Автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО "Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого"

Жизненный цикл информационной системы можно представить как ряд событий, происходящих с системой в процессе ее создания и использования.

Модель жизненного цикла отражает различные состояния системы, начиная с момента возникновения необходимости в данной информационной системе и заканчивая моментом ее полного выхода из употребления. Модель жизненного цикла - структура, содержащая процессы, действия и задачи, которые осуществляются в ходе разработки, функционирования и сопровождения программного продукта в течение всей жизни системы, от определения требований до завершения ее использования.

В настоящее время известны и используются следующие модели жизненного цикла:

Каскадная модель предусматривает последовательное выполнение всех этапов проекта в строго фиксированном порядке. Переход на следующий этап означает полное завершение работ на предыдущем этапе.

Поэтапная модель с промежуточным контролем. Разработка информационной системы ведется итерациями с циклами обратной связи между этапами. Межэтапные корректировки позволяют учитывать реально существующее взаимовлияние результатов разработки на различных этапах; время жизни каждого из этапов растягивается на весь период разработки.

Спиральная модель. На каждом витке спирали выполняется создание очередной версии продукта, уточняются требования проекта, определяется его качество и планируются работы следующего витка. Особое внимание уделяется начальным этапам разработки - анализу и проектированию, где реализуемость тех или иных технических решений проверяется и обосновывается посредством создания прототипов (макетирования).

На практике наибольшее распространение получили две основные модели жизненного цикла:

каскадная модель (характерна для периода 1970-1985 гг.);

спиральная модель (характерна для периода после 1986.г.).

Существует целый ряд стандартов, регламентирующих жизненный цикл программного обеспечения, а в некоторых случаях и процессы разработки. Среди наиболее известных стандартов можно выделить следующие:

· ГОСТ 34.601-90 - распространяется на автоматизированные системы и устанавливает стадии и этапы их создания. Кроме того, в стандарте содержится описание содержания работ на каждом этапе. Стадии и этапы работы, закрепленные в стандарте, в большей степени соответствуют каскадной модели жизненного цикла.

· ISO/1EC 12207:1995 - стандарт на процессы и организацию жизненного цикла. Распространяется на все виды заказного программного обеспечения. Стандарт не содержит описания фаз, стадий и этапов.

· Custom Development Method (методика Oracle) по разработке прикладных информационных систем - технологический материал, детализированный до уровня заготовок проектных документов, рассчитанных на использование в проектах с применением Oracle. Применяется CDM для классической модели жизненного цикла (предусмотрены все работы/задачи и этапы), а также для технологий «быстрой разработки» (Fast Track) или «облегченного подхода», рекомендуемых в случае малых проектов.

· Rational Unified Process (RUP) предлагает итеративную модель разработки, включающую четыре фазы: начало, исследование, построение и внедрение. Каждая фаза может быть разбита на этапы (итерации), в результате которых выпускается версия для внутреннего или внешнего использования. Прохождение через четыре основные фазы называется циклом разработки, каждый цикл завершается генерацией версии системы. Если после этого работа над проектом не прекращается, то полученный продукт продолжает развиваться и снова минует те же фазы. Суть работы в рамках RUP - это создание и сопровождение моделей на базе UML.

· Microsoft Solution Framework (MSF) сходна с RUP, так же включает четыре фазы: анализ, проектирование, разработка, стабилизация, является итерационной, предполагает использование объектно-ориентированного моделирования. MSF в сравнении с RUP в большей степени ориентирована на разработку бизнес-приложений.

· Extreme Programming (XP). Экстремальное программирование (самая новая среди рассматриваемых методологий) сформировалось в1996 году. В основе методологии командная работа, эффективная коммуникация между заказчиком и исполнителем в течение всего проекта по разработке информационной системы, а разработка ведется с использованием последовательно дорабатываемых прототипов.

Позднее был разработан и в 2002 г. опубликован стандарт на процессы жизненного цикла систем (ISO/IEC 15288 System life cycle processes). К разработке стандарта были привлечены специалисты различных областей: системной инженерии, программирования, управления качеством, человеческими ресурсами, безопасностью и пр. Был учтен практический опыт создания систем в правительственных, коммерческих, военных и академических организациях. Стандарт применим для широкого класса систем, но его основное предназначение - поддержка создания компьютеризированных систем.

2.1.1 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

Под риском проекта понимают потенциальную, численно измеримую возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде ущерба, убытков, неблагоприятного изменения основных управляемых параметров проекта. Такие ситуации могут возникать в связи с неопределенностью, то есть со случайными изменениями условий экономической деятельности, неблагоприятными, в том числе форс-мажорными, обстоятельствами, а также в связи с возможностью получения непредсказуемого результата в зависимости от предпринятого или не предпринятого действия. Основные риски ИТ-проектов:

1. Масштаб проекта

2. Кадровое обеспечение

3. Управление рисками

4. Нереальные сроки

5. Финансирование

6. Организационная политика

7. Многочисленные задержки выполнения работ

8. Неожиданные функциональные бреши

9. Вопросы взаимопонимания

10. Сопротивление нововведениям

Разрешение рисков. В иные модели жизненного цикла риски входят как фактор разработки, тогда как некоторые не учитывают риски вовсе. Поэтому необходимо определить, имеются ли риски в проекте и каково их влияние на ход выполнения проекта в случае их проявления.

2.2 Информационная модель и её описание

Автоматизированное рабочее место специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.

При выборе технических средств для реализации АРМ, необходимо учесть требования, предъявляемые к АРМ:

· возможность функционировать в рамках автоматизированной системы;

· работа в реальном масштабе времени;

· обеспечение требований ко времени реакции системы;

· регистрация всей информации, циркулирующей в системе;

· хранение данных о состоянии устройств системы;

· возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ;

· обеспечение высокой надежности технических средств АРМ.

Представленные выше требования к АРМ могут быть реализованы при помощи выбора технических, отвечающего требованиям АРМ.

Следовательно, для автоматизированной системы управления информационными процессами, с целью автоматизации сбора и обработки данных, необходимо выбрать технические средства, удовлетворяющие функциональным требованиям АРМ.

2.2.1 Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификация должностей на предприятии - это эффективный инструмент управления персоналом. Выстроенный на основе определенных единых факторов оценки, он позволяет создать качественную систему оплаты труда, т. е. сформировать сетку заработных плат и компенсационный пакет.

Долгое время все вопросы, связанные с классификацией должностей сотрудников, решались с помощью Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), имевшего статус нормативного документа. При определении размера зарплаты предприятия пользовались единой тарифно-квалификационной сеткой. Однако такая система не универсальна: она складывается из отдельных сеток по всем видам предприятий и учреждений, распространяясь внутри ведомств, что требует адаптации для каждой конкретной организации, а во-вторых, охватывает далеко не все специальности. Тем не менее, многие компании стараются соблюдать ЕТКС. В то же время, сегодня, благодаря изменениям в законодательстве и экономической ситуации в стране, компании имеют возможность использовать и другие формы и методы классификации должностей. Один из них - ранжирование должностей.

Ранжирование должностей - это метод их соизмерения по степени сложности работ или другим установленным критериям. Метод предусматривает составление рядов должностей/работ по мере возрастания или убывания их сложности без количественной оценки.

Классификация должностей тесно связана со всеми элементами системы управления персоналом, а именно:

1.Подбор/отбор работников - перечисление требований для каждой позиции.

2.Карьерный рост (управление мотивацией) - описание каждого уровня должностей и возможностей сотрудников.

3.Система оплаты труда - определение значимости должности, соответственно, уровня базовой оплаты, системы премиальных, а также составляющих социального пакета.

4.Система обучения - получение необходимой квалификации.

Основные задачи классификации (дифференциации, ранжирования, грейдирования) должностей:

· выделение категорий персонала с разной мотивационной структурой (оценка человеческих ресурсов, создание прозрачной системы оплаты);

· выделение категорий персонала с разным позиционированием в компании и на рынке труда (построение в соответствии с содержанием работы иерархии должностей, отражающей внутреннюю структуру компании);

· исключение дублирования функций, упорядочение системы подчиненности;

· определение требований для каждой позиции (предоставление служащим информации о мере их ответственности и ожидаемых от них результатах).

Однако главная задача ранжирования - приведение иерархии должностей в соответствие с целями, задачами и потребностями предприятия.

Это должность или специальность нового сотрудника. У каждой должности или специальности есть соответствующие ей условия труда. Для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2) указывается должность, для остальных категорий - специальность и разряд.

Некоторые должности и специальности, используемые на предприятии, с примерным кодом по «Общероссийскому Классификатору», приведены ниже (см. табл. 3, 4).

Таблица 3 Общероссийский классификатор должностей

Код ОКПДТР	Должность / Специальность	Условия труда
	специальности:
1 0256 2	Арматурщик	нормальные
1 1563 2	Электросварщик	вредные
1 0564 5	Водитель	нормальные
	должности:
2 0568 4	Начальник	нормальные
2 0088 8	Бухгалтер	нормальные
2 0089 2	бухгалтер-кассир	нормальные
2 0112 8	инженер-программист	нормальные

Таблица 4 Разряд отражает квалификацию рабочего по специальности

Код	Разряд	Тариф (руб/час)
1	Первый	3,72
2	Второй	4,00
3	Третий	4,42
4	Четвертый	4,97
5	Пятый	5,73
6	Шестой	6,69

Штатное расписание действует для всех категорий Оклад определяется по утвержденному штатному расписанию (см. табл. 5).

Таблица 5 Штатное расписание

Код ОКПДТР	Название должности	Ставки	Оклад
Управление
2 0568 4	Начальник института	1	10 000
2 0556 4	Начальник отдела кадров
2 0088 8	Бухгалтер	4	5 000
ЛВТ
2 0672 7	Главный инженер	1	7 000
2 0112 8	Инженер-программист	2	5 000

Список военкоматов нужен для воинского учета военнообязанных сотрудников и не только так как институт военный отдел кадров очень тесно взаимодействует с военкоматами. Список военкоматов города Омска приведены в таблице 6.

Таблица 6 Военкоматы города Омска

№ п/п	Наименование военкомата	Адрес	Телефон
1	Центральный, Ленинский, Октябрьский военкоматы	ул. Рождественского д.4	44-45-67
2	Советский, Кировский военкоматы	Ул. Красный путь, 67	23-71-15

КЛАДР -- классификатор адресов России. Поставляется Налоговой инспекцией на дискете, имеет сложную иерархическую структуру: РЕГИОН -- ГОРОД -- УЛИЦА -- ДОМ. Содержит также список стран мира. Имеется программа для просмотра адресов. В перспективе возможно подключение КЛАДРа к системе кадрового учета. Список значений показан в таблице 7.

Таблица 7 Списки значений

Данные о сотруднике	Варианты данных
1	2
Пол	Мужской Женский
Испыт Срок	1 месяц 3 месяца 6 месяцев	Может указываться только для 1,2,3 категорий. По окончании испытательного срока сотрудник или явно увольняется приказом об увольнении, или продолжает работать уже как постоянный работник.
Условия труда	Нормальные Тяжелые / вредные Особо тяжелые / особо вредные
Основание увольнения	Уход на инвалидность	ст. 33 КЗОТ п.2
	Совершение по месту работы хищения	ст. 33 КЗОТ, п.8
	Уход на пенсию	ст. 31 КЗОТ
	Учеба на дневном отделении	ст. 31 КЗОТ
	По сокращению штатов	ст. 33 КЗОТ, п.1
	По соглашению сторон	ст. 29 КЗОТ, п.1
	Уход на службу в армию	ст. 29 КЗОТ, п.3
	По требованию профсоюзного органа	ст. 37 КЗОТ
	За прогулы	ст. 33 КЗОТ, п.4
	По уходу за инвалидом	ст. 32 КЗОТ
	По уходу за детьми до 14 лет	ст. 32 КЗОТ
	По собственному желанию	ст. 31 КЗОТ
	Появление на работе в нетрезвом состоянии	ст. 33 КЗОТ, п.7
	Перевод	ст. 29 КЗОТ, п.5
	Окончание срока работ	ст. 29 КЗОТ, п.2
	Несоответствие занимаемой должности	ст. 33 КЗОТ, п.2
	Систематическое неисполнение служебных обязанностей.	ст. 33 КЗОТ, п.3
	Неудовл. окончание испыт. Срока	ст. 23 КЗОТ
1	2
Семейное положение	Женат Замужем Холост Незамужем Разведен Разведена Вдовец Вдова
Тип отпуска	Очередной За свой счет Учебный	Подробнее см. описание документа Приказ по отпуску
Тип расчета отпуска	По шестидневке По календарным дням
Тип больничного листа	Общее заболевание По уходу за ребенком По беременности и родам Травма на производстве Травма в быту Травма по дороге с работы / на работу	Подробнее см. описание документа “Больничный лист”
Звание	Рядовой Ефрейтор Сержант Мл. сержант Ст. сержант Лейтенант Мл. лейтенант Ст. лейтенант Майор Генерал Другое
Годность	Строевой Нестроевой
Родство	Муж Жена Мать Отец Дочь Сын Брат Сестра
Вид образования	Без образования Начальная школа Неполное среднее Среднее общее Начальное профессиональное Среднее профессиональное Высшее Послевузовское
График работы	Табель 8 час. Табель 7 час. Табель 6 час. Табель 4 час.	Обычно сотрудник работает по 8-часовому графику. Но сотрудники с возрастом до 16 лет работают по 6-часовому графику, от 16 до 18 лет - по 7-часовому графику. Совместители работают по 4-часовому графику работы.
Виды документов, удостоверяющих личность	01	Паспорт
	02	Заграничный паспорт РФ
	03	Свидетельство о рождении
	04	Удостоверение личности в/с
	05	Справка об освобождении
	06	Заграничный паспорт ММФ
	07	Военный билет в/с
	08	Миграционный паспорт
	09	Дипломатический паспорт
	10	Иностранный паспорт
	11	Свидетельство (беженцы)
	13	Удостоверение беженца
	14	Временное удостоверение личности гражданина РФ
	21	Паспорт образца 1997 года
	91	Иные документы, выдаваемые органами МВД
Страны	643	Россия	Страны и регионы берутся из Классификатора адресов России (КЛАДР).
	268	Грузия
	804	Украина
Регионы	77	Москва
	50	Московская область
	52	Нижегородская область
	13	Мордовия

Все эти данные заполняются по каждому сотруднику и используются для заполнения документов.

2.2.2 Характеристика нормативно - справочной, входной и оперативной информации

Для каждого пользователя необходимо определить набор его прав в системе, следует также, исходя из разрешенных действий, предоставить пользователю удобный и функциональный интерфейс, не содержащий лишних элементов. Например, делопроизводитель должен иметь возможность принять и выдать документы, и ему совсем не нужно видеть пункты меню, которые позволяют отслеживать работу инспектора.

Для создания индивидуальных пользовательских интерфейсов предназначены объекты конфигурации Интерфейс. Они позволяют создавать наборы команд главного меню и панели инструментов, с которыми будет работать пользователь.

Как правило, для каждой категории пользователей создается свой интерфейс, который ставится в соответствие конкретному пользователю. В отличие от ролей, каждому пользователю можно назначить только один интерфейс по умолчанию, однако средствами встроенного языка можно управлять видимостью других интерфейсов. На рисунке 2 показан интерфейс инспектора отдела кадров Омского танкового инженерного института.



Рис. 2. Интерфейс инспектора отдела кадров

Объект конфигурации Справочник является прикладным и предназначен для работы со списками данных. Он используется для того, чтобы на его основе платформа создала в базе данных информационную структуру, в которой будет храниться, например, список сотрудников, наименование должностей, список подразделений.

Справочник состоит из элементов. Характерной особенностью объекта конфигурации его является то, что пользователь в процессе работы может самостоятельно добавлять новые элементы в справочник: например, добавить в справочник новых сотрудников. Каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробнее описывает этот элемент. Большинство реквизитов объекта конфигурации Справочник разработчик создает самостоятельно, однако у каждого объекта конфигурации Справочник существуют два поля «по умолчанию»: Код и Наименование.

Кроме этого, каждый элемент справочника может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, предназначена для разных элементов справочника. Так, например, каждый элемент справочника Сотрудники может содержать информацию о составе семьи сотрудника. Для одного сотрудника это будет только супруга, а у другого семья может состоять из супруги, сына и дочери. Для описания подобной информации могут быть использованы табличные части объекта конфигурации Справочник, являющиеся подчиненными объектами конфигурации.

Справочник Сотрудники. Удобная форма заполнения позволяет быстро заполнить личные данные о сотруднике (см. рис. 3). В ней содержатся такие реквизиты как:

· код;

· наименование;

· подразделение;

· должность;

· образование;

· дата рождения сотрудника;

· семейное положение;

· паспортные данные;

· ИНН;

· пенсионное свидетельство;

· состав семьи и т.д.

Возможен и другой вид иерархии - иерархия элементов. В этом случае в качестве родителя выступает не группа элементов справочника, а непосредственно один из элементов справочника. Например, такой вид иерархии можно использовать при создании справочника Подразделения, когда одно подразделение является родителем для нескольких других, входящих в его состав. Справочник Подразделения.



Рис. 3. Справочник Сотрудники

Также иерархическую форму имеют справочники такие как:

· Справочник Должности;

· Справочник Воинские звания (см. прил. 6, 7).

В зависимости от того, какие действия мы хотим выполнять со справочником, нам требуется изображать справочник в «разном виде». Например, для того, чтобы выбрать некоторый элемент справочника, удобнее представить справочник в виде списка, а для того, чтобы изменить какой-то элемент справочника, удобнее представить все реквизиты этого элемента справочника на одной форме. Поэтому объект конфигурации Справочник может иметь произвольное количество форм, часть из которых можно назначить в качестве основных.

Форма служит для «визуализации» данных, находящихся в базе. Она представляет эти данные в удобном для пользователя виде и позволяет описать алгоритмы, которые будут сопровождать работу пользователя с данными, показанными в форме.



Рис. 4. Справочник Подразделения

Любая форма может быть описана в конфигураторе. Для создания такого описания существует подчиненный объект конфигурации Форма. Как правило, он подчинен одному из прикладных объектов, но может существовать и самостоятельно. На основании описания, содержащегося в объекте конфигурации Форма, в нужный момент работы пользователя платформа «1С: Предприятие» создаст программный объект Форма, с которым и будет работать пользователь.

Справочник Образование, имеет два поля по «по умолчанию»: Код и Наименование (см. рис. 5).

Рис. 5. Справочник Образование

По такому же простому принципу построены и справочники такие как:

· Справочник Оклады (см. прил. 8).

· Справочник Пол (см. прил.9).

· Справочник Семейное положение (см. прил.10).

Документ - одно из основных понятий системы «1С: Предприятие». При помощи документов организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных операциях, а также ее просмотр и корректировка.

В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации задачи, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов, являющихся основаниями для тех или иных учетных действий или расчетов. Тем не менее, использование этого типа данных может выходить далеко за рамки простой фиксации изменений, внесенных в учетные регистры.

Структура каждого конкретного вида документа определяется при его создании в конфигураторе. У любого вида документа существуют реквизиты, которые создаются автоматически - это "Дата" и "Номер". Номер создается, если при конфигурировании длина номера указана больше 0. Другие реквизиты документа определяются в конфигураторе отдельно для каждого создаваемого вида документа.

Объект конфигурации Документ является прикладным и предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в жизни организации вообще. На основе объекта конфигурации Документ платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут храниться, например, такие документы, как приказ о приеме на работу, или платежные поручения, или счета и т. д.

Характерной особенностью объекта конфигурации Документ является то, что в процессе работы пользователь может самостоятельно создавать новые объекты этой структуры - новые документы.

Свойства документа отличается от свойств всех остальных объектов базы данных. Документ обладает способностью проведения. Факт проведения документа означает, что событие, которое он отражает, повлияло на состояние учета. До тех пор, пока документ не проведен, состояние учета неизменно, и документ - не более чем черновик, заготовка. Как только документ будет проведен - изменения, вносимые документом в учет, могут вступить в силу и состояние учета может быть изменено.

Поскольку документ вносит изменения в состояние учета, он всегда «привязан» к конкретному моменту времени. Это позволяет отражать в базе данных фактическую последовательность событий.

Следующим важным фактом, вытекающим из двух предыдущих, является то, что система «1С: Предприятие» имеет механизмы, позволяющие отслеживать правильность состояния учета. Предположим, что мы изменили один из проведенных ранее документов и снова провели его «задним числом». В этом случае система «1С: Предприятие» способна отследить, повлияют ли внесенные нами изменения на последующие проведенные документы, и если это так, система способна перепровести необходимые документы.

Каждый документ, как правило, содержит информацию, которая подробнее описывает этот документ. Набор такой информации является одинаковым для всех документов одного вида, и для описания такого набора используются реквизиты объекта конфигурации Документ, являющиеся подчиненными объектами конфигурации. Большинство реквизитов объекта конфигурации Документ разработчик создает самостоятельно, однако у каждого объекта конфигурации Документ существуют два поля «по умолчанию»: Дата и Номер документа. Поскольку тип данных Дата содержит дату и время с точностью до секунды, этот реквизит и определяет в основном положение документа на оси времени.

Кроме этого, каждый документ содержит, как правило, некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, предназначена для разных документов.

Документ Приказ о приеме на работу, предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях прошедших в жизни организации (см. рис. 6).

Рис. 6. Документ Приказ о приеме на работу

Такими же свойствами обладает документ приказ о перемещении в нутрии организации (см. рис. 7).

Рис. 7. Документ Приказ о перемещении

Журналы документов являются средством для отображения в едином списке документов нескольких видов. Журнал документов может иметь несколько форм и макетов табличного документа.

Рис. 8. Журнал регистрации входящих документов

Отчеты используются для получения сводной информации на основании данных, введенных в системе. Обычно отчет содержит алгоритмы получения и обработки информации, формы, при помощи которых организуется интерфейс для ввода параметров алгоритмов и представления результатов их работы, а также макеты, используемые для вывода результатов выполнения алгоритма в табличный документ.

Примером применения отчетов может быть получение сводных данных о хозяйственной деятельности в необходимых для анализа разрезах.

Конфигурация представляет собой описание. Она описывает структуру данных, которые пользователь будет использовать в режиме работы «1С: Предприятие». Кроме этого конфигурация описывает всевозможные алгоритмы обработки этих данных, содержит информацию о том, как эти данные должны будут выглядеть на экране и на принтере, и т.д.

В дальнейшем платформа «1С: Бухгалтерия» на основании этого описания создаст базу данных, которая будет иметь необходимую структуру, и предоставит пользователю возможность работать с этой базой данных.

Для того чтобы систему «1С: Бухгалтерия» можно было быстро и легко настраивать на нужные прикладные задачи, все описание, которое содержит конфигурация, состоит из неких логических единиц, называемых объектами конфигурации.

Самое важное качество объектов конфигурации - это их прикладная направленность. Объекты конфигурации не просто некие абстрактные конструкции, при помощи которых разработчик пытается описать поставленную перед ним задачу. Они представляют собой аналоги реальных объектов, которыми оперирует предприятие в ходе своей работы.

Например, на каждом предприятии существуют различные документы, с помощью которых оно фиксирует факты совершения хозяйственных операций. Точно так же в конфигурации существуют объекты вида «Документ».

Кроме этого на каждом предприятии обязательно ведется список сотрудников, справочник номенклатуры или товаров. В конфигурации тоже есть специальные объекты вида «Справочник», которые позволяют разработчику создавать компьютерные аналоги таких списков.

На основе объектов конфигурации платформа создает в базе данных информационные структуры, в которых будут храниться данные.

Для того чтобы иметь возможность отличать друг от друга пользователей, работающих с информационной базой, в системе «1С: Бухгалтерия» существует режим ведения списка пользователей.

В этом режиме администратор базы имеет возможность создавать и удалять пользователей системы, назначать им интерфейсы и роли и т. д.



Рис. 7. Дерево конфигурации отдела кадров Омского ТИИ

Во второй главе описываются модели жизненного цикла отражающие различные состояния системы. Определены наиболее вероятные риски (неблагоприятные ситуации) при разработке программного средства. Разработано программное средства «1 С: Конфигурация ОК ОТИИ», которое оптимизирует все запросы и вводимые данные по делопроизводству, повышает качество и достоверность документооборота.

ГЛАВА 3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

К основным показателям экономической эффективности относятся: экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных вложений, срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект - результат внедрения, какого - либо мероприятия, в нашем случае контроля за выполнением и финансированием договоров и контрактов, выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления. Так, для организаций, использующих программные изделия, основными источниками экономии являются:

· улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате использования программного изделия;

· повышение технического уровня, качества и объёмов вычислительных работ;

· увеличение объёмов и сокращение сроков переработки информации;

· повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств подготовки и передачи информации;

· уменьшение численности персонала, занятого обработкой исходных данных, переработкой и получением необходимой информации;

· снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате производства или эксплуатации программного изделия, на один рубль капитальных единовременных вложений.

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) - показатель эффективности использования капиталовложений - представляет собой период времени, в течение которого произведённые затраты на программные изделия окупаются полученным эффектом.

Предварительный экономический эффект рассчитывается до выполнения разработки на основе данных технических предложений и прогноза использования. Предварительный эффект является элементом технике - экономического обоснования разработки программного изделия и используется при планировании разработки и внедрения программного изделия.

Потенциальный экономический эффект рассчитывается по окончании разработки на основе достигнутых технике - экономических характеристик и прогнозных данных о максимальных объёмах использования программного изделия. Потенциальный эффект используется при оценке деятельности организаций - разработчиков программного изделия.

Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности.

В данном разделе изложена методика и специфика расчёта экономической эффективности проекта, а также указаны все необходимые для выводов показатели и формулы для расчётов.

В основе описания экономической эффективности лежит сопоставление существующего и внедряемого технологических процессов (базового и проектного вариантов), анализ затрат, необходимых для выполнения всех операций технологического процесса.

Под существующим технологическим процессом подразумевается та методика получения оперативных данных из действующей системы, которая использовалась бы при составлении отчёта, если бы не существовало автоматизированного решения задачи.

Сопоставление базового и проектного вариантов производится на основании расчёта экономических показателей.

Экономическая эффективность проекта складывается из составляющих:

· косвенного эффекта, который характеризуется увеличением прибыли, снижением затрат;

· прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

Для расчёта экономической эффективности используются следующие трудовые показатели:

1) Абсолютное снижение трудовых затрат (? Т) рассчитывается по формуле (1)

? Т = Т₀ - Т₁,(1)

где Т₀ - трудовые затраты информации по базовому варианту;

Т₁ - трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

2) Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт) рассчитывается по формуле (2)

Кт = ? Т ? Т0 ? 100 %.(2)

3) Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Yт) рассчитывается по формуле (3)

Yт = С₀ - С₁.(3)

К стоимостным показателям относятся:

4) Абсолютное снижение стоимостных затрат ( ? С ) рассчитывается по формуле (4)

?С = С₀ - С₁,(4)

где С₀ - стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту;

С₁ - стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

5) Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс) рассчитывается по формуле (5)

Кс = ? С ? Со ? 100%.(5)

6) Индекс снижения стоимостных затрат (Ус) рассчитывается по формуле (6)

Ус = С₀ ? С₁.(6)

7) Формула экономической эффективности имеет вид и рассчитывается по формуле (7)

Е = Э?К,(7)

где Э - чистый доход (прибыль), полученный в течение года от эксплуатации внедрённого проекта;

К - объём инвестиций, за счёт которого обеспечен доход.

8) Срок окупаемости определяется, как обратная величина Е и наступает, когда Э = Е?К, срок окупаемости разработанного проекта рассчитывается по формуле (8)

Т = 1 ? Е,(8)

где Т- срок окупаемости проекта со всеми рисками связанными с внедрением программного средства и вложенными инвестициями.

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта

Здесь будут рассчитаны затраты (трудовые и стоимостные) на работу в базовом варианте и на работу после внедрения задачи автоматизации.

Расчет трудовых затрат по базовому и проектному варианту.

А. Базовый вариант (ведение контроля комбинированным способом - частично автоматизированным, частично ручным способом)

Объём работы измеряется количеством обработанных документов, который должен обработать специалист в существующей системе. В отделе кадров Омского танкового инженерного института за год примерно обрабатывается 10000 документов. В отделе работает 5 человек. Годовой фонд рабочего времени (Fгод.) для каждого года рассчитывается отдельно, в нашем случае Fгод=1960 часов.

В среднем один сотрудник выполняет 2000 документов в год. Отсюда следует, 2000 документов разделить на 1960 часов примерно равно 1,5 документа в час. Это есть норма выработки одного сотрудника в час.

Трудоёмкость (Т₀) определяется делением объёма работы на норму выработки

Т₀= 2000 ? 1,5= 1333.

Б. Проектный вариант (контроль с помощью «1С: Бухгалтерия» версия 8.1)

Норма выработки при проектном варианте показывает. Сколько специалист за один час обрабатывает документов с использованием «1С: Бухгалтерия» версия 8.1

Норма выработки в час составляет 4 документа.

Трудоёмкость (Т₁) определяется делением объёма работы на норму выработки

Т₁= 1333 ? 4 = 444.

1)Абсолютное снижение трудовых затрат (? Т) рассчитываем по формуле (1)

?Т= 1333 - 444= 889.

2) Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт) рассчитывается по формуле (2)

?Кт = 889 ? 1333 ? 100% = 67.

3) Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Ут) рассчитывается по формуле (3)

Ут = 1333?444 = 3.

Расчет стоимостных показателей:

А. Базовый вариант (ведение контроля комбинированным способом)

Затраты на ручную обработку информации определяются следующим образом:

1.Материальные затраты:

В материальные затраты на ручную обработку информации включаются затраты на расходные материалы (канцтовары): скоросшиватели, ручки, карандаши, линейки, ластики, штрих. Посчитано, что ежемесячно на это необходимо расходовать 300 рублей. Соответственно на год потребуется:

300 ? 12 = 3600 руб.

2. Трудовые затраты.

Количество работников - 5 человек. ФОТ (Фонд оплаты труда) каждого работника - 8000 рублей средняя зарплата в месяц.

Фонд заработной платы за год составляет:

8000 ? 12 ? 5 = 480000 руб.

Отчисления по единому социальному налогу составляют 26,5% от ФОТ:

480000 ? 0,265=127200 руб.

Накладные расходы (в данном случае состоят из суммы стоимости потреблённой электроэнергии (силовой и освещения), отопления, водоснабжения, канализации, амортизации здания, затраты на заработную плату и др.) составляют 70% от ФОТ:

480000 ? 0,70 = 336000 руб.

Всего затраты на ручную обработку информации составляют:

С₀ = 3600 + 480000 + 127200+ 336000 = 946800 руб.

Б. Проектный вариант (контроль с помощью «1С: Бухгалтерия» версия 8.1).

Затраты на автоматизированную обработку информации определяются следующим образом:

1.Материальные затраты:

В материальные затраты на обработку информации включаются следующие расходные материалы:

картриджи - 4шт. ? 3500 руб. = 14000 руб.

бумага - 20шт. ? 120 руб. = 2400 руб.

Итого = 16400 руб.

2.Трудовые затраты.

Количество работников - 4 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) каждого работника - 8000 рублей средняя зарплата в месяц.

Фонд заработной платы за год составляет:

8000 ? 12 ? 4=384000руб.

Отчисления по единому социальному налогу составляют 26,5% от ФОТ:

384000 ? 0,265 = 101760 руб.

Накладные расходы (в данном случае состоят из суммы стоимости потреблённой электроэнергии (силовой и освещения), отопления, водоснабжения, канализации, амортизации здания, затраты на заработная плата и др.) составляют 70% от ФОТ:

384000 ? 0, 70 = 268800 руб.

Срок действия проекта - 5 лет, тогда Амортизационные отчисления составят 20% (100% / 5) от капитальных вложений

280000? 0, 2 = 56000руб.

Всего затраты на автоматизированную обработку информации составляют:

С₁=16400 + 384000 + 101760 + 268800 + 56000 = 826960 руб.

Капитальные вложения в создание «1С: Бухгалтерия» версия 8.1.

Автоматизированная информационная система создавалась сотрудниками отдела ИТ (отдела информационных технологий).

1. Материальные затраты.

В таблице 8 приведены затраты на расходные материалы и инструменты.

Таблица 8 Затраты на расходные материалы и инструменты

№ п/п	Наименование	Расход (шт.)	Стоимость (руб./шт.)	Сумма (руб.)
1.	Ручки, карандаши, ластик, линейка, штрих, маркер		300	300
2.	Канцтовары - пачка листов формата А4	8	120	960
3.	Картридж	4	3500	14000
Итого:	15260

2. Трудовые затраты.

Проект выполнялся усилиями 2 специалистами отдела ЛВТ

ФОТ (фонд оплаты труда) в месяц составляет:

Руководитель проекта - 15000 руб.

Помощник программиста- 10000 руб.

Процесс создания автоматизированной информационной системы занял около 4 месяцев.

Всего ФОТ = (15000+10000) ? 4=100000 руб. в год.

Отчисления на социальное обеспечение составляют 26,5% от ФОТ:

100000 ? 0,265 = 26500 руб.

Накладные расходы составляют 100% от ФОТ:

100000 ? 1 = 100000 руб.

Таким образом, проведём калькуляцию проекта по созданию автоматизированной информационной системы (см. табл. 9)

Таблица 9 Калькуляция проекта информационного обеспечения для задач отдела кадров

№ п/п	Статьи расходов	Затраты (руб.)
1.	Расходные материалы и инструменты	15260
2.	ФОТ участников проекта	100000
3.	Отчисления на социальное обеспечение	26500
4.	Накладные расходы	100000
Итого:	241760

Приобретение компьютеров для отдела кадров не требуется. Имеющиеся в наличии компьютеры вполне удовлетворяют требованиям «1С: Бухгалтерия» версия 8.1.

Таким образом, затраты (инвестиции) на создание информационного обеспечения отдела кадров составляют: К = 241760.

Рассчитаем значение стоимостных показателей:

4) Абсолютное снижение стоимостных затрат (? С) рассчитывается по формуле (4)

? С = 946800 - 826960= 119840 руб.

5) Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс) рассчитывается по формуле (5)

Кс = 119840 ? 946800 ? 100 = 13.

6) Индекс снижения стоимостных затрат (Ус) рассчитывается по формуле (6)

Ус = 946800 ? 826960 = 1, 2.

Определим экономическую эффективность - это отношение экономического эффекта, полученного за определённый период времени от вложения капитала (или от внедрения мероприятий), к объёму вложенного капитала, обеспечившего внедрение мероприятий и получение экономического эффекта.

Экономический эффект представляет собой чистый доход (прибыль), т. е. цена минус себестоимость.

7) Экономическая эффективность (Е) рассчитывается по формуле (7):

Е = 119840 ? 241760 = 0, 5.

На один рубль вложенных на проект затрат приходиться 48 копеек прибыли.

8) Срок окупаемости рассчитывается по формуле (8):

Т = 1 ? 0,5 = 2 года.

Окупаемость проекта составляет два года с учетом вложенных инвестиций.

Таблица 10 Показатели экономической эффективности

Наименование показателей эффективности	Ед. измерения	Результат
Необходимые инвестиции на доработку конфигурации «1С: Бухгалтерия» версия8.1	руб.	241760
Годовые затраты на ведение документации в комбинированном режиме.	руб.	946800
Годовые затраты на 100% автоматизированное введение документооборота	руб.	826960
Годовой экономический эффект	руб.	119840
Экономическая эффективность проекта		0,5
Срок окупаемости проекта	лет	2

Проанализировав полученные экономические показатели, приведенные в таблице, можно уверенно говорить об эффективности проектного варианта решения задачи, так как при использовании информационного обеспечения снижается трудоемкость выполняемой работы, происходит условное высвобождение численности, снижаются трудовые и стоимостные затраты по обработке документов, что является выгодным для деятельности предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном дипломном проекте достигнуты следующие задачи:

· проведен анализ предприятия и структурного подразделения (отделка кадров);

· подобрано и обосновано выбранное программное средство;

· разработано программное средство для отдела кадров Омского танкового инженерного института;

· проведено обоснование экономической эффективности проекта.

Цель данного дипломного проекта автоматизация системы документооборота отдела кадров ГОУ ВПО «Омский танковый инженерный институт имени Маршала Советского Союза П.К. Кошевого» достигнута С появлением автоматизированной системы увеличился процесс получения нужных данных, Создание автоматизированной системы позволило сохранять множество данных, легко изменять и вводить новые данные, а так же выводить в нужном количестве на экран компьютера. Повысив тем самым коэффициент произведенной работы, сократив практически до минимума ошибки при вводе информации.

Эффективность внедрения программного средства также экономически выгодно для Омского танкового инженерного института. При незначительных вложенных инвестициях его окупаемость за небольшой срок значительно выше затраченных средств, что благоприятно сказывается на развитии ОТИИ, и подтверждается актом об апробации.

Целесообразно отметить и ряд незначительных недостатков дипломного проекта, такие как невозможность учета ряда документов текущего делопроизводства, недостаточное количество выводимых отчетов связанных с конкретными отделами предприятий, но позволяет при внедрении в другие отделы доработать эти недостатки за короткое время.

Список литературы

1. ГОСТ 6.30-03 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов."

2. Приказ МО РФ № 170 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» - М. 1999.

3. Аксенов К.А. Работа с CASE-средствами BPwin, ERwin/К.А.Аксенов, Б.И.Клебанов. - Екатеринбург. 2004. - 50 с.

4. Анфилатов В.С. Системный анализ в управлении экономическими объектами / В.С. Анфилатов, А.А. Емельянов, А.А. Кукушкин. - М. : Финансы и статистика, 2007. - 128 с.

5. Балдин К.В. Теоретические основы автоматизации профессиональной деятельности в экономике. Учебник. - М.: МПСИ, 2005. - 245 с.

6. Барановская Т.П. Информационные системы и технологии в экономике / Т.П. Барановская. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 256 с.

7. Баронов В.В. и др. Автоматизация управления предприятием. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 239 с.

8. Бугорский В.Н. Сетевая экономика: учеб. пособие / Финансы и статистика, 2008. - 256 с.

9. Быкова А. Организационные структуры управления. - М.: Олма-Пресс, 2003. - 278 с.

10. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. Под. ред. Пятибратова А.П./Пятибратов А.П., Гудыно Л.П., Кириченко А.А. - ФиС, 2002. - 580 с.

11. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие. - Питер: Гелиос АРВ, 2002. - 270 с.

12. Григорьев Ю.А., Ревунков Г.И. Банки данных: Учебник для вузов. - М: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2002. - 230 с.

13. Емельянова Н.З. Основы построения автоматизированных информа-ционных систем. Учебное пособие. - М.: Форум, 2005. - 216 с.

14. Кремер Н.Ш. Исследование операций в экономике: учеб, пособие для вузов / Н.Ш. Кремер, Б.А. Путко, И.М. Тришин, М.Н. Фридман; под ред. Н.Ш. Кремера. - М.: ЮНИТИ, 2000. - 320 с.

15. Лугачев М.И. Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем: Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2005. - 230 с.

16. Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite - М. 2003, - 432 с.

17. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем /А.И. Мишенин. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 200 с.

18. Пасько В.П. Энциклопедия ПК. Аппаратура. Программы. Интернет. - Киев: Издательская группа BHV; СПб.: Питер, 2004. - 800 с.

19. Подобед М.А., Усманова Н.Р. Документооборот предприятия // Приор. - 2002. - 384 с.

20. Проектирование экономических информационных систем / под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 112 с

21. Радченко М.Г. «1С: Предприятие» версия 8.1.Практическое пособие разработчика. Питер. 2004. - 420 с.

22. Смирнова Г.Н. Учебное пособие по дисциплине “Электронные системы управления документооборотом”/ Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права - М., 2003 - 168 с.

Источники Интернет

23. www.1с.ru/v8.1с.ru

24. www.buhsost.ru

25. www.kadrbroker.ru

26. www.delo-press.ru

приложения

Приложение 1

Общая схема AS-IS «Работа отдела кадров»

Приложение 2

Декомпозиция AS-IS «Работа отдела кадров»

Приложение 3

Общая схема TO-BE «Работа отдела кадров»

Приложение 4

Декомпозиция TO-BE «Работа отдела кадров»

Приложение 5

Экранная форма Справочника Сотрудники

Приложение 6

Экранная форма Воинские звания

Приложение 7

Экранная форма Справочник Должности

Приложение 8

Экранная форма Справочник Оклад

Приложение 9

Экранная форма Справочник Пол

Приложение 10

Экранная форма Справочник Семейное положение

Размещено на Allbest.ru