Команда Excel добавила новый тип визуализации значений, который можно использовать для улучшения ваших электронных таблиц:

Для Excel внедрили новый тип визуализации значений - простой и понятный. Новые графики помогут придать больше смысла и контекста отчетам и в отличие от диаграмм предназначены для интеграции в то, что они описывают.

В Excel ввели панели для отрицательных значений, которые могут помочь в анализе тенденций, когда речь идет об отрицательных значениях. Сделали так, чтобы небольшие отрицательные значения не занимали половину ячейки при больших положительных значениях. Если хотите изменить это, можете разместить данные по центру ячейки.

Панели данных и наборы иконок были изменены.

Наиболее простые и типичные случаи использования Excel для обработки, оформления и визуализации табличных данных.

Excel является настолько универсальным средством, что трудно найти область исследований, в которой не требовалась бы эта программа. Ее применение далеко не ограничивается финансовыми и бухгалтерскими расчетами. Для демонстрации базовых возможностей Excel мы выбрали достаточно интересный пример использования программы для обработки данных Ведомость заработной платы. Все расчеты приведены в таблице 1, приведенная в приложение 1. Рассматриваем пошаговое описание команд Excel. Для этого будут использованы многие типичные возможности программы по расчету элементов таблицы, оформлению данных и построению диаграмм.

Порядок создания таблицы расчетов:

1. Запустить редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создать новую книгу.

2. Создать таблицу расчета заработной платы по образцу данной таблицы. Введите исходные данные - табельный номер, ФИО

Произвести расчеты во всех столбцах таблицы.

При расчете премии используется формула Премии = Оклад *% Премии, в ячейке D5 набрать формулу = $ D $4 * C5 (ячейка D 4 используется в виде абсолютной адресации) и скопируйте Автозаполнение.

3. Рассчитайте итоги по столбцам, а также максимальный, минимальный и средний доходы по данным колонки «К выдаче» (Вставка/Функция/категория - Статистические функции.

Это происходит в силу того, что Excel формирует относительные ссылки на ячейки. В тех же случаях, когда в формуле необходимо сослаться на ячейку со значением, которое не должно изменяться при копировании формулы в другие ячейки, пользуются так называемыми абсолютными ссылками.

В этом случае используют символ «$». Наличие этого символа перед буквой столбца или перед номером строки свидетельствует о неизменности данного параметра. Знак «$» может стоять и перед номером столбца, и перед номером строки. В частности, для того чтобы при копировании формулы не изменялась ссылка на ячейку Е1, можно использовать запись $Е$1. При копировании формулы «=D1*$Е$1» ссылка на ячейку Е1 в скопированной формуле останется неизменной.

1.3 Оформление таблицы

Чтобы придать таблице законченный вид, необходимо вставить названия столбцов. Если для этой цели не зарезервирована пустая верхняя строка, ее можно вставить следующим способом: выделить верхнюю строку, нажав на кнопку с номером строки «1», вызвать меню, нажав на выделенную строку правой клавишей мыши, выбрать команду.

Формат данных. Каждую из ячеек Excel можно заполнить разными типами данных: текстом, численными значениями, даже графикой. Для того чтобы введенная информация обрабатывалась корректно, необходимо присвоить ячейке (а чаще целому столбцу или строке) определенный формат. Операцию эту, как и многие другие, можно выполнить с помощью контекстного меню ячейки или выделенного фрагмента таблицы. Щелкните по нужной ячейке правой кнопкой мыши и выберите нужный пункт из меню формат ячеек.

· Общий - эти ячейки могут содержать как текстовую, так и цифровую информацию.

· Процентный.

· Числовой - для цифровой информации.

· Денежный - для отражения денежных величин в заранее заданной валюте.

· Финансовый - для отображения денежных величин с выравниванием по разделителю и дробной части.

· Дата

· Время

· Дробный

· Экспоненциальный

· Текстовый

· Дополнительный - этот формат используется при составлении небольшой базы данных или списка адресов для ввода почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.

1.5 Выделение ячеек. Диапазон

Рис. 4. Пошаговый мастер диаграмм

· Диапазон отражаемых на диаграмме данных - поле диапазон с кнопкой сворачивания окна;

· Размещение данных, отражаемых рядами - переключатели группы ряды

Перейдя на вкладку ряд окна второго шага можно увидеть набор опций, который зависит от того, какой тип диаграммы вы выбрали на первом шаге.

Вторым шагом в создании диаграммы является выбор данных, которые будут на ней представлены.

Под полем ряд имеется две кнопки добавить и удалить. С их помощью можно добавить либо удалить какой-либо ряд. В случае добавления, после нажатия на кнопку добавить, придется заполнить поля имя и значения для нового ряда.

После нажатия кнопки далее появится диалоговое окно мастер диаграмм (шаг 3 из 4). На его вкладках при необходимости можно уточнить некоторые параметры диаграммы. Вид этого окна (количество вкладок, доступные опции) зависит от того, какой тип диаграммы был выбран на первом шаге.

Рис.5 Настройка параметров диаграммы

Если на первом шаге создания диаграммы был выбран тип гистограмма, то на его вкладках можно установить:

· Наличие и размещение легенды - вкладка легенда;

· Наличие и вид надписей непосредственно у линий графиков - вкладка подписи данных;

· Наличие и вид табличного представления данных около диаграммы (имеет смысл для отдельной диаграммы) - вкладка таблица данных;

· Наличие и содержание заголовка диаграммы, а также название осей графика (например, заголовок диаграммы - Реализация в I квартале, названия осей - месяцы, рубли)- вкладка Заголовки;

· Наличие линий осей и надписей значений около них - вкладка Оси;

· Наличие и количество линий сетки - вкладка Линии сетки.

После нажатия кнопки - Далее появится завершающее диалоговое окно

Мастер диаграмм (шаг 3 из 4). В нем следует выбрать размещение диаграммы:

· на отдельном листе (отдельная диаграмма)- переключатель отдельном;

· на листе таблицы (внедренная диаграмма)- переключатель имеющихся.

В поле, расположенное рядом с переключателем, следует ввести в первом случае название создаваемого листа диаграммы, во втором - название листа таблицы, на котором необходимо разместить диаграмму.

Рис.6 Завершение создания диаграммы кнопкой Готово

Завершается создание диаграммы нажатием кнопки Готово. Если кнопка Готово была нажата не на последнем шаге, а на одном из предыдущих, то создание диаграммы тоже завершается. Но в этом случае еще не установленные параметры будут иметь значения, принятые по умолчанию.

Приступить к редактированию диаграммы можно, дважды щелкнув по ней.

Выбираем объемный тип круговой диаграммы и нажимаем кнопку - Далее. После этого Мастер сделает ряд уточнений по поводу источника данных, их расположения и прочего, ну и затем спросит, где, собственно, её создавать - на новом листе или на текущем. Выбираем текущий лист. Получаем построенную диаграмму.

Рис.7 Выбор типа диаграммы

Все диаграммы, построенные по таблицам в Excel, являются интерактивными. То есть если вы в таблице измените какие-то данные, это сразу же отразится на диаграммах. Кроме того, если два раза кликнуть по диаграмме, то вы попадете «внутрь», где сможете изменить различные параметры, например, вид диаграммы, подписи и так далее.

Диаграмма представляет собой рисунок, с которым можно проводить различные операции: удалить, копировать, переносить (например, на другой лист) или масштабировать (увеличивать, уменьшать).

Далеко не всегда числа в таблице позволяют составить полное впечатление, даже если они рассортированы наиболее удобным для вас способом Смотреть Таблицу1. Используя имеющихся в Microsoft Excel шаблоны диаграмм, сможем получить наглядную картину данных таблицы, причем, не ограничивая себя в выборе вида диаграммы.

Microsoft Excel позволяет помещать диаграмму на том же листе, на котором находится таблица (в этом случае она называется «внедрённая диаграмма»), либо переносить её на любой другой лист текущей книги (если никаких других данных на этом листе нет, он называется «лист диаграммы»).

Мастер диаграмм - это пошаговая подсказка, которая позволяет создавать новые и редактировать уже имеющиеся диаграммы. Чтобы вызвать его, нажмите кнопку мастер диаграмм на Панели инструментов Microsoft Excel.

Вполне вероятно, что появится она совсем не в том месте, где нам хотелось бы. Ничего страшного - диаграмму легко можно перетащить, а также изменять размеры. Если вы хотите переставить диаграмму в другое место, наведите на нее курсор таким образом, чтобы появилась надпись Область диаграммы, щелкните левой кнопкой мыши и, удерживая её, «перетащите» диаграмму в любую часть рабочего поля. Если нам потребуется внести любые изменения в уже готовую диаграмму, нет нужды строить её заново. Достаточно изменить данные таблицы, на основе которой она была создана, и наша диаграмма будет автоматически обновлена. Даже если захотите, не изменяя, рассортировать данные, например по возрастанию, столбики в диаграмме также выстроятся по росту. Microsoft Excel сделает это самостоятельно.

Изменение размеров диаграммы. Чтобы изменить размеры диаграммы, убедитесь, что она выделена, и переместите один из маркеров объекта (маленькие черненькие квадратики окружающие выделенную диаграмму). Чтобы переместить диаграмму, щелкните по ней и, не отпуская кнопку мыши, перетащите в другое место рабочего листа. Если вы хотите изменить размер диаграммы (например, увеличить ее в длину), щелкните кнопкой мыши по области диаграммы, затем установите курсор на появившийся центральной нижний черный квадратик таким образом, чтобы курсор превратился в двухстороннюю стрелочку, и «потяните» диаграмму вниз на нужную вам длину. Точно таким же способом можно изменить ширину диаграммы.

Форматирование диаграмм. Каждый пользователь Excel в состоянии самостоятельно изменить цвета, стили и художественное представление любого элемента созданной диаграммы. Можно изменить цвета рядов, отдельных точек данных, маркеров данных, области построения, а также текста диаграммы. Можно изменить стиль для любого элемента, содержащего строки или рамки. Наконец, можно изменить вид любого заполненного объекта диаграммы.

Для форматирования цвета, стили строки или вида любого элемента, выполните следующие действия:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по элементу, подлежащему форматированию.

2. Выберите команду Формат из появившегося контекстного меню.

3. Щелкните по вкладке вид.

4. Установите необходимые параметры в областях рамка и заливка.

Изменение внешнего вида диаграммы. Не всегда работа, выполненная мастером диаграмм, устраивает нас целиком и полностью. Размер шрифтов слишком большой, сама диаграмма маленькая. Не все значения видны или слишком много места занимает легенда. Одним словом, нет предела совершенству, и те огрехи, которые допустил мастер диаграмм, вы можете исправить вручную. Готовая диаграмма представляет собой не единый блок, а несколько, с каждым, из которых можно работать по отдельности.

Для того чтобы изменить каждый из этих элементов, необходимо вызвать его контекстное меню. Работая с ним, вы можете изменить размер, цвет, даже расположение любого из компонентов, например, размер, начертание, шрифт и цвет заголовков и названия диаграммы, которые, как правило, получаются неоправданно большими. Можете, не изменяя размера области диаграммы, увеличить саму диаграмму, изменить поворот и углы наклона, сделать ее объемной. Можете уменьшить легенду, одним словом, сделать все, чтобы ваша диаграмма выглядела наиболее удобным для восприятия образом.

Вы так же можете изменить фон области диаграммы и области построения диаграммы, выбрав любой наиболее приятный для вас цвет. Можете изменить толщину, тип и цвет линий. А панель Способы заливки предлагает вам богатый выбор разнообразных текстур, благодаря которым ваша диаграмма может выглядеть совершенно необычным и привлекательным образом.

Теперь о сводных диаграммах.

Находясь в сводной таблице, нажмите кнопку «Диаграмма» на панели инструментов «Сводная таблица». Вы получите диаграмму, которая после некоторых настроек будет иметь следующий вид:

Рис.8 Диаграмма по начислению зарплаты

Построим диаграмму ведомость начисления заработной платы за ноябрь.

В таблице выделяем столбец с данными «К выдаче» (руб.)» C H5 по H18. Далее вкладка вставка диаграмма. Выбираем вид диаграммы «Гистограмма». Далее вводим диапазон данных. На вкладке ряды добавляем ряды. Далее вкладка легенда выбираем расположение легенды слева или справа. Выбираем внизу. Далее выбираем где поместить диаграмму на отдельном листе или имеющемся. Нажимаем кнопку готово. Выбрать Вставка -- Ссылка -- Сноска -- Таблица 1 «Расчетная ведомость заработной платы. См. к таблице диаграмму 9.

Диаграмма тоже интерактивная - вы можете выбирать, какие данные показывать, какие скрывать. Со сводной диаграммой можно проделывать все те же операции, что и с обычной диаграммой - выбирать тип диаграммы, изменять цвет фона, настраивать сетку, шрифты, заливки и т.п.

Сводные диаграммы и таблицы имеют еще много приятных возможностей и мелочей. По мере освоения их обнаружите, а если нет - обратитесь к справке Excel.

• глава ІІІ Техника Безопасности при работе на компьютере

Перед началом работы следует убедиться в исправности электропроводки, выключателей, штепсельных розеток, при помощи которых оборудование включается в сеть, наличии заземления компьютера, его работоспособности.

Для исключения поражения электрическим током запрещается: часто включать и выключать компьютер без необходимости, прикасаться к экрану и к тыльной стороне блоков компьютера, работать на средствах вычислительной техники и периферийном оборудовании мокрыми руками, работать на средствах вычислительной техники и периферийном оборудовании, имеющих нарушения целостности корпуса, нарушения изоляции проводов, неисправную индикацию включения питания, с признаками электрического напряжения на корпусе, класть на средства вычислительной техники и периферийном оборудовании посторонние предметы.

Запрещается под напряжением очищать от пыли и загрязнения электрооборудование.

Запрещается проверять работоспособность электрооборудования в неприспособленных для эксплуатации помещениях с токопроводящими полами, сырых, не позволяющих заземлить доступные металлические части.

Недопустимо под напряжением проводить ремонт средств вычислительной техники и периферийного оборудования. Ремонт электроаппаратуры производится только специалистами-техниками с соблюдением необходимых технических требований.

Во избежание поражения электрическим током, при пользовании электроприборами нельзя касаться одновременно каких-либо трубопроводов, батарей отопления, металлических конструкций, соединенных с землей.

На рабочем месте запрещается иметь огнеопасные вещества.

Заключение

Табличный процессор Microsoft Excel - инструмент для хранения, обработки и представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется тем, что табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью MS Excel можно вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени, погоды, и т.д. Кроме того, MS Excel существует возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также возможность быстрого анализа данных и представления их в графическом виде.

В программе Excel используются функции: автозаполнение, автосуммированние, нахождение среднего значения и вычисления минимального и максимального значения. Большой выбор категорий математические, статистические и прочие. Выбор формата общий, текстовый, процентный и т.д. Программа позволяет вставлять и удалять столбцы и строки.

Производить фильтрацию и сортировку данных.

Эта программа очень удобна в том, что много расчетов можно выполнить автоматически.

Научилась визуально отображать какие либо расчеты данных в данной программе Excel.

Выполнила поставленные задачи и цели в написании данной работы.

Приложение 1

Ведомость начисления заработной платы

за ноябрь 2003 г.

Результат построения диаграммы

Приложение 2

Финансовая сводка за неделю таварообарота магазина «Карапуз»

Приложение 3