59

• Содержание
• Введение
• 1. Аналитическая часть
• 1.1Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
• 1.1.1 Характеристика предприятия
• 1.1.2 Организационная структура управления предприятием и её характеристика
• 1.1.3 Описание информационного и технического обеспечения предприятия, используемых функциональных возможностей
• 1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
• 1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
• 1.2.2 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
• 1.2.3 Описание основных свойств ИС для предприятия и выбранного комплекса задач
• 1.2.4 Экономическая сущность комплекса задач
• 1.2.5 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
• 1.2.6 Сущность задачи
• 1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
• 1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
• 1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
• 1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
• 1.4 Постановка цели и подзадач автоматизации. Критерии достижения цели.
• 1.4.1 Экономическая сущность задачи
• 1.4.2 Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи
• 1.4.3 Общая характеристика организации решения подзадач на ЭВМ
• 1.4.4 Формализация расчетов подзадач
• 1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования.
• 1.6 Обоснование проектных решений
• 1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
• 1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
• 1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
• 2. Проектная часть
• 2.1 Информационное обеспечение задачи
• 2.1.1 Информационная модель и ее описание
• 2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
• 2.1.3 Характеристика первичных документов с нормативно-справочной и входной оперативной информации
• 2.1.4 Характеристика базы данных.
• 2.2 Программное обеспечение задачи
• 2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
• 2.2.2 Структурная схема проекта
• 2.2.3 Описание программных модулей
• 2.3 Технологическое обеспечение задачи
• 2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• 2.3.2 Схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• 2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложение1
• ?

Введение

Целью данной работы является обоснование разработки и разработка проекта автоматизации риэлтерской деятельности АН «Елена».

Актуальность работы обусловлена тем, что в современных рыночных условиях эффективная деятельность предприятия предоставляющего услуги возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности предприятия. Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, и что самое главное для предприятия работающего в отрасли предоставления услуг - это стать более клиент-ориентированными, перейти к следующей стадии ведения бизнеса - ориентированность на клиента. Польза от автоматизации деятельности ощущается в том случае, если автоматизируется вся деятельность предприятия, весь комплекс его задач.

Среди всего комплекса задач автоматизации деятельности агентства недвижимости особо выделяется задача структуризации, хранения и использования предложений рынка недвижимости, как центральной и наиболее трудоемкой части деятельности предприятия. Успешное решение этой задачи является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации предприятия.

Цель исследования - обосновать необходимость разработки и разработать систему автоматизированного учета АН «Елена».

Объект исследования - процесс функционирования предприятия, который после исследования формализуется и реализуется в виде автоматизированной информационной системы.

Предмет исследования - предметная область деятельности предприятия, принятый на предприятии стандарт и механизм документооборота, установившаяся система отчетности.

Задачи исследования:

· Определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе.

· Анализ существующих разработок для решения поставленной задачи.

· Формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации.

· Обоснование проектных решений решения задачи.

· Разработка информационного обеспечения задачи.

· Разработка программного проекта решения задачи

· Тестирование полученного проекта, устранение недостатков

Теоретико-методической основной исследования являются современные подходы и разработки в автоматизированных систем в частности и управления предприятием в целом. Эти разработки были взяты за основу данного проекта.

Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1.1 Характеристика предприятия

1. Полное название: Агентство по сделкам с недвижимостью «Елена». Сокращенное название: Агентство по недвижимости «Елена».

2. Агентство по недвижимости «Елена» зарегистрировано частным предпринимателем в соответствии с законом Российской Федерации «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

3. Место нахождения Агентства: Российская Федерация, Республика Башкортостан, город Октябрьский, проспект Ленина,67.

4. Задачи:

· Предоставление услуг населению по купле- продажи, дарению, другими операциями с недвижимостью в соответствии с рыночным спросом.

· Помощь при оформлении ипотечного кредитования.

· Создание доступных сервисов по поиску информации о недвижимости.

· Оказание полного спектра услуг по инвестированию в недвижимость.

· Обеспечение стабильности в деятельности предприятия.

5. Цели фирмы:

· Извлечение прибыли.

· Становление надежным, добросовестным агентством, оказывающим высококачественные услуги.

· Привлечение новых клиентов.

· Расширение территориального охвата деятельности.

Агентства по недвижимости «Елена» за 2006, 2007, 2008 годы.

№ п//п	Основные показатели	2006 год	2007 год	Отклонения (%)2007 к 2006	2008 год	Отклонения (%)2007 к 2006
1	2	3	4	5	6	7
1.	Объём предоставленных услуг, тыс.руб;	6500	7100	109	9800	151
2.	Себестоимость предоставленных услуг, тыс.руб;	5200	5400	104	7340	141
3.	Затраты на 1 рубль предоставленных услуг, коп;	1,25	0,76	60	0,75	60
4.	Прибыль, тыс.руб;	1300	1700	131	2460	189
5.	Рентабельность, %	25	34	136	33	132
6.	Численность персонала, чел;	5	6	120	8	160
7.	Производительность труда, тыс.руб/чел;	1300	1183	91	1225	94
8.	Среднемесячная заработная плата, руб;	8000	10000	125	15000	187
9.	Фонд оплаты труда, руб;	40000	60000	150	120000	300

 

Используя приведенные данные оценим финансовые результаты деятельности агентства «Елена» за период 2006, 2007, 2008 годы.

Из таблицы видно, что объем предоставленных услуг с каждым годом растет: в 2007 году, по отношению к 2006 году- на 9%, в 2008 году - на 51%.

На такое повышение повлияли следующие факторы:

§ в 2008 году было доступно ипотечное кредитование- проценты банка составляли от 11% годовых;

§ рынок оказываемых услуг значительно расширился, захватывая близлежащие города региона;

§ с приходом новых риэлторов в агентство сроки выполнения работ резко сократились;

§ юристом предоставляются бесплатные консультации, после которых клиенты становятся клиентами агентства по оформлению сделок.

Себестоимость предоставленных услуг в 2007 году, по сравнению с 2006 годом, повысилась на 4%, а в 2008 году, соответственно, повысилась на 41 %. На повышение себестоимости повлияло следующее:

§ рост энергозатрат, повышение цен на воду, тепло, телефонную связь, оплату интернета;

§ установка новейшей охранной сигнализации;

§ увеличение расхода топлива для автомобилей;

§ теле- радио- реклама услуг агентства.

Затраты на 1 рубль предоставленных услуг (отношение себестоимости к объему предоставленных услуг) в 2007 и 2008 годах, по отношению к 2006 году, снизились на 40%.

Это снижение связано с тем, что фирма стремится минимизировать затраты за счет:

§ подключения безлимитного интернета;

§ большего использования «сарафанное радио» для привлечения клиентов;

§ ограничения междугородних телефонных разговоров;

Судя по показателям прибыли (разница между объемом услуг и себестоимостью) агентство работает рентабельно, то есть прибыль растет с каждым годом: в 2007 году, относительно 2006 года возросла на 31%, в 2008 году, так же, относительно 2006 года возросла на 89%.

На это повлияло снижение затрат на 1 рубль предоставленных услуг. Динамика роста рентабельности обуславливается теми же причинами.

Численность персонала ежегодно увеличивается, в 2007 году в штате прибавился 1 риэлтор, в 2008 году - еще 3 специалиста. Это связано с увеличением объема предоставленных услуг. При необходимости специалисты подменяют друг друга, повышая, тем самым, уровень своей квалификации, одновременно не допуская уход клиента из фирмы в другое агентство.

В 2007 году производительность труда (отношение объема предоставленных услуг к численности работающих), по отношению к 2006 году, снизилась на 9%, а в 2008 году, сравнивая с 2006 годом- на 6%. На это повлияло расширение штата. Однако для фирмы это нормально, сотрудники быстро входят в рабочий ритм, тем самым есть тенденции повышения и производительности труда коллектива.

Среднемесячная заработная плата сотрудников в 2007 году, по отношению к 2006 году, возросла на 25%, в 2008 году, соответственно на 87%. Следовательно, возрастает фонд оплаты труда( произведение среднемесячной заработной платы на численность персонала). Этот рост связан с увеличением объема предоставляемых услуг, так же, за оперативность и профессионализм директор поощряет премиями, за счет фирмы отправляет на платные семинары в Москву, Уфу, Самару.

В целом, агентство по недвижимости «Елена» работает стабильно, с прибылью, несмотря на общую экономическую нестабильность. Повышение и понижение цен сказывается на рынке недвижимости, однако всегда есть желающий продать и желающий купить недвижимость, необходимо так организовать работу фирмы, чтобы они пришли именно к вам за вашими услугами. 

1.1.2 Организационная структура управления предприятием и её характеристика

Структура

В агентстве существует элементарная организационная структура, которая отражает двухуровневое разделение, присущее только в маленьких организациях.

Начальник офиса. Руководитель группы риэлторов

Обязанности:

· Руководство группой риэлторов.

· Планирование, контроль и отчетность по работе офиса.

· Контроль хода всех сделок.

· Обучение риэлторов.

· Прием и внесение авансов.

Старший юрисконсульт:

Обязанности:

· Сопровождение сделки

· Проверка «чистоты» документации

· Контроль за соответствием законодательству деятельности агентства.

Бухгалтер

Обязанности:

· составление и сдача отчетов

Риэлтор

Обязанности:

· Прием звонков

· Консультации потенциальных клиентов.

· Заключение агентских договоров в офисе компании и с выездом к клиенту.

· Подбор квартир по специализированной риэлтерской базе.

· Показы квартир.

· Сбор документов

· Подготовка сделок.

· Внесение авансов.

Офис менеджер

Обязанности:

· Административная поддержка деятельности офиса.

· Встреча клиентов на. Чай, кофе для клиентов.

· Отправка/прием факсов. Распечатка документов.

· Закупка канцтоваров и др. товаров для жизнедеятельности офиса.

· Ведение статистики посещения офиса сотрудниками.

Курьер

· Доставка корреспонденции.

· Доставка документов.

Рисунок 1.1 Организационная диаграмма

Характеристика

Риэлтерская деятельность не предполагает наличия специального образования, т.к. рынок образования не готовит специалистов в данной области.

Все люди, работающие в агентстве, имеют высшее образование, но профессии и сферы деятельности до работы в агентстве «Елена» были довольно разнообразными. Все они имеют «коммерческую жилку», как правило, это бывшие предприниматели или юристы со стажем.

Например, юрисконсульт Гиниятуллин Галимьян Галлимуллинович, закончил Башкирский государственный университет, юридический факультет. Занимается юридической деятельностью более 30 лет, до работы в агентстве работал в Октябрьском отделе Государственной регистрационной палате, в 2008 году получил сертификат повышения квалификации по направлению «Управление риэлтерской фирмой».

Однако нельзя недооценивать молодых работников фирмы, которые может быть и не знают каких-то нюансов, но окружают своего клиента вниманием и заботой, ответственно подходят к делу, чтобы потом о них рассказали своим друзьям.

В фирме имеется высококвалифицированный бухгалтер с большим стажем работы так что фирма ведет свои дела в соответствии с законодательством, знает какие налоги платить.

Специфика потребительского спроса заключается в том, что постоянных клиентов у фирмы нет. Это обусловлено тем, что удовлетворив свои потребности в жилище или же наоборот, продав квартиру, дальнейшая необходимость в услугах пропадает. Однако, профессионально совершив сделку, оформив юридическое сопровождение сделки, работники агентства зарабатывают хорошую репутацию, таким образом, непосредственные клиенты рекомендуют агентство своим близким и знакомым.

Скорее всего такая схема работает и даёт результаты.

Агентство «Елена» увеличилось с двух до восьми человек. Это мобильный слаженный коллектив, постоянно повышающий свою квалификацию. Пять человек имеют высшее образование, двое учатся в ВУЗах, что позволяет оказывать высококачественные профессиональные услуги, привлекая все большее количество клиентов

1.1.3 Описание информационного и технического обеспечения предприятия, используемых функциональных возможностей

В рассматриваемом нами субъекте предпринимательской деятельности используется следующее оборудование.

· 7 персональных компьютеров.

· 7 стационарных телефонных аппарата на одной линии.

· 3 принтера.

· 1 факсимильный аппарат.

· 1 копир.

· 1 маршрутизатор для доступа в Интернет.

И следующее программное обеспечение.

· 7 операционных систем Windows XP

· 7 пакетов MS office 2003

· 1 программа бухгалтерского учета 1С Бухгалтерия 7.7

· 1 программный пакет Гарант.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.2 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В настоящее время коммерческим предприятием приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет -- далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

В данном дипломном проекте рассматривается автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

· бухгалтерский учета на предприятии;

· учета квартир и домом в аренду и продажу;

· учета клиентов желающих снять или купить квартиру;

· учета клиентов которым оказываются иные услуги;

Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации деятельности агентства недвижимости. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относиться к какой-либо одной задаче.

1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов возможно но неэффективно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций при ведении клиента или объекта недвижимости. Для крупного агентства недвижимости количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о недвижимости и её свойствах, клиентах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например, о квартире в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиска такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой выполненной операции риэлтерской деятельности можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает эффективность работы на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитической информации. Ранее, при использовании системы бумажного учета получить информацию о совершенных сделках, проанализировать наиболее востребованные услуги можно было только подняв всю документацию и договора, то теперь это стало гораздо более быстрым и доступным, что позволит лучше оценивать востребованность разных услуг на рынке.

Кроме выше сказанного выделить еще ряд аналитических отчетов, которые можно получить при использовании автоматизированной информационной системы. Ото такие отчеты, анализ состояния рынка недвижимости, анализ предложений рынка недвижимости, колебание стоимости жилья, анализ заключенных услуг.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы учета:

повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;

повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций с недвижимостью;

обеспечение влияния каждых вновь появившихся предложений на рынке недвижимости на старые заявки клиентов;

обеспечение безопасности хранения информации;

обеспечение многопользовательской работы.

1.2.4 Описание основных свойств ИС для предприятия и выбранного комплекса задач.

Основными свойства ИС для данного предприятия являются

· Небольшая и несложная - нет необходимости при текущих задачах в большой и сложной ИС

· Динамичная и легко изменяемая - построенная на основе Microsoft Access не требует специализированных навыков для изменения ИС

· Низкая защищенность - на данном этапе у предприятия нет требований к защищенности ИС

· Человек принимает активное участие в работе ИС - ввод данных, получение данных.

· Подвержена воздействию случайных факторов таких как - ошибки тех устройств, ошибки персонала.

1.2.5 Экономическая сущность комплекса задач

Данный класс задач важен, поскольку автоматизирование деятельности такого предприятия как агентство недвижимости в целом представляет собой довольно не тривиальную задачу.

ПО для такого класса задач как автоматизирование деятельности агентства недвижимости довольно редкое и мало распространенное, скорее всего в виду того, что большие агентства пишут такое ПО своими силами располагая целыми отделами и не выставляют его в последствии на продажу что бы не облегчать жизнь своим потенциальным конкурентам.

Поэтому для того что бы получить такую ИС предприятию желательно самому разработать максимально подходящую для него систему, учтя все нюансы деятельности данной фирмы.

И естественно использование ИС в такой быстро меняющийся отрасли как работа с недвижимостью в наши кризисные дни, поможет быстрее оценивать конъюнктуру рынка, и делать упредительные шаги в ту сторону которая даст максимальное количество прибыли сейчас. Что очень важно для выживания фирмы на рынке во время кризиса. Позволит оценить издержки.

В будущем же система позволит также оценивать и долгосрочные перспективы и давать информацию для понимания того во что стоит вкладывать деньги на длительную перспективу.

1.2.6 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач

Среди задач автоматизации отдельно следует выделить задачу автоматизации ведения базы недвижимости, а также ведение базы данных клиентов организации.

Накопление данных о клиентах, является очень важной частью автоматизации предприятия которое направлено на обслуживание клиентов, по этой базе можно понять что нужно клиентам в данный момент, даже если мы не можем в данный момент удовлетворить запрос клиента, информация о том что ему нужно поможет в развитии ассортимента услуг нашей компании. База клиентов легко позволит провести исследование с целью лучшего таргетирования своих предложений на рынке. Даст преимущество перед конкурентами у которых отсутствует автоматизация.

Автоматизация базы данных по недвижимости даст возможность быстрее и полнее реагировать на пожелания клиентов, производить сложные выборки и поиски по многочисленным параметрам, что существенно превосходит сложившуюся в данный момент времени ситуацию когда все данных хранятся в текстовых документах формата Microsoft word.

Целью данного дипломного проекта является решение именно задачи автоматизации клиентской базы и базы данных по недвижимости - центральной задачи комплекса задач автоматизации деятельности предприятия.

Комплекс задач автоматизации и место решаемой задачи в этом комплексе представлены на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 Комплекс задач автоматизации и место решаемой задачи в этом комплексе.

1.2.7 Сущность задачи

Система учета клиентов и недвижимости состоит из многих аспектов.

Решение этой задачи состоит из решения подзадач, которые можно выделить в данной задаче. Можно выделить следующие подсистемы:

· подсистема ведения квартир и домов на продажу;

· подсистема ведения клиентов на покупку квартир и домов;

· подсистема ведения клиентов на найм квартир и домов;

· подсистема ведения клиентов на сдачу в аренду квартир и домов

· подсистема ведения клиентов на другие услуги;

· подсистема аналитической информации.

Подсистема ведения квартир и домов на продажу а также подсистема ведения клиентов на сдачу в аренду квартир и домов предназначены для того, чтобы хранить все необходимые данные об объектах недвижимости. Такими статическими данными может быть сама недвижимость и её характеристики, дополнительные сведения о недвижимости и другие данные.

Подсистема ведения клиентов на покупку квартир и домов а также подсистема ведения клиентов на найм квартир и домов должны предоставлять сведения о клиентах, список требований клиентов, желаемый вид оплаты, информацию о том кто ведет сделку, местонахождение недвижимости и другую информацию о желаниях клиента. Подсистема должна иметь возможность слежения за этапом сделки. Подсистема ведения клиентов на другие услуги должна предоставлять данные о самом клиенте и услугах которые ему необходимы, возможность слежения за этапом работ, содержать информацию о сотруднике который ведет данного клиента. Содержать прочую информацию которая по мнению сотрудников необходима. Подсистема аналитической информации должна предоставлять пользователям программы возможность составления отчетов по совершенном сделкам. Отчеты должны иметь гибкую настройку, позволять задавать условия формирования отчетов, а также разрезы формирования отчетов. Все отчеты должны иметь печатные формы для удобства представления данных.

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

В настоящее время существует очень малое количество автоматизированных информационных систем, осуществляющих решение задачи автоматизации деятельности агентства недвижимости.

Например система «Идеальный вариант: Недвижимость» в данной системе реализованы следующие возможности

· Ведение операций "Продажа", "Покупка", "Аренда" и т.д.

· Учет заявок для продажи и аренды объектов недвижимости любого типа (свыше 100 реквизитов для описания объекта недвижимости)

· Учет заявок на покупку и съем объектов недвижимости

· Перекрестный поиск между заявками и описанием объектов недвижимости

· Учет совершённых и отложенных сделок

· Создание произвольных форм отчетов

· Произвольные запросы по любым параметрам

· Экспорт данных в форматы Excel, txt, csv и xml

· Обмен данными между удалёнными офисами используя e-mail, ftp или дискету

· Предоставление клиенту информации в "безопасном" виде (возможность скрывать коммерческую информацию)

· Слайд-шоу фотографий объектов недвижимости, чертежей и планов в любых форматах (bmp, jpeg, rle, wmf)

· Управление доступом пользователей к различным режимам и функциям программы

· Просмотр данных на Вашем вэб-сайте в интернете

· Поддержка одновременной работы неограниченного числа пользователей

· Мощная и быстрая база данных

· Удобный и простой интерфейс

· Подробная документация, встроенная в программу

· Доступная консультационно-справочная служба

Также более более-менее аналогичными вариантами являются системы:

· «База Данных Объектов недвижимости»

· «Недвижимость Эксперт»

Лучшая система из того что есть на рынке это конечно Идеальный вариант: Недвижимость»

Однако, автоматизированная система Идеальный вариант: Недвижимость» является достаточно сложной и громоздкой. Система требует от пользователя высокой квалификации и, кроме того, требует достаточно сложной настройки и администрировании.

Не мало важным является фактор высокой стоимости автоматизированной системы “ Идеальный вариант: Недвижимость», также на стоимость сильно повлияет необходимость найма квалифицированного специалиста для поддержки и обслуживания СУБД, обучение пользователей, невозможность экстренной тех поддержки из-за сильной удаленности разработчика. Также нет необходимости в большинстве функций данной системы.

Таким образом, представляется нецелесообразным использование автоматизированной системы «Идеальный вариант: Недвижимость» в АН «Елена» для решения узко специализированной задачи создания автоматизированной информационной системы. Гораздо дешевле и быстрее представляется написание отдельного приложения, решающего данную задачу, являющегося простым в установке и использовании, дешевым и удобным в использовании. Легко приспособляемым к новым требованиям компании.

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Из анализа деятельности предприятия выявляется очень много недостатков построения существующей системы организации риэлтерской работы в компании . Прежде всего это касается того, что хранилища данных представляют собой бумажные хранилища или простые текстовые документы, поиск информации в которых может быть проведен только вручную, что является очень неудобным и затруднительным процессом. Также неудобно то, что при изменении какой-либо информации об объекте недвижимости необходимо переделывать весь каталог недвижимости, при изменении цены переделывать прайс-лист, а при изменении данных контрагента переделывать картотеку клиентов. Все это малоэффективно, требует больших затрат времени и ресурсов. Хранение документов в архивах также не способствует убыстрению поиска документов и увеличению удобства работы с ними.

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Следовательно, стратегия решения задачи - это автоматизация всех процессов, относящихся к риэлтерской деятельности на предприятии.

Поставленная задача будет автоматизирована путем разработки приложения, реализующего «автоматизированную систему агентства недвижимости»(сокр. АСАН). Разработанная система должна удовлетворять всем требованиям, которые предъявлены к ней при постановке задачи.

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

Для разработки приложения, реализующего учета понадобятся следующие ИС:

Операционная система Windows предназначенная для функционирования на клиентской машине;

Операционная система Windows серверного типа или при наличии менее 10 сотрудников работающих с «Автоматизированной системой агентства недвижимости» - операционная система Windows клиентского типа, предназначенная для функционирования на сервере и обеспечивающая многопользовательское подключение к базе данных

СУБД MS Access для обеспечения локального функционирования системы учета на каждой машине;

Для разработки приложения наиболее целесообразно применить СУБД MS Access в связи с небольшим размером ИС.

Все указанные ИС должны быть приобретены для разработки и дальнейшего использования «Автоматизированной системы агентства недвижимости» на предприятии.

1.4 Постановка цели и подзадач автоматизации. Критерии достижения цели

1.4.1 Экономическая сущность задачи

Экономической сущностью задачи автоматизации риэлтерской деятельности агентства недвижимости «Елена» является повышение результативности труда посредством автоматизации рутинной деятельности, а также деятельности которую можно ускорить путем перехода на другую систему.

Вследствие ускорения процесса делопроизводства возможно будет или увеличить количество производимых сделок и тем самым повысить обороты компании а в конечном и итоге и прибыль.

Или если размера рынка(из-за кризиса например) не будет достаточно для того что бы увеличить количество производимых сделок, возможно будет провести сокращение штата для сокращения издержек, что в конечном итоге опять ведет к повышению прибыли.

В случае если сокращение сотрудников не будет одним из вариантов по какой-либо причине то возможно увеличение присутствия агентства недвижимости на рынке прямо не связанном с торговлей недвижимостью, таким как консультационные услуги, помощь в оформлении документов связанных с недвижимостью , ведение ипотечных дел, посредничество при торговле землей и другие услуги хотя бы косвенно связанные и недвижимостью.

Итак в конечном итоге цель данной автоматизации является сокращение издержек на делопроизводство, сокращение затрат и увеличение прибыли. А также по возможность расширение сферы деятельности агентства недвижимости «Елена» в других областях.

1.4.2 Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Целью дипломного проекта является разработка «Автоматизированной системы агентства недвижимости» и создание приложения, реализующего эту систему. Разрабатываемая система должна решать задачу автоматизации работы агентства недвижимости и выполнять следующие функции:

· Ведение таблицы продажи недвижимости с указанием их основных и дополнительных характеристик. К основным характеристикам изделия относятся следующие: тип недвижимости, количество комнат/этажей, владелец и его контакты, подробное описание, стоимость, тип дома, тип квартиры. К дополнительным характеристикам относятся любые задаваемые пользователем свойства (см. ниже).

· Для любого объекта недвижимости из справочника недвижимости могут быть заданы дополнительные свойства которые хранятся в связанной таблице. Состав видов свойств и их значений определяются исключительно пользователем программы, что позволяет создать набор свойств для объектов неограниченного объема и любого содержания

· Ведение справочника обмена квартир, домов с указанием основных характеристик.

· Справочник обмена квартир, домов должен быть связан со справочником свойств. Должен быть предоставлен интерфейс отбора вариантов по свойствам.

· Программа должна позволять вести справочник клиентов агентства недвижимости. Справочник клиентов должен содержать все необходимые поля для того, чтобы охарактеризовать клиента: наименование, полное наименование, адрес, телефон, подробное описание.

· Программа должна предоставлять возможность отбора (фильтрации) клиентов по различным комбинациям параметров: по характеристикам клиентов, их дополнительным свойствам, по менеджерам, которые ведут клиента. Фильтр должен иметь гибкую настройку и возможность «интеллектуального» отбора записей.

· Программа должна предоставлять возможность формировать отчеты по продаже/обмену квартир с различными комбинируемыми фильтрами.

Программа должна работать без прерываний при возникновении критических ошибок, даже тех, которые возникают по вине пользователя или из-за ошибок во входных данных. Соответственно, секции программы, в которых возможно возникновение таких ошибок должны обрабатываться в программе особым образом. В случае возникновения ошибки после выдачи соответствующего предупреждения программа должна продолжить свою работу.

Программа должна обеспечить физическую и логическую целостность базы данных. При изменении или удалении данных программа должна поддерживать ссылочную целостность информации в базе данных.

1.4.3 Общая характеристика организации решения подзадач на ЭВМ.

Задача автоматизации работы агентства состоит из нескольких основных подзадач это:

· Создание базы данных с удобным методом хранения.

· База данных АС должна соответствовать следующим требованиям:

§ Доступность - база данных должна быть легко доступна по сети для многопользовательской работы.

§ Отсутствие необходимости обслуживания со стороны специально обученного персонала - что увеличивает расходы на содержание АС и увеличивает время простоя в случае сбоев.

§ Легкая возможность резервного копирования и восстановления - отсутствие требований по организации сложной процедуры резервного копирования и восстановления связано с отсутствием квалифицированных специалистов и не желанием нести дополнительные расходы на них.

§ Легкая возможность модернизации - простота и открытость АС является одним из основных требований для страховки компании от невозможности разработчика данной АС далее работать и обслуживать её.

§ Отсутствие высоких требований к аппаратным компонентам - для отсутствия высоких дополнительных затрат на модернизацию парка ЭВМ компании.

· Создание подсистем автоматизированной системы для различных нужд.

· Создание путей ввода информации в базу данных.

§ Ввод информации в базу данных должен быть разделен для всех таблиц или логических сущностей базы.

§ Ввод информации в базу должен иметь удобный интерфейс

§ Ввод информации по мере возможности должен использовать справочники и классификаторы составленные ранее.

· Создание путей получения информации из базы данных.

§ Основным путем получения данных из базы данных должны являться предварительно сформированные формы и отчеты.

· Организация законченной структуры ведения клиентов.

§ АС должна предоставлять полные возможности ведения базы клиентов.

1.4.4 Формализация расчетов подзадач

Задача автоматизации работы агентства недвижимости в данном проекте делится на несколько подзадач, успешное решение которых приводит к успешному решению задачи автоматизации агентства недвижимости в целом. Можно выделить следующие подсистемы:

· подсистема ведения квартир и домов на продажу;

· подсистема ведения клиентов на покупку квартир и домов;

· подсистема ведения клиентов на найм квартир и домов;

· подсистема ведения клиентов на сдачу в аренду квартир и домов

· подсистема ведения клиентов на другие услуги;

· подсистема аналитической информации.

Подсистема ведения квартир и домов на продажу предназначена для того, чтобы хранить все необходимые данные об объектах недвижимости. Такими данными могут быть сами объекты недвижимости и их характеристики, владельцы и их характеристики, дополнительные сведения о недвижимости и другие статические данные.

Подсистема ведения квартир и домов на продажу должна позволять вести учет следующих объектов:

· Квартиры. Таблица «продать данные 1» предназначена для хранения основной информации о квартирах такой как:

§ «Количество комнат» - характеризующей количество жилого помещения, данное поле может частично предопределенным при вводе данных.

§ «Адрес» - адрес жилого помещения предназначенного на продажу или сдачу в аренду.

§ «Тип дома» - описания типа конструкции дома, например - «кирпичный», «монолит» данное поле может частично предопределенным при вводе данных,

§ «Этаж» - Этаж расположения жилого помещения.,

§ «Этажность» - Количество этажей в доме,

§ «Размер помещения» - площадь помещения в квадратных метрах,

§ «Цена» - Полная стоимость помещения.

· Квартиры расширенная информация. Таблица «Продать Данные 2» служит для хранения вторичной по важности на момент подбора вариантов информации о квартирах, содержит информацию о владельце, типе квартире, владельце или контактном лице и прочие сведение которые могут быть необходимы.

· Покупка квартир. Этот справочник предназначен для хранения информации о клиентах желающих купить квартиру.

В данный справочник заносится информация том что собирается купить клиент, примерный этаж, этажность, количество комнат, контактная информация .

· Обмен квартир. Таблица предназначена для информации о предложениях по обмену квартир. Судя входит информация о клиенте, о том какую недвижимость он собирается менять, есть признак доплаты или нет, и прочая информация аналогичная информации из таблицы «Продать данные 2» и «продать данные 1».

· Дом. Таблица представляет собой справочник по домам выставленным на продажу включает в себя все основные характеристики как то: материал из которого сделан дом, тип покрытия крыши, контакты владельца а также иную гибко задаваемую информацию.

· Малосемейка. Таблица предназначена для хранения информации об отдельном виде квартир типа «малосемейка», вынос данного типа квартир обусловлен наличием большого количества квартир такого типа в преимущественном районе деятельности агентства.

И их некоторой обособленности от остального жилого фонда.

Соответственно в данной таблице представлены все характеристики имеющиеся в таблицах продажи квартир, а также несколько дополнительных свойственных только для данного типа квартир признаков, например таких как «Тип малосемейки», характеризуемый двумя возможными признаками - коридорный и квартирный.

· Клиенты. Данный справочник предназначен для хранения списка клиентов агентства недвижимости. Для каждого клиента (элемента справочника клиентов) должна быть предусмотрена возможность задания всех необходимых свойств, характеризующих клиента.

Подсистема ведения справочников должна предоставлять возможность удобного и быстрого ввода данных в справочники, задания связей между связанными справочниками, дополнительных свойств там, где это необходимо. Но кроме возможности введения данных во всех справочниках должна предоставляться возможность быстрого поиска, расширенного поиска и отбора данных по любому критерию или сочетанию критериев, характерных для данного справочника. Особо необходимо отметить организацию отбора записей в справочнике квартир. Так как справочник квартир является центральным элементом структуры данных и связан со многими другими справочниками, должна обеспечиваться возможность гибкого отбора записей в этом справочнике. Так должна обеспечиваться возможность отбора элементов справочника квартир не только по основным свойствам квартир, но и по всем связанным: по значениям дополнительных свойств, по площади.

Таким образом можно, например, отобрать квартиру с количество комнат равным двум, на втором этаже, на не последнем этаже и ниже определенной цены. Возможность такого гибкого отбора данных делает разрабатываемую программу очень удобной для использования. Возможность поиска и отбора записей должна быть предусмотрена не только в справочнике товаров, но и во всех остальных справочниках.

Подсистема аналитической отчетности предназначена для построения отчетов по результатам деятельности агентства недвижимости. Прежде всего, это отчет об типах оказанных услуг. Отчет строится по таблице клиентов . Для отчета могут быть заданы условия: отбор по конкретной услугу, по дате или по клиенту. Данный отчет должен стать основным рабочим отчетом для руководителя агентства недвижимости, можно сказать, что для этого программа и была написана. Вторым аналитическим отчетом является отчет о количестве недвижимости на продажу и её цене, который позволяет проанализировать колебания рынка.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

На данный момент в компании практически не существует хоть какой-нибудь автоматизированной системы, единственное, что применяется из программных средств это входящий в состав офисного пакета Microsoft Office - Microsoft Word. Который используется для хранения всех данных, например таких как сведения о клиентах и сведения о недвижимости с которой идет работа.

Кроме того в работе бухгалтерии используется система 1C Бухгалтерия, но аспект автоматизации бухгалтерского учета не рассматривается в задаче которую решает данный дипломный проект.

Как было замечено раньше для такой задачи как автоматизация деятельности агентства недвижимости существует в принципе не так много разработок.

Из них можно по количеству функций выделить «Идеальный вариант: Недвижимость» имеющий следующие функции и возможности:

· Ведение операций "Продажа", "Покупка", "Аренда" и т.д.

· Учет заявок для продажи и аренды объектов недвижимости любого типа (свыше 100 реквизитов для описания объекта недвижимости)

· Учет заявок на покупку и съем объектов недвижимости

· Перекрестный поиск между заявками и описанием объектов недвижимости

· Учет совершённых и отложенных сделок

· Создание произвольных форм отчетов

· Произвольные запросы по любым параметрам

· Экспорт данных в форматы Excel, txt, csv и xml

· Обмен данными между удалёнными офисами используя e-mail, ftp или дискету

· Предоставление клиенту информации в "безопасном" виде (возможность скрывать коммерческую информацию)

· Слайд-шоу фотографий объектов недвижимости, чертежей и планов в любых форматах (bmp, jpeg, rle, wmf)

· Управление доступом пользователей к различным режимам и функциям программы

· Просмотр данных на Вашем вэб-сайте в интернете

· Поддержка одновременной работы неограниченного числа пользователей

· Мощная и быстрая база данных

· Удобный и простой интерфейс

· Подробная документация, встроенная в программу

· Доступная консультационно-справочная служба

И систему «АГЕНТСТВО НЕДВИЖИМОСТИ» со следующими возможностями

§ Операции: «продам», «куплю», «сдам», «сниму», «меняю».

§ Объекты недвижимости : квартира, комната, дом, участок, нежилое помещение, нежилое строение и их многочисленные варианты.

§ Любое число городов. Гибкая географическая иерархия внутри города: муниципальные округа, микрорайоны, улицы. Импорт географических объектов из специально подготовленных справочников для всех регионов РФ; общий объём данных - свыше полмиллиона улиц и микрорайонов

§ Мощные фильтры поиска вариантов по всем параметрам, в том числе - по фрагментам телефонных номеров

§ Наглядная система сортировки заявок по всем параметрам

§ Подбор и ступенчатая оптимизация вариантов обмена, в т.ч. междугородних

§ Активная и архивная области хранения заявок

§ Поиск географических дубликатов

§ Различные варианты прайсов, визуальный конструктор прайсов

§ Управление арендой

§ Управление сделками

§ Организация бизнес-процессов посредством постановки, уведомлений и контроля выполнения задач

§ Развитая поддержка создания и редактирования документов различных форматов в привязке к заявкам, сделкам, задачам

§ Отчеты о результатах деятельности

§ Автоматизированный обмен данными по e-mail и посредством файлов между различными фирмами и филиалами внутри одной фирмы. Ведение справочника адресатов, возможность точной настройки состава отправляемых данных по каждому из адресатов.

§ Публикация заявок в интернете. Организация статических и поддержка динамических web-сайтов. Возможность организации мультилистинговой системы.

§ Многопользовательский и однопользовательский варианты

§ Двухступенчатая система безопасности - на уровне сервера баз данных и на уровне клиента

§ Точная настройка прав пользователей - около 200 видов защищаемых действий

§ Мониторинг действий каждого пользователя по всем операциям со всеми заявками

§ Статистика движения заявок

§ Простая программа установки и обновления

§ Готовая демонстрационная база данных с несколькими тысячами заявок для быстрого знакомства с возможностями программы и освоения работы с ней

§ Архитектура клиент-сервер: высокая надежность хранения данных и максимальная скорость их обработки

Но как уже было замечено выше, в главе 1.3. данные системы слишком сложны и требуют больше затрат чем нужно для небольшого агентства недвижимости в маленьком городе.

1.6 Обоснование проектных решений

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Автоматизированная система агентства недвижимости предназначена для функционирования в операционной системе Windows, поэтому для эффективной работы разрабатываемой системы необходимо обеспечить такие требования к архитектуре и параметрам технических средств, которые позволили бы эффективно функционировать самой операционной системе.

Автоматизированная система агентства недвижимости предназначена для функционирования на компьютере типа IBM PC с техническими характеристиками не менее:

процессор - Intel Celeron 2000;

оперативная память: 256 Mb;

SVGA 8 Mb;

жесткий диск, обеспечивающий размещение операционной системы и приложения Microsoft Access 2007. Для размещения разрабатываемой системы требуется 20 Mb свободного места на жестком диске;

сетевая карта для подключения к сети.

Для печати отчетов и выходных документов необходим принтер, совместимый с компьютером вышеперечисленной комплектации.

В случае варианта многопользовательской работы с системой понадобится использование одного ПК в качестве файлового сервера для доступа к базе. Целесообразно разместить эту базу данных на сервере, а с клиентских компьютеров осуществлять подключение к ней через протокол smb или через ODBC поверх smb. В качестве сервера может использоваться компьютер типа IBM PC c характеристиками не менее:

процессор - Intel Celeron 2000;

оперативная память: 256 Mb;

SVGA 8 Mb;

жесткий диск, обеспечивающий размещение операционной системы и приложения Microsoft Access 2007.

В качестве операционной системы на сервере не совсем целесообразно использовать операционную сиcтему семейства Unix, такую как например, Linux из-за недостаточно хорошей поддержки smb и ODBC.

Так как клиентские компьютеры будут подключаться к серверной базе данных, и сервер и клиентские машины должны функционировать в локальной сети. Это может быть как одно-ранговая сеть, так и сеть с доменной организацией.

Отметим, что функционирование системы возможно не только в клиент-сервером варианте, но и в локальном варианте, как с использованием локальной базы данных которая способна функционировать на клиентском компьютере с указанными характеристиками под управлением локальной операционной системы семейства Windows, такой как Windows XP. При такой организации работы не нужны сервер, локальная сеть и серверная операционная система.

1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Разрабатываемая система предназначена для работы в операционной системе Windows. Программа должна работать в любой операционной системе семейства Windows: Windows 95/98, NT (Service Pack 6), 2000 (Service Pack 3), XP, а также на серверных вариантах этой операционной системы. Такой выбор объясняется развитым удобным графическим пользовательским интерфейсом данного семейства операционных систем, а также ее популярностью на российском рынке. Многие фирмы-производители программного обеспечения, в том числе систем разработки приложений, также ориентированы на это семейство операционных систем, что привело к наличию на рынке большого количества систем программирования, позволяющих разрабатывать программное обеспечение для Windows.

Эта операционная система имеет очень большой набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, управления и диагностики системы, а также прикладных приложений. Кроме того, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы в этой операционной среде.

В последнее время особую популярность приобретает операционная система Linux и ее производные.

В этой ситуации можно задать вопрос: "Зачем программистам осваивать средства разработки приложений для Windows, если существуют такая прекрасная операционная система?". Не смотря на растущую популярность Linux можно утверждать, что в мире персональных компьютеров операционная система Windows еще довольно долго будет доминировать и вряд ли в ближайшее время будет вытеснена.

В связи с тем, что программа хранит информацию в базе данных, необходимо наличие соответствующей СУБД.

Программа ориентирована на работу с базами данных формата: MS Access. Соответственно на компьютере должна быть установлена данная СУБД. Если база MS Access функционирует на сервере, то необходимо обеспечить подключение компьютера к серверу. Для работы с базой данных Ms Access на удаленном компьютере требуется наличия открытого общего доступа к базе расположенной на удаленном компьютере, через протокол SMB .

Также необходимо дать удаленному пользователю который подсоединяется к базе, права на чтение, запись, изменение данных на компьютере который будет хранить базу данных. Также для доступа к данным используется системы работы с базами данных MS Access версии не ниже 2007 фирмы Microsoft.

1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Для реализации поставленных задач можно использовать любую современную СУБД. Для удобного взаимодействия пользователя с системой необходимо будет тщательно продумать интерфейс системы - чтобы он был простой и в то же время функциональный.