Обзор встроенных функций Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КАФЕДРА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине “Информатика”

на тему “Обзор встроенных функций Excel”

Введение

программа excel электронный таблица

В современном мире процесс обработки информации заметно усложняется и все чаще требует различных расчетов. Для облегчения этой задачи постоянно создаются и совершенствуются различные программы и приложения. Одним из наиболее распространенных ППП является Microsoft Office различных изданий, который позволяет справиться с обработкой электронной информации.

Одной из программ Microsoft Office является табличный процессор MS Excel. Он позволяет создавать базы данных на основе электронных таблиц, а также строить различные графики и диаграммы. Но кроме решения основных задач по построению баз данных, данная программа оснащена еще и очень широким спектром встроенных функций: начиная с проставления даты и заканчивая сложными финансовыми и статистическими расчетами.

В данной контрольной работе будут рассмотрены основные, наиболее часто используемые встроенные функции MS Excel. Их знание является как никогда актуальным, применение данных функций значительно экономит время расчетов и почти исключает арифметические ошибки, свойственные человеку.

В выполнении данной контрольной работы использовался компьютер со следующими характеристиками:

- процессор Intel Pentium 4;

- оперативная память 512 Мбайт;

- операционная система Windows XP Professional.

Также использовались текстовый редактор MS Word и табличный процессор MS Excel.

1. Табличный процессор MS Excel

Табличный процессор MS Excel позволяет выполнять огромное количество самых разнообразных функций.

Функция может быть введена как при помощи Мастера функций, так и вручную в строку формул. Диалоговое окно Мастер функций облегчает ввод функций при создании формул, содержащих функции. Это окно отображает имя функции, все ее аргументы, описание функции и каждого аргумента, текущий результат функции и всей формулы.

Структура любой функции начинается со знака равенства (=), за ним следует имя функции, открывающая скобка, список аргументов, разделенных точкой с запятой, закрывающая скобка.

Для облегчения работы при вводе встроенных функций появляется всплывающая подсказка с синтаксисом и аргументами.

В некоторых случаях может потребоваться использование функции как одного из аргументов другой функции. Вложенная функция, используемая в качестве аргумента, должна вычислять соответствующий этому аргументу тип данных. В формулах можно использовать до семи уровней вложения функций.

При неправильном вводе функций, программа выедет в ячейку одно из сообщений об ошибке:

##### - не хватает места для отображения результата или дата/время отрицательны;

#ДЕЛ/0! - деление числа на 0;

#ЗНАЧ! - используется недопустимый тип операнда или аргумента;

#ИМЯ? - невозможно распознать имя, используемое в формуле;

#ССЫЛКА! - ссылка на ячейку/массив ячеек указана неверно и др.

2. Основные понятия, используемые при работе с функциями

Функции - заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке.

Операнд - элемент, над которым выполняется действие оператора. Операндами могут быть значения, ссылки на ячейки, имена, метки, функции.

Оператор - операция, которую следует выполнить над операндами. В MS Excel включено четыре вида операторов: арифметические (+, -, *, /, %, ^), текстовые (&), операторы сравнения (=, <, >, <=, >=, <>) и операторы ссылок (; ,:, знак пробела).

Аргумент - это значения, используемые функцией для выполнения операций или вычислений. Тип аргумента, используемого функцией, зависит от конкретной функции. Обычно аргументы, используемые функциями, являются числами, текстом, ссылками на ячейки и именами. В качестве аргументов используются константы, формулы, или функции.

Ссылка на ячейку - координаты, определяющие расположение ячейки на листе. Например, B3 представляет ссылку на ячейку, находящуюся на пересечении столбца B и строки 3.

Константа - постоянное (не вычисляемое) значение. Выражение и результат вычисления выражения константами не являются.

3. Общая классификация встроенных функций Excel

В MS Excel встроены функции следующих типов (см. рис. 1).

Функции баз данных используют для анализа данных из списков или баз данных. Любая такая функция использует три аргумента: база данных, поле и критерий. Функции даты и времени выполняют различные операции по преобразованию даты и времени в текст и обратно, по определению дня недели по дате и др. Внешние функции загружаются в программу в виде надстроек. Инженерные функции выполняют действия над комплексными числами, а также переводят числа из одних систем счисления в другие.

Рисунок 1. Классификация встроенных функций Excel

Финансовые функции позволяют решать задачи, связанные с вкладами, начисление простых и сложных процентов, расчетом амортизации, оценки инвестиционных проектов и др. Большинство информационных функций служит для возврата информации (является ли аргумент четным/нечетным, ссылается ли он на пустую ячейку, на текст, на ссылку и т.п.). Логические функции работают с логическими выражениями Истина/Ложь, наиболее часто применяются для проверки условия. Функции просмотра работают с ссылками, к примеру, возвращают номер столба/строки по ссылке, создают гиперссылки, транспонируют массивы и др. Математические функции выполняют различные арифметические и тригонометрические функции, начиная с простого суммирования и заканчивая двойным факториалом числа. Статистические функции позволяют провести обширный статистический анализ данных, включая регрессионный анализ. Текстовые функции преобразуют числа в текст и обратно, меняют регистр текста, удаляют непечатаемые символы и пробелы и т.д.

Подробное описание отдельных типов встроенных функций

Подробно будут описаны несколько типов самых простых и наиболее часто используемых функций. Каждая функция будет представлена по шаблону: наименование функции - синтаксис функции - описание функции.

Математические функции. Наиболее часто используемыми являются следующие функции:

СУММ - СУММ (число1; число 2; …) - суммирует все числа. Максимальное число слагаемых 30. Если аргумент является массивом или ссылкой, то только числа учитываются в массиве или ссылке. Пустые ячейки, логические значения, тексты и значения ошибок в массиве или ссылке игнорируются.

КОРЕНЬ - КОРЕНЬ (число) - возвращает положительное значение квадратного корня.

СТЕПЕНЬ - СТЕПЕНЬ (число; степень) - возвращает результат возведения числа в степень.

ПРОИЗВЕД - ПРОИЗВЕД (число1; число2; …) - перемножает числа, заданные в качестве аргументов и возвращает их произведение.

SIN - SIN (число) - возвращает синус заданного угла, число указывает угол в радианах, для которого вычисляется синус. Обратная функция для данной: ASIN -ASIN (число) - возвращает арксинус заданного числа, где аргумент - это синус угла. По аналогии существуют функции косинуса/арккосинуса, тангенса/арктангенса.

ПИ - ПИ () - возвращает математическую константу «пи» с точностью до 15 цифр.

LOG - LOG (число; основание) - возвращает логарифм числа по заданному основанию, если основание логарифма не указано, оно по умолчанию принимается за 10. Аргумент число должно быть положительным вещественным числом. Аналогичные функции LOG10 (десятичный логарифм) и LN (натуральный логарифм)

ОКРУГЛВВЕРХ - ОКРУГЛВВЕРХ (число; число разрядов) - округляет число до ближайшего большего по модулю с указанной точностью. Число разрядов указывает количество десятичных разрядов после десятичной запятой. Если число разрядов равно 0, то число округляется до ближайшего целого.

ОКРУГЛВНИЗ - ОКРУГЛВНИЗ (число; число разрядов) - округляет число до ближайшего меньшего по модулю значения.

ЧЁТН - ЧЁТН (число) - возвращает число, округленное до ближайшего четного целого. Если аргумент число числом не является, то ЧЁТН возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!. Независимо от знака числа округление производится с избытком. Если число уже является четным целым, то округления не производится. Похожая функция НЕЧЁТ - округляет до ближайшего нечетного целого.

Существуют также функции для работы с матрицами, факториалами, возвращения остатка или частного от деления, наименьшего общего кратного и наибольшего общего делителя.

Логические функции. Логические функции возвращают значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Самой используемой функцией является функция ЕСЛИ:

ЕСЛИ (лог выражение; значение если истина; значение если ложь).

Функция используется при проверке условий для значений и формул. Возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ. Логическим выражением может служить любое значение или выражение, принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

И - И (логическое значение1; логическое значение2; ...) - возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА и возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ. Логические значения - это от 1 до 30 проверяемых условий.

НЕ - НЕ (логическое значение) - меняет на противоположное логическое значение своего аргумента. Если логическое значение имеет значение ЛОЖЬ, то функция НЕ возвращает значение ИСТИНА; если логическое значение имеет значение ИСТИНА, то функция НЕ возвращает значение ЛОЖЬ.

ИЛИ - ИЛИ (логическое значение1; логическое значение2; ...) - возвращает ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА; возвращает ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

Текстовые функции. Можно использовать следующие текстовые функции:

ПЕЧСИМВ - ПЕЧСИМВ (текст) - удаляет все непечатаемые знаки из текста. Функция ПЕЧСИМВ используется в том случае, когда текст, импортированный из другого приложения, содержит знаки, которые не могут быть напечатаны операционной системой.

СОВПАД - СОВПАД (текст1; текст2) - сравнивает две строки текста и возвращает значение ИСТИНА, если они в точности совпадают, и ЛОЖЬ в противном случае. Функция СОВПАД учитывает регистр, но игнорирует различия в форматировании.

ДЛСТР - ДЛСТР (текст) - возвращает количество знаков в текстовой строке. Пробелы также учитываются.

СТРОЧН - СТРОЧН (текст) - преобразует знаки в текстовой строке из верхнего регистра в нижний. Функция не меняет знаков, которые не являются буквами. Обратная функция ПРОПИСН.

Функции даты и времени.

ДАТА - ДАТА (год; месяц; день) - возвращает заданную дату в числовом формате. Аргумент год может иметь от 1 до 4 цифр. Если значение аргумента месяц >12, то число месяцев отсчитывается от первого месяца указанного года. Если аргумент день больше числа дней в указанном месяце, то это количество дней отсчитывается от первого дня указанного месяца.

ДЕНЬНЕД - ДЕНЬНЕД (дата в числовом формате; тип) - возвращает день недели, соответствующий аргументу дата в числовом формате. День недели определяется как целое в интервале от 1 (воскресенье) до 7 (суббота).

ДАТАМЕС - ДАТАМЕС (нач дата; число месяцев) - возвращает дату в числовом формате, отстоящую на заданное число месяцев вперед или назад от начальной даты. Положительное значение аргумента число месяцев означает будущую дату; отрицательное значение - прошедшую дату.

ТДАТА - ТДАТА ( ) - возвращает целое число, представляющее собой текущую дату и время.

Инженерные функции.

ПРЕОБР - ПРЕОБР (число; старые единицы; новые единицы) - преобразовывает число из одной системы мер в другую. Число - это значение в старых единицах измерения, которое нужно преобразовать. Старые единицы - единицы измерения для аргумента число. Новые единицы - единица измерения результата. Данная функция работает со следующими единицами: «g» - грамм, «m» - метр, «in» - дюйм, «C» - градус Цельсия, «hr» - час, «l» - литр и др.

ДВ.В.ДЕС - ДВ.В.ДЕС (число) - Преобразует двоичное число в десятичное. Число не должно содержать более 10 знаков. По аналогии существуют функции перевода чисел в шестнадцатеричное и восьмеричное и в обратную сторону.

Финансовые функции. По типу задач их можно разделить на: функции анализа аннуитетов и инвестиционных проектов, для анализа ценных бумаг, для расчета амортизации и вспомогательные [1, с.236].

РУБЛЬ.ДЕС - РУБЛЬ.ДЕС (дроб руб; дроб) - преобразует цену в рублях, выраженную в виде дроби, в цену в рублях, выраженную десятичным числом. Дроб руб - это число, выраженное в виде дроби. Аргумент дроб показывает целое, которое нужно использовать в качестве знаменателя, если это число не целое, то оно автоматически усекается до целого. Существует обратная функция - РУБЛЬ.ДРОБЬ.

БС - БС (ставка; кпер; плт; пс; тип) - возвращает будущее значение вклада. Аргументы: ставка - процентная ставка по вкладам, кпер - общее число периодов платежей по вкладу, плт - выплата в каждый период, пс - приведенная к текущему моменту стоимость или общая сумма вклада, если данный аргумент опущен, то он равен 0, тип - число 0 или 1 (0 при платеже в конце периода, 1 - в начале).

Функции для работы с базами данных и списками.

ДСРЗНАЧ - ДСРЗНАЧ (база данных; поле; критерий) - усредняет значения в столбце списка или базы данных, удовлетворяющих заданным условиям. База данных - это интервал обрабатываемых ячеек, поле - определяет столбец, используемый функцией, критерий - это интервал ячеек, содержащих условия.

БСЧЁТ - БСЧЁТ (база данных; поле; критерий) - подсчитывает количество ячеек в базе данных, содержащих числа, удовлетворяющих заданным условиям. В отличие от предыдущей функции аргумент поле не является обязательным.

ДМАКС - ДМАКС (база данных; поле; критерий) - возвращает максимальное значение среди выделенных записей базы данных. Обратная функция - ДМИН.

БДСУММ - БДСУММ (база данных; поле; критерий) - суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию.

Информационные функции.

Целую подгруппу составляют функции проверки типа. Они используются для проверки типа значения или ссылки. Каждая из таких функций возвращает в зависимости от него результат ИСТИНА или ЛОЖЬ [2, с. 186].

К примеру, функция ЕПУСТО - ЕПУСТО (значение) - возвращает ИСТИНА если значение является ссылкой на пустую ячейку. По аналогии применяются функции ЕЧЁТН (проверка на четность числа), ЕЛОГИЧ (логическое значение), ЕНЕТЕКСТ (значение, которое не является текстом), ЕЧИСЛО, ЕНЕЧЁТ, ЕССЫЛКА, ЕТЕКСТ.

ТИП - ТИП (значение) - возвращает тип значения: 1 - число, 2 - текст, 4 - логическое значение, 16 - значение ошибки, 64 - массив.

Функции ссылки и автоподстановки.

СТОЛБЕЦ - СТОЛБЕЦ (ссылка) - возвращает номер столбца, на который указывает ссылка. Если ссылка опущена, то берется столбец, в который введена функция. Аналогичная функция для строк - СТРОКА.

ЧИСЛСТОЛБ - ЧИСЛСТОЛБ (массив) - возвращает количество столбцов в массиве или ссылке. Аналогичная функция для строк - ЧСТРОК.

ГИПЕРССЫЛКА - ГИПЕРССЫЛКА (адрес; имя) - создает ссылку, открывающую документ, находящийся на жестком диске, сервере сети или в Интернете.

Статистические функции.

СРЗНАЧ - СРЗНАЧ (число1; число2; …) - возвращает среднее арифметическое аргументов, количество которых от 1 до 30. Аналогичная функция возвращает среднее геометрическое - СРГЕОМ.

КОРРЕЛ - КОРРЕЛ (массив1; массив2) - возвращает коэффициент корреляции между двумя множествами данных.

МАКС - МАКС (число1; число2; …) - возвращает максимальное значение из списка аргументов. Количество аргументов от 1 до 30. Обратная функция МИН.

СТАНДОТКЛОН - СТАНДОТКЛОН (число1; число2; …) - оценивает стандартное отклонение по выборке, то есть разброс точек от среднего значения. Количество аргументов от 1 до 30.

Заключение

Функции MS Excel охватывают очень широкий спектр самых различных задач.

Их применение и освоение с одной стороны намного облегчает рутинную работу, а с другой стороны позволяет производить сложные расчеты, не прибегая к другим приспособлениям или программам.

От выпуска к выпуску производители данного продукта совершенствуют функциональное наполнение программы: появляются новые функции, которых ранее не было, упрощается использование уже существующих.

Все направлено на то, чтобы встроенные функции MS Excel было, как можно проще и удобнее применять даже без специальной подготовки.

Динамические формулы позволяют без лишних потерь постоянно пересчитывать функции при изменении вводной информации.

Знание встроенных функций MS Excel является актуальным и полезным.

Список литературы

1. Информатика в экономике: Учеб. пособие / Под ред. проф. Б.Е. Одинцова, проф. А.Н. Романова. - М.: Вузовский учебник, 2008. - 478 с.

2. Функции и формулы Excel 2007. Библиотека пользователя / Е. А. Веденеева. - СПб.: Питер, 2008. - 384 с.

3. Microsoft Excel для студентов / Л. В. Рудикова. - СПб.: БХВ - Петербург, 2005. - 368 с.

4. Office 2003 для «чайников» / У. Вонг. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2004. - 336 с.

5. Информатика. Лабораторный практикум для студентов 2 курса всех специальностей. - М.: ВЗФЭИ, 2006.

Размещено на Allbest.ru