Автоматизация учета основных средств на предприятии

1.1.1 Организационная структура объекта управления

Общество с ограниченной ответственностью "Алеф" создано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Федеральным Законом "Об обществах с ограниченной ответственностью" и зарегистрировано Инспекцией Федеральной налоговой службы по Ленинскому району г. Самары 13.04.1999. Юридический адрес ООО "АЛЕФ": 443041, г. Самара, ул. Красноармейская, д.62. "АЛЕФ" является малым предприятием с количеством сотрудников - 20 человек.

Права и обязанности общество приобретает с момента его государственной регистрации. Общество имеет самостоятельный баланс, круглую печать со своим фирменным наименованием, расчетный и иные счета в учреждениях банков.

Общество самостоятельно определяет сферы своей деятельности, осуществляет планирование и организацию, определяет объем и структуру работ и услуг, определяет условия реализации.

Фирма занимается звуковым, световым и сценическим обеспечением мероприятий, поэтому требуется постоянное пополнение основных фондов (закупка оборудования). Обороты предприятия - в пределах 20 миллионов (условия применения упрощенного налогообложения) в год, основное вложение прибыли - в основные средства.

Мы сдаем в аренду как целые концертные комплексы для проведения грандиозных шоу, так и отдельные единицы оборудования. Грамотный технический персонал обслуживает аппаратуру во время проведения концертов. За эти годы нами осуществлено техническое обеспечение огромного количества мероприятий, среди которых концерты групп "E-Type" в 1999г., "Eiffel 65" в 2000г. "Deep Purpule", Joe Cocker, A-ha, Cesaria Evora, SPACE, Prodigy, E. L. O, Kingdom Come, Glenn Hughes, Nazareth, Rasmus, Soulfly, TaTu, Дмитрий Хворостовский, Tomas Anders, а также туры по городам России группы "Scorpions" и шоу-балета "Rhythm Of The Dance", звезд российской эстрады, тур Аллы Пугачевой в 2005... 2006гг и другие различные концертные и праздничные мероприятия в городах: Самара, Тольятти, Уфа, Пенза, Саратов, Рязань, Оренбург, Уральск, Москва, Волгоград, Казань, Ярославль и др.

В настоящее время "АЛЕФ" также занимается организацией мероприятий "под ключ". Мы берём на себя решение всех вопросов, связанных с техническим обеспечением шоу-программ, включая организацию электропитания, постановку барьеров ограждения и мобильных гримёрных, обогрев площадки в холодное время года. Привлекая наших партнёров, мы способны выполнить заказы по видеотрансляции шоу на проекционных и светодиодных экранах, постановке лазерных и пиротехнических шоу с использованием различных спецэффектов, изготовлению и установке декораций и элементов оформления. Мы также осуществляем координацию деятельности всех задействованных служб на площадке.

Структурно и административно фирма объединяет следующие отделы административно-управленческий аппарата: бухгалтерию, юридический отдел, финансовый отдел, и производственного аппарата: звуковой отдел, световой отдел, сценический отдел (см. рис.1.1):

Все отделы непосредственно подчиняются директору. Непосредственное руководство ООО "Алеф" осуществляет директор. Права и обязанности директора и сотрудников ООО "АЛЕФ" определены должностными инструкциями.

Структура документооборота имеет следующий вид (см. рис.1.2).

2

Рис.1.1 Структура ООО "Алеф".

"АЛЕФ" не является производственным объединением, то есть сама не является производителем какой-то продукции, а лишь оказывает услуги по определенному перечню и предоставляет имеющиеся на балансе основные объекты основных средств в арендное пользование. Анализируемый отдел предприятия, где производится разработка и внедрение АСУ - бухгалтерия предприятия. Структура и учетная схема бухгалтерии полностью совпадает со стандартной конфигурацией УСН 1С Бухгалтерии.

Рассмотрим общий подход для анализа организационной структуры предприятия как объекта информационного управления. Он включает:

предварительное выявление требований, предъявляемых к будущей системе;

определение оргштатной и топологической структур предприятия;

определение перечня целевых задач (функций) предприятия;

анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;

определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации.

2

Рис.1.2 Структура документооборота ООО "Алеф".

При этом выявляются функциональные деятельности каждого из подразделений предприятия и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия, см. рис 1.3.

Рис.1.3 Структура подхода

В качестве исходной информации при проведении обследования и выполнении дальнейших этапов служат:

данные по оргштатной структуре предприятия;

информация о принятых технологиях деятельности;

стратегические цели и перспективы развития;

результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до исполнителей нижнего звена);

предложения сотрудников по усовершенствованию бизнес-процессов предприятия;

нормативно-справочная документация;

опыт системных аналитиков в части наличия типовых решений.

Длительность обследования составляет 1-2 недели. По окончании обследования строится и согласуется с заказчиком предварительный вариант функциональной модели предприятия, включающей идентификацию внешних объектов и информационных взаимодействий с ними, а также детализацию до уровня основных деятельностей предприятия и информационных связей между этими деятельностями [1, c.57].

Далее осуществляется обработка результатов обследования и построение моделей деятельности предприятия следующих двух видов:

модели “как есть”, представляющей собой "снимок" положения дел на предприятии (оргштатная структура, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес-процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации;

модели “как должно быть", интегрирующей перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяющей сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

Переход от модели “как есть” к модели ”как должно быть” осуществляется следующими двумя способами.

Совершенствование технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников (“легкий” реинжиниринг).

Радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов (“жесткий" реинжиниринг). Например, вместо попыток улучшения бизнес-процесса проверки кредитоспособности клиента, может быть следует задуматься, а нужна ли вообще такая проверка? Возможно затраты на такие проверки каждого из клиентов во много раз превышают убытки, которые может понести компания в отдельных случаях недобросовестности (в случае, когда клиентов много, а суммы закупок незначительны).

Построенные модели являются не просто реализацией начальных этапов разработки системы и техническим заданием на последующие этапы. Они представляют собой самостоятельный отделяемый результат, имеющий большое практическое значение, в частности:

Модель “как есть” включает в себя существующие неавтоматизированные технологии, работающие на предприятии. Формальный анализ этой модели позволит выявить узкие места в технологиях и предложить рекомендации по ее улучшению (независимо от того, предполагается на данном этапе автоматизация предприятия или нет).

Она позволяет осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия (так как ее технология содержится в модели) с использованием диаграмм (известно, что "одна картинка стоит тысячи слов").

С ее помощью можно осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов [3, c.14].

Что касается применения данного подхода к конкретному предприятию "АЛЕФ", то можно определить нашу методику как базовое использование модели "как есть", потому как основной АСУ для нашего отдела бухгалтерии предприятия является комплекс 1С Бухгалтерии, а далее мы можем провести на базе выбранной АСУ совершенствование технологии бухгалтерского документооборота, с учетом оценки их эффективности, не изменяя структуру уже разработанных бизнес-процессов.

1.1.2 Функциональная характеристика объекта управления

Директор является первым должностным лицом - руководителем компании. Директор осуществляет общее руководство, управление работой отделов и взаимодействием между ними, решение коммерческих и административных вопросов, выбор стратегии развития, разрешение спорных ситуаций, внутренних и внешних; решает все необходимые вопросы, возникающие в процессе работы.

В непосредственном подчинении директора находятся, начальники отделов закупок, продаж, финансового отдела, главный бухгалтер.

Директор осуществляет:

Представление интересов ООО “Алеф" во всех организациях и учреждениях по делам, возникающим в связи с деятельностью организации.

Подбор и назначение кадров.

Привлечение работников компании к дисциплинарной и материальной ответственности.

Принятие локальных нормативных актов.

Бухгалтерия:

1. Формирование полной и достоверной информации о финансовых результатах и имущественном положении компании, ведение бухгалтерского и налогового учета хозяйственно-финансовой деятельности компании.

2. Обеспечение своевременного и полного отражения на счетах бухгалтерского учета, в учетных регистрах фактов хозяйственной деятельности на основе применения принципов бухгалтерского учета, положений по бухгалтерскому учету и иных нормативных документов.

3. Составление форм бухгалтерской и налоговой отчетности и дополнений к ним с достоверным и полным отражением в них фактов хозяйственной деятельности и имущественного положения компании.

4. Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

5. Контроль соблюдения порядка оформления первичных бухгалтерских документов, графика документооборота; соблюдения установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств.

6. Правильное начисление налогов и сборов.

7. Обеспечение сохранности и оформление бухгалтерских документов в соответствии с установленным порядком.

8. Формирование, ведение и хранение БД бухгалтерской информации.

Юридический отдел:

Правовая экспертиза документов, проектов ответов на обращения, заявления и жалобы физических и юридических лиц, органов государственной власти, органов местного самоуправления.

Оказание правовой помощи подразделениям фирмы по вопросам применения законодательства Российской Федерации.

Оформление и предъявление в суды исков по всем основаниям в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Защита интересов Учреждения в арбитражных судах и судах общей юрисдикции.

Согласование проектов договоров, подготавливаемых Учреждением.

Производственные отделы (звуковой, световой, сценический):

Обслуживают клиентов.

Прием и выполнение заказов.

Контролирует составление заявок (заказов), обеспечение, реализацию услуг в соответствии с условиями договоров.

Расширение клиентской базы.

Работа с партнерами.

Составление заявок на закупку оборудования.

Финансовый отдел:

Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую устойчивость.

Осуществляет разработку проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

Определяет источники финансирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия, краткосрочное и долгосрочное кредитование, привлечение заемных и использование собственных средств, проводит исследование и анализ финансовых рынков, оценивает возможный финансовый риск применительно к каждому источнику средств и разрабатывает предложения по его уменьшению.

Осуществляет инвестиционную политику и управление активами предприятия, определяет оптимальную их структуру, проводит анализ и оценку эффективности финансовых вложений.

Анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия, разрабатывает предложения, направленные на обеспечение платежеспособности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, увеличение прибыли, снижение издержек на содержание и реализацию услуг, укрепление финансовой дисциплины.

Составляет ежемесячные отчеты руководителю о возникшей задолженности, количестве обслуживаемых клиентов, о количестве и сумме заключенных договоров.

Предоставляет в требуемые сроки по установленным формам отчетность по проделанной работе.

Ежеквартально проводит полный анализ финансово-хозяйственной деятельности (развернутый анализ состава затрат по экономическим элементам в динамике с предшествующим годом).

1.1.3 Экономическая характеристика предметной области

Рассмотрим что представляет из себя анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Экономический анализ финансового состояния предприятия представляет собой аналитическое исследование способности предприятия финансировать свою деятельность.

Финансовое состояние характеризуется обеспеченностью финансовыми ресурсами, необходимыми для нормального функционирования предприятия, целесообразным их размещением и эффективным использованием, финансовыми взаимоотношениями с другими юридическими и физическими лицами, платёжеспособностью и финансовой устойчивостью.

Предметом экономического анализа являются хозяйственно-финансовые процессы, их результаты и факторы их формирования.

Цель анализа состоит в том, чтобы установить и оценить финансовое состояние предприятия и постоянно проводить работу, направленную на его улучшение. Анализ финансового состояния показывает, по каким конкретным направлениям надо вести эту работу. В соответствии с этим результаты анализа дают ответ на вопрос, каковы важнейшие способы улучшения финансового состояния предприятия в конкретный период его деятельности.

Таким образом, главная цель экономического анализа - своевременно выявлять и устранять недостатки в финансовой деятельности и находить резервы улучшения финансового состояния предприятия, его платёжеспособности. Не менее важная перспективная цель анализа - выработка наиболее достоверных предположений и прогнозов будущих финансовых условий функционирования субъекта хозяйствования.

Финансовое состояние - это важнейшая характеристика экономической деятельности предприятия во внешней среде. Оно определяет конкурентоспособность предприятия, его потенциал в деловом сотрудничестве, оценивает, в какой степени гарантированы экономические интересы самого предприятия и его партнёров.

Основными задачами экономического анализа финансового состояния являются:

объективная оценка состава и использования финансовых ресурсов на предприятии;

определение факторов и причин достигнутого состояния;

выявление, измерение и мобилизация резервов улучшения финансового состояния и повышения эффективности всей хозяйственной деятельности;

подготовка и обоснование принимаемых управленческих решений в области финансов.

Ключевым вопросом для понимания сущности и результативности финансового анализа является концепция хозяйственной деятельности как потока решений для развёртывания ресурсов (капиталов) с целью получения прибыли.

Получение прибыли является конечной целью хозяйственной деятельности предприятия не только потому, что в результате этого улучшается экономическое положение предприятия, но главное - получение достаточной прибыли необходимо для сохранения экономической жизнеспособности предприятия, сохранения возможности дальнейших вложений капитала.

Независимо от того, в какой сфере деятельности осуществляется бизнес (производство, торговля, сервис), конечная цель не меняется. Она сводится к тому, что первоначальный капитал в форме денежных средств через определённое время развёртывается в экономически выгодную величину (производственный потенциал) для возмещения этих средств и получения достаточной прибыли.

Все многообразие решений для достижения этой цели может быть сведено к трём основным направлениям:

решения по вложению капиталов (ресурсов);

операции, проводимые с помощью этих ресурсов;

определение структуры финансового бизнеса.

Своевременное и качественное обеспечение этих направлений финансовых решений является сущностью финансового анализа.

К объектам экономического анализа относятся: промышленные предприятия, торговые организации, акционерные общества, фирмы, концерны, банки, инвестиционные фонды и другие хозяйствующие субъекты, а также конкретные финансового - экономические показатели (ликвидность, прибыльность и пр).

В зависимости от пользователей аналитической информации финансовый анализ подразделяется на внутренний и внешний.

Внутренний анализ проводится непосредственно на предприятии для нужд оперативного, краткосрочного и долгосрочного управления производственной, коммерческой и финансовой деятельностью. Его цель - обеспечить планомерное поступление денежных средств и разместить собственные и заёмные средства таким образом, чтобы получить максимальный доход и прибыль. Для проведения внутреннего финансового анализа используется не только информация финансовой отчётности, но также данные управленческого учёта, синтетического и аналитического бухгалтерского учёта (например, оборотные ведомости о поступлении и движении хозяйственных средств), данные о технической подготовке производства, сбыте продукции, организации маркетинговой и коммерческой деятельности, нормативная и плановая информация.

Внешний анализ осуществляется на основании публичной финансовой и статистической отчётности органами хозяйственного управления, банками, финансовыми органами, инвесторами, аудиторами, хозяйственными партнёрами.

Внешний анализ отличает не только множественность субъектов анализа - пользователей финансовой информацией о деятельности предприятия, но и разнообразие целей и задач, которые они перед собой ставят.

Каждый хозяйствующий субъект изучает информацию, исходя из своих интересов. Так, акционерам и другим собственникам необходимо определить долю собственного капитала и динамику его изменения, оценить эффективность использования ресурсов администрацией предприятия, возможность получения дивидендов по результатам хозяйственной деятельности.

Кредиторы изучают финансовое состояние предприятия, его кредитоспособность с целью определения условий кредитования, выбора форм залогового обеспечения, оценки надёжности потенциального заёмщика, гарантий возврата кредита.

Инвесторов интересует не только текущее финансовое состояние, но и деловая активность предприятия, перспективы экономического роста, гарантии окупаемости возможных инвестиций, прибыльность проектов в сочетании с реальным финансовым положением предприятия.

Как показывает практика, финансовая нестабильность предприятия может отразиться на своевременности получения текущих платежей и потребовать изменений в формах расчёта. Поэтому хозяйственных партнёров - поставщиков материально-технических ресурсов, интересует в первую очередь финансовая устойчивость и платёжеспособность предприятия, независимость его от внешних кредиторов. Устойчивое финансовое состояние предприятия является также важным фактором определения дальнейших связей и условий хозяйствования с потребителями продукции, которые заинтересованы в успехах предприятия, так как от этого зависит их благополучие.

Налоговые органы контролируют правильность начислений налогов и своевременную и полную их оплату для поступления средств в бюджет; аудиторские фирмы - правильность отражения финансовой отчётности в соответствующих формах бухгалтерского учёта.

В отделе бухгалтерии предприятия "АЛЕФ" используется стандартная конфигурация АСУ 1С Бухгалтерия - УСН, которая полностью отвечает рабочим бизнес-процессам предприятия.

С 1 января 2003 года в систему налогообложения хозяйствующих субъектов введены специальные налоговые режимы, одним из которых является упрошенная система налогообложения.

Применение организациями упрощенной системы налогообложения предусматривает замену уплаты налога на прибыль организаций, налога на имущество организаций и единого социального налога уплатой единого налога, исчисляемого по результатам хозяйственной деятельности организаций за налоговый период. Организации, применяющие УСН, не признаются также налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, за исключением налога, подлежащего уплате в соответствии с главой 21 НК РФ при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации.

В то же время за такими организациями сохраняется обязанность по уплате страховых взносов на обязательное страхование в соответствии с Федеральными законами от 15 декабря 2001 г. №167-ФЗ - Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации - и от 24 июля 1998 г. №125-ФЗ - Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний". Иные налоги уплачиваются организациями, применяющими упрощенную систему налогообложения, в соответствии с общим режимом налогообложения.

Что касается экономической эффективности применения УСН, для конкретного предприятия, то необходимо провести следующий анализ.

У каждого из налогов, уплата которых в совокупности заменяется уплатой единого налога, свой объект налогообложения и порядок его определения. Поэтому нельзя простым сложением ставок всех налогов определить, насколько выгодно той или иной организации применять упрощенную систему налогообложения.

Для того чтобы оценить экономическую эффективность перехода на упрощенную систему налогообложения, организациям следует провести расчет и сопоставить общую сумму налогов, которую они в сравнимых условиях хозяйствования и момента признания доходов и расходов уплачивали бы при обычной и упрощенной системах налогообложения.

Переход на применение упрощенной системы при правильно проведенном предварительном расчете может дать серьезную выгоду при налогообложении, в то время как ошибка в выборе объекта налогообложения может ухудшить экономическое положение организации.

В соответствии со статьей 346-4 нк РФ организациям предоставлено право выбора объекта налогообложения. Это могут быть либо доходы, либо доходы, уменьшенные на величину расходов.

В соответствии с пунктом 3 статьи 346.21 НК РФ налогоплательщиками, выбравшими в качестве объекта налогообложения доходы, сумма налога (квартальных авансовых платежей), исчисленная за налоговый (отчетный) период, уменьшается на сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, уплачиваемых за этот же период времени, а также на сумму выплаченных работникам пособий по временной нетрудоспособности. При этом сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование не может уменьшать сумму исчисленного налога (авансовых платежей по налогу) более чем на 50 процентов. Таким образом, минимальная сумма единого налога, уплачиваемая такими налогоплательщиками, без учета пособий по временной нетрудоспособности, не может быть меньше 3 процентов от полученного дохода. Это соответствует ситуации, когда величина расходов составляет 80 процентов от суммы доходов. Однако это не означает, что если расходы составляют 80 процентов и более от полученного дохода, то организации выгоднее выбрать объект налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов. Дело в том, что ограничение, предусмотренное для взносов на обязательное пенсионное страхование, не распространяется на выплаченные работникам пособия по временной нетрудоспособности. Если эти суммы значительны, то сумма налога (авансовых платежей по налогу), подлежащая уплате в бюджет, может оказаться равной нулю.

Если величина фактических расходов окажется меньше этого показателя, то организациям выгоднее выбрать объект налогообложения доходы, в противном случае доходы, уменьшенные на величину расходов.

При оценке экономической целесообразности перехода на упрощенную систему налогообложения следует учитывать еще один важный аспект. В рассмотренном выше примере расчета налоговой нагрузки при общей системе налогообложения и в условиях применения упрощенной системы налогообложения продажные цены сохранены без изменения. Предположим, что они уменьшаются на сумму НДС, оплачиваемых покупателем. Казалось бы, налоговая нагрузка снижается еще больше. Однако при этом торговая деятельность станет убыточной, поскольку общая сумма расходов, понесенных организацией, превысит сумму полученного дохода.

Таким образом, организациям при переходе на упрощенную систему налогообложения следует очень осмотрительно подходить к формированию цен на реализуемые товары, работы, услуги.

Что касается конкретно компании "АЛЕФ", то проведенный анализ показал целесообразность выбора такого налогообложения, а соответственно, выбранная модель налогообложения позволила выбрать и необходимую конфигурацию 1С.

1.2 Экономическая сущность комплекса экономических информационных задач. Реализация экономической модели предприятия с помощью учетной системы 1С УCН