой конкретной организации - источника комплектования полного приема (форма приёма 1).

При выборочном приеме в архив поступают:

- все ценные документы от отдельных организаций определенного вида источников комплектования группового выборочного приема (форма приёма 2.2);

- часть ценных архивных документов, из числа неповторяющихся в фондах других организаций, от конкретной организации - источника комплектования повидового выборочного приема (форма приёма 2.1)»^{22. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002. С.135}.

ЦНИТО придерживается идеи приема документов от политических партий, организаций, движений по полной форме, в том числе в виде россыпи, с целью сохранить максимально полную информацию об общественно-политической жизни современной России. Общественно - политические партии и движения внесены в список по полной форме приёма.

В современных условиях сотрудники ЦНИТО используют методы «активного комплектования», к которым относится:

- проведение бесед с фондообразователем о важности сохранения их документов;

- выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

- анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений;

- сбор воспоминаний, составление хроники событий;

- сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивистов.

Перед архивами встала принципиально новая задача налаживания отношений с собственниками документов. Усилилось внимание к документам, отражающим неофициальную историю, общественную жизнь. То есть речь идёт о приёме документов от политических партий и общественных движений. В этом немалую роль играют появившиеся в последние годы центры хранения современной документации, новейшей истории, архивы общественных движений. Вырабатываются новые критерии отнесения организаций к составу источников комплектования. Работа осуществляется как централизованно, так и на местном уровне. Архивисты занимают активную позицию и устанавливают связи с лидерами и представителями общественно - политических партий и движений.

Специалистами отдела комплектования ЦНИТО разработан пакет документов по организации работы с современными организациями, в который входят: договор о сотрудничестве ЦНИТО и организации; примерный перечень документов современных партий, общественных движений, объединений, подлежащих сдаче на госхранение в ЦНИТО; рабочая инструкция по комплектованию, упорядочению, описанию и использованию документов современных партий, общественных движений объединений в ЦНИТО; памятка по ведению наблюдательных дел, при работе с современными партиями, движениями, объединениями; методические рекомендации «Особенности экспертизы научной и практической ценности, определение фондовой принадлежности и систематизация документов местных отделений современных политических партий, движений, объединений». Необходимость проделанной работы вызвана тем, что в данный период отсутствует достаточная методическая база, регламентирующая порядок работы с документами в организации подобного типа, начиная от заключения договора до передачи на госхранение, а также укомплектованность архивов квалифицированными кадрами

Архивистами в настоящее время ведется прием документов от общественных организаций по полной форме, в том числе в виде россыпи. Ведь не принятые на хранение документы буду фактически утеряны для историка - политологических исследований, а содержащуюся в них информацию по другим документам восстановить возможно далеко не всегда.

Таким образом, источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие социально-политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение.

2.2 Экспертиза ценности документов общественных объединений

При формировании полноценной источниковой базы по истории современного общественно-политического процесса наиболее сложным является комплекс работ по определению состава документов, подлежащих приему в госархивы.

Состав документов, подлежащих государственному хранению, определяется в результате экспертизы их ценности.

Экспертиза ценности документов общественных объединений основывается на традиционных критериях, выработанных в процессе архивной практики.

«Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение ил установление сроков их хранения на основе принятых критериев»^{11. ГОСТ Р 51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С.4}.

К основным критериям экспертизы ценности документов относятся: значение общественного объединения или лица, время и место образования документа, значение имеющейся в документе информации (уникальной и типической), повторение информации документа в других документах, подлинность документа, его физическое состояние, учитывается фактор степени полноты сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов общественных организаций проводится:

1. При первичном отборе документов в общественном объединении;

2. При научно-технической обработке документов в ЦНИТО.

При первичном отборе экспертиза ценности документов осуществляется совместно специалистами ЦНИТО и общественного объединения.

Приступая к экспертизе ценности документов, специалисты архива подробно знакомятся с историей фондообразователя, составом и содержанием документов.

Каждый документ партии, общественного движения, объединения просматривается полистно.

Первичный отбор документов на госхранение осуществляется в общих чертах еще при заключении договора о сотрудничестве. Организация сама решает, какие документы должны быть представлены в ее фонде. Это решение может закрепляться перечнем документов, передаваемых на госхранение, прилагаемом к договору, который составляется при помощи сотрудников ЦНИТО. Поэтому большое значение имеет квалификация архивистов, а также детальное изучение ими целей, функций и деятельности общественного объединения.

При проведении экспертизы ценности документов необходимо учитывать несколько факторов, которые влияют на процесс документирования в общественном объединении:

- виды и формы объединения;

- наличие делопроизводственной службы и ее культура;

- наличие фонофотовидео техники.

От формы и вида организации зависит объем, состав и тематика документальных материалов, создаваемых ею. Так, полнота документирования деятельности политической партии и состав документов ее фонда, как правило, значительно отличается от документирования деятельности политического клуба, кружка, общественных объединений действующих в области науки, культуры из-за разности целей и задач, организационной дисциплины и масштабов деятельности. При проведении экспертизы ценности необходимо определить оптимальный состав документов каждой конкретной организации.

При наличии делопроизводственной службы в общественных объединениях информация об их деятельности представлена документально наиболее полно.

В большинстве же случаев делопроизводство в общественных объединениях не налажено на достаточном уровне, документов создается не так много, как в государственных организациях, они не достаточно отражают деятельность организации, порой важные мероприятия не документируются, документы, утратившие практическую, но не историческую ценность, могут быть уничтожены.

Поэтому необходимо максимально внимательно относится к любым, имеющимся в организации документам.

Если в общественных объединениях имеется фонофотовидеотехника могут создаваться документы на различных технических носителях (фотофоновидеодокументы), не только иллюстрирующие и дополняющие, но и заменяющие многие документы на традиционных носителях. Это вызывает необходимость комплексного подхода к экспертизе ценности документов.

При рассмотрении вопросов экспертизы и отбора необходимо уделить особое внимание документам, относящимся к начальному этапу развития общественных объединений, когда только закладывались основы их деятельности, и документирование деятельности в тот период было минимальным.

Учитывая также, что множество организаций, сыгравших определенную роль в истории развития нашего общества к моменту начала работы государственных архивов с общественными объединениями прекратили свое существование, и документов об их деятельности сохранилось немного, важно правильно определить значимость имеющихся в распоряжении архивистов документов.

Кроме того, практика работы с документами общественных объединений позволила выделить несколько особых черт присущих документации общественных организаций:

- почти полное отсутствие повторяемости информации в документах, что связано с особенностями документирования деятельности организаций, когда крайне редко создаются сводные или отчетные документы. Поэтому особое внимание при отборе надо уделять первичной документации и документации массового характера;

- в частности, не всегда составляются и редко передаются на госхранение сводные бухгалтерские документы (отчеты, сметы), поэтому первичные финансовые документы (ведомости уплаты членских взносов, платежные документы о получении финансовой помощи спонсоров и распределении финансовых средств) могут помочь в освещении вопросов финансирования общественных объединений;

- применительно к общественным объединениям следует подчеркнуть важность переписки. Такие аспекты деятельности, как взаимоотношения с другими общественными организациями, связь с местными отделениями, порой можно уяснить, только изучив переписку. Переписка может иметь большую информационную ценность;

- значительная часть документов, создаваемых в общественных органи-зациях, предназначена для тиражирования (листовки, заявления, обращения, плакаты, агитационно-пропагандистские брошюры). Причем подлинники не всегда сохраняются. Тиражированные экземпляры наряду с подлинниками должны быть представлены в фонде организации, в том числе и периодические издания общественного объединения, т.к. в настоящее время библиотеки не имеют возможности собирать все печатные издания и, как правило, печатная

продукция общественного объединения, если и поступает в библиотеки, то не в полном объеме, а то и вообще не поступает;

- наличие в фондах общественного объединения большого количества вариантов, проектов документов, причем варианты, как правило, разных авторов.

Если проекты или варианты значительно отличаются от утвержденных, а также, если они персонифицированы (написаны различными членами общественного объединения), то они несомненно должны быть представлены в фонде организации, т.к. позволяют отразить различные точки зрения на принципы деятельности организации, основные этапы становления организационных основ общественного объединения.

- документы общественных объединений не всегда оформлены в соответствии с общепринятой системой делопроизводства, на многих из них отсутствуют реквизиты юридической достоверности документов (подписи, печати, и т.п.), часто документы не датируются, копии не заверяются.

Указанные особенности вызывают необходимость нетрадиционного подхода к экспертизе ценности документов в общественных объединениях, который соединяет в себе принципы и методы экспертизы ценности документов государственных организаций и личных фондов.

При первичном отборе документов в общественных объединениях необходима совместная с сотрудниками объединения работа по атрибутации документов (установление даты, автора документа).

Подход к отбору документов общественных организаций на госхранение должен быть индивидуальным в каждом конкретном случае и учитывать степень значимости самой организации, и сложность периода формирования организаций, и недостатки системы ее делопроизводства.

Однако важнейшие принципы экспертизы ценности документов действуют и в отношении документов общественных объединений.

На госхранение должны поступать подлинники документов, при их отсутствии - заверенные копии.

Учитывая плохую сохранность документов общественных объединений, особенно в начальный период их развития, и ставя целью формирование наиболее полного комплекса документов по истории общественных объединений, можно и нужно отбирать на госхранение и документы, не обладающими реквизитами юридической достоверности (подписями, печатями), но имеющими информационную ценность. Это - незаверенные копии, ксерокопии документов. Такие документы могут иметь только статус проекта (черновика, макета, варианта). При описании таких документов необходима ссылка на копийность (в заголовке или в предисловии к описи).

Помимо того, копии и ксерокопии можно заверить у ответственного ли-ца общественного объединения во время передачи их в госархивы.

В некоторых общественных объединениях хранение документов организовано в виде автоматизированных баз данных. Если подлинник не сохранился, допустимо принять на госхранение от общественного объединения компьютерную распечатку документа, но обязательно заверенную ответственными лицами.

Незаверенная компьютерная распечатка имеет также статус проекта документа, что необходимо отразить при описании документа.

Вопрос о приеме в госархивы документов на электронных носителях (дискеты) пока находится в стадии обсуждения. Однако, исходя из практического опыта и современного законодательства, можно сказать, что документы на электронных носителях не имеют юридической подлинности и могут считаться также копией, имеющей информационное значение (за исключением тех случаев, когда к ним приложены юридически удостоверенный акт, что передаваемая дискета является единственным экземпляром, а файл на базовом компьютере уничтожен).

В настоящее время в архиве еще не созданы условия для хранения документов на электронных носителях.

Что касается документов на других технических носителях (видеофотофонодокументы), то принцип отбора их на госхранение детально разработан в "Правилах работы с кинофотофонодокументами в государственных архивах", видеодокументы отбираются по аналогии с кинодокументами.

При экспертизе ценности документов на специальных носителях помимо исторической значимости документов достаточно много внимания уделяется его техническому качеству.

Что касается принципов экспертизы документов при формировании коллекций документов, то они сохраняются (фиксация места, времени, а также владельца документов, других пояснительных данных). Специалистами ЦНИТО проводится отбор документов путем «инициативного документирования». Первоначальный отбор происходит на стадии, когда решается, какое событие или мероприятие, проводимое общественным объединением, должно быть представлено документально в государственном архиве, как имеющее особое значение для развития общественно-исторического процесса и каким способом его зафиксировать (фото, видео, аудиозапись).

Впоследствии экспертиза таких документов проводится в основном в отношении технического качества документа.

Следует отметить, что проведение первичного отбора документов в общественных объединениях, при формировании коллекций или инициативного документирования значительно облегчает вопросы экспертизы ценности документов при научно-технической обработке в архивах. На этом этапе в основном решается вопрос выявления повторяющейся информации. Поэтому большая часть документов, поступивших в архив после предварительного отбора, передается на госхранение.

В полной мере вопросы экспертизы ценности при научно-технической обработке стоят только в отношении комплексов документов, полученных от организаций или коллекционеров в россыпи без предварительного отбора.

В данном случае помимо экспертизы ценности документов проводится выявление недостающих документов и их поиск. Указанные вопросы решаются совместно с руководством организаций и найденные документы, с их согласия, подсоединяются к переданным ранее документам, либо в научно-справочном аппарате к описи документов указывается их местонахождение.

Документы, выделенные в результате экспертизы, как не имеющие ценности, по желанию организации возвращаются, или они включаются в акт об уничтожении не имеющих ценности документов, который согласовывается с руководством организации.

Волна политической жизни России и развития многопартийности возникла с началом реформ в апреле 1985 года. В начале 1991 года в стране действует около 20 всесоюзных партий, а к концу 1994 года в России числится 60 политических всероссийских и межрегиональных партий.

Партии являются составной частью общественно-политической структуры общества, оказывают существенное влияние на формирование позиций граждан, общественного мнения, выступают в качестве катализатора социальных процессов, корректируют деятельность властных структур. Политические партии в России еще переживают период своего становления.

Характеризуя документы Тульских региональных партий, движений, объединений, нужно отметить, что полнота и ценность их с точки зрения историзма различна, как различно значение этих партий в политической жизни региона.

Рассматривая документы Тульских современных политических партий, движений, объединений, применяя критерий происхождения: цели и деятельность партийных организаций в жизни Тульской области, время и место образования документов. Следует отметить, что такие партии как “Тульский Союз анархистов” (фонд №5757) и “Тульская организация социалистического рабочего союза (Советская секция рабочего интернационала за возрождение 4-го интернационала)” (фонд №5760), действующие на территории региона в первые годы перестройки, внесли свой вклад в политическую жизнь области, познакомив общественность с идеями мирного анархизма, идеалами гуманизма, экологической гармонии, самоуправления, созданием высокоорганизованного демократического общества.

Эти партии прекратили свою деятельность на территории области, однако, документы из их фондов, будут, несомненно, представлять историческую ценность для исследователей.

Наиболее ярко проявляли свою деятельность в период выборов губернатора, депутатов в Тульскую областную думу, глав администраций городов области - существовавшая как самостоятельная организация - Тульская областная организация “Народная партия свободная Россия” (фонд №5759) и избирательный блок Тульское региональное отделение движения “Выбор России” (фонд №5772).

Определенную роль в политической жизни общества играют такие партии, как Тульская организация движения “Будущие лидеры нового тысячелетия” (фонд №5773), ставящая целью подготовку новых лидеров в интересах российского общества; Тульское региональное отделение аграрной партии России (фонд №5761), защищающая интересы и права тружеников села; Народное движение “Гражданская солидарность” выступающее за развитие политической активности и инициатив граждан - жителей Тульской области.

Наиболее активная и многочисленная на территории Тульской области - Тульская региональная организация “Либерально-демократическая партия России” (фонд №5762) проводит пропаганду идей либерализма, участвует в формировании органов власти.

“Тульская областная организация социал-демократической партии России” (фонд №5776) выступает за социально-ориентированную многоукладную рыночную экономику, поддерживает малый бизнес.

Российское движение “Мир без насилия” (фонд №5770) в отличие от других тульских политических партий, движений, объединений, является движением федерального значения, со штаб-квартирой в городе Туле.

Российское движение “Мир без насилия” выступает за создание мира без насилия, укрепление и поддержание гражданского мира и согласия в обществе, внутри каждого человека, в семье. Движение совместно с администрацией Тульской области проводит ежегодные Яснополянские походы мира, встречи “Круглые столы”.

Муниципальный клуб помощников милиции “Феникс” при администрации г. Щекино Тульской области (фонд №5775) является общественной молодежной организацией. Клуб ведет большую работу среди подростков, помогая каждому стать физически и нравственно полноценной дисциплинированной личностью, быть патриотом Родины, помогать органам УВД.

Как видим, Тульские политические партии имеют разные цели и по своей политической активности не одинаковы.

Руководствуясь критерием содержания, следует признать, что документы всех Тульских политических партий, движений, объединений - уникальны. Документы освещают пути влияния партий на позиции общественных организаций, органов власти; через свои программные документы дают возможность более полно составить представление о политической партии, движении; определить их главную стратегию; выявить приоритеты, что, несомненно, даст интересный срез политической жизни Тульской области для будущих исследователей.

Что касается видов документов, то все Тульские политические партии, движения, объединения имеют такие документы: устав, программа, материалы съездов, протоколы собраний, политические заявления, обращения, листовки, удостоверения. В некоторых движениях, таких как Российское движение “Мир без насилия” (фонд №5770), Тульское региональное движение “Выбор России” имеется переписка, отчёты, финансовая документация.

Тульская региональная организация “Либерально-демократическая партия России” (фонд №5762) передает на хранение в архив много печатных изданий - книг, брошюр, из которых создается внутрифондовая коллекция.

В основном документы политических партий подлинные, но встречаются копийные и дублетные экземпляры. Архив принимает на хранение все документы, учитывая желание фондообразователя сохранить все сданные им материалы.

Документы политических партий, объединений, движений, исходя из критериев внешних особенностей, отличаются по своему оформлению от документов государственных учреждений. Документы зачастую не датированы, не имеют подписей, печатей, авторство не известно, много ксерокопий, печатной продукции.

Если использовать традиционные подходы, то такие документы не имеют юридической силы и не подлежат включению в состав архивного фонда. Учитывая потребность максимально полного сохранения документов современных партий, целесообразно отнести подобные документы к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Стоит отметить, что в тех политических партиях, движениях, объединениях, где руководителями являются люди, знакомые с основами делопроизводства, оформление документов отвечает всем требованиям: бланки соответствующих партий, штампы, регистрационные номера, даты, печати, подписи.

Примером может служить Тульская организация движения “Будущие лидеры нового тысячелетия” (фонд №5773), Российское движение “Мир без насилия” (фонд №5770).

Следует отметить, что в россыпи документов, поступивших от современных партий, нередко встречаются документы, состоящие из фрагментов или с угасающим текстом. Такие документы требуют к себе особого внимания специалистов. Необходимо с помощью представителей партий, движений восстановить, как целевое значение документов, так и текст.

Печатная продукция в фондах современных партий, движений представлена на различных языках (например, английском, французском, японском). При этом возникает необходимость консультации переводчика о содержании документов. Такая печатная продукция занимает большое место в фонде “Тульский союз анархистов” (фонд №5758), фонде Российского движения “Мир без насилия” (фонд №5770).

Специалисты архива отмечают, что физическое состояние поступающих на хранение документов современных политических партий, движений, объединений удовлетворительное.

Таким образом, поступившие на хранение документы современных Тульских региональных партий, движений, объединений отражают историю формирования многопартийной системы Тульской области в конце ХХ - начале XXI веков.

Политические партии, организации, движения играют важную роль в развитии общества. Перед архивистами стоят задачи выявления и изучения деятельности общественных организаций, с целью определения ценности их документов для включения в Архивный фонд Российской Федерации, а также агитационная, разъяснительная работа о преимуществе государственного хранение документов среди общественных объединений.

ГЛАВА 3. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ СОВРЕМЕННЫХ ПОЛИТИЧЕСКИХ ПАРТИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ДВИЖЕНИЙ

3.1 Организация приема документов от организаций и частных лиц по договору

Работа по комплектованию планируется и включает в себя: выявление общественных объединений и лиц, которые владеют коллекциями документов по общественно-политической истории Тулы и области современного периода, имеющих научно-историческую ценность; учет выявленных потенциальных источников комплектования и ведение разъяснительной работы с ними, пропаганда среди общественных объединений преимуществ государственного хранения документов; заключение договорных отношений; сбор документов на общественно-политических мероприятиях; инициативное фотофоновидеодоку-ментирование происходящих событий; прием документов (как правило в рос-сыпи) и научно-техническая обработка документов, принятых в россыпи.

Для выявления общественных объединений необходим постоянный сбор информации о политической и общественной жизни. С этой целью специалисты отдела следят за соответствующими сообщениями в средствах массовой информации, изучают справочную литературу.

Данные о зарегистрированных организациях архивисты получают в Управлении юстиции г. Тулы. Как правило, ежегодно в конце декабря-января будущего года посылается запрос, с целью получения сведений (местонахождении, регистрации новых организаций и т.п.), которые, к сожалению, быстро устаревают. Специалисты отдела в результате выходов в организации выявляют место нахождения организации, фамилию, имя, отчество руководителей и др. дополнительные сведения. На основе полученных данных корректируется список источников комплектования.

В адрес выявленных потенциальных источников комплектования сотрудники отдела негосударственных организаций направляют письма-обращения с предложением о сотрудничестве, где дается информация о ЦНИТО.

Кроме того, ведутся телефонные переговоры, посещение штаб-квартир общественных объединений.

Работа по привлечению в государственные хранилища документов обще-ственных объединений включает в себя ведение переговоров с руководителями общественных объединений и держателями коллекций документов, разъяснение им целесообразности передачи документов на государственное хранение, показ преимуществ сотрудничества с ЦНИТО, которые заключаются в обеспечении со стороны ЦНИТО гарантии полной сохранности документов, проведении научно-технической обработки документов в соответствии с современными требованиями архивного дела, оказании методической и практической помощи в формировании архивного фонда организации, подготовке к приему документов на государственное хранение, в представлении общественному объединению преимущественного права в отношении использования передаваемых до-кументов.

При принципиальном согласии общественного объединения на передачу документов специалисты проводят подготовительную работу по заключению договора:

- выясняют условия передачи документов (сроки и регулярность передачи, ограничения в использовании). Задача сотрудников разъяснить правила работы архивов, необходимость быстрейшего введения в научный оборот документов общественных объединений, добиваться минимальных ограничений в использовании документов;

- проводят ознакомление с составом и содержанием документальных материалов, определяют совместно с представителями общественных объединений круг документов, которые могут быть переданы на государственное хранение.

Так как общественные объединения являются владельцами своих документов, они в первую очередь определяют состав передаваемых документов. Однако, не владея специальными знаниями и не имея представления об исторической ценности тех или иных видов документов, они зачастую суживают объем своих документальных фондов. А порой, преувеличивая политическое значение тех или иных документов, они также отказываются передавать их на госхранение.

Задача архивистов в данном случае заключается в организации приема в архив наиболее полного состава архивного фонда общественного объединения. Используя свои профессиональные знания, специалисты отдела должны выявить и постараться убедить фондосдатчика в необходимости передачи оптимального состава документов.

С этой целью представителям организации предлагается примерный перечень документов, передаваемых на госхранение в ЦНИТО (Приложение № 2). Уточненный перечень документов можно подготовить в качестве приложения к заключаемому договору.

Текст договора составлен на основе примерных договоров, разработанных в объединении "Мосгорархив" - договора о сотрудничестве с общественным объединением и договора передачи частным лицом документов по истории общественно-политической жизни страны (Приложение № 3).

Договор о сотрудничестве с общественным объединением предполагает не только прием-передачу документов и закрепление условий этой передачи, но и обязательство архива провести экспертизу ценности, отбор, полную научно-техническую обработку документов, оказать методическую помощь организациям в постановке документальной части делопроизводства, в формировании архивного фонда организации, совместное использование документов, участие в совместных мероприятиях.

В настоящее время более целесообразен договор о сотрудничестве, т.к. во многих общественных объединениях не накоплен еще достаточный объем документов, не подготовлены условия для единовременной передачи документов, а некоторые опасаются передавать свои документы в архив. Договор о сотрудничестве позволяет постепенно, оказывая методическую помощь общественному объединению, формировать его фонд и принимать в государственные хранилища полноценные фонды организаций. Кроме того, специалисты ЦНИТО стараются заинтересовать общественные объединения в сдаче документов на государственное хранение.

С частными лицами заключается договор о сотрудничестве и передаче документов на научно-техническую обработку и госхранение в ЦНИТО.

Все договора, заключенные ЦНИТО с общественными организациями или частными лицами не налагают на подписывающие стороны финансовых обязательств, кроме того, действие договора о сотрудничестве можно прервать по желанию одной стороны, однако, документы, переданные на государственное хранение, возврату не подлежат.

Согласованный обеими сторонами текст договора передается на подпись руководителей и после подписания обеими сторонами вступает в силу.

В договоре о сотрудничестве особо оговариваются сроки передачи доку-ментов. Как правило, первый комплекс документов поступает в ЦНИТО в течение 1-2 месяцев после заключения договора. Регулярность поступления зависит от имеющихся в общественном объединении условий хранения документов, объема дел постоянного хранения. При наличии условий хранения документов и штатных сотрудников (ответственных за архив лиц) документы могут передаваться 1 раз в год или 1 раз в 2-3 года. В небольших организациях, где отсутствуют необходимые условия, передача документов может осуществляться чаще - 1 раз в полгода, 1 раз в квартал, или другие согласованные сроки.

Документы, ликвидированных общественных организаций также поступают на госхранение в ЦНИТО после составления акта приема-передачи документов. При необходимости проводится научно-техническая обработка поступивших документов.

При приеме документов в ЦНИТО составляется акт приема-передачи документов (Приложение № 4), где указывается состав документов и их количество. Он составляется специалистами отдела комплектования совместно с представителями общественных объединений, передавших документы. В необходимых случаях составляется сдаточная опись на дела, которая прилагается к акту. Сдаточная опись может составляться как на дела сформированные в делопроизводстве общественного объединения, так и на отдельные документы, если они передаются в россыпи. При значительном объеме россыпи, ее объем в акте может указываться в килограммах.

На каждую организацию, с которой заключен договор, а также на частное лицо заводится наблюдательное дело, где хранятся акты приема-передачи документов, сдаточные описи, описи дел постоянного хранения, справки о работе с данной организацией, сведения о руководителях, ответственных за архив лицах, данные о переименовании и изменении адреса, контактных телефонов и др.

В соответствии с договором специалисты ЦНИТО оказывают методическую и практическую помощь общественным объединениям - фондосдатчикам.

По просьбе общественного объединения архивисты могут оказать не только методическую, но и практическую помощь в составлении номенклатуры дел, формировании и описании дел, составлении научно-справочного аппарата к описям, помощь в научно-технической обработке, дел постоянного хранения и по личному составу.

При ликвидации организации ЦНИТО принимает на госхранение весь комплекс документов, включая документы по личному составу (Приложение № 5).

Кроме того, специалистами отдела комплектования ЦНИТО проводится инициативное документирование. Оно включает в себя создание фотофоновидеодокументов, отражающих наиболее важные и значительные события общественно-политической, куль-турной жизни г. Тулы и области, а также проведение интервью с лидерами обществен-но-политических и творческих объединений, участниками Великой Отечественной войны, боевых действий в Афганистане и Чечне.

При проведении инициативного документирования особое внимание необходимо уделить атрибутации создаваемых документов (фиксировании места, времени и т.д.).

Материалы, создаваемые путем инициативного документирования, проходят научно-техническую обработку в отделе комплектования и отдела информатизации и автоматизации архивной технологии ЦНИТО .

Таким образом, при приеме документов на государственное хранение архивистами используются различные методы работы по выявлению, отбору и передаче на госхранение документов общественных организаций.

3.2 Научно-техническая обработка документов современных политических партий, движений, объединений и передача их в ЦНИТО

Особенности работы с современными политическими партиями, движениями, объединениями, состоит в том, что научно-техническая обработка документов включает в себя весь комплекс работ: экспертизу ценности документов, формирование дел, их описание с целью составления архивной описи, составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней, техническое оформление дел и другие виды работ с целью передачи упорядоченных документов на хранение в ЦНИТО.

Перед описанием документов, поступивших из общественных объединений, проводится их тщательная полистная экспертиза (первичная экспертиза ценности проводится при отборе документов в организации), в процессе которой:

- уточняется фондовая принадлежность документов;

- выделяются дублетные экземпляры, причем на постоянное хранение оставляются находящиеся в лучшем физическом состоянии, имеющие необхо-димые подписи, печати и другие реквизиты;

- уточняются авторы и датировка документов;

- выделяются документы, не имеющие научной и исторической ценности;

- при поступлении фотофонодокументов уточняется место проведения отраженного в документе события, время, запечатленные на нем люди.

Политические партии, объединения, движения не обладают достаточно квалифицированными кадрами для правильного ведения делопроизводства. У большинства из них нет ни опыта, ни финансовых возможностей для организации собственных текущих архивов, и документы хранятся у руководителей региональных организаций. Специалисты архива обеспечивают руководителей региональных отделений политических партий, объединений, движений “Примерной номенклатурой дел организации общественно-политического движения” (Одобрена решением экспертно-проверочной и методической комиссии объединения “Мосгорархив” от 25.06.92 г.). Приходится констатировать, что руководители политических партий, объединений, движений не всегда руководствуются “Примерной номенклатурой дел организации общественно-политического движения”, в результате чего документы поступают на научно-техническую обработку в архив, как правило, в виде россыпи.

Определение фондовой принадлежности должно проводиться специалистами архива, имеющими непосредственный контакт, опыт сотрудничества с данной партией, знающими историю создания и деятельности партий.

При определении фондовой принадлежности следует руководствоваться тем, что поступившие на хранение документы партии могут быть отнесены только к фонду этой партии.

Специалисты, работая с архивными документами, поступившими от политических партий, объединений, движений руководствуются статьей “Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” - “…ни один архивный документ не может быть без согласия собственника ... изъят иначе как на основании судебного решения”^{11. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивов//Отечественные архивы.} 1993 г. № 5 с. 3-10, что гарантирует сохранение неприкосновенности документов фондообразователя.

Разбирая россыпь документов, специалисты архива часто констатируют тот факт, что помимо документов, относящихся к партии-фондообразователю, встречаются документы других политических организаций. Объясняется это тем, что:

- фондообразователь существовал вначале, как самостоятельная политическая организация, а впоследствии вошел в политические блоки, объединения, движения, документы которых отложились в фонде. Например, фонд №5770 Российского движения “Мир без насилия”. Движение в течение года являлось коллективным членом Общественной палаты при Президенте РФ, документы которой составили значительную часть фонда;

- - организации, входящие в состав фондообразователя. Так в фонд №5757 “Народное движение “Гражданская солидарность” вошли документы АО “Эколог”;

- партии, первоначально имеющие одно название, но со временем его изменившие, так, например, внутрипартийное движение Тульской областной партийной организации “Коммунисты за демократию” (1991 г.) в дальнейшем было преобразовано в “Демократическую партию коммунистов России” Тульской области, на базе которой образовалась Тульская областная организация “Народная партия свободная Россия” (фонд №5759);

- партии, объединения, движения, стоящие на одной политической платформе, имеющие схожие программы, цели, такие как “Социалистический союз”, “Рабочая демократия”, “Рабочая борьба”, вошедшие в фонд №5760 “Тульская организация социалистического рабочего союза (Советская секция рабочего интернационала за возрождение 4-го интернационала)”;

- совместные документы политических партий, объединений, движений, выработанные на съездах, конференциях, “Круглых столах”.

Наряду с этим, в фонд современной партии могут войти материалы об идеологах, лидерах партии. Так в фонд №5770 движения “Мир без насилия” вошли материалы об идеологах ненасильственного мира - Л. Толстом, Г. Тора, М. Ганди.

Важное место в фонде партий, объединении, движений занимают печатные издания - брошюры, книги, листовки, журналы, газеты, из которых может быть создана внутрифондовая коллекция.

В фонде №5762 “Тульская городская организация “Либерально-де-мократическая партия России” создана внутрифондовая коллекция книг и брошюр, автором которых является лидер ЛДПР В. В. Жириновский и фракция ЛДПР в Госдуме.

Зарубежные печатные издания политических партий, объединений, движений также могут быть отнесены к фондам российских идеологически родственных политических партий, движений. Например, Ф5758 “Тульский союз анархистов” включил в себя печатные издания анархистов зарубежных стран.

Рекомендуется при определении фондовой принадлежности проводить консультации с представителями партий, по вопросу возврата фондообразователю документов личного происхождения, таких как личные письма членов партии, записки и т.п., встречающихся в россыпи, и прямого отношения к фонду партии не имеющих.

Определяя фондовую принадлежность документов современных политических партий, объединении, движений, специалисты архива считают своим профессиональным долгом собирать и сохранять максимально полную информацию об общественно-политической жизни современной России.

В процессе проведения экспертизы ценности документов общественного объединения проводится выявление и розыск недостающих документов и дел, которые могут храниться у руководителей общественных объединений.

Следующим этапом научно-технической обработки документов является формирование дел.

Перед формированием дел тщательно изучается состав и содержание поступивших документов, научно-справочная литература по историю организации, номенклатура дел общественного объединения (если она имеется).

Дела формируются по следующим основным признакам:

- Номинальный. Основанием служит вид документа (протоколы, стено-граммы, справки и др.).

- Предметно-вопросный. Основанием является единство темы доку-ментов. Например, "Документы о регистрации ТРО «КПРФ» (протокол учредитель-ной конференции, заявление в Управление юстиции, свидетельство о регистрации и др.)".

- Авторский. В деле группируются документы одного автора (общественного объединения). Например, "Документы избирательного объединения «Яблоко» " (устав, брошюра, статьи и др.)". Данный признак используется при формировании коллекций документов по выборам в местные органы власти.

- Корреспондентский. Часто служит для формирования дел с перепиской.

- Географический. Предполагает объединение в одном деле нескольких корреспондентов, находящихся на одной территории.

- Хронологический. Служит для группировки в дела документов за какой-либо хронологический период.

В основном применяется сочетание нескольких признаков формирования документов в деле, что дает возможность глубже раскрыть состав и его содержание, четко сформулировать заголовки дел.

При формировании дела необходимо учитывать, что:

- документы в деле располагаются в хронологическом порядке, доку-мент-ответ, располагается после документа- запроса;

- протоколы и стенограммы заседаний съездов (конференций, общих собраний) общественной организации формируются вместе с материалами к ним. Если они значительны по объему, то формируются отдельные дела.

- протоколы заседаний исполнительных органов общественной организации группируются по хронологии (по порядку номеров) в одном деле или отдельно каждый протокол, в зависимости от объема протокола и прилагаемых к нему документов, которые помещаются после протоколов в последователь-ности рассмотрения вопросов;

- варианты (проекты) организационных документов (программы, уставы, манифесты и др.), имеющие значительные отличия от основного документа, могут быть сгруппированы в одно дело с ним;

- переписка группируется по номинальному, предметно-вопросному, корреспондентскому или географическому признакам;

- при небольшом объеме несколько брошюр помещаются в одно дело;

- статьи в периодических изданиях (газетные вырезки) о деятельности общественной организации должны иметь следующие реквизиты: наименование газеты, год издания, номер и формироваться в отдельные дела по хронологическому, тематическому или другим признакам:

- в архивные дела могут помещаться вещественные предметы (значки, эмблемы, нарукавные повязки и др.), что должно быть оговорено в аннотации;

- фотоальбомы должны иметь внутреннюю опись;

- толщина дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет не более 250 листов, при большом объеме документов производят хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела.

Документы, сформированные в дела должны иметь заголовок, кратко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

В заголовок могут входить следующие элементы:

- название вида дела или разновидности документов;

- название организации, должность или фамилия лица, которым составлены документы (автор);

- название организации, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);

- вопрос или предмет, событие, факт, к которому относится содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание доку-ментов дела;

- даты, к которым относятся документы, дела или изложенные в них события.

В конкретном заголовке дела обычно используется часть вышеназванных элементов.

Не разрешается употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание формулировок (разная переписка, переписка по общим вопросам и др.).

Вид дела (переписка, брошюра, журнал и др.) или вид документов (протоколы, стенограммы, листовки и др.) указываются в начале заголовка

Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указывается вид документа и по возможности раскрывается его содержание.

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, при составлении заголовка употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные виды документов.

Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для конкретного понимания дела.

В заголовке приводятся полные или официально сокращенные названия организаций. Если в деле имеются документы нескольких организаций необходимо давать им обобщающее название.

Заголовок дела может включать также сведения о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения и языке документа.

Степень полноты датировки зависит от характера документов включенных в дело.

Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (протоколы, стенограммы и др.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При обозначении даты документа сначала указывается число, месяц, год. Число и год указывается арабскими цифрами, название месяца пишется словами, например, 12 сентября 1998 года. Также допускается сокращенное цифровое написание: 12.09.98.

При невозможности определения точной даты необходимо указывать месяц и год или только год, например, сентябрь 1998 года; 1998 год.

При размещении в деле документов за несколько лет дата указывается следующим образом: 1998-2001 гг.

Если дата документа определена приблизительно на основании анализа документа, то пределы колебания оговариваются, а дата заключается в квадратные скобки. Например, (не ранее сентябрь 1998 года); [1998-2002].

В целях закрепления порядка расположения документов в деле и обеспечения их сохранности все листы дела кроме внутренней описи и заверительной записи должны быть пронумерованы.

Внутренние описи составляются на дела, имеющие особо ценные документы и фотоальбомы.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами черным графическим карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей не разрешается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, иллюстративные документы (плакаты, листовки с темным фоном и др.) представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и т.п.) нумеруются как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста и т.п.), то каждый документ нуме-руются отдельно. Крупноформатные листы подвергаются фальцовке.

После нумерации дела на отдельном листе составляется заверительная надпись установленной формы, в которой указывается: количество пронумерованных листов в деле, номера литерных (пропущенных) листов в деле, номера листов с наклеенными фотографиями и документами. Количество листов внутренней описи документов в деле обозначается через знак (+) после указания листов в деле.

Таким образом, сформированные, пронумерованные дела помещаются в обложку из плотного картона с клапанами или без (зависит от количества листов), изготовленную типографским способом. Документы подшиваются или переплетаются.

Обложка дела оформляется в соответствии с правилами работы госархивов. На ней указывается: название архива (ЦНИТО), куда поступят документы на государственное хранение; название организации; название структурного подразделения общественного объединения (при его наличии); заголовок дела; срок хранения - постоянно; дата и количество листов в деле. Архивные шифры ставятся с использованием угловых штампов.

Следующий этап работы с документами современных партий, движений, объединений заключается в систематизации документов. Главным в систематизации документов является схема систематизации фонда, служащая основанием для внутренней организации архивного фонда.