Анализ документопотока и проектирование системы учета многодетных семей отдела социальной защиты "Комитета семьи, материнства и детства"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Потоки информации, циркулирующие в окружающем нас мире, очень огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любом учреждении, как большом, так и маленьком, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. В МКУ " Комитета семьи, материнства и детства " отдел социальной защиты для учета, контроля и планирования служат бумажные носители, различные картотеки, регистрационные журналы, списки. Они постепенно накапливаются и обновляются. При огромном объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, исполняемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий и долгий процесс, но многие организации, предприятия выбирают компьютеризированные способы - базы данных, благодаря чему и возникла необходимость создания баз данных, позволяющих эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. Уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих заведений.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют структурировать информацию, хранить и извлекать оптимальным для пользователя образом.

Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того, ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных: текст, данные в рукописной форме, чертежи, записи голоса фотографии м многое другое.

Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти необходимы средства обеспечения диалога человек-ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных, модифицировать хранимые данные, читать файлы. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства - системы управления базами данных (СУБД).

Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Цель дипломной работы - анализ документопотока и проектирование системы учета многодетных семей отдела социальной защиты «Комитета семьи, материнства и детства».

Задачи дипломной работы:

- выявить проблемы и перспективы автоматизации системы учета многодетных семей отдела социальной защиты.

- спроектировать объекты базы данных, отвечающие обозначенным функциям системы на основе СУБД Access.

Объект исследования: деятельность отдела социальной защиты «Комитета семьи, материнства и детства Алексеевского района».

Предмет исследования: технологические процессы разработки и ведения реляционной базы данных применительно к специфике деятельности отдела социальной защиты.

Методы исследования: системный анализ, анализ документации, методы проектирования реляционной базы данных.

База проведения исследования: МКУ «Комитет семьи, материнства и детства» отдел социальной защиты.

Практическая значимость: разработанная база данных будет использоваться сотрудниками отдела социальной защиты.

Дипломная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка сокращений, список использованной литературы и двух приложений.

1. Анализ предметной области и средств ее разработки

1.1 Анализ предметной области

Комитет по делам семьи материнства и детства образован в 1992 году как структурное подразделение администрации Алексеевского района. Комитет выполняет функции органа опеки и попечительства, реализует семейную политику на территории Алексеевского района.

Полномочия «Комитета по вопросам семьи, материнства и детства»:

1) Осуществляет прием граждан и рассматривает обращения по проблемам семьи, материнства и детства физических лиц, оказывает им в необходимых случаях консультативную помощь.

2) Выявляет и ведет учет детей, оставшихся без попечения родителей.

3) Реализация мер, направленных на предотвращение вовлечения в наркоманию и алкоголизм несовершеннолетних.

4) Организация обеспечения надлежащих условий для отдыха и оздоровления детей.

5) Профилактика и борьба с безнадзорностью.

6) Реализация на территории Алексеевского района социальной, семейной и демографической политики, направленной на охрану материнства, отцовства и детства, в том числе на реализацию права ребенка жить и воспитываться в семье.

7) Обеспечение социальной поддержки и социального обслуживания детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, замещающих семей, оказавшихся в трудной жизненной ситуации.

8) Участие в реализации основных направлений и приоритетов государственной социальной политики по решению комплексных вопросов социальной защиты населения, регулирования социально-трудовых процессов, содействия занятости населения и создания условий для всестороннего и полноценного развития детей.

9) Оказывает содействие в предоставлении социальных услуг несовершеннолетним, находящимся в социально опасном положении или иной трудной ситуации, в соответствии с законодательством в сфере профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних.

10) Координация мер по осуществлению благотворительной деятельности на территории области.

1.1.1 Основные функции комитета для многодетных семей

1) Выявление и учет семей с детьми, нуждающихся в оказании социальной помощи, в том числе: оказавшихся в трудной жизненной ситуации, малообеспеченных и многодетных семей, семей с детьми-инвалидами.

2) Развитие социально - реабилитационных услуг для детей, находящихся в трудной жизненной ситуации.

3) Организация поддержки подростков и талантливых детей.

4) Защита законных интересов семьи и детей, оказание им необходимых социальных услуг в пределах компетенции Комитета.

5) Создание условий, способствующих укреплению роли семьи.

1.1.2 Структура подразделений организации

Управление организацией осуществляет руководитель. В каждом отделе имеется начальник отдела.

В организации задействованы следующие подразделения (отделы):

- бухгалтерия;

- секретарь;

- отдел материально-технического и кадрового обеспечения;

- информационно-аналитический отдел;

- отдел социальной защиты;

- отдел работ с учреждением;

- отдел психолого-педагогической помощи и консультирования.

Структурная схема организации подразделений представлена на рисунке 1.1

Рисунок 1.1. Структура подразделений организации

Основная задача разрабатываемой базы данных - автоматизация системы «Учет многодетных семей» отдела социальной защиты. Для выполнения этой задачи, БД должна иметь электронную картотеку граждан, имеющих трех и более детей. Поэтому для описания предметной области необходимо рассмотреть личное дело каждой семьи. В список анкетных данных входят:

- состав семьи;

- ФИО матери;

- дата рождения матери;

- место работы матери;

- ФИО отца;

- дата рождения отца;

- место работы отца;

- средний доход семьи;

- количество детей;

- ФИО детей;

- год рождения детей;

- населенный пункт;

- адресные данные.

Для того чтобы отдел социальной защиты поставил на учет семью, член этой семьи должен собрать необходимый пакет документов, поэтому нужно ознакомиться с Постановлением Департамента Самарской области от 18.04.2014 №294/13 «О социальной поддержке многодетных семей»

Документы необходимые для постановки на учет граждан, имеющих троих и более детей:

- заявление о постановке на учет, предусматривающее согласие Заявителя на обработку его персональных данных;

- копия документа, удостоверяющего личность (копия паспорта все страницы, в том числе незаполненные). Копии паспорта предоставляются на всех членов семьи, кто имеет паспорт;

- копии свидетельств о рождении заявителя, супруги(а) заявителя;

- копия свидетельства о заключении (расторжении) брака (при наличии);

- копия свидетельства о смерти супруга в случае смерти одного из супругов;

- документ, подтверждающий факт постоянного проживания на территории Самарской области в течение не менее пяти лет;

- документ, подтверждающий факт обучения совершеннолетнего ребенка в образовательных учреждениях по очной форме обучении;

- необходимы документы, которые могут быть представлены Заявителем либо запрошены в рамках межведомственного взаимодействия;

- сведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним о наличии у Заявителя, а также супруга(и) земельного участка с аналогичным видом использования и указанием основания приобретения, выданные не ранее чем за тридцать дней до даты подачи заявления;

- копии свидетельств о рождении детей;

- если в состав семьи Заявителя входят оба родителя, то к заявлению необходимо приложить документ, подтверждающий наличие согласия второго родителя на постановку на учет и на обработку его персональных данных;

- свидетельства об установлении отцовства (при наличии);

- копия решение суда об усыновлении (удочерении) ребенка;

- в случае обращения представителя Заявителя необходимо представление документов, удостоверяющих личность и полномочия представителя Заявителя, а также документа, подтверждающего согласие Заявителя на обработку его персональных данных;

- если заявитель и супруг заявителя зарегистрированы по разным адресам, то необходимо предоставить документ, подтверждающий совместное проживание.

Семьи, стоящие на учете в отделе социальной защиты Комитета семьи, материнства и детства, имеют региональную господдержку, а именно:

- выплачиваются ежемесячные пособия при рождении, усыновлении второго, третьего и каждого последующего ребенка в семье до достижения им возраста трех лет; многодетным семьям, воспитывающим восемь и более несовершеннолетних детей, студенческим семьям, имеющим детей;

- предусмотрена компенсация расходов по оплате жилого помещения и коммунальных услуг - от 30% до 100 % для многодетных семей. Оказывается адресная социальная помощь на проведение работ по газификации домовладений (квартир) многодетным малоимущим семьям;

- бесплатное предоставление земельных участков в собственность отдельным категориям граждан.

Условия, необходимые для постановки на очередь многодетных семей в целях бесплатного приобретения сформированного земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности:

- члены многодетной семьи являются гражданами Российской Федерации;

- родители либо одинокая мать (отец), с которым(и) совместно проживают трое и более детей, зарегистрирован(ы) по месту жительства на территории Самарской области не менее 5 лет;

- трое и более детей многодетной семьи зарегистрированы по месту жительства на территории Самарской области;

- члены многодетной семьи не имеют земельных участков в собственности, на праве пожизненного наследуемого владения или постоянного (бессрочного) пользования на территории Самарской области;

- члены многодетной семьи не являются собственниками жилых домов (строений) на территории Самарской области.

Для более полного представления о движении документов в отделе социальной защиты, рассмотрим должностные обязанности каждого сотрудника.

Должностные обязанности начальника отдела социальной защиты:

- отвечает за ведение документации, учета и отчетности деятельности отдела;

- осуществляет общее руководство работой отдела, подбор и обучение сотрудников, обеспечивает надлежащие условия труда и контроль над их деятельностью, несет ответственность за результаты его деятельности;

- проводит регулярный контроль за качеством оказания социальной помощи;

- осуществляет конкретные мероприятия по предоставлению социальной помощи нуждающимся семьям, детям и подросткам;

- внедряет новые виды помощи, формы и методы ее оказания;

- проводит анализ и прогнозирование работы отдела;

- координирует деятельность различных государственных и негосударственных организаций и учреждений по оказанию поддержки и помощи нуждающимся;

- вносит предложения в вышестоящие организации по совершенствованию форм и методов обслуживания;

- содействует привлечению внебюджетных материальных средств для оказания помощи семьям и детям, нуждающимся в социальной поддержке;

- организует через органы здравоохранения, образования, предприятия торговли, общественного питания, коммунального хозяйства, бытового обслуживания предоставление обслуживания необходимых видов и форм помощи;

- организует прием, сохранность и распределение гуманитарной помощи среди обслуживаемых, предоставление им натуральных видов помощи;

- рассматривает заявления и предложения по вопросам социального обслуживания и принимает меры по их реализации.

Обязанности Специалиста по социальной работе с семьей и детьми:

- выявить и поставить на учет семьи, нуждающиеся в социальной поддержке;

- осуществление первичного приема граждан, выявление их потребностей в различных видах социальной помощи, причин возникших у них трудностей, конфликтных ситуаций, подготовка проектов приказов директора учреждения на зачисление клиента на обслуживание;

- сбор документов клиентов, необходимых для организа-ции работы по решению их проблем, предложений от узких специалистов и подготовка на их основе индивидуальных про-грамм реабилитации, программ работы с клиентом, контроль за их выполнением;

- осуществление посреднических функций с целью решения проблем клиента (представление интересов клиента в органах социальной за-щиты населения, внутренних дел, образования, службах занятости, здравоохранения, судах, миграционных службах и другое.);

- с целью обеспечения своих обязанностей специалист по социальной работе с семьей и детьми имеет право:

1) От имени Комитета семьи, материнства и детства представлять интересы клиентов в различных инстанциях (в том числе в суде).

2) Запрашивать от клиентов информацию и документы, необ-ходимые для организации работы по решению их социальных проблем в соответствии с действующим законодатель-ством и внутренними нормативами, регламентирующими работу учреждения.

3) Готовить запросы от имени руководителя учреждения в различные организации в пределах своей компетенции.

4) Запрашивать в установленном порядке предложения и информацию от специалистов учреждения, необходимые для организации работы по решению проблем клиентов.

5) Посещать семьи клиентов для обследования условий их проживания.

6) Принимать участие в подготовке и проведении медико-психолого-педагогического консилиума.

7) Вносить предложения о постановке или снятии с учета клиентов.

Социальный педагог обязан:

- осуществлять комплекс - мероприятий по воспитанию и социальной защите детей и подростков в учреждениях и по месту жительства;

- изучать медико-психологические особенности ребенка, условия жизни;

- выявлять интересы и потребности, трудности и проблемы, конфликтные ситуации, отклонения в поведении детей и подростков и своевременно оказывает им социальную помощь и поддержку;

- выступать посредником между ребенком и учреждением, семьей, средой, специалистами различных ведомств и административных органов;

- организовывать мероприятия, направленные на развитие социальных инициатив, реализацию социальных проектов и программ, участвует в их разработке и утверждении;

- взаимодействовать с учителями, родителями (лицами, их заменяющими), специалистами служб занятости, с благотворительными организациями и др;

- в оказании помощи детям и подросткам, нуждающимся в опеке и попечительстве, с ограниченными возможностями, а также попавшим в экстремальные ситуации.

Документооборот отдела социальной защиты - сложная система, требующая автоматизации, но по заданию необходимо рассмотреть схему движения документов, касающихся многодетных семей.

К входящим документам относятся заявления перечень документов, поступающие от граждан, имеющие трех и более детей, перечень льгот, предоставляемых семьям, а так же приказы - от начальника отдела. Основной поток информации, необходимый для АИС «Системы учета многодетных семей», поступает от граждан. Как любое подразделение отдел социальной защиты имеет так же и исходящие документы:

- служебные записки передаются практически во все подразделения Комитета;

- информационные материалы о семьях, оказавшихся в трудной жизненной ситуации, поступают в отдел психолого-педагогической помощи и консультирования;

- таблица учета многодетных семей поступает начальнику отдела.

Документы, обозначенные в «Номенклатуре документов отдела социальной помощи» (приложение 1), относятся к документам для внутреннего пользования. Перечни должностных обязанностей сотрудников - документы для внутреннего пользования. На рисунке 2. представлена схема движения документов, содержащих информацию о многодетных семьях.

автоматизация многодетный социальный

Рисунок 1.2. Схема движения документов, содержащих

1.2 Инфологическая модель данных

Описание предметной области, выполненное без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства, называется инфологической моделью [28, 15].

Для того чтобы база данных нужным образом отражала предметную область, разработчик базы данных должен хорошо представлять себе все особенности, данной предметной области, и уметь отобразить их в базе данных. Поэтому проектирование базы данных, необходимо начинать с исследования предметной области, для отображения которой создается база данных. Предметная область должна быть предварительно описана.

Для описания предметной области можно использовать естественный язык, но его применение имеет много минусов, основным из которых являются неоднозначность его трактовки и громоздкость описания. Поэтому обычно для этих целей используют формализованные искусственные языковые средства. В связи с этим под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств [33, 13].

Наиболее часто инфологическая модель исследуемой предметной области представляется в виде ER-диаграммы (от англ. Entity/Relationship - сущность/связь). Первый вариант модели «сущность-связь» был предложен в 1976 г. Питером Ченом. В дальнейшем многими авторами были разработаны свои методы построения ER-диаграмм (метод Мартина, метод IDEFI, метод Баркера и др.). По сути, все варианты ER-диаграмм исходят из одной идеи - рисунок всегда нагляднее текстового описания. Все такие диаграммы используют графическое изображение сущностей предметной области, их атрибутов и взаимосвязей между сущностями [23, 25-26].

Воспользуемся методом Баркера, как наиболее наглядным. Для этого необходимо подготовить следующую информацию о предметной области:

- список сущностей предметной области;

- список атрибутов сущностей;

- описание взаимосвязей между сущностями.

Опишем компоненты и определим их обозначения в ER-диаграмме по методу Баркера:

1) Сущность - это класс однотипных объектов, информация о которых должна быть учтена в модели. Каждая сущность в модели изображается в виде прямоугольника с наименованием. Каждая сущность должна иметь наименование, выраженное существительным в единственном числе. [36, 64].

2) Экземпляр сущности - это конкретный представитель данной сущности. Экземпляры сущностей должны быть различимы, т.е. сущности должны иметь некоторые свойства, уникальные для каждого экземпляра этой сущности [36, 66].

3) Атрибут сущности - это именованная характеристика, являющаяся некоторым свойством сущности. Атрибуты изображаются в пределах прямоугольника, определяющего сущность. Наименование атрибута должно быть выражено существительным в единственном числе (возможно, с характеризующими прилагательными) [36, 67].

4) Ключ сущности - это неизбыточный набор атрибутов, значения которых в совокупности являются уникальными для каждого экземпляра сущности. Ключевые атрибуты изображаются на диаграмме подчеркиванием. Неизбыточность заключается в том, что удаление любого атрибута из ключа нарушается его уникальность. Сущность может иметь несколько различных ключей [36, 69].

5) Связь - это некоторая ассоциация между двумя сущностями. Каждая связь имеет одно или два наименования. Наименование обычно выражается в неопределенной глагольной форме. Иногда наименования не пишутся ввиду их очевидности. Каждое из наименований относится к своему концу связи. Графически связь изображается линией, соединяющей две сущности. Каждая связь может иметь один из следующих типов связи:

- связь типа один-к-одному означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой). Ее изображение:

- связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими экземплярами второй сущности (правой). Ее изображение:

- связь типа много-ко-многим означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, и каждый экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности. Ее изображение:

На основе анализа предметной области, выделим основные сущности:

- семья;

- заявка;

- сотрудник.

Выделим набор атрибутов и идентификатор для каждой сущности (таблица 1.1).

Таблица 1.1. Сущности, атрибуты и ключи исследуемой предметной области.

Сущность	Атрибуты	Ключи
	Состав семьи ФИО матери Дата рождения матери Место работы матери ФИО отца Дата рождения отца Место работы отца Средний доход семьи
Сущность	Атрибуты	Ключи
	Количество детей ФИО детей Год рождения детей Номер телефона Населенный пункт Адресные данные
Заявка	Название заявки Код семьи Код сотрудника Дата оформления Отметка о выполнении	Код заявки
Сотрудник	ФИО сотрудника Должность Номер телефона Фото сотрудника	Код сотрудника

Обозначим связи между сущностями и построим ER-диаграмму проектируемой базы данных рисунок 1.3.

Рисунок 1.3. ER-диаграмма проектируемой Базы Данных

1.3 Общие сведения о базе данных

База данных -- это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств [8, 5].

База данных - совокупность данных обладающих следующими качествами:

- интегрированностью, т.е когда все данные накапливаются и хранятся централизованно;

- структурированностью, т.е данные формируются по определенной структуре;

- взаимосвязанностью.

В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. Рассмотрим на примере базу данных поликлиники. В ней есть все необходимые сведения о пациентах, сотрудниках, диагнозах и многое другое. К базе данных имеют доступ многие сотрудники поликлиники, которым необходимо найти информацию о пациенте и о его диагнозе. Но среди них нет такого лица, которое имеет доступ ко всей базе данных полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных [7, 10].

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД)- это программа, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивающая обработку и поиск данных.

СУБД считается безупречным инструментом, предназначенным для создания структуры новой базы, заполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и дальнейшая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

Существует огромное количество систем управления базами данных (СУБД). Несмотря на то, что они могут по-разному работать с различными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, в основном СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

Структура простейшей базы данных. Если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть -- это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных -- ежедневник, в котором каждому дню календарному выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, так как имеет структуру, четко отличающую его от записной книжки, рабочих тетрадей и прочей бумажной продукции [6, 41].

Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. В простейшей базе данных должна присутствовать хотя бы одна таблица. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы. Структуру двумерной таблицы образуют строки и столбцы. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются записи и поля. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Типы данных. Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

- текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

- числовой - тип данных для хранения действительных чисел;

- поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда;

- денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа;

- дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;

- логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет);

- счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей;

- мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из представленного списка.

Свойства полей базы данных. Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже описаны основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access:

- имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

- тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

- размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

- формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

- подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

- значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

- условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);

- сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

- обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

- пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым);

- индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных [17, 68-69].

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, видео клипов, звукозаписей и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

Безопасность баз данных. Базы данных - это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных [41, 109].

Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз данных решается тем, что собственно в СУБД для хранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, принимает участие операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

1.4 Требования к разрабатываемой БД

Одной из главных целей, преследуемых при проведении автоматизации отдела социальной защиты «Комитета семьи, материнства и детства» является создание единой информационной системы. Наличие единого центра хранения информации, а именно базы данных, с целью минимизировать функции сотрудников - не менее важная задача при разработке автоматизированных систем. Разрабатываемая база данных должна удовлетворять все потребности ее пользователей. Рассмотрим все поставленные требования сотрудниками отдела:

- создание и настройка удобного пользовательского интерфейса, обеспечивающего легкое восприятие и обработку информации, а также минимизировать пользовательские операции;

- регистрация всех заявок и информации связанной с многодетными семьями;

- хранение данных о поданной заявке;

- вносить изменения в личные данные семьи;

- выводить любую информации на экран монитора;

- обеспечение высокой надежности хранения информации.

Представленные выше требования к программному обеспечению, могут быть реализованы при помощи выбора средств разработки базы данных, отвечающих данным требованиям.

1.5 Выбор средств разработки БД

Выбор средств разработки баз данных представляет собой сложную систему в процессе проектирования разработки приложений баз данных. В большинстве случаев именно этот выбор является залогом создания качественного программного продукта, который должен удовлетворять текущим и будущим потребностям организации с минимальными временными и финансовыми затратами на приобретение самой системы, необходимого оборудования, разработку необходимого программного обеспечения на ее основе, а также обучение персонала [10, 21].

При выборе средств разработки нужно принять к сведению следующие особенности проекта:

- возможность применения единых стандартов и технологий для всех частей проекта, что значительно облегчит процесс разработки;

- при разработке каждого приложения весомую роль играет удобство отладки и поиска ошибок;

- необходимо создать простой интерфейс, универсальный язык пользователя, который будет удовлетворять всем требованиям и одновременно простым в освоении и работе.

Наиболее простой подход при выборе средств разработки БД основан на оценке того, в какой мере существующий инструментарий удовлетворяют основным требованиям создаваемого проекта информационной системы. Более сложным и дорогостоящим вариантом является создание испытательного проекта на основе нескольких инструментариев и последующий выбор наиболее подходящего из кандидатов. Но и в данном случае необходимо ограничивать круг возможных систем, опираясь на некие аспекты отбора. Вообще говоря, список требований к средствам разработки БД, применяемых при анализе той или иной информационной системы, имеет возможность изменяться в зависимости от установленных целей. Тем не менее, можно выделить несколько групп критериев выбора системы управления базами данных:

- модели данных;

- контроль работы системы;

- смешанные критерии;

- особенности архитектуры и функциональные возможности;

- особенности разработки приложений;

- производительность;

- надежность;

- требования к рабочей среде;

Рассмотрим каждую из этих групп в отдельности.

Особенности моделирования данных:

- используемая модель данных. Существует множество моделей данных. Самые распространенные - объектная, сетевая, реляционная, объектно-реляционная и иерархическая. Вопрос об использовании той или иной модели должен решаться на начальном этапе проектирования информационной системы;

- хранимые и триггеры процедуры. Триггер - программа базы данных, вызываемая каждый раз при вставке, изменении либо удаление строки таблицы. Триггеры обеспечивают проверку любых изменений на корректность, прежде чем эти изменения будут приняты. Хранимая процедура - программа, которая хранится на сервере и может вызываться клиентом. Поскольку хранимые процедуры производится непосредственно на сервере базы данных, обеспечивается более высокое быстродействие, нежели при выполнении тех же операций средствами клиента БД. В различных программных продуктах для реализации триггеров и хранимых процедур применяются разные инструменты;

- реализация языка запросов. Все современные системы совместимы со стандартным языком доступа к данным SQL-92, однако многие из них реализуют те или иные расширения данного стандарта.

- средства поиска. Некоторые современные системы имеют встроенные дополнительные средства контекстного поиска;

- предусмотренные типы данных. Здесь следует учесть два фактически независимых критерия: базовые или основные типы данных, заложенные в систему, и наличие возможности расширения типов. В то время как отклонения базовых наборов типов данных у современных систем от некоего стандартного, обычно, невелики, механизмы расширения типов данных в системах того или иного производителя существенно различаются;

Контроль работы системы:

- автонастройка. Многие современные системы включают в себя возможности самоконфигурирования, которые, как правило, опираются на результаты работы сервисов самодиагностики производительности. Данная возможность позволяет выявить слабые места конфигурации системы и автоматически настроить ее на максимальную;

- производительность контроль использования памяти компьютера. Система может иметь возможность управления использованием, как оперативной памяти, так и дискового пространства. Во втором случае это может выражаться, в сжатии баз данных, или удалении избыточных файлов.

Критерий, определяющий особенности архитектуры и функциональные особенности, предполагает оценку:

- мобильности системы, ее независимость от среды, в которой она работает. Мобильность - это независимость системы от среды, в которой она работает. Средой в данном случае является как аппаратура, так и программное обеспечение (операционная система);

- масштабируемости, возможности соответствовать росту информационной системы. При выборе СУБД необходимо учитывать, сможет ли данная система соответствовать росту информационной системы, причем рост может проявляться в увеличении числа пользователей, объема обрабатываемой информации и объеме хранимых данных;

- распределённой, возможности управления распределенными базами данных. Основной причиной применения информационных систем на основе баз данных является стремление объединить взгляды на всю информацию организации. Самый простой и надежный подход - централизация обработки данных и хранения на одном сервере. К сожалению, это не всегда возможно и приходится применять распределенные базы данных. Различные системы имеют разные возможности управления распределенными базами данных;

- сетевых возможностей, возможностей использования системами широкого диапазона сетевых протоколов и служб для работы и администрирования. Сетевые возможности. Многие системы позволяют использовать широкий диапазон сетевых протоколов и служб для работы и администрирования.

Многие производители СУБД выпускают также средства разработки приложений для своих систем. Как правило, эти средства позволяют наилучшим образом реализовать все возможности сервера, поэтому при анализе СУБД стоит рассмотреть также и возможности средств разработки приложений.

Особенности разработки приложений:

- средства проектирования. Средства проектирования различных производителей могут существенно различаться. Некоторые системы имеют средства автоматического проектирования, как баз данных, так и прикладных программ;

- многоязыковая поддержка. Поддержка большого количества национальных языков расширяет область применения системы и приложений, построенных на ее основе;

- поддерживаемые языки программирования. Широкий спектр используемых языков программирования повышает доступность системы для разработчиков, а также может существенно повлиять на быстродействие и функциональность создаваемых приложений;

- возможности разработки Web-приложений. При разработке различных приложений зачастую возникает необходимость использовать возможности среды Internet. Средства разработки некоторых производителей имеют большой набор инструментов для построения приложений под Web.

Производительность:

- рейтинг TPC (Transactions per Cent). Показатель TPC - это отношение количества запросов обрабатываемых за некий промежуток времени к стоимости всей системы. Для тестирования производительности применяются различные средства, и существует множество тестовых рейтингов. Одним из самых популярных и объективных является TPC-анализ производительности систем. Фактически TPC анализ рассматривает композицию СУБД и аппаратуры, на которой эта СУБД работает;

- возможности параллельной архитектуры. Для обеспечения параллельной обработки данных существует, как минимум, два подхода: использование нескольких компьютеров-клиентов, работающих с одной БД, которые объединяют в так называемый параллельный сервер, либо распараллеливание обработки последовательности запросов на несколько процессоров;

- возможности оптимизирования запросов. При использовании непроцедурных языков запросов их выполнение может быть неоптимальным. Поэтому необходимо произвести процесс оптимизации запросов, т.е. выбрать такой способ выполнения, когда по начальному представлению запроса путем его семантических и синтаксических преобразований вырабатывается процедурный план выполнения запроса, наиболее оптимальный при существующих в базе данных управляющих структурах [29, 26-29].

Критерий надежности СУБД включает возможность:

- восстановления системы после сбоев;

- отката изменений;

- наличие многоуровневой системы защиты;

- резервного копирования;

Понятие надежности системы имеет много смыслов - это и сохранность информации независящая от любых сбоев, и безотказность работы системы в любых условиях, и обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа.

- восстановление после сбоев. При возникновении программных или аппаратных сбоев целостность, да и работоспособность всей системы может быть нарушена. От того, как эффективно спланирован механизм восстановления после сбоев, зависит жизнеспособность системы;

- резервное копирование. Существует множество механизмов резервирования данных (хранение одной или более копий всей базы данных, копирование логической структуры, хранение копии ее части и другое.). Часто в систему закладывается возможность использования нескольких таких механизмов. Резервное копирование спасает и в ситуациях, когда происходит логический сбой системы, например при ошибочном удалении таблиц. В результате аппаратного сбоя может быть частично поврежден или выведен из строя носитель информации и тогда восстановление данных невозможно, если не было предусмотрено резервное копирование базы данных, или ее части;

- откат изменений Механизм отката может иметь различное быстродействие и эффективность. При выполнении аннулирования всех изменений применяется простое правило - либо аннулирование выполняется полностью, либо не выполняется вообще;

- многоуровневая система защиты. Информационная система организации почти всегда включает в себя секретную информацию, поэтому для предотвращения несанкционированного доступа используется служба идентификации пользователей. Кроме непосредственной идентификации пользователей при входе в систему может использоваться также механизм шифрования данных при передаче по линиям связи. Уровень защиты может быть различным.

Требования к рабочей среде:

- поддерживаемые аппаратные платформы;

- минимальные требования к оборудованию;

- операционные системы, под управлением которых способна работать СУБД;

- максимальный размер адресуемой памяти. Поскольку почти все современные системы используют свою файловую систему, немаловажным фактором является то, какой максимальный объем физической памяти они могут использовать

Смешанные критерии:

- качество и полнота документации. К сожалению, не все системы имеют полную и подробную документацию;

- локализованность. Возможность использования национальных языков не во всех системах реализована полностью;

- стабильность производителя;

- модель формирования стоимости. Как правило, производители СУБД используют определенные модели формирования стоимости. Например, стоимость одного и того же продукта может существенно изменяться в зависимости от того, сколько пользователей будет с ним работать;

- распространенность СУБД [48, 56-57].

Даже если просто сравнивать, насколько хороши или плохи выделенные критерии в случае каждой конкретной СУБД, то анализ даже двух различных систем является трудоемкой задачей [38, 43].

В рамках данной дипломной работы ограничимся рассмотрением СУБД MySQL , MS SQL Server и MS Access, так как именно они наиболее популярны в России в настоящее время.

MySQL - свободная система управления базами данных. Разработку и поддержку MySQL осуществляет корпорация Oracle, имеющая на данный момент права на торговую марку. Продукт распространяется как под GNU General Public License, так и под собственной коммерческой лицензией. Помимо этого разработчики создают функциональность по заказу лицензионных пользователей, именно благодаря такому заказу почти в самых ранних версиях появился механизм репликации.

Основные преимущества MySQL:

- многопоточность, поддержка нескольких одновременных запросов;

- оптимизация связей с присоединением многих данных за один проход;

- записи фиксированной и переменной длины;

- гибкая система привилегий и паролей;

- быстрая работа, масштабируемость;

- гибкая поддержка форматов чисел, строк переменной длины и меток времени;

- в большинстве случаев бесплатна;

SQL Server является многоцелевым сервером со сложной архитектурой. Этот сервер может использоваться как в корпоративной среде, так и в промышленных системах, сочетая в себе легкость взаимодействия с приложениями с высокой надежностью и отказоустойчивостью. Microsoft SQL Server является высокопроизводительной клиент-серверной системой управления базами данных. Сервер предназначен для одновременной работы с большим количеством транзакций. Существует несколько вариантов поставки сервера:

Как и многие другие продукты Microsoft, сервер использует в своей работе технологию СОМ, а для связи с приложениями - DCOM. При работе на той же машине, на которой расположен сервер, клиентское приложение взаимодействует с сервером, используя механизмы InterProcess Communication (IPC), такие как локальные именованные каналы, либо разделяемую память (Shared Memory) [36, 45].

Комплект Enterprise Edition предназначен для использования в качестве корпоративного сервера. В данной конфигурации доступны все возможности сервера. Помимо этого добавлены расширенные возможности масштабирования, использование нескольких процессоров, возможность использования до 64 Гбайт оперативной памяти и многое другое [39, 16].

Microsoft Office Access обеспечивает полное представление таблиц, запросов ,форм и отчетов с помощью области переходов.

Office Access облегчает работу непосредственно в таблице данных, позволяя создавать и настраивать таблицы. Теперь можно вводить информацию прямо в ячейку данных, так же, как в Microsoft Office Excel. При вводе нового значения Office Access автоматически добавляет новое поле и распознает тип данных (например, дату, номер или текст). Можно даже вставлять таблицы Excel в новую таблицу данных, при этом Office Access автоматически выстроит все поля и распознает типы введенных данных.

Office Access облегчает процесс управления, информацией пользователя, обеспечивая высокую прозрачность данных в рабочей среде.

Office Access обладает гибкими функциональными возможностями и повышенной степенью безопасности и позволит сделать ее доступной для других и легко собрать информацию и [11, 18].

Таким образом, для проектируемой БД «Многодетные семьи» выбираем СУБД MS Access 2015.

Рассмотрим более подробно версию СУБД Microsoft Access 2015.

Microsoft Access 2015 входит в состав пакета Microsoft Office 2015 Professional. Под базой данных Microsoft Access понимает совокупность объектов и данных, имеющих отношение к определенной задаче. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, макросы, отчеты, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных Access, во внешнем источнике данных, таком как баз данных dBASE или электронная таблица Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, таком как Microsoft SQL Server. Ядро базы данных Microsoft Jet управляет данными, которые содержатся в таблицах, находящихся в базе данных. [12, 29].

Microsoft Access позволяет управлять информацией из одного файла базы данных. В рамках заданного файла данные можно находить и извлекать лишь только нужные данные с помощью запросов, делить на отдельные контейнеры, именуемые таблицами, просматривать, обновлять и добавлять данные в таблицах с помощью электронных форм, а также анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы данных через Интернет или интрасеть.

В новом окне «Приступая к работе» предлагается на выбор ряд готовых решений для баз данных. Возможно применять эти стандартные приложения в том виде, как они есть, а возможно взять их за базу и адаптировать в соответствии с характером информации, которую требуется отслеживать, или со способом ее отслеживания. Эти стандартные приложения позволяют отслеживать контакты, события, проблемы, активы, задачи и многое другое. Со временем на веб-узле Microsoft Office Online будут размещены и иные шаблоны приложений, о которых можно будет узнать в окне «Приступая к работе».

Усовершенствованный интерфейс и интерактивные средства разработки Office Access 2015 дают возможность пользователям, даже не обладающим глубокими знаниями баз данных, быстро и удобно отслеживать информацию и готовить отчеты. Дает возможность быстро приступить к работе, используя готовые решения для баз данных, которые можно изменять и адаптировать по мере изменения бизнес - потребностей. Данные можно собирать по электронной почте с помощью форм или импортировать их из внешних приложений. Также имеется возможность создавать и редактировать подробные отчеты, представляющие упорядоченные, сгруппированные и отфильтрованные данные, необходимые для принятия более обоснованных решений. Совместное использование данных может быть организовано с помощью списков Windows SharePoint Services, которые позволяют контролировать историю изменений, восстанавливать удаленную информацию, определять разрешения на доступ к данным и периодически выполнять архивацию [22, 25].

Наружный вид Access 2015 был обновлен, для того чтобы упростить создание, изменение и работу с базами данных. Новый, ориентированный на результаты интерфейс пользователя изменяется в зависимости от выполняемой задачи. Интерфейс оптимизирован для увеличения производительности и эффективности работы и стал более понятным. Хотя интерфейс пользователя содержит почти 1000 команд, на экране отображаются только те элементы, которые имеют отношение к задаче, выполняемой в данный момент. Кроме того, представления окон с вкладками, новая строка состояния, новые полосы прокрутки и новая строка заголовка придают современный облик приложениям, построенным на основе Office Access 2015.