Автоматизация работы гостиничного комплекса

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

Автоматизация работы гостиничного комплекса

Введение

В настоящее время ни одно предприятие, учреждение или организация не может функционировать достаточно эффективно без применения компьютерной техники. Непрекращающееся развитие любого предприятия, учреждения или организации требует расширения автоматизированных информационных систем.

Что представляет собой программа автоматизации гостиницы? Для всякого гостиничного комплекса самой значимой трудностью считается выгодное использование всех комнат, а также ведение незамедлительных расчетов. Первостепенная проблема гостиничного бизнеса - наиболее эффективное использование номерного фонда и проведение оперативных, корректных расчетов. Для этого приобретается методика руководства отелем, помогающая быстро принимать заявки, комнаты, выписывать платежки. Если требуется оптимизировать внушительный по размерам гостиничный комплекс, программа должна быть дополнена теми или иными возможностями. Клиенты гостиниц могут оценить интернет кабель, подведенный в каждый номер, перспективу оформить заказ через сеть, клубные программы и другие приемы обслуживания, обеспечить которые могут лишь автоматизации гостиниц.

Рынок гостиничных услуг, прежде всего, ориентирован на работу с клиентами, на создание безопасных и комфортных условий проживания и предоставление полного перечня современных информационных услуг. Уровень сервиса напрямую влияет на классность гостиничного объекта и определяет его конкурентные преимущества на рынке. Одну из главных функций в организации высококлассного сервиса в гостиничном комплексе выполняют системы автоматизации, отвечающие не только за инженерные и телекоммуникационные процессы в здании, но и за все этапы работы с клиентами, начиная бронированием номера и заканчивая созданием базы данных о предпочтениях постоянных гостей.

Системы автоматизации в гостиничных комплексах, равно как и в других объектах недвижимости, направлены на перевод многих операций в автоматический режим, что предполагает контроль всех рабочих процессов, обработку документов и данных при минимальном участии персонала.

Для повышения уровня и качества услуг, а также для контроля над деятельностью персонала наиболее заинтересованные компании внедряют специализированные решения, автоматизирующие основные бизнес-процессы: планирование загрузки (отъезд и приезд), управление отношениями с клиентами, контроль работы персонала, качества и времени оказания услуг. Период активного внедрения и обновления телекоммуникационного оборудования, обеспечения беспроводного доступа в интернет уже прошел. Сегодня широко внедряются системы идентификации ключей, покупки и бронирования номеров через интернет, поддержки ценообразования, системы сбора и обработки информации, создаются сетевые вычислительные инфраструктуры.

Целью написания данной курсовой работы является изучение автоматизации работы гостиничных комплексов. В соответствии с поставленной целью в настоящей работе поставлены следующие задачи:

- изучить теоретические основы автоматизированных систем;

- рассмотреть историю систем автоматизации;

- рассмотреть виды систем автоматизации гостиничных комплексов;

- выявить усовершенствованные системы автоматизации гостиничных комплексов.

В конце сделаны определенные выводы по тематике работы и приводится список использованной литературы.

1. Автоматизированные системы

1.1Автоматизация бизнеса

Автоматизация бизнеса - это такой же признак современности, как цифровая техника или современные средства транспорта. Экономия трудовых затрат и времени - вот основная цель любой автоматизации. ПК, методики контроля, автоматические замки, информационные базы и многие другие устройства и программы производятся в основном для того, чтобы сделать труд людей более результативным.

Если основной задачей автоматизации является понижение опасности для человека, нарастание производительности труда, то автоматизация ресторана или автоматизация гостиниц служит немного другим результатам - таким, как повышение качества услуг, оперативности бизнес-процессов. Базой для всякой автоматизации становится компьютерная сеть и специфическое оснащение.

1.2 Понятия об автоматизации, автоматизированных системах

Автоматизация - одно из направлений научно-технического прогресса, применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоёмкость выполняемых операций. Требует дополнительного применения датчиков (сенсоров), устройств ввода, управляющих устройств (контроллеров), исполнительных устройств, устройств вывода, использующих электронную технику и методы вычислений, иногда копирующие нервные и мыслительные функции человека. Наряду с термином автоматический, используется понятие автоматизированный, подчеркивающий относительно большую степень участия человека в процессе.

Автоматизируются:

- производственные процессы;

- проектирование;

- организация, планирование и управление;

- научные исследования;

- бизнес-процессы.

Цель автоматизации - повышение производительности труда, улучшение качества продукции, оптимизация управления, устранение человека от производств, опасных для здоровья.

Информационная система - это система, обеспечивающая уполномоченный персонал данными или информацией, имеющими отношение к организации. Информационная система управления, в общем случае, состоит из четырех подсистем: системы обработки транзакций, системы управленческих отчетов, офисной информационной системы и системы поддержки принятия решений, включая информационную систему руководителя, экспертную систему и искусственный интеллект.

Информационные системы используются организациями в разных целях. Они повышают производительность труда, помогая выполнять работу лучше, быстрее и дешевле, функциональную эффективность, помогая принимать наилучшие решения. Информационные системы повышают качество услуг, предоставляемых заказчикам и клиентам, помогают создавать и улучшать продукцию. Они позволяют закрепить клиентов и отдалить конкурентов, сменить основу конкуренции путем изменения таких составляющих, как цена, расходы, качество.

1.3 История систем автоматизации

1 этап. Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

2 этап. 60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

3 этап. В 70-х - начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

4 этап. К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

2. Системы автоматизации гостиничного бизнеса

2.1 Виды систем автоматизации гостиничных комплексов

Система автоматизации гостиничного бизнеса КредОтель 2.0.

Система КредОтель 2.0 предназначена для автоматизации учета и управления гостиниц, домов отдыха, пансионатов, санаториев и т.д. Позволяет вести учет состояния номерного фонда в разрезе номеров и мест, управлять взаимоотношениями с гостями и контрагентами, регулировать загрузку номеров, анализировать и планировать денежные потоки.

Основные функции системы:

Автоматизация работы службы размещения:

- прием и регистрация гостей;

- поиск и подбор подходящих номеров на основании заранее оформленных заявок и с учетом пожеланий гостей;

- поселение, продление, выселение (досрочное, плановое), переселение гостей;

- обеспечение равномерной загрузки номерного фонда гостиницы;

- учет дополнительных услуг предоставляемых гостям во время проживания;

- прием наличных платежей за предоставленные услуги с оформлением необходимых документов;

- оформление возвратов, при досрочном выезде;

- работа с группами и групповыми счетами;

- анализ состояний счетов проживающих гостей.

Автоматизация работы службы бронирования:

- прием и оформление заявок на бронирование от частных лиц и организаций;

- планирование загрузки номерного фонда;

- ведение статистики загрузки номеров, выявление наиболее и наименее успешных дат, периодов;

- отслеживание наличия оплат, ранее принятых заявок;

- ведение базы данных клиентов гостиницы - сторонних организаций, туристических агентств, частных клиентов;

- оформление договоров с клиентами;

- работа с постоянными клиентами (система поощрения, различные программы обслуживания);

- формирование тарифов и тарифного расписания.

Автоматизация работы этажной службы:

- составление планов уборок номеров, оперативное внесение данных об изменении статуса номера (убран/не убран);

- учет услуг мини-баров, составление листов расхода, начисление полученных услуг на счета проживающих гостей;

- анализ состояния имущества в номерах. Оперативный ввод данных о порче имущества, с возможностью начисления суммы причиненного ущерба на счета гостей, виновных в порче;

- сбор произвольной информации о состоянии номеров, для дальнейшего анализа.

Автоматизация работы бухгалтерии и финансовой службы:

- оформление необходимой документации при работе с контрагентами;

- ведение взаиморасчетов, анализ задолженности;

- учет и планирование платежей;

- анализ финансового состояния;

- формирование стоимости проживания, бронирования и дополнительных услуг.

Получение оперативной информации о деятельности гостиницы:

- состояние номерного фонда;

- предстоящие заезды и выезды;

- проживающие гости;

- история проживания гостей за выбранный период;

- текущая загрузка;

- загрузка за период;

- планируемая загрузка;

- состояние счетов гостей;

- взаиморасчеты с клиентами, анализ дебиторской задолженности;

- динамика загрузки номерного фонда;

- предоставленные услуги;

- финансовые итоги работы в разрезе услуг, номеров, гостей, организаций;

- взаимоотношения с контрагентами;

- категории гостей.

Основные особенности системы:

- использование принципа расчетный час при определении количества дней проживания;

- автоматический расчет полной стоимости проживания гостя при его поселении;

- автоматический подбор наиболее подходящих номеров для каждого конкретного размещения;

- учет номерного фонда по номерам и местам;

- возможность поселения на дополнительное место;

- бронирование как номеров, так и категорий;

- разделение оплаты за услуги между гостем и контрагентом в любых соотношениях;

- возможность разделения номерного фонда гостиницы на несколько частей, с последующим пропорциональным расселением гостей и распределением выручки;

- возможность работы с компонентой Web - расширение, для настройки системы удаленного бронирования;

- взаимодействие со смежными системами (бухгалтерия, общепит, тарификационные системы, электронные замки);

- возможность гибкой настройки системы под бизнес - процессы конкретного гостинично - санаторного объекта;

- поддержка работы с различными моделями фискальных регистраторов.

Взаимодействие со смежными системами:

Бухгалтерия

Экспорт сводных данных о хозяйственных операциях гостиницы в программу 1С: бухгалтерия с требуемой периодичностью. Импорт данных о платежах контрагентов из бухгалтерии.

Тарификационная система

Автоматическое начисление стоимости телефонных переговоров из номеров на счета гостей, на основании данных, полученных из тарификационных систем. Тарификационная система по умолчанию - «Барсум». Возможность настройки обмена практически с любой другой системой.

Замковые системы

Автоматическая передача информации о поселяющемся госте и параметрах его размещения (номер, срок проживания) в замковую систему для дальнейшего переноса данных на электронный ключ.

Ресторанные системы

Взаимодействие с ресторанными системами Ресторан. Начисление стоимости услуг, предоставляемых окологостиничными заведениями (рестораны, развлекательные центры и т.д.) на счета гостей, проживающих в гостинице.

Профессиональная система UCS-Shelter.

UCS - Shelter-это новая разработка UCS, принципиально отличающаяся от других программных продуктов фирмы, поскольку здесь автоматизированы такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д. Все программы связаны между собой, то есть передача данных производится автоматически. Система UCS-Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.

Система UCS - Shelter состоит из набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

Автоматизированная система - Siemens HHSC 2.0 7.

Представительство Siemens Enterprise Communications анонсировало выход русифицированной версии программного комплекса HiPath Hospitality Service Center 2.0 7, предназначенного для использования в гостиничном бизнесе. Данное программное обеспечение, созданное в рамках концепции Siemens One, предусматривающей предоставление полного комплекса услуг для гостиниц, модульная система, рассчитанной на управление функционированием заведений различного масштаба от небольших отелей до международных сетей. HHSC обеспечивает поддержку бизнес-процессов гостиниц, включая бронирование номеров, регистрацию постояльцев, предоставление им услуг, контроль качества и времени предоставления услуг, выписку проживающих. Предусмотрены также сбор и обработка статистических данных о клиентах и формирование различных отчетов: об обслуживании клиентов, загрузке персонала, о деятельности гостиницы в целом с представлением экономических и других характеризующих ее работу показателей.

HHSC является решением на базе консоли оператора с функциями фронт-офиса и возможностью управления отношениями с клиентами. Наряду со стандартными функциями консоли оператора (принятие и удержание вызовов, возможность консультации, обслуживание клавиш прямого вызова и ряд других), предусмотрены такие возможности, как отображение состояния телефонов проживающих, переадресация вызовов на их добавочные номера, установка с применением пользовательского интерфейса времени будильников. Программное обеспечение HHSC осуществляет также учет и тарификацию вызовов клиентов и административного персонала.

С учетом потребностей гостиниц различного размера модули системы HHSC сгруппированы в программные пакеты, которые предлагаются отелям с 50 и 600 номерами (это соответственно HHSC Compact и HHSC Business), а также сетям гостиниц - HHSC Professional. Важная особенность последнего пакета - возможность интеграции с различными системами управления деятельностью гостиниц других производителей, включая, например, используемый во многих отелях популярный комплекс Micros Fidelio.

Fidelio V8 - новое поколение систем управления для гостиниц.

Fidelio V8 - это новая и не имеющая аналогов на рынке система управления отелем. Это способность решать задачи от продаж, бронирования, приёма и размещения гостей, организации конференций и банкетов и управления связями с клиентами до предоставления полных данных для финансового контроля и управленческого учёта деятельности предприятия.

Fidelio V8 - это функциональность, надёжность и возможности гибкой настройки. Это революционное воплощение проверенной временем бизнес логики и концепция дальнейшего развития от лидера рынка Micros-Fidelio.

Fidelio V8 - это единая база данных под управлением одной из самых надёжных и гибких в мире систем управления базами данных (СУБД) Oracle. Теперь: от сдачи номера в отеле и управления связями с клиентами до отчётности для управления и контроля за деятельностью отеля - объединены в единую систему, в центре которой находится гость.

Fidelio V8 - это уже ставшая традиционной для семейства Fidelio интеграция с богатейшим набором используемых в отеле систем: ресторанными, замковыми, телекоммуникационными, платного телевидения, автоматических минибаров, авторизации кредитных карт и энергосбережения.

Автоматизированная система ИС-ПРО.

Компания Интеллект-Сервис, созданная в 1994 году, работает на рынках Украины, России, Беларуси, Молдовы. Компания выпускает программный продукт ИС-ПРО, предназначенный для автоматизации учета и управления на производственных предприятиях, предприятиях торговли, сферы услуг и в бюджетных организациях. Подсистема Администратор гостиницы представляет собой выделенный модуль в системе ИС-ПРО и предназначена для автоматизации рабочего места администратора и бухгалтера гостиничного комплекса. Функциональные возможности подсистемы позволяют формировать наличные и безналичные счета по тарифам гостиницы за предоставленные услуги, производить регистрацию, поселение, формировать заказы на поселение (бронирование номеров), вести контроль оказанных гостям услуг и их оплаты, автоматизировать учет телефонных переговоров, а также формировать и распечатывать необходимые оперативные и бухгалтерские отчеты. На основании введенных первичных документов по бронированию и поселению гостей, система автоматически производит их обработку, исходя из особенностей процесса расселения для данной гостиницы. Гибкая система настройки и простой, дружественный интерфейс позволяют в минимально короткие сроки запустить систему в промышленную эксплуатацию, что позволит в значительной степени облегчить работу бухгалтеру (администратору) по контролю над состоянием гостиничного комплекса, а сам учет при этом делается похожим на ручную обработку документов. Функциональные возможности подсистемы позволяют вести учет путевок, производить регистрацию, поселение, формировать и распечатывать необходимые оперативные и бухгалтерские отчеты.

Программный комплекс для управления гостиницами Inn.

Программный комплекс Inn был создан для автоматизации процесса резервирования, поселения и учета проживания гостей в гостиницах, санаториях, пансионатах и любых других учреждениях подобного типа. Программа имеет удобный интуитивный интерфейс, позволяющий быстро и продуктивно работать администраторам, директорам небольших гостиниц, получая постоянный контроль над всеми проживающими гостями, вести эффективное бронирование мест, контролировать дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей, выписывать счета, создавать и подсчитывать стоимость индивидуального меню питания для каждого гостя (для санаториев), создавать отчеты о передаче смены между несколькими служащими и др. О каждом госте, при необходимости, в базе данных сохраняется подробная личная информация в виде личной карточки для повторного удобного поселения и контроля. Создается база данных фирм, с которыми гостиница имеет связи, с подробной информацией о нахождении фирмы, расчетном счете и т.д.

Программа ведет автоматический расчет стоимости проживания с возможностью посуточной или почасовой оплаты. При этом план размещения и резервирования всех номеров находится перед администратором в удобном наглядном виде с указанием всех фамилий и названий фирм проживающих. Тарифы за проживание задаются для каждого номера отдельно, номера разбиты на категории для удобства поселения и отображения на плане. Количество номеров не ограничено. При выселении гостя имеется возможность выписать счет за проживание с подробным указанием всех сумм за проживание, дополнительные услуги, питание, а также уплаченные клиентом деньги, с распечаткой стандартной формы на принтер.

При передаче смены портье гостиницы (администратором санатория) при необходимости формируется отчет передачи смены с подробным указанием резервирований, поселений и выселений, сделанных администратором во время смены. При этом вычисляется сумма, которую необходимо передать следующему администратору.

Основные возможности программного комплекса Inn:

- визуальное отображение выселенных, занятых, зарезервированных и свободных номеров;

- количество номеров - неограничено;

- возможность поселения на отдельные места одного номера;

- полный автоматизированный расчет сумм за проживание, дополнительные услуги, питание;

- формирование стандартного счета за все предоставленные услуги;

- возможность почасовой оплаты за проживание;

- возможность составления индивидуальных схем питания для каждого гостя с автоматическим расчетом стоимости;

- сохранение личной подробной информации о каждом госте, фирме;

- удобный поиск нужного гостя, фирмы в базе данных;

- возможность составления отчета о произведенных действиях и необходимой сумме при передаче смены одним администратором другому;

- мультиязычная поддержка.

Программа Inn разрабатывалась прежде всего для небольших гостиниц и по замыслу разработчиков должна стать полезным и удобным помощником в работе администраторов, управляющих, директоров гостиниц, санаториев, домов отдыха и других подобных учреждений. Программный комплекс Inn является мультиязычным и поддерживает любой язык. Исходный вариант программы поставляется на двух языках - английском и русском. Для добавления других языков достаточно просто перевести содержимое файла словаря.

Невский портье - компьютерная система для автоматизации гостиниц.

Универсальная компьютерная система для автоматизации гостиниц, пансионатов и санаториев Невский портье разработана в г. Санкт-Петербурге в 2001 г. Невский портье - это принципиально новая система, обладающая более широкими возможностями, гибкостью настроек и перспективой развития. В частности, в системе Невский портье заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности, как на основе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту), причем оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же гостя.

В системе Невский портье имеется возможность расчетов с каждым гостем исходя из индивидуального значения расчетного часа. Это качество особенно полезно для пансионатов и санаториев гостиничного типа, одновременно принимающих гостей по заранее проданным путевкам и по свободному поселению. Система Невский портье может устанавливаться как в локальном варианте (совмещенное рабочее место администратора-кассира-портье), так и в сетевом варианте, с установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т.д.

Систему Невский портье удобно устанавливать в цепочках отелей, в ведомственных гостиницах и пансионатах, управляемых и контролируемых из одного центра. При этом, в связи со структурированностью информации и единой технологией работы с гостем, центральная организация, получая оперативные отчеты с мест, может более эффективно решать свои задачи. Система Невский портье является наиболее оптимальной по соотношению «цена-функциональность» среди гостиничных систем, представленных на российском рынке.

3. Автоматизация гостиничных комплексов путем Русский Отель и SERVIO

автоматизация гостиничный комплекс

В настоящее время рынок программ автоматизации гостиничных предприятий хорошо заполнен. Существуют различные программы для управления работы гостиниц. Я бы хотела остановиться на двух. Это стандартный пакет системы Intellect Style - Русский Отель и SERVIO.

Современный отель - сложное комплексное предприятие. Для эффективного управления необходима программа для гостиницы. Программа для гостиницы учитывает все нюансы индустрии гостеприимства. С помощью программы можно полностью исключить неразбериху, связанную с заселением не в тот номер. Современная программа для гостиницы является незаменимым помощником.

PMS Intellect Style - Русский Отель - предназначена для автоматизации гостиницы, мини-отеля, сети отелей, санатория и пансионата. Гибкость настроек позволяет построить систему автоматизации гостиницы или отеля в соответствии с нуждами конкретного объекта внедрения, его размерами и требованиями.

Программный комплекс Intellect Style-Русский Отель, впитал в себя весь многолетний опыт работы фирмы на Российском рынке, все «know how» реализованные в предыдущей разработке программного обеспечение для отеля, совершенно новые идеи, а также последние мировые достижения в области интернет и компьютерных технологий.

Стандартный пакет системы автоматизации гостиницы Intellect Style - Русский Отель представляет собой полный набор основных модулей, необходимых для автоматизации управления гостиницей, и включает в себя:

- модуль ведения договоров;

- модуль резервирования;

- модуль бронирования;

- модуль интернет-бронирования;

- модуль оперативной работы с гостем;

- модуль расчета с гостем;

- модуль работы с тарифами;

- модуль работы с путевками;

- модуль учёта и распределения ресурсов;

- модуль работы с архивом и постоянными клиентами;

- модуль управления номерным фондом;

- модуль работы этажной службы;

- модуль работы горничных и распределения уборок;

- модуль анализа загрузки номерного фонда;

- модуль диспетчера номерного фонда;

- модуль администрирования;

- модуль проходная;

- модуль пункт проката;

- модуль работы по технологии внутреннего кредита(депозита);

- систему расчетов за телефонные переговоры и обработки гостиничных команд, (Intellect Style - Тарификатор);

- систему расчетов за пользование интернетом;

- систему формирования сводок и отчетов.

Кроме этого программное обеспечение гостиницы Intellect Style системы Front Office:

- система Ресторан - система автоматизации управления рестораном, кафе, баром;

- система интернет-бронирования Турлинк - «Tourlink.ru»;

- система тарификации телефонных переговоров - Intellect Style - «Тарификатор»;

- универсальная система наличных и безналичных расчетов с клиентами - Intellect Style - «Универсальная касса»;

- система магазин - Intellect Style «Маркет - автоматизация магазина».

Системы Back Office:

- управленческий учет - на базе международной системы отчетности Uniform;

- система складского учета;

- комплексный бухгалтерский учет.

Тесное интеграция всех систем входящих в PMS Intellect Style позволяет организовать единое информационное пространство, в котором данные вводятся один раз и передаются из одной системы в другую в режиме on-line.

Система автоматизации гостиницы Intellect Style - Русский Отель максимально просто работает как с корпоративными клиентами, так и с частными лицами, имеет удобный интерфейс как для работы больших гостиниц, так и для маленьких частных отелей и позволяет:

- вести договора и оформлять заявки;

- эффективно работать как с большими, так и с малыми группами туристов;

- проводить индивидуальное и групповое резервирование и бронирование номеров;

- быстро осуществлять регистрацию гостей, размещение и выписку гостей;

- удобно и быстро вести оперативную работу с гостем - переселение, сокращение и продление сроков проживания и т.п.;

- хранить имена гостей и названия организаций-клиентов, когда-либо проживавших в гостинице;

- гибко работать с тарифами и ценообразованием;

- проводить расчет с гостем за проживание и весь спектр предоставленных услуг, на основе единого счета;

- осуществлять работу по технологии «внутреннего кредита»;

- осуществлять паспортный контроль;

- быстро и удобно работать с номерным фондом, получая текущую и перспективную загрузку гостиницы в любой момент времени;

- получать информацию о наличии комнат, времени и количестве ожидаемых приездов и отъездов;

- осуществлять контроль и распределение номерного фонда;

- управлять работой горничных.

Это далеко не полный перечень возможностей системы.

Программное обеспечение гостиницы Intellect Style - Русский Отель позволяет в конечном итоге правильно определять ценовую политику гостиницы, повысить уровень обслуживания гостей и, как результат, увеличить доход гостиницы.

Автоматизированная система Русский Отель функционирует во многих гостиницах страны и края:

- гостиничный комплекс Альбатрос, г. Анапа. Гостиничный комплекс Альбатрос отличается от прочих высоким уровнем обслуживания, широким перечнем предлагаемых услуг, конкурентоспособными ценами;

- Джемете Отель, г. Анапа;

- гостиница Россия, г. Великий Новгород;

- гостиница Русь, г. Владивосток;

- отель Маринус, г. Геленджик;

- гостиница Протекс-Отель, г. Екатеринбург;

- гостиница Интурист, г. Краснодар;

- гостиница Старый замок, г. Горячий ключ;

- гостиница Салют, г. Москва.

При очевидной необходимости использования решений в области автоматизаций гостиниц и ресторанов, на рынке существует лишь несколько решений, которые способны удовлетворить всем требованиям заказчика.

Идеальная программа для гостиниц должна учитывать особенности управления гостиницей, включая в себя не только управление взаимоотношениями с клиентами, но и особенности управления персоналом отеля и управление гостиничным хозяйством.

Автоматизированная система управления отелем SERVIO HOTEL обеспечивает взаимосвязанную работу всех служб гостиницы для организации комплексного обслуживания и учета пожеланий каждого клиента, а также четко разграничивает функции сотрудников посредством строго индивидуального доступа к системе.

При интеграции с другими системами, например, системой управления рестораном или бухгалтерской программой, информационная система гостиницы SERVIO выступает центральным элементом, аккумулируя все потоки данных и управляя всеми процессами.

Основные возможности системы:

Номерной фонд:

- выставление счетов клиентам, резервирование, бронирование номеров и интернет-продажи;

- планирование заездов с учетом текущей и перспективной загрузки;

- планирование проведения семинаров, встреч, конференций;

- поэтажный план отеля;

- работа с «шахматкой» (сводной таблицей заселения этажа) деятельности отеля за любой промежуток времени.

Клиенты:

- работа с клиентами: поселение, корректировка, переселение, продление;

- ведение «черного» и «белого» (VIP) списков гостей;

- регистрация российских и иностранных граждан;

- выселение гостей с возможностью выставления счетов по любому виду оплаты и т.д.

Персонал:

- разграничение прав доступа;

- формирование нарядов горничным, постановка / снятие с ремонта;

- учет рабочего времени;

- журнал действий пользователя;

- назначение новых задач и рабочих мест.

Документооборот:

- формирование любых сводок и отчетов по различным показателям;

- единая система расчетов через фискальный регистратор;

- работа по технологии внутреннего кредита / депозита.

Преимущества программы:

- благодаря оптимальному распределению загрузки исключается неравномерный износ номерного фонда;

- эффективность системы управления гостиничным предприятием за счет удаленного доступа;

- система управления взаимоотношениями с клиентами: детальная карта гостя и расширенный поиск для удобства управления клиентской базой;

- система подсказок облегчает использование системы и уменьшает количество возможных ошибок;

- защита от критически опасных действий исключает человеческий фактор;

- программа управления отелем работает непрерывно при проведении ночного аудита;

- запись всех событий в системе для лучшего контроля персонала;

- возможность быстрого изменения тарифов благодаря гибкой установке сезонов;

- интеграция с другими системами обеспечивает комплексность автоматизации, единую систему расчетов и отчетов.

Модули системы.

SERVIO максимально решает задачи, которые стоят перед менеджментом гостеприимства. Система имеет модульную структуру, охватывающую все необходимые функции работников отеля, и позволяющую наиболее гибко подходить к решению индивидуальных задач заказчика.

Базовый:

- решает основные задачи управления взаимоотношениями с клиентами: поселение и регистрация гостей, бронирование номеров, учет пожеланий гостя, автоматическое создание электронных ключей-карточек, поиск ожидаемых, проживающих и выехавших гостей, регистрация сообщений, управление персоналом отеля и многое другое для эффективной работы портье.

Продажи:

- инструмент для ведения работы с компаниями-партнерами, редактирование курса валют, возможность просматривать статистику, анализировать основные тарифы и устанавливать новые.

Бухгалтерия:

- SERVIO полностью интегрирована с комплексом прикладных бухгалтерских программ такие как 1С.

Статистика и отчетность:

- модуль статистики и отчетности позволяет быть всегда в курсе событий, происходящих в гостинице. Мощная система отчетов генерирует любые формы отчетности с сортировкой по удобным критериям.

Администрирование:

- для контроля и управления гостиницей SERVIO предлагает широкий набор функций: управление тарифами, ведение истории гостя и / или компании, программы лояльности, работа с туристическими агентствами и контрагентами, развернутая отчетность.

Модули внешних систем.

Все модули работают слаженно как единый часовой механизм, взаимодействуя между собой на всех этапах управления. Системы бронирования, автоматизация ресторана, электронные замки для гостиниц - далеко не полный перечень дополнительных модулей, которые позволяют расширить границы решаемых задач.

Клиенты автоматизированной системы Servio Hotel:

- гостиница Ю-Питер, г. Тверь;

- отель Regina, г. Казань;

- гостиница Уния, г. Москва;

- отель Бестужевъ, г. Краснодар;

- гостиничный комплекс Альфа, г. Москва;

- гостиница ATRIUM HOTEL, г. Санкт-Петербург.

При функционировании сети отелей работа, как правило, осуществляется под единым брендом и предполагает поддержание единых стандартов. Например, наличие единого прейскуранта, счета выдаваемого клиенту, единой системы дисконта, определенных правил учета и отчетности. Система SERVIO HOTEL в полной мере позволяет поддерживать данные стандарты.

Заключение

Целью курсовой работы явилось изучение темы «Автоматизация работы гостиничных комплексов». В ходе исследования были изучены виды программ автоматизации гостиничных комплексов.

В первой главе были кратко рассмотрены автоматизация бизнеса, понятия об автоматизированных системах и история систем автоматизации.

Во второй главе изучены виды автоматизированных систем гостиничных предприятий.

Третья, и заключительная глава дает характеристику и сравнение автоматизированных систем Русский Отель и SERVIO.

В качестве важнейших задач были определены:

- изучение теоретической основы автоматизированных систем;

- рассмотрение истории систем автоматизации;

- рассмотрение видов систем автоматизации гостиничных комплексов;

- выявление усовершенствованных системы автоматизации гостиничных комплексов.

Из представленной работы видно, что под автоматизированной информационной системой понимается взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Автоматизированные системы повышают производительность труда, помогая выполнять работу лучше, быстрее и дешевле, функциональную эффективность, помогая принимать наилучшие решения.

Современные темпы развития гостиничного бизнеса предъявляют высочайшие требования к автоматизированным системам управления для предприятий индустрии гостеприимства. Возрастающие с каждым днем потребности клиентов и ужесточение конкурентной борьбы требуют от отеля способности быстро реагировать на все колебания рыночной конъюнктуры.

Основываясь на анализе современного состояния автоматизации гостиничных комплексов, установлено, что на сегодняшний день была проделана огромная работа по совершенствованию работы гостиничных комплексов. Это связано прежде всего с тем, что уже накоплен достаточно большой собственный опыт в этой области управления, который помогает развиваться и двигаться дальше.

Практическая значимость исследования состоит в том, что его результаты, основанные выводы и обобщения способствуют более глубокому пониманию содержания данной темы, осмыслению механизма её действия.

Список использованной литературы

1. Балашова Е.А. Гостиничный бизнес. Как достичь безупречного сервиса / Е.А. Балашова.-М.: Академия, 2005. - 142-143 с.

2. Гришин В.Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности / В.Н. Гришин, Е.Е. Парфилова. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 345-347 с.

3. Калянов Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства / Г.Н. Калянов. - М.: Синтег, 2000. - 121-122 с.

4. Ляпина И.Ю. Организация и технология гостиничного обслуживания / И.Ю. Ляпина. - М.: Профобриздат, 2006. - 14-16 с.

5. Макаров Э.П. Эволюция ERP-систем. По материалам статьи Миргхани Мохаммеда «Вершины треугольника» / Э.П. Макаров. - М.: Дело, 2002. - 11-13 с.

6. Морозов М.А. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме / М.А. Морозов, Н.С. Морозова. - М.: Академия, 2009. -23-27 с.

7. Попов В.М. Глобальный бизнес и информационные технологии / В.М. Попов, Р.А. Маршавин, С.И. Ляпунов; под ред. В.М. Попова. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 23-24 с.

8. Романов В.А. Гостиничные комплексы. Организация и функционирование / В.А. Романов, С.Н. Цветкова, Т.В. Щевцова. - М.: ИЦ МарТ ИКЦ МарТ, 2007. - 65-68 с.

9. Чудновский А.Д. Информационные технологии управления в туризме: учебное пособие /А.Д. Чудновский, М.А. Жукова. - М.: КНОРУС, 2006. - 12-13 с.

Размещено на Allbest.ru